TEKNOLOGI INFORMASI DALAM
DOKUMENTASI
Oleh :
1. Waheda Maretha Putri(15080314012)
2. Endah Dwi Cahyati
(15080314024)
3. Fitri Nur Aini
(15080314040)
4. Zia Nur Laeli
(15080314042)
5. Diah Agustina
(15080314046)
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA
2018
Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala limpahan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga kita dapat menyelesaikan penulisan makalah ini untuk memenuhi tugas dalam mata kuliah Manajemen Dokumentasi yang berjudul “Teknologi Informasi dalam Dokumentasi”.
Terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian penulisan makalah ini. Penulisan makalah ini tidak akan selesai tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan dukungan, bimbingan serta arahan baik secara moril ataupun materil.
Kami menyadari bahwa penulisan makalah ini masih jauh dari sempurna, karena tentunya masih ditemui banyak kekurangan-kekurangan yang disebabkan kurangnya kemampuan dan pengalaman penulis, sehingga kami mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari pembaca. Kami berharap semoga makalah ini dapat berguna bagi para pembaca.
Surabaya, 27 Mei 2018
Penulis
KATA PENGANTAR...ii
DAFTAR ISI...iii
BAB I PENDAHULUAN...1
1.1 Latar Belakang...1
1.2 Rumusan Masalah...1
1.3 Tujuan...1
BAB II PEMBAHASAN...2
2.1 Pengertian dokumentasi...2
2.2 peranan teknologi informasi dalam dokumentasi...3
2.3 Hubungan Teknologi Informasi dalam dokumentasi...3
2.4 Dampak perkembangan teknologi informasi dalam dokumentasi...3
BAB III PENUTUP...10
3.1 Kesimpulan dan saran...10
DAFTAR PUSTAKA...11
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perubahan dalam lingkungan usaha atau organisasi yang diakibatkan globalisasi tidak terlepas dengan perkembangan teknologi informasi, karena perusahaan atau organisasi dituntut untuk mengikuti pola perubahan yang terjadi. Dewasa ini perhatian terhadap penyesuaian struktur organisasi dengan melibatkan teknologi informasi semakin meningkat, dimana setiap perubahan-perubahan yang terjadi tidak lepas dengan campur tangan taknologi informasi. Peranan teknologi yang sangat membantu telah menjadi prioritas sebagai alasan kuat dalam kebutuhan untuk melakukan semua kegiatan dengan mudah dan cepat sehingga mampu melahirkan keunggulan yang kompetitif ditengah persaingan yang sangat ketat.
Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan.Teknologi ini menggunakan seperangkat komputer untuk mengolah data, sistem jaringan untuk menghubungkan satu komputer dengan komputer yang lainnya sesuai dengan kebutuhan, dan teknologi telekomunikasi digunakan agar data dapat disebar dan diakses secara global. Teknologi informasi mempunyai pengaruh yang sangat besar dalam berbagai aspek kehidupan masyarakat karena sudah merupakan bagian dari kehidupan masyarakat. Dalam teknologi informasi seperti ini kemudahan dalam berbagi informasi ataupun mencari informasi sangatlah penting dapat dilihat dari semakin berkembangnya teknologi internet dan jaringan.
Dengan adanya teknologi informasi dalam dokumentasi, akan memudahkan seseorang dalam kegiatan dokumentasi serta pekerjaan akan lebih efektif dan efisien dengan adanya teknologi informasi. Kita sebagai mahasiswa perlu mengetahui dan mempelajari mengenai hal-hal yang berkaitan dengan teknologi informasi dalam dokumentasi. Oleh karena itu kami menulis makalah ini karena alasan diatas.
1. Apa pengertian dokumen dan dokumentasi ?
2. Apa peranan teknologi informasi dalam dokumentasi ?
3. Bagaimana hubungan teknologi informasi dalam dokumentasi ?
1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian teknologi informasi. 2. Untuk mengetahui pengertian dokumentasi.
