SUPPLEMENT
PENGADAAN BARANG DAN JASA DI TINGKAT
MASYARAKAT
SEBAGAI BAHAN RUJUKAN PROSEDUR DAN CHECK LIST
KELENGKAPAN DOKUMEN PENGADAAN BARANG DAN JASA
| Supplement Pengadaan Barang dan Jasa di Tingkat Masyarakat 1 pengadaan.
1. Tahapan Kegiatan Pengadaan Barang dan Jasa
Alur/Mekanisme perencanaan pengadaan barang dan jasa di tingkat masyarakat dapat dilihat pada Tabel 1, pelaksanann Tahapan Kegiatan Pengadaan pada Tabel 2 dan 3 dan tahap pengelolaan pengadaan (Kontrak/SPK dan Amandemen SPK) pada Tabel 4.
Tahapan kegiatan pengadaan pada dasarnya dapat dibagi dalam tiga bagian utama sebagai berikut:
1.
Tahapan Persiapan (Perencanaan) Pengadaan, sebagai mana tertuang dalam RKM.
Secara detail mekanisme kegiatan dapat dilihat dalam tabel 1. Tahapan Kegiatan Perencanaan Pengadaan Barang dan Jasa di Tingkat Masyarakat.
2.
Tahapan Pra-Pelaksanaan Pengadaan, merupakan tahapan awal dari Tim
Pengadaan untuk memulai kegiatan pengadaan itu sendiri. Secara detail mekanisme kegiatan dapat dilihat dalam tabel 2. Tahapan Kegiatan awal Pengadaan Barang dan Jasa di Tingkat Masyarakat, mulai dari Pembentukan Tim Pengadaan sampai dengan Verifikasi Rencana Pengadaan.
3.
Tahapan Kegiatan Pelaksanaan Pengadaan dan Pengelolaan, merupakan
Implementasi terhadap penetapan Metode Pengadaan, untuk detailnya dapat dilihat pada Juknis Pengadaan Barang dan Jasa tingkat Masyarakat, edisi 2016. secara detail mekanisme kegiatan dapat dilihat dalam Tabel 3 dan Tabel 4.
2. Check List Kelengkapan Dokumen Proses Pengadaan Barang/Jasa
Check List Kelengkapan Dokumen Proses Pengadaan Barang dan Jasa merupakan alat kontrol untuk mengecek kelengkapan Dokumen Proses baik aspek administrasi maupun teknis (substansi) prosedur pengadaan, dapat dilihat dilihat pada Tabel 5: Check List Kelengkapan Dokumen Proses Pengadaan Barang/Jasa di Tingkat Masyarakat.
Informasi Penting:
Untuk meningkatkan pemahaman hal Pengadaan Barang dan Jasa secara utuh dan konprehensif, maka disarankan untuk membaca juga “Dasar Hukum dan Reverensi Utama” yaitu:
1. The Loan Agreement IBRD Credit No. 8578-ID; berlaku sampai dengan 31 Desember 2020, merupakan bentuk kesepakatan antara Pemerintah Indonesia dengan Donor (Bank Dunia).
2. Peppres Nomor 4 Tahun 2015 tentang Perubahan Keempat atas Peppres Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, khususnya Pasal 109 ayat 7 huruf (c)
| Supplement Pengadaan Barang dan Jasa di Tingkat Masyarakat 2
Pasal ini memperkecil kemungkinan kegagalan seleksi/lelang akibat kurangnya penawaran yang masuk. Ketentuan sebelumnya menetapkan syarat sahnya proses seleksi/lelang adalah jumlah penawaran yang masuk sekurang-kurangnya 3 (tiga). Karena itu seleksi/lelang harus dinyatakan gagal apabila jumlah penawaran yang masuk kurang dari 3 (tiga).
Melalui pasal ini Tim Pengadaan dibolehkan melanjutkan proses seleksi/lelang walaupun jumlah penawaran yang masuk kurang dari 3 (tiga).
