Cara Tepat Menyusun Standar Operasional

Cara Tepat Menyusun Standar Operasional

Prosedur (SOP)

Prosedur operasional standar/

Standard Operating Procedure

(SOP) digunakan oleh suatu

organisasi untuk memberi jejak arsip dan keseragaman tindakan operasionalnya.

Penyusuan SOP berbeda setiap organisasi. Dalam praktiknya tidak semua SOP yang dibuat

dapat diterapkan dalam kegiatan operasional, bahkan parahnya SOP hanya sekadar

dokumen yang diletakkan di rak atau lemari karena ia tidak dapat difungsikan sebagaimana

mestinya. Oleh karena itulah, perlu cara tepat menyusun standar operasional prosedur

(SOP).

Dua fungsi dasar SOP yang menjadi fungsi esensial bisa digambarkan sebagai berikut:

1. Sebagai rujukan

knowledgebase

bagi kegiatan operasional yang senantiasa

diperbarui

Tindakan-tindakan pekerjaan semisal alur pemasaran dan penjualan, pengiriman barang

dari logistik, hingga pelayanan pelanggan semua akan tertata dengan rapi (terstruktur)

dengan merujuk pada

knowledgebase

(baca: SOP) ini. SOP disarankan bahkan diharuskan

untuk diperbarui apabila adanya alur kerja yang berubah sehingga harus adanya

pembaruan berdasarkan keputusan auditor “jaminan mutu”.

2. Sebagai arsip pelacakan kegiatan operasional, penilaian, dan perbaikan

SOP akan menjadi bukti otentik bagi alur pekerjaan yang memerlukan arsip karena SOP

biasanya memiliki formulir kerja semisal berita acara presentasi produk oleh staf marketing,

berita acara kunjungan onsite layanan pelanggan, bukti pengiriman barang, dll. Dengan

adanya audit jaminan mutu berkala secara internal dan eksternal sebagai penilaian,

perbaikan-perbaikan untuk penyempurnaan harus dilakukan.

dibuat sesuai dengan keadaan sebenar perusahaan. Adapun berikut ini beberapa cara yang

bisa dijadikan acuan:

1. Pembentukan tim khusus SOP

Tim terdiri dari tenaga kompeten dari setiap bagian/ divisi perusahaan misalnya manajer

pemasaran, manajer support, dll. Jika diperlukan, libatkan konsultan jaminan mutu untuk

mendapat informasi/ masukan yang tepat.

2. Pembagian tugas tim

Tenaga yang telah dibentuk diharuskan memiliki tugas dan tanggung jawabnya

masing-masing untuk memetakan deskripsi kerjanya.

3. Penentuan sasaran penerapan SOP

Sasaran SOP yaitu divisi-divisi di perusahaan yang memang patut atau perlu menggunakan

SOP

4. Penentuan waktu dan tempat penerapan SOP

Perkirakan waktu pelaksanaannya setelah verifikasi/ persetujuan atas SOP yang dibuat

termasuk tempat yang sesuai yaitu divisi masing-masing.

5. Mendokumentasikan jenis kegiatan operasional setiap divisi

Setelah tim memetakan alur kerja setiap divisi yang dipegangnya, catat apa saja jenis

kegiatan operasional yang selalu dilakukan. Pencatatan ini dalam bentuk perinci beserta

penjelasannya.

6. Menyusun alur kerja, instruksi kerja, dan formulir pendukung

Alur kerja berupa bagan alur (flow chart) beserta penjelasannya. Instruksi kerja adalah

penjelasan perinci dari alur kerja. Formulir pendukung digunakan sebagai arsip yang akan

menjadi bukti otentik kegiatan operasional.

7. Tukar pendapat/ masukan antarsesama tim

Saling memberi masukan atau tambahan antarsesama tim.

8. Libatkan pelaku pelaksana SOP

9. Evaluasi dan perbaikan jika ada Rekonstruksi atau uji coba

Lakukan pengujian SOP setiap divisi untuk mengetahui keefektifannya.

