RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI LAYANAN LEGALISIR ONLINE FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN BERBASIS OBJECT ORIENTED PROGRAMMING
Bella Arif Primadana
Jurusan Teknik Informatika Universitas Jenderal Soedirman Email: bellaarifprimadana@gmail.com
ABSTRAK
Legalisir adalah pengesahan suatu dokumen duplikasi sehingga dokumen tersebut dapat berfungsi seperti dokumen aslinya. Dokumen yang dilegalisir salah satunya adalah ijazah dan transkrip nilai, baik untuk urusan melamar pekerjaan, memenuhi persyaratan data pekerjaan, dan lain sebagainya. Pada Fakultas Teknik Universitas Jenderal Soedirman, pelayanan legalisir ijazah dan transkrip nilai memerlukan alumni datang ke kampus mengantarkan dokumen yang akan dilegalisir serta membutuhkan waktu dalam proses legalisir. Hal tersebut menimbulkan masalah bagi banyak alumni yang bertempat tinggal di luar daerah dan sibuk dengan pekerjaannya sehingga tidak memiliki waktu untuk mengantarkan dokumen yang akan dilegalisir ke kampus. Oleh karena itu, untuk menanggulangi permasalahan tersebut dibutuhkan Sistem Informasi Layanan Legalisir Online (SILLO) yang berfungsi sebagai media pengajuan legalisir ijazah dan legalisir transkrip nilai sehingga alumni tidak lagi memerlukan datang ke kampus dan menunggu proses legalisir. Sistem informasi ini telah selesai dibuat menggunakan konsep object oriented programming (OOP) yang dirancang menggunakan UML (unified modeling language), Java sebagai bahasa pemrograman, serta MySQL sebagai basis datanya.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Legalisir, SILLO, OOP
PENDAHULUAN
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu alat untuk menyajikan
informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya.
Tujuannya adalah untuk menyajikan informasi guna pengambilan keputusan pada
perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, serta pengendalian kegiatan pada suatu
proses. Sistem informasi merupakan salah satu peran penting dalam era teknologi
informasi saat ini dimana pertukaran informasi dituntut sangat cepat, mudah, dan
akurat. Hal tersebut dapat diperoleh salah sarunya dengan sistem informasi berbasis
komputer yang sering disebut dengan computer based information system (CBIS). Sisitem Informasi Layanan Legalisir Online Fakultas Teknik Universitas Jenderal
teknologi internet untuk mendukung pertukaran informasi yang cepat, mudah, dan
akurat.
Sistem Informasi Layanan Legalisir Online yang diterapkan di Fakultas Teknik Universitas Jenderal Soedirman ini merupakan sistem informasi yang membantu proses
pengajuan legalisir di Fakultas Teknik. Legalisir yang dapat dikelola pada sistem ini
adalah legalisir ijazah dan legalisir transkrip nilai. Tujuan dari sistem informasi ini
adalah untuk memudahkan alumni Fakultas Teknik dalam melakukan proses legalisir
ijazah dan legalisir transkrip nilai serta dapat membantu Fakultas Teknik dalam
meningkatkan layanan terhadap alumni dalam proses legalisir dengan memanfaatkan
teknologi informasi.
Sistem Informasi Layanan Legalisir Online dikembangkan menggunakan metodologi berorientasi objek atau object oriented programming (OOP). Metodologi berorientasi objek adalah suatu strategi pembangunan perangkat lunak yang
mengorganisasikan perangkat lunak sebagai kumpulan objek yang berisi data dan
operasi yang diberlakukan terhadapnya. Metodologi berorientasi objek meruapakn suatu
cara bagaimana sistem perangkat lunak dibangun melalui pendekatan objek secara
sistematis. Metode berorientasi objek meliputi rangkaian aktivitas analisis berorientasi
objek, perancangan berorientasi objek, pemrograman berorientasi objek, dan pengujian
berorientasi objek. Keuntungan menggunakan metodologi berorientasi objek antara lain
adalah kecepatan dalam pengembangan, kemudahan pemeliharaan, serta dapat
meningkatkan konsistensi dalam proses pengembangan.
METODE PENELITIAN
Penelitian dilakukan dengan menggunakan model proses waterfall. Model proses
waterfall merupakan sebuah metode pengembangan perangkat lunak yang bersifat sekuensial karena tahap demi tahap pada model ini saling terkait serta mempengaruhi
dan tahap demi tahap yang harus dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya
dan berjalan berurutan. Model proses waterfall memiliki lima tahap, yaitu: a. Analisis dan Definisi Persyaratan
Analisis dan definisi persyaratan akan menghasilkan kebutuhan pengguna atau
data dilakukan dengan cara wawancara dan observasi. Data yang dikumpulkan dari
proses wawancara dan observasi akan diolah dan dianalisis. Hasil dari analisis
terhadap data akan diketahui alur proses legalisir, kebutuhan pengguna, dan
kebutuhan sistem. Hasil analisis tersebut dijadikan acuan dalam membuat
perancangan sistem dan perangkat lunak.
b. Perancangan Sistem dan Perangkat Lunak
Perancangan sistem dan perangkat lunak meliputi perancangan basis data dan
penggambaran sketsa antarmuka sistem serta pengaturan komponen antarmuka yang
akan ada pada sistem. Pembuatan perancangan sistem dan perangkat lunak dilakukan
berdasarkan hasil analisis kebutuhan dan definisi persyaratan pada tahap pertama.