3. Guidelines Word Bank; Procurement under IBRD Loans and IDA Credit, January , 2011 revised in July 2014
Pasal 2.6.1. Rejection of All Bids pada paragraph dua dan tiga
Pasal 2.6.1. paragraph 2 ini sejalan dengan Peppres Nomor 4 Tahun 2015 Pasal 109 ayat 7 huruf (c). Melalui pasal ini mengisaratkan bahwa, jika sudah diupayakan pada proses pengadaan dengan benar, mengundang/mengumumkan sesuai dengan ketentuan (minimal 3 Metode Shopping), kriteria kualifikasi yang disyaratkan tidak terlalu ketat, dan harga wajar dibandingkan dengan nilai pasar. Ketika hanya satu surat penawaran yang mengajukan/masuk, proses penawaran dapat dianggap sah dan Tim Pengadaan dapat lansung melakukan evaluasi,.
Pasal 2.6.1. paragraph 3 ini mengisaratkan bahwa, Jika semua surat penawaran ditolak, Tim Pengadaan harus mereview penyebab yang membenarkan penolakan semua tawaran dan melakukan revisi dokumen pengadaan sehingga lebih sesuai, sebelum kembali mengundang peserta (penyedia barang/jasa).
Pasal 3.5 Shopping (Metode Pemilihan Langsung), Pasal 3.7 Direct Contracting (Metode Penunjukan Langsung) dan Appendix 1: Review By The Bank Of Procurement Decisions And Publication Of Awards Of Contracts, Prior Review huruf (e) dan (f) perihal protes atau keluhan dari peserta tender dan point 5. Post Review (Procurement Post Reviews /PPRs)
4. Buku Pedoman Umum; Pedoman Pelaksanaan Program di Tingkat Masyarakat, edisi 2016 . Pedoman Umum Penyaluran Bantuan Pemerintah dalam Progam Pamsimas, edisi 2016, Pedoman Pengelolaan Program Pamsimas, edisi 2016 dan Pedoman Pelaksanaan Program Pamsimas Tingkat Masyarakat, edisi 2016.
| Supplement Pengadaan Barang dan Jasa di Tingkat Masyarakat 3
No.
Diagram Alir Kegiatan
Pelaksana/Penangungjawab
Persyaratan/Kelengkapan
Output
Keterangan
I. Perencanaan Pengadaan (RKM)
1.11.2
KKM dgn Pendampinagn FM
Gambar Perencanaan
Daftar Jenis Material/
Jasa
Spesifikasi Teknis
Berita Acara Survey, Daftar harga, dng mempertimbangkan ketersediaan, jadwal
pengiriman, kondisi pembayaran dll Lampiran Juknis, Form: PT-5-02 dan Form: PT-5-03 1.3
KKM dgn Pendampinagn FM Daftar Harga hasil survey,
minimal 3 Toko/Suplier / Penyedia Jasa.
Berita Acara dan Lampiran Daftar Sandingan Hasil Survey Harga Bahan/Alat, Upah
Lampiran Juknis, Form: PT-2.6-04
1.4
KKM dgn Pendampinagn FM Daftar Jenis Kegiatan dan
RAB seluruh kegiatan Daftar Matrik Kebutuhan Material/Barang/Jasa
Tabel 5: Daftar Kebutuhan Material/Barang /Jasa
1.5
KKM dgn Pendampinagn FM Daftar Matrik Kebutuhan
Material / Barang/Jasa Daftar Rencana Pengadaan Barang dan Jasa Lampiran Juknis, Form: PT-5-05
1.6
Mulai
Survey Harga Satuan
Berita Acara Penetapan Harga Satuan Daftar Kebutuhan Material/Jasa Pemaketan dan Rencana Pengadaan Selesai
| Supplement Pengadaan Barang dan Jasa di Tingkat Masyarakat 4
Tabel 2. Tahapan Kegiatan Awal Tim Pengadaan, Pembentukan s/d Verifikasi Rencana Pengadaan
No.
Diagram Alir Kegiatan
Pelaksana/Penangungjawab
Persyaratan/Kelengkapan
Output
Keterangan
II. Pembentukan Tim Pengadaan dan Verifikasi Rencana Pengadaan
2.1
2.2
KKM dng melibatkan Tokoh Masyarakat, Satlak, BP-SPAM, KKM dan Kepala Desa
Dokumen Pendukung: (1). Kriteria calon anggota pengadaan dan (2). Absensi rapat pembentukan Tim Pengadaan
Berita Acara Pembentukan Tim Pengadaan, beserta lampirannya: Tupoksi Tim Pengadaan, Fakta Interitas dan Daftar Hadir.
