JABATAN HAL EHWAL PELAJAR UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Tarikh : 17 Februari 2016
Kepada : Kelab/Persatuan Pelajar Sesi 2015/2016 Daripada : Dekan, Jabatan Hal Ehwal Pelajar & Alumni
MAKLUMAN PEMBUBARAN JAWATANKUASA KELAB/PERSATUAN SESI 2015/2016
Merujuk kepada perkara di atas adalah berkaitan.
2. Adalah dimaklumkan bahawa tarikh pembubaran Jawatankuasa setiap Kelab/Persatuan Pelajar Sesi 2015/2016 adalah mulai 17 Februari 2016 3. Sehubungan dengan itu, setiap kelab/persatuan hendaklah mengambil tindakan berikut:-
Mengisi borang permohonan mengadakan Mesyuarat Agong Tahunan (AGM 88/6- PERMOHONAN) dan menyerahkan kepada Unit Aktiviti, JHEPA pada atau sebelum 26 Februari 2016 (Jumaat) sebelum jam 4.00 petang di Jabatan Hal Ehwal Pelajar & Alumni.
Kelulusan mengadakan Mengadakan Mesyuarat Agong akan dimaklumkan melalui emel.
Tempoh untuk mengadakan Mesyuarat Agong Tahunan adalah sehingga 17 Mac 2016.
Setiap Kelab/Persatuan perlu mengisi Borang Pembaharuan Kelab (Pembaharuan 87/2 : 2 - 2016) – boleh didapati di laman web HEPA http://hepa.unimap.edu.my/ mulai 22 Februari 2016 (Isnin)
Setiap Kelab/Persatuan perlu menyerahkan Laporan Mesyuarat Agong dan Laporan Tahunan Kelab/Persatuan, Minit mesyuarat dan senarai Majlis Tertinggi Kelab/Persatuan Sesi 2015/2016 mestilah diserahkan kepada pihak Jabatan HEPA serta perlembagaan Kelab/Persatuan yang baru sebelum atau pada 17 Mac 2016 sebelum jam 4.00 petang.
Kegagalan pihak Kelab/Persatuan berbuat demikian kelab tidak akan diaktifkan.( Sila rujuk tatacara/ panduan penubuhan Kelab /Persatuan serta panduan mengadakan AGM yang disertakan).
"
DIWAJIBKAN SETIAP MESYUARAT AGONG TAHUN KELAB/PERSATUAN DIHADIRI OLEH PENASIHAT
4. Bersama-sama dengan Memo ini disertakan sekali senarai nama Penasihat Kelab /Persatuan Pelajar bagi tempoh 2 tahun mulai sidang akademik 2016/2017 sehingga 2017/2018 serta Borang AGM 88/6- PERMOHONAN . Sebarang pertanyaan / maklumat lanjut boleh menghubungi Unit Aktiviti Pelajar & Kemahiran Insaniahdi talian 04-9871319
Sekian, terima kasih.
