WALIKOTA BAUBAU PROVINSI SULAWESI TENGGARA PERATURAN WALIKOTA BAUBAU TENTANG

(1)

1 WALIKOTA BAUBAU

PROVINSI SULAWESI TENGGARA PERATURAN WALIKOTA BAUBAU

NOMOR: 44 TAHUN 2017 TENTANG

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGENDALIAN KEGIATAN PEMBANGUNAN KOTA BAUBAU

WALIKOTA BAUBAU,

Menimbang : a. bahwa dalam rangka pengendalian kegiatan khususnya monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan serta untuk mewujudkan transparansi, akuntabilitas serta standarisasi pelayanan, perlu penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP) sehingga dengan prosedur yang lebih jelas akan mudah diketahui waktu yang dibutuhkan, pelaksana yang terlibat, peralatan yang diperlukan serta persyaratan yang harus dipenuhi;

b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan Peraturan Walikota;

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 18 Tahun 1999 tentang jasa konstruksi (Lembaran Negara Republik Indonesia;

2. Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2001 tentang Pembentukan Kota Bau-Bau (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2001 Nomor 93, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4120);

3. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 5, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4355);

4. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587); sebagaimana

telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang

Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);

5. Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 114, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5887);

(2)

2 6. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 5);

7. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota;

8. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Reformasi dan Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan;

9. Peraturan Daerah Kota Baubau Nomor 5 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Kota Baubau (Lembaran Daerah Kota Baubau Tahun 2016 Nomor 5).

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : PERATURAN WALIKOTA TENTANG STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGENDALIAN KEGIATAN PEMBANGUNAN KOTA BAUBAU.

Pasal 1

Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengendalian Kegiatan adalah serangkaian instruksi tertulis mengenai urutan langkah-langkah dalam pelaksanaan kegiatan agar tercapai keluaran (output) kegiatan, tepat target, tepat mutu dan tepat waktu.

Pasal 2

SOP pengendalian kegiatan adalah sebagaimana tercantum dalam lampiran dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari peraturan Walikota ini.

Pasal 3

SOP pengendalian kegiatan sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 digunakan sebagai pedoman bagi :

a. Bagian Administrasi Pembangunan Sekretariat Daerah Kota Baubau dalam pengendalian pelaksanaan kegiatan.

b. Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran dan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)/Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK) dalam pelaksanaan kegiatan.

(3)

3 Pasal 5

Peraturan walikota ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan peraturan walikota ini dengan penempatannnya dalam Berita Daerah Kota Baubau

Ditetapkan di Baubau pada tanggal, 30 Mei 2017 WALIKOTA BAUBAU,

A.S. TAMRIN Diundangkan di Baubau

pada tanggal, 30 Mei 2017

SEKRETARIS DAERAH KOTA BAUBAU,

MUHAMAD DJUDUL

BERITA DAERAH KOTA BAUBAU TAHUN 2017NOMOR …….

(4)

4 LAMPIRAN

PERATURAN WALIKOTA BAUBAU NOMOR : 44 TAHUN 2017 TANGGAL : 30 MEI 2017

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGENDALIAN KEGIATAN PEMBANGUNAN KOTA BAUBAU.

BAGIAN I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG

Pembangunan merupakan proses yang terus berkesinambungan yang melibatkan semua pihak dalam pelaksanannya. Pembangunan mempunyai peran yang strategis terhadap peningkatan kesejahteraan masyarakat.

Pembangunan yang dilakukan oleh pemerintah kotaBaubau yang meliputi pekerjaan konstruksi dan non konstruksi pada dasarnya bertujuan untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat (meningkatkan pendapatan/kemampuan daya beli, pangan, sandang, papan), kesehatan masyarakat dan pendidikan masyarakat kota Baubau. Menyadari arti pentingnya pembangunan tersebut, pemerintah kota Baubau melalui bagian Administrasi Pembangunan Sekretariat Daerah Kota Baubau telah lama melaksanakan pengendalian pembangunan secara intensif seperti laporan perkembangan kegiatan yang,meliputi laporan bulanan maupun triwulan, monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan, inventraisasi dokumen kontrak hingga penilaian penyedia barang/jasa dan penyusunan berita acara penyerahan kegiatan

Namun dalam perkembangannya, pelaksanaan kegiatan SKPD dilingkup kerja pemerintah kotaBaubau belum semua dapat terkendali secara optimal. Hal ini berkaitan dengan struktur pengorganisasian, koordinasi antar SKPD, keterbatasan SDM dan sarana prasarana serta berbagai faktor internal dan eksternal lainnya yang belum optimal.

Pengendalian sebagaimana serangkaian kegiatan manajemen yang dimaksudkan untuk menjamin agar suatu program/kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang ditetapkan. Dengan pertimbangan elum optimalnya pengendalian kegiatan tersebut, maka perlu disusun/dirumuskan mekanisme dan prosedur dalam pelaksanaan pengendalian kegiatan agar diperoleh keluaran/output kegiatan yang tepat metode, tepat administrasi, tepat waktu, tepat mutu dan tepat biaya.

(5)

5 Tujuan utama pengendalian kegiatan adalah agar setiap pembangunan memiliki perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan yang jelas sehingga hasil yang diharapkan antara perencanaan-output-outcome saling berkaitan. Tanpa pengendalian yang optimal dapat menjadi penghambat pencapaian target pembangunan, dalam hal ini disadari sepenuhnya bahwa Standar Operasional Prosedur merupakan faktor yang mendukung dalam pencapaian pengendalian kegiatan.

SOP pengendalian kegiatan adalah suatu bentuk kegiatan untuk meningkatkan pengendalian kegiatan. Sasaran SOP pengendalian kegiatan adalah SKPD-SKPD yang kegiatannya dibiayai dari APBD kota Baubau (Belanja Langsung).

Berdasarkan hal tersebut diketahui bahwa SOP pengendalian kegiatan memiliki peran penting dalam upaya mendukung peningkatan pengendalian pembangunan guna tercapainya keluaran (output) kegiatan sesuai target yang telah direncanakan, waktu pelaksanaan sesuai dengan tata kala yang telah direncanakan dan dengankualitas kegiatan yang baik.

B. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup penyusunan standar operasional prosedur (SOP) pengendalian kegiatan ini diunit kerja Bagian Administrasi Pembangunan Setda Kota Baubau mencakup pengendalian pelaksanaan kegiatan baik administrasi maupun operasional.

