Dody Firmanda 2010 Key Performance Indicators

(1)

Key Performance Indicators

(KPIs)



Dr. Dody Firmanda, Sp.A, MA Ketua Komite Medik RSUP Fatmawati, Jakarta.

Pendahuluan

Sejak tanggal 1 Januari 2010 telah berlaku implementasi modus keempat dalam era liberalisasi perdaganan jasa bidang kesehatan untuk negara kawasan Asia Tenggara sesuai dengan perjanjian kerjasama ASEAN Mutual Recognition Arrangement on Medical Practitioners (MRA-MP).1 Ada 4 tujuan dalam MRA-MP yakni:

1. mengatur mobilitas praktisi dokter di wilayah ASEAN;

2. meningkatkan dan mengembangkan kerja sama pertukaran informasi antar profesi medis;

3. meningkatkan mutu kualifikasi dan standar layanan dan; 4. kerjasama pendidikan dan pelatihan profesi medis

Pada tanggal 20 November 2008 The Joint Commission Amerika Serikat meluncurkan Health care at the crossroads: Guiding principles for the development of the hospital of the future2 berdasarkan hasil rekomendasi pertemuan tanggal 26-27 April 2007 di Lake Buena Vista Florida tentang What does the future hold for hospital care across the globe? The Hospital of the future.3

Sebelumnya WHO Regional Eropa telah melakukan uji coba suatu instrumen yang akan digunakan untuk menilai kinerja mutu (performamce) rumah sakit oleh WHO regional Eropa yang dinamakan Performance Assessment Tools for Hospital (PATH).4,5,6,7 Kedua instrumen tersebut kemungkinan besar akan

 _{Disampaikan pada Workshop}_{Key Performance Indicators (KPIs) di RSUP Fatmawati Jakarta, 24-25}

Mei 2010.

1

ASEAN Mutual Recognition Arrangement on Medical Practitioners, 2004.

2 _{The Joint Commission -}_{Health care at the crossroads: Guiding principles for the development of} the hospital of the future, November 20, 2008.

(2)

diterapkan oleh seluruh rumah sakit di dunia sebagaimana halnya program WHOWorld Alliance for Patient Safety – Move Program sebagaiworld class hospitals’ benchmarking. Untuk mengantisipasi hal tersebut diatas Departemen Kesehatan RI telah menerbitkan Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor: 659/MENKES/PER/VIIII/2009 tentang Rumah Sakit Indonesia Kelas Dunia pada tanggal 14-08-2009.

Saat ini di tanah air telah terbit dan berlaku berbagai perundangan dan peraturan yang menyangkut profesi medis antara lain Undang Undang RI Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran, Undang Undang RI Nomor RI 40 Tahun 2004 tentang Sistem Jaminan Kesehatan Nasional, Undang Undang RI Nomor 25 Tahun 2009 tentang Layanan Publik (termasuk kesehatan), Undang Undang RI Nomor 11 Tahun 2009 tentang Kesejahteraan Sosial, Undang Undang RI Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan, dan terakhir Undang Undang Nomor RI 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit.

Inti dari tujuan Undang Undang RI Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran yakni:

1. Memberikan perlindungan kepada pasien(patient safety)

2. Mempertahankan dan meningkatkan mutu pelayanan medis yang diberikan

3. Memberikan kepastian hukum kepada masyarakat dan dokter.

dan inti tujuan Undang Undang Nomor RI 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit yakni:

1. Mempermudah akses masyarakat untuk mendapatkan pelayanan kesehatan

2. Memberikan perlindungan terhadap keselamatan pasien, masyarakat, lingkungan rumah sakit dan sumber daya manusia di rumah sakit

3. Meningkatkan mutu dan mempertahankan standar pelayanan rumah sakit; dan

Europe: a need for clarifying the concepts and defining the dimensions. January 2003

5_{WHO Regional Office for Europe. How can hospital performance can be measured and monitored.} August 2003.

6_{WHO Regional Office for Europe. PATH (Performance Assessment Tools for Quality Improvement} in Hospitals). 2007.

