UJIAN NASIONAL
TAHUN PELAJARAN 2012/2013SOAL UJIAN PRAKTIK KEJURUAN
Satuan Pendidikan : Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)
Kompetensi Keahlian : Administrasi Perkantoran
Kode : 6045
Alokasi Waktu : 10 Jam
Bentuk Soal : Penugasan Perorangan
I. PETUNJUK
1. Anda adalah Tenaga Administrasi PT Gilang Kancana, denganDirektur
Bapak M. Faizal, S.Kom, MT., suatu perusahaan yang bergerak dalam pengadaan alat-alat dan mesin-mesin kantor. Perusahaan ini beralamat di Jalan Dr. Sumeru No. 59 Kota Bogor 16610, telepon (0251) 8635745, faksimile nomor (0251) 8645725, dengan alamat email: gilang59@yahoo.co.id
2. Dokumen soal ujian praktik ini dituangkan dalam 7 (tujuh) tugas/pekerjaan yang sesuai Standar Kompetensi Lulusan dan akan menghasilkan 11 hasil akhir/produk akhir, yaitu sebagai berikut:
No. Standar Kompetensi Lulusan Hasil akhir/Produk akhir
1. Menggunakan peralatan kantor:
a. Komputer
b. Surat kabar/majalah
1. Lembar Hasil Kecepatan Mengetik
2. Hasil cetakan informasi yang didapat dari surat kabar/majalah
2. Mengaplikasikan Ketrampilan
Dasar Komunikasi dan Membuat Dokumen
3. LPT (Lembar Pesan Telepon) 4. Block note untuk menyalin
tulisan stenografi kedalam tulisan
4. Menangani surat/dokumen kantor 7. Buku Agenda
5. Mengelola Sistem Kearsipan 8. Arsip yang tersusun dalam map
Snelhecter
6. Mengelola Agenda Kegiatan
Pimpinan 9. Agenda Kegiatan Pimpinan
7. Mengelola dana kas kecil 10. Lembar print out Buku Kas Kecil
yang dikerjakan dengan program excel.
3. Sebelum mengerjakan tugas, bacalah setiap item tugas dengan cermat dan teliti 4. Periksa seluruh kelengkapan soal pada setiap tugas, jika tidak lengkap segeralah
melapor kepada pengawas ujian.
5. Jangan lupa mencantumkan nomor ujian pada setiap hasil pekerjaan
6. Periksa kembali hasil pekerjaan sebelum menyerahkan kepada pengawas ujian
II. KESELAMATAN KERJA
1. Perhatikan unsur-unsur keselamatan kerja selama anda mengerjakan soal ujian praktik ini.
2. Laporkan jika terdapat kerusakan atau hal lain yang terjadi di luar semestinya kepada pengawas ujian
III. DAFTAR PERALATAN, KOMPONEN, DAN BAHAN No. Nama
Alat/Komponen/Bahan Spesifikasi Jumlah Keterangan
1 2 3 4 5
Alat
1. Komputer Pentium 4 Disesuaikan
2. Printer Standar Disesuaikan
3. Internet Jaringan Cepat Jaringan
4. Perforator Disesuaikan
5. Stapler Disesuaikan
6. LCD Disesuaikan
7. Telepon Disesuaikan
Komponen/Bahan
1. Map Snelhecter Ukuran A 4 Disesuaikan
2. Guide Disesuaikan
3. Kalender Meja 1 / siswa
4. ATK Disesuaikan
5. Kertas HVS A4 Disesuaikan
6. Amplop Kabinet Ukuran kabinet 2 buah
7. Form Buku Agenda Surat
9. Form Laporan Kas Kecil 1
10. Lembar Pesan Telepon 1
IV. SOAL/TUGAS
TUGAS 1 : MENGETIK KECEPATAN Petunjuk Pengerjaan
a. Siapkan komputer dengan program MS. Word atau word processing lainnya b. Siapkan naskah pada lokasi yang tepat
c. Ketiklah menurut perintah penguji d. Cetak bila telah selesai
Bahan dan Alat
a. Komputer b. Printer
c. Kertas HVS A4
Hasil yang diharapkan
a. Kecepatan mengetik minimal mencapai 150 epm b. Ketelitian mencapai 98 %
Naskah Mengetik Cepat
MENGHADAPI, MASA DEPAN DAN MASA KINI DENGAN BERANI 51
masa kini secara BERANI DAN KONSTRUKTIF (Rolloy May). 177 Bagaimana kita bisa bertindak berani dalam menghadapi masa kini, tentunya 250