C. TUJUAN

Tujuan disusunnya SOP Pengendalian kegiatan ini adalah : 1. Bagi bagian Administrasi Pembangunan setda kota baubau :

a. Sebagai pedoman dalam penyelenggaraan pelayanan di unit kerja bagian Administrasi Pembangunan setda kota baubau.

b. Sebagai pedoman dan mensinergikan berbagai tugas pokok dan fungsi di lingkungan bagian pembanguan setda kota baubau

c. Sebagai standarisasi, cara/metode yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khsusnya monitoring dan evaluasi kegiatan, sehingga bisa mengurangi kesalahan dan kelalaian.

d. Meningkatkan akuntabilitas dengan melaporkan dan mendokumentasikan hasil kegiatan dalam pelaksanaan tugas sehari-hari.

e. Menciptakan ukuran standar kinerja sehingga memudahkan pegawai dalam memperbaiki, mengevaluasi dan meningkatkan kinerja

(6)

6 2. Bagi pengguna angaran/kuasa pengguna anggaran, pejabat pembuat komitmen (PPK)/ pejabat pelaksana teknis kegiatan (PTK) sebagai pedoman mekanisme dan prosedur kerja dalam pelaksanaan dan pengawasan pekerjaan.

D. MANFAAT

Dengan disusunnya SOP Bagian Administrasi Pembangunan Setda Kota Baubau ini diharapkan dapat dipetik beberapa manfaat yaitu :

a. Menghindari ketidakjelasan prosedur berbagai pelayanan di unit kerja bagian Administrasi Pembangunan setda kota baubau;

b. Menjamin terlaksananya seluruh proses pelayanan melalui prosedur yang benar, meliputi alur, persyaratan, kelengkapan, output yang dihasilkan dan waktu yang tepat (standar);

c. Memudahkan penelusuran berbagai tindak penyimpangan dalam pelaksanaan tugas;

d. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelaksanaan proses pelaksanaan tugas;

e. Meningkatkan kualitas pelayanan;

f. Memberikan jalan bagi inplementasi pemerintah yang bersih (clean government) yang pada akhirnya diharapkan juga akan memberikan jalan bagi terwujudnya good governance di bagian Administrasi Pembangunan setda kota baubau.

E. MAKNA DAN SIMBOL SOP

Untuk mempermudah pembacaan SOP Pengendalian kegiatan pada bagian pembanguan setda kota baubau ini, maka perlu penjelasan mengenai symbol- simbol alur yang digunakan anatara lain :

Simbo Arti

Mulai proses atau akhir prose/mekanisme

Proses

Pengambilan keputusan Ya atau Tidak

Persiapan Proses

Dokumentasi dari tembusan Perpindahan Halaman

(7)

7 Penyimpanan Data

Garis alur proses Garis alur tembusan

BAGIAN 2

DEFINISI / PENGERTIAN 1. Daerah adalah daerah Kota Baubau.

2. Pemerintah adalah pemerintah kotaBaubau.

3. Walikota adalah walikota Baubau.

4. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Kota Baubau.

5. Bappeda adalah Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kota Baubau.

6. SKPD adalah satuan kerja perangkat daerah yaitu Perangkat Daerah pada Pemerintah Kota Baubau selaku Pengguna Anggaran/pengguna barang.

7. BKAPD adalah Badan Keuangan, Aset dan Pendapatan Daerah.

8. Unit kerja adalah bagian SKPD yang melaksanakan satu atau beberapa program.

9. Pengguna anggaran adalah pejabat pemegang kewenangan penggunaan anggaran untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsi SKPD yang dipimpinnya.

10. Penggunaan barang adalah pejabat pemegang kewenangan penggunaan barang milik daerah.

11. Kuasa pengguna anggaran adalah pejabat yang diberi kuasa untuk melaksanakan sebagian kewenangan pengguna anggaran dalam melaksanakan sebagian tugas dan fungsi SKPD.

12. Kuasa pengguna barang adalah pejabat yang diberi kuasa untuk melaksanakan sebagian kewenangan pengguna barang dalam melaksanakan sebagian tugas dan fungsi SKPD.

13. Pejabat pembuat komitmen yang selanjutnya disebut PPK adalah pejabat yang bertanggungjawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa.

14. Pejabat pelaksana teknis kegiatan yang selanjutnya disebut PPTK adalah pejabat pada unit kerja SKPD yang melaksanakan satu atau beberapa kegiatan dari suatu program sesuai dengan bidang tugasnya.

15. Kegiatan adalah bagian dari program yang dilaksanakan oleh satu atau beberapa unit kerja pada SKPD sebagai bagian dari pencapaian sasaran terukur pada suatu program dan terdiri dari sekumpulan tindakan pengerahan sumber daya baik yang berupa personal (sumber daya manusia). Barang modal

(8)

8 termasuk peralatan dan teknologi, dana atau kombinasi dari beberapa atau semua jenis sumber daya tersebut sebagai masukan (input) untuk mengasilkan keluaran (output) dalam bentuk barang/jasa.

16. RKA-SKPD adalah Rencana Kerja dan Anggaran SKPD yaitu dokumen perencanaan dan penganggaran yang berisikan program dan kegiatan SKPD serta anggaran untuk melaksanakannya.

17. DPA-SKPD adalah dokumen Pelaksanaan anggaran SKPD yaitu dokumen yang memuat pendapatan dan belanja setiap SKPD yang digunakan sebagai dasar pelaksanaan oleh pengguna anggaran.

18. Petunjuk Operasional yang selanjutnya disebut PO adalah dokumen yang disusum dan digunakan sebagai kerangka acuan bagi pelaksana kegiatan dalam melaksanakan dan mengendalikan kegiatan sehingga menghasilkan keluaran (output) sesuai target yang ingin dicapai dan penyelesaian kegiatan tepat waktu.

(9)

9 BAGIAN 3

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGENDALIAN KEGIATAN

Bagian Administrasi Pembangunan Sekretariat Daerah Kota Baubau

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh Walikota

Nama SOP PENGENDALIAN KEGIATAN

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana :

Peraturan Walikota Baubau Tentang Fungsi, Rincian Tugas dan Tata Kerja di Lingkungan Sekretariat Daerah Kota Baubau

Umum

- Pejabat Pembuat Komitmen bersertifikat pengadaan barang/jasa pemerintah.

- Pelaksana memahami ketentuan teknis dan administrasi

Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan

1. Internal 2. Lintas SKPD

1. Tata cara Penyusunan RKA/DPA

2. Peraturan Presiden tentang Pengadaan Barang/Jasa pemerintah

Peringatan : Pencatatan dan Pendataan

1. Perhatikan ketentuan batas waktu per aktivitas 2. Perhatikan keluaran/output pada setiap aktivitas

(10)

10 SOP PENGENDALIAN KEGIATAN

No AKTIFITAS

PELAKSANA KEGIATAN MUTU BAKU

Keterangan PA/

KPA PPK BLP/

PP PPHP Pemba nguna

n

Bappe

da BKAPD SEKD A/Wal

ikota

Persyaratan/K

elengkapan Waktu Output

1 Penyusunan Rencana Umum Pengadaan

Dokumen tatacara penyusunan

RUP

Sebelum dimulainya

TA Dok RUP

disusun RUP setelah penyusunan

RKA

2 Pengumuman RUP kepada

Publik Dok RUP

Setelah dokumen disahkan RUP

Penumum an RUP

3 Pengesahan DPA Draf DPA 14 hari

setelah APBD

ditetapkan DPA

4

BKAPD mengirim DPA ke Bagian Administrasi Pembangunan Setda Kota Baubau

RUP, DPA Maksimal 1 minggu sejak

penetapan

Surat Pengantar

DPA

5

Penyusunan SK Tim oleh PA/KPA (antara lain SK PPK,PPTK,Pejabat

Pengadaan, PPHP, Tim Teknis Lainnya)

