1
Implikasi Penggunaan Lembaran Kehadiran Kursus Di Dalam Pengurusan P&P : Kajian Kes Kolej Komuniti Jasin
Kajian ini bertujuan untuk mengkaji implikasi penggunaan Lembaran Kehadiran Kursus didalam pengurusan P&P di Kolej Komuniti Jasin. Objektif kajian bertumpu kepada untuk mengukur tahap kebolehgunaan Lembaran Kehadiran Kursus dikalangan pensyarah di Kolej Komuniti Jasin, mengukur tahap mesra pengguna Lembaran Kehadiran Kursus yang dibangunkan dan mengukur tahap kesesuaian penggunaan Lembaran Kehadiran Kursus dalam membantu pengurusan P&P. Kajian ini adalah berbentuk tinjauan deskriptif. Instrumen kajian yang digunakan adalah borang soal selidik dan temubual. Responden bagi soal selidik adalah terdiri daripada 10 orang pensyarah Kolej Komuniti Jasin yang dipilih secara rawak dikalangan Program Sijil Multimedia Kreatif (Pengiklanan)(SMP), Sijil Pelukis Pelan Senibina (SPS), Sijil Sistem Komputer dan Sokongan (SKS) dan Sijil Perakaunan Perniagaan (SPP), sementara responden bagi temubual adalah terdiri daripada 3 orang pensyarah Kolej Komuniti Jasin. Data-data yang diperolehi dianalisis menggunakan Microsoft Excel 2007. Dapatan kajian juga menunjukkan tahap kebolehgunaan Lembaran Kehadiran Kursus dikalangan pensyarah berada di tahap tinggi (skor min 4.14), sementara tahap mesra pengguna dan tahap kesesuaian penggunaan Lembaran Kehadiran Kursus dalam membantu pengurusan P&P juga adalah tinggi (masing-masing skor min 3.92 dan 4.04) Secara keseluruhannya, kajian ini menunjukkan implikasi yang baik dan positif terhadap penggunaan Lembaran Kehadiran Kursus di dalam pengurusan P&P di Kolej Komuniti Jasin. Sebagai cadangan, responden yang ditemubual mengutarakan beberapa cadangan penambahbaikan terhadap lembaran sedia ada dibuat dengan memasukkan ciri-ciri dan fungsi lain seperti penggunaan warna, pilihan cetakan, penambahan fungsi capaian oleh pelajar, penggunaan secara atas talian untuk memudahkan capaian, dan pengintergrasian dengan komponen surat amaran dan tunjuk sebab dalam sistem. Adalah dicadangkan juga, agar aplikasi ini dapat diperluaskan secara bersepadu ke kolej-kolej komuniti yang lain bagi mewujudkan keseragaman, selain ia juga boleh ditambahbaik untuk kegunaan Program Sijil Modular Kebangsaan.
Keyword : Lembaran Kehadiran Kursus, Pengurusan P&P, Kehadiran Pelajar.
1.0 Pengenalan
2 2.0 Pernyataan Masalah
Kehadiran pelajar merupakan salah satu pengurusan yang kritikal dalam proses P&P di kolej. Pensyarah mestilah sentiasa peka dengan status kehadiran setiap pelajar dalam kelas kuliah bagi memastikan proses pembelajaran dapat berjalan dengan lancar dan tersusun seperti mana yang dirancangkan dalam Rancangan Mengajar Semester (RMS). Kehadiran pelajar juga amat penting dalam menentukan status semasa pelajar dalam satu-satu kelas kuliah. Status semasa pelajar akan menjadi indikator sama ada pelajar tersebut perlu diberikan surat amaran, surat tunjuk sebab atau surat tidak layak menduduki peperiksaan, seterusnya menjadi faktor sama ada pelajar tersebut lulus atau gagal dalam sesuatu kursus yang di ambil. Justeru, satu kaedah merekod mestilah dibuat bagi memastikan kehadiran pelajar dicatitkan dan status semasa pelajar sentiasa terkemaskini.