Tahap perancangan ini menggunakan UML (Unfied Modeling Language) yang menghasilkan empat diagram, yaitu use case diagram, sequence diagram,
collaboration diagram, dan class diagram serta menghasilkan desain antarmuka sistem. Hasil perancangan tersebut digunakan sebagai acuan dalam penulisan kode
program dalam tahap implementasi.
c. Implementasi dan Pengujian Unit
Tahap ini adalah tahap penulisan kode program dengan menerjemahkan
perancangan yang telah dibuat ke dalam bentuk perintah-perintah yang dimengerti
komputer menggunakan bahasa pemrograman. Bahasa pemrograman yang
digunakan adalah Java dengan tools Play Framework. Basis data yang digunakan adalah MySQL. Sedangkan pembuatan antarmuka menggunakan HTML, CSS, Java
Script, dan Jquery. Bersamaan dengan penulisan kode program, sistem akan diuji
secara bertahap per-case (unit) yang akan dibuat. d. Integrasi dan Pengujian Sistem
Tahap integrasi dan pengujian sistem merupakan tahap pengujian sistem secara
keseluruhan. Pengujian sistem dilakukan untuk mengetahui kesalahan-kesalahan
yang ada pada sistem yang tidak sesuai dengan perancangan yang telah dibuat.
Sistem akan diuji langsung oleh pengguna untuk melakukan proses legalisir dengan
menggunakan metode black-box dengan teknik pengujian form handle system. Jika terjadi kesalahan, maka dilakukan perbaikan pada penulisan kode program atau pada
e. Operasi dan Pemeliharaan
Tahap operasi adalah tahap menerapkan perangkat lunak pada lingkungan
instansi, sedangkan tahap pemeliharaan dilakukan dengan membuat buku pedoman
penggunaan sistem. Buku pedoman penggunaan sistem digunakan pengguna sebagai
acuan dalam menggunakan sistem sehingga sistem dapat berjalan dengan baik serta
sebagai pencegahan masalah yang mungkin akan timbul saat sistem dijalankan.
HASIL DAN PEMBAHASAN
a. Analisis dan Definisi Kebutuhan Sistem
Tahap analisis kebutuhan sistem dimulai dari mengumpulkan data yang
berkaitan dengan sistem. Data dikumpulkan dengan cara wawancara dan observasi
pada proses legalisir. Data yang dikumpulkan kemudian dianalisis untuk menemukan
gambaran sistem secara umum, kebutuhan sistem, serta kebutuhan pengguna yang
menggambarkan proses-proses yang terjadi pada sistem. Proses legalisir pada Sistem
Informasi Layanan Legalisir Online akan dibagi menjadi dua, yaitu proses pendataan alumni dan proses legalisir. Proses pendataan alumni dapat dilihat pada Gambar 1.
Bapendik Alumni Dekan / Wakil Dekan
Gambar 1. Alur Proses Pendataan Alumni
Proses pendataan alumni dimulai dari alumni mengisi formulir pendataan alumni
sementara, kemudian petugas bapendik memasukkan data alumni ke dalam sistem.
Alumni melakukan proses aktivasi account untuk mendapatkan username dan
password, lalu alumni login ke sistem untuk melengkapi biodata alumni pada sistem. Sedangkan proses legalisir dapat dilihat pada Gambar 2.
Bapendik Alumni Dekan / Wakil Dekan
Gambar 2. Alur Proses Legalisir
Proses legalisir dimulai dari alumni melakukan validasi data pada sistem, setelah
datanya benar maka alumni mengisi formulir legalisir pada sistem. Kemudian alumni
melakukan pembayaran melalui bank atau ATM kepada Fakultas Teknik melalui
rekening tertentu dan segera melakukan konfirmasi pembayaran. Setelah itu, petugas
bapendik akan melakukan persetujuan dengan terlebih dahulu mengecek
kelengkapan data yang diisikan oleh alumni, ketika data sudah sesuai maka petugas
bapendik akan mencetak dokumen ijazah atau transkrip nilai yang akan dilegalisir.
