1
RENCANA STRATEGIS
BIRO PERENCANAAN DAN ORGANISASI TAHUN 2015 - 2019
BIRO PERENCANAAN DAN ORGANISASI SEKRETARIAT JENDERAL
TAHUN 2015
Puji dan syukur ke hadirat Tuhan, karena atas karunia dan rahmatNya, kami dapat menerbitkan Rencana Strategis (Renstra) Biro Perencanaan dan Organisasi Tahun 2015—2019 sebagai wujud manajemen pemerintahan efektif, transparan, dan akuntabel.
Renstra Biro Perencanaan dan Organisasi tahun 2015—2019
menyajikan visi, misi, tujuan, sasaran strategis, indikator kinerja, target, serta strategi Biro Perencanaan dan Organisasi. Visi Biro Perencanaan dan
Organisasi Tahun 2015—2019 yaitu, “Mewujudkan Perencanaan dan Organisasi Kemenlu yang efektif dan adaptif”, dengan 3 (tiga) misi, 1 (satu) tujuan, 1 (satu) sasaran strategis, 4 (empat) strategi beserta alat ukur dan targetnya.
Dengan berpedoman pada Renstra Biro Perencanaan dan Organisasi Tahun 2015—2019, seluruh Bagian di lingkungan Biro Perencanaan dan Organisasi diharapkan dapat menghasilkan dukungan yang optimal bagi pelaksanaan visi dan misi yang telah ditetapkan.
Akhir kata, kami sampaikan penghargaan dan ucapan terima kasih yang setinggi-tingginya atas kerja keras seluruh jajaran Biro Perencanaan dan Organisasi serta seluruh pemangku kepentingan.
Jakarta, Mei 2015
Kepala Biro Perencanaan dan Organisasi,
Mirza Nurhidayat
KATA PENGANTAR
3
KATA PENGANTAR i
DAFTAR ISI ii
BAB I ANALISIS SWOT 1
BAB II VISI, MISI, TUJUAN, DAN SASARAN STRATEGIS 2
II.1 Visi Biro Perencanaan dan Organisasi 2
II.2 Misi Biro Perencanaan dan Organisasi 2
II.3 Tujuan Biro Perencanaan dan Organisasi 3
II.4 Sasaran Strategis Biro Perencanaan dan Organisasi 3
LAMPIRAN
Lampiran 1: Matriks Arah Kebijakan dan Strategi Lampiran 2: Matriks Target Kinerja
DAFTAR ISI
BAB I ANALISIS SWOT
Biro Perencanaaan dan Organisasi mempunyai tugas utama dalam mengkoordinasikan perumusan kebijakan Kementerian Luar Negeri, penyusunan rencana dan program kerja, anggaran, kelembagaan serta evaluasi kinerja dan Anggaran Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI. Dalam rangka mewujudkan cita-cita pencapaian tata kelola kepemerintahan yang baik (good governance) Biro Perencanaan dan Organisasi mempunyai peranan diantaranya menyelaraskan strategi, perencanaan, dan kinerja melalui penganggaran berbasis kinerja;
meningkatkan kualitas manajemen kinerja; melaksanakan manajemen perubahan sehingga mekanisme dan struktur organisasi Kemenlu sesuai dengan fokus strategi organisasi; Pengelolaan manajemen tersebut diterapkan dengan prinsip keterbukaan, akuntabilitas, efektivitas, efisiensi, keadilan, dan partisipasi.
Dalam menjalankan peranannya serta untuk menghadapi tantangan ke depan dan memenuhi harapan para stakeholders, Biro Perencanaan dan Organisasi perlu melakukan penyempurnaan secara integral dan terstruktur. Strategi Biro Perencanaan dan Organisasi untuk 5 tahun ke depan perlu dianalisis dari segi internal dan eksternal organisasi. Analisis SWOT selengkapnya dapat dilihat dari tabel berikut:
S1. Kompetensi Sumber Daya Manusia (SDM) yang memadai dalam rangka mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi
S2. Kedudukan BPO sebagai Satker yang memiliki peranan penting dalam mengkoordinasikan perencanaan kinerja dan anggaran Kemenlu dan Perwakilan RI
S3. Jejaring kerja BPO yang kuat dengan Satker dan K/L lain
S4. Kuatnya komitmen BPO dalam melakukan penataan kelembagaan dan ketatalaksanaan Kemenlu dan Perwakilan RI
O1. Upaya pengembangan e-performance berbasis Balanced Score Card (BSC) dalam pengukuran kinerja organisasi Kemenlu dengan dukungan pihak- pihak yang berkompeten
O2. Penataan Peta Proses Bisnis Kemenlu
O3. Instruksi Pemerintah kepada seluruh K/L, termasuk Kemenlu untuk melakukan penataan organisasi yang tepat fungsi, tepat proses, tepat ukuran
O4. Program reformasi birokrasi yang mencakup 8 area perubahan
T1. Kebijakan pemotongan anggaran yang
berimplikasi pada perencanaan dan pelaksanaan kegiatan
T2. Peningkatan nilai tukar Dollar terhadap Rupiah yang berdampak pada proses perencanaan penganggaran dan pelaksanaan kinerja Kemenlu dan Perwakilan RI
T3. Sistem perencanaan serta pengelolaan
penganggaran dan kinerja nasional yang kurang sinergis dan terus berubah
T4. Kurangnya koordinasi dari K/L lain khususnya dalam penataan organisasi Perwakilan RI
Opportunities (O) Threats (T)
Strengths (S)
Barrier
Weaknesses (W)
W1. Pemenuhan sarana prasarana yang belum terpenuhi secara optimal
W2. Terdapatnya sejumlah kegiatan dalam waktu bersamaan sehingga menyulitkan proses koordinasi dalam pelaksanaan kegiatan
W3. Jumlah SDM masih kurang dari yang dibutuhkan W4. Perencanaan kinerja dan anggaran masih belum
terintegrasi
Internal
Support
Eksternal
5
BAB II
VISI, MISI, TUJUAN, DAN SASARAN STRATEGIS BIRO PERENCANAAN DAN ORGANISASI
II.1 Visi
Untuk menjawab analisis SWOT serta mengacu pada Visi dan Misi Sekretariat Jenderal sebagaimana tercantum dalam Rencana Strategis Sekretariat Jenderal Tahun 2015–2019, dengan Visi Sekretariat Jenderal “Menjadi Penggerak Utama menuju Manajemen Kemenlu yang Mumpuni”, maka ditetapkan Visi Biro Perencanaan dan Organisasi sebagai berikut:
“Mewujudkan Perencanaan dan Organisasi Kemenlu yang efektif dan adaptif”
Mewujudkan memiliki makna sebagai unsur pokok terpenting yang menggerakkan organisasi.
