ANALISA PROSEDUR PENGARSIPAN DAN FAKTOR-FAKTOR PENGHAMBAT PENGARSIPAN PADA DINAS PEKERJAAN
UMUM BINA MARGA PROVINSI SUMATERA SELATAN
Mardila Nim :1312 02 003
Mahasiswa, program studi Administrasi Niaga Politeknik Anika Pembimbing : Eni Cahyani, SE., M.Si
Abstrak
Penulisan ini bertujuan mengetahui (1) prosedur kearsipan (2) faktor-faktor yang menghambat kersiapan pada dinas Pekerjaan Umum Bina Marga provinsi Sumatera Selatan. Metode penulisan menggunakan deskriptif kualitatif sedangkan teknik mengumpulan data dengan wawancara sedangkan teknik analisis data menggunakan analisi interaktif. Berdasarkan hasil analisis peneliti bahwa prosedur pengarsipan terdiri 6 tahapan yaitu : penerimaan, pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan dengan menggunakan alat yang membantu kelancaran kegiatan pengarsipan seperti meja, agenda, lembar disposisi, lemari, odner, filling cabinet, box file dan folder. Sedangkan factor-faktor penghambat yaitu pegawai belum memiliki pengetahuan dibidang kearsipan dan keterbatasan sarana dan prasarana.
Kata Kunci : Prosedur, Pengarsipan, Arsip, Faktor Penghambat
1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Setiap kantor pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan administrasi, kegiatan administrasi adalah sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon, 1958: 14), kegiatan administrasi berupa surat menyurat, formulir, dan pembuatan laporan serta pengelolahan– pengelolahannya. Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang membuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain baik atas nama pribadi kedudukan dalam organisasi atau kantor (Drs. H. Suhanda Panji, 2005: 5). Kegiatan tersebut disebut kegiatan pengarsipan.
“Kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa
penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis sehingga bila mana diperlukan lagi dokumen-dokumen itu dapat ditemukan secara cepat” (Agus sugianto dan teguh wahyono, 2005:2). Undang–undang Republik Indonesia No.43 Tahun 2009 Pasal 3 tentang Kearsipan menerapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah hal–hal yang berkenaan dengan arsip sedangkan yang dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara
diatur dangan tata tertib dapat menjadi alat informasi dan refisi yang membantu lembaga – lembaga pemerintahan dalam melancarkan kegiatan administrasi. Oleh karena itu pengelolahan terhadap arsip harus diterapkan sebaik mungkin, agar setiap saat arsip dapat diambil atau ditemukan kembali dalam waktu cepat dalam kondisi baik.
Arsip juga merupakan pusat ingatan dari sebuah kantor, dengan arsip dapat diketahui bermacam- macam informasi yang sudah dimiliki kantor tersebut sehingga dapat ditentukan sasaran yang dapat dicapai dangan menggunakan potensi yang ada secara maksimal. Informasi yang diperoleh melalui arsip juga dapat menghindarkan salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efesiensi pekerjaan.
Sistem pengelolaan dalam arsip meliputi berbagai kegiatan dalam mengklasifikasikan surat, memberi kode, menyimpan surat, memelihara secara tepat sampai mengenai cara penyikiran dan pemusnaan surat yang tidak dipergunakan lagi. Sistem sendiri adalah sekelompok kompenen yang teratur yang saling berkaitan dengan rencana yang dibuat dalam rangka mencapai tujuan. Sedangkan pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijaksaan dan tujuan organisasi/proses yang memberi pengawasan pada suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan (Ibnu Syamsi, 1994:8).
Arsip yang dimiliki oleh sebuah kantor kurang baik pengelolaannya, dapat mengakibatkan sulitnya menemukan informasi yang telah disimpan dan akhirnya menghambat tahapan proses pekerjaan selanjutnya. Mengingat peran arsip sangat penting, maka sebaiknya arsip dikelolah
menggunakan sistem pengelolahan arsip yang baik dan benar.
