BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Peranan
Salah satu alat yang utama bagi pimpinan perusahaan dalam membuat agar perusahaannya produktif adalah akuntansi yang modern. Oleh karena itu pimpinan perusahaan memerlukan alat bantu yang mempunyai peranan dalam mengarahkan, mengendalikan dan melindungi perusahaan. Dalam hal ini pimpinan mengharapkan bantuan controller dalam mengarahkan tindakannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Menurut Komarudin (2000;768) pengertian peranan adalah :
1) Bagian dari tugas utama yang harus dilakukan seseorang dalam manajemen,
2) Pola perilaku yang diharapkan dapat menyertai suatu status, 3) Bagian atau fungsi seseorang dalam kelompok atau pranata,
4) Fungsi yang diharapkan dari seseorang atau yang menjadi karakteristik yang ada padanya,
5) Fungsi variable dalam hubungan dalam hubungan sebab akibat.
Dari definisi diatas maka dapat disimpulkan bahwa peranan controller dalam perencanaan dan pengendalian penjualan merupakan fungsi yang diharapkan dari controller yang memiliki suatu status tertentu di perusahaan atau yang menjadi karakteristik yang ada padanya dalam pengendalian penjualan untuk mencapai efektivitas penjualan.
2.2 Controller
2.2.1 Pengertian Controller
Controller dalam struktur organisasi perusahaan, biasanya dipergunakan untuk menunjukan jabatan kepala departemen akuntansi yang bertanggung jawab atas bidang statistik dan pengendalian keuangan.
Dalam perusahaan umumnya, controller dianggap sebagai kepala bagian akuntansi yang mengatasi dan menyelenggarakan catatan-catatan keuangan
perusahaan. Pandangan yang demikian sudah ketinggalan jaman. Controller tidak harus membatasi peranannya hanya dalam fungsi pencatatan tetapi memperluas fungsi akuntansi pada aplikasi manajemennya.
Pengertian controller dewasa ini dikemukakan oleh (Homgren dan Foster (1999;12) yaitu sebagai berikut :
“Yet the modern concept of controllership maintains that the controller
does control in a special sense. That is, by reporting and interpreting relevant data, the controller exert is a force or influence that impels management logical decisions consistent with its objectives.”
Pengertian controller dalam buku “Cost Accounting Planning And
Control”, (Usry, 2002;7) adalah :
“The Controller is the executive manager responsible for the accounting function, the controller coordinates management’s participation in the planning and controlling the attained of objectives, in determining the effectiveness of policies and in creating organizational structure and process controller also responsible for observing the methods of planning and control througt out the enterprise and for proposing improvement’s in them”
Menurut Ray H. Garrison (2002;11) dalam “Managerial Accounting
Concepts for planning, Control, Decision Making.”, menyebutkan pengertian
controller sebagai berikut :
“The manager in charge of accounting department is known as the controller. He or she is a member of the top management team, and is an active participant in the palnning, control, and deciaion making process.”
Struktur organisasi controller dinyantakan Barry E. Cushing dan Marshall B. Romney (2002;46) :
“The chief accounting is commonly referred to as the controller, a top
level executive in most business organizations, ranked on the same level with or one level below the executive vice president. As such, the controller is a participant in top-level decision making affecting the entire organization.”
Dari uraian di atas, tanggung jawab dan pengendalian operasional berada pada kepala departemen fungsional masing-masing, tetapi mengambil keputusan berdasarkan laporan, analisis, rekomendasi, nasihat dan ketetapan mekanisme pengendalian yang diberikan controller. Artinya controller tidak memaksakan pengendalian kecuali dalam departemennya sendiri. Dia hanya menyediakan informasi yang akan digunakan oleh pimpinan fungsional untuk mencapai pelaksanaan yang diharuskan. Karena itu controller dapat dilakukan sebagai coordinator dan rencana usaha berbagai fungsi operasional yang ada dalam perusahaan.
2.2.2 Fungsi Controller
Dalam perkembangannya, fungsi controller berkembang kepada aplikasi manajemennya, yaitu sebagai penyedia data dan penafsiran laporan keuangan yang dapat dijadikan dasar bagi manajemen dalam menentukan arah perusahaan sesuai dengan tujuannya. Pendapat tersebut didukung oleh Ray H. Garrison (2002;10) sebagai berikut :
“By supplying and interpreting relevant and timely data, the controller
has a significantinfluence on decisions and this plays a key part in the directing on organization toward its subjectives."
Fungsi controller dalam memberikan informasi untuk memenuhi kebutuhan manajemen dikemukakan oleh Lynch dan Williamson (2001;7) sebagai berikut :
‘The controller, in addition to processing historical data, must supply a
good deal of information concering future operations, in line with information management’s planning needs.”
Secara terperinci fungsi-fungsi dari controller, menurut Willson dan Campbell (2002;12-13) yang dialihbahasakan oleh Tjintjin Fenix Tjendera, yaitu : 1. Perencanaan (planning)
Menetapkan dan memelihara suatu rencana operasi yang terintegrasi sejalan dengan sasaran dan tujuan perusahaan, baik jangka panjang maupun jangka pendek, menganalisis, merivisi (bila perlu),
mengkomunikasikan kepada semua tingkat manajemen serta menggunakan sistem-sistem dan prosedur-prosedur yang cocok.
2. Pengendalian(control)
Mengembangkan dan revisi norma-norma (standard) yang memuaskan sebagai ukuran pelaksanaan, dan menyediakan pedoman serta bantuan kepada para anggota manajemen yang lain dalam menjamin adanya penyesuaian hasil pelaksanaan yang sebenarnya terhadap norma standar. 3. Pelaporan (reporting)
Menyusun, menganalisis dan mengintreprestasikan hasil-hasil keuangan untuk digunakan oleh manajemen dalam proses pengambilan keputusan, mengevaluasi data dalam hubungannya dengan tujuan perusahaan dan tujuan satuan organisasi; menyiapkan dan menyampaikan berkas-berkas laporan ekstern yang diperlukan untuk memenuhi permintaan instansi pemerintah, para pemegang saham, instansi keuangan, para pelanggan dan masyarakat umum.
4. Akuntansi (accounting)
Mendesain, menetapkan dan memelihara sistem akuntansi keuangan dan biaya pada semua jenjang perusahaan, termasuk untuk perusahaan secara mnyeluruh, per divisi, per pabrik dan per satuan untuk dapat mencatat secara wajar semua transaksi keuangan dalam pembukuan agar sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang sehat, disertai dengan pengendalian intern (internal control) yang memadai.
5. Tanggung Jawab Utama Lainnya
Mengelola dan mengawasi fungsi-fungsi, misalnya fungsi perpajakan termasuk saling berhadapan dengan inspeksi pajak; memelihara hubungan yang sesuai dengan auditor intern dan ekstern; mengadakan dan menata program-program asuransi; mengembangkan dan memelihara sistem dan prosedur; mengembangkan program penyimpanan catatan; mengawasi fungsi kebendaharaan yang telah dilimpahkan; membentuk program mengenai hubungan dengan para investor dan dengan masyarakat serta mengarahkan fungsi-fungsi lain yang telah dilimpahkan.
Dalam skripsi ini penulis hanya membahas tanggung jawab dan aktivitas controller yang pertama dan kedua yaitu perencanaan dan pengendalian.