itu berawal dari mulai kita bangun tidur, bahkan ada yang mengatakan 309
bahwa sebelum tidur pun kita sudah harus memulainya, yakni kita sudah 388
mempunyai mimpi-mimpi yang akan diwujudkan hari esok. Jadi pada waktu 457
kita bangun, kita sudah mempunyai target yang akan dicapai pada hari ini. 530 Mulailah dengan SEMANGAT menggebu-gebu dalam mengawali hari, karena itu 602
akan menentukan kesuksesan TRARGET yang kita rencanakan. 658
Yakinlah pada hari ini, anda akan memperoleh banyak pengalaman baru daripada 734 kemarin, hari ini akan menjadi sebuah perjalanan sejarah yang benar-benar 808 mengenang di hati. Tidak mungkin kita memperoleh pengalaman yang baru 878
tanpa kita melakukan komunikasi. 900
Komunikasi yang pertama adalah dengan diri kita sendiri, pahami diri anda, 974 sebenarnya diri anda pada hari ini mau apa saja, dan arahnya kemana. Setelah 1050 anda benar-benar memahami diri anda, siapkan senjata sebagai alat untuk 1121 memperoleh target itu, dan senjata yang paling ampuh adalah komunikasi. 1192
dengan orang-orang yang ada di dekat anda, terutama orang-orang yang 1260
dekat dengan tujuan/target anda. misalnya anda pada hari ini menargetkan 1332 dapat beasiswa, maka dekatilah orang-orang yang berkecimpung di dunia itu, 1407
kemudian ajak komunikasi dengan bahasa komunikasi yang baik. 1466
Amati hal-hal yang anda peroleh ketika berkomunikasi, dan sebisa mungkin 1537 lakukan hal-hal itu yang sekiranya baik, insyaAllah anda mendapatkan hasil 1611
yang maksimal. Kembali ke topik awal, bahwa menghadapi MASA DEPAN 1677
DAN MASA KINI DENGAN BERANI, adalah hal yang semua orang bisa, 1739
karena semua orang itu punya keberanian, akan tetapi sangat sedikit sekali 1812
orang yang bisa mengeluarkan keberaniannya secara keseluruhan. jadi, 1881
yakinkanlah diri anda bahwa anda termasuk orang yang pemberani. 1994
Dalam menghadapi hari-hari yang kita alami, usahakan harus ada 2008
kegiatan rutin yang menunjang dalam menghadapi masa depan, 1066
seperti membaca, komunikasi, dan lain-lain, yang anda sendirilah lebih 2131
tahu, dan yang paling penting adalah tidak usah muluk-muluk dalam 2196
menentukan target. Sesuaikan target itu dengan kekuatan dan 2256
kemampuan anda. 2271
(Bila waktu masih ada kembali ke pengetikan awal)
TUGAS 2 : MENGAPLIKASIKAN KETRAMPILAN DASAR KOMUNIKASI DAN MEMBUAT DOKUMEN
Petunjuk Pengerjaan:
a. Menerima Telepon :
pembicaraan melalui telepon. Simak dengan seksama pesan yang disampaikan penelepon tersebut dan tulislah dalam LPT yang tersedia.
b. Melakukan panggilan telepon:
Anda diminta menelepon Bapak Dede Suryana dari PT Raharja Semesta untuk memastikan pesanan mesin kantor PC Komputer sebanyak 10 unit, sampaikan pula kepada beliau bahwa pengiriman Komputer baru bisa dilakukan minggu depan karena menunggu kiriman dari Jepang, sampaikan maaf atas keterlambatan pengiriman. Tulislah dengan menggunakan tulisan stenografi pada Blok Note tentang kepastian pesanan lengkap dengan spesifikasi yang diminta, catat pula tanggapan atas
keterlambatan pengiriman barang tersebut. Kemudian salin informasi tulisan stenografi kedalam tulisan latin untuk disampaikan pada pimpinan.