Meskipun kearsipan berperan penting dalam suatu organisasi, tetapi masih fokus pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan belum melakukan penataan arsip dengan baik, dalam pelaksanaanya masih banyak dijumpai arsip – arsip yang ditumpukan di dalam lemari yang tidak tersusun rapi ssehingga sulit untuk ditemukan kembali. Akibatnya dari hal ini tentunya kelestarian yang terkandung dalam arsip tersebut dapat terjamin dan akan lenyap. Maka berdasarkan alasan tersebut pengamanan dan pemeliharaan arsip mutlakharus dilaksanakan untuk menjamin kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip tersebut.
Berdasarkan alasan yang telah diuraikan diatas, maka penulis tertarik mengambil judul “Analisa Prosedur
Pengarsipan dan Faktor-Faktor
Penghambat Pengarsipan pada Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga
Provinsi Sumatera Selatan”.
1.2 Perumusan Masalah
Membahas pengelolaan kearsipan secara keseluruhan merupakan hal yang sangat luas cakupanya. Oleh karena itu penulis merasa perlu untuk membatasi pokok permasalahan sebagai berikut : a. Bagaimana prosedur kearsipan pada
Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumtera Selatan ?
b. Faktor–faktor apa yang menghambat pengarsipan pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan?
1.3 Tujuan Tujuan Penulisan
b. Mengetahui faktor-faktor yang menghambat kearsipan pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan.
2. LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Arsip
Arsip berasal dari bahasa Yunani
“Arche“ yang artinya permulaan, jabatan, fungsi, atau kuasa hukum. Kemudian berubah menjadi “to arche“ yang artinya dokumen, catatan. Sedangkan arsip dalam bahasa Belanda, berasal dari kata Archief. Menurut Atmosudirdjo (1982: 157-158) dalam bukunya Ig. Wursanto (1991: 14) Archief dalam bahasa Belanda mempunyai beberapa pengertian sebagai berikut :
a. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip: bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.
b. Kumpulan teratur, daripada bahan kearsipan bahan tersebut.
c. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri.
Sedangkan menurut Undang– undang No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan–Ketentuan Pokok Kearsipan, Bab I Pasal I menegaskan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan–badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Naskah–naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan–badan swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Kemudian dalam penjelasan dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan ini dijelaskan bahwa yang dimaksud dalam bentuk corak apapun dari suatu arsip adalah meliputi yang tertulis maupun yang dapat dilihat atau didengar seperti halnya hasil-hasil rekaman, film dan sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan lainnya yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama.
Dikemukakan The Liang Gie dalam bukunya A.W Widjaja (1993: 100-101) bahwa “Arsip ádalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap diperlukan dapat segera ditemukan kembali”.
“Warkat ádalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai statu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya (The Liang Gie, 1996 : 115).
Dari beberapa pengertian tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa arsip merupakan kumpulan warkat yang memiliki kegunaan tertentu dan disimpan secara sistematis sehingga dapat dengan mudah dapat ditemukan kembali apabila saat diperlukan.
2.1.1 Fungsi Arsip
Arsip menurut fungsinya dapat dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Menurut UU No. 7 tahun 1971 yang dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip aktif adalah sebagai berikut :
langsung dalam penyelenggaraan Administrasi Negara.
2. Arsip Statis, adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupankebangsaan pada umumnya maupun penyelenggaraan sehari-hariAdministrasi Negara. Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan menjadi arsip aktif, semi aktif dan arsip inaktif. Menurut A.WWidjaja (1993: 101-102), pengertian arsip aktif, semi aktif dan in aktifadalah sebagai berikut:
1. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerusbagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolah dari suatu organisasi/kantor.
2. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaanya sudahmulai menurun
3. arsip in-aktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secaraterus menerus, atau frekuensi penggunaanya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.
2.1.2 Prosedur Kearsipan
Kegiatan–kegiatan yang termasuk dalam prosedur kerja kearsipan meliputi penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan benda–benda.