2.2.3 Kedudukan Controller dalam Perusahaan
Controller dalam BUMN membawahi manajer Keuangan dan Manajer Akuntansi. Kedudukan Controller ini sejajar dengan manajer lainnya dan langsung berada di bawah General Manajer. Dengan kedudukan tersebut, Controller mempunyai wewenang dan tanggung jawab langsung kepada General Manajer.
Dalam melaksanakan tugas rutin sehari-hari Controller melimpahkan wewenang untuk pelaksanaan kepada Manajer Akuntansi dan Manajer Keuangan dimana Manajer Keuangan membawahi Controller, Credit Control, Cashier, Petty Cash. Controller selalu mengkoordinasikan pelaksanaan analistis dan evaluasi kegiatan perusahaan atas kinerja yang telah dicapai dibandingkan dengan rencana dan anggaran perusahaan. Setiap bagian yang telah mendapat pendelegasian tugas dari Manajer Keuangan dan Manajer Akuntansi harus melaporkan kegiatan masing-masing kepada Manajer Akuntansi dan Manajer Keuangan yang pada akhirnya Manajer Akuntansi dan Manajer Keuangan yang pada akhirnya seorang Manajer Akuntansi akan melaporkan hasilnya kepada Controller.
2.2.4 Tugas dan Tanggung Jawab Controller
Dalam perusahaan controller berperan sebagai seorang fungsi staf, yang mempunyai wewenang lini. Peran staf ini mempunyai tanggung jawab untuk memberikan pelayanan kepada manajer lain, termasuk memberikan saran dan bantuan dalam menyusun anggaran, menganalisis penyimpangan, menetapkan harga dan membantu dalm mebuat keputusan-keputusan khusus. Menurut James D. Willson dan John B. Campbell, controller sebagai fungsi staf mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
1. Controller sanggup mengembangkan suatu organisasi dalam sistem
data yang dapat dianalisis dan diintreprestasikan oleh pimpinan fungsional, lain dalam pengendalian keputusan untuk mencapai sasaran tujuan perusahaan.
2. Controller harus sanggup memahami dan menjalin hubungan data
masalah-masalah fungsional lainnya agar efektif dan dapat membantu memecahkan masalah.
3. Controller harus mengkomunikasikan fakta-fakta, informasi dan data sedemikian rupa sehingga mudah dimengerti oleh mereka yang mebutuhkannya.
4. Controller harus memiliki kesanggupan menterjemahkan fakta dan data statistik ke dalam bentuk arah (trends) dan hubungan-hubungannya. Trends dan khususnya keadaan masa yang akan datang, perlu dipahami untuk dapat memaksimumkan penggunaan sumber daya dan menaikkan kemampulabaan.
5. Controller harus cermat dalam temuan (findings) dan pelaporannya, akan tetapi dia juga harus memiliki kesanggupan untuk melihat ke depan dan sanggup memberikan penilaian terhadap masa yang akan datang.
6. Controller harus dapat mengembangkan dan menyediakan informasi
secepatnya karena perusahaan bersifat dinamis dan kondisi-kondisi selalu berubah sehingga penting untuk secepatnya membuat analisis.
7. Controller harus mengadakan tindak lanjut (follow up) terhadap penelitian dan interprestasinya.
8. Controller harus dapat diandalkan oleh para pemimpin dengan
menyediakan informasi yang cermat dan segera disertai suatu sikap ingin membantu.
9. Controller harus jujur dan tidak memihak. Fungsi controllership
mempunyai tugas mengukur pelaksanaan dari semua satuan perusahaan dan melaporkannya dengan cermat.
10.Controller harus sanggup memasarkan atau menjual ide kemampuan
analitis dan dengan cermat.
2.2.5 Kualifikasi Controller
Seorang controller harus memenuhi kualifikasi tertentu sebagai anggota tim manajemen dan pimpinan eksekutif agar dapat menjalankan tugasnya dengan baik. Pelaksanaan tugas dan tanggung jawab yang dilimpahkan kepadanya membuat controller harus berhubungan dengan seluruh aspek maupun fungsi dari suatu bidang usaha.
Kualifikasi dari controller yang efektif menurut Willson dan Campbell (2002;19-20) yang dialihbahasakan oleh Tjintjin Fenix Tjendera, yaitu sebagai berikut :
1. Dasar teknis yang sangat baik dalam akuntansi dan akuntansi biaya, disertai suatu pengertian dan pengetahuan yang menyeluruh mengenai prinsip-prinsip akuntansi.
2. Pemahaman terhadap prinsip-prinsip perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian.
3. Pemahaman umum mengenai jenis industri dalam mana perusahaan tergolong, dan pemahaman terhadap kekuatan social, ekonomi dan politik yang terlibat.
4. Pemahaman yang mendalam mengenai perusahaan, termasuk teknologi, produk, kebijaksanaan, tujuan, sejarah, organisasi dan lingkungannya. 5. Kemampuan untuk berkomunikasi dengan semua tingkat manajemen dan
suatu pemahaman dasar terhadap masalah fungsional lainnya yang berhubungan dengan teknik, produksi, pembelian, hubungan masyarakat dan pemasaran.
6. Kemampuan untuk menyatakan ide dengan jelas secara tertulis ataupun dalam penyajian yang informatif.
7. Kemampuan menggerakkan orang-orang lain untuk mencapai tindakan dan hasil yang positif.
Controller harus mampu bekerja sama dengan orang-orang pada semua tingkatan, menghargai ide-ide dan pendapat orang lain dan memiliki kemampuan mencari jalan keluar untuk menghadapi semua tantangan.
Seorang controller tidak hanya memiliki kemampuan teknis dan dapat merencanakan tugas yang telah dilimpahkan padanya serta dapat mengawasi dan mengarahkan para stafnya, tetapi juga harus memiliki integritas dan kemampuan untuk berkomunikasi jika ia ingin berhasil dalam tugasnya.
Karateristik controller yang kuat menurut Vijay Sathe dalam New edition
of Controller’s Involvement in Management (2003;150-159)
Tabel 2.1
CHARATERISTIC OF STRONG CONTROLLER
Characteristic Number
Descricption Characteritic
Spesific Atribute and Behaviour Personal Qualities
1
Personal energy and motivation 1. Is a doer 2. Is aware of everthing going on 3. Takes Initiative
2 Personal Integrity and
Proffesional Commitment 1. Is unbiased services of information 2. Doesn’t try to bluff (I don’t know but I’ll find out) 3. Is the consistence of the decision 4. Is not a “yes man” 5. Is can did Bagian 1, Tabel 2.1
TEHNICAL COMPETENCE
3
Accounting Knowledge 1. Technical ability is
not question.
4 Analytical Skill 1.Determines not only
what happened but also why something happened.
2.Is good at arranging
and rearranging
numbers.
3.Is able at to spot trends before they become reality. 4.Is able to dig bellow
the number. BUSINESS JUDGEMENT 5 Understanding of what management needs to run business 1. Is a business person.
2. Has good business judgement. 3. Is familiar with other parts. 4. Understand the dessicion business. 5. Anticipation future business problem. 6. Recommendsaction
to deal with future problem.
7. Keep on eye on the whole business.
8. Is not always concerned about not spending. Bagian 2, Tabel 2.1 COMMUNICATION SKILL 6 Ability to judgemnet is important Management make Recommendation 1. Is able to summarize quickly and accurately.