Pendekatan merekod kehadiran pelajar yang digunakan sebelum ini adalah kaedah pengiraan secara manual, yang mana pensyarah perlu mencatit dan mengira sendiri peratus kehadiran pelajar. Oleh yang demikian, pensyarah perlu mengira secara manual peratus kehadiran pelajar setiap kali selepas waktu kuliah untuk mendapatkan status kehadiran pelajar. Pengiraan secara manual akan menjadi rumit bagi keadaan yang mana pelajar yang tidak hadir menyerahkan surat sokongan ketidakhadiran selepas pensyarah membuat pengiraan peratusan, pensyarah perlu mengira semula dan membetulkan status kehadiran pelajar. Pengiraan secara manual juga mengambil masa dan secara tidak langsung menjadi bebanan terutama kepada pensyarah yang mempunyai banyak kelas kuliah dalam sehari dan banyak kelas yang perlu dipantau. Memandangkan pensyarah juga terikat dengan tugas-tugas pengurusan dan sampingan lain, secara tak langsung ia menghadkan masa untuk membuat kemaskini terhadap kehadiran pelajar sekiranya dilakukan secara manual. Lebih memburukkan keadaan, oleh kerana pengiraan kehadiran dilakukan secara manual, maka kesilapan mungkin tidak dapat dielakkan. Sekiranya kesilapan berlaku di awal semester dan dikesan pada pertengahan atau dihujung semester, ia bukan sahaja menyusahkan pensyarah, malah boleh menimbulkan masalah kepada pelajar.
Justeru itu, pembinaan Lembaran Kehadiran Kursus ini dapat memberikan penyelesaian kepada beberapa masalah yang timbul daripada kaedah manual yang digunakan sebelum ini. Kajian ini adalah untuk melihat implikasi penggunaan Lembaran Kehadiran Kursus ini dalam pengurusan P&P. Implikasi yang dilihat dalam konteks kajian ini adalah dari segi tahap kebolehgunaan Lembaran Kehadiran Kursus dikalangan pensyarah, tahap mesra pengguna Lembaran Kehadiran Kursus, dan tahap kesesuaian penggunaan Lembaran Kehadiran Kursus dalam membantu pengurusan P&P.
3.0 Persoalan Kajian
Persoalan-persoalan kajian yang ingin dijawab dalam kajian ini adalah :-
3.1 Sejauh manakah tahap kebolehgunaan Lembaran Kehadiran Kursus dikalangan pensyarah di Kolej Komuniti Jasin?
3.2 Sejauh manakah tahap mesra pengguna Lembaran Kehadiran Kursus yang dibangunkan? 3.3 Sejauh manakah tahap kesesuaian penggunaan Lembaran Kehadiran Kursus dalam membantu
pengurusan P&P?
4.0 Objektif Kajian
Objektif yang ingin dicapai dalam kajian ini adalah :-
4.1 Untuk mengukur tahap kebolehgunaan Lembaran Kehadiran Kursus dikalangan pensyarah di Kolej Komuniti Jasin.
4.2 Untuk mengukur tahap mesra pengguna Lembaran Kehadiran Kursus yang dibangunkan.
3 5.0 Metodologi Kajian
5.1 Rekabentuk Kajian
Kajian ini adalah berbentuk tinjauan deskriptif. Menurut Erina Ismail (2001), kajian berbentuk deskriptif mempunyai andaian bahawa setiap pemerhatian yang dilakukan pada satu-satu masa adalah normal dan ia boleh dikaji semula pada masa hadapan dengan keadaan yang sama.Menurut Mohd Majid Konting (2000), kaedah ini digunakan untuk mendapatkan maklumat tentang peristiwa, perkembangan atau pengalaman yang sedang berlaku. Responden didedahkan dengan penggunaan Lembaran Kehadiran Kursus dalam masa yang ditetapkan. Selepas itu, responden akan diberikan borang soal selidik untuk mengetahui tahap kebolehgunaan, tahap mesra pengguna, dan tahap kesesuaian dalam membantu P&P bagi menjawab persoalan-persoalan kajian.