RUP, DPA 1 Hari Draf SK

6 PPK/PPTK menyusun PO

kegiatan/KAK RUP, Drat PO

kegiatan 7 hari Draf PO kegiatan

7

PPK/PPTK membuat dan mengusulkan SK Tim Pendukung apabila diperlukan

DPA 1 Hari Draf SK

Tim

8 PA/KPA Mengesahkan SK-

SK Tim dan PO

Kegiatan/KAK

Draf SK Tim, Draf PO

kegiatan 1 hari SK Tim, kegiatan PO

(11)

11 9

SKPD/Unit Kerja mengirim PO kegiatan/KAK dan SK Tim Kebagian Administrasi Pembangunan Setda Kota Baubau

SK Tim, PO

Kegiatan 1 hari SK Tim, PO kegiatan

10

PPK/PPTK menyusun Dokumen perencanaan - Swakelola

- Pihak ketiga/penyedia Dokumen perencanaan terdiri dari:

- KAK/RAB/Gbr/Dokume n teknis

Draf dokumen perencanaan,

KAK, RAB, HPS, Gambar,

spesifikasi

Sesuai ketentuan

yang ditetapkan

dalam PO kegiatan

Dokumen perencan aan KAK,

RAB, HPS, Gambar, Spesifikas

i

No AKTIFITAS

Keterangan PA /

KPA PPK BLP /

PP PPHP Pemba nguna

n

Bappe

da BKAPD SEKD A/Wal

ikota

Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output

11

Untuk proses pengadaan melalui BLP, SKPD/Unit kerja mengirim surat pelimpahan kewenangan ke BLP dilampiri dengan DPA, KAK, Gambar, Dokumen Teknis, RAB dll

Form Pelimpahan kewenangan dilampiri KAK,

RAB, HPS, Gambar, Spesifikasi

Selambatnya 7 hari sebelum

proses pengadaan dilaksanakan

Surat Pelimpah

an kewenang

dilampiri an KAK, RAB, HPS, Gambar, Spesifikas

i

12

Proses Pemilihan Penyedia Barang/Jasa melalui BLP atau pejabat pengadaan di SKPD/Unit kerja

SK Tim Pendukung

Sesuai dgn ketentuan pada Perpres

54/2010 beserta perubahanny

a

Surat penetapa

n penyedia barang/ja

sa

Sesuai Perpres

(12)

12 13

Untuk proses pengadaan melalui BLP setelah selesai proses pengadaan, BLP menyerahkan kembali pelimpahan kewenangan ke SKPD/unit kerja

Draf usulan calon penyedia

barang/jasa

Sesuai dgnketentua

n pada Perpres 54/2010

beserta perubahanny

a

Usulan calon penyedia barang/ja

sa

14 Kontrak/SPK antara PPK dan PBJ

Draf SPK, Lampiran dokumen kontrak

14 haris setelah

SPPBJ

SPK, lampiran dokumen kontrak

Syarat kontrak

15 Pengiriman Dokumen Kontrak/SPK oleh SKPD/unit kerja

Dokumen kontrak

Maksimal 7 hari setelah

SMPK

Surat pengantar

dokumen kontrak

16

Khusus pekerjaan fisik konstruksi, sebelum memulai dan berakhirnya pekerjaan PPK melakukan koordinasi dgn lurah diwilayah lokasi pekerjaan

Bahan koordinasi, gambar, SPK

Sebelum SPMK dan setelah PHO

Pemberita huan dimulai pekerjaan

selesai dan pekerjaan

17 Pelaksanaan Kegiatan (fisik dan non fisik diurai lagi) Format

pengendalian Sesuai

kontrak Laporan kegiatan

18

- PPK/PPTK menyusun laporan bulanan kegiatan - Ka. SKPD selaku PA/KPA

menyetujui pelaporan kegiatan (laporan bulanan, laporan triwulan) yang disusun oleh PPK/PPTK

Format laporan kegiatan

Paling lambat tanggal 10

setiap bulannya

Laporan kegiatan

(13)

13

No AKTIFITAS

Keterangan PA /

KPA PPK BLP /

PP PPHP Pemba nguna

n

Bappe

da BKAPD SEKD A/Wal

ikota

Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output

19

SKPD/Unit kerja mengirim pelaporan ke Bagian Administrasi Pembangunan (Laporan bulanan/triwulan)

Laporan

kegiatan 1 hari Surat pengantar

laporan

20 Berita acara serah terima pekerjaan (PHO)

Draf BA PHO, addendum

kontrak, dokumen

kontrak

1 hari BA PHO

21 PPK dan PPHP melakukan

penilaian kinerja PBJ Draf penilaian

kinerja 3 hari Laporan penilaian

kinerja 22 Hasil penilaian diserahkan kepada PA/KPA

Laporan penilaian

kinerja 1 hari Laporan penilaian

kinerja

23

Penyerahan Output Kegiatan:

- PPK membuat BA penyerahan

output/keluaran kegiatan kepada PA/KPA

- PA/KPA membuat BA Penyerahan kegiatan kepada walikota melalui BKAPD dan bagian Administrasi

Pembangunan Setda - Walikota menyerahkan

kembali output kegiatan kepada PA/KPA untuk pekerjaan yang tidak menambah asset

BA PHO, Draf surat penyerahan

Output kegiatan, Foto hasil pekerjaa

Selambatnya tanggal 31

januari tahun anggaran berikutnya

Surat Penyerah

an Output Kegiatan Dilampiri Surat Penyerah

an Output Kegiatan

(14)

14 - Walikota menyerahkan

output kegiatan kepada BKAPD selaku pembantu pengelolaan barang daerah untuk pekerjaan menambah asset

- BKAPD membuat penyerahan pemanfaatan output kegiatan kepada user

24 Berita acara serah terima pekerjaan terakhir/FHO Form BA FHO 1 Hari BA FHO

(15)

15 Prosedur kerja :

1. Pengguna anggaran / kuasa pengguna anggaran menyusun rencana umum pengadaan (RUP) meliputi kegiatan :

a. Mengidentifikasi kebutuhan barang/jasa yang diperlukan SKPD/Unit kerja

b. Menyusun dan menetapkan rencana penganggaran utuk pengadaan barang/jasa

c. Menetapkan kebijakan umum pemaketan, cara pengadaan barang/jasa, pengorganisasian pengadaan barang/jasa

d. Penyusn kerangka acuan kerja (KAK) yang memuat antara lain uraian kegiatan, waktu pelaksanaan kegiatan, spesfikasi teknis, besaran perkiraan total biaya

2. Pengguna anggaran / kuasa pengguna anggaran mengumumkan rencana umum pengadaan kepada publik melalui website www.lpsebaubaukota.go.id atau https://sirup.lkpp.go.id/sirup.