Perencanaan merupakan proses perencanaan yang paling terkait dan berhubungan serta terintergrasi guna mendukung tujuan organisasi.
Efektif adalah berhasil guna/dapat membawa hasil
Adaptif adalah merupakan kemampuan untuk menyesuaikan dengan keadaan, dinamika dan kebutuhan
II.2 Misi
Dalam mewujudkan visi Biro Perencanaan dan Organisasi, ditetapkan 3 (tiga) misi sebagai berikut:
1. Memperkuat perencanaan kinerja dan Anggaran
2. Memperkuat Penataan Kelembagaan dan Ketatalaksanaan 3. Meningkatkan kualitas laporan dan Evaluasi kinerja
Memperkuat adalah menjadikan lebih kuat dari kondisi sebelumnya.
Perencanaan adalah upaya pemikiran dalam merencanakan atau merancang.
Kinerja adalah sesuatu ingin dicapai, prestasi yang diperlihatkan dan kemampuan kerja Anggaran adalah suatu rencana yang disusun secara sistematis
Memperkuat adalah menjadikan lebih kuat dari kondisi sebelumnya Penataan adalah pengaturan untuk membentuk
Kelembagaan adalah struktur organisasi
Ketatalaksanaan adalah seperangkat proses yang diberlakukan dalam organisasi untuk menentukan keputusan
MISI 1:Memperkuat Perencanaan Kinerja dan Anggaran
MISI 2: Memperkuat Penataan Kelembagaan dan Ketatalaksanaan
Meningkatkan merupakan suatu proses untuk membuat kondisi lebih baik dari yang sebelumnya.
Kualitas adalah mempunyai mutu/taraf baik
Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita secara tertulis
Evaluasi kinerja merupakan suatu metode dan proses penilaian yang dilakukan secara berkala terhadap capaian kinerja dan anggaran
II.3 Tujuan
Biro Perencanaan dan Organisasi memiliki Tujuan 5 tahun kedepan yang diharapkan dapat dirasakan oleh Kementerian Luar Negeri secara keseluruhan sebagai berikut:
“Mewujudkan perencanaan dan penataan organisasi Kemenlu dan Perwakilan RI yang modern”
Perencanaan adalah upaya pemikiran dalam merencanakan atau merancang.
Organisasi adalah sekumpulan individu dalam suatu kelompok dalam rangka mencapai tujuan yang sama
Modern adalah sikap dan cara berpikir serta cara bertindak sesuai dengan tuntutan zaman.
Tujuan ini diukur melalui indikator yang disertai dengan target sampai dengan 2019 melalui survey kesehatan organisasi Kemenlu yang dilakukan oleh lembaga independen. Target dari tujuan ini sebagaimana tabel di bawah.
Tujuan Indikator Kinerja Utama Target
2019 Mewujudkan perencanaan dan penataan
organisasi Kemenlu dan Perwakilan RI yang modern
Survey Kesehatan Organisasi
Kemenlu Sehat
II.4 Sasaran Strategis
Kondisi spesifik yang ingin diwujudkan oleh Biro Perencanaan dan Organisasi pada setiap periode tahunannya tertuang dalam 1 (satu) Sasaran Strategis sebagai berikut:
1) Kinerja dan anggaran Kementerian Luar Negeri yang berfokus strategi organisasi
Kinerja adalah sesuatu ingin dicapai, prestasi yang diperlihatkan dan kemampuan kerja Anggaran adalah suatu rencana yang disusun secara sistematis
MISI 3: Meningkatkan kualitas laporan dan Evaluasi kinerja
7
Strategi adalah cara/alat untuk mencapai suatu tujuan
Organisasi adalah sekumpulan individu dalam suatu kelompok dalam rangka mencapai tujuan yang sama
Sasaran strategis ini diukur melalui Jumlah satker yang memiliki evaluasi AKIP “baik”, Persentase unit organisasi yang menerapkan sistem kerja, Persentase deviasi pagu anggaran Kemlu antara perencanaan dan dokumen anggaran, serta Persentase penyelesaian penataan organisasi di Kemlu dan Perwakilan RI sebagaimana tabel berikut:
Sasaran Strategis Indikator Kinerja Utama Target
2015 2016 2017 2018 2019 Kinerja dan
anggaran
Kementerian Luar Negeri yang berfokus strategi organisasi
Jumlah satker yang memiliki evaluasi AKIP
“baik” 22 32 42 52 62
Persentase unit organisasi yang menerapkan sistem kerja
80% 82% 85% 88% 90%
Persentase deviasi pagu anggaran Kemlu antara perencanaan dan dokumen anggaran
5% 5% 5% 5% 5%
Persentase penyelesaian penataan organisasi di Kemlu dan Perwakilan RI
80% 82% 85% 88% 90%