(3)

4. Memberikan kepastian hukum kepada pasien, masyarakat, sumber daya manusia rumah sakit, dan Rumah Sakit.

Dalam Undang Undang RI Nomor 44 tentang Rumah Sakit pada Pasal 33 Ayat 1 dan 2 tersebut menyebutkan setiap rumah sakit harus memiliki organisasi yang efektif, efisien, dan akuntabel.

Organisasi Rumah Sakit disusun dengan tujuan untuk mencapai visi dan misi Rumah Sakit dengan menjalankan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance) dan tata kelola klinis yang baik (Good Clinical Governance). Sedangkan tata kelola klinis yang baik (Good Clinical Governance) adalah penerapan fungsi manajemen klinis yang meliputi kepemimpinan klinik, audit klinis, data klinis, risiko klinis berbasis bukti, peningkatan kinerja, pengelolaan keluhan, mekanisme monitor hasil pelayanan, pengembangan profesional, dan akreditasi rumah sakit.

Padaworkshop ini akan dibahas mengenai:

1. Pengukuran/penilaian kinerja (Performance Measurement) 2. Key Performance Indicators (KPIs)

3. Sistem Pengukuran/penilaian kinerja (Performance Measurement System)

(4)

Sesi I: jam 08.45 – 09.15

Pengukuran/penilaian kinerja (Performance Measurement)

a. Mengapa perlu melakukan pengukuran kinerja (Why appraise business performance)

Dalam suatu organisasi rumah sakit yang ingin maju dan berkembang harus melakukan penilaian/pengukuran akan kinerjanya untuk:

1. Peningkatan (improvement) - dengan melakukan pelacakan kinerja (tracking performance) organisasi rumah sakit dapat mendeteksi dengan segera akan masalah yang akan timbul seperti penurunan kunjungan rawat jalan, penurunan utilisasi kamar operasi, penurunan bed occupation rate (BOR), penurunan pendapatan rumah sakit, peningkatan pengaduan pasien, peningkatan infeksi nosokomial, peningkatan penggunaan antibiotik, ataupun meningkatnya kecenderungan permintaan berhenti pensiun dini dan sebagainya (Gambar 1).

Gambar 1. Ilustrasi pengukuran kinerja bulan Mei, Juni dan Juli dengan indikator tertentu – terjadi penurunan indikator kinerja kumulatif pada bulan Juni, Secara spesifik dikaji lingkaran A bulan Mei dan B bulan Juni.

A

(5)

2. Perencanaan (Planning and forecasting) – dengan melakukan Penilaian Kinerja (Performance Measurement) rumah sakit dapat mengetahui progresivitas kegiatan pelayanan, pendidikan dan penelitian yang diselenggarakan sehingga dapat mengantisipasi secara dini bila ada penyimpangan maupun revisi anggaran yang diperlukan dalam mencapai target, tujuan, misi dan visi rumah sakit (Gambar 2).

Gambar 2. Progresivitas Kinerja tahunan dalam rangka mencapai target, tujuan, misi dan visi rumah sakit.

(6)

3. Kompetisi Persaingan – dengan melakukan benchmarking dan comparative analysis secara mengkaji kelemahan dan kekuatan pesaing dan pembenahan perbaikan kinerja interna rumah sakit (Gambar 3).

Gambar 3. Performance Benchmarking dan comparative analysis8 antar rumah sakit dengan indikator tertentu.

8_{Firmanda D. Principles guide to technology adoption. Presented at 4th Hospital Management Program} of CHAMPS FKM-UI, Novotel Hotel Palembang July 31 - August 1, 2009

(7)

4. Penghargaan (Rewards) – di dalam organisasi rumah sakit, pimpinan memberikan penghargaan atas kinerja individu dan unit yang berprestasi, dapat bersifat materi dan ataupun non materi sehingga memacu gairah dalam meningkatkan kinerja (contoh Gambar 4).

Gambar 4. Contoh Kinerja Individu Dokter Bedah Umum di Instalasi Bedah dengan indikator operasi elektif dari Januari s/d September 2009.