3. Pengguna anggaran / kuasa pengguna anggaran menyusun RKA/DPA dengan mekanisme sesuai dengan ketentuan perundang-undangan setelah pengesahan DPA, Kepala BKAPD selaku PPKD mengirimkan DPA-SKPD kemasing-masing SKPD.

4. Kepala BKAPD selaku PPKD mengirimkan DAP-SKPD dilingkungan pemerintah kota Baubau ke bagian Administrasi Pembangunan, Bappeda dan Ispektorat serta bagian aset. Bagian Administrasi Pembangunan setda sebagai pengendali melakukan inventarisasi paket- paket kegiatan yang akan dipihak ketigakan.

5. Pengguna anggaran / kuasa pengguna anggaran menyusun SK Tim antara lain terdiri dari SK PPK, SK Pejabat Pelaksana kegiatan, SK Pejabat Pengadaan, SK PPHP serta SK Tim Teknis lainnya.

6. Setelah penandatangan SK, Pejabat pelaksana teknis kegiatan yang dimaksud menyusun petunjuk operasional kegiatan (PO kegiatan) sesuai dengan format dan petunjuk yang berlaku serta mengacu pada RUP dan DPA untuk diajukan kepada Pengguna anggaran / kuasa pengguna anggaran.

7. Pejabat Pembuat Komitmen menetapkan Tim pendukung dengan diketahui oleh Pengguna anggaran / kuasa pengguna anggaran.

8. Pengguna anggaran / kuasa pengguna anggaran mengesahkan SK-SK Tim serta mengesahkan Petunjuk operasional kegiatan.

(16)

16 9. Pengguna anggaran / kuasa pengguna anggaran mengirim salinan SK Tim dan petunjuk operasional kegiatan kepada Bagian Administrasi Pembangunan Setda Kota Baubau.

10. Pejabat pembuat komitmen menyusun dokumen perencanaan yang terdiri dari kerangka acuan kerja, rencana anggaran dan biaya, spesifikasi teknis dan gambar. dalam menyusun spesifikasi teknis PPK menentukan unsur-unsur teknis/syarat-syarat teknis yang lebih rinci sesuai dengan kebutuhan dan kualitas yang dikehendaki.

11. Apabila dokumen perencanaan teknis telah selesai dan pekerjaan dipihak ketigakan dengan nilai pengadaan barang/jasalainnya/pekerjaan konstruksi dengan nilai di atas Rp.

200.000.000,- (dua ratus juta rupiah) dan jasa konsultasi dengan nilai diatas Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah), maka PPK melalui kepala SKPD/unit kerja mengirimklan surat pelimpahan kewenangan pengadaan kepada Bagian Layanan Pengadaan (BLP) melalui bagian Administrasi Pembangunan dilampiri dengan DPA, tatakala kegiatan, spesifikasi teknis, gambar, rancangan kontrak dan HPS. apabila pelaksanaan pekerjaan dipihak ketigakan dengan metode pemnilihan penyedia barang/jasa dengan pengadaan langsung, penunjukan langsung dilaksanakan oleh pejabat pengadaan di SKPD/unit kerja masing-masing. Khusus untuk penunjukan langsung dengan kriteria keadaan tertentu/darurat terkait dengan kebencana alaman maka proses pemilihan penyedia barang/jasa dilakukan oleh BLP- Penanggulangan bencana.

12. Bagian Layanan Pengadaan (BLP) selanjutnya melaksanakan proses pemilihan penyedia barang/jasa sesuai ketentuan dalam peraturan presiden nomor 54 tahun 2010 beserta perubahannya.

13. Unit layanan pengdaan (BLP) melalui bagian Administrasi Pembangunan setda kota baubau mengembalikan kewenangan kepada kepala SKPD/Unit kerja setelah terpilihnya penyedia barang/jasa.

14. Pejabat pembuat komitmen melakukan SPK/Kontrak dengan penyedia barang/jasa yang telah ditunjuk.

Kontrak sekurang-kurangnya memuat ketentuan :

a. Para pihak yang menandatangani kontrak meliputi nama, jabatan dan alamat;

b. Pokok pekerjaan yang diperjanjikan dengan uraian yang jelas mengenai jenis dan jumlah barang/jasa yang diperjanjikan;

(17)

17 c. Hak dan kewajiban para pihak

d. Nilai atau harga kontrak serta syarat-syarat pembayaran;

e. Tempat dan jangka waktu penyelesaikan/penyerahan pekerjaan dengan disertai jadwal waktu/penyerahan yang pasti serta syarat- syarat penyerahannya;

f. Jaminan teknis/hasil pekerjaan yang dilaksanakan;

g. Ketentuan mengenai cidera janji dan sanksi dalam hal para pihak tidak memenuhi kewajibannya;

h. Ketentuan mengenai pemutusan kontrak secara sepihak;

i. Ketentuan tentang kontrak kritis (untuk pekerjaan konstruksi);

j. Ketentuan mengenai keadaan kahar;

k. Ketentuan mengenai kewajiban para pihak dalam hal terjadi kegagalan dalam pelaksanaan pekerjaan;

l. Ketentuan mengenai perlindungan tenaga kerja;

m. Ketentuan mengenai penyelesaian perselisihan.

Dokumen kontrak meliputi : 1) Surat perjanjian/kontrak;

2) Dokumen lainnya yang merupakan bagian dari kontrak : a) Surat penunjukan

b) Surat penawaran c) Spesifikasi umum d) Spesifikasi khusus e) Gambar-gambar f) Proses pelelangan

g) Daftar kuantitas dan harga (untuk kontrak harga satuan) h) Dokumen lainnya, misalnya :

- Dokumen penawaran lainnya - Jaminan pelaksanaan

- Jaminan uang muka

- Serah terima lokasi pekerjaan

15. Pejabat pembuat komitmen (PPK) melalui kepada SKPD/unit kerja mengirimkan salinan dokumen kontrak kepada bagian Administrasi Pembangunan, inspektorat dan BKAPD.

16. Khusus pekerjaan fisik konstruksi pejabat pembuat komitmen (PPK), sebelum dan setelah berakhirnya pekerjaan melakukan koordinasi kepada lurah diwilayah lokasi pekerjaan.

(18)

18 17. Pelaksana kegiatan (swakelola, dipihak ktigakan), pejabat pembuat komitmen/pejabat pelaksana teknis kegiatan melakasanakan, mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan agar tepat waktu dan target.

18. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)/PPTK menyusun laporan bulanan dan laporan triwulan dengan persetujuan kepala SKPD/unit kerja selaku Pengguna anggaran / kuasa pengguna anggaran, dengan format laporan sesuai ketentuan yang dituangkan pada lampiran peraturan walikota baubau tentang pedoman pelaksanaan kegiatan APBD kota Baubau.

