BAB 4
PENGORGANISASIAN
CORPORATE EVENT
4.1 Learning Outcomes
Setelah menyelesaikan topik ini, mahasiswa diharapkan akan dapat
mengkritisi organisasi sebuah CE dalam sebuah studi kasus.
4.2 Organisasi Corporate Event
Seperti telah dibahas pada Bab 1 bahwa mengorganisir, adalah menentukan
organisasi pelaksana kegiatan, yang meliputi pembagian tugas dan tanggung
jawab pelaksana suatu acara. Bentuk organisasi pelaksana kegiatan adalah
organisasi kepanitiaan. Hal ini mengingat bahwa acara adalah tidak
dilaksanakan secara kontinyu dan berkelanjutan, atau hanya dalam jangka
waktu yang relatip pendek. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa panitia
CE adalah sekelompok individu yang ditugaskan olehcorporateuntuk
menyelenggarakan suatu CE yang dibutuhkan organisasi.
Dalam penyelenggaraan sebuah CE, lingkup tugas panitia mulai dari
perencanaan, penyelenggaraan, evaluasi dan pelaporan. Sehingga mereka
akan memiliki sejumlah aktivitaspre-event activities,on site activities, dan
post event activities.Pre-event activitiesadalah berbagai aktivitas yang
dilakukan sebelum pelaksanaan sebuah CE. Ini berisi seluruh aktivitas
perencanaan CE. Kemudianon site activitiesadalah keseluruhan rangkaian
kegiatan saat penyelenggaraan CE.Post event activitiesmencakup aktivitas
evaluasi, pelaporan, dan tindak lanjut dari CE.
4.3 Proses Pembentukan Kepanitiaan CE
Pembentukan kepanitiaan sebuah CE adalah terkait dengan adanya CE yang
dibutuhkan organisasi. Penyelenggaraan sebuah CE adalah dalam rangka
mewujudkan tujuan organisasi. Kepanitiaaan CE secara umum terdiri dari
SC sering juga disebut sebagai Panitia Perumus, karena mereka yang
bertugas merumuskan CE berdasarkan tujuan organisasi yang akan
diwujudkan melalui CE. Hasil rumusan SC adalah berupa perencanaaan
umum (Global Planning) CE. Kemudian OC atau Panitia Pelaksana bertugas
membuat Perencanaan Detail sesuai dengan Perencanaan Umum yang telah
dibuat oleh SC. OC selain bertugas membuat perencanaan detail, juga akan
terlibat langsung dalam pelaksanaan CE. Dengan demikian biasanya OC akan
merekrut Panitia Pendukung untuk pelaksanaan CE.
4.4 Struktur Kepanitiaan CE
Secara umum kepanitiaan sebuah CE terdiri dari SC dan OC. SC sering tidak
memiliki struktur. Oleh karena itu mereka sering juga disebut sebagai Tim
Perumus, dengan struktur yang hanya terdiri Ketua dan Anggota. Namun
sering juga SC ini disusun dengan struktur sebagai berikut:
1. Ketua
2. Sekretaris
3. Bendahara, dan
4. Anggota
Struktur OC biasanya sudah lebih spesifik, karena mereka dibentuk oleh atau
berdasarkan hasil kerja SC. OC sering juga disebut sebagai Seksi dalam
kepanitiaan sebuah CE. Secara struktur OC sebuah CE sangat bervariasi,
tergantung dari aktivitas pendukung yang diperlukan dalam
penyelenggaraan CE. Seksi yang sering digunakan dalam sebuah CE terdiri
dari:
Seksi Sekretariat
Seksi Acara
Seksi Tempat
Seksi Perlengkapan
Seksi Humas
Seksi Publikasi
Seksi Kesehatan
Seksi Konsumsi
Seksi Akomodasi
Seksi Transportasi
4.5 Fungsi dan Tugas Seksi
a. Seksi Sekretariat
Fungsi: Pelaksana Sekretariat CE
Tugas: Penanganan informasi dan komunikasi CE, yang meliputi antara lain: • Menyusun perencanaan detail dan anggaran Seksi Sekretariat • Mengadakan pencatatan(pendokumentasian) dari semua kegiatan