1. Penerimaan
Kegiatan penerimaan merupakan kegiatan pertama yang dilakukan dalam pengelolaan arsip. Langkah-langkah yang dilakukan petugas kearsipan dalam penerimaan adalah :
a. Menerima surat
b. Memeriksa jumlah dan alamat surat c. Memberi paraf dan nama terang
pada buku ekspedisi/lembar pengantar surat
d. Meneliti tanda-tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat serta ke-sah-an surat.
e. Meneruskan surat kepada penyortir Setelah surat diterima maka kegiatan selanjutnya adalah penyortiran. Kemudian surat-surat tersebut disampaikan kepada pihak yang bersangkutan dan jika surat tersebut ditujukan kepada pimpinan maka surat tersebut dilampiri lembar disposisi. 2. Pencatatan
Tata cara pencatatan disesuaikan dengan sifat surat yaitu surat penting, surat biasa dan surat rahasia. Surat yangditerima diberi nomor dan dicatat dalam buku agenda sesuai dengan tanggal pada waktu surat itu diagendakan. Hal ini digunakan untuk membantu mencari surat yang disimpan dalam file. Selain dicatat pada buku agenda, surat yang masuk bisa dicatat pada kartu kendali. Pencatatan surat dalam kartu kendali, surat-surat yang masuk di bedakan sesuai sifat surat. Penggunaan kartu kendali ini adalah sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi.
3. Penyimpanan
Arsip merupakan sumber informasi atau data yang dapat melancarkan tugas pekerjaan dan menjadi dasar pimpinan dalam mengambil keputusan secara tepat mengenai permasalahan yang dihadapi, Menurut A.W Widjaja (1995: 105) ada 5 (lima) macam penyimpanan arsip yaitu :
a. Sistem Abjad
dalam rangka pemberian kode dengan abjad, digunakan pedoman sebagai berikut :
b. Sistem Nomor/Angka
Pada sistem ini yang dijadikan kode adalah menggunakan urutan angka–angka sebagai pedoman untuk mengaturnya dan nomernya ditentukan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan. Dalam sistem penyimpanan ini terdapat dua sistem yaitu “Sistem Terminal Digit” dan “Sistem Klasifikasi Desimal” atau yang sering disebut “Sistem Dewey”.
1) Sistem Terminal Digit
Pada sistem ini arsip yang dibuat dan yang diterima yang memiliki dua nomor akhir yang sama disimpan pada tempat yang sama. Beberapa ketentuan yang perlu diperhatikan antara lain : a) Filling cabinet yang digunakan
memliki 10 laci
b) Guide yang tersedia 100, yang akan ditempatkan di tiap laci sebanyak 10
c) Jumlah map (folder) sebanyak 1000 eks
d) Nomor kode dibagi dalam 3 unit, unit pertama adalah 2nomor dari belakang yang menunjukkan nomor lacidan nomor guide. Unit kedua satu nomor berikutnya yang menunjukkan nomor map. Sedang unit ketiga adalah nomor sisa, yang menunjukkan nomor surat yang di simpan.
Contoh : 11435, berarti:
Unit I 35 = menunjukkan nomor laci dan nomor guide
Unit II 4 = menunjukkan nomor map
Unit III 11 = menunjukkan nomor surat
2) Sistem Klasifikasi Desimal atau Sistem Dewey
Klasifikasi masalah untuk kegiatan utama yaitu sebanyak 10
masalah utama, kemudian masing-masing kelas utama dibagi menjadi 10 divisi, selanjutnya masing-masing divisi dibagi menjadi 10 seksi. Sehingga sistem klasifikasi ini terdiri dari 10 kelas utama, 100 kelas divisi dan 1000 kelas seksi.