2. Mentaly makers the
same decision as the devision. 3. Provides management with information even before it realized the need for it.
4. Think the way
decision manager thinks. 5. Quickly grips information of real concern to management. 6. Is willing to estimate.
7. Is able to fudge the
degree of
accuracyas and in it self.
8. Does not get lost in allocating cost.
9. Speaks the
language used by management. 10.Keep the audience
in mind.
11.Is able to come to grips with facts and make recommendations. Bagian 3, Tabel 2.1 INTERPERSONAL SKILL 7
Building relationship and developing influence
1.Gets along with
everyone. 2.Is accepted by all functional areas. 3.Is part of the management’s trusted conselor. 4.Is flexible in meeting management’s demand. 5.Is the general management’s after ago. 6.Is a sounding board for management when sensitive
issues are discussed. 7.Opens up communications . 8.Is respected by management. 9.Is trusted by management. 10. Build trust. 8 Ability to challenge management constructively
1.Ask the right
question.
2.Thinks about the impact of numbers. 3.Continually
challenges management’s analysis and plan. 4.Knows when to risk
fight and when to give in.
5.Is always asking questions.
6.Does not hesitate to question
management’s action after it is taken.
7.Does not hesitate to critize management plans and action.
MANAGING DUAL ACCOUNTABILITY
9
Recognized important responsibility to both divisions and corporate
management 1.Understands corporate expectations. 2.Recognized responsibility to corporate management. 3.Judgement is recognizedly management. 4.Is able to fudge rapport with corporate management. 5.Is eyes, ears, and
sense of
management. Bagian 4, Tabel 2.1
2.2.6 Peranan Controller Dalam Perencanaan dan Penjualan
Peranan Controller dalam perencanaan dan penjualan dalam BUMN adalah sebagai berikut :
1. Memastikan bahwa suatu rencana didukung oleh semua jenjang manajemen.
2. Membantu mengevaluasi bahwa bagian dalam rencana saling berhubungan.
3. Membantu dan mengevaluasi rencana dalam suatu hubungan dengan hasil kerja masa lalu.
4. Membantu menetapkan sistem dan prosedur.
5. Memastikan bahwa Controller bertindak sebagai penasihat dan coordinator.
2.3 Penjualan
2.3.1 Pengertian Penjualan
Penjualan dapat diartikan sebagai pengalihan atau pemindah hak atas barang atau jasa dari pihak kesatu pada pihak kedua yang disertai dengan penyerahan imbalan dari pihak penerima barang atau jasa sebagai timbale balik atas penyerahan tersebut. Dalam usaha mempertahankan hidupnay perusahaan harus melaksanakan aktivitas penjualannya baik dalam hal barang atau jasa.
Dalam usahanya tersebut perusahaan akan berusaha memperoleh pendapatan yang optimal. Sumber perolehan pendapatan adalah penjualan produk atau jasa perusahaan.
Komarudin (2000:775) mendefinisikan penjualan sebagai berikut :
“Penjulan adalah suatu persetujuan yang menetapkan bahwa penjualan memindahkan milik kepada pembeli untuk sejumlah uang yang disebut harga.”
Menurut Kohler (2000;13) konsep penjualan adalah :
“The selling concept hold consumers will not buy enough if the organization product unless it under takes a large scale effort selling and promotion.”
Dari pengertian di atas, konsumen tidak akan membeli produk perusahaan jika perusahaan tidak melakukan usaha penjualan dan tidak melakukan usaha promosi.
Salah satu kondisi yang harus dipenuhi untuk mengakui pendapatan dari penjualan adalah perusahaan telah memindahkan resiko secara signifikan dan telah memindahkan manfaat kepemilikan barang kepada publik.
Penentuan kapan perusahaan telah memindahkan resiko signifikan dan manfaat kepemilikan kepada pembeli memerlukan pengujian keadaan transaksi tersebut. Pada umumnya, pemindahan ini bersamaan waktunya dengan pemindahan hak milik atau penguasaan atas barang tersebut kepada pembeli.
2.3.2 Klasifikasi Penjualan
Transaksi penjualan dapat diklafisikasikan oleh La Midjan dan Azhar Susanto (2001;170) sebagai berikut :
1. Penjualan secara tunai
Yaitu penjualan yang bersifata “Cash and Carry” yang pada umunya terjadi secara kontan. Dapat pula terjadi pembayaran selama satu bulan juga dianggap kontan.
2. Penjualan secara kredit
Yaitu penjualan dengan tenggang waktu rata-rata diatas satu bulan. 3. Penjualan secara tender
Yaitu penjualan yang dilaksanakan melalui prosedur tender untuk memenuhi permintaan pihak pembeli yang membuka tender tersebut. Untuk memenangkan tender selain harus memenuhi berbagai prosedur yaitu pemenuhan dokumen tender berupa jaminan tender (bidbond) dan lain-lain, juga harus dapat bersaing dengan pihak lainnya.
4. Penjualan ekspor
Yaitu penjualan yang dilaksanakan dengan pihak luar negeri yang mengimpor barang tersebut. Biasanya penjualan ekspor memanfaatkan prosedur Letter of Credit (L/C).
5. Penjualan secara konsinyasi
Yaitu menjual barang secara “titipan” kepada pembeli yang juga sebagai penjual. Apabila barang tersebut tidak laku, maka akan kembali ke penjual.
6. Penjual melalui grosir
Yaitu penjualan yang tidak langsung kepada pembeli tetapi melalui pedagang perantara. Grosir berfungsi menjadi perantara antara pabrik atau importer engan pedagang/toko eceran.
Perusahaan melakukan aktivitas penjualan secara tunai dan kredit pada umumnya. Dalam penjualan yang dilakukan secara kredit, pada saat penyerahan barang atau jasa, penjual menerima tanda bukti penerimaan barang dari pembeli
sekaligus merupakan pernyataan untuk melakukan penagihan dikemudian hari. Bukti inilah yang menimbulkan adanya penagihan dari pihak penjual.
Dalam penjualan secara tunai, hasil dari penjualan tersebut langsung terealisasikan dalam bentuk kas yang dibutuhkan perusahaan untuk mempertahankan likuiditasnya tetapi saat ini umumnya pembelian dilakukan secara kredit.
Penjualan kredit tidak segera menghasilkan pendapatan kas, tetapi menimbulkan piutang. Kerugian secara kredit yaitu adanya biaya administrasi piutang dan kerugian akibat adanya piutang tak tertagih.
2.3.3 Fungsi yang Terkait dalam Aktivitas Penjualan
Fungsi penjualan yang terkait dalam organisasi, sejak timbulnya pesanan pelanggan sampai dengan pengiriman barang langganan serta pembayaran penjualan dikemukakan oleh Mulyadi (1999;212) adalah sebagai berikut :
1. Fungsi Penjualan
Fungsi ini bertanggungjawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman barang), meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. Juga membuat “back order” pada saat tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi permintaan pelanggan.
2. Fungsi kredit
Fungsi ini bertanggungjawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Jika penolakan pemberian kredit seringkali terjadi, pengecekan status kredit perlu dilakukan sebelum fungsi penjualan mengisi surat order penjualan. Untuk mempercepat pelayanan kepada pelanggan, surat order pengiriman dikirim langsung kefungsi pengiriman sebelum fungsi penjualan.
Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
4. Fungsi pengiriman
Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan dan menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang.
5. Fungsi penagihan
Fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan “copy” faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.
6. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggungjawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, membuat laporan penjualan, serta mencatat harga pokok persediaan yang dijual kedalam kartu persediaan.
2.4 Pengendalian
2.4.1 Pengertian Pengendalian
Pengertian pengendalian menurut Usary Hammer (2002;4) adalah sebagai berikut :
“Control is management systematic effort to achieve objectivis by
comparing performance to plans and talking appropriate action to correct important differences”
Dari definisi diatas dapat diartikan bahwa pengendalian merupakan usaha sistematis manajemen perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan dengan cara membandingkan antara rencana dan prestasi kerja dan melakukan tindakan yang menkoreksi perbedaan-perbedaan yang penting. Setiap aktivitas perusahaan perlu terus menerus diawasi. Jika manajemen menginginkan hasil pelaksanaannya sesuai dengan rencana-rencana yang telah ditentukan. Hasil nyata dari setiap
aktivitas dibandingkan dengan rencana, dan apabila terdapat perbedaan besar maka perlu diambil tindakan perbaikan.
Adapun pendapat Horngren (1997;4) yang mendukung peryataan di atas yaitu :
“control covers both action that implements the planning decisions and the performance evaluation of the personal and operations. The performance evaluation provides feedbacks on the actual results.”
Definisi tersebut mencakup tindakan-tindakan yang mengimplementasikan keputusan perencanaan juga evaluasi prestasi kerja dari setiap personel dan operasi. Dalam pengevaluasian prestasi kerja ini terdapat masukan balik terhadap hasil yang sebenarnya. Pengendalian mengasumsikan bahwa telah ditetapkan suatu rencana tindakan atau standar untuk mengukur prestasi pelaksanaan.
Pengertian pengendalian yang dikemukakan oleh Usry dalam bukunya “Cost Accounting Planning and Control” adalah sebagai berikut :
“Control is managements systematic effort to ahieve objectives by comparing performance to plans and taking appropriate action to correct important differences”.
Jadi pengendalian merupakan konsep yang luas dan berlaku untuk manusia, Benda situasi dan organisasi. Dan pengendalian yang efektif meluas sampai pada setiap operasi perusahaan, termasuk setiap unit, fungsi departemen, daerah atau area dan individu.
Kerangka dasar pengendalian secara umum menurut Willson dan Campbell (2002;83) yang dialihbahasakan oleh Tjintjin Fenix Tjendra yaitu :
1) Menetapkan suatu norma standar pengukuran.
2) Membandingkan pelaksanaan yang sebnarnya terhadap norma standar. 3) Mencari sebab-sebab terjadinya penyimpangan atau varians.
4) Mengambil tindakan koreksi yang perlu.
Norma-norma (standar) harus ditetapkan oleh mereka yang cakap menurut pengalaman, untuk memutuskan dengan pasti apakah yang merupakan pelaksanaan yang baik dan dapat diterima. Hasil-hasil sesungguhnya harus dilaporkan oleh bagian yang independent dan tidak memihak yaitu departemen
akuntansi dan dibandingkan dengan norma standar. Controller akan mengidentifikasikan dan menganalisis penyimpangan yang merugikan serta saran-saran perbaikan terhadap pihak-pihak yang bertanggung jawab.
2.4.2 Fungsi Pengendalian
Fungsi pengendalian manajemen adalah pengukuran perbaikan terhadap pelaksanaan sehingga tujuan dan rencana perusahaan dapat tercapai. Pengendalian manajemen mencoba agar pelaksanaan sesuai dengan rencana atau standar.
Fungsi pengendalian manajemen menurut Willson dan Campbell (2002;14) yang dialihbahasakan oleh Tjintjin Fenix Tjendra adalah sebagai berikut :
“Fungsi pengendalian manajemen adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan sehingga tujuan dan rencana perusahaan dapat tercapai. Pengendalian manajemen mencoba agar pelaksanaan sesuai dan cocok dengan rencana satu standar. Juga dalam fungsi ini controller dapat membantu.”
Willson dan Campbell (2002;16) yang dialihbahasakan oleh Tjintjin Fenix Tjendra, hasil akhir dari pengendalian tidak hanya berupa suatu laporan atas prestasi kerja, melainkan juga mencakup pertimbangan-pertimbangan sebagai berikut :
1. Bantuan dalam menetapkan norma-norma pengendalian.
2. evaluasi terhadap norma standar, termasuk analisis yang berhubungan dengan itu.
3. Pelaporan tentang prestasi pelaksanaan jangka pendek yang sesungguhnya dibandingkan prestasi kerja yang telah distandarkan.
4. Pengembangan trends dan hubungan-hubungan untuk membantu para pimpinan operasional.
5. Memastikan bahwa melalui tinjauan yang berkesinambungan, system dan prosedur dapat menyediakan data yang diperlukan dan yang paling berguna atas basis yang paling praktis dan ekonomis.
Seorang manajer tidak dapat mengendalika apa yang sudah berlaku, melainkan dapat mempelajari tindakan masa lalu untuk mengetahui sebab terjadinya penyimpangan.
2.4.3 Pengertian Pengendalian Penjualan
Penjualan merupakan suatu bidang yang dinamis, disertai dengan kondisi-kondisi yang selalu berubah-ubah, sehingga selalu terjadi masalah baru dan berbeda. Controller mempunyai pengaruh penting dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Suatu analisis yang objective terhadap penjualan dapat membantu para eksekutif penjualan dalam mengambil keputusan yang bijaksana, sejalan dengan tujuan jangka pendek dan panjang dari perusahaan.
Pengertian pengendalian penjualan menurut Willson dan Campbell (2002;259) yang dialihbahasakan oleh Tjintjin Fenix Tjendra adalah :
“Pengendalian penjualan meliputi analisis, penelaahan, penelitian yang diharuskan terhadap kebijaksanaan, prosedur, metode dan pelaksanaan yang sesungguhnya untuk mencapai volume penjualan yang dikehendaki dengan biaya yang wajar, yang menghasilkan laba kotor, yang diperlukan untuk mencapai hasil pengembalian yang diharapkan atas investasi (return on investment = ROI).” Pengendalian penjualan memerlukan laporan-laporan yang menganalisis kegiatanpenjualan yang mengungkapkan trends dan hubungan-hubungan atau penyimpangan yang tidak dikehendaki dari tujuan, anggaran, atau standar, yang telah dihitung dengan cara yang tepat agar ada tindakan perbaikan.
Pengertian pengendalian penjualan menurut Amin Widjaja Tunggal (2001;232) sebagai berikut :
“Pengendalian penjualan adalah meliputi analisis dan telaahan yang diperlukan bersama-sama dengan tindakan lanjutannya, kegiatan sebenarnya, kebijakan, dan metode yang diperlukan untuk memperoleh volume pemjualan yang diinginkan dengan biaya yang wajar, yang menghasilkan laba kotor yang diperlukan untuk memperoleh rentabilitas yang diharapkan atas investasi modal yang bersangkutan.”