Lampiran Juknis, Form: PT-5-01
2.3
Tim Pengadaan dgn
pendampingan FM Gambar Perencanaan Daftar Jenis Material/ Jasa
Spesifikasi Teknis
Yang sudah ditetapkan sebelumnya (RKM).
Berita Acara Survey, Daftar harga, dng mempertimbangkan ketersediaan, jadwal pengiriman, kondisi pembayaran Lampiran Juknis, Form: PT-5-02 dan Form: PT-5-03 2.4
Tim Pengadaan Daftar Harga hasil survey,
minimal 3 Toko/Suplier / Penyedia Jasa.
Berita Acara dan Lampiran Daftar Sandingan Hasil Survey Harga Bahan/Alat, Upah Lampiran Juknis, Form: PT-5-04 Mulai Pembentukan Tim Pengadaan Pemutahiran Harga Satuan Berita Acara Penetapan Harga Satuan
| Supplement Pengadaan Barang dan Jasa di Tingkat Masyarakat 5 2.5
Tim Pengadaan/FM/Koor.
KKM/FM/DC Pemutahiran Daftar Matrik Kebutuhan Material/
Barang/Jasa
Merupakan Pemutahiran Rencana Pengadaan yang telah disusun sebelumnya (Bab. 5 RKM: Rencana Pengadaan) Lampiran Juknis, Form: PT-5-05 2.6 Tim Pengadaan
Penempatan pada lokasi strategis dalam lingkup desa (kantor desa, poskamling, tempat ibadah, sekretariat KKM, dll)
Pengumuman Rencana Pengadaan mencantumkan Daftar Paket Pengadaan, metode pengadaan, nilai pengadaan dan jadwal pengadaan Lampiran Juknis, Form: PT-5-08A 2.7 Verifikasi Rencana Pengadaan Selesai Pengumuman Rencana Pengadaan
| Supplement Pengadaan Barang dan Jasa di Tingkat Masyarakat 6
Tabel 3. 1 Tahapan Kegiatan Pelaksanaan Pengadaan dengan Metode Partisipasi Masyarakat
No. Diagram Alir Kegiatan Pelaksana/Penangungjawab Persyaratan/Kelengkapan Output Keterangan
III. Pelaksanaan Pengadaan
3.1 Metode Partisipasi Masyarakat 3.1.1
3.1.2
Tim Pengadaan Undangan Pertemuan kepada
Masyarakat dan Daftar hadir
Komitmen Masyarakat untuk memastikan kegiatan pengadaan berjalan dgn lancar dan transparan
3.1.3
Tim Pengadaan Identifikasi dan potensi
kesediaan Masyarakat Daftar jenis dan volume barang/jasa yang dibutuhkan
3.1.4
Tim Pengadaan Identifikasi kesediaan dan
bertanggungjawab untuk berpartisipasi dalam pengadaan barang/jasa
Daftar nama
Masyarakat yang akan berpartisipasi dalam pengadaan.
Mulai
Pertemuan Warga
Penentuan Jenis dan Volume Barang/Jasa yg dpt dikontribusikan dan diadakan oleh Masyarakat
Penetapan Pihak/Orang yg akan memasok
| Supplement Pengadaan Barang dan Jasa di Tingkat Masyarakat 7 3.1.5
Tim Pengadaan, Satlak dan FM Daftar nama Masyarakat
yang akan berpartisipasi dalam pengadaan. Berita Acara Kesanggupan Partisipasi Masyarakat (Natura/Harga Khusus) dan Lampirannya. Lampiran Juknis, Modif Form: PT-5-01 dan Form: -5-07 3.1.6
Tim Pengadaan Dokumen Proses Pengadaan Berita Acara Pengadaan Lampiran
Juknis, Form: PT-5-17 3.1.7 Berita Acara Kesanggupan Partisipasi Masyarakakat dalam pengadaan barang/jasa
Berita Acara pengadaan
| Supplement Pengadaan Barang dan Jasa di Tingkat Masyarakat 8
Tabel 3. 2 Tahapan Kegiatan Pelaksanaan Pengadaan dengan Metode Survey Pembanding Harga
No. Diagram Alir Kegiatan Pelaksana/Penangungjawab Persyaratan/Kelengkapan Output Keterangan
3.2 Metode Survey Pembanding Harga 3.2.1
3.2.2
Tim Pengadaan - Verifikasi Rencana Pengadaan,
- Daftar Jenis dan Volume
Barang/ Jasa yang akan diperoleh melalui Metode Survey Perbandingan Harga
Minimal 3 toko/pemasok, disarankan lebih dari 3 toko
3.2.3
Tim Pengadaan, Satlak, KKM,
Kader AMPL - Daftar Toko/Pemasok/ Penyedia Jasa yang akan
memasok Barang/Alat /Jasa.
