PENGEMBANGAN APLIKASI
PENGELOLAAN ADMINISTRASI PROPOSAL KEGIATAN UNIT KEGIATAN MAHASISWA (UKM)
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
SKRIPSI
Diajukan kepada Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam
Universitas Negeri Yogyakarta
untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan
Guna Memperoleh Gelar Sarjana Sains
Oleh :
MOH. AZKA RIJAL
NIM : 12305144036
PROGRAM STUDI MATEMATIKA
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
v
MOTTO HIDUP
“Man Jadda Wa Jadda – Barang siapa yang bersungguh-sungguh maka dia akan
vi
PERSEMBAHAN
Skripsi ini saya persembahkan untuk:
1. Orangtua dan keluarga yang selalu memberikan doa, dukungan dan semangat,
2. Semua guru dan dosen yang telah memberikan banyak ilmu,
3. Teman-teman Program Studi Matematika 2012 atas kebersamaanya dalam
menuntut ilmu, berbagi pengetahuan, dan pengalaman,
4. Teman-teman UKM Rekayasa Teknologi Universitas Negeri Yogyakarta,
5. Semua pihak yang telah memberikan dukungan dan doa.
vii
PENGEMBANGAN APLIKASI
PENGELOLAAN ADMINISTRASI PROPOSAL KEGIATAN UNIT KEGIATAN MAHASISWA (UKM)
Pengajuan Proposal kegiatan kepada Bagian Kemahasiswaan masih dilakukan secara manual, waktu yang dibutuhkan dari pengajuan proposal
kegiatan, review proposal kegiatan, pengajuan laporan pertanggungjawaban, dan
review laporan pertanggungjawaban menjadi kurang efektif. Tujuan dari penelitian ini adalah mengembangkan aplikasi administrasi proposal kegiatan UKM yang mampu memberikan kemudahan dalam proses pengelolaan administrasi proposal kegiatan dan penyajian laporan yang baik serta mengetahui kualitas dari aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM.
Pengembangan aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan menggunakan model Waterfall yang terdiri empat tahap yaitu analisis, perancangan, implementasi dan pengujian. Aplikasi ini dibangun menggunakan
Personal Home Page Hypertext Preprocessor (PHP), Hyper Text Markup Language (HTML), Structure Query Language (MySQL), dan Bootstrap.
Aplikasi terdiri dari empat jenis hak akses yaitu admin, divisi UKM, petugas
UKM dan Pejabat Kemahasiswaan. Berdasarkan pengujian betha yang telah
dilakukan kepada pengguna dan ahli komputer diperoleh rata-rata nilai
correctness, reliability, dan integrity termasuk dalam kategori baik sedangkan nilai usability, maintability, testability, portability, reusability dan interoperability
termasuk kriteria sangat baik, serta nilai flexibility dan efficiency termasuk dalam kriteria cukup baik. Dengan demikian, aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan ini layak untuk digunakan.
viii
KATA PENGANTAR
Syukur alhamdullillah penulis panjatkan kepada Allah atas nikmat serta
karunia yang diberikan kepada penulis untuk menyelesaikan Tugas Akhir Skripsi.
Skripsi yang berjudul “Pengembangan Aplikasi Pengelolaan Administrasi
Proposal Kegiatan Unit Kegiatan Mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta”
disusun untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan guna meraih gelar Sarjana
Sains pada Program Studi Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas
Negeri Yogyakarta.
Skripsi ini tidak dapat diselesaikan tanpa bantuan, dukungan, serta
bimbingan beberapa pihak. Penulis mengucapkan terimakasih kepada:
1. Bapak Dr. Hartono, selaku Dekan Fakultas Matematika dan Ilmu
Pengetahuan Alam Universitas Negeri Yogyakarta,
2. Bapak Dr. Ali Mahmudi, selaku Ketua Jurusan Pendidikan Matematika
Universitas Negeri Yogyakarta,
3. Bapak Dr. Agus Maman Abadi, selaku Ketua Program Studi Matematika
Universitas Negeri Yogyakarta yang telah memberikan motivasi dalam
kelancaran skripsi serta membantu kelancaran administrasi skripsi,
4. Ibu Kuswari Hernawati, M.Kom, selaku dosen pembimbing yang telah
berkenan memberikan waktu luang, arahan, bimbingan serta dengan penuh
kesabaran meneliti setiap kata demi kata dalam skripsi,
5. Ibu Nur Insani M.Sc, selaku Penasehat Akademik yang telah memberikan
x
BAB II KAJIAN TEORI A. Kajian Teori ... 6
1. Model Perancangan Aplikasi ... 6
2. Flowmap ... 9
3. Database Management System (DBMS) ... 10
4. Tabel ... 11
5. Hyper Text Markup Language (HTML) ... 12
6. Personal Home PageHypertext Preprocessor (PHP) ... 12
7. Structure Query Language (MySQL) ... 13
xi
9. Jaminan Kualitas Perangkat Lunak ... 15
10. Bagian Kemahasiswaan ... 18
11. Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) ... 20
12. Struktur Organisasi dan Tata Bidang Kemahasiswaan UNY ... 21
B. Kerangka Berpikir ... 24
BAB III PEMBAHASAN A. Analisis ... 25
1. Analisi Prosedur yang Terlibat ... 25
2. Analisis Kebutuhan ... 27
B. Perancangan Aplikasi ... 29
1. Perancangan Basis Data ... 27
2. Perancangan Aliran Data ... 35
3. Perancangan Struktur Menu ... 43
4. Perancangan Antarmuka ... 46
C. Implementasi ... 51
1. Implementasi Antarmuka ... 51
2. Implementasi Output File ... 56
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Waterfall model ... 7
Gambar 2. Tabel dalam database ... 11
Gambar 3. Struktur organisasi dan tata bidang kemahasiswaanUNY ... 21
Gambar 4. Prosedur pengajuan proposal ... 22
Gambar 5. Prosedur pengajuan laporan pertanggungjawaban ... 23
Gambar 6. Relasi tabel basis data ... 34
Gambar 7. Diagram konteks ... 35
Gambar 8. Data flow diagram level 1 ... 37
Gambar 9. Data flow diagram level 2 proses daftar kegiatan... 38
Gambar 10. Data flow diagram level 2 proses pengajuan proposal kegiatan ... 39
Gambar 11. Data flow diagram level 2 proses pengaturan UKM ... 40
Gambar 12. Flowmap daftar kegiatan ... 41
Gambar 13. Flowmap pengajuan proposal kegiatan dan LPJ ... 42
Gambar 14. Flowmap pengaturan UKM ... 43
Gambar 15. Struktur menu admin ... 44
Gambar 16. Struktur menu pejabat ... 44
Gambar 17. Struktur menu petugas UKM ... 45
Gambar 18. Struktur menu divisi UKM ... 45
Gambar 19. Rancangan antarmuka halaman login ... 46
Gambar 20. Rancangan antarmuka halaman beranda ... 47
Gambar 21. Rancangan antarmuka halaman input pengguna ... 47
Gambar 22. Rancangan antarmuka halaman input daftar kegiatan... 48
Gambar 23. Rancangan antarmuka halaman input proposal kegiatan ... 48
Gambar 24. Rancangan antarmuka halaman input LPJ ... 49
Gambar 25. Rancangan antarmuka halaman review proposal kegiatan ... 49
Gambar 26. Rancangan antarmuka halaman review LPJ ... 50
Gambar 27. Rancangan antarmuka halamanpengaturan UKM... 50
Gambar 28. Implementasi antarmuka halaman login ... 51
xiii
Gambar 30. Implementasi antarmuka halaman input pengguna ... 52
Gambar 31. Implementasi antarmuka halaman input daftar kegiatan... 53
Gambar 32. Implementasi antarmuka halaman input proposal kegiatan ... 53
Gambar 33. Implementasi antarmuka halaman input LPJ ... 54
Gambar 34. Implementasi antarmuka halaman review proposal kegiatan ... 55