(8)

5. Sesuai dan memenuhi persyaratan standar dan peraturan yang berlaku (Regulatory and standard compliance) – suatu organisasi rumah sakit berusaha melaksanakan Pengukuran/penilaian Kinerja (Performance measurement) dalam rangka memenuhi peraturan/perundangan yang berlaku seperti Undang Undang RI Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran, Undang Undang RI Nomor RI 40 Tahun 2004 tentang Sistem Jaminan Kesehatan Nasional, Undang Undang RI Nomor 25 Tahun 2009 tentang Layanan Publik (termasuk kesehatan), Undang Undang RI Nomor 11 Tahun 2009 tentang Kesejahteraan Sosial, Undang Undang RI Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan, Undang Undang Nomor RI 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit, Peraturan mengenai pengelolaan keuangan Badan Layanan Umum (BLU) dan sebagainya, serta memenuhi persyaratan untuk Akreditasi RS/Pendidikan, ISO 9000:2008, Malcolm Baldrige dan sebagainya.

Maka bila diperhatikan dari ke lima tujuan pengukuran kinerja (performance measurement) di atas adalah komponen komponen suatu quality assurance dalamquality systempada organisasi rumah sakit.

Catatan: Mengenai Quality System dan Quality Assurance dapat dilihat di http://www.scribd.com/doc/28668540/Dody-Firmanda-2010-Penerapan-Sistem-Manajemen-Mutu-di-Rumah-Sakit-Jawa-Timur-25-Maret-2010

Latihan 1: Silahkan lingkari tanda (+) atau (–) pada tabel berikut yang sesuai antara tujuan melakukan pengukuran kinerja (performance measurement) dengan komponenQuality Assurance.

Tabel 1. Kuis pengukuran kinerja (performance measurement) dengan komponenQuality Assurance.

Quality Assurance

5. Regulatory & standards compliance

(9)

-b. Apa itu pengukuran kinerja(What is Performance Measurement)

Pengukuran Kinerja (Performance Measurement) adalah suatu proses penilaian/pengukuran hasil untuk :

1. menentukan efektivitas suatu strategi dari rumah sakit dan efisiensi rumah sakit tersebut dalam melaksanakan proses pelayanan, pendidikan dan penelitian.

2. melakukan intervensi perubahan dan penyelesaian masalah yang ada solusinya.

Kinerja rumah sakit dapat diukur dengan berbagai cara, parameter dan kriteria sesuai dengan satuan kerja (unit) di dalam organisasinya. Namun, pada umumnya organisasi rumah sakit melaksanakan Pengukuran Kinerja (Performance Measurement) berdasarkan hasil (results – output dan atau outcome) dari aktivitas utama (business activity) akan kombinasi ketiga hal yakni pelayanan, pendidikan dan penelitian – diniali/ukur dengan suatu instrumen spesifik yang dinamakan metrik kinerja(performance metrics).

Latihan 2: Silahkan isi aktivitas utama (business activity) unit tempat saudara bertugas sesuai tupoksi dan kewenangan dengan metrik kinerja (performance metrics) yang akan diukur.

Tabel 2. Aktivitas Utama (business activity) dan metrik kinerja (performance metrics)

Unit Kerja : ……… Aktivitas Utama

(Business activity)

Metrik Kinerja (Performance Metrics)

1. ……… 1. ……… 2. ……… 3. ………

2. ……… 1. ……… 2. ……… 3. ………

(10)

c. Siapa yang memerlukan data Pengukuran Kinerja?(Who uses Performance Measurement data?

Banyak yang berkepentingan (baik di dalam maupun di luar rumah sakit) mengenai data Pengukuran Kinerja tersebut. Untuk jajaran direksi rumah sakit dan dewan pengawas sebagai bahan analisis review akan rencana strategis rumah sakit yang diimplementasikan dan sebagai bahan pertimbangan untuk melakukan pengambilan keputusan dalam rangka menentukan kebijakan strategis selanjutnya (major corrective action).

Untuk tingkat unit managers (Kepala Bagian/Bidang/Instalasi/ SMF) data Pengukuran Kinerja (performance measurement) tersebut dipergunakan untuk memotivasi dan mengevaluasi kinerja dan produktivitas staf di jajarannya serta memperbaiki/meningkatkan hasil (ouput atau outcome) di unit satuan kerjanya.