- Spesifikasi Teknis yg sudah
ditetapkan sebelumnya
Berita Acara Penentuan Toko/Pemasok/Penyedia Jasa yang dipilih dan diumumkan secara terbuka.
Lampiran Juknis, Modif Form: PT-5-02
3.2.4
Satlak Pamsimas SPK atau PO dan/atau
Kwitansi Pembelian [sebagai bukti transaksi] Mulai
Tetapkan Toko/Pemasok/ Penyedia Jasa yang akan
memasok barang/alat/Jasa
Rapat Intern untuk memutuskan Pemenang dengan ketentuan harga
terendah
| Supplement Pengadaan Barang dan Jasa di Tingkat Masyarakat 9 3.2.5
Tim Pengadaan Dokumen Proses Pengadaan Berita Acara Pengadaan Lampiran
Juknis, Form: PT-5-17 3.2.6
KKM/Tim Penerima/Fasilitator SPK atau PO dan/atau
Kwitansi Pembelian [sebagai bukti transaksi]
Berita Acara Penerimaan Barang/Jasa, ini dibuat untuk memastikan apakah Barang/Jasa yang diterima sesuai dengan
SPK/PO/Kwitansi [Volume, Spek, Kondisi Barang] 3.2.7
Berita Acara Pengadaan
Penerimaan Barang/Jasa
| Supplement Pengadaan Barang dan Jasa di Tingkat Masyarakat 10
Tabel 3. 3 Tahapan Kegiatan Pelaksanaan Pengadaan dengan Metode Pemilihan Langsung [Shopping]
No. Diagram Alir Kegiatan Pelaksana/Penangungja
wab Persyaratan/Kelengkapan Output Keterangan
3.3.
Metode Pemilihan Langsung
3.3.1
3.3.2
Tim Pengadaan - Verifikasi Rencana Pengadaan, - Jadwal Kegiatan Pengadaan - Daftar toko/pemasok/ penyedia
jasa yang sudah teridentifikasi. Minimal 3 dan disarankan lebih dari 3 toko untuk menjamin harga penawaran yang kompetitip
Daftar toko/
pemasok/penyedia jasa
3.3.3
Tim Pengadaan -- Pengumuman Pengadaan Surat Permintaan Penawaran melampirkan: Blanko Daftar Volume, Spesifikasi Teknis, Jadwal Pelaksanaan/Pengiriman Material dll sebagaimana yg dipersyaratkan. - Pengumuman Pengadaan - Surat Permintaan penawaran beserta lampirannya dan Lembar Bukti tanda terima Lampiran Juknis, Form: PT-5-08A Form: PT-5-08B atau Form: PT-5-10 dan Form: PT-5-11 3.3.4
Tim Pengadaan dan Saklak
Surat Permintaan Penawaran melampirkan: Blanko Daftar Volume, Spesifikasi Teknis, Jadwal Pelaksanaan/Pengiriman Material dll sebagaimana yg dipersyaratkan
Berita Acara Rapat
Penjelasan Pekerjaan Lampiran Juknis, Modif: Form: PT-5-14 Mulai
Penyusunan daftar toko/ pemasok/penyedia jasa
yang jumlahnya cukup
Surat Permintaan Penawaran Pengadaan
barang/ jasa.