5.2 Populasi dan Sampel Kajian
Populasi bagi kajian ini terdiri daripada semua pensyarah di Kolej Komuniti Jasin yang berjumlah 49 orang. Kaedah persampelan rawak digunakan untuk menjalankan kajian ini. Menurut Sulaiman dalam Nazlein Mohd Nawawi (2002), kaedah persampelan rawak merupakan cara terbaik untuk mendapatkan satu sampel mewakili populasi. Menurut garis panduan K.C Ting (1998) pula, sampel kajian seharusnya mewakili sekurang-kurangnya 10% daripada jumlah populasinya. Oleh itu, responden soal selidik adalah terdiri daripada 10 orang pensyarah di Kolej Komuniti Jasin yang dipilih secara rawak daripada 4 program iaitu Program Sijil Multimedia Kreatif (Pengiklanan)(SMP), Sijil Pelukis Pelan Senibina (SPS), Sijil Sistem Komputer dan Sokongan (SKS) dan Sijil Perakaunan Perniagaan (SPP). Pemilihan sampel secara rawak adalah menjimatkan masa dan kos disamping bebas daripada bias (Muhammad Najib Abdul Ghaffar, 1999). Responden bagi temubual adalah terdiri daripada 3 orang pensyarah Kolej Komuniti Jasin.
5.3 Kaedah Pengumpulan dan Analisis Data
Data primer adalah data mentah yang dikumpul oleh pengkaji sendiri (Nazlein Mohd Nawawi ,2002). Oleh yang demikian data yang diperolehi daripada kajian ini adalah merupakan data primer. Data primer ini diperolehi daripada borang soal selidik dan hasil temubual yang dijalankan. Pengumpulan data kajian juga menggunakan data sekunder bagi menyokong kajian. Data sekunder adalah terdiri daripada buku-buku perpustakaan, jurnal,dan kajian lepas termasuklah internet (Norazura Rali, 2003). Oleh yang demikian, maklumat-maklumat lain adalah diperolehi daripada sumber-sumber yang dinyatakan seperti di atas.
Data bagi borang soal selidik di analisis menggunakan Microsoft Excel 2007. Pengiraan skor min digunakan untuk setiap item soalan di Bahagian B. Analisis data dilakukan berdasarkan kepada persoalan kajian. Penentuan tahap bagi setiap skor min yang diperolehi dilihat kepada julat yang telah ditetapkan berdasarkan kepada jadual berikut :-
Jadual 1 : Julat Tahap bagi Skor Min yang diperolehi daripada analisis Data
Kod Kumpulan Julat Tahap
1 1.00 – 2.40 Rendah
2 2.41 – 3.80 Sederhana
3 3.81 – 5.00 Tinggi
4 5.4 Instrumen Kajian
Instrumen yang digunakan adalah soal selidik yang mengandungi 2 bahagian. Bahagian A mengandungi soalan-soalan yang berkaitan dengan demografi responden. Bahagian B mengandungi soalan-soalan yang menggunakan skala Likert 5 mata seperti berikut :1 - Sangat Tidak Setuju, 2-Tidak Setuju, 3- 2-Tidak Pasti, 4 –Setuju, 5 - Sangat Setuju. (Adaptasi daripada Mohd Najib Abdul Ghaffar,1999) Menurut Sekaran (2000), skala Likert 5 pilihan jawapan sudah memadai untuk digunakan dalam sesuatu instrumen kajian, kerana penggunaan skala yang mempunyai 7 atau 9 pilihan jawapan masih tidak dapat memperbaiki kebolehpercayaan sesuatu rating. Menurut Oppenhein (1967) dalam Jones (1993), skala Likert mempunyai tahap kebolehpercayaan dan ketetapan yang baik iaitu 85%. Selain daripada instrumen soal selidik yang diedarkan kepada responden, kaedah temubual juga digunakan bertujuan untuk menyokong dapatan kajian yang diperolehi. Menurut Mohd Najib Abdul Ghaffar (1999), kaedah temubual lebuh fleksibel, kerana seseorang yang ditemubual boleh menerangkan perkara yang tidak difahami dengan lebih lanjut.