Gambar 35. Implementasi antarmuka halaman review LPJ ... 55
Gambar 36. Implementasi antarmuka halaman pengaturan ukm ... 56
Gambar 37. Implementasi output pencairan dana proposal kegiatan ... 57
xiv
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Simbol-simbol Data Flow Diagram ... 9
Tabel 2. Simbol-simbol Flowmap ... 10
Tabel 3. Tabel database ... 12
Tabel 4. Struktur tabel data unit kegiatan mahasiswa ... 26
Tabel 3. Struktur tabel daftar kegiatan ... 26
Tabel 4. Struktur tabel proposal kegiatan ... 27
Tabel 5. Struktur tabel laporan pertanggungjawaban ... 27
Tabel 6. Struktur tabel revisi proposal ... 28
Tabel 7. Struktur tabel revisi laporan pertanggungjawaban... 28
Tabel 8. Struktur tabel user ... 29
Tabel 9. Struktur tabel kategori Unit Kegiatan Mahasiswa ... 29
Tabel 10. Struktur tabel obrolan... 29
Tabel 11. Saran dan revisi pengujian sistem ... 53
Tabel 12. Pedoman penskoran kuesioner ... 54
Tabel 13. Rentang skor (i) kuantitatif ... 55
Tabel 14. Rentang skor kuisioner ... 55
Tabel 15. Tabel pengujian sistem oleh pengguna ... 57
Tabel 16. Tabel pengujian sistem oleh admin ... 61
Tabel 17. Tabel pengujian sistem oleh ahli komputer ... 64
1
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah
Bagian Kemahasiswaan Universitas Negeri Yogyakarta adalah unit bagian
pelayanan urusan kemahasiswaan yang memiliki tugas pokok dan fungsi dalam
melaksanakan pemantauan kegiatan Organisasi Mahasiswa (ORMAWA) dan Unit
Kegiatan Mahasiswa (UKM) bidang penalaran, olahraga, seni, dan
khusus/kesejahteraan. UKM Universitas Negeri Yogyakarta merupakan salah satu
wadah untuk pengembangan talenta mahasiswa yang tersedia pada tingkat
universitas dan bertujuan untuk memaksimalkan pembimbingan dan
pendampingan yang dilakukan oleh pihak Universitas. Pembimbingan dan
pendampingan dilakukan untuk meningkatkan prestasi mahasiswa yang
ditunjukkan melalui dukungan dalam mengikuti berbagai kegiatan nasional,
regional, maupun internasional serta publikasi dalam berbagai forum dan media
sebagai sarana apresiasi terhadap capaian prestasi tersebut.
Ragam prestasi yang diraih merupakan buah dari proses pembimbingan dan
pendampingan yang dilakukan secara terstruktur dan terukur. Seluruh elemen
jajaran keahasiswaan yang terkait secara langsung dalam pembinaan berupaya
untuk memberikan layanan terbaik sehingga mahasiswa mampu mencapai prestasi
maksimal. Pengembangan pola pembinaan kemahasiswaan dilakukan secara
menyeluruh menyangkut sumber daya manusia, fasilitas, metode, serta
peningkatan kualitas sarana dan prasarana dengan tetap memperhatikan prinsip
2
UKM Universitas Negeri Yogyakarta dikelompokkan menjadi empat
bidang, yaitu UKM Bidang Penalaran, Seni, Olahraga, dan Kesejahteraan atau
Minat Khusus. UKM mempunyai kewajiban untuk melaksanakan berbagai
program kerja. Program kerja tersebut dilaksanakan setelah administrasi proposal
kegiatan terpenuhi. Proposal kegiatan tersebut ditujukan untuk memperoleh dana
kegiatan sesuai dengan kontrak.
Proses administrasi proposal kegiatan melalui beberapa tahapan, pertama
divisi mengajukan proposal kepada sekretaris UKM untuk dikoreksi guna
memperoleh surat pengantar proposal, format rincian dana, dan berita acara.
Setelah itu, proposal kegiatan dikembalikan kepada mahasiswa yang mengajukan
untuk dicetak berupa hardfile dan diajukan kepada ketua UKM, jika sudah
memenuhi ketentuan dan disetujui kemudian diajukan kepada Pembina UKM.
Jika proposal tidak memenuhi ketentuan maka proposal dikembalikan kepada
kepada mahasiswa yang mengajukan untuk direvisi. Prosedur tersebut juga
berlaku ketika proposal kegiatan diterima oleh Pembina UKM. Selanjutnya,
proposal kegiatan diajukan kepada Bagian Kemahasiswaan untuk disetujui atau
tidak. Jika disetujui, Bagian Kemahasiswaan memberikan surat perjanjian
kerjasama. Surat tersebut digunakan untuk mencairkan dana sebesar 70% setelah
ditandatangani oleh ketua UKM dan Wakil Rektor III, sedangkan dana sebesar
30% sisanya akan diberikan setelah laporan pertanggungjawaban dikumpulkan.
Proses manual yang dilakukan tersebut memerlukan waktu yang lama. Pengajuan
proposal kegiatan rata-rata membutuhkan waktu lima sampai tujuh hari apabila
3
setiap tahapan harus dilakukan secara berurutan. Proses tahapan lanjutan tidak
dapat dilakukan apabila proses sebelumnya mengalami kendala. Hambatan lain
yang mungkin terjadi yaitu kesibukan ketua UKM maupun Pembina UKM yang
tidak setiap waktu berada di tempat, serta proses manual yang menggunakan
hardfile.
Waktu yang cukup lama dapat mengakibatkan kemunduran jadwal kegiatan,
sehingga seringkali beberapa kegiatan terpaksa digabungkan menjadi satu atau
bahkan tidak terlaksana karena tidak memenuhi deadline yang ditentukan.
Mahasiswa harus menunggu dua hari untuk mengecek kembali proposal setelah
proposal masuk ke Bagian Kemahasiswaan. Dana yang diajukan dapat dicairkan
setelah proposal dinyatakan diterima. Hal itu disebabkan belum adanya sistem
berbasis komputer atau teknologi informasi sehingga proses administrasi masih
diproses secara manual. Pengembangan aplikasi pengelolaan administrasi
proposal kegiatan UKM Universitas Negeri Yogyakarta merupakan salah satu
solusi untuk memperbaiki hal tersebut. Berdasarkan latar belakang tersebut
penelitian pengembangan aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan
UKM Universitas Negeri Yogyakarta secara online dilakukan.
B. Batasan Masalah
Pengembangan aplikasi pengelolaan proposal kegiatan ini memiliki batasan
masalah sebagai berikut:
1. Aplikasi ditujukan untuk UKM dan ORMAWA tingkat universitas
4
2. Pengajuan proposal yang dimaksud adalah proposal kegiatan, sedangkan
proposal untuk perlombaan tidak termasuk di dalamnya.
C. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang ada, masalah yang dapat dirumuskan
dalam tugas akhir ini adalah:
1. Bagaimana mengembangkan aplikasi pengelolaan administrasi proposal
kegiatan UKM di Bagian Kemahasiswaan Universitas Negeri Yogyakarta?
2. Bagaimana kualitas aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan
UKM yang dikembangkan?
D. Tujuan
Tujuan dari penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Mengembangkan aplikasi administrasi proposal kegiatan UKM yang
mampu memudahkan administrasi proposal kegiatan dan penyajian laporan
yang baik.
2. Mengetahui kualitas dari aplikasi pengelolaan administrasi proposal
kegiatan UKM.
E. Manfaat
Manfaat yang dapat diambil dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Bagi Bagian Kemahasiswaan Universitas Negeri Yogyakarta, dapat
memanfaatkan pengembangan ini untuk melakukan pengelolaan
5
2. Bagi UKM Universitas Negeri Yogyakarta, dapat memanfaatkan hasil
pengembangan ini untuk melakukan administrasi proposal kegiatan
keorganisasian secara online di Bagian Kemahasiswaan Universitas Negeri
Yogyakarta.