Alat dan Bahan:
a. Perangkat telepon
b. Lembar Pesan Telepon (LPT) c. Lembar Block Note
Hasil yang diharapkan
a. LPT yang terisi lengkap dan tepat
b. Tulisan stenografi pada block note yang dapat terbaca oleh anda.
c. Penanganan telepon masuk dan keluar dilakukan sesuai dengan etika bertelepon yang
baik.
TUGAS 3 : MENCARI INFORMASI
Untuk menyelesaikan tugas ini yakinkan bahwa: a. Komputer telah terinstal MS. Word.
b. Anda diminta oleh pimpinan untuk mencari informasi/artikel dari surat kabar/ majalah tentang pelayanan prima/aktivitas kantor/tantangan tenaga administrasi di era globalisasi/artikel lain yang sesuai dengan kompetensi keahlian Administrasi Perkantoran.
c. Salin dan ketik informasi/ artikel tersebut ke dalam MS. Word kemudian simpan dalam file maksimal 2 (dua) halaman dan lakukan pengaturan pengetikan dengan baik sehingga tampilannya rapi dan menarik.
e. Cetak informasi tersebut dan jangan lupa mencantumkan nomor peserta.
TUGAS 4: MELAKUKAN PROSEDUR ADMINISTRASI Petunjuk Kerja
Buatlah surat balasan kepada PT Raharja Semesta Jalan Ciung Wanara No. 25
Cianjur dengan ketentuan sebagai berikut:
Isi surat: Dalam rangka menjalin kerjasama dengan mitra perusahaan, anda diminta membuat surat penawaran barang berupa mesin-mesin kantor dengan produk unggulan dan mutakhir serta harga bersaing. Sampaikan pula tata cara pembayaran serta potongan harga yang menarik untuk pembelian produk tertentu dengan jumlah tertentu. Sampaikan pula cara pengiriman barang tersebut.
Sampaikan dalam surat yang akan anda buat, apabila terdapat hal-hal yang kurang jelas mengenai produk tersebut beliau dapat langsung menghubungi kami di nomor 08575555235.
Tanggal surat hari ini
Bentuk Semi Block Style
Bagian-bagian surat selengkap mungkin
Surat dicetak kemudian dilipat dengan model akordion
b. Soal korespondensi Bahasa Inggeris.
Buatlah surat balasan kepada The Historich, The Right Place for memorable moments, Jalan Rasuna Said 12 Kuningan Jakarta, yang terdapat dalam kelompok surat masuk yang dibuat pada tanggal 14 Februari 2013.
Ketentuan isi surat:
Pimpinan anda mengucapkan terima kasih atas kesediaan The Historich, The Right Place for memorable moments atas kesediaan memberikan fasilitas gedung untuk kegiatan pameran alat-alat dan mesin-mesin kantor produk unggulan.
Di akhir surat, sampaikan bahwa pimpinan anda berharap dapat melakasnakan pameran dengan keamanan yang terjamin dan fasilitas yang memadai.
Tanggal surat hari ini
Bentuk full block style
Bagian-bagian surat selengkap mungkin
Surat dicetak dan dilipat dengan model akordion
Alat dan Bahan
b. Surat Bahasa Inggris dalam bentuk Full Block Style, dilipat dalam lipatan akordion fold serta dimasukkan dalam sampul surat.
TUGAS 5 : MENANGANI ARSIP 1. Petunjuk Pengerjaan
a. Saat ini di meja anda ada 10 surat masuk dan surat keluar b. Telitilah surat-surat tersebut untuk proses pencatatan
c. Catatlah surat-surat tersebut ke dalam format Buku Agenda/Pola baru yang telah disediakan
d. Setelah dicatat dalam buku agenda selanjutnya simpanlah surat-surat tersebut dalam map snelhecter dengan menggunakan sistem subjek
e. Jangan lupa bubuhkan stempel agenda pada surat masuk
2. Bahan dan Alat
a. Format Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar b. Map Snelhecter dengan 5 lembar guide/tab
c. Perforator d. Stapler e. ATK
3. Hasil yang diharapkan
a. Semua surat tercatat dalam buku agenda dengan lengkap, benar dan rapi
b. Surat-surat tersimpan dalam map snelhecter dengan benar dan rapi sesuai dengan sistem subjek
Office Supplies
Dear Mr. Park,
It is really a great honor to be invited to attend a tour of your new premises. unfortunately I do regret that we have previously made plans for that date.