19. Kepala SKPD/Unit kerja mengirimkan laporan bulanan dan laporan triwulan kepada walikota melalaui bagian Administrasi Pembangunan dengan tembusan kepada Bappeda dan BKAPD, pengiriman laporan dalam bentuk hardcopy dan softcopy.

Laporan bulanan dan laporan triwulan wajib diterima bagian Administrasi Pembangunan selambat-lambatnya tanggal 10 bulan berikutnya, apabila terlambat kepala bagian Administrasi Pembangunan setda kota baubau dapat mengusulkan kepada sekretaris daerah tentang surat peringatan keterlambatan laporan.

Sekretaris daerah mengeluarkan surat peringatan keterlambatan laporan dengan tembusan disampaikan kepada ispektorat, Bappeda dan BKAPD.

20. Setelah pekerjaan selesai, pejabat/panitia penerima hasil pekerjaan memeriksa/menguji hasil pekerjaan yang dituangkan dalam berita acara dan apabila hasil pekerjaan sesuai SPK/Kontrak dan diterima maka dibuatkan berita acara, kemudian pejabat pembuat komitmen melaksanakan serah terima pertama (PHO)/ Provisional Hand Over dengan penyedia barang/jasa.

21. Pejabat pembuat komitmen, pejabat/panitia penerima hasil pekerjaan melakukan penilaian kinerja penyedia barang/jasa dengan format penilaian sesuai dengan lampiran peraturan walikota tentang petunjuk lebih lanjut pengadaan barang/jasa baik secara elektronik maupun non elektronik.

22. Pejabat pembuat komitmen melalui kepala SKPD/unit kerja mengirimkan hasil penilaian penyedia barang/jasa kepada bagian Administrasi Pembangunan. Bagian Administrasi Pembangunan

(19)

19 menyusun laporan penilaian kinerja penyedia barang/jasa untuk disampaikan kepada Walikota.

23. Penyerahan keluaran/output kegiatan setelah kegiatan menjapai 100%. Pejabat pembuat komitmen/Pejabat pelaksana teknis kegiatan membuat berita acara penyerahan output kegiatan kepada pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran.

pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran membuat berita acara penyerahan output kegiatan kepada walikota melalui Badan Keuangan, Aset dan Pendapatan Daerahdan bagian Administrasi Pembangunan setda kota Baubau.

Walikota menyerahkan kembali Output kegiatan kepada pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran untuk pekerjaan yang tidak menambah asset.

Walikota menyerahkan kembali Output kegiatan kepada kepala Badan Keuangan, Aset dan Pendapatan Daerah agar didata untuk dipekerjaan yang menambah aset.

Kepala Badan Keuangan, Aset dan Pendapatan Daerah atas nama Walikota membuat berita acara penyerahan pemanfaatan output kegiatan kepada user.

(20)

20 BAGIAN 4

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MONITORING PELAKSANAAN KEGIATAN

Bagian Administrasi Pembangunan setda Kota Baubau

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif

Disahkan Oleh Walikota

Nama SOP MONITORING PELAKSANAAN KEGIATAN

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana :

Peraturan Walikota Baubau Tentang Fungsi, Rincian Tugas dan Tata Kerja di Lingkungan Sekretariat Daerah Kota Baubau

Umum

Pelaksana memahami teknis pekerjaan serta aturan perundang- undangan

Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan

1. Internal 2. Lintas SKPD

- Dokumen pelaksanaan anggaran, laporan bulanan/triwulan - Dokumen SPK/Kontrak

- Meteran, kamera, waterpass dll

Peringatan : Pencatatan dan Pendataan

Monitoring harus dilakukan tahap demi tahap agar

pelaksanaan dapat dikontrol sesuai rencana Sesuai dengan format yang sudah ditentukan

(21)

21 SOP PELAKSANAAN KEGIATAN (FISIK)

No AKTIFITAS

Keterangan Kabag.

Pemban gunan

Ka.subb ag.Peny usun program

Ka.sub bag Pengen

dalian

Ka.

Subbag.E valuasi

dan Pelaporan

SKPD/

Unit kerja

Sekda /Wali kota

Persyarata n/Kelengka

pan Waktu Output

1

Pengiriman

dokumen kontrak oleh SKPD/Unit kerja

Dokumen kontrak : SPPBJ,

SPK, Spesifikasi,

RAB, Gambar

Kerja

7 hari setelah

SPMK

Kirim dokume

n kontrak

2

Pelaksanaan PCM (Pre Construction Meeting/Rapat Persiapa

Pelaksanaan&

pemaparan RMK (rencana mutu kontrak) oleh PBJ)

Dokumen kontrak : SPPBJ,

SPK, Spesifikasi,

RAB, Gambar

Kerja, Rencana

mutu kontrak

Setelah tandatang

an kontrak –

sebelum SPMK

Skedule kerja, metode pelaksa

naan

3 Bahan PCM menjadi dasar

acuan dalam Hasil PCM 1 hari Hasil

PCM

Hari yang sama dengan

(22)

22 evaluasi dan

monitoring selanjutnya

pelaksanaa n PCM

4 Laporan bulanan dari SKPD

Laporan bulanan :

progress pekerjaan,

laporan harian/min

gguan PBJ

Tanggal 10 setiap bulannya

Evaluas i laporan

bulana n

No AKTIFITAS

Keterangan Kabag.

Pemban gunan

Ka.subb ag.Peny usun program

Ka.sub bag Pengen

dalian

Ka.

Subbag.E valuasi

dan Pelaporan

SKPD/

Unit kerja

Sekda /Wali kota

Persyarata n/Kelengka

pan Waktu Output

5

Setiap tanggal yang sudah ditentukan SKPD harus

menyerahkan laporan kepada walikota melalui bagian

Administrasi Pembangunan

Usulan surat

peringatan 2 hari

6

Usulan surat peringatan

keterlambatan pelaporan

Surat

peringatan 2 hari

(23)

23 7 Evaluasi progress

pekerjaan oleh Pengendali (PO)

Laporan bulanan sesuai

Form laporan,

Form pengendali

an

3 hari Hasil evaluas

i

8

Laporan hasil evaluasi

pengendalian fisik kepada walikota

Laporan hasil

evaluasi 3 hari

(24)

24 BERITA ACARA

PENGENDALIAN KEGIATAN

Nomor Tanggal

Peninjauan Ke

Pada hari ini senin tanggal ………….bulan januari tahun dua ribu enam belas kami selaku Tim Pengendali telah melakukan peninjauan lapangan dalam rangka pengendalian kegiatan pada :