“HARAP MAKLUM”
SENARAI NAMA PENASIHAT PERSATUAN/KELAB PELAJAR BAGI SESI
2016-2017
BIL NAMA KELAB PENASIHAT JAWATAN
1 INTERNATIONAL STUDENTS CLUB EN.KHAIRUL ANWAR YAACOB PEGAWAI TADBIR 2 KELAB PPK MEKATRONIK DR.NASHRUL FAZLI BIN MOHD NASIR TIMBALAN DEKAN HAL
EHWAL PELAJAR 3 BUSINESS SCHOOL ASSOCIATION
(BESCA)
PUAN SAYANG NURSHAHRIZLEEN
BINTI RAMLAN PENSYARAH
4 KELAB C2BITE DR. MUZAMMIL BIN JUSUH TIMBALAN DEKAN HAL
EHWAL PELAJAR 5 KELAB KELESTARIAN BUMI (GET) DR.TENGKU NURAITI BT TENGKU
IZHAR
TIMBALAN DEKAN HAL EHWAL PELAJAR 6 KELAB DEBAT ENCIK HAFIZ BIN ZAINOL PENSYARAH 7 KELAB KEMBARA MAHASISWA UNIMAP EN.AZRALMUKMIN BIN AZMI PENSYARAH 8 KELAB PEMADAM (PERSATUAN
MENCEGAH DADAH MALAYSIA) PUAN AIMI BINTI MUSLIM KAUNSELOR, IKOM 9 KELAB PENYAYANG UNIMAP PN NOORA BINTI MD YUSUF PEGAWAI TADBIR 10 KELAB PENYIARAN UNIMAP ENCIK MUHAMMAD SYAUQI AMAR
BIN MUHAMMAD
PEGAWAI LATIHAN VOKASIONAL(PLV) 11 PERMUAFAKATAN SISWA-SISWA FELDA
(PERSADA) ENCIK HAIRI BIN OSMAN PEGAWAI TADBIR 12 KELAB SENI LAKON DAN KREATIF CIK NURUL ASHIKIN BINTI ABDUL
13 KELAB SUKARELAWAN UNIMAP
(MASKUM UNIMAP) EN.AHMAD MU’ADZ BIN NAZARI PEGAWAI TADBIR 14 KELAB SUKSIS CIK ROHAZITA BAHARI PENSYARAH
15 KELAB WOODBALL UNIMAP EN.HAZRIL BIN HASSAN PEGAWAI BELIA DAN SUKAN 16 SCOOL OF MANUFACTURE RACING
TEAM (SMART) EN. JAMALI MD SAH PENSYARAH KANAN 17 PERSATUAN PELAJAR PUSAT PENGAJIAN
KEJURUTERAAN ALAM SEKITAR DR.TENGKU NURAITI TENGKU IZHAR
TIMBALAN DEKAN HAL EHWAL PELAJAR 18 PERSATUAN PELAJAR PPK BAHAN DR.LUQMAN BIN MUSA TIMBALAN DEKAN HAL
EHWAL PELAJAR 19 PERSATUAN PELAJAR PUSAT PENGAJIAN
KEJURUTERAAN BIOPROSES DR.FARIZUL HAFIZ KASIM
TIMBALAN DEKAN HAL EHWAL PELAJAR 20 PERSATUAN PELAJAR IKOM CIK NUR SALIMAH ALIAS TIMBALAN DEKAN HAL
EHWAL PELAJAR 21 KELAB PPK MEKATRONIK DR.NASHRUL FAZLI BIN MOHD NASIR TIMBALAN DEKAN HAL
EHWAL PELAJAR 22 PERSATUAN PELAJAR KEJURUTERAAN
MIKROELEKTRONIK
EN. WAN MOKHZANI BIN WAN NORHAIMI
TIMBALAN DEKAN HAL EHWAL PELAJAR 23 PERSATUAN PUSAT PENGAJIAN
KEJURUTERAAN SISTEM ELEKTRIK
DR MUHAMMAD MOKHZAINI AZIZAN.