c. Sistem Wilayah/Daerah
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah/daerah. Arsip–arsip yang akan disimpan penyusunannya diatur menurut satuan wilayah atau daerah yang menjadi alamat surat. Arsip yang termasuk dalam satuan wilayah dihimpun dalam satu berkas, kemudian diurutkan menurut abjad. Abjad yang dipergunakan diambil dari huruf pertama nama masing-masing wilayah atau daerah. Misalnya provinsi, kotamadya/kabupaten, kecamatan , pulau, ibu kota propinsi dan sebagainya. d. Sistem Tanggal
Pada sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu seperti tahun, bulan dan tanggal. Petunjuk pokoknya adalah tahun, bulan and tanggal. Bentuk penulisannya harus berupa angka– angka. Contoh: Kode: 031283 menyatakan tanggal 03, bulan Desember, Tahun 1983
Adapun keuntungan dari system ini adalah:
a. Tidak terjadi duplikasi perlengkapan arsip
b. Pelayanan lebih cepat dalam memenuhi permintaan arsip
c. Biaya lebih murah atau rendah dalam hal pengadaan
d. Pembuatan salinan-salinan warkat yang tidak perlu dapat dicegah
Sedangkan kelemahannya adalah: a. Ruangan menjadi semrawut sebab
b. Keamanan terhadap arsip tersebut kurang terjamin
c. Kerahasiaan arsip kurang terjamin d. Tidak semua jenis arsip dapat
disimpan dengan menggunakan satu sistem tertentu
Jadi dalam penggunaan arsip yang masih berkaitan langsung dengan kegiatan ketatausahaan adalah arsip dinamis sedangkan arsip statis merupakan arsip yang tidak berperan secara langsung dalam kegiatan ketatausahaan. Arsip ini sudah dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ARNAS).
5. Pemeliharaan
Yang dimaksud dengan pemeliharaan arsip adalah usaha–usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip– arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan yang datangnya dari arsip itu sendiri maupun dari luar arsip tersebut. Kerusakan dan kemusnahan arsip disebabkan oleh beberapa faktor sebagai berikut :
1. Faktor dari dalam a. Kertas
Penggunaan kertas yang akan kita pakai sangat berpengaruh pada awet dan tidaknya tulisan. Dalam penggunaan kertas hendaknya dipilih yang baik dan kuat.Selain itu juga harus diimbangi dengan perawatan dan juga penyimpanan yang sebaik-baiknya agar kertas dapat tahan lama.
b. Tinta
Penggunaan tinta yang akan digunakan hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan dan sebaiknya yang berkualitas.
c. Pasta/Lem
Dalam penggunaan perekat harus menggunakan perekat yang baik, jangan menggunakan perekat yang dibuat dari getah arab ataupun celluloce tape dan sejenisnya karena akan merusakkan kertas.
2. Faktor dari luar a. Kelembaban
Kelembaban udara yang tidak terkontrol akan menimbulkan akibat-akibat seperti misalnya timbulnya jamur, pasta / lem hilang, kertas menjadi lemah dan merusakkan kulit. Hal itu dapat diatasi dengan menambah edaran udara panas (kering) atau dengan menggunakan panasnya listrik.
b. Udara yang terlampau kering Udara yang terlampau kering dapat merusakkan kertas, misalnya kertas akan menjadi kering, kesat dan mudah patah (getas). Untuk menghindari udara yang terlampau kering, kelembaban udara harus diatur sedemikian rupa sehingga melebihi batas-batas yang telah ditentukan. Untuk itu perlu dipasang hygrometer di dalam ruangan.
c. Sinar matahari
Sinar ultra violet sangat membahayakan kertas-kertas arsip. Untuk itu tidak boleh ada sinar matahari yang jatuh secara langsung pada kertas. Untuk menghindari jatuhnya sinar matahari secara langsung maka sebaiknya dibuat pintu-pintu atau jendela-jendela yang menghadap utara atau selatan yangtidak berhadapan langsung dengan sinar matahari.
d. Debu
Selain itu juga mencegah macam-macam serangga yang
masuk dalam ruang
penyimpanan arsip. e. Kekotoran udara
Kekotoran udara terjadi di daerah kawasan industri. Oleh karena itu tempat penyimpanan arsip atau perpustakaan yang terletak di kawasan industri harus dipasang AC.