Rapat Penjelasan Pekerjaan
| Supplement Pengadaan Barang dan Jasa di Tingkat Masyarakat 11 3.3.5
Toko/Pemasok/Penyedia Jasa
Rincian harga penawaran, Spesifikasi Teknis/Brosur yang ditawarkan, Jadwal
Pelaksanaan/Pengiriman Material, dan lampiran sebagaimana dipersyaratkan [al: SIUP/Surat Ijin lainnya yang sesuai, Surat lisensi, Surat Pernyataan Dukungan, Jaminan Kualitas]
Surat Penawaran yang dilengkapi dengan lampiran sebagaimana dipersyaratkan. Lampiran Juknis,, Form: -5-11 dan Lembar Bukti tanda terima dokumen penawaran 3.3.6 Kades/Lurah, KKM, Tim Pengadaan dan Tokoh Masyarakat
Surat Penawaran yang dilengkapi dengan lampiran sebagaimana dipersyaratkan.
Berita Acara Pembukaan Penawaran, Berita Acara Klarifikasi, Berita Acara Evaluasi dan Penetapan Pemenang, Lampiran Juknis, Form: PT-5-14, Form:PT-5-15 dan Form: 5-15A 3.3.7
Tim Pengadaan Berita Acara Pembukaan Penawaran, Evaluasi dan Penetapan Pemenang (hasil evaluasi) yg sudah di tandatangani Pengumuman Pemenang 3.3.8
Satlak/Toko/Pemasok/Sub-Kontraktor/Penyedia Jasa Draft Surat Perjanjian Kerjasama (SPK) Pengadaan Barang/Jasa atau PO Surat Perjanjian Kerjasama (SPK) Pengadaan Barang/Jasa atau PO Lampiran Juknis, Form: PT-5-18 dan Form: PT-5-19 Penyampaian Surat Penawaran Pembukaan Penawaran, Klarifikasi, Evaluasi dan Penetapan Pemenang Pengumuman Pemenang Tandatangan Surat Perjanjian Kerjasama (SPK) Pengadaan Barang/Jasa atau PO
| Supplement Pengadaan Barang dan Jasa di Tingkat Masyarakat 12 3.3.9
Tim Pengadaan Dokumen Proses Pengadaan Berita Acara Pengadaan Lampiran Juknis, Form:
PT-5-17 3.3.10
KKM/Tim
Penerima/Fasilitator SPK atau PO dan Kwitansi Pembelian [sebagai bukti transaksi]
Berita Acara Penerimaan Barang/Jasa, ini dibuat untuk memastikan apakah Barang/Jasa yang diterima sesuai dengan SPK/PO/Kwitansi [Volume, Spesifikasi Teknis, Kondisi Barang] 3.3.11
Berita Acara Pengadaan
Berita Acara Penerimaan Barang/Jasa
| Supplement Pengadaan Barang dan Jasa di Tingkat Masyarakat 13
No. Diagram Alir Kegiatan Pelaksana/Penangungjawab Persyaratan/Kelengkapan Output Keterangan
3.4 Metode Penunjukan Langsung 3.4.1
3.4.2
Tim Pengadaan Verifikasi Rencana
Pengadaan.
Daftar jenis, volume barang/jasa yg akan diperoleh melalui penunjukan langsung 3.4.3
FM, SF dan WSS Prov Penunjukan Langsung
sebaiknya dilaksanakan setelah diupayakan dgn Metode yg lain
Justifikasi Teknis dengan persetujuan SF dan diketahui WSS Prov. 3.4.4
Tim Pengadaan Melampirkan: Blanko Daftar Volume, Spesifikasi Teknis, Jadwal Pelaksanaan/ Pengiriman Material dll sebagaimana yg dipersyaratkan.
Surat Permintaan penawaran dan Lembar Bukti tanda terima
Lampiran Juknis, Form: PT-5-08B, Form: PT-5-9 dan Form: PT-5-10 Mulai
Penyusunan daftar toko/ pemasok/penyedia jasa Penjelasan Teknis/ Justifikasi Teknis Surat Permintaan Penawaran Pengadaan barang/jasa.