3. Bagi dosen Pembina UKM, dapat memanfaatkan hasil pengembangan ini
untuk mempermudah proses pengoreksian proposal yang diajukan oleh
UKM Universitas Negeri Yogyakarta.
4. Menambah pengetahuan pembaca dalam hal mengembangkan aplikasi
berbasis website dengan Personal Home Page Hypertext Preprocessor
6
BAB II KAJIAN TEORI A. Kajian Teori
Teori yang digunakan sebagai dasar pada penelitian adalah (1) model
perancangan aplikasi yang terdiri dari a) Waterfall Model dan b) Data Flow
Diagram (DFD), (2) flowmap, (3) Database Management System (DBMS),
(4) Tabel, (5) Hyper Text Markup Language (HTML), (6) Personal Home
Page Hypertext Preprocessor (PHP), (7) Structure Query Language
(MySQL), (8) framework bootstrap, (9) jaminan kualitas perangkat lunak,
(10) Bagian Kemahasiswaan, (11) Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) (12)
Struktur Organisasi dan Tata Bidang Kemahasiswaan Universitas Negeri
Yogyakarta.
1. Model Perancangan Aplikasi
Aplikasi web merupakan sebuah perangkat lunak yang dijalankan
melalui web browser, sehingga dapat dijalankan di perangkat desktop
maupun mobile. Aplikasi web juga tidak perlu diperbaharui sehingga
memberikan kenyamanan bagi pengguna. Web digunakan bukan hanya
sebagai media alternatif pengganti kertas untuk menyimpan berbagai
dokumentasi atau informasi. Web digunakan untuk mendapatkan sisi unggul
yang tadi telah diungkap. Keunggulan yang tidak dimiliki media kertas
ataupu media lain (Oenardi, 2001).
Perancangan aplikasi merupakan gambaran umum untuk menyusun
aplikasi yang akan dibuat sebagai pengganti metode yang lama secara
7
aplikasi yang akan dibuat untuk menggambarkan komponen-komponen
aplikasi secara detail. Perancangan aplikasi dapat menggunakan beberapa
metode diantaranya metode Waterfall, metode Prototype, metode Rapid
Aplication Development (RAD), dan metode Spiral. Model perancangan
aplikasi yang akan digunakan adalah metode analisis sistem aplikasi
terstruktur yakni Waterfall Model dan perancancangan Data Flow Diagram
(DFD). Penggunaan metode Waterfall dipilih karena memiliki beberapa
keunggulan antara lain memiliki proses yang urut, setiap proses memiliki
spesifikasi sendiri sehingga sesuai dengan apa yang dikehendaki (tepat
sasaran), serta tidak saling tumpang tindih.
a. Waterfall Model
Waterfall Model (Classic Life Cycle) adalah model yang pertama kali
muncul yaitu sekitar tahun 1970. Waterfall Model sering dianggap kuno,
tetapi paling sering digunakan dalam Software Engineering (SE). Waterfall
Model olehPresman (2010) ditampilkan pada Gambar 1.
Gambar 1. Waterfall model
Analysis Design
System / information
engineering
Code Test
8
Pressman (2010) menyatakan bahwa Waterfall Model diuraikan
dengan tahap-tahap sebagai berikut:
1) Analysis adalah tahap menganalisa hal-hal yang diperlukan dalam
pelaksanaan perancangan aplikasi.
2) Design adalah tahap penerjemah atau tahap perancangan dari
keperluan-keperluan yang dianalisis dalam bentuk yang lebih mudah
dimengerti oleh pemakai.
3) Code adalah tahap implementasi dari hasil aplikasi yang telah dirancang
dalam bahasa pemrograman yang telah ditentukan dan digunakan dalam
pembuatan aplikasi.
4) Test adalah tahap pengujian terhadap program yang telah dibuat.
Pengujian dilakukan agar fungsi-fungsi dalam aplikasi bebas dari error,
dan hasilnya harus sesuai dengan kebutuhan yang sudah didefinisikan
sebelumnya.
b. Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah representasi grafik dari sebuah
sistem yang menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem,
aliran-aliran data, dan penyimpanan dari data tersebut (Agus, 2007).
Simbol-simbol DFD disajikan dalam Tabel 1.
Menurut Kristanto (2008), elemen-elemen dasar dari DFD adalah
9
1) Entiti
Entiti merupakan sumber atau tujuan dari aliran data dari atau ke
sistem. Selain itu, entiti luar juga merupakan lingkungan luar sistem, jadi
sistem tidak tahu menahu mengenai apa yang terjadi di entiti luar.
2) Aliran Data
Aliran data merupakan gambaran dari data masuk maupun data keluar
dari satu proses ke proses lainnya.
3) Proses
Proses merupakan kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh sistem.
Proses berfungsi mentranformasikan satu atau beberapa data masukan
menjadi satu atau beberapa data keluaran sesuai dengan spesifikasi yang
diiginkan.
4) Berkas
Berkas merupakan komponen yang berfungsi untuk menyimpan data
atau file.
Tabel 1. Simbol-simbol data flow diagram
Simbol Keterangan
Menurut Al-Bahra bin Ladjamuddin (2005), flowmap merupakan
10
penyelesaian suatu masalah. Selain itu, flowmap juga merupakan cara
penyajian dari suatu algoritma. Simbol yang digunakan dalam flowmap
disajikan pada Tabel 2.
Tabel2. Simbol-simbol flowmap
Simbol Keterangan
3. Database Management System (DBMS)
Database Management System (DBMS) adalah program yang
digunakan untuk mendefinisikan, mengatur, dan memproses database.
Database adalah sebuah struktur yang dibangun untuk keperluan
penyimpanan data. DBMS merupakan alat yang berperan untuk membangun
struktur tersebut. Program DBMS saat ini banyak macamnya, seperti:
MySQL, Oracle, Interbase/Firebird, IDM DB2, dan lain-lain (Raharjo,
2011).
Menurut Agung (2011), database berfungsi untuk menyimpan
informasi atau data. Untuk mengelola database diperlukan software yang
disebut dengan DBMS. Dengan software DBMS, pengguna dapat membuat,
mengelola, mengontrol, dan mengakses database dengan mudah, praktis,
11
4. Tabel
Menurut Raharjo (2014), Tabel adalah kumpulan data yang
ditampilkan secara tabular dan dipisahkan berdasarkan kolom-kolom
tertentu. Gambar 3 menjelaskan tentang hubungan antara tabel dengan
database.
Gambar 2. Tabel dalam database
Komponen-komponen penting di dalam tabel yang perlu diketahui
adalah sebagai berikut.
a. Kolom
Tabel terdiri dari kolom-kolom yang berisi bagian atau potongan
informasi di dalam tabel. Dalam dunia database, kolom sering disebut
sebagai field.
b. Baris
Data dalam suatu tabel disimpan di dalam baris, yang dibentangkan
secara horisontal berdasarkan kolom-kolom yang telah didefinisikan. Dalam
dunia database, baris sering disebut sebagai record.
c. Kunci Utama
Kunci utama adalah field kunci dalam suatu tabel, yang berfungsi
12
atau Primary key akan memastikan bahwa dalam tabel bersangkutan tidak
ada record lain yang isinya sama persis.
d. Kunci Tamu
Kunci Tamu adalah field yang dijadikan sebagai kunci tamu dalam
suatu tabel. Isi dari field ini akan selalu mengacu pada isi field yang terdapat
pada tabel lain. Dengan konsep inilah, dua atau beberapa tabel dapat saling
berelasi. Contoh tabel database disajikan pada Tabel 4.
Tabel 3. Tabel database
5. Hyper Text Markup Language
Hyper Text Markup Language (HTML) merupakan bahasa
pemrograman terstruktur yang dikembangkan untuk berbagi informasi
melalu internet (Jayan, 2012). Hyper Text Markup Language dikembangkan
oleh W3C (World Wide Web Consortium) semenjak awal teknologi internet
dan terus dikembangkan agar dapat menampilkan lebih banyak konten,
seperti: teks, gambar, suara, animasi, dan video.
