Ombuds Policy, April 1, 2020 Sensitivity: Internal & Restricted
Ajay Parikh (WF01 - WIN Group) <[email protected]>
2
Ombuds Policy, April 1, 2020 Sensitivity: Internal & Restricted DAFTAR ISI
1. PENGENALAN DAN KEBIJAKAN SPRIT WIPRO ... 3
2. PENERAPAN KEBIJAKAN ... 3
3. JAMINAN BERDASARKAN KEBIJAKAN ... 3
4. KEBIJAKAN DAN PROSEDUR PENGUNGKAPAN, PERTANYAAN DAN TINDAKAN DISIPLINER ... 4
4.1Apa yang dimaksud dengan malpraktek, ketidakwajaran, pelecehan atau kesalahan? .. 4
4.2Kapan kita harus melaporkan kekhawatiran ? ... 4
4.3Kepada siapa kita harus melapor ? ... 5
4.4Siapa yang akan memeriksa kekhawatiran ? ... 5
4.5Prosedur untuk menangani masalah yang diangkat ? ... 5
4.6Banding ... 5
4.7 Keluhan tanpa nama pelapor ... 5
4.8Tuduhan yang tidak benar ... 6
4.9Menjaga kerahasiaan masalah dan cara pengungkapan masalah ... 6
3
Ombuds Policy, April 1, 2020 Sensitivity: Internal & Restricted
1. PENGENALAN DAN KEBIJAKAN SPIRIT WIPRO
Wipro Enterprises (P) Limited, termasuk juga anak perusahaan dan perusahaan asosiasi (Wipro atau Perusahaan) berkomitmen pada standar tinggi dalam menegakkan standar etika, kejujuran, dan akuntabilitas.
Karyawan sering kali menjadi orang pertama yang menyadari kekhawatiran apa pun di dalam Perusahaan. Namun, mereka mungkin mengabaikan kekhawatiran tersebut atau menganggapnya sebagai kecurigaan atau ketidaksetiaan kepada kolega, manajer, atau Perusahaan itu sendiri. Selain itu, mereka mungkin tidak
mengetahui prosedur yang sesuai atau otoritas internal yang harus menyampaikan kekhawatiran tersebut.
Kebijakan Ombuds adalah satu platform yang disediakan oleh Perusahaan untuk memungkinkan karyawan dan keluarga besar Wipro yang terdiri dari mitra bisnis, vendor, pemasok, kontraktor, konsultan, dan entitas lain yang terkait dengan Perusahaan untuk tidak mengabaikan masalah apa pun dan mengangkatnya pada tahap awal tentunya dengan cara yang benar, tanpa takut akan pembalasan, viktimisasi, diskriminasi atau kerugian berikutnya di tempat kerja atau dalam urusan bisnis dengan Perusahaan.
Seperti diketahui, Wipro tidak mentolerir segala bentuk malapraktik, ketidakwajaran, penyalahgunaan atau kesalahan apa pun dan mendorong karyawan dan anggota keluarga besar Wipro untuk mengungkapkan dan menyuarakan keprihatinan mereka jika ada penyimpangan terhadap Pedoman Perilaku Bisnis dan Etika Wipro yang diketahui. Wipro memastikan bahwa masalah tersebut akan diinvestigasi oleh orang / komite yang ditunjuk secara independen dan adil.
2. PENERAPAN KEBIJAKAN
Kebijakan ini berlaku untuk seluruh karyawan, termasuk mereka yang masih dalam masa probation, ataupun yang akan resign dan seluruh perpanjangan perusahaan Wipro. Ini juga berlaku untuk karyawan vendor dan penyedia jasa, karyawan kontrak, klient, konsultan, dan staff magang. Untuk memperjelas, salah satu dari orang-orang ini yang menyampaikan kekhawatiran berdasarkan Kebijakan ini disebut sebagai "pelapor" dalam Kebijakan ini.
3. JAMINAN BERDASARKAN KEBIJAKAN
Jika pelapor mengajukan kekhawatiran berdasarkan kebijakan ini, ia tidak akan menanggung resiko dalam bentuk apapun, baik pembalasan, ataupun resiko dalam pekerjaan. Jika seseorang bertindak atas itikad baik dan tidak dalam itikad buruk, pelaporan atas kekhawatiran ini bukanlah suatu masalah.