| Supplement Pengadaan Barang dan Jasa di Tingkat Masyarakat 14 3.4.5
Toko/Pemasok
Rincian harga penawaran, Spesifikasi Teknis/Brosur yang ditawarkan, Jadwal Pelaksanaan/Pengiriman Material, dan lampiran sebagaimana dipersyaratkan [al: SIUP/Surat Ijin lainnya yang sesuai, Surat lisensi, Surat Pernyataan Dukungan, Jaminan Kualitas]
Surat Penawaran yang dilengkapi dengan lampiran sebagaimana yang dipersyaratkan. Lampiran Juknis, Form: 11, PT-5-12 dan Lembar Bukti tanda terima dokumen penawaran 3.4.6 Tim Pengadaan
/Toko/Pemasok/Sub-Kon HPS, Spesifikasi Teknis Berita Acara Klarifikasi Teknis /Negosiasi Harga Lampiran Juknis, Form: PT-5-16
3.4.7
Satlak/Toko/Pemasok/Sub-Kontraktor/Penyedia Jasa Draft Surat Perjanjian Kerjasama (SPK) Pengadaan Barang/Jasa atau PO Surat Perjanjian Kerjasama (SPK) Pengadaan Barang/Jasa atau PO Lampiran Juknis, Form: PT-5-18 dan Form: PT-5-19 Penyampaian Surat Penawaran Pembukaan Surat Penawaran dan Klarifikasi/Negosiasi (Administrasi, Teknis dan
Biaya)
Tandatangan Surat Perjanjian Kerjasama
(SPK) Pengadaan Barang/Jasa atau PO
| Supplement Pengadaan Barang dan Jasa di Tingkat Masyarakat 15 3.4.8
Tim Pengadaan Dokumen Proses Pengadaan Lampiran
Juknis, Form: PT-5-17 3.4.9
KKM/Tim Penerima/Fasilitator SPK atau PO dan Kwitansi
Pembelian [sebagai bukti transaksi]
Berita Acara Penerimaan Barang/Jasa, ini dibuat untuk memastikan apakah Barang/Jasa yang diterima sesuai dengan SPK/PO/Kwitansi [Volume, Spek, Kondisi Barang]
3.4.10
Berita Acara Pengadaan
Berita Acara Penerimaan Barang/Jasa
| Supplement Pengadaan Barang dan Jasa di Tingkat Masyarakat 16 Tabel 4. Pengelolaan (Amandemen Surat Perjanjian Kerjasama/SPK)
No. Diagram Alir Kegiatan Pelaksana/Penangungjawab Persyaratan/Kelengkapan Output Keterangan
4 Amandemen SPK / CCO
4.1
4.2
Pihak Pertama (Ketua Satlak Pamsimas) atau Pihak Kedua (Pimpinan Pemasok/Toko/ Penyedia Jasa)
Perubahan pekerjaan karena disebabkan oleh sesuatu hal yang mendasarinya, sehingga dapat mengubah lingkup pekerjaan, masa perjanjian kerjaan, dan jumlah nilai perjanjian.
Usulan dari Pihak Pertama (Ketua Satlak Pamsimas) atau Pihak Kedua (Pimpinan Pemasok/Toko/ Penyedia Jasa) 4.3
FM, KKM, SF dan Ketua Satlak Berita Acara Revisi
(terkait dgn perubahan volume dan item pekerjaan)
Lampiran Juknis, Form: PT-5-18 4.4
Pihak Pertama (Ketua Satlak Pamsimas) atau Pihak Kedua (Pimpinan Pemasok/Toko/ Penyedia Jasa)
Draft Dokumen Amandemen
SPK termasuk lampirannya Dokumen Amandemen SPK
termasuk lampirannya Lampiran Juknis, Form: PT-5-18A 4.5 Mulai
Surat menyurat (Aspek Administrasi dan Teknis)
Berita Acara Revisi (termasuk lampirannya)
Amandemen SPK
| Supplement Pengadaan Barang dan Jasa di Tingkat Masyarakat 17
Ada Tidak Ada
I PERENCANAAN PENGADAAN [RKM]
1 Berita Acara Survey KKM
- Daftar harga satuan hasil survey, minimum 3 toko/pemasok/penyedia jasa
2 Berita Acara Penetapan Harga Satuan KKM
- Daftar harga satuan sandingan hasil survey, minimum 3 toko/pemasok/penyedia jasa Form: PT-5-04
3 Daftar Matrik Kebutuhan Material/Jasa KKM
4 Daftar Pemaketan dan Rencana Pengadaan (Bab. 5 RKM) KKM
II PEMBENTUKAN TIM PENGADAAN, PEMUTAHIRAN HARGA SATUAN DAN VERIFIKASI RENCANA PENGADAAN
BA Pembentukan Tim Pengadaan dilengkapi dengan ; Form: PT-5-01 Satlak dan Seluruh anggota KKM
- Kriteria calon anggota pengadaan - Tugas dan Tanggungjawab Tim Pengadaan - Fakta Integritas