CE yang digunakan sebagai bahan pertanggungjawaban dan sebagai
sumber informasi
• Menangani surat-menyurat CE seperti: Surat Permohonan untuk personel pendukung (Narasumber, Moderator, Pembuka Acara, dan
pendukung lainnya), Surat Permohonan dana, Surat Permohonan
kerjasama, Surat Peminjaman Gedung dan Peralatan, Undangan,
Daftar Hadir (peserta, panitia, dan personel pendukung), serta
surat-surat yang lainnya;
• Membuat sertifikat untuk panitia, peserta, dan personel pendukung; • Membuat tanda pengenal: panitia, peserta, dan personel pendukung; • Menyusun Laporan Pertanggung-jawaban CE
b. Seksi Acara
Fungsi: Penanggung-jawab segala hal yang berkaitan dengan acara CE
Tugas:
• Menyusun perencanaan detail dan anggaran Seksi Acara
• Membuat susuna (run down) acara secara detail dan spesifik, seperti contoh berikut:
Waktu Acara Perlengkapan Tempat PIC
07.30 – 09.00 Registrasi
Peserta
a) Dua set
meja-kursi
Pintu
Masuk
(untuk
registrasi
peserta
baru, dan
sudah
daftar
on-line).
b) Sekat
Pemisah
untuk
memisahk
an tempat
registrasi.
Venue
• Mengajukan kebutuhan perlengkapan kepada divisi perlengkapan; • Merencanakan dan merekrut personnel pendukung CE;
• Mengkoordinasikan draft susunan acara kepada sie lain dan pihak-pihak lain yang terkait
• Mengkoordinir, mengatur, dan mengendalikan hal-hal teknis di venue; • Menyiapkan dan menyusun Laporan Pertanggung Jawaban Sie Acara
c) Seksi Perlengkapan
Fungsi: Penanggung-jawab segala hal yang berkaitan dengan perlengkapan
CE
Tugas:
• Berkoordinasi dengan seksi lain untuk menyusun daftar kebutuhan perlengkapan CE.
• Menyusun perencanaan detail dan anggaran Seksi Perlengkapan • Melakukan pengadaan perlengkapan CE
• Melakukan pengembalian perlengkapan kepada pihak penyedia jasa perlengkapan CE
• Menyiapkan dan menyusun Laporan Pertanggung Jawaban Sie Perlengkapan
d) Seksi Tempat
Fungsi: Penanggung-jawab segala hal yang berkaitan dengan tempat (venue)
CE
Tugas:
• Berkoordinasi dengan seksi lain untuk menentukan venue CE. • Menyusun perencanaan detail dan anggaran Seksi Tempat • Melakukan pengadaan venue CE
• Mengurus perijinan penggunaan venue
• Merancang Lay-out baik venue utama maupun venue penunjang • Berkoordinasi dengan Seksi lain, terutama Sie Acara dan Perlengkapan
untuk mengatur penataan perlengkapan di venue CE
• Menyiapkan dan menyusun Laporan Pertanggung Jawaban Sie Tempat
e) Seksi Humas
Fungsi: Penanggung-jawab segala hal yang berkaitan dengan penciptaan
imageatau kesan baik CE, baik dari internal maupun eksternal public.
Tugas:
• Menyusun perencanaan detail dan anggaran Seksi Humas
• menanamkan dan memberikan pengertian kepada publik tentang CE yang akan diselenggarakan,
• menciptakan goodwill (nama baik) CE di benak publik, • menciptakan kepercayaan publik terhadap CE yang akan
diselenggarakan,
• Mengusahakan agar CE mendapat penghargaan dari publik, dan memberikan penghargaan kepada pihak-pihak yang telah berperan
• Menyiapkan dan menyusun Laporan Pertanggung Jawaban Sie Humas
f) Seksi Publikasi
Fungsi: Penanggung-jawab segala hal yang berkaitan dengan publikasi CE.