Penjualan harus dikendalikan agar dapat dicapai pengembalian sebaik-baiknya atas investasi. Laba bersih yang optimum akan dapat di realisir hanya bila terdapat hubungan yang wajar diantara keempat factor yaitu : Investasi dalam modal kerja dan fasilitas-fasilitas, volume penjualan, biaya operasi (operating expense) dan laba kotor.
Sistem akuntansi penjualan yang memadai diperlukan untuk meningkatkan penjualan dan diperolehnya informasi penjualan yang baik dan dipercaya. Dalam pencatatannya, ada beberapa sasaran dari pengendalian intern penjualan yang dikemukakan Arens & Loebbecke (2001;370) antara lain :
1) Recorded sales are for shipments actually made to exiting customers. 2) Exiting sales trasactions are recorded.
3) Recorded sales are for the amount of goods shipped ang are correctly billed and recorded.
4) Sales transaction are properly classified. 5) Sales are recorded on the correct dates.
6) Sales transaction are properly included in the account receivable master file and are correctly summarized.
Sasaran pengendalian intern diatas harus diterapkan terhadap setiap jenis transaksi dari kegiatan penjualan, transaksi-transaksi tersebut trdiri dari : penerimaan pesanan, pembuatan faktur, penerimaan kas, penerimaan retur penjualan, dan pembayaran gaji atau upah. Dengan adanya sasaran di atas diharapkan berguna bagi pimpinan perusahaan dalam pengambilan keputusan terhadap pengelolaaan aktivitas penjualan.
2.5 Anggaran Penjualan dan Standar Penjualan 2.5.1 Anggaran Penjualan
Penyusunan anggaran penjualan merupakan hal yang sangat penting bagi perusahaan karena dapat dikatakan bahwa anggaran penjualan merupakan dasar dilakukannya aktivitas-aktivitas lain, dan pada umumnya anggaran penjualan disusun terlebih dahulu dari angaran-anggaran yang lain. Anggaran penjualan menggambarkan jumlah revenue yang akan diterima sebagai akibat dilakukannya
penjualan-penjualan pada periode yang akan datang. Penyusunan anggaran harus mempertimbangkan beberapa factor pembatas, seperti kemampuan menjual yang dimiliki perusahaan. Akibatnya penyusunan anggaran penjualan memerlukan tekhnik forecasting (peramalan) yang tepat, dengan estimasi kegiatan dimasa depan, dengan berdasarkan diri pada pengalaman-pengalaman masa lalu. Perlu juga diperhatikan kemungkinan terjadinya perubahan-perubahan dimasa yang akan datang seperti : perubahan selera konsumen, perubahan tingkat harga, penemuan-penemuan baru (kemajuan teknologi).
Anggaran penjualan jangka panjang merupakan anggaran yang disusun secara garis besarnya saja yang akan memperlihatkan gambaran penjualan jangka panjang di dalam perusahaan tersebut. Sedangkan anggaran penjualan jangka pendek merupakan pedoman bagi pelaksanaan penjualan produk perusahaan yang akan digunakan di dalam perusahaan yang bersangkutan.
Definisi anggaran menurut Mulyadi (2001;470) sebagai berikut :
“Anggaran merupakan suatu rencana kerja yang dinyatakan secara kuantitatif, yang diukur dalam satuan moneter standard an satuan ukuran yang lain, yang mencakup jangka waktu satu tahun”
Secara umum, semua anggaran termasuk anggaran penjualan mempunyai tiga fungsi, yaitu sebagai alat perencanaan, sebagai alat pengkoordinasian kerja, dan sebagai alat pengendalian yang membantu manajemen dalam mengelola jalannya perusahaan. Sedangkan secara khusus, anggaran penjualan berguna sebagai dasar penyusunan semua anggaran yang ada pada perusahaan, sebab bagi perusahaan yang menghadapi persaingan pasar, anggaran penjualan harus disusun paling awal daripada anggaran-anggaran lainnya yang ada di dalam perusahaan.
Dalam penyusunan anggaran penjualan, perlu diperhatikan pengaruh-pengaruh yang ada baik dari dalam maupun dari luar. Pengaruh internal mencakup trends penjualan, kapasitas pabrik, produk baru, perluasan pabrik, produk-produk musiman, perkiraan penjualan, serta penetapan kuota untuk salesman dan wilayah penjualan. Sedangkan pengaruh eksternal meliputi kebijakan pemerintah, pesaing, keadaan ekonomi dalam negeri, tingat harga, daya beli masyarakat, perubahan kebiasaan membeli.
Horngren (1997;4) menyatakan bahwa :
“ A budget is quantitative expression of plan of action and aid to the coordination and implementation of plan”.
Pernyataan di atas mengungkapkan bahwa anggaran sebagai pernyataan kuantitatif mengenai suatu rencana tindakan dan juga sebagai alat Bantu dalam koordinasi dan implementasi perencanaan.
Manfaat dari pembuatan anggaran terdapat dalam tiga bidang utama kegiatan perusahaan, yaitu :
1) Secara langsung dalam perencanaan (planning); 2) Dalam koordinasi (coordination);
3) Dalam bidang pengendalian (control).
Perencanaan penjualan mencakup tiga sub budget, yaitu promotion and advertisingplan, selling expenseplan, dan marketingplan.
Marketing plan sering dianggap sebagai anggaran penjualan. Welsch (2000;150), mengatakan bahwa :
“The marketing plan represents sales volume and sales revenue expectations to be generated by the planned commitments of resources necessary to attain the volume of business inclided in the final marketing plan”.
Anggaran penjualan sebagai alat untuk mengendalikan volume penjualan dan biaya penjualan. Terdapat dua fungsi dasar dari anggaran penjualan yaitu :
1. Sebagai alat perencanaan
Anggaran penjualan pedoman untuk jalankan kegiatan-kegiatan guna mencapai tujuan pengendalian. Prioritas dapat dtentukan dalam bentuk tujuan penjualan dan produktivitas penjualan untuk berbagai sub divisi seperti produk dan territorial. Dalam menyusun anggaran penjualan, manajer berusaha merencanakan alokasi sumber-sumber baik fisik, keuangan maupun manusia kedalam berbagai kegiatan yang harus dilaksanakan.
2. Sebagai alat pengendalian
Untuk mengevaluasi dan mengendalikan fungsi penjualan secara efektif, perlu ditetapkan standar untuk pekerjaan tertentu. Dalam anggaran
penjualan terdapat pendapatan dan pengeluaran yang dapat dijadikan standar sehingga merupakan pembanding dan petunjuk evaluasi untuk kerja riil, jika terdapat penyimpangan, maka tindakan koreksi dan supervise dapat dilakukan.
Controller bertanggung jawab atas mekanisme proses penganggaran tahunan dengan memastikan bahwa staf penjualan telah menyiapkan perkiraan penjualan. Kesalahan penyusunan anggaran penjualan akan berakibat anggaran-anggaran lain akan mengalami perubahan-perubahan yang akhirnya merugikan perusahaan.
2.5.2 Standar Penjualan
Standar digunakan untuk mengukur prestasi penjualan. Menurut Willson dan Campbell (2002;258) yang dialihbahasakan oleh Tjinjin Fenix Tjendra, mengemukakan bahwa :
“Suatu standar telah didefinidikan sebagai suatu tolak ukur prestasi pelaksanaan yang telah dikembangkan secara ilmiah”.