- Absensi rapat pembentukan Tim Pengadaan
2 Berita Acara Survey (Pemutahiran Harga Satuan) Tim Pengadaan.
- Daftar harga satuan hasil survey, minimum 3 toko/pemasok/penyedia jasa Form: PT-5-06
3 Berita Acara Penetapan Harga Satuan Tim Pengadaan.
- Daftar harga satuan sandingan hasil survey, minimum 3 toko/pemasok/penyedia jasa Form: PT-5-04
5 Verifikasi Rencana Pengadaan Form: PT-5-05 Tim Pengadaan/Koor. KKM/FM/DC
6 Pengumuman Pengadaan Form: PT-5-08 Tim Pengadaan
III PELAKSANAAN PENGADAAN 3.1 METOTE PARTISIPASI MASYARAKAT
1 Daftar Jenis dan Volume Barang/Jasa yang berpotensi untuk diadakan oleh Masyarakat
2 Berita Acara Kesanggupan Partisipasi Masyarakat Modif Form: PT-5-01 Tim Pengadaan/Satlak/FM
Daftar Kesanggupan Partisipasi Masyarakat (Natura/Harga Khusus) Form: PT-5-07 Tim Pengadaan/Satlak/FM
3 Berita Acara Pengadaan Form: PT-5-17 Tim Pengadaan
3.2 METOTE SURVEY PEMBANDING HARGA
1 Daftar Jenis dan Volume Barang/Jasa yg akan diperoleh melalui Survey Pembanding Harga
2 Berita Acara Penentuan Toko/Pemasok/Supplier yang dipilih Modif Form: PT-2.6-02 Tim Pengadaan
Daftar Toko/Pemasok/Penyedia Jasa yang akan memasokBarang/alat/jasa
3 Kontrak atau minimal Kwitansi Pembelian [sebagai bukti transaksi pembelian langsung] Satlak
4 Berita Acara Pengadaan Form: PT-5-17 Tim Pengadaan
5 Berita Acara Penerimaan Barang/Jasa KKM/Tim Penerima/FM
Form: 02 dan PT-5-03
Format Pelaksana / Penanggung jawab Keterangan/tempat
keberadaan arsip
1
Kelengkapan Dokumen
| Supplement Pengadaan Barang dan Jasa di Tingkat Masyarakat 18
Ada Tidak Ada
3.3 METODE PEMILIHAN LANGSUNG [SHOPPING]
1 Jadwal Kegiatan Pengadaan Tim Pengadaan/FM/SF
2 Daftar minimal 3 Kontraktor/Supplier/Distributor, disarankan lebih dari 3 [Update harga satuan] Tim Pengadaan 3 Surat Permintaan Penawaran Pengadaan jasa/barang yang dilengkapi dengan lampirannya: Form: PT-5-08 atau
Form: PT-5-09 Tim Pengadaan - Blanko Daftar Volume, Spesifikasi Teknis dan Jadwal Pelaksanaan/Pengiriman Material Form: PT-5-10 Tim Pengadaan - Dan permintaan/persyaratan yang diminta sesuai dengan kebutuhan
4 Lembar Bukti tanda terima Surat Permintaan Penawaran Tim Pengadaan
5 Berita Acara Rapat Penjelasan Pekerjaan Modif: Form: PT-5-14 Tim Pengadaan
6 Surat Penawaran yang dilengkapi dengan lampirannya; Form: PT-5-11 Toko/Pemasok/Penyedia Jasa
Rincian harga penawaran, Spesifikasi Teknis/Brosur yang ditawarkan, Form: PT-5-12 Toko/Pemasok/Penyedia Jasa
Jadwal Pelaksanaan/Pengiriman Material Toko/Pemasok/Penyedia Jasa
SIUP/Surat Ijin lainnya yang sesuai Toko/Pemasok/Penyedia Jasa
Surat lisensi, atau surat keterangan sebagai distributor (Pengadaan Barang) Toko/Pemasok/Penyedia Jasa