Thank you very much again for the invitation.
We look forward to seeing you soon.
Sincerely yours,
M.Faizal, S.Kom.M.T. Director
MF/sy
Peralatan dan Mesin Kantor
Dr. Sumeru No. 59 Bogor 16610, Ph. (0251) 8635745, Fax. (0251) 8645725
Email: gilang59@yahoo.co.id
No. : 021/GK/K/II/2013 4 Februar 2013
Hal : Konfirmasi Surat Pesanan No. 82/Order/XI/2012
PT Naratama Persada Jln. Pahlawan No. 19 Karawang
Terima kasih atas pesanan Saudara pada tanggal 28 Januari 2013 melalui telepon. Melalui surat ini kami konfirmasikan barang-barang yang Saudara pesan:
No. Deskripsi Jumlah Unit Harga
1. Bi-Silque Combination Board 5 @ Rp 100.000,00
2. Panasonic phone KX-820 Single Line
White
1 @ Rp 300.000,00
3 La toya Computer Table 2 @ Rp 2.000.000,00
TOTAL Rp 4.800.000,00
Terbilang : Empat juta delapan ratus ribu rupiah Pembayaran : Cash on delivery
Penyerahan : Franco gudang pembeli
Setelah surat ini Saudara tanda tangani, mohon lembar aslinya diserahkan kepada kami.
Disetujui oleh pemesan Hormat kami,
... M. Faizal, S. Kom. M.T.
Direktur
MF/sy
Office Supplies
Dr. Sumeru No. 59 Bogor 16610, Ph. (0251) 8635745, Fax. (0251) 8645725
Email: gilang59@yahoo.co.id
No. 027/GK/K/II/2013 February 15th, 2013
Mr. Lee Chong Park Global Office Superstore Suntec City Tower 2 Singapore 079389
Dear Mr. Park,
It is really a great honor to be invited to attend a tour of your new premises. unfortunately I do regret that we have previously made plans for that date.
Thank you very much again for the invitation.
We look forward to seeing you soon.
Sincerely yours,
M.Faizal, S.Kom. M.T. Director
MF/sy
Peralatan dan Mesin Kantor
Dr. Sumeru No. 59 Bogor 16610, Ph. (0251) 8635745, Fax. (0251) 8645725
Email: gilang59@yahoo.co.id
No. : 023/GK/K/II/2013 10 Februari 2013
Hal : Konfirmasi Surat Pesanan No. 31/JSP/XII/2012
PT Panca Jasa Utama
Jln. Taman Pramuka Raya No. 33 Serang-Banten
Terima kasih atas pesanan Saudara pada tanggal 8 Desember 2012 melalui telepon. Melalui surat ini kami konfirmasikan barang-barang yang Saudara pesan:
No. Deskripsi Jumlah
Unit Harga
1. Printer Epson L-200 all in one 2 @ Rp 1.800.000,00
2. Managerial chair council 9127 black 1 @ Rp 2.300.000,00
3 Krisbow Drawer 3 Shelves 2 @ Rp 900.000,00
TOTAL Rp 7.700.000,00
Terbilang : Tujuh juta tujuh ratus ribu rupiah Pembayaran : Cash on delivery
Penyerahan : Franco gudang pembeli
Setelah surat ini Saudara tanda tangani, mohon lembar aslinya diserahkan kepada kami.
Disetujui oleh pemesan Hormat kami,
... M.Faizal, S.Kom. M.T.
Direktur
MF/sy
The Right Place for memorable moments
No. : 15/TH/II/2013 14 Februari 2013
Lamp. : 1 (Satu) Berkas
Hal : Balasan Surat Permintaan Informasi
Yth. Direktur PT Gilang Kencana Jl. Dr. Sumeru No. 59
Dengan hormat,
Kami mengucapkan terima kasih atas surat tertanggal 7 Februari 2013 mengenai permohonan informasi fasilitas gedung yang kami miliki, berkenaan dengan rencana kegiatan pameran alat-alat dan mesin-mesin kantor yang akan diselenggarakan perusahaan Bapak di tempat kami.
