1.0 TUJUAN
Menyediakan prosedur kerja pemprosesan bahan terbitan bersiri yang dibekalkan.
2.0 SKOP
Meliputi bahan terbitan bersiri bercetak yang dilanggan bagi keluaran terkini, yang berjilid dan sedia berjilid.
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Kod Dokumen Tajuk Dokumen
- Virtua Online Documentation
OPR/PSAS/GP01/ILB Garis Panduan Identifikasi dan Melabel Bahan
OPR/PSAS/AK09 Arahan Kerja ‘Check In’ Bahan Terbitan Bersiri
OPR/PSAS/AK10 Arahan Kerja Membina Rekod Item Bahan Terbitan Bersiri
OPR/PSAS/GP02/CLM Garis Panduan Tuntutan (Claims) Bahan Terbitan Bersiri
UPM/OPR/PSAS/P004 Prosedur Pengkatalogan dan Klasifikasi Bahan
4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN
5.0 TANGGUNGJAWAB
KB bertanggungjawab memastikan langkah-langkah dalam prosedur ini dipatuhi. BKK BS BLKS BTB PPSK PPV KB KK PAP PP PPP PSAS UPM
: Bahagian Koleksi Khas : Bahagian Sirkulasi
: Bahagian Latihan dan Khidmat Sokongan : Bahagian Terbitan Bersiri
: Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan : Perpustakaan Perubatan Veterinar
: Ketua Bahagian Terbitan Bersiri / Ketua Perpustakaan Cawangan : Koleksi Kebelakangan
: Pembantu Am Pejabat : Pembantu Perpustakaan
: Penolong Pegawai Perpustakaan : Perpustakaan Sultan Abdul Samad : Universiti Putra Malaysia
6.0 Carta Alir Prosedur Pemprosesan Bahan Terbitan Bersiri
Mula
Terima bahan
Semak keadaan bahan
Catat butiran bahan pada borang
Fail slip penerimaan
Katalog dan klasifikasi bahan
Buat proses ‘check-in’
Buat proses identifikasi dan hantar ke lokasi
berkenaan
Terima bahan lengkap keluaran setahun
Buat persediaan proses jilid
Hantar ke Unit Penjilidan
Semak bahan
Hantar bahan ke lokasi berkenaan Tamat 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 7.11 7.12 7.13 7.14 7.15 7.16 7.17 7.23 Betul Bercetak/sedia berjilid Semak butiran bahan Semak sistem VIRTUA
Buat proses identifikasi bahan
Taip dan tampal label nombor panggilan 7.19 7.21 Jurnal berjilid Salah Tidak baik Betul Baik Keluaran terkini Judul baru Salah Bina rekod ‘item’
7.18 Terima kembali bahan berjilid dan semak Tidak baik Baik Jurnal lengkap Failkan borang 7.22 Buat proses ‘claims’ 7.10
Semak bahan PPSK Ya
Tidak
7.0 PROSEDUR TERPERINCI
Tindakan Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Terima Bahan.
7.2.1 Bagi jurnal ‘loose issues’ dan sedia berjilid, ikut langkah 7.3.
7.2.2 Bagi jurnal yang telah lengkap keluaran setahun dari BS, BKK dan PPSK, ikut langkah 7.12.
7.2.3 Bagi jurnal berjilid yang diterima dari Unit Penjilidan, BLKS, ikut langkah 7.15.
PP/PAP
7.3 Semak Butiran Bahan dengan Slip Penerimaan Bahan: a) alamat penerima
b) judul
c) keluaran (jilid, bilangan, bulan, tahun) 7.3.1 Jika butiran betul, ikut langkah 7.4.
7.3.2 Jika butiran salah, maklumkan kepada pembekal untuk digantikan dengan bahan baru (jika perlu), kembali ke langkah 7.2.