Surat Pernyataan Dukungan dan Jaminan Kualitas Form: PT-5-13 Toko/Pemasok/Penyedia Jasa
Penyerahan Sample Material dll
7 Lembar Bukti tanda terima dokumen penawaran (jika ada) Tim Pengadaan
8Berita Acara Pembukaan Penawaran, Berita Acara Klarifikasi dan Berita Acara Evaluasi dan Penetapan
Pemenang Form: PT-5-14
Kades/Lurah, KKM, Tim Pengadaan dan Tokoh Masyarakat
(a). Berita Acara Pembukaan Penawaran [Ceklist Kelengkapan Administrasi]. Form: PT-5-14 Kades/Lurah, KKM, Tim Pengadaan dan Tokoh Masyarakat
(b). Berita Acara Klarifikasi Form: PT-5-15A
(c). Berita Acara Evaluasi dan Penetapan Pemenang Form: PT-5-15
9 Pengumuman Pemenang Tim Pengadaan
10 Surat Perjanjian Kerjasama (SPK) Pengadaan Barang/Jasa atau PO Form: PT-5-18 Satlak/Toko/Pemasok/Penyedia Jasa
11 Berita Acara Pengadaan Form: PT-5-17 Tim Pengadaan
12 Berita Acara Penerimaan Barang/Jasa KKM/Tim Penerima/FM
Format Pelaksana / Penanggung jawab Keterangan/tempat
keberadaan arsip Kelengkapan Dokumen
| Supplement Pengadaan Barang dan Jasa di Tingkat Masyarakat 19
3.4 PENUNJUKAN LANGSUNG
1 Daftar Jenis, Volume barang/jasa yang akan diperoleh melalui penunjukan langsung
2 Penjelasan Teknis/Justifikasi Teknis, dengan persetujuan SF dan diketahui WSS Prov. FM, SF dan WSS Provinsi
3 Surat Permintaan Penawaran pengadaan yang dilengkapi dengan : Form: PT-5-08 atau
Form: PT-5-09 Tim Pengadaan - Blanko Daftar Volume, Specifikasi Teknis dan Jadwal Pelaksanaan/Pengiriman Material Form: PT-5-10 Tim Pengadaan - Dan permintaan/persyaratan yang diminta sesuai dengan kebutuhan
4 Lembar Bukti tanda terima Undangan Tim Pengadaan
5 Surat Penawaran yang dilengkapi dengan lampirannya: Form: PT-5-11 Toko/Pemasok
Rincian harga penawaran, Spesifikasi Teknis/Brosur yang ditawarkan, Jadwal Pelaksanaan/Pengiriman Material
SIUP/Surat Ijin lainnya yang sesuai
Surat lisensi, atau surat keterangan sebagai distributor (Pengadaan Barang) Surat Pernyataan Dukungan dan Jaminan Kualitas
Penyerahan Sample Material dll
7 Lembar Bukti tanda terima penawaran Tim Pengadaan
8 Berita Acara Klarifikasi Teknis /Negosiasi Harga Form: PT-5-16 Tim Pengadaan/Toko/Pemasok/Sub-Kon
9 Surat Perjanjian Kerjasama (SPK) Pengadaan Barang/PO/Jasa Form: PT-5-18 Satlak/Toko/Pemasok/Sub-Kontraktor
10 Berita Acara Pengadaan Form: PT-5-17 Tim Pengadaan
11 Berita Acara Penerimaan Barang/Jasa KKM/Tim Penerima/Fasilitator
3.5 AMANDEMEN SPK
1 Surat menyurat (Aspek Administrasi dan Teknis)
2 Berita Acara Revisi, termasuk lampirannya Form: PT.3-22 Koordinator KKM, FM, SF, Satlak
3 Dokumen Amandemen SPK Form: PT-5-18A Satlak/Pemimpin Pemasok, Toko,
Penyedia Jasa Catatan: Semua dokumen adalah asli/original dan supaya di simpan KKM, dibukukan dengan rapih