6. Personal Home Page Hypertext Preprocessor
Prasetyo (2008) menyatakan bahwa Personal Home Page Hypertext
Preprocessor (PHP) adalah skrip bersifat server-side yang ditambahkan ke No ID Barang Nama Barang Merk / Spek Kondisi Jumlah Satuan Harga Satuan Total Harga
13
dalam HTML. PHP sendiri merupakan singkatan dari Personal Home Page
Tools. Skrip ini akan membuat suatu aplikasi dapat diintegrasikan ke dalam
HTML sehingga suatu halaman web tidak lagi bersifat statis. Sifat
server-side berarti pengerjaan skrip dilakukan di server, baru kemudian hasilnya
dikirimkan ke browser.
Menurut Arief (2011), Personal Home Page Hypertext Preprocessor
(PHP) adalah bahasa server-side scripting yang menyatu dengan HTML
untuk membuat halaman web yang dinamis. Karena PHP merupakan
server-side scripting maka sintaks dan perintah-perintah PHP akan dieksekusi di
server kemudian hasilnya dikirimkan ke browser dalam format HTML.
7. Structure Query Language (MySQL)
MySQL adalah sistem manajemen basis data relasional yang
mengandalkan Structure Query Language (SQL) untuk memproses data
dalam database. SQL adalah bahasa komputer yang dirancang untuk
pengambilan data dan pengelolaan data dalam database (Colton dan Sarid,
2013).
Arief (2011) menyatakan bahwa MySQL merupakan salah satu
database server yang sangat terkenal dan banyak digunakan untuk
membangun aplikasi web yang menggunakan database sebagai sumber dan
pengelolaan datanya.
Menurut Sutaji (2011), SQL dibegi menjadi tiga bentuk query, yaitu:
14
Data Definition Language (DDL) adalah sebuah metode Query SQL
yang berguna untuk mendefinisikan data pada sebuah database. Berikut
query yang termasuk DDL:
1) CREATE digunakan untuk melakukan pembuatan tabel dan database.
2) DROP digunakan untuk penghapusan tabel maupun database.
3) ALTER digunakan untuk melakukan pengubahan struktur tabel yang
telah dibuat, baik menambah Field (add), mengganti nama Field
(Change) ataupun menamakannya kembali (rename), serta menghapus
(drop).
b. Data Manipulation Language
Data Manipulation Language (DML) adalah sebuah metode query
yang dapat digunakan apabila DDL telah terjadi, sehingga fungsi dari query
ini adalah untuk melakukan pemanipulasian database yang telah ada atau
yang telah dibuat sebelumnya.
Berikut query yang termasuk DML:
1) SELECT digunakan untuk menampilkan data pada tabel.
2) INSERT digunakan untuk melakukan penginputan.
3) UPDATE digunakan untuk melakukan pengubahan atau peremajaan
terhadap data yang ada pada tebel.
4) DELETE digunakan untuk melakukan penghapusan data pada tabel.
c. DCL (Data Control Language)
DCL adalah sebuah metode Query yang dapat digunakan untuk
mengendalikan eksekusi perintah. Biasanya berhubungan dengan
15
1) GRANT: Digunakan untuk memberikan hak akses (privilage) kepada
user tertentu.
2) REVOKE: Digunkan untuk mencabut hak akses dari user tertentu.
8. Framework Bootstrap
Framework adalah sebuah software untuk memudahkan para
programmer dalam membuat aplikasi berbasis website. Di dalam framework
terdapat fungsi, plugin, dan konsep untuk membentuk suatu sistem tertentu.
Dengan menggunakan framework, sebuah aplikasi akan tersusun dan
terstruktur dengan rapi (Davies, 2011).
Bootstrap adalah sebuah framework yang berfungsi untuk mengubah
tampilan halaman website menjadi lebih menarik dan responsive sehingga
lebar halaman website yang ditampilkan menyesuaikan dengan lebar
browser (Cavaliere, dkk., 2015). Bootstrap terdiri dari kode yaitu Cascading
Style Sheet (CSS) dan JQuery (Javascript Query). CSS pada Bootstrap
berfungsi untuk mengatur tampilan antarmuka, seperti: tipografi, formulir,
tombol, navigasi, dan antarmuka halaman website. Sedangkan fungsi Jquery
pada Bootstrap adalah memberi efek animasi pada halaman website (DeDeo,
dkk., 2013).
9. Jaminan Kualitas Perangkat Lunak
Menurut Galin (2004), jaminan kualitas perangkat lunak adalah
rangkaian kegiatan yang dirancang untuk mengevaluasi proses dimana
produk dikembangkan atau dirangkai. Tujuan dari jaminan kualitas
perangkat lunak adalah memberikan data yang diperlukan oleh manajemen
16
memberikan kepastian dan konfidensi bahwa kualitas produk dapat
memenuhi sasaran, tidak hanya berkualitas menurut pengembang tetapi juga
berkualitas dan sesuai dengan keinginan pengguna.
Faktor-faktor yang mempengaruhi kualitas perangkat lunak McCall
dikelompokkan menjadi tiga aspek sebagai berikut (Nastiti, 2012).
a. Aspek operasional produk adalah aspek yang mengatur analisis,
perancangan, dan konstruksi sebuah software. Aspek operasional
produk terdiri dari faktor: correctness, reliability, efficiency, integrity,
dan usability.
b. Aspek perbaikan produk adalah aspek yang mengatur evaluasi hasil
uji coba produk setelah software berhasil dikembangkan. Aspek
perbaikan produk terdiri dari faktor: maintability, flexibility, dan
testability.
c. Aspek peralihan produk adalah aspek yang mengatur bagaimana
software dapat dijalankan pada beberapa platform atau kerangka
sistem yang beragam. Aspek peralihan produk terdiri dari faktor:
portability,reusability, dan interoperability.
Penjelasan faktor-faktor tersebut menurut McCall (Nastiti, 2012)
adalah sebagai berikut.
a. Correctness adalah sejauh mana suatu perangkat lunak memenuhi
spesifikasi dan tujuan penggunaan perangkat lunak dari pengguna.
b. Reliability adalah sejauh mana keakuratan suatu perangkat lunak
17
yang dibutuhkan suatu perangkat lunak untuk melaksanakan
fungsinya.
c. Integrity adalah sejauh mana akses ke perangkat lunak dan data oleh
pihak yang tidak berhak untuk mengendalikan.
d. Usability adalah usaha yang diperlukan untuk mempelajari,
mengoperasikan, menyiapkan input, dan mengartikan output dari
perangkat lunak.
e. Maintability adalah usaha yang diperlukan untuk menetapkan dan
memperbaiki kesalahan dalam program.
f. Testability adalah usaha yang diperlukan dalam pengujian program
untuk memastikan bahwa program melaksanakan fungsi yang
ditetapkan.
g. Flexibility adalah usaha yang diperlukan untuk memodifikasi program
operasional.
h. Portability adalah usaha yang diperlukan untuk memindahkan
program dari perangkat keras atau lingkungan sistem perangkat lunak
tertentu ke perangkat lainnya.
i. Reusability adalah tingkat kemampuan program atau bagian dari
program yang dapat dipakai ulang dalam aplikasi lain, berkaitan
dengan paket atau lingkup dari fungsi yang dilakukan oleh program.
j. Interoperability adalah usaha yang diperlukan untuk menggabungkan
suatu sistem dengan yang lainnya.
Pengujian merupakan metode yang dilakukan untuk menjelaskan
18
pengujian, metode pengujian dan pelaksanaan pengujian. Pengujian sistem
yang dilakukan adalah pengujian beta. Pengujian beta adalah pengujian
yang dilakukan pada satu atau lebih pengguna software dalam lingkungan
yang sebenarnya, pengembang tidak terlibat dalam pengujian ini. Pengguna
merekam semua masalah yang ditemui selama pengujian dan melaporkan
kepada pengembang. Rumus untuk mencari persentase masing-masing
jawaban pada pengujian beta adalah sebagai berikut (Pressman, 2010).