6.0 Dapatan Kajian
Dapatan kajian diperolehi daripada analisis soal selidik yang diedarkan kepada responden. Data dianalisis berdasarkan persoalan kajian. Dapatan kajian dirumuskan seperti dalam jadual berikut :-
Jadual 2 : Persoalan Kajian dan Skor Min
Bil Persoalan Kajian Skor Min
3.1 Sejauh manakah tahap kebolehgunaan Lembaran Kehadiran Kursus dikalangan pensyarah di Kolej Komuniti Jasin? 4.14
3.2 Sejauh manakah tahap mesra pengguna Lembaran Kehadiran
Kursus yang dibangunkan? 3.92
3.3 Sejauh manakah tahap kesesuaian penggunaan Lembaran
Kehadiran Kursus dalam membantu pengurusan P&P? 4.04 Sumber : Dapatan Kajian (2011)
Persoalan kajian 3.1 menjawab objektif kajian 4.1 iaitu untuk mengukur tahap kebolehgunaan Lembaran Kehadiran Kursus dikalangan pensyarah di Kolej Komuniti Jasin. Hasil daripada borang soal selidik yang diedarkan, kajian mendapati skor min berada di tahap tinggi iaitu 4.14. Bagi menjawab objektif kajian 4.2 iaitu untuk mengukur tahap mesra pengguna Lembaran Kehadiran Kursus yang dibangunkan, persoalan kajian 3.2 mencatatkan skor min 3.92 iaitu pada tahap tinggi. Sementara bagi menjawab objektif kajian 4.3, persoalan kajian 3.3 menunjukkan skor min 4.04 iaitu pada tahap tinggi.
7.0 Rumusan dan Cadangan
Daripada dapat kajian, didapati responden memberikan maklum balas yang baik terhadap implikasi penggunaan Lembaran Kehadiran Kursus dalam membantu pengurusan P&P. Implikasi ini dilihat dari aspek tahap kebolehgunaan dikalangan pensyarah, tahap mesra pengguna, dan tahap kesesuaian dalam membantu pengurusan P&P. Berdasarkan soal selidik yang diedarkan kepada 10 orang responden, dapatan kajian menunjukkan skor min berada di tahap tinggi bagi ketiga-tiga objektif kajian. Dapatan ini juga disokong oleh hasil temubual yang dijalankan ke atas 3 orang responden yang juga terdiri daripada kalangan pensyarah Kolej Komuniti Jasin. Responden yang ditemubual bersetuju bahawa Lembaran Kehadiran Kursus ini mudah digunakan.
5
“....sebab ia menggunakan perisian Microsoft Excel, saya rasa tiada masalah untuk pensyarah gunakan kerana ianya mudah difahami dan digunakan....” (IR2,Q2)
“....kalaupun tanpa bantuan, saya yakin boleh menggunakannya. Lembaran ini ringkas dan tak perlu banyak input....” (IR3, Q2)
Hasil temubual juga menunjukkan responden bersetuju bahawa penggunaan Lembaran Kehadiran Kursus ini dapat menjimatkan masa dalam pengurusan P&P.
“....kerja banyak, tetapi pengurusan kehadiran juga penting sebab perlu tahu status semasa pelajar. Jadi bila gunakan lembaran, sekejap sahaja key-in terus dapat status. Nak bagi status terkini pada Ketua Program atau Ketua Jabatan pun senang..” (IR1, Q3)
“....dulu masa guna manual, penat juga nak mengira. Lembaran ni tak perlu kira, masukkan jam pertemuan, dah dapat status pelajar. Cepat dan senang. Kalau tersilap key-in pun, cuma perlu buat pembetulan, lembaran akan automatik update, tak payahlah kira satu-satu..” (IR2,Q3)
“....kelas yang diajar adakala sampai tiga kelas dalam sehari, berbeza kursus dan jam pertemuan
pula. Bila gunakan Lembaran, terasa mudah nak uruskan. Ambil masa sekejap sahaja. Jadi masa tu terurus sedikit...” (IR3,Q3)
Responden yang ditemubual juga bersetuju bahawa penggunaan Lembaran Kehadiran Kursus dapat mengurangkan kesilapan pada peratusan dan status kehadiran semasa pelajar.
“...hanya masukkan tarikh dan jam pertemuan, jadi sekali key in sahaja dah tahu status terkini pelajar.
Pelajar pun senang nak rujuk. Kalau ada status amaran atau tunjuk sebab pun, automatik boleh tahu....” (IR1,Q4)
“...bila masukkan maklumat pada hari kuliah tersebut, secara automatik terus update. Tak perlu kira satu-satu.Kalau dalam kelas ada 30 orang pun, tak perlu risau...” (IR3,Q4)
Secara keseluruhan, hasil temubual menunjukkan responden bersetuju bahawa penggunaan Lembaran Kehadiran Kursus ini memberikan implikasi yang baik dan positif dalam pengurusan P&P.