Dokumen tersebut diberi stempel untuk tempat tandatangan dan kemudian diletakkan
di meja dekan untuk ditandatangai. Setelah dekan menandatangani, dekan melakuakn
konfirmasi status legalisir pada sistem dan menyerahkan dokumen legalisir kepada
bapendik untuk dicap instansi. Lalu bependik melakukan konfirmasi status legalisir
pada sistem. Jika pada saat mengisi formulir alumni menggunakan fasilitas
pengiriman dokumen legalisir, maka petugas bapendik akan mencetak alamat
kemudian dikirim menuju alamat tersebut, namun jika tidak alumni akan mengambil
dokumen legalisir tersebut ke Fakultas Teknik.
b. Perancangan Sistem
Perancangan Sistem Informasi Layanan Legalisir Online menggunakan UML (Unified Modeling Language) dengan menggambarkan tiga diagram yaitu, diagram
use case, diagram sequence, dan diagram calss. Diagram use case dapat dilihat pada Gambar 3.
Gambar 3. Diagram Use Case Sistem Infomasi Layanan Legalisir Online
Pada Gambar 3 dapat dijelaskan bahwa sistem informasi ini memiliki tiga aktor,
yaitu alumni, petugas bapendik, dan dekan/wakil dekan. Selain itu, pada diagram
Gambar 3 juga dapat diketahui bahwa sistem memiliki 11 proses. Proses-proses
tersebut akan dijelaskan pada diagram sequence. Pada artikel ini hanya akan dibahasa proses utama sesuai dengan alur proses pada Gambar 1 dan Gambar 2, yaitu
memasukkan data alumni, aktivasi account, memperbaharui data alumni, pengajuan legalisir, dan mengelola proses legalisir.
Proses yang pertama adalah proses memasukkan data alumni. Proses
memasukkan data alumni dilakukan oleh petugas bapendik. Alur proses
memasukkan data alumni dapat dilihat pada Gambar 4.
Proses yang kedua adalah proses aktivasi account. Proses ini dilakukan oleh alumni untuk memperoleh username dan password untuk login ke sistem. Proses aktivasi
account dapat dilihat pada Gambar 5.
Gambar 5. Diagram Sequence Aktivasi Account
Proses ketiga adalah proses memperbaharui data alumni yang dilakukan oleh alumni.
Pada proses ini alumni memasukkan biodata ke sistem. Proses memperbaharui data
alumni dapat dilihat pada Gambar 6.
Gambar 6. Diagram Sequence Memperbaharui Data Alumni
Proses selanjutnya adalah proses pengajuan legalisir. Pengajuan legalisir dilakukan
oleh alumni mulai dari validasi data, mengisi formulir pada sistem, dan konfirmasi
pembayaran pada sistem. Proses pengajuan legalisir dapat dilihat pada Gambar 7.
Proses terakhir adalah mengelola proses legalisir. Proses ini dilakukan oleh bapendik
mulai dari verifikasi data, mencetak dokumen, hingga konfirmasi status legalisir.
Mengelola proses legalisir dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 8. Diagram Sequence Mengelola Proses Legalisir
Dari penggambaran diagram sequence diketahui terdapat ruang penyimpanan data (basis data) yang harus disediakan. Gambar 9 berikut ini menggambarkan
perancangan basis data serta relasinya yang digambarkan dalam bentuk diagram
class.
Gambar 9. Diagram Class Sistem Informasi Layanan Legalisir Online
Pada diagram class terdapat 11 class yang nantinya akan menjadi basis data, yaitu alumni, jurusan, kelamin, agama, legalisir, pembayaran, bank, pengiriman, akun,
c. Implementasi
Implementasi merupakan tahap menerjemahkan perancangan ke dalam bahasa
pemrogrman. Pada artikel ini hanya digambarkan tampilan sistem yang merupakan
proses utama dari Sistem Informasi Layanan Legalisir Online berdasarkan alur proses pada Gambar 1 dan Gambar 2. Proses pertama yaitu proses memasukkan data
alumni yang dilakukan oleh petugas bapendik. Tampilan untuk memasukkan data
alumni dapat dilihat pada Gambar 10.
Gambar 10. Tampilan Tambah Data Alumni
Proses yang kedua adalah proses aktivasi account yang dilakukan oleh alumni
dengan memasukkan beberapa data dan mencocokkannya. Jika aktivasi berhasil
maka akan terdapat pemberitahuan “Aktivasi Berhasil. Data account dikirim melalui
email.”, namun jike aktivasi tidak berhasil maka terdapat pemberitahuan “Maaf,
Aktivasi Gagal. Daya yang dimasukkan salah.”. Tampilan aktivasi account dapat
dilihat pada Gambar 11.
Gambar 11. Tampilan Aktivasi Account
Proses ketiga adalah memperbaharui data alumni yang dilakukan oleh alumni untuk
yang dilengkapi adalah identitas alumni, kontak alumni, dan data studi. Tampilan
memperbaharui data alumni dapat dilihat pada Gambar 12.