Y = (P/Q) x 100%
Keterangan:
Y = Nilai persentase
P = Banyaknya jawaban responden tiap soal
Q = Jumlah responden
10. Bagian Kemahasiswaan
Bagian Kemahasiswaan merupakan bagian dari Universitas Negeri
Yogyakarta yang melayani urusan Kemahasiswaan. Bagian Kemahasiswaan
mempunyai beberapa tugas pokok (Takarina, 2015) sebagai berikut:
a. Membagi tugas kepada para Kepala Sub Bagian sesuai dengan bidang
tugas masing-masing.
b. Memberi arahan kepada para Kepala Sub Bagian untuk kelancaran
pelaksanaan tugas.
c. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan di Bagian Kemahasiswaan.
d. Melaksanakan pembinaan pegawai di lingkungan Bagian
19
e. Memonitor, mengevaluasi, dan menilai pelaksanaan tugas di
bidang Kemahasiswaan.
f. Menyusun rencana program kerja Bagian dan mempersiapkan
program kerja bidang Kemahasiswaan (Wakil Rektor III).
g. Menyiapkan bahan dan menyusun Rencana Kinerja bidang
Kemahasiswaan.
h. Menghimpun dan menelaah peraturan dan pedoman di bidang
penalaran, minat dan informasi kegiatan mahasiswa.
i. Mempersiapkan bahan pelatihan pembimbing kegiatan mahasiswa.
j. Mempersiapkan bahan pembinaan/peningkatan ketrampilan
manajemen mahasiswa.
k. Mempersiapkan bahan pembinaan prestasi ekstrakurikuler mahasiswa
bidang penalaran.
l. Mempersiapkan bahan pembinaan prestasi ekstrakurikuler mahasiswa
bidang olahraga.
m. Mempersiapkan bahan pembinaan prestasi ekstrakurikuler mahasiswa
bidang seni.
n. Mempersiapkan bahan pembinaan prestasi ekstrakurikuler mahasiswa
bidang minat khusus/kesejahteraan.
o. Melaksanakan pemantauan kegiatan Organisasi Mahasiswa
(ORMAWA) dan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) bidang penalaran,
olahraga, seni, dan khusus/kesejahteraan.
20
q. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang minat dan
penalaran mahasiswa.
r. Melakukan administrasi kontrak kegiatan mahasiswa bidang minat
dan penalaran mahasiswa.
s. Menyusun bahan penerbitan jurnal ilmiah mahasiswa.
t. Menyusun laporan bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
bidang III (Kemahasiswaan).
11. Unit Kegiatan Mahasiswa
Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) Universitas Negeri Yogyakarta
merupakan salah satu wadah untuk pengembangan talenta mahasiswa yang
tersedia pada tingkat universitas. UKM juga bertujuan untuk
memaksimalkan pembimbingan dan pendampingan yang dilakukan oleh
pihak Universitas. Pembimbingan dan pendampingan dilakukan untuk
meningkatkan prestasi mahasiswa yang ditunjukkan melalui dukungan
dalam mengikuti berbagai kegiatan nasional, regional, maupun internasional
serta publikasi dalam berbagai forum dan media sebagai sarana apresiasi
21
12. Struktur Organisasi dan Tata Bidang Kemahasiswaan Universitas Negeri Yogyakarta
Pembuatan sistem didasarkan pada struktur organisasi dan tata bidang
kemahasiswaan Universitas Yogyakarta. Proses pengajuan proposal dan
laporan pertanggungjawaban mengacu pada proses manual yang berlaku
tahun 2016/2017. Adapun struktur organisasi dan tata bidang
kemahasiswaan Universitas Yogyakarta disajikan dalam Gambar 3.
22
Prosedur pengajuan proposal (Tahun 2016/2017) adalah sebagai
berikut :
Gambar 4. Prosedur pengajuan proposal (Sumber Kemahasiswaan UNY) Mengirim soft file
LPJ kesekretaris fotokopi LPJ 1 kali
23
`Prosedur pengajuan laporan pertanggungjawaban (Tahun 2016/2017)
adalah sebagai berikut :
Mengirim soft file
proposal kesekretaris oleh Ketua UKM dan pengajuan proposal asli
Setelah 1-2 hari cek di bagian kemahasiswaan materai 3 buah dan TTD
ketua UKM
24
B. Kerangka Berpikir
Proposal kegiatan adalah salah satu syarat suatu organisasi yang
tergabung dalam Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) untuk melaksanakan
kegiatan. Hal itu disebabkan dana kegiatan dari pihak universitas akan
diberikan jika proposal kegiatan diterima oleh Bagian Kemahasiswaan
Universitas Negeri Yogyakarta untuk dipergunakan sebagai alat
pertangungjawaban.
Proses yang masih manual mengakibatkan berbagai hambatan,
diantaranya proses yang membutuhkan waktu yang cukup lama yaitu tiga
sampai empat hari, kesibukan Ketua UKM maupun Pembina UKM
sehingga tidak setiap waktu bisa ditemui, deadline kegiatan yang harus
dilaksanakan tepat waktu.
Salah satu solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut yaitu dengan
adanya sistem informasi berbasis website untuk mengelola administrasi
pengajuan proposal kegiatan. Tujuan dari perancangan sistem ini adalah
memberikan kemudahan dalam administrasi pengajuan proposal, baik
proses konsultasi kepada Ketua UKM maupun Pembina UKM hingga
proses akhir yaitu pencairan dana kegiatan. Semua proses tersebut dapat
diakses secara online sehingga dapat mempersingkat waktu dan lebih
25
BAB III PEMBAHASAN
Proses pembuatan aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan
UKM menggunakan metode Waterfall yang terdiri dari tahap: analisis,
perancangan, implementasi, dan pengujian. Semua tahap harus dikerjakan secara
urut untuk mendapatkan hasil yang sistematis dan terstruktur. Penjelasan tentang
tahap-tahap pembuatan aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan
menggunakan metode Waterfall adalah sebagai berikut.
A. Analisis
Analisis adalah tahap menganalisa hal-hal yang diperlukan dalam
pembuatan sistem, terdiri dari analisis prosedur yang terlibat dan analisis
kebutuhan. Analisis sistem informasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan
UKM adalah sebagai berikut.
1. Analisis Prosedur yang terlibat
Analisis prosedur yang terlibat adalah penjelasan tentang prosedur-prosedur
yang ada di dalam aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM.
Prosedur-prosedur tersebut adalah sebagai berikut.
a. Prosedur Pengajuan Proposal
Prosedur pengajuan proposal merupakan proses dimana mahasiswa
pengurus UKM mengajukan proposal dengan cara mengisi formulir dan
26
pengelolaan administrasi kegiatan UKM sampai proposal disetujui dan dana
kegiatan dapat dicairkan.
b. Prosedur Review Proposal
Prosedur review proposal melaui lima tahapan yaitu sekretaris, ketua UKM
pembina UKM, kemahasiswaan, dan WRIII. Pengoreksian meliputi tata tulis,
anggaran dana kegiatan, serta pemberian nomor proposal yang ditentukan oleh
sekretaris UKM. Setiap tahapan harus dilalui secara berurutan.
c. Prosedur Pengajuan Laporan Pertanggungjawaban
Prosedur pengajuan laporan pertanggungjawaban merupakan proses
mahasiswa pengurus UKM mengajukan laporan pertanggungjawaban dengan
mengisi formulir dan mengunggah laporan pertanggungjawaban kegiatan secara
online kedalam aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM sampai
laporan pertanggungjawaban disetujui dan dana kegiatan dapat dicairkan.
d. Prosedur Review Laporan Pertanggungjawaban
Prosedur pengoreksian laporan pertanggungjawaban melaui lima tahapan
yaitu sekretaris, ketua UKM, pembina UKM, kemahasiswaan dan WRIII.