PP
7.4 Semak Keadaan Bahan dengan Menggunakan Borang Pemeriksaan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/PTB).
7.4.1 Jika keadaan baik, ikut langkah 7.5.
7.4.2 Jika keadaan tidak baik/rosak, maklumkan kepada Pembekal untuk digantikan dengan bahan baru, kembali ke langkah 7.2.
PP
7.5 Catat Butiran Bahan dengan Menggunakan Borang Statistik Memproses Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/STA).
PP
7.6 Failkan Slip Penerimaan Bahan Mengikut Pembekal. PP 7.7 Semak Sistem Virtua Menggunakan ISSN / Judul / Nama
Pengarang untuk Mengetahui Jenis Bahan.
Tindakan Tanggungjawab 7.7.1 Jika judul baru, serahkan kepada Pustakawan dan ikut
langkah 7.8.
7.7.2 Jika keluaran terkini, ikut langkah 7.9.
7.8 Katalog dan Klasifikasi Bahan dalam Rekod ‘MARC’ dan ‘Holding MARC’.
Rujuk Prosedur Pengkatalogan dan Klasifikasi Bahan (UPM/OPR/PSAS/P004).
Pustakawan
7.9 Buat Proses ‘Check In’ dan Cetak Surat Tuntutan Pertama, Jika Ada. Catatkan Penerimaan Bahan dengan Menggunakan Borang Penerimaan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/TER). Rujuk Arahan Kerja ‘Check In’ Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/AK09).
PP
7.10 Buat Proses Tuntutan (Claims).
Rujuk Garis Panduan Tuntutan (Claims) dan Batal Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/GP02/CLM).
PP
7.11 Buat Proses Identifikasi Bahan, Cop Tarikh Pamer dan Hantar ke Lokasi Berkenaan dengan Menggunakan Borang Penghantaran Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/HTR).
Rujuk Garis Panduan Identifikasi dan Melabel Bahan (OPR/PSAS/GP01/ILB).
PAP
7.12 Terima Bahan Telah Lengkap Keluaran Setahun dari BS, BKK dan PPSK beserta Senarai atau Borang Log Proses Penjilidan Jurnal (OPR/PSAS/BR02/JUR).
PP
7.13 Buat Persediaan untuk Proses Jilid.
Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Proses Penjilidan Jurnal (OPR/PSAS/AK11).
PP
Tindakan Tanggungjawab Penjilidan Bahan (OPR/PSAS/BR09/JIL) dan Borang Senarai
Jurnal Hantar Jilid (OPR/PSAS/BR02/JLD).
Rujuk Prosedur Pengurusan Penjilidan Bahan (UPM/OPR/PSAS/P001).
7.15 Terima Kembali Bahan yang Telah Siap Dijilid dari Unit Penjilidan, BLKS Beserta Salinan Borang Penjilidan Bahan (OPR/PSAS/BR09/JIL) dan Semak Keadaan Penjilidan Bahan Berpandukan Borang Senarai Jurnal Hantar Jilid (OPR/PSAS/BR02/JLD).
7.15.1 Jika keadaan baik, keluarkan Salinan 3 Borang Penjilidan Bahan (OPR/PSAS/BR09/JIL) ikut langkah 7.16.
7.15.2 Jika keadaan tidak baik, isi borang Kawalan Ketidak Patuhan Produk (PGR/BR03/KKP) jika perlu dan ulang langkah 7.14.
PP/PAP
7.16 Buat Proses Identifikasi Bahan dalam Masa 3 Hari Bekerja. Rujuk Garis Panduan Identifikasi dan Melabel Bahan (OPR/PSAS/GP01/ILB).
PAP
7.17 Bina Rekod ‘Item’ dalam Sistem Virtua dalam Masa 3 Hari Bekerja.
Rujuk Arahan Kerja Membina Rekod Item Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/AK10).
PP
7.18 Semak Bahan PPSK.
7.18.1 Jika ya, ikut langkah 7.21. 7.18.2 Jika tidak, ikut langkah 7.19.
Tindakan Tanggungjawab 7.19 Taip dan Tampal Label Nombor Panggilan pada Bahan dalam
Masa 3 Hari Bekerja.