Terdapat tiga persyaratan utama dalam mengembangkan alat-alat untuk para eksekutif penjualan adalah sebagai berikut :
1. Standar penjualan merupakan hasil penelitian dan analisis yang teliti terhadap prestasi yang lalu.
Standar-standar penjualan menggambarkan pendapat dari mereka yang dianggap cakap untuk memutuskan atau menilai bagaimana prestasi pelaksanaan yang memuaskan itu seharusnya. Pertimbangan mengenai seluk beluk operasi harus bergantung, sebagian besar pada para eksekutif penjualan. Pendapat mengenai kondisi-kondisi umum perusahaan yang diperkirakan dan potensi-potensi pasar, haru merupakn hasil pertimbangan bersama dari staf eksekutif, termasuk direktur utama, manajer penjualan, dan controller.
2. Standar penjualan harus merupakan tolak ukur yang adil dan wajar dari prestasi pelaksanaan.
Tidak ada yang lebih merusak moral, daripada suatu kuota penjualan atau standar lain yang ditepatkan terlalu tinggi. Pengalaman menunjukan bahwa standar-standar yang terlalu tinggi itu akan diabaikan begitu saja oleh para pelaksana. Standar seharusnya ditetapkan sedemikian rupa, sehingga dapat dicapai dengan kemampuan para tenaga salesmen yang dianggap representatif.
3. Standar penjualan perlu ditinjau kembali dan direvisi dari waktu ke waktu. Bila kondisi-kondisi pejualan sering berubah, demikian juga tolak ukurnya harus berubah.
Standar penjual dapat dinyatakan dalam hubungannya dengan usaha, hasil, atau hubungan antara usaha dan hasil (effort to result). Beberapa contoh standar yang dapat dipertimbangkan oleh controller untuk dibahas dengan manajer penjualan adalah sebagai berikut:
1. Standar Upaya
Contoh: banyaknya dealer dan agen yang akan diangkat, banyaknya satuan usaha promosi penjualan yang akan digunakan.
2. Standar hasil
Contoh: Jumlah volume penjualan yang akan dicapai, banyaknya unit fisik yang akan terjual, jumlah laba kotor yang akan diperoleh.
3. Standar yang menunjukkan hubungan antara usaha dan hasil
Contoh: Hubungan antara masing-masing jenis atau unsur biaya langsung penjualan dengan volume atau laba kotor, hubungan antara biaya administrasi atau supervisi penjualan dengan volume atau laba kotor.
2.6 Analisis Penjualan
Analisis penjualan merupakan suatu alat penyelidik yang digunakan untuk para eksekutif penjualan untuk mengerahkan usaha penjualan.
Analisis penjualan dapat mendukung manajemen penjualan dalam pengambilan keputusan disamping juga mempertimbangkan faktor-faktor lain seperti potensi penjualan, persaingan, pelaksanaan historis, perbandingan dengan industri yang sama dan lain-lain.
Menurut Wilson dan Cambell (2002:260) yang dialihbahasakan oleh Tjintjin Fenix Tjendera, jenis-jenis analisis yang sering dipergunakan adalah sebagai berikut:
1. Produk : jenis, warna, harga, model, kuantitas dari barang-barang yang dijual.
2. Daerah : wilayah yang digunakan untuk mengarahkan penjualan, yaitu Propinsi, kota, desa, area pemasaran lain.
3. Saluran distribusi: grosir, pengecer, maklar, agen
4. Metode penjualan: pengiriman langsung, kunjungan dari rumah ke rumah, dan sebagainya.
5. Pelanggan: dalam negeri dan luar negeri, konsumen industri atau konsumen akhir, pelanggan swasta, dan pelanggan pemerintah, yang ditabulasikan menurut volume pembelian.
6. Besarnya order: ukuran rata-rata dari setiap pembelian.
7. Syarat penjualan: kontan, C.O.D (Cash On Delivery) secara kredit (piutang), secara cicilan, dan lain-lain.
8. Organisasi: cabang, Departemen.
9. Tenaga wiraniaga: perorangan atau kelompok.
Analisis di atas dapat berdiri sendiri atau merupakan suatu analisis yang saling berhubungan dan secara keseluruhan digunakan untuk mengetahui posisi atau market share.
Kegunaan-kegunaan lain dari analisis penjualan yang dapat dipertimbangkan menurut Wilson dan Campbell (2002;270-274) yang dialihbahasakan oleh Tjintjin Fenix Tjendera adalah :
1. Untuk perencanaan penjualan dan penetapan quota penjualan. Pengalaman yang lalu merupakan suatu faktor dalam hal ini. 2. Untuk pengendalian persediaan.
Untuk merencanakan persediaan secara layak, perusahaan harus mengenal baik penjualan di masa yang lalu dan kemungkinan tendensinya di masa yang akan datang dalam hubungannya dengan fluktuasi musiman dan jenis produk.
3. Untuk penetapan berbagai standar penjualan.
Juga, di sini pengalaman yanglalu merupakan faktor yang penting.
4. Untuk distribusi yang lebih baik dari usaha penjualan dalam berbagai daerah.
Mungkin terbukti bahwa perusahaan mengkonsentrasikan usahanya dalam wilayah yang terlalu terbatas. Pertimbangan mengenai penjualan potensial, kondisi persaingan dan faktor biaya dapat menunjukkan keharusan untuk dapat memperluas wilayah tersebut.
5. Untuk pengarahan yang lebih baik dari usaha penjualan produk.
Suatu penelitian mengenai penjualan dan potensi penjualan dapat menunjukkan adanya pembatasan usaha penjualan pada berbagai produk dan pengabaian produk-produk yang lain serta yang lebih menguntungkan. Jika penjualan mengenai tendensi menjauhi produk-produk yang lebih menguntungkan, maka perlu diambil tindakan perbaikan.
6. Untuk pengarahan yang lebih baik dari usaha penjualan dalam hubungan dengan pelanggan.
Analisis per pelanggan harus mengungkapkan trends dari berbagai jenis barang yang dibeli oleh masing-masing pelanggan. Juga, perbandingan dengan penjualan dari periode yang sama pada tahun yang lalu akan mengungkapkan fakta, apakah perusahaan mencapai kemajuan dalammendapatkan jumlah penjualan yang sebesar-besarnya dan menguntungkan. Analisis per pelanggan, disertai dengan informasi lain dan pembahasan dengan manajer penjualan akan menunjukkan beberapa pelanggan yang tidak mungkin mencapai voume yang menguntungkan, meskipun telah dilakukan usaha pengembangan. Informasi seperti ini akan memungkinkan perusahaan melakukan usaha penjualan yanglebih besar di tempat lain yang lebih menguntungkan.
Analisis penjualan dapat mendukung manajemen penjualan dalam pengambilan keputusan. Analisis penjualan yang sebenarnya harus dipergunakan dalam hubungannya dengan faktor-faktor lain seperti potensi penjualan, rencana
anggaran, standar, pelaksanaan historis, perbandingan dalam jenis industri yang sama, biaya pengolahan, dan biaya usaha.
2.7 Laporan Penjualan
Dalam perusahaan kecil, pemilik atau manajer dapat melakukan pengendalian yang segera terhadap penjualan dengan cara meneliti order yang diterima, dan lain-lain. Sedangkan, dalam perusahaan yang lebih besar, kontak perorangan tersebut harus dilengkapi dengan laporan-laporan yang menunjukkan kondisi dan tendensi pada masa sekarang dan juga prestasi pelaksanaan yang sedang berjalan pada saat sekarang.