Pengoreksian meliputi tata tulis dan anggaran dana kegiatan. Setiap tahapan harus
dilalui secara berurutan.
e. Prosedur Pencairan Dana
Prosedur pencairan dana dapat dilakukan setelah semua proses pengajuan
proposal dan laporan pertanggungjawaban diselesaikan. Mahasiswa dapat
27
dari dana keseluruhan. Sisa dana sebesar 30% dapat dicairkan setelah pengajuan
laporan pertanggungjawaban disetujui.
2. Analisis Kebutuhan
Analisis kebutuhan merupakan analisis untuk menentukan spesifikasi
kebutuhan perangkat untuk menjalankan sistem. Analisis kebutuhan dalam
membangun aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM adalah
sebagai berikut.
a. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware)
Kebutuhan perangkat keras merupakan kebutuhan komponen dengan
spesifikasi tertentu untuk menjalankan aplikasi dengan media komputer.
Spesifikasi perangkat keras yang dibutuhkan terdiri dari:
1. komputer server,
2. komputer user,
3. jaringan intranet.
b. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software)
Kebutuhan perangkat lunak merupakan kebutuhan aplikasi dengan
spesifikasi tertentu untuk merancang, membuat, dan menjalankan aplikasi.
Spesifikasi perangkat lunak yang dibutuhkan terdiri dari:
1. XAMPP localhost,
2. Framework Bootstrap,
3. Web Browser,
28
5. Sistem operasi Windows 7.
c. Kebutuhan Pengguna
Aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM bersifat intern,
sehingga hanya pengguna dari kalangan tertentu yang memiliki hak akses
terhadap sistem informasi ini. Berdasarkan Gambar 3 hak akses, aplikasi ini
dikelompokkan menjadi empat jenis yaitu sebagai berikut.
1. Admin
Admin adalah Kepala Bagian Kemahasiswaan yang memiliki kewenangan
penuh dan tanggung jawab terhadap sistem. Admin memiliki hak akses dalam
melakukan proses-proses dalam sistem, meliputi: pengelolaan pengguna dan
pengelolaan UKM.
2. Petugas UKM
Petugas UKM meliputi anggota UKM yaitu sekretaris dan ketua UKM yang
diberi kewenangan oleh admin untuk membantu mengelola aplikasi pengelolaan
administrasi proposal kegiatan UKM. Petugas UKM memiliki hak akses dalam
menjalankan proses-proses pada sistem, meliputi: review proposal kegiatan,
review laporan pertanggungjawaban, pencairan dana.
3. Pejabat
Pejabat meliputi Pembina UKM, Kemahasiswaan dan Wakil rektor III yang
diberi kewenangan oleh admin untuk membantu mengelola aplikasi pengelolaan
29
menjalankan proses-proses pada sistem, meliputi: review proposal kegiatan,
review laporan pertanggungjawaban, pencairan dana.
4. Pengurus UKM (Divisi UKM)
Pengurus UKM yang dimaksud adalah anggota UKM yang termasuk dalam
bagan kepengurusan UKM. Pengurus UKM hanya memiliki hak akses dalam
pengajuan proposal dan pengajuan laporan pertanggungjawaban.
B. Perancangan Aplikasi
Perancangan aplikasi dapat diartikan sebagai penggambaran, perencanaan,
dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen menjadi satu
kesatuan. Perancangan aplikasi yang akan dibuat dimulai setelah tahap analisis
terhadap aplikasi yang sedang berjalan selesai dilakukan. Adapun alat bantu yang
digunakan untuk menggambarkan perancangan aplikasi yang akan dibuat yaitu,
sebagai berikut:
1. Perancangan Basis Data
Perancangan basis data merupakan proses menetukan isi dan pengaturan
data yang dibutuhkan guna mendukung berbagai rancangan sistem, sehingga data
yang sudah diolah menjadi efisien dalam ruang penyimpanan, cepat diakses, dan
memudahkan dalam manipulasi data. Perancangan basis data pada aplikasi
pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM adalah sebagai berikut.
a. Struktur Tabel
Struktur data merupakan proses penyusunan tabel-tabel yang ada di dalam
30
keterangan.Tabel-tabel yang dibutuhkan untuk membangun aplikasi pengelolaan
administrasi proposal kegiatan UKM adalah sebagai berikut.
1) Tabel Data UKM
Tabel data UKM digunakan untuk menyimpan data daftar UKM. Struktur
tabel data UKM disajikan pada Tabel 4.
Tabel 4. Struktur tabel data UKM
No Nama Field Tipe dan Ukuran Keterangan
1 ukmid Bigint (255) Primary Key
2 Cat_id Bigint (255)
3 ukmname Text
2) Tabel Daftar Kegiatan
Tabel daftar kegiatan digunakan untuk menyimpan daftar kegiatan dan
status kegiatan. Struktur tabel daftar kegiatan disajikan pada Tabel 5.
Tabel 5. Struktur tabel daftar kegiatan
No Nama Field Tipe dan Ukuran Keterangan
1 id_kegiatan Bigint (255) Primary key
2 ukmid Bigint (255)
3 nama_kegiatan Text
4 Waktu Date
5 Biaya Bigint (255)
6 Tempat Text
7 Status Varchar (255)
3) Tabel Proposal Kegiatan
Tabel proposal kegiatan digunakan untuk menyimpan data proposal
31
Tabel 6. Struktur tabel proposal kegiatan
No Nama Field Tipe dan Ukuran Keterangan
1 Proposalid bigint(255) Primary key
2 Ukmid bigint(255)
4) Tabel Laporan Pertanggungjawaban
Tabel laporan pertanggungjawaban digunakan untuk menyimpan data
laporan pertanggungjawaban kegiatan. Struktur tabel laporan pertanggungjawaban
ditampilkan pada Tabel 7.
Tabel 7. Struktur tabel laporan pertanggungjawaban
No Nama Field Tipe dan Ukuran Keterangan
1 Lpjid bigint(255) Primary key
2 Proposalid bigint(255)
3 Ukmid bigint(255)
4 Userid bigint(255)
5 nama_kegiatan Text
6 waktu_pelaksanaan Date
7 total_dana Text
8 tempat_kegiatan Text
9 ketua_pelaksana varchar(255)
32
No Nama Field Tipe dan Ukuran Keterangan
11 file_lpj Text
5) Tabel Revisi Proposal
Tabel revisi proposal digunakan untuk menyimpan data revisi proposal
kegiatan. Struktur tabel revisi proposal disajikan pada Tabel 8.
Tabel 8. Struktur tabel revisi proposal
No Nama Field Tipe dan Ukuran Keterangan
1 id_revisi bigint(255) Primary key
2 id_proposal bigint(255)
3 file_location Text
4 Revisike int(200)
6) Tabel Revisi Laporan Pertanggungjawaban
Tabel revisi laporan pertanggungjawaban digunakan untuk menyimpan data
revisi laporan pertanggungjawaban. Struktur tabel revisi laporan
pertanggungjawaban disajikan pada Tabel 9.
Tabel 9. Struktur tabel revisi laporan pertanggungjawaban
No Nama Field Tipe dan Ukuran Keterangan
1 id_revisi bigint(255) Primary key
2 id_lpj bigint(255)
3 file_location Text
33
7) Tabel User
Tabel user digunakan untuk menyimpan data user. Struktur tabel user
disajikan pada Tabel 10.
Tabel 10. Struktur tabel user
No Nama Field Tipe dan Ukuran Keterangan
8) Tabel Kategori UKM
Tabel kategori UKM digunakan untuk menyimpan data kategori UKM.
Struktur tabel Kategori UKM disajikan pada Tabel 11.
Tabel 11. Struktur Tabel Kategori UKM
No Nama Field Tipe dan Ukuran Keterangan
1 cat_id bigint(255) Primary key
2 category_name Text
9) Tabel Obrolan
Tabel obrolan digunakan untuk menyimpan data obrolan. Struktur tabel
obrolan disajikan pada Tabel 12.