Terlampir kami sampaikan informasi yang Bapak perlukan. Jika ada hal-hal yang perlu mendapat penjelasan, silakan menghubungi Customer Care kami: Sdr. Mela di nomor telepon 08122122234
Kami berharap dapat membantu penyelenggaraan kegiatan perusahaan Bapak sebaik-baiknya.
Hormat kami,
Martin B. Chandra Direktur
MBC/jp
Peralatan dan Mesin Kantor
Dr. Sumeru No. 59 Bogor 16610, Ph. (0251) 8635745, Fax. (0251) 8645725
Email: gilang59@yahoo.co.id
No. : 030/GK/K/II/2013 18 Februari 2013 Hal : Pembayaran Faktur No. 27/XII/2012
PT Raharja Semesta Jln. Ciung Wanara No. 25 Cianjur
Sesuai dengan catatan kami ternyata Saudara masih belum melunasi faktur No. 27/XII/2012, tanggal 12 Desember 2012 sebesar Rp 8.000.000,00 (delapan juta rupiah) yang sudah jatuh tempo pada tanggal 30 Januari 2013.
Mengingat pembayaran tersebut telah lewat 2 minggu, kami harap saudara segera melunasi faktur tersebut sebelum tanggal 25 Februari 2013.
Kami yakin Saudara akan dapat melunasi faktur ini, mengingat kerjasama kita yang sudah terjalin dengan baik.
Atas perhatian dan pengertian saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
M.Faizal, S.Kom. M.T. Direktur
MF/sy
TUGAS 6 : PENGELOLAAN AGENDA KEGIATAN PIMPINAN 1. Petunjuk Pengerjaan
a. Anda diminta untuk membuat jadwal kegiatan pimpinan dengan data-data dan informasi yang telah tersedia
b. Rapikan informasi dan data-data tersebut sehingga memudahkan pimpinan anda untuk melakukan kegiatannya
c. Cermatilah setiap informasi agar jadwal dapat tersusun dengan rapih dan benar
2. Bahan dan Alat
a. Format Agenda Kegiatan Pimpinan b. Kalender Meja
c. ATK
3. Hasil yang diharapkan
Di meja kerja Anda terdapat daftar kegiatan pimpinan yang berasal dari beberapa surat dan catatan yang berisi informasi mengenai kegiatan-kegiatan Pimpinan dalam sepekan, catatlah sebagai bahan untuk mengatur Agenda Kerja Pimpinan. Susunlah agenda kerja pimpinan dengan menggunakan komputer dengan program word processing :
1. Jum’at pagi, 8 Februari 2013, pukul 08.30 s.d 10.00, Bapak Rizal melaporkan hasil monitoring dan evaluasi cabang Jakarta
2. Kamis, 7 Februai 2013, pukul 08.00 s.d 10.00, rapat direksi dilantai 7, tentang Misi dan Visi perjalanan bisnis
3. Selasa, 5 Februari 2013, pukul 13.00 menemui Bapak Surahman direktur PT Mutiara Indah Jl. Pal Merah No. 15 di Kantor. Bapak Surahman akan kembali kurang lebih pukul 15.00
4. Bapak Fariz, Marketing PT Kid Com, konfirmasi untuk bertemu tanggal 6 Februari pukul 08.00, membicarakan kontrak kerja franchise
5. Hari Senin, 4 Februari 2013 pukul 08.00 s.d 09.00, dijadwalkan meeting antar devisi diruang Serbaguna
6. Senin, 4 Februari 2013 pukul 11.00 s.d 12.00, menjenguk Bapak Ramli ke RS Mitra keluarga dilanjutkan makan siang dan akan kembali ke kantor pukul 13.30
7. Telepon dari Ibu Ines Sekretaris Ibu Dwikora, konfirmasi undangan untuk hari Selasa, 5 Februari 2013 pukul 16.00 s.d selesai di Gedung Dirgantara
8. Rabu, 6 Februari 2013 mempresentasikan tentang Evaluasi Pencapaian Target Market periode Juli s.d Desember 2012 pada acara Workshop mulai pukul 10.00 s.d 16.00 di ruang Serbaguna, dihadiri seluruh staf, devisi dan sub devisi Marketing yang berjumlah 25 orang
9. Kamis pukul 10.00 s.d 12.00 ibu Leni Direktur PT CIPTA AGUNG membicarakan perluasan usaha di Jakarta dilanjutkan makan siang ke menara Gading Restoran 10. Kamis pukul 13.30, konfirmasi ulang mengenai kunjungan ke Kantor Cabang yang
ada di Surabaya, sekaligus pemesanan Tiket Pesawat Garuda Indonesia Airlines untuk keberangkatan minggu pagi.