Sedangkan untuk staf sendiri data Pengukuran Kinerja (performance measurement) individu masing masing – dapat menilai/mengukur dirinya sebesar apa kontribusinya kepada organisasi rumah sakit dalam mencapai target, tujuan, misi dan visi rumah sakit.

(11)

Sesi II: jam 09.15 – 09.45

PengertianKey Performance Indicators (KPIs)

a. Apa itu KPI?What is a KPI?

Key Performance Indicator adalah ukuran yang mencerminkan bagaimana suatu organisasi rumah sakit melaksanakan suatu aspek yang spesifik dari kinerja. KPI juga merupakan salah satu representasi dari Critical Success Factors (CSF) yang merupakan aktivitas kunci utama yang dibutuhkan dalam mencapai tujuan dalam rencana strategis rumah sakit (Gambar 5).

Gambar 5. Hubungan KPIs dalam Visi, Misi, Nilai Nilai dan Rencana Strategis di organisasi rumah sakit.9,10,11,12

(12)

Secara singkat dalam organisasi rumah sakit dapat diilustrasikan sebagaimana dalam Gambar 6 berikut sebagai contoh:

Gambar 6. Contoh KPIs dalam bentuk Balanced Scorecard

10 _{Firmanda D. Acara Rapat Kerja RSUP Fatmawati 2009 di Cottage Pulau Putri Kepulauan Seribu,} Jakarta 14-15 Agustus 2009. http://www.scribd.com/doc/18523485/Dody-Firmanda-2009-Rapat-Kerja-RSUP-Fatmawati-1415-Agustus-2009

11 _{Firmanda D. Quality Leadership dalam menunjang Total Quality Management/Services di RS.} Disampaikan pada acara pelatihan "Hospital Excellence Framework - Total Quality Management" di RSUP Hasan Sadikin Bandung, 9 - 10 Februari 2010. http://www.scribd.com/doc/25887145/Dody-Firmanda-2010-Quality-Leadership-Dalam-Menunjang-TQM-Di-RSHS

12_{Firmanda D. Penerapan Sistem Manjaemen Mutu di Rumah Sakit. Disampaikan pada Acara Pertemuan} Koordinasi Upaya Peningkatan Mutu Rumah Sakit - diselenggarakan oleh Dinas Kesehatan Propinsi Jawa Timur di Royal Tretes View Hotel, Tretes Pasuruan Jawa Timur pada Tanggal 25-27 Maret 2010. http://www.scribd.com/doc/28668540/Dody-Firmanda-2010-Penerapan-Sistem-Manajemen-Mutu-di-Rumah-Sakit-Jawa-Timur-25-Maret-2010

(13)

b. Jenis jenis KPI?TypesofKPI?

Ada 3 (tiga) jenisKey Performance Indicators yakni:

1. KPI Proses – mengukur efisiensi atau produktivitas dari suatu proses pelayanan, pendidikan maupun penelitian di rumah sakit.

Contoh: dengan dimensi fungsi RSUP Fatmawati13 – silahkan isi.

Latihan 3:Tabel 3. KPI Proses dengan dimensi fungsi RSUP Fatmawati KPI Proses

Fungsi

RSUP Fatmawati Pelayanan Pendidikan Penelitian

a. Pelayanan Medis _………

………

c. Pelayanan dan asuhan

d. Pengelolaan SDM _………

………

e. Pelayanan Rujukan _………

………

f. Pendidikan dan Pelatihan bidang

g. Penelitian dan

Pengembangan ………_………

(14)

2. KPI Input – mengukur asset dan sumber daya yang digunakan untuk melaksanakan pelayanan, pendidikan maupun penelitian di rumah sakit sesuai dengan target/tujuannya yang diharapkan.

Latihan 4:Tabel 4. KPI Input dengan dimensi fungsi RSUP Fatmawati KPI Input

Fungsi

………

g. Penelitian dan Pengembangan

(15)

3. KPI Output – mengukur hasil dari aktivitas fungsi rumah sakit baik dari segi finansial (seperti ROI dan EVA) maupun non finansial dalam bidang pelayanan, pendidikan maupun penelitian di rumah sakit.