TIMBALAN DEKAN HAL EHWAL PELAJAR 24 PRODUCT DESIGN CLUB (PRODEC) DR.ZAKIMI BIN ZAKARIA TIMBALAN DEKAN HAL
EHWAL PELAJAR 25 PERSATUAN SENI SILAT CEKAK
MALAYSIA (PSSCM)UNIMAP PN. AZNOR HANAH BT ABDUL HALIM PENSYARAH 26 ROTU CLUB EN. LOKMAN HAKIM BIN IBRAHIM PEGAWAI LATIHAN
VOKASIONAL(PLV) 27 SMEC DR.MOHD ZAKIMI ZAKARIA TIMBALAN DEKAN HAL
EHWAL PELAJAR 28 SEKRETARIAT PENCEGAHAN RASUAH
UNIMAP(SPRM UNIMAP)
PUAN AIZATUL AKMA WANI BIN
ARIFFIN PEGAWAI TADBIR
29 SAHABAT YADIM UNIMAP EN.HELMI BIN HALIM PENOLONG PEGAWAI 30 PERSATUAN PELAJAR KEJURUTERAAN
PEMBUATAN DR MOHD ZAKIMI BIN ZAKARIA
TIMBALAN DEKAN HAL EHWAL PELAJAR 31 KELAB KEBUDAYAAN EN. AZFARDON ZULKAMAL BIN AZMI PEGAWAI TADBIR 32 PERSATUAN PELAJAR KEJURUTERAAN
KOMPUTER & PERHUBUNGAN DR MUZAMMIL JUSOH
TIMBALAN DEKAN HAL EHWAL PELAJAR 33 KELAB NASYID MUHAMAD QAUYUM ZAWAWI BIN
AHAMAD SUFFIN
PEGAWAI LATIHAN VOKASIONAL(PLV) 34 KELAB ROBOTIK PUAN ALIDA BINTI ABDULLAH TIMBALAN DEKAN HAL
EHWAL PELAJAR 35 KELAB KARATE- DO EN. AHMAD NASIR CHE ROSLI PENSYARAH
36 PRIM STUDENT CHAPTER DR LUQMAN BIN MUSA TIMBALAN DEKAN HAL
37 KELAB KARISMA UNIMAP NURAKMAL BIN RAMLI PEGAWAI TADBIR 38 GERAKAN PENGGUNA SISWA PUAN SITI KASMAH ABDUL LATIF PENOLONG PEGAWAI 39 PERSATUAN PELAJAR FAKULTI
TEKNOLOGI KEJURUTERAAN PUAN ALIDA BINTI ABDULLAH
TIMBALAN DEKAN HAL EHWAL PELAJAR 40 KELAB PENULISAN KREATIF CIK AIDA FAKHRUL BINTI
LAMAKASAUK PEGAWAI TADBIR
41 KELAB KERETA SOLAR PEMBUATAN DR MOHD ZAKIMI BIN ZAKARIA TIMBALAN DEKAN HAL
TATACARA MESYUARAT AGUNG TAHUNAN PERSATUAN/KELAB PELAJAR 2016-2017
UNIT AKTIVITI, JABATAN HAL EHWAL PELAJAR & ALUMNI 17 Februari 2016 - 17 MAC 2016
1. Mesyuarat Agung Tahunan perlu diadakan pada setiap sesi/ tahun dan Jabatan Hal Ehwal Pelajar (BHEP) akan menyelaras tarikh untuk mengadakan mesyuarat agung kepada semua persatuan/kelab.
2. Persatuan/Kelab perlu mengemukakan permohonan kepada Unit Aktiviti dalam Tempoh yang ditetapkan untuk mengadakan mesyuarat agung tahunan tersebut berdasarkan kaedah yang ditetapkan.
Tempoh permohonan sebelum 26 Februari 2016.
3. Agenda mesyuarat agung tahunan hendaklah pada dasarnya mengandungi; 3.1 Ucapan Pengerusi/Presiden
3.2 Pengesahan Minit Mesyuarat Agung Tahunan yang lepas
3.3 Perbentangan & Pengesahan Laporan Aktiviti Tahunan Persatuan 3.4 Pembentangan & Pengesahan Laporan Kewangan Persatuan
3.5 Pemilihan Ahli Jawatankuasa Pengurusan/ EXCO seperti dinyatakan dibawah Seksyen 6.0 Perlembagaan Persatuan/ Kelab Pelajar
3.6 Pindaan Perlembagaan(jika ada)
4. Setiausaha Agung persatuan/kelab hendaklah mengedarkan notis kepada setiap ahli persatuan/kelab tidak kurang daripada sepuluh (10) hari mengenai mesyuarat agung tersebut.
5. Mesyuarat agung hendaklah dihadiri oleh sekurang-kurang 2/3 (dua pertiga) daripada ahli persatuan/kelab sebagai syarat memenuhi korum.
6. Mesyuarat agung hendaklah dihadiri oleh Penasihat atau Pegawai Penyelaras Unit Aktiviti sebagai syarat menjalankan mesyuarat agung. Sila keluarkan surat jemputan rasmi kepad apenasihat masing-masing.