Rujuk Garis Panduan Identifikasi dan Melabel Bahan (OPR/PSAS/GP01/ILB).
PP/PAP
7.20 Semak Setiap Bahan yang Telah Dilabel dan yang Telah Dibina ‘Item Id’.
7.20.1 Jika salah, isi Borang Pembetulan Rekod Katalog / Nombor Panggilan (OPR/PSAS/BR01/PRK) dan ulang langkah 7.19. 7.20.2 Jika betul, tanda tangan di bawah nombor panggilan dan
ikut langkah 7.21.
PPP
7.21 Hantar Bahan Ke Lokasi yang Berkenaan Beserta Borang Log Proses Penjilidan Jurnal (OPR/PSAS/BR02/JUR) untuk Proses Menukar Status.
Bagi bahan untuk dihantar ke PPSK/PPV, failkan senarai bahan ke dalam Log Rekod Edaran Jurnal Berjilid PPSK/PPV (OPR/PSAS/BL02/EDR).
PAP
7.22 Failkan Borang Log Proses Penjilidan Jurnal (OPR/PSAS/BR02/JUR) di Log Proses Penjilidan Jurnal (OPR/PSAS/BL02/PRO) dan Borang Pembetulan Rekod Katalog/Nombor Panggilan (OPR/PSAS/BR01/PRK) di Log Pembetulan Rekod Katalog/Nombor Panggilan (OPR/PSAS/BL02/BTL), Jika Ada.
PPP/PP
8.0 REKOD KUALITI
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai
Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1. Sitem Virtua Rekod Katalog KBSTM KBSTM Server Virtua Kekal KBSTM 2. UPM/PSAS/BTB/8.2.251-300 Penerimaan Bahan PP PP BTB 2 Tahun KB 3. (OPR/PSAS/BL02/BTL).
Log Pembetulan Rekod Katalog/Nombor Panggilan
-Borang Pembetulan Rekod Katalog/Nombor Panggilan (OPR/PSAS/BR01/PRK) KBTB/PPP KBTB/PPP BTB 2 Bulan KB 4. OPR/PSAS/BL02/RPB
Log Rekod Memproses Bahan Terbitan Bersiri
-Borang Statistik Memproses Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/STA) PP PP BTB 1 Tahun KB 5. OPR/PSAS/BL02/TRM
Log Rekod Penerimaan Bahan Terbitan Bersiri
- Borang Penerimaan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/TER) PP PP BTB 2 Tahun KB 6. OPR/PSAS/BL02/PKS
Log Rekod Pemeriksaan Bahan Terbitan Bersiri
-Borang Pemeriksaan Bahan Terbitan Bersiri
(OPR/PSAS/BR02/PTB)
PP PP BTB
1 Tahun
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 7. (OPR/PSAS/BL02/EDR).
Log Rekod Edaran Jurnal Berjilid PPSK/PPV
PAP PAP BTB
2 Tahun
KBTB
8. OPR/PSAS/BL02/RHB
Log Rekod Penghantaran Bahan
-Borang Penghantaran Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/HTR) PP PP BTB 2 Tahun KB 9. OPR/PSAS/BL02/PRO
Log Proses Penjilidan Jurnal
- Borang Permohonan Penjilidan Bahan (OPR/PSAS/BR09/JIL) - Borang Log Proses Penjilidan
Jurnal(OPR/PSAS/BR02/JUR) - Borang Senarai Jurnal Hantar
Jilid (OPR/PSAS/BR02/JLD)
PP PP BTB
3 Tahun
KB
10. OPR/PSAS/BL02/CLM
Log Penghantaran Tuntutan (Claims) Bahan Terbitan Bersiri
Pustakawan / PP Pustakawan / PP BTB 2 Tahun (bagi bahan/nota kredit yang belum terima) KB 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No.
Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa
02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan Ketua Pustakawan WP 03/01/2011 02 01 OPR(PSAS)-2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Ketua Pustakawan WP 22/08/2011