Tugas:
• Berkoordinasi dengan Seksi Humas untuk pelaksanaan publikasi CE yang akan diselenggarakan,
• Menyusun perencanaan detail dan anggaran Seksi Publikasi • Merancang dan mengadakan media publikasi,
• Melaksanakan publikasi CE,
• Menyiapkan dan menyusun Laporan Pertanggung Jawaban Sie Publikasi
g) Seksi Kesehatan
Fungsi: Penanggung-jawab segala hal yang berkaitan dengan kesehatan
personel pendukung, peserta, maupun panitia CE.
Tugas:
• Berkoordinasi dengan Seksi lain untuk memperkirakan kebutuhan berbagai hal yang terkait dengan kesehatan personel pendukung,
peserta, maupun panitia selama berlangsungnya CE
• Menyusun perencanaan detail dan anggaran Seksi Kesehatan
• Berkoordinasi dengan Sie Tempat dan Perlengkapan untuk penempatan dan pengadaan kelengkapan Sie Kesehatan,
• Menyediakan kelengkapan PPPK yang mungkin akan dibutuhkan selama CE,
• Menyiapkan dan menyusun Laporan Pertanggung Jawaban Sie Kesehatan
h) Seksi Keamanan
Fungsi: Penanggung-jawab segala hal yang berkaitan dengan keamanan
selama berlangsungnya CE.
• Berkoordinasi dengan Seksi lain untuk memperkirakan kebutuhan keamanan untuk personel pendukung, peserta, maupun panitia selama
berlangsungnya CE
• Menyusun perencanaan detail dan anggaran Seksi Keamanan
• Berkoordinasi dengan pihak kepolisian untuk keperluan pengamanan selama berlangsungnya CE.
• Berkoordinasi dengan Sie Akomodasi dan Acara untuk pengamanan transportasi personel pendukung, peserta, maupun panitia dari hotel ke
venue
• Menyiapkan dan menyusun Laporan Pertanggung Jawaban Sie Kesehatan
i) Seksi Konsumsi
Fungsi: Penanggung-jawab segala hal yang berkaitan dengan konsumsi
personel pendukung, peserta, maupun panitia CE
Tugas:
• Berkoordinasi dengan seksi lain untuk menentukan konsumsi CE. • Menyusun perencanaan detail dan anggaran Seksi Konsumsi
• Melakukan pengadaan konsumsi CE, baik untuk personel pendukung, peserta, maupun panitia.
• Melakukan pembagian konsumsi
• Menyelesaikan urusan administratip denga pihak penyedia konsumsi • Menyiapkan dan menyusun Laporan Pertanggung Jawaban Sie Tempat
j) Seksi Akomodasi
Fungsi: Penanggung-jawab segala hal yang berkaitan dengan akomodasi CE
Tugas:
• Berkoordinasi dengan seksi lain untuk menentukan akomodasi CE. • Menyusun perencanaan detail dan anggaran Seksi Akomodasi
• Melakukan pengadaan akomodasi CE, baik untuk personel pendukung, peserta, maupun panitia.
• Berkoordinasi dengan Seksi lain, terutama Sie Acara, Transportasi, dan Keamanan untuk mengatur transportasi personel pendukung, peserta,
maupun panitia dari hotel ke venue.
• Menyelesaikan urusan administratip denga pihak penyedia akomodasi • Menyiapkan dan menyusun Laporan Pertanggung Jawaban Sie Tempat
k) Seksi Transportasi
Fungsi: Penanggung-jawab segala hal yang berkaitan dengan transportasi CE
Tugas:
• Berkoordinasi dengan seksi lain untuk menentukan kebutuhan transportasi CE.
• Menyusun perencanaan detail dan anggaran Seksi Transportasi • Melakukan pengadaan sarana transportasi CE, baik untuk personel
pendukung, peserta, maupun panitia.
• Melakukan penjemputan dan pengantaran baik untuk personel pendukung, peserta, maupun panitia.
• Berkoordinasi dengan Seksi lain, terutama Sie Acara, Akomodasi dan Keamanan untuk mengatur transportasi personel pendukung, peserta,
maupun panitia dari hotel ke venue.
• Menyiapkan dan menyusun Laporan Pertanggung Jawaban Sie Transportasi
4.6 Latihan
Untuk mengukur kemampuan Saudara tentang menyusun organisasi