7. Keputusan mesyuarat agung hendaklah dibuat secara undi terbanyak dengan tidak kurang daripada 2/3 jumlah ahli hadir dan mengundi serta merupakan ahli berdaftar.
8. Pegawai/ Kakitangan JHEPA atau Pegawai Universiti yang dilantik dibenarkan menghadiri mesyuarat tersebut bagi tujuan pemantauan dan pengawasan ataupun menangguhkan/ membatalkan mesyuarat agung tersebut jika didapati mesyuarat agung berkenaan tidak cukup korum,melanggar peraturan yang berkuatkuasa di universiti, mempunyai unsur-unsur ugutan, rasuah, kekerasan dan pergaduhan semasa mesyuarat dilangsungkan.
9. Laporan Mesyuarat Agung Tahunan hendaklah dihantar dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas mesyuarat diadakan kepada Bahagian Hal Ehwal Pelajar berdasarkan kaedah yang ditetapkan.
10. Permohonan mengadakan Mesyuarat Agung haruslah dibuat dengan mengisi Borang
Permohonan : AGM 88/6- PERMOHONAN
11. Laporan Mesyuarat Agung Tahunan hendaklah mengandungi; 9.1 Minit Mesyuarat Agung Tahunan
9.2 Senarai Kehadiran Ahli Ke Mesyuarat Agung Tahunan 9.3 Senarai Ahli Terkini
(Mengandungi nama, no. matrik, program, alamat semasa terkini dan no. telefon bimbit yang boleh dihubungi) - Borang 2
9.4 Senarai dan Maklumat Ahli Jawatankuasa Pengurusan/ EXCO 2014/2015
(Mengandungi nama, no. matrik, jawatan, program, alamat semasa terkini, dan no. telefon bimbit yang boleh dihubungi). 9.5 Cadangan Aktiviti Yang Akan Diadakan
9.6 Borang Cadangan Penasihat (jika berkaitan) - Borang 5 9.7 Borang Maklumat Jurulatih (jika berkaitan)
9.8 Perlembagaan Persatuan/ Kelab (sila hantar bertaip)
-borang boleh dimuat turun di laman sesawang http://hepa.unimap.edu.my/ mulai 22 Februari 2016 (Isnin)
12. Persatuan/ kelab yang gagal mengadakan mesyuarat agung dalam tempoh yang ditetapkan, melantik EXCO baru dan tidak mematuhi arahan yang dinyatakan di atas boleh menyebabkan pendaftaran persatuan/kelab dibatalkan atau digantung. Lantikan terus ahli EXCO boleh dibuat oleh Jabatan Hal Ehwal Pelajar & Alumni.
AGM 88/6- PERMOHONAN UNIT AKTIVITI PELAJAR & KEMAHIRAN INSANIAH
JABATAN HAL EHWAL PELAJAR & ALUMNI
BORANG PERMOHONAN MESYUARAT AGONG TAHUNAN MAKLUMAT PEMOHON PERSATUAN : NAMA PEMOHON : ALAMAT : NO. TELEFON : EMEL :
MAKLUMAT MESYUARAT AGONG TAHUNAN TARIKH CADANGAN :
TEMPAT :
JUMLAH AHLI YANG DI JEMPUT
:
PERAKUAN : SOKONGAN PENASIHAT
TANDATANGAN PEMOHON :
NAMA : NO. MATRIK: TARIKH
KOMEN DAN CADANGAN :
………. TANDATANGAN DAN COP RASMI
UNTUK KEGUNAAN UNIT AKTIVITI PELAJAR
Permohonan ini diterima pada Tarikh :
Cop rasmi :
……….. TANDATANGAN PENERIMA
KELULUSAN DEKAN JABATAN HAL EHWAL PELAJAR
DILULUSKAN / TIDAK DILULUSKAN CATATAN : --- TANDATANGAN: --- Cop Rasmi : Tarikh