3. Untuk mengetahui hubungan teknologi informasi dalam dokumentasi.
BAB II
2.1 Pengertian dokumen dan dokumentasi
Dokumen perusahaan merupakan data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar. Banyak macam dokumen perusahaan seperti dokumen pendirian, dokumen produksi, dokumen pemasaran, dokumen utang-piutang, dokumen kerjasama, dokumen kepegawaian, dokumen barang, dokumen keuangan, dan dokumen lainnya. Perihal dokumen perusahaan telah diatur dalam Undang-undang Nomor 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan.
Basuki (2003 : 14) menyatakan “sebuah dokumen dapat berupa arsip dinamis maupun arsip statis”. Dan ”arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara” (Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan).
Dokumentasi adalah Kumpulan dari dokumen-dokumen dapat memberikan keterangan atau bukti yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen secara sistematis serta menyebar luaskan kepada pemakai informasi tersebut.
Dokumentasi menurut beberapa ahli :
1. Pengertian dokumentasi menurut Paul Otlet (International Economic Conference 1905) Dokumentasi adalah kegiatan khusus berupa pengumpulan,pengolahan, penyimpanan,penemuan kembali dan penyebaran dokumen.
2. Pengertian Dokumentasi menurut (Encyclopedia Britanica) Dokumentasi adalah semacam pengawasan dan penyusunana bibiliografi, yang mengunakan alat-alat seperti seperti indeks, sari karnagn dan isei bibiliografi disamping memakai cara tradisional (klasikal dan katalogisasi), untuk membuat informasi itu dapat dicapai. 3. Pengertian dokumentasi Federataion Internationale de Decomentation (FID)
2.2 Peranan Teknologi dalam Dokumentasi
Teknologi Informasi (TI) adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan. Teknologi Informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (software & hardware) yang digunakan untuk memproses atau menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi (Martin, 1999). Semua bidang membutuhkan teknologi informasi, baik hukum, ekonomi, perbankan, kesehatan, dan sebagainya.
Penanganan informasi di masa lalu dan sekarang lebih mengandalkan pada kertas dari pada benda lainnya. Dengan demikian, makin banyak informasi, makin banyak kertas yang kita butuhkan. Sehingga kantor menjadi gudang kertas (file). Dengan adanya teknologi informasi seperti yang dioperasikan sekarang, maka seluruh informasi akan dialihkan ke“impulses” elektrik yang berukuran mini dengan kemampuan simpan lebih besar dibandingkan kertas; misalnya disimpan dalam disket/floppy, flashdisk, CD dan sebagainya, yang mampu memuat sejumlah informasi dari satu buku berukuran sedang.
Kemajuan teknologi informasi mempunyai peranan yang besar terhadap kegiatan dokumentasi, yaitu :
1. Teknologi informasi melakukan otomasi terhadap suatu tugas atau proses dokumentasi yang menggantikan peran manusia.
2. Teknologi informasi berperan dalam restrukturisasi terhadap peran manusia yang melakukan perubahan-perubaha nterhadap sekumpulan tugas atau proses dokumentasi.
3. Teknologi informasi mempermudah dalam pengumpulan data dan pengolahan data. 4. Dengan adanya istem nformasi dapat menyimpan data-data penting mengurangi
penggunaan kertas.
Hubungannya sama-sama bergerak di bidang informasi (pengolahan) , dan teknologi informasi merupakan bagian dari sistem informasi. Karena sistem informasi dapat tersusun oleh beberapa teknologi informasi. sehingga apabila teknologi informasi mengalami kerusakan maka mempengaruhi Sistem informasi atau sistem informasi juga akan mengalami gangguan.
Teknologi Informasi dilihat dari kata penyusunnya adalah teknologi dan informasi. Secara mudahnya teknologi informasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses
penyampaian informasi dari bagian pengirim ke penerima sehingga pengiriman informasi tersebut akan:
*lebih cepat
* lebih luas sebarannya, dan * lebih lama penyimpannya.