Tabel 12. Struktur Tabel Obrolan
No Nama Field Tipe dan Ukuran Keterangan
1 Id int(11) Primary key
2 User Varchar(60) 3 Message Varchar(100) 4 date_time Timestamp
34
b. Skema Relasi
Gambar 6. Relasi tabel basis data Keterangan relasi:
1. Relasi 1: menghubungkan tabel user dengan tabel proposal secara
one-to-many, sehingga setiap user dapat mengajukan banyak proposal.
2. Relasi 2: menghubungkan tabel user dengan tabel lpj secara one-to-many,
sehingga setiap user dapat mengajukan banyak laporan
pertanggungjawaban.
3. Relasi 3: menghubungkan tabel UKM dengan tabel kegiatan secara
one-to-many, sehingga setiap UKM dapat memiliki banyak kegiatan pada tabel
35
4. Relasi 4: menghubungkan tabel UKM dengan tabel kategori UKM,
sehingga setiap UKM hanya memiliki satu kategori UKM.
5. Relasi 5: menghubungkan tabel lpj dengan tabel revisi lpj, sehingga setiap
laporan pertanggungjawaban dapat direvisi beberapa kali.
6. Relasi 6: menghubungkan tabel proposal dengan tabel revisi proposal,
sehingga proposal kegiatan dapat direvisi beberapa kali.
2. Perancangan Aliran Data
Perancangan aliran data adalah penggambaran dari aliran data dari sistem
yang akan dibangun, tabel penyimpanan data, dan entiti luar. Perancangan proses
dalam pengembangan aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan \ adalah
sebagai berikut
a. Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan gambaran umum sistem yang akan dibangun,
di dalamnya terdapat hubungan antara entiti luar dengan sistem. Dari Gambar 4
dan Gambar 5 Diagram konteks aplikasi pengelolaan administrasi proposal
kegiatan UKM adalah sebagai berikut.
36
Diagram konteks pada Gambar 10 menunjukkan alur data dari pengguna
dengan sistem. Admin dapat memasukkan data memperoleh informasi tentang
pengguna, pengajuan proposal dan laporan pertanggungjawaban, proses proposal
dan laporan pertanggungjawaban, dan pengaturan UKM. Sedangkan divisi,
petugas dan pejabat dapat memasukkan data dan memperoleh informasi tentang
pengajuan proposal dan laporan pertanggungjawaban dan daftar kegiatan.
b. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu model logika data yang dibuat
untuk menggambarkan data berasal dan tujuan data yang keluar dari sistem,
dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi
antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. DFD
aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM adalah sebagai berikut.
DFD berfungsi untuk menunjukkan alur data pada sistem.
1) Data Flow Diagram Level 1
Data Flow Diagram (DFD) level 1 merupakan penjabaran dari diagram
konteks. Terdapat tiga proses yang terjadi dalam sistem yaitu daftar kegiatan,
pengajuan proposal dan laporan pertanggungjawaban, dan pengaturan UKM. DFD
37
Gambar 8. Data flow diagram level 1
DFD level 1 pada Gambar 11 merupakan gambaran seluruh proses dalam
sistem. Proses yang terdapat dalam sistem ada tiga yaitu proses daftar kegiatan,
proses pengajuan proposal kegiatan dan laporan pertanggungjawaban dan proses
pengaturan ukm. Terdapat sembilan tabel yang terlibat dalam DFD level 1 yaitu
tebel user, data ukm, kategori ukm, obrolan, proposal, lpj, revisi proposal, revisi
lpj, dan obrolan. Divisi mengjukan proposal kegiatan sedangkan petugas dan
pejabat melakukan pengoreksian proposal dan lpj. Petugas UKM dapat
menambahkan kegiatan pada daftar kegiatan.
2) Data Flow Diagram Level 2 Proses Daftar Kegiatan
Data Flow Diagram (DFD) level 2 proses daftar kegiatan merupakan
38
Kemahasiswaan akan diproses oleh Petugas UKM atau admin. Petugas UKM atau
admin akan menginputkan daftar kegiatan yang ditampilkan dalam bentuk tabel
kegiatan dan status pelaksanaan kegiatan tersebut. DFD level 2 proses daftar
kegiatan disajikan pada Gambar 9.
Gambar 9. Data flow diagram level 2 proses daftar kegiatan
DFD level 2 proses daftar kegiatan pada Gambar 12 terdapat dua proses yaitu
pendataan kegiatan UKM dan penambahan daftar kegiatan. Terdapat satu tabel
yaitu tabel kegiatan. Petugas UKM dapat menambahkan kegiatan pada daftar
39
3) Data Flow Diagram Level 2 Proses Pengajuan Proposal dan Laporan
Pertanggungjawaban
Pengajuan proposal kegiatan dan laporan pertanggungjawaban dilakukan
oleh user (mahasiswa) sesuai dengan kegiatan yang tertera dalam daftar kegiatan.
Proposal dan laporan pertanggungjawaban yang diajukan akan diproses oleh
Petugas UKM berupa review proposal dan laporan pertanggungjawaban. DFD
level 2 proses pengajuan proposal kegiatan disajikan pada Gambar 10.
40
DFD level 2 proses pengajuan proposal kegiatan pada Gambar 13 terdapat dua
proses yaitu proposal dan lpj masuk, proses proposal dan lpj. Kedua proses
tersebut terdapat lima tabel yaitu tabel proposal, lpj, revisi proposal, proposal lpj
dan obrolan. Divisi UKM mengajukan proposal kemudian diproses oleh petugas
UKM dan pejabat.
4) Data Flow Diagram Level 2 Proses Pengaturan UKM
Pengaturan UKM dapat dilakukan oleh admin. Proses ini diperlukan apabila
terdapat UKM baru yang belum terdaftar, unit kegitan mahasiswa yang berganti
nama, dan penghapusan UKM yang sudah tidak aktif. DFD level 2 proses
pengaturan UKM disajikan pada Gambar 11.
41
DFD level 2 proses pengaturan UKM pada Gambar 14 terdapat dua proses yaitu
pendataan UKM dan penambahan UKM. Terdapat tiga tabel yaitu kategori UKM,
data UKM, user. Admin dapat menambahkan kategori UKM dan data UKM.
c. Flowmap
Flowmap merupakan bagan-bagan yang mempunyai arus untuk
menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Selain itu,
flowmap juga merupakan cara penyajian dari suatu algoritma. Pada perancangan
aplikasi pengelolaan proposal kegiatan UKM, flowmap terdiri dari tiga proses
sebagai berikut.
1) Proses Penambahan Daftar Kegiatan
42
2) Proses Pengajuan Proposal dan Laporan Pertanggungjawaban
43
3) Pengaturan UKM
Gambar 14.Flowmap pengaturan UKM
3. Perancangan Struktur Menu
Struktur menu adalah perancangan menu berdasarkan hak akses pengguna.
Aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan tiga jenis struktur menu,
44
a. Struktur Menu Admin
Setelah login, admin dapat mengakses semua menu yang ada pada sistem.
Menu-menu tersebut adalah menu dashboard, daftar kegiatan, pengajuan proposal
dan lpj, pengguna, pengaturan UKM. Struktur menu admin disajikan pada
Gambar 15.
Gambar 15. Struktur menu admin
b. Struktur Menu Pejabat
Setelah login, Petugas UKM dapat mengakses tiga menu yang ada pada
sistem. Menu-menu tersebut adalah menu: dashboard, daftar kegiatan, pengajuan
poposal dan lpj, daftar UKM. Struktur menu Petugas UKM disajikan pada
Gambar 16.
45
c. Struktur Menu Petugas UKM
Setelah login, Petugas UKM dapat mengakses tiga menu yang ada pada
sistem. Menu-menu tersebut adalah menu: dashboard, daftar kegiatan, pengajuan
poposal dan lpj. Struktur menu Petugas UKM disajikan pada Gambar 17.
Gambar 17. Struktur menu petugas UKM
d. Struktur Menu Divisi UKM
Setelah login, user dapat mengakses tiga menu yang ada pada sistem.