Perusahaan tidak mentolelir segala bentuk pelecehan atau viktimisasi apapun (termasuk ancaman) terhadap pelapor yang mengungkapkan kekhawatiran yang tulus. Perusahaan akan mengambil tindakan yang sesuai untuk melindungi pelapor saat ia menyampaikan kekhawatiran dengan itikad baik.
Jika pelapor meminta untuk merahasiakan identitas dirinya, maka perusahaan tidak akan mengungkapkannya. Namun perlu diperhatikan, untuk melakukan penyelidikan yang efektif diperlukan identitas pelapor dalam beberapa jenis pelaporan, jika tidak ada nama pelapor perusahaan mungkin tidak dapat menyelesaikan permasalahan pelapor. Dalam situasi seperti ini pelapor harus diberi tahu bahwa identitas harus diinformasikan, dan hanya dengan persetujuan pelapor, identitas akan diungkapkan dan penyelidikan akan dimulai.
Namun dalam keadaan apapun jika pelapor yakin, bahwa dia telah menerima pembalasan karena telah mengungkapkan kekhawatirannya, ia dapat mengajukan keluhan tertulis kepada Ketua Ombudsman.
4
Sensitivity: Internal & Restricted Ombuds Policy, April 1, 2020
4. KEBIJAKAN DAN PROSEDUR PENGUNGKAPAN, PERTANYAAN DAN TINDAKAN DISIPLINER
4.1 Apa yang dimaksud dengan malpraktek, ketidakwajaran, pelecehan atau kesalahan?
Kekhawatiran dapat diangkat ke dalam platform Omduds sehubungan dengan berbagai masalah dan beberapa hal yang diantaranya tercantum di bawah ini. Daftar ini dimaksudkan untuk menggabarkan jenis masalah yang mungkin diangkat, berdasarkan Kebijakan ini :
• Setiap tindakan yang melanggar hukum baik criminal (pencurian) atau pelanggaran hukum perdata fitnah).
• Pelanggaran terhadap kebijakan COBCE yang dianut perusahaan dari waktu ke waktu.
• Pelanggaran Kode Etik perusahaan untuk mengatur, memantau, dan melaporkan perdagangan oleh orang yang yang ditunjuk atau kerabat dekat, termasuk insiden yang melibatkan kebocoran atau dugaan kebocoran informasi sensitive yang tidak dipublikasikan.
• Risiko akan kesehatan dan keselamatan, termasuk resiko bagi public serta orang lain (peralatan listrik rusak).
• Penganiayaan, termasuk penganiayaan fisik, seksual, psikologis, atau finansial, eksploitasi, penelantaran.
• Kerusakan lingkungan (polusi).
• Penipuan dan korupsi (meminta, menerima, menawarkan dan atau menjanjikan hadiah / suap).
• Segala bentuk ketidakpatuhan terhadap hukum dan undang-undang baik atas nama pribadi ataupun perusahaan atau ketidakpatuhan selama melaksanakan tugas perusahaan.
• Segala bentuk malpraktek keuangan atau penerapan cara yang salah dalam akutansi.
• Konflik kepentingan pribadi.
• Penyalahgunaan kekuasaan (penindasan atau pelecehan di tempat kerja)
• Perbuatan tidak etis lainnya yang melanggar kebijakan perusahaan.
• Penyalahgunaan media sosial.
4.2Kapan kita harus melaporkan kekhawatiran ?
Pelapor diwajibkan untuk melaporkan segala bentuk kekhawatiran dengan detail, sedini mungkin. Harap diperhatikan dengan mengungkap identitas diri sebagai pelapor akan dianggap sebagai bentuk persetujuan dari pelapor untuk memproses informasi tersebut, kecuali pelapor telah secara khusus meminta agar detail kejadian tidak diungkap secara khusus tanpa persetujuan darinya.
5
Sensitivity: Internal & Restricted Ombuds Policy, April 1, 2020
4.3Kepada siapa kita harus melapor?
Kekhawatiran dapat diungkapkan melalui e-mail [email protected], atau melalui intranet “MyWipro App Store Information Ombuds” atau melalui tautan ini https://wipro.i-sight.com/landing-page
4.4Siapa yang akan memeriksa kekhawatiran ini?