2.4 Dampak perkembangan teknologi informasi dalam dokumentasi
Sebelum membahas dampak perkembangan teknologi informasi perlu diketahui ciri-ciri
3. Menyediakan dasar untuk berfikir lagi yaitu rekayasa lagi proses bisnis tradisional. 4. Proses kerja diubah ditransformasikan untuk meningkatkan produktivitas.
5. Keberhasilan dalam teknologi informasi tergantung kepada keberkesanan
6. Teknologi informasi disadari atau tidak sudah banyak menyatu dalam kehidupan umat manusia, produk dan pelayanan.
Secara umum terdapat dampak positif maupun negatif dengan adanya perkembangan teknologi informasi. Dampak positifnya antara lain:
Memudahkan dan mempercepat akses informasi, penyampaian atau penyebaran informasi.
Menguntungkan perusahaan, dan juga menambah lapangan kerja dengan memanfaatkan jasa teknologi informasi yang ada.
Memudahkan masyarakat dalam menyelesaikan pekerjaan sehari-hari dengan cepat dengan perangkat software yang selalu berkembang dan mudah digunakan oleh masyarakat banyak.
Memudahkan masyarakat dalam mencari informasi yang dibutuhkan. Dengan adanya
search engine yang beredar, kini masyarakat lebih mudah mengakses informasi yang ada dalam dunia maya. Informasi dan berita yang ada, cenderung lebih cepat dan lebih mudah didapatkan pada web browser dibandingkan dengan media lain.
Keuntungan internet banking bagi nasabah antara lain menghemat waktu, menghemat biaya, dan juga lebih cepat.
Pemanfaatan teknologi informasi dalam bidang pemerintahan memiliki keuntungan antara lain meningkatkan layanan kepada masyarakat, pelayanan yang lebih cepat, meningkatkan hubungan pemerintah dengan dunia usaha dan masyarakat karena informasi mudah diperoleh, dan juga tersedianya informasi yang mudah diakses masyarakat.
Dampak negatif dari perkembangan teknologi informasi, antara lain:
Isu SARA, kekerasan dan pornografi.
Maraknya cyber crime atau kejahatan dalam dunia maya.
Munculnya para penipu yang memanfaatkan internet.
Berbagai peralatan TIK seperti TV, internet, banyak menayangkan tindakan penipuan, dan tayangan kekerasan yang dengan cepat ditiru para penikmatnya.
Penyebaran Virus Komputer. Virus komputer adalah sebuah program yang berukuran relatif kecil dan bersifat sebagai parasit yang mampu hidup dan menggandakan dirinya menyerupai file maupun folder dan sangat mengganggu pengguna komputer yang terinfeksi
Menimbulkan sifat yang cenderung malas. Seringkali pengguna internet tenggelelam dalam dunianya sendiri dan tidak mempedulikan sekitarnya, banyak dari mereka yang lebih sering berinteraksi dengan teman dunia mayanya dibandingkan dengan teman dalam dunia nyata.
Mentalitas teknologi, seolah-olah segala sesuatu dapat dipecahkan oleh teknologi dan sesuatu akan lebih meyakinkan kalau dilakukan dengan peralatan dan disertai angka-angka. Hal ini yang sudah biasa atau mudah diperhitungkan masih memerlukan bantuan penelitian eksperimen.
BAB III KESIMPULAN
Daftar Pustaka
1. http://www.artikelsiana.com/2015/09/teknologi-informasi-pengertian-tujuan-fungsi.html
2. https://goenable.wordpress.com/2012/01/03/pemanfaatan-teknologi-informasi-dalam-manajemen-kantor/
3. http://resepindokita.blogspot.co.id/2017/04/dokumen-dan-dokumentasi-pengertian.html
4. https://goenable.wordpress.com/tag/peranan-teknologi-informasi/
5. http://fajarzwei23.blogspot.co.id/2012/10/pentingnya-hubungan-internal-yang-baik.html