10. Verifikasi dari pihak Quality Management Representative

Setelah uji coba dinyatakan tidak ada masalah dalam pelaksanaan, manajer QMR

perusahaan berhak memverifikasi dan memberi persetujuan.

11. Umumkan/ sosialisasikan kepada setiap pelaksana SOP

Sosialisasi SOP dapat dilakukan dengan adanya rapat yang melibatkan semua divisi untuk

memastikan bahwa ketika implementasi memang sudah siap.

12. Pemantauan dan analisis

Dalam beberapa bulan ke depan hingga setahun, pemantauan berkala harus selalu

dilakukan untuk menilai apakah ada kendala, kriteria yang salah, tidak efektif, dll.

KERANGKA ACUAN KERJA KEGIATAN PEMASARAN SOSIAL PROGRAM PLPBK

(PENATAAN LINGKUNGAN PERMUKIMAN BERBASIS KOMUNITAS) KABUPATEN BATANG

Jumat, 12 Agustus 2011

1. 1. LATAR BELAKANG

Kegiatan PLPBK (Penataan Lingkungan Permukiman Berbasis Komunitas) merupakan tahap akhir dari transformasi kondisi sosial menuju masyarakat madani sebagaimana tertuang dalam skema PNPM Mandiri Perkotaan. PLP-BK diharapkan dapat mendorong peningkatan kemampuan masyarakat dalam mengembangkan kualitas permukiman yang berkelanjutan (sustainability development).Untuk mencapai pembangunan permukiman yang berkelanjutan ditempuh tiga jalur sebagai berikut:

1) Orientasi pada perubahan perilaku (attitude)

2) Orientasi pada pengelolaan oleh masyarakat sendiri (self community management) 3) Orientasi pada inovasi dan kreativitas masyarakat

Kegiatan PLPBK ini terdiri atas kegiatan pada tahap persiapan, perencanaan, pemasaran dan pelaksanaan pembangunan. Tahap pemasaran ini merupakan tindak lanjut dari rangkaian kegiatan perencanaan partisipatif (RPLP dan RTPLP) yang telah dilakukan. Sekarang ini di Kabupaten Batang masuk pada tahapan pemasaran. Pada dasarnya Pemasaran di dalam kegiatan Penataan Lingkungan Permukiman Berbasis Komunitas (PLPBK) merupakan rangkaian dari pemasaran sosial (yang di gagas di dalam program P2KP) untuk melakukan Transformasi Sosial dari masyarakat tidak berdaya menuju sasaran akhir tatanan masyarakat Madani. (Dengan demikian pemasaran di dalam kegiatan PLPBK tidak sekedar “memasarkan produk fisik” (RPLP dan RTPLP) semata, namun juga memasarkan ide gagasan transformasi sosial yang ‘menjiwai’ RPLP maupun RTPLP yang telah di susun. Di dalam aplikasinya, kegiatan pemasaran PLPBK menggabungkan antara pemasaran sosial dan pemasaran komersial (dalam skala kecil dan menengah).

Perbedaan mendasar antara “pemasaran komersil” dan “pemasaran sosial”, menurut Andreason adalah pada prinsip “4P” yang dikenal sebagai marketing mix. Didunia bisnis “4 P” adalah promotion (promosi), price (harga), product (produk) dan place (tempat). Dalam pemasaran sosial ada dua hal lain yang membuat berbeda yaitu adanya partnership (kemitraan) dan policy (kebijakan).

Pada prinsipnya praktik pemasaran sosial tidak ada artinya apabila kemitraan tidak dijadikan tujuan organisasi. Demikian pula tak ada artinya upaya mengubah perilaku melalui pemasaran sosial apabila tidak diikuti atau dilanjutkan dengan upaya mendorong tersusunnya sebuah kebijakan. Yang jelas penerapan social marketing tujuannya bukan semata-mata fund raising (memperoleh dana) karena dalam kenyataan social marketing juga berarti menyampaikan gagasan secara efisien dan tepat.