Nama Kegiatan Nama Pekerjaan Lokasi

Nama PPK

SKPD/Unit Kerja Pelaksana

Konsultan Perencana Konsultan Pengawas Kontraktor

pelaksana Tgl. Kontrak

Nilai Kontrak Tgl. SPMK

Nilai kontrak peubahan

Waktu pelaksanaan

awal Rencana selesai

tanggal

Waktu pelaksanaan

perubahan Akhir masa

pemeliharaan Waktu

pemeliharaan

Buki bahwa dalam pelaksanaan pekerjaan tersebut dijumpai hal-hal sebagai berikut :

Administrasi pekerjaan

Papan nama Ada/tidak Buku tenaga Ada/tidak Barak Kerja Ada/tidak Buku cuaca Ada/tidak Buku Tamu Ada/tidak Dokumen

kontrak Ada/tidak Buku

Direksi Ada/tidak Shop drawing Ada/tidak Buku

Harian Ada/tidak Asbulit drawing Ada/tidak Buku

Bahan Ada/tidak Amandemen Ada/tidak Rencana

penyelesaia n

% Terlambat %

Realiasasi % Lebih cepat %

Catatan di lapangan

(25)

25

PIhak III Pihak II Pihak I

Pelaksana Pengawas PPK Tim Pengendali

BERITA ACARA

PENGENDALIAN KEGIATAN PADA MASA PEMELIHARAAN

Nomor Tanggal Peninjauan Ke

Pada hari ini senin tanggal ………….bulan januari tahun dua ribu enam belas kami selaku Tim Pengendali telah melakukan peninjauan lapangan dalam rangka pengendalian kegiatan pada :

Nama Kegiatan Nama Pekerjaan Lokasi

Nama PPK

SKPD/Unit Kerja Pelaksana

Konsultan Perencana Konsultan Pengawas Kontraktor

Pelaksana Tgl. Kontrak

Nilai Kontrak Tgl. SPMK

Nilai kontrak

peubahan Waktu

pelaksanaan awal

Rencana selesai

tanggal Waktu

pelaksanaan perubahan Akhir masa

pemeliharaan Waktu

pemeliharaan

Tanggal penyerahan I Tanggal

penyerahan II

Buki bahwa dalam masa pemeliharaan pekerjaan tersebut dijumpai hal-hal sebagai berikut :

(26)

26 Kerusakan

Lain-lain

Pelaksana Pengawas PPK Tim Pengendali

(27)

27 TAHAP : Survey Investigasi Design (Perencanaan)

No Uraian Kegiatan Pengendalian

Acuan Dokumen Langkah

1 2 3 4 5

1. PERSIPAN PELAKSANAAN KONTRAK a. Surat peritah Mulai Kerja (SPMK)

 Selambat lambatnya 14 hari kerja sejak penandatanganan kontrak harus sudah menerbitkan SPMK

 Dalam SPMK dicantumkan saat paling lambat dimulainya kontrak

 Untuk kontrak sederhana tanggal mulai pekerjaan dapat disamakan dengan tanggal kontrak atau tanggal dikelurkan SPMK

Perpres No. 54/2010 dan perubahannya tentang Pengadaan Barang/ Jasa pemerintah

- Dokumen Kontrak - SMPK

- Terbitnya SPMK sesuai dengan ketentuan yang berlaku

b. Rapat Persiapan Pelaksanaan

Konsultan melakukan paparan awal

 Pengguna bersama penyedia jasa melakukan persiapan pelaksanaan pekerjaan mencakup penyusunan organisasi, mobilisasi, rencana pengadaan, peralatan dan bahan, waktu dan tatacara pelaksanaan, serta pelaporan kemajuan pekerjaan dan program mutu

- Perpres No. 54/2010 dan perubahannya tentang Pengadaan Barang/ Jasa pemerintah

- Kepmen Kimpraswil No.

362/KPTS/M2004 Tentang system manajemen Mutu (SMM)

- Berita Acara rapat persiapan

pelaksanaan

- Lakukan rapat persiapan pelaksanaan sesuai ketentuan yang berlaku, untuk membahas hal-hal yang terkait, baik secara normatif maunpun subtantif dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran, dan buat berita acaranya.

- Pantau proses kegiatan pelaksanaan mengenai kesesuaian dengan

(28)

28 kesepakatan dalam berita acara tersebut diatas - Buat laporan evaluasi

persiapan pelaksanaan kontrak secara lengkap yang ditujukan kepada atasan.

c. Penyusunan program mutu

 Penyedia jasa harus menyusun program mutu dan disetujui

pengguna jasa dalam rapat persiapan pelaksanaan

 Program mutu paling tidak berisi : 1) Informasi pengadaan

2) Organisasi proyek, penyedia dan pengguna jasa

3) Jadwal pelaksanaan

4) Prosedur pelaksanaan pekerjaan dan pengendalian proses

pekerjaan

5) Prosedur instruksi kerja 6) Pelaksana kerja

- Kepmen Kimpraswil No.

362/KPTS/M2004 Tentang sistem manajemen Mutu (SMM), manual mutu pekerjaan tahap studi/perencanaan

- Program mutu - Hasil penilaian

atasan langsung terhadap program mutu

- Lakukan evaluasi

terhadap program mutu yang dibuat, apakah sudah sesuai dengan kondisi lapangan, buat berita acaranya.

- Laporkan program mutu ke atasan langsung untuk mendapat penilaian dan persetujuan

2. Pelaksanaan Kontrak

a. Usulan dan persetujuan mobilisasi personil / tenaga ahli dan peralatan

 Sebelum mobilisasi, penyedia jasa harus mengajukan usulan

persetujuan tenaga ahli untuk mendapat persetujuan pengguna jasa sesuai dengan kontrak

- Usulan rencana mobilisasi

personil/tenaga ahli dan peralatan

- Periksa apakah usulan rencana mobilisasi telah sesui dengan kontrak

(29)

29 b. Pemeriksaan personil/tenaga ahli dan

peralatan sesuai kontrak

 Pemeriksaan tenaga ahli dan peralatan harus dilaksanakan

setelah tiba dilokasi pekerjaan serta dibuat berita acara hasil inspeksi yang ditandatangani penyedia dan pengguna jasa

 Bila hasil inspeksi ternyata belum memenuhi persyaratan namun tidak menggangu pelaksanaan pekerjaan, maka penydia jasa dapat

melanjutkan pekerjaan dengan syarat pesonil dan peralatan

tersebut harus segera diganti sesuai dengamn waktu yang disepakati bersama

 Pada waktu penyedia jasa mulai melaksanakan tugas, pengguna jasa harus melakukan pengecekan,

apakah yang dimobilisasi sesuai dengan kontrak

- Perpres No. 54/2010 dan perubahannya tentang Pengadaan Barang/ Jasa pemerintah - Manual mutu

pekerjaan tahap studi/perencanaan

- Dokumen kontrak - Surat mobilisasi

- Lakukan pengecekan kebenaran tenaga ahli/personil dan peralatan yang dimobilisasi apakah sesuai dengan kontrak, buat berita acara yang mendukung dengan identitas diri