Gambar 12. Tampilan Memperbaharui Data Alumni
Proses selanjutnya adalah pengajuan legalisir yang dilakukan oleh alumni. Pengajuan
legalisir meliputi validasi data, mengisi formulir legalisir, dan konfirmasi
pembayaran. Tampilan validasi data dapat dilihat pada Gambar 13, tampilan formulir
legalisir dapat dilihat pada Gambar 14, serta tampilan konfirmasi pembayaran dapat
dilihat pada Gambar 15.
Gambar 14. Tampilan Formulir Legalisir
Gambar 15. Tampilan Konfirmasi Pembayaran
Proses yang terakhir adalah mengelola proses legalisir yang dilakukan oleh petugas
bapendik. Proses mengelola legalisir meliputi verifikasi data, mencetak dokumen,
hingga konfirmasi status legalisir. Tampilan mengelola proses legalisir dapat dilihat
pada Gambar 16.
d. Pengujian Sistem
Pengujian dilakukan terhadap sistem secara keseluruhan dengan berpedoman
pada perancangan sistem untuk mengetahui bahwa sistem berjalan dengan baik dan
sesuai dengan perancangan sistem. Selain itu, pengujian dilakukan untuk
menemukan kesalahan atau kekurangan pada sistem sehingga dapat dilakukan
perbaikan. Pengujian dilakukan dengan menggukan metode black-box dengan teknik pengujian form handle system. Dari pengujian yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa secara keseluruhan Sistem Informasi Layanan Legalisir Online telah berjalan sesuai perancangan dan fungsinya.
e. Operasi dan Pemeliharaan
Operasi dan pemeliharaan sistem dibuat sehingga penggunaan sistem oleh
pengguna sesuai dengan prosedur. Operasi dan pemeliharaan dibuat dalam sebuah
buku panduan penggunaan sistem (user manual book) dari Sistem Informasi Layanan Legalisir Online. Buku panduan tersebut berisi prosedur penggunaan sistem yang akan digunakan sebagai pedoman menggunakan sistem secara baik dan sesuai
fungsinya sehingga tidak terjadi kesalahan penggunaan akibat kegagalan sistem.
KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hasil penelitian, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa telah dirancang
dan dibangun Sistem Informasi Layanan Legalisir Online menggunakan konsep pemrograman berorientasi objek, baik dalam perancangan maupun pengembangan atau
implementasi sistem. Sistem Informasi Layanan Legalisir Online merupakan sebuah sistem informasi yang dapat memudahkan alumni dalam melakukan pengajuan legalisir
ijazah atau legalisir transkrip nilai, serta dapat membantu Bapendik Fakultas Teknik
dalam mengelola proses legalisir.
Saran untuk pengembangan Sistem Informasi Layanan Legalisir Online Fakultas Teknik Universitas Jenderal Soedirman selanjutnya adalah :
a. Pengembangan terhadap teknologi terbaru, baik basis data atau bahasa pemrograman
lain yang berorientasi objek dengan mengacu pada perancangan yang telah dibuat
b. Perlu adanya penambahan kapasitas basis data pada server Fakultas Teknik karena pada masa yang akan datang jumlah alumni akan semakin bertambah sehingga basis
data pada server dapat menampung data yang jumlahnya akan semakin banyak. c. Pengembangan fitur-fitur pada tampilan sistem yang mengacu pada kenyamanan
DAFTAR PUSTAKA
Dharwiyanti, Sri dan Romi Satria Wahono. 2003. Pengantar Unified Modeling Language (UML) (Ebook). http://openstorage.gunadarma.ac.id (Diakses 24 November 2014)
Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perencanaan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta : Penerbit Andi.
Hermawan, Julius. 2000. Analisa & Desain Pemrograman Berorientasi Obyek dengan UML dan Visual Basic. NET. Yogyakarta : Penerbit Andi.
Jogiyanto, HM. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Penerbit Andi.
Kadir, Abdul. 2003. Konsep & Tuntunan Praktis Basis Data. Yogyakarta : Penerbit Andi.
Kusrini dan Andri Koniyo. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta : Andi.
Kusrini. 2007. Strategi Perencanaan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta : Penerbit Andi.
Rossa dan M Shalahuddin. 2013. Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek. Bandung : Informatika.
Saputra, Angga Eka dan Djoni Setiawan K. 2012. “Website Pusat Data Permainan
Tradisional”, Makalah, dalam Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi,
Yogyakarta.
Sommerville, Ian. 2003. Rekayasa Perangkat Lunak. Edisi 6. Diterjemahkan oleh : Yuhliza Hanum. Jakarta : Erlangga.
Wahana Komputer. 2010. Panduan Belajar MySQL Database Server. Jakarta : Media Kita.