“...saya berpendapat Lembaran Kehadiran Kursus ini memudahkan kerja saya sebagai pensyarah. Nak menguruskan kehadiran bukan mudah kalau tiada sistem yang baik kerana ia menjadi salah satu faktor penting dalam menentukan lulus gagalnya pelajar...” (IR3, Q5)
Memandangkan implikasinya yang baik dan positif dalam pengurusan P&P, dicadangkan Lembaran Kehadiran Kursus ini dapat diperkembangkan dan disesuaikan penggunaannya untuk Program Sijil Modular Kebangsaan (SMK). Selain daripada itu, terdapat juga penambahbaikan yang boleh dibuat terhadap lembaran sedia ada, seperti yang dicadangkan oleh responden semasa temubual dijalankan.
“....jumlah baris untuk bilangan pelajar dah fix kepada 30 baris. Saya rasa kalau dapat memberi
pengguna pilihan untuk menambah atau membuang jumlah baris lebih baik, sebab kalau bilangan pelajar dalam kelas bertambah atau berkurang, bilangan baris boleh disesuaikan. Lebih kemas. Begitu juga dengan lajur tarikh dan jam pertemuan...” (IR1,Q6)
“....alangkah bagus kalau lebih berwarna-warni, lebih menarik dan spesifik. Visual sebenarnya penting. Kalau sesetengah status ditukar warna yang lebih kontra, lebih mudah nampak dan dapat mengelakkan kekeliruan....” (IR1,Q6)
6
“....saya cadangkan sekiranya lembaran ini dapat diintergrasikan menjadi satu sistem yang lebih menyeluruh yang mana mempunyai beberapa komponen lain seperti surat amaran dan tunjuk sebab, kemudian dapat dibuat secara online untuk memudahkan unit-unit lain yang berkaitan untuk membuat capaian....” (IR3,Q6)
“....masalah sering timbul apabila ada pelajar yang lewat memaklumkan sebab ketidakhadiran mereka. Pengurusan kehadiran akan terjejas apabila pensyarah perlu membuat pembetulan, dan ini akan menimbulkan masalah terutama apabila tindakan-tindakan tertentu telahpun diambil oleh pensyarah, terutama pengeluaran surat amaran atau tunjuk sebab. Oleh itu, cadangan saya dapat diwujudkan satu fungsi paparan yang dapat dicapai oleh pelajar yang mana pelajar boleh memberitahu sebab ketidakhadiran mereka supaya pensyarah dapat membuat kemaskinian yang lebih cepat. Pelajar boleh sertakan bukti kemudian....” (IR3,Q6)
Secara kesimpulannya, responden memberikan maklum balas yang sangat positif dalam kajian ini. Diharapkan juga, Lembaran Kehadiran Kursus ini dapat diperluaskan penggunaanya kepada kolej-kolej komuniti yang lain sebagai usaha mewujudkan kesepaduan dalam pengurusan kehadiran pelajar.
8.0 Bibliografi
Erina Ismail (2001) “ Kesan Pengetahuan dan Kemahrian Pengajaran Berasaskan Web Terhadapa Persepsi Kualiti Pengajaran Di Kalangan Pensyarah” : ITTHO : Tesis Sarjana
Jones,J.C (1993) “Design Method ”. United Kingdom. John Wiley an Sons,Inc.
K.C, Ting (1998). “Attitudes of Teacher Towards Information Technology in Education in Miri, Faculty Cognitif Science and Human Development”. Universiti Malaysia Sarawak.
Sekaran, Uma(2000) ” Research Methods For Business : A Skill-Building Appoarch ” New York : John Wiley & Sons, Inc
Nazlein Mohd Nawawi (2002) “Keberkesanan Pengajaran dan Pembelajaran di Makmal : Satu Tinjauan di Politeknik Kota Bahru” : ITTHO : Tesis Sarjana
Norazura Rali (2003) “ Hubungan Perlaksanaan Kurikulum dengan Kompetensi Graduan Kejuruteraan Awam KUiTTHO” : KUiTTHO : Tesis Sarjana
Mohammad Najid Abd Ghaffar (1999) “Penyelidikan Pendidikan” Johor Bahru: Penerbit UTM
Mohammad Najid Abd Ghaffar (1996) “Penyelidikan Pendidikan” Johor Bahru: Penerbit UTM