(menunjukan sertifikat keahlian, KTP dan NPWP) - Buat laporan hasil

pengecekan utnuk disampaikan kepada atasan

c. Perubahan dan penggantian personil dan peralatan

 Penyedia jasa tidak diperkenankan melakukan penggantian personil dan atau peralatan tanpa persetujuan pengguna jasa

 Apabila pengguna jasa menilai bahwa personil dan penyedia jasa tersebut tidak mampu atau tidak melaksanakan pekerjaan dengan baik atau berkelakuan tidak baik,

- Dokumen kontrak - Daftar hadir

personil - Usulan

penggantian personil dari penyedia jasa - Perintah

penggantian personil dari pengguna jasa

Lakukan

perubahan/penggantian personil sesuai dengan

kondisi dan situasi yang ada dan buat berita acara serta laporkan ke atasan langsung

(30)

30 maka penyedia harus mengganti

dengan kualifikasi yang sama atau lebih tinggi

 Dalam waktui tidak lebih dari 10 hari sejak diterimanya penggantian personil dan penyedia jasa, maka penyedia jasa harus mengganti personil dengan keahlian yang setara atau lebih tinggi tanpa penambahan biaya

d. Pembayaran uang muka

 Uang muka dapat diberikan untuk membiayai mobilisasi personil dan peralatan, serta pengeluaran pada bulan pertama

 Besaran uang muka sesuai ketentuan dalam kontrak dan diberikan setelah penyedia jasa menyerahkan jaminan uang muka

- Dokumen kontrak - Surat permohonan

pengambilan uang muka

- Surat permintaan pembayaran - Rincian pengguna

uang muka - Jaminan uang

muka

Lakukan pengecekan surat permohonan pengambilan uang muka yang diajukan penyedia jasa, beserta kelengkapannya sesuai ketentuan dalam kontrak dan periksa jaminan uang muka

e. Pembahasan hasil pelaksanaan pekerjaan dan laporan-laporan

 Penggun ajsa dapat membentuk tim teknis untuik melakuikan

pembahasan hasil kegiatan konsultan secara periodik

 Dalam kondisi tertentu, konsultan perlui segera membuat laporan khusus dan menyampaikan kepada pengguna jasa

 Hal ini berlaku bagi kondisi dengan kemampuan penuh maupun

sebagian

- KAK/TOR kegiatan - Manual mutu

pekerjaan tiap studi/perencanaan

- Lakukan pembentukan tim teknis yang

beranggotakan personil yang berkompeten di bidangnya

- Lakukan pemantauan hasil pembahasan tim teknis dengan penyedia jasa dan periksa hasil pembahasan oleh tim teknis baik secara normatif maupun

substantif apakah tujuan dan sasaran akan

(31)

31 tercapai

- Buat laporan evaluasi disampaikan ke atasan f. Pembayaran prestasi

 Pembayaran dilakukan berdasarkan prestasi pekerjaan yang dicapai sesuai ketentuan dalam kontrak dengan melampirkan tanda bukti pembayaran (at cost)

- Dokumen kontrak - MC/sertifikat bulanan - Tanda bukti

pembayaran/invoi ce

- Berita acara

prestasi pekerjaan

Lakukan pembayaran sesuai dengan prestasi yang dicapai sebagimana diatur dalam kontrak

g. Pengendalian pekerjaan

 Pengendalian kegiatan

 Pengendalian personil/tenaga ahli

 Pengendalian kualitas

- Dokumen kontrak - KAK/TOR

- Dokumen program mutu

- Jadwal kegiatan - Jadwal penugasan

tenaga ahli - Daftar hadir

tenaga ahli - Laporan hasil

kegiatan

- Laporan program mutu

- Lakukan pengendalian kegiatan konsultan pada setiap tahap kegiatan dan buat berita acara

- Lakuka pengendalian penugasan tenaga ahli melalui daftar hadir dan surat penugasan oleh pejabat yang ditunjuk - Periksa produk konsultan

baik secara normatif maupun substantif apakah sesuai dengan tujuan dan sasaran kegiatan

3. Serah Terima Pekerjaan

 Pekerjaan dinyatakan selesai apabila penyedia jasa telah menyerahkan laporan akhir dan produk

studi/perencanaan yang dihasilkan sesuai kontrak, serta diterima dan disetujui oleh pengguna jasa

 Produk studi/perencanaan harus disahkan oleh pejabat yang berwenang

- Berita acara serah terima

- Laporan

akhir/final report - Produk lain yang

dihasilkan sesuai kontrak yang sudah disahkan oleh pejabat yang

- lakukan serah terima sesuai ketentuan yang berlaku

- Catat produk tersebut sebagai tambahan asset dalam BKMD (Barang kekayaan milik daerah)

(32)

32 berwenang

4. Evaluasi Produk konsulatan/desain a. Secara proses dan substansi, harus

berlandasrkan KAK (TOR) dan perkembangan IPTEK

- KAK/TOR

- Informasi lapangan - Kebijakan

Produk

konsultan/desain terdiri dari laporan pendahuluan, draf final

Laksanakan evaluasi akurasi produk konsultan/desain sesuai dengan kondisi saat ini untuk menentukan perlu tidaknya diadakan review desain dan buat berita acaranya

b. Spesifikasi teknis, gambar rencana, volume dan kuantitas, serta EE harus dapat dipergunakan sebagai acuan pelaksanaan pekerjaan selanjutnya

- Manual mutu pekerjaan tahap studi/perencanaan

Final report, serta produk lainnya, antara lain spek teknis, gambar

desain, kuantitas dan EE

Laporkan ke atasan

langsung untuk mendapat penilaian

5. Pemanfaatan Produk a. Distribusi laporan

b. Dokumentasi produk konsultan/desain c. Evaluasi pemanfaatan

Renstra dan program

kegiatan - Bukti pengiriman dan penerimaan produk konsultan - Hasil evaluasi

pemanfaatan

- Distribusi produk konsultan kepada instansi yang terkait - Buat evaluasi

pemanfaatan produk konsultan, apakah produk tersebut telah dimanfaatkan atau tidak - Laporkan hasil evaluasi

untuk disampaikan kepada atasan langsung

(33)

33 TAHAP : Pelaksanaan Konstruksi (Jasa Pemborongan)

No Uraian Kegiatan Pengendalian

Acuan Dokumen Langkah

1 2 3 4 5

1. Persipan Pelaksanaan Kontrak a. Surat peritah Mulai Kerja (SPMK)

 Selambat lambatnya 14 hari kerja sejak penandatanganan kontrak harus sudah menerbitkan SPMK

 Dalam SPMK dicantumkan saat paling lambat dimulainya kontrak

Perpres No. 54/2010 dan perubahannya tentang Pengadaan Barang/ Jasa pemerintah

- Buat SPMK secara normatif maupun substantif , cermati ketentuan umum

administrasi, baik dalam dokumen maupun dalam pelaksanaannya

b. Rapat Persiapan Pelaksanaan kontrak (selambat-lambatnya 7 hari sejak SMPK diterbitkan yang dibahas antara lain :

 Organisasi kerja

 Tata cara pegaturan pelaksanaan pekerjaan

 Jadwal pelaksanaan pekerjaan

 Jadwal pegadaan, mobilisasi peralatan dan personil

 Penyusunan rencana dan

pelaksanaan pemeriksaan lapangan

 Sosialisasi pelaksanaan pekerjaan

 Penyusunan program mutu proyek

- Lakukan rapat persiapan pelaksanaan kontrak dan buat berita acaranya.