12. Sabtu pukul 19.00 menghadiri undangan pesta perkawinan putri Bapak Ardi Martono di Krakatau Ball Room Horison Hotel Jakarta
TUGAS 7: MENGELOLA KAS KECIL 1. Petunjuk Pengerjaan
a. Pimpinan anda melakukan beragam kegiatan yang perlu di danai dengan anggaran Kas Kecil yang anda kelola
b. Pengelolaan dana kas kecil menggunakan sistem imprest c. Pada tanggal 1 Maret 2013 saldo kas kecil Rp. 1.500.000
d. Tanggal 1 Maret 2013 pengisian dana kas kecil dari kasir perusahaan sebesar Rp. 5.500.000
e. Selama periode 1 – 31 Maret 2013 terjadi beberapa pengeluaran kas kecil sebagai berikut :
1. Tanggal 1 Maret membayar langganan harian Kompas pada “Agen
Rapita” sebesar Rp. 75.000
2. Tanggal 2 Maret membeli ATK di Toko Buku Sentosa sebesar Rp.
225.000
3. Tanggal 3 Maret membeli snack di Elly Bakery untuk tamu sebesar
Rp. 55.000
4. Tanggal 6 Maret membeli materai 10 lembar @ Rp
6.000,-5. Tanggal 8 Maret membayar ongkos taksi Blue Bird sebesar Rp. 100.000 untuk transport ke kantor Depnaker
6. Tanggal 12 Maret membeli Nasi Box untuk tamu sebanyak 10 box
@ Rp. 15.000
7. Tanggal 16 Maret membayar TV Berlangganan Star Vision sebesar
Rp. 150.000
8. Tanggal 17 Maret pembayaran peserta mandiri golf tournament sebesar Rp 3.000.000
9. Tanggal 18 Maret membeli tiket pesawat untuk perjalanan dinas tujuan Surabaya pp sebesar Rp. 2.000.000
10. Tanggal 22 Maret mengeluarkan biaya untuk fotokopi sebesar Rp.
62.500
11. Tanggal 24 Maret membeli parcel buah untuk relasi sebesar Rp. 150.000
12. Tanggal 25 Maret membayar transport mengantar surat sebesar Rp.
50.000
13. Tanggal 28 Maret membeli tiket KA Parahyangan tujuan Bandung
sebesar Rp. 300.000
f. Buatlah Laporan Pengelolaan Kas Kecil bulan Maret 2013 dalam aplikasi excel sesuai dengan contoh format yang diberikan.
Pos-pos pengeluaran:
Majalah/koran : Nomor Voucher 220
ATK : Nomor Voucher 221
Konsumsi : Nomor Voucher 222
Benda Pos : Nomor Voucher 223
Transportasi : Nomor Voucher 224
Photo Copy : Nomor Voucher 225
TV Cable : Nomor Voucher 226
Lain-lain : Nomor Voucher 227
2. Bahan dan Alat
Komputer lengkap dengan printer dan aplikasi excel
Kertas HVS untuk mencetak Laporan Pengelolaan Kas Kecil
3. Hasil yang diharapkan:
Laporan pengelolaan Kas Kecil bulan Maret 2013.
BUKU AGENDA TUNGGAL
Nomor
Block Note
Lembar Pesan Telepon
Hari/ tanggal : ... .... Pkl : ...
Dari : ... No Telp . : ...
Instansi/Perusahaan : ...
akan menelpon kembali ingin bertemu Minta ditelepon Isi Berita/Pesan :
Penerima :
Telephone Massage
From / to : Company :
Massage