Latihan 5:Tabel 5. KPI Output dengan dimensi fungsi RSUP Fatmawati KPI Output

Fungsi

………

g. Penelitian dan

Pengembangan ………_………

………

(16)

Sesi III: jam 10.00 – 10.30

Key Performance Indicators (KPIs) dan Unit Satuan Kerja

Sesi IV: jam 10.30 – 11.00

Siapa yang menggunakan Key Performance Indicators (KPIs) ?

Sebelum membuat KPIs di setiap unit satuan kerja - yang pertama kali dan sangat penting adalah struktur organisasi RSUP Fatmawati yang jelas dan tidak tumpang tindih akan tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawab dari setiap unit satuan kerja.

(17)

Bila perihal pertama di atas sudah jelas akan tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawab dari setiap unit satuan kerja, maka akan lebih mudah dan pasti membuat KPIs untuk tingkat Rumah Sakit, unit satuan kerja dan individu setiap staf yang berada dalam unit satuan kerja tersebut dengan persepsi yang sama akan visi, misi, nilai nilai dan objektif (tujuan) serta target (berdasarkan time framework) sesuai alur sebagaimana dalam Gambar 8 berikut.

Gambar 8. Unit satuan kerja dalam menyusun KPIs masing masing dengan ruang lingkupobjective (tujuan) yang terukur dan target dalam satuan waktu.

Maka setiap unit satuan kerja membuat KPIs masing masing berdasarkan hasil isian Tabel 2, Tabel 3, Tabel 4 dan Tabel 5 memilih ranking tertinggi (dapat mempergunakan tehnik balanced scorecard) yang menjadi indikator utama dan benar benar menjadi kunci (keys) serta menentukan keberhasilan pencapaian.Latihan 6:

(18)

KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPIs)

Visi Terdepan, Paripurna dan Terpercaya di Indonesia

Misi 1. ………..

2. ……… 3. ……… 4. ……… 5. ………

Nilai Nilai 1. ……….. 2. ……… 3. ……… 4. ……… 5. ………

Direktorat/Komite

……….. Bidang/Bagian/Instalasi/

SMF ……….

Seksi/Sub Bagian/

Koordinator ……….

Critical Success Factors (CSFs)

1. ……….. 2. ……… 3. ……… 4. ……… 5. ………

Key Performance Indicators (KPIs)

(19)

Sistem Pengukuran Kinerja (Performance Measurement Systems)

Sistem Performance Measurement (PM) adalah satu set yang meliputi objektif strategi dan metrik kinerja (performance metrics– termasuk KPIs) dalam suatu organisasi rumah sakit.

Ada beberapa cara yang digunakan dalam Sistem Performance Measurement (PM), namun yang lazim dipergunakan adalah:

1. Dashboards atau Cockpits – yang paling sederhana dengan menggunakan spreadsheet (seperti Excel) untuk harian, mingguan, bulanan, triwulan dan semester.

2. Quality Improvement Systems seperti: i. PDCA

ii. Six Sigma

iii. Baldrige National Quality Program iv. dan sejenisnya

3. Balances Scorecard 4. Kombinasi ketiga di atas.

Namun apapun yang digunakan dalam Sistem Performance Measurement (PM) – prinsipnya di seputar tugas dan fungsi organisasi rumah sakit. Secara sederhana sebagaimana dalam Gambar 9 berikut.

Gambar 9. Prinsip prinsip dasar suatu organisasi Visi

Misi

Objektif Input Proses Ouput Outcome Manfaat

(20)

Latihan 7: Pada Gambar 9 di atas tarik garis sesuai dengan pemahaman akan: 1. Adequacy

2. Efficiency 3. Efficacy 4. Effectiveness

Dengan menambahkanNeedsbuat garis sebagaimana diatas untuk: 5. Relevance

6. Accessibility 7. Impact

Latihan 8: Pada Gambar 10 berikut tarik garis ruang lingkup sesuai dengan pemahaman akan:

1. Sistem 2. Standar

3. Parameter/Kriteria 4. Indikator

5. KPIs