Pemasaran Hasil Perencanaan PLPBK adalah kegiatan yang berorientasi pada perkembangan masyarakat (community development), pendidikan (education), dan upaya “menjual” gagasan perubahan sosial, melalui gagasan-gagasan yang tertuang dalam perencanaan pengembangan dan pembangunan kawasan. Gagasan perubahan sosial juga dalam rangka mengubah pemikiran, sikap dan perilaku masyarakat dengan tujuan meningkatkan kualitas hidup, sekaligus upaya untuk menata organisasi guna membangun TRUST/kepercayaan secara luas. Dengan meningkatnya “kepercayaan” tersebut diharapkan mampu pula mendorong tercapainya perolehan dukungan dari berbagai pihak (termasuk di dalamnya dukungan sumber dana yang potensial) guna mewujudkan cita-cita tatanan masyarakat madani sebagaimana tersebut di atas.

Untuk itu, dalam rangka memberikan suatu pemahaman tentang konsepsi pemasaran pada program PLPBK seperti tersebut diatas maka di perlukan adanya Tenaga Pendamping Pemasaran(TPP) yang akan mendampingi dan memberikan berbagi informasi serta strategi dan cara-cara mengakses berbagai program pemerintah maupun swasta yang dapat menjadi sarana dalam mengimlementasikan produk perencanaan yang telah di susun oleh masyarakat.

2. MAKSUD DAN TUJUAN

b. Memasarkan/menjual gagasan “community base management” guna mendukung keberlanjutan upaya-upaya pembangunan lingkungan permukiman berbasis komunitas yang telah di inisiasi selama ini dan juga sesuai dengan hasil perencanaan partisipatif yang telah dikembangkan.

c. Tersedianya Tenaga Pendamping Pemasaran melalui peoses/mekanisme pengadaan yang transparan dan akuntable

d. Tersedianya Tenaga Pendamping Pemasaran yang professional dan memiliki kapasitas yang baik sesuai dengan tugas dan fungsi Tenaga Pendamping Pemasaran

3. PENGERTIAN TENAGA PENDAMPING PEMASARAN (TPP)

Tenaga Ahli pendamping pemasaran adalah tenaga ahli yang memiliki kompetensi di bidang “pemasaran hasil perencanaan/pembangunan kawasan” yang akan direkrut dan ditugaskan untuk mendampingi dan memperkuat kapasitas masyarakat (BKM,Lurah / Kepala Desa, Tim Pemasaran) dalam melaksanakan setiap tahapan kegiatan Pemasaran PLP BK, yang fokus pada kegiatan pemasaran.

Tenaga Pendamping Pemasaran (TPP) adalah dapat bekerja secara individu dan atau tim dengan catatan satu orang Koordinator Tim yang akan melakukan kontrak kerjasama. TPP dikontrak oleh Kepala Desa / Kelurahan atas nama masyarakat desa/kelurahan dan bekerja untuk masyarakat, melalui proses/mekanisme pengadaan (Recruitment) yang transparan dan akuntabel.

Tenaga pendamping pemasaran bertugas untuk. Tenaga Pendamping Pemasaran bertanggungjawab terhadap proses pemampuan Tim pemasaran agar kelak Tim Pemasaran dapat melakukan aktifitas pemasaran dengan baik.

4. TUGAS DAN FUNGSI TENAGA PENDAMPING PEMASARAN

Tugas dan fungsi dari Tenaga Pendamping Pemasaran PLPBK adalah sebagai berikut :

 Meningkatkan kemampuan Tim Pemasaran di dalam merumuskan strategi pemasaran serta mendampingi secara konstruktif Tim Pemasaran yang ada di kelurahan lokasi program PLPBK.

 Memfasilitasi Tim Pemasaran ditingkat desa/kelurahan untuk menyusun Rencana dan Strategi Pemasaran Internal (kepada masyarakat setempat) maupun eksternal (pihak-pihak di luar masyarakat wilayah setempat)

 Mendampingi masyarakat di dalam mengembangkan strategi pemasaran hasil perencanaan kawasan/rencana pengembangan dan pembangunan kawasan.

 Memberikan peningkatan Kapasitas kepada Tim Pemasaran terkait hal-hal yang menyangkut upaya-upaya pemasaran dan atau menjaring dukungan dari berbagai pihak dalam rangka mengimplementasikan ide gagasan masyarakat yang tertuang di dalam dokumen perencanaan desa/kelurahan.