- Pantau proses kegiatan pelaksanaan mengenai kesesuaian dengan

kesepakatan dalam berita acara tersebut diatas - Laporkan program mutu

ke atasan langsung untuk mendapat penilaian dan persetujuan.

(34)

34 2. Pelaksanaan Kontrak

a. Usulan dan persetujuan mobilisasi personil / tenaga ahli dan peralatan

 Sebelum mobilisasi, penyedia jasa harus mengajukan usulan

persetujuan tenaga ahli untuk mendapat persetujuan pengguna jasa sesuai dengan kontrak

- Usulan rencana mobilisasi

personil/tenaga ahli dan peralatan

- Periksa apakah usulan rencana mobilisasi telah sesui dengan kontrak

b. Pemeriksaan personil/tenaga ahli dan peralatan sesuai kontrak

 Pemeriksaan tenaga ahli dan peralatan harus dilaksanakan

setelah tiba dilokasi pekerjaan serta dibuat berita acara hasil inspeksi yang ditandatangani penyedia dan pengguna jasa

 Bila hasil inspeksi ternyata belum memenuhi persyaratan namun tidak menggangu pelaksanaan pekerjaan, maka penydia jasa dapat

melanjutkan pekerjaan dengan syarat pesonil dan peralatan

tersebut harus segera diganti sesuai dengamn waktu yang disepakati bersama

 Pada waktu penyedia jasa mulai melaksanakan tugas, pengguna jasa harus melakukan pengecekan,

apakah yang dimobilisasi sesuai dengan kontrak

- Perpres No. 54/2010 dan perubahannya tentang Pengadaan Barang/ Jasa pemerintah - Manual mutu

pekerjaan tahap studi/perencanaan

- Dokumen kontrak - Surat mobilisasi

- Lakukan pengecekan kebenaran tenaga ahli/personil dan peralatan yang dimobilisasi apakah sesuai dengan kontrak, buat berita acara yang mendukung dengan identitas diri

(menunjukan sertifikat keahlian, KTP dan NPWP) - Buat laporan hasil

pengecekan untuk disampaikan kepada atasan

(35)

35 c. Perubahan dan penggantian personil

dan peralatan

 Penyedia jasa tidak diperkenankan melakukan penggantian personil dan atau peralatan tanpa persetujuan pengguna jasa

 Apabila pengguna jasa menilai bahwa personil dan penyedia jasa tersebut tidak mampu atau tidak melaksanakan pekerjaan dengan baik atau berkelakuan tidak baik, maka penyedia harus mengganti dengan kualifikasi yang sama atau lebih tinggi

 Dalam waktui tidak lebih dari 15 hari sejak diterimanya penggantian

personil dan penyedia jasa, maka penyedia jasa harus mengganti

personil dengan keahlian yang setara atau lebih tinggi tanpa penambahan biaya

- Dokumen kontrak - Daftar hadir

personil - Usulan

penggantian personil dari penyedia jasa - Perintah

penggantian personil dari pengguna jasa

Lakukan

perubahan/penggantian personil sesuai dengan

kondisi dan situasi yang ada dan buat berita acara serta laporkan ke atasan langsung

d. Pembayaran uang muka

 Uang muka dapat diberikan untuk membiayai mobilisasi personil dan peralatan, serta pengeluaran pada bulan pertama

 Besaran uang muka sesuai ketentuan dalam kontrak dan diberikan setelah penyedia jasa menyerahkan jaminan uang muka

- Dokumen kontrak

- Dokumen kontrak - Surat permohonan

permintaan uang muka

- Surat permintaan pembayaran

- Rinccian pengguna uang muka

- Jaminan uang muka

Lakukan pengecekan surat permohonan pengambilan uang muka yang diajukan penyedia jasa, beserta kelengkapannya sesuai ketentuan dalam kontrak dan periksa jaminan uang muka

(36)

36 e. Pembahasan hasil pelaksanaan

pekerjaan dan laporan-laporan

 Penggun jasa dapat membentuk tim teknis untuik melakuikan

pembahasan hasil kegiatan pelaksanaan secara periodik

 Dalam kondisi tertentu, penyedia jasa perlu segera membuat laporan khusus dan menyampaikan kepada pengguna jasa

- Metode pelaksanaan

pekerjaan - Lakukan pembentukan

toim teknis yang

beranggotakan personil yang berkompeten di bidangnya

- Lakukan pemantauan hasil pembahasan tim teknis dengan penyedia jasa dan periksa hasil pembahasan oleh tim teknis baik secara normatif maupun

substantif apakah tujuan dan sasaran akan

tercapai

- Buat laporan evaluasi untuk disampaikan ke atasan langsung

f. Pembayaran prestasi

 Pembayaran dilakukan berdasarkan prestasi pekerjaan yang dicapai sesuai ketentuan dalam kontrak

- Dokumen kontrak - MC/sertifikat bulanan - Tanda bukti

pembayaran/invoi ce

- Berita acara

prestasi pekerjaan

Lakukan pembayaran sesuai dengan prestasi yang dicapai sebagimana diatur dalam kontrak

g. Pengendalian pekerjaan

 Pengendalian kegiatan

 Pengendalian personil/tenaga ahli

 Pengendalian kualitas

- Dokumen kontrak - Dokumen program

mutu

- Jadwal kegiatan - Jadwal penugasan

tenaga ahli - Daftar hadir

tenaga ahli - Laporan hasil

kegiatan

- Laporan program mutu

- Lakukan pengendalian kegiatan konsultan pada setiap tahap kegiatan dan buat berita acara

- Lakukanpengendalian penugasan tenaga ahli melalui daftar hadir dan surat penugasan oleh pejabat yang ditunjuk

(37)

37 - Periksa hasil pelaksanaan

pekerjaan apakah sesuai dengan dokumen kontrak 3. Serah Terima Pekerjaan

 Pekerjaan dinyatakan selesai apabila penyedia jasa telah menyerahkan laporan akhir dan produk

studi/perencanaan yang dihasilkan sesuai kontrak, serta diterima dan disetujui oleh pengguna jasa

 Produk studi/perencanaan harus disahkan oleh pejabat yang berwenang

- Berita acara serah

terima - lakukan serah terima sesuai ketentuan yang berlaku

- Catat produk tersebut sebagai tambahan asset dalam BKMD (Barang kekayaan milik daerah)

WALIKOTA BAUBAU,

ttd

A.S. TAMRIN

(38)

38