Masalah atau kekhawatiran ini harus diselidiki oleh Ombudsman yang ditunjuk dan atau komite yang telah dibetuk untuk tujuan ini.
4.5 Prosedur dalam menangani masalah yang diangkat.
• Pada saat pelapor melaporkan kekhawatirannya, hal yang sama akan diambil untuk proses penyelidikan.
• Pelapor akan dihubungi, untuk mendapatkan informasi yang lebih jelas.
• Investigasi akan bersifat netral, dan laporan berisi fakta, bukti dan konteks investigasi.
• Keputusan dibuat oleh yang memiliki otoritas dan tindakan yang akan diambil disesuaikan dengan hasil temuan dan investigasi.
Pelapor yang menyampiakan kekhawatiran harus memberikan informasi yang cukup dan relevan untuk memulai penyelidikan. Jika dalam waktu 15 hari pelapor tidak tanggap dalam memberikan informasi dan data yang memadai, pengaduan dapat diselesaikan berdasarkan fakta dan informasi yang ada.
Perusahaan akan terus menginformasikan tentang kesimpulan dan temuan dari proses penyelidikan.
Semua diskusi dan informasi terkait dengan proses Ombuds harus dirahasiakan oleh individu yang terkait dealam permasalahan ini. Pelanggaran akan mengakibatkan tindakan tidak disiplin, yang nantinya dapat mengakibatkan pemutusan kerja.
Kepatuhan dengan hukum setempat : Di negara tertentu hukum setempat mungkin mengamanatkan bahwa penyelidikan harus dilakukan oleh department tertentu dalam organisasi yang ada di negara tersebut. Dalam kondisi seperti ini Ombudsman akan menugaskan penyelidikan tersebut kepada department tertentu.
4.6Banding
Jika pelapor atau orang yang dilaporkan merasa tidak puas dengan keputusan yang diambil atas suatu kekhawatiran, mereka dapat mengajukan banding kepada Ketua Ombudsman dan hal ini akan ditinjau oleh anggota komite selain Ketua Ombudsman.
Mohon diperhatikan, bahwa setiap investigasi yang mengarah kepada penghentian, ditinjau dan disepakati oleh komite sebagai bagian dari penyelesaian penyelidikan dan karenanya tidak tunduk pada banding lebih lanjut.
6
Sensitivity: Internal & Restricted Ombuds Policy, April 1, 2020
4.7Keluhan tanpa nama Pelapor
Ombudsman akan mempertimbangkan semua laporan dan keluhan tanpa nama pelapor untuk masuk ke langkah penyelidikan yang sesuai berdasarkan faktor – faktor di bawah ini :
• Tingkat keseriusan masalah yang diangkat;
• Kredibilitas masalah;
• Kemungkinan untuk mengkonfirmasi bahwa tuduhan tersebut diangkat melalui sumber terpercaya; dan
• Kemampuan untuk menyelidi keluhan tanpa nama pelapor.
Namun demikian, perusahaan mendorong kepada pelapor untuk memberikan identitas guna memfasilitasi penanganan masalah secara lebih cepat dan efektif
4.8Tuduhan tidak benar
Jika pelapor membuat laporan dengan itikad baik, yang tidak terbukti saat penyelidikan tidak ada tindakan merugikan yang akan di terima oleh pelapor. Dalam membuat pernyataan, pelapor harus berhati-hati untuk memverifikasi keakuratan informasi yang diberikan saat membuat laporan. Tindakan disipliner dapat diambil bagi kayawan yang membuat tuduhan tidak menyenangkan atau sembrono.
4.9Menjaga kerahasiaan masalah dan cara pengungkapan masalah
Pelapor atau terlapor atau siapapun yang terlibat dalam penyelidikan termasuk saksi harus menjaga kerahasian dan tidak boleh mengungkapkan / membahas masalah dengan pihak ke tiga manapun. Namun kewajiban kerahasiaan tidak menghalangi seseorang untuk mengungkapkan informasi sebagai bagian dari proses hukum yang di prakarsai oleh individu tersebut atau sebagai tanggapan atas proses hukum dan peradilan sesuai dengan hukum yang berlaku.
5. HUKUMAN BERDASARKAN KEBIJAKAN
Jika seseorang dinyatakan bersalah, maka perusahaan harus mengambil tindakan yang sesuai dengan kebijakan disipliner perusahaan.