 Bertanggungjawab terhadap proses pemampuan Tim pemasaran agar kelak Tim Pemasaran dapat melakukan aktifitas pemasaran dengan baik, terutama terkait hal-hal berikut:

1. Melakukan identifikasi potential partner.

2. Menganalisis peluang

3. Menyiapkan strategi presentasi

4. Menyusun dan menyiapkan alat/tools presentasi

5. Mendampingi Tim Pemasaran untuk praktek presentasi/komunikasi dan penggalangan mitra potential

5. SYARAT DAN KRITERIA TPP

a. Perorangan atau Ketua Tim harus memiliki kualifikasi akademik Sarjana (S1) dari disiplin ilmu yang relevan(Arsitek, Planologi, Komunikasi, Antropologi, Pengembangan Wilayah, Ekonomi Pembangunan dengan kegiatan pemasaran sebuah kawasan dan atau rencana-rencana pengembangan sebuah kawasan, yang telah lulus minimal >= 3 Tahun

b. Diutamakan berpengalaman di bidang pemasaran kawasan permukiman, kawasan industri, kawasan sentra produksi dan budaya, kawasan pariwasata dan atau sejenisnya

c. Memiliki Pengalaman dan Kemampuan yang cukup untuk melakukan sosialisasi, komunikasi,dan negosiasi kepada pemerintah (daerah dan atau pusat) maupun kepada pihak – pihak lain (investor swasta, lembaga Internasional, BUMN dan sejenisnya)

d. Memiliki Visi yang baik (visoner) terhadap pengembangan kawasan.

e. Memiliki pemahaman dan visi yang cukup terhadap Perencanaan Kawasan/Tata Ruang wilayah. f. Memiliki Pemahaman yang cukup terhadap aktifitas Pemberdayaan Masyarakat

g. Memiliki Kompetensi dan atau pengalaman di bidang :

 Entrepreunership termasuk di dalamnya mengorganisasikan kegiatan/event sosial marketing dan kegiatan pemasaran perencanaan pengembangan kawasan.

 Komunikasi dan atau social marketing

 Menghitung rencana investasi (termasuk di dalamnya perhitungan cost and beneffit)

 Memiliki kreatifitas dan inovasi di dalam membangun strategi pemasaran, dan mengembangkan event pemasaran rencana pembangunan kawasan

 Memiliki kemampuan untuk dapat mentransformasikan kompetensinya tersebut secara sederhana kepada masyarat

h. Bersedia ditempatkan dan bertugas dilokasi proyek (Kelurahan/Desa)

6. INDIKATOR CAPAIAN

a. Pemasaran Internal

 Terjadinya transfer knowlwdge kepada Tim Pemasaran kelurahan/desa tentang Dokumen strategi pemasaran yang sudah tersusun.

 Terciptanya mekanisme dan pembelajaran di masyarakat tentang ”community base management”, untuk mendukung keberlanjutan upaya-upaya pembangunan lingkungan permukiman.

 Sekurang-kurangnya 5 lembaga komunitas/ kelompok masyarakat paham dan dapat menjalankan kegiatan pemasaran

 Terlaksananya kegiatan/event-event Pemasaran

b. Pemasaran Eksternal

 Diperolehnya dana produksi pelaksanaan fisik sebesar 40% dari dana BLM PLPBK (Rp 400juta) sesuai indikator PLPBK baik incash maupun inkind

 Sekurang-kurangnya mendapat 2 mitra yang berkomitmen (di luar PEMDA) yang dikuatkan dengan adanya MoU

 Mendapatkan sekurang-kurangnya 10 mitra prospektif

c. Product Dokumen

 Dokumen Strategi Pemasaran Internal dan Eksternal yang telah di sepakati bersama dengan masyarakat yang di susun di awal proses pemasaran sebagai panduan kegiatan pemasaran.

 Produk-produk alat bantu peningkatan kapasitas dan ketrampilan pemasaran kepada Tim Pemasaran  Dokumentasi produk alat bantu pemasaran (media cetak maupun elektronik)