Merupakan fungsi dari controller untuk menyediakan fakta-fakta kepada para eksekutif penjualan. Tidak hanya pemberian informasi, tetapi hal lain yang perlu adalah melihat bahwa fakta-fakta telah dimengerti dan telah dijadikan sebagian dasar untuk bertindak, sehingga controller harus menyesuaikan laporan dengan para pembaca. Informasi untuk keperluan-keperluan pimpinan utama akan berbeda dari informasi untuk manajer penjualan, dan laporan-laporan pimpinan utama akan berbeda dari informasi untuk manajer penjualan, dan laporan-laporan untuk para eksekutif tingkat bawah di bidang penjualan bahkan lebih banyak berbeda. Luasnya informasi yang diperlukan dan bentuk penyajiannyaakan bergantung pada kemampuan-kemampuan para individu, jenis organisasi, tanggung jawab tenaga masing-masing dan Filsafat pimpinan penjualan.
Hal-hal yang dapat dimasukkan dalam suatu laporan penjualan, menurut Willson dan Campbell (2002;281) yang dialihbahasakan oleh Tjintjin Fenix Tjendera, mencakup bidang yang luas,laporan tersebut meliputi:
1) Pelaksanaan penjualan yang sebenarnya, dengan angka-angka untuk bulan berjalan dan sampai bulan dua tahun berjalan.
2) Penjualan yang dianggarkan untuk periode berjalan dan sampai dengan periode berjalan.
3) Perbandingan penjualan yang sebenarnya dari perusahaan dengan angka-angka dalam jenis industri yang bersangkutan, meliputi presentase dari total.
4) Analisis penyimpangan (variances) antara penjualan yang sebenarnya dengan yang dianggarkan dan sebab-sebab terjadi penyimpangan.
5) Hubungan-hubungan antara penjualan dan biaya, misalnya biaya per order yang diterima.
6) Standar penjualan perbandingan penjualan yang sebenarnya dengan quota per salesman.
7) Data harga jual per unit. 8) Data laba kotor.
Data di atas sering dinyatakan dalam unit fisik atau dalam unit uang. Terlepas dari pelaksanaan penjualan yang sebenarnya atau standar penjualan sebagian data yang lain mungkin berhubungan dengan order, pembatalan, retur, potongan dan lain-lain.
2.8 Pengertian Efektivitas
Pengendalian manajemen memanfaatkan pengendalian tugas untuk memastikan unjuk kerja yang efektif di tingkat tugas. Efektivitas diartikan sebagai kemampuan suatu unit untuk mencapai tujuan yang diinginkannya.
Komaruddin dalam bukunya “Ensiklopedia manajemen” (2000;269) mendefinisikan efektivitas sebagai berikut:
“Efektivitas merupakan suatu keadaan yang menunjukkan tingkat keberhasilan (atau kegagalan) kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.”
Menurut Arrens dan Loebbecke (2001;792) efektivitas didefinisikan sebagai berikut:
“Effectiveness refers to the accomplishment of objectives, where as efficiency refers to the resources used to achieve those objectives.”
Dari pengertian di atas dengan jelas dikemukakan bahwa efektivitas berhubungan dengan tjuan perusahaan, efisiensi berhubungan dengan sumberdaya-sumberdaya untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan tersebut.
Definisi efektivitas menurut Anthony (1999;115), adalah sebagai berikut:
“Effectiveness is the relationship between a responsibility center’s outputs and its objectives, The more these outputs contribute to objectives, the more effective the unit is. Since both objectives and outputs are often difficult to quantify, measures of effectiveness are difficult to come by.”
Jadi efektivitas berhubungan dengan pencapaian tujuan yang telah didapat. Efektivitas dapat dicapai dengan pelaksana suatu proses yang sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Apabila tujuan perusahaan tersebut dapat dicapai maka dapat disebut efektif.
2.9 Peranan Controller dalam Pengendalian Penjualan
Dalam pengendalian, fungsi controller merupakan hasil dari kebutuhan akan pengecekan dan kesinambungan dalam perusahaan Controller tidak mengendalikan namun dengan adanya laporan-laporan tentang prestasi dan pemberian saran kepada semua tingkat manajemen oleh Controller, kontribusinya perlu diperhitungkan. Laporan yang menyampaikan penyimpangan yang terjadi akan menarik perhatian manajemen untuk melakukan tindakan korektif yang diperlukan. Seorang eksekutif yang cakap akan mencari bantuan yang dapat diperoleh dari seseorang controller melalui informasi-informasi yang disediakan. Peranan yang diberikan controller dalam pengendalian adalah sebagai berikut:
1. Melakukan pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan sehingga tujuan dan rencana perusahaan dapat dicapai.
2. Pengembangan arah (trends) dan hubungan untuk membantu pimpinan operasional.
3. Membantu memberikan pemikiran terhadap langkah yang akan diambil sebelum dimulainya tindakan operasi.
4. Pelaporan prestasi kerja jangka pendek yang sesungguhnya dengan prestasi yang telah diterapkan.
Tingkat bantuan yang dapat diberikan oleh controller dalam memecahkan masalah penjualan menurut Wilson dan Cambell (2002;260-262) yang dialihbahasakan oleh Tjintjin Fenix Tjendera, yaitu:
1) Masalah produk.
Seleksi dalam lini produk, ukuran, dan warna pada umumnya harus didasarkan pada pertimbangan kolektif dari para eksekutif, yaitu pertimbangan mengenai pemasaran oleh manajer penjualan, masalah produksi oleh eksekutif pabrikase, dan pertimbangan biaya oleh controller. Pimpinan bagi akuntansi harus sanggup menunjukkan kemungkinan margin atas produk dan juga margin atas pilihan-pilihan alternatif. Dalam peninjauan yang berkesinambungan terhadap tendensi penjualan, controller mungkin dapat mengidentifikasikan tendensi yang tidak menguntungkan, yang memerlukan pengarahan kembali usah apenjualan atau diadakannya suatu perubahan produk.
2) Masalah harga
Dalam banyak perusahaan, prosedur penetapan harga tidak ditinjau secara periodik atau secara metodis. Prosedur penetapan harga mungkin tidak tanggap terhadap kenaikan biaya . meskipun biaya bukan satu-satunya faktor penentu, tetapi biaya itu harus dipertimbangkan dalam usaha memaksimalkan hasil pengembalian atas investasi. Controller harus sanggup menyediakan semua informasi yang ada. Dalam menganalisis volume penjualan dan harganya, dapat ditemukan bahwa penyimpangan (variances) yang tidak menguntungkan seringterjadi karena tenaga salesman atau manajer penjualan memiliki kewenangan yang terlalu besar dalam menetapkan harga jual. Jadi, jelas bila biaya produksi berubah, informasi tersebut harus dikomunikasikan kepada para eksekutif penjualan untuk mempertimbangkan perubahan-perubahan harga yang selayaknya, dan harus diberikan bantuan dalam menetapkan potongan harga untuk order-order yang besar jumlahnya.