Menu-menu tersebut adalah Menu-menu: dashboard, daftar kegiatan, pengajuan poposal dan
lpj. struktur menu staf disajikan pada Gambar 18.
46
4. Perancangan Antarmuka
Perancangan antarmuka merupakan pembuatan desain tampilan
perancangan aplikasi pengelolaan administrasi proposal kegiatan UKM
Universitas Negeri Yogyakarta saat diakses menggunakan browser. Rancangan
antarmuka setiap halaman adalah sebagai berikut.
a. Rancangan Antarmuka Halaman Login
Halaman Login adalah halaman yang pertama kali diakses oleh pengguna.
Pada halaman login terdapat username, password dan level user yang harus diisi
dengan benar untuk dapat mengakses aplikasi pengelolaan administrasi proposal
kegiatan. Rancangan antarmuka halaman login disajikan pada Gambar 19.
Gambar 19. Rancangan antarmuka halaman login
b. Rancangan Antarmuka Halaman Beranda
Halaman beranda adalah halaman yang pertama kali diakses oleh pengguna
setelah berhasil login. Di dalam halaman beranda terdapat beberapa informasi,
47
pengajuan proposal dan laporan pertanggungjawaban, pengguna dan pengaturan
UKM. Rancangan antarmuka halaman beranda pengguna disajikan pada Gambar
20.
Gambar 20. Rancangan antarmuka halaman beranda
c. Rancangan Antarmuka Halaman Input Pengguna
Halaman input pengguna adalah halaman untuk menambah data pengguna
yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database. Rancangan antarmuka
halaman input pengguna disajikan pada Gambar 21.
48
d. Rancangan Antarmuka Halaman Input Daftar Kegiatan
Halaman input daftar kegiatan adalah halaman untuk menambah data daftar
kegiatan yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database. Rancangan
antarmuka halaman input daftar kegiatan disajikan pada Gambar 22.
Gambar 22. Rancangan antarmuka halaman input daftar kegiatan
e. Rancangan Antarmuka Halaman Input Proposal Kegiatan
Halaman input proposal kegiatan adalah halaman untuk menambah data
proposal kegiatan yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database.
Rancangan antarmuka halaman input proposal kegiatan disajikan pada Gambar
23.
49
f. Rancangan Antarmuka Halaman Input Laporan Pertanggungjawaban
Halaman input laporan pertanggungjawaban adalah halaman untuk
menambah data laporan pertanggungjawaban yang selanjutnya diproses dan
disimpan dalam database. Rancangan antarmuka halaman input laporan
pertanggungjawaban disajikan pada Gambar 24.
Gambar 24. Rancangan antarmuka halaman input lpj
g. Rancangan Antarmuka Halaman Review Proposal Kegiatan
Halaman review proposal kegiatan adalah halaman untuk menambah data
review proposal kegiatan yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database.
Rancangan antarmuka halaman review proposal kegiatan disajikan pada Gambar
25.
50
h. Rancangan Antarmuka Halaman Review Laporan
Pertanggungjawaban
Halaman review laporan pertanggungjawaban kegiatan adalah halaman
untuk menambah data review pertanggungjawaban yang selanjutnya diproses dan
disimpan dalam database. Rancangan antarmuka halaman review
pertanggungjawaban disajikan pada Gambar 26.
Gambar 26. Rancangan antarmuka halaman review LPJ
i. Rancangan Antarmuka Halaman Pengaturan UKM
Halaman pengaturan UKM adalah halaman untuk menambah data UKM
yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database. Rancangan antarmuka
halaman pengaturan UKM disajikan pada Gambar 27.
51
C. Implemetasi
Implementasi merupakan penerapan dari sistem yang telah dirancang
dengan bahasa pemograman yang telah ditentukan dan digunakan dalam
pembuatan sistem. Implementasi perancangan aplikasi pengelolaan administrasi
proposal kegiatan adalah sebagai berikut.
1. Implementasi Antarmuka
Implementasi antarmuka merupakan penerapan dari rancangan antarmuka
yang sudah dirancang sebelumnya. Implementasi antarmuka sistem informasi
persediaan barang habis pakai dibangun menggunakan PHP, HTML, MySQL dan
framework Bootstrap. Implementasi antarmuka masing-masing halaman adalah
sebagai berikut.
a. Implementasi Antarmuka Halaman Login
Halaman login merupakan halaman yang berisi username, password dan
level user untuk masuk dan mengakses perancangan aplikasi pengelolaan
administrasi proposal kegiatan. Implementasi antarmuka halaman login
ditampilkan pada Gambar 28.
52
b. Implementasi Antarmuka Halaman Beranda
Halaman beranda adalah yang pertama kali diakses pengguna setelah
berhasil login. Implementasi antarmuka halaman beranda ditampilkan pada
Gambar 29.
Gambar 29. Implementasi antarmuka halaman beranda
c. Implementasi Antarmuka Halaman Input Pengguna
Halaman input pengguna adalah halaman untuk menambah data pengguna
yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database. Implementasi antarmuka
halaman input pengguna disajikan pada Gambar 30.
53
d. Implementasi Antarmuka Halaman Input Daftar Kegiatan
Halaman input daftar kegiatan adalah halaman untuk menambah data daftar
kegiatan yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database. Implementasi
antarmuka halaman input daftar kegiatan disajikan pada Gambar 31.
Gambar 31. Implementasi antarmuka halaman input daftar kegiatan
e. Implementasi Antarmuka Halaman Input Proposal Kegiatan
Halaman input proposal kegiatan adalah halaman untuk menambah data
proposal kegiatan yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database.
Implementasi antarmuka halaman input proposal kegiatan pada Gambar 32.
54
f. Implementasi Antarmuka Halaman Input Laporan
Pertanggungjawaban
Halaman input laporan pertanggungjawaban adalah halaman untuk
menambah data laporan pertanggungjawaban yang selanjutnya diproses dan
disimpan dalam database. Implementasi antarmuka halaman input laporan
pertanggungjawaban disajikan pada Gambar 33.
Gambar 33. Implementasi antarmuka halaman input LPJ
g. Implementasi Antarmuka Halaman Review Proposal Kegiatan
Halaman review proposal kegiatan adalah halaman untuk menambah data
review proposal kegiatan yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database.
Implementasi antarmuka halaman review proposal kegiatan disajikan pada
55
Gambar 34. Implementasi antarmuka halaman review proposal kegiatan
h. Implementasi Antarmuka Halaman Review Laporan
Pertanggungjawaban
Halaman review laporan pertanggungjawaban kegiatan adalah halaman
untuk menambah data review pertanggungjawaban yang selanjutnya diproses dan
disimpan dalam database. Implementasi antarmuka halaman review laporan
pertanggungjawaban disajikan pada Gambar 35.
56
i. Implementasi Antarmuka Halaman Pengaturan UKM
Halaman pengaturan UKM adalah halaman untuk menambah data UKM
yang selanjutnya diproses dan disimpan dalam database. Rancangan antarmuka
halaman pengaturan UKM disajikan pada Gambar 36.
Gambar 36. Implementasi Antarmuka Halaman Pengaturan UKM
2. Implementasi Output File
Implementasi output file adalah proses untuk mengkonversi data dari
database MySQL menjadi PDF (Portable Document Format), sehingga
mempermudah pengguna dalam mengolah data secara offline. Implementasi
output file perancangan aplikasi pengelolaan administrasi proposal adalah sebagai
berikut.
a. Implementasi Output File Cetak Bukti Pencairan Dana Proposal
Implementasi output file pencairan dana proposal kegiatan ditampilkan pada
57
Gambar 37. Implementasi output pencairan dana proposal kegiatan
b. Implementasi Output File Cetak Bukti Pencairan Dana Laporan Pertanggungjawaban
Implementasi output file pencairan dana laporan pertanggungjawaban
ditampilkan pada Gambar 38.
Gambar 38. Implementasi output pencairan dana LPJ
Berdasarkan hasil implementasi sistem diperoleh saran dari pengguna dan