Untuk pemecahan masalah ini, controller mengkontribusikan analisis biaya yang diperlukan, dan meneliti secara statistik tendensi-tendensi yang tidak menguntungkan. Ia sanggup menyediakan indikasi mengenai biaya penjualan untuk berbagai saluran distribusi. Ia sering mempunyai kesempatan untuk menunjukkan kecakapannya dalam menganalisis jenis dan ukuran dari berbagai jenis dan ukuran dari berbagai jenis piutang dan pesanan yang akan diperoleh.
4) Masalah yang berhubungan dengan metode penjualan.
Banyak faktor yang akan menentukan metode penjualan, dan manajer penjualan harus menentukan metode tersebut ditinjau dari segi tujuan dan sasaran jangka panjang. Controller dapat membantu menyediakan informasi mengenai biaya-biaya historis dan menyiapkan estimasi biaya alternatif untuk berbagai metode. Data biaya yang berhubungan dengan program advertence berguna dalam mengambil keputusan-keputusan untuk komunikasi media di masa yang akan datang. Struktur biaya yang khusus dapat dikembangkan untuk menetapkan efektivitas biaya. Tentunya, dalam jangka panjang, metode yang terbaik harus dapat menghasilkan volume penjualan yang sebesar-besarnya, disertai hasil pengembalian yang paling memuaskan atas investasi.
5) Masalah organisasi
Oleh karena fungsi manajemen adalah dinamis, maka diperlukan perubahan organisasi untuk memenuhi kebutuhan baru. Dalam melakukan perubahan-perubahan ini, informasi yang berhubungan dengan potensi penjualan per produk atau per daerah dapat membantu untuk menata kembali tenaga salesman atau mempekerjakan tenaga salesman yang baru. Juga, data biaya komparatif pada struktur-struktur organisasi yang berbeda akan berguna dalam menentukan perubahan.
6) Masalah perencanaan dan pengendalian.
Dalam bidang perencanaan dan pengendalian, kontribusi-kontribusi yang dapat diberikan adalah sebagai berikut:
Catatan-catatan yang terperinci dan pengetahuan mengenai distribusi penjualan per daerah, per produk, dan per pelanggan, disertai pengetahuan manajer penjualan mengenai perubahan dan trends penjualan, penyediaan informasi pokok yang diperlukan dalam menentapkan anggaran, quota dan standar-standar penjualan.
b. Anggaran dan standar biaya distribusi
Biaya-biaya di masa yang lalu, sebagaimana tercatat pada department akuntansi, menyediakan banyak data yang diperlukan dalam menetapkan anggaran dan standar untuk pengukuran dan pengendalian usaha penjualan.
c. Laporan penghasilan dan biaya per bulan atau periodik: 1. Per daerah
2. per jenis produk 3. per metode penjualan 4. Per pelanggan
5. per tenaga penjualan
6. per divisi organisasi atau operasi
d. Analisis khusus untuk memperlihatkan kondisi-kondisi yang memerlukan perbaikan atau sebagai audit terhadap prestasi pelaksanaan:
1. Rencana insentif penjualan.
Penetapan mengenai apakah rencana-rencana insentif tersebut dapat mengarahkan usaha penjualan kepada produk yang paling menguntungkan.
2. Biaya kantor cabang dan gudang.
Penelaahan periodik terhadapbiaya, dalam hubungan dengan penjualan, pertumbuhan, dan pendapatan dari aktivitas.
3. Biaya pengembangan pelanggan.
Analisis mengenai biaya pengembangan perusahaan per pelanggan, per penjual atau per daerah, dengan tekanan pada
alternatif-alternatif yang perlu dalam hubungannya dengan margin atau laba yang bersangkutan.
4. Kompensasi dan biaya bagi salesman.
Peninjauan dan analisis mengenai gaji, bonus, dan biaya-biaya untuk tenaga salesman dihubungkan dengan anggaran, struktur gaji dan keadaan dalam jenis industri yang bersangkutan.
Di samping itu, kontribusi yang diberikan controller dalam pengendalian akan membantu manajer penjualan dalam menjalankan proses pengendalian penjualan, yaitu:
a) Penetapan standar penjualan.
b) Pengukuran pelaksanaan yang sebenarnya dibandingkan dengan yang dianggarkan.
c) Evaluasi penyimpangan yang terjadi.
d) Rekomendasi atas perbaikan dari penyimpangan e) Tindakan koreksi, follow up dan monitoring.
Kontribusi yang dapat diberikan oleh controller dalam pengendalian penjualan adalah sebagai berikut:
1. Memberikan bantuan kepada manajemen penjualan dalam menetapkan anggaran penjualan.
2. Memberikan bantuan kepada manajemen penjualan dalam menetapkan standar pelaksanaan penjualan.
3. Memberikan bantuan kepada manajemen penjualan dalam analisis terhadap pelaksanaan penjualan.
4. Memberikan bantuan kepada manajemen penjualan dalam pelaporan penjualan.
Controller juga bertanggung jawab atas penyajian informasi untuk perencanaan penjualan dan menyajikan laporan dan analisis yang menyangkut penyimpangan agar dapat dilakukan tindakan koreksi sesegera mungkin.
2.10 Peranan Controller dalam Pengendalian Penjualan Guna mendukung Efektivitas Penjualan
Pendapatan perusahaan bersumber pada penjualan produk sehingga jika penjualan meningkat maka pendapatan perusahaan juga semakin besar. Dengan demikian, penjualan merupakan kegiatan yang cukup memegang peranan penting bagi kelangsungan hidup perusahaan.
Peranan atau kontribusi yang diberikan controller dalam perencanaan dan pengendalian penjualan akan membantu manajer penjualan dalam menjalankan proses pengendalian penjualan, yaitu:
a) Penetapan standar penjualan.
b) Pengukuran pelaksanaan yang sebenarnya dibandingkan dengan yang dianggarkan.
c) Evaluasi penyimpangan yang terjadi.
d) Rekomendasi atas perbaikan dari penyimpangan e) Tindakan koreksi, follow up dan monitoring.
Untuk aktivitas penjualan tersebut, maka dilakukan pengendalian yang merupakan tindak lanjut yang segera terhadap kondisi yang tidak memuaskan sebelum berkembang menjadi kerugian yang besar.
Peranan controller dalam pengendalian, controller akan mengidentifikasikan dan menganalisis penyimpangan yang terjadi serta memberikan saran perbaikan kepada pihak yang bertanggung jawab.
Dengan adanya peran controller dalam pengendalian akan membantu manajer penjualan dalam menjalankan proses pengendalian penjualan di atas tersebut dengan baik, disertai dengan informasi yang memadai dari controller. Dengan demikian, kontribusi yang diberikan controller dalam perusahaan sangat mendukung efektivitas penjualan.
Gambar 2.1
Skema Hubungan Peranan Controller dalam Pengendalian untuk Mendukung Efektivitas Penjualan
Peranan Controller Fungsi Controller Secara normatif Kualifikasi Controller yang kuat Kontribusi Controller dalam Pengendalian
Masukan, saran rekomendasi bagi manajemen yang digunakan untuk pengambilan keputusan
Keputusan manajemen dalam planning, organizing, accounting, controlling khususnya berkenaan dengan penjualan
Informasi lain
Pelaksanaan keputusan oleh manajer atau staf tingkat bawah berkenaan dengan penjualan
Terwujudnya perilaku manajer atau staf tingkat bawah yang mendukung pelaksanaan keputusan, misalnya kedisiplinan dan
tanggung jawab