f. Jamur dan sejenisnya
Jamur adalah akibat dari kelembaban udara dan temperature udara yang tidak terkontrol. Langkah yang dilakukan adalah dengan menempatkan arsip-arsip di tempat yang terang, kering dan memiliki cukup ventilasi. Selain itu jamur dapat dihilangkan dengan alkohol, namun penggunaan alkohol harus hati-hati.
g. Rayap
Rayap dapat merusakkan kertas dan kayu. Untuk menghindari adanya rayap maka sebaiknya tempat penyimpanan arsip yang masih menggunakan kayu tidak bersentuhan langsung dengan tanah.
h. Gegat
Gegat terdapat pada dinding yang basah. Oleh karena itu kertas sebaiknya jangan bersentuhan dengan dinding yang lembab. Karena selain kertas menjadi lembab, kertas akan rusak oleh gegat atau serangga lainnya. Untuk mengatasi hal tersebut jagalah arsip agar tidak bersentuhan dengan dinding yaitu dengan meletakkan rak yang dipasang antara antara dinding atau lantai dengan jarak 6 inchi.
Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan hal–hal sebagai berikut:
a. Pengaturan ruangan
b. Menjaga kebersihan meliputi kebersihan ruangan dan kebersihan kertas–kertas arsip.
c. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip.
6. Penyusutan
Arsip tidak selamanya mempunyai nilai kegunaan. Pada suatu saat arsip tersebut habis kegunaannya. Tidak semua warkat disimpan terus menerus, sehingga ada sebagian warkat yang harus disingkirkan bahkan dimusnahkan. Adapu alasan-alasan diadakan penyusutan adalah sebagai berikut:
a. Menghindari pencampuradukan antara arsip-arsip yang masih aktif dengan yang tak aktif (semi aktif), serta antara arsip yang bernilai penting dan tak penting.
b. Memudahkan kembali mencari arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.
c. Menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan, pemeliharaan, kepegawaian dan lain-lain.
d. Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip aktif akan menjadi longgar untuk menampung bertambahnya arsip baru.
e. Untuk memantapkan jangka waktu arsip dan menempatkan arsip tak aktif yang bernilai berkelanjutan ditempat yang lebih baik.
f. Untuk memantapkan pemeliharaan arsip yang bernilai permanen hingga arsip tersebut dapat diperlakukan permanen dan diatur dengan baik, terlindungi dari segala faktor bahaya.
(1993: 182) penggolongan warkat dibagi menjadi 4 (empat) yaitu:
1) Warkat Vital atau dengan kode V
2) Warkat Penting atau sengan kode P
3) Warkat Biasa atau sengan kode B
4) Warkat Tak penting atau dengan kode T
Untuk mengetahui bernilai atau tidaknya suatu arsip dapat diukur dari angka pemakaiannya yaitu angka prosentase sebagai perbandingan antara jumlah permintaan warkat untuk dipakai kembali dengan jumlah seluruh warkat dalam arsip. Makin besar angka pemakaian maka makin baik arsip yang bersangkutan, artinya arsip tersebut sering digunakan untuk pelaksanaan tugas sehari-hari.
7. Pemusnahan
Pemusnahan arsip merupakan aktivitas menghancurkan arsip yang telah habis nilai gunanya. Pemusnahan dapat dilakukan dengan dirobek, dibakar atau dihancurkan. Zulkifli Amsyah (1991: 218) menyebutkan beberapa langkah prosedur pemusnahan yaitu :
a. Seleksi.
b. Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan (daftar penelaahan). c. Pembuatan berita acara
pemusnahan.
d. Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi.
2.2 Petugas Kearsipan
Manusia merupakan unsur yang paling pokok dalam segala kegiatan. Tanpa manusia segala sesuatu tidak akan berjalan. Untuk menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan persyaratan tertentu.
Menurut The Liang Gie dalam bukunya Ig. Wursanto (1991: 39-42) mengatakan bahwa untuk menjadi
petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya 4 syarat, yaitu : 1. Ketelitian
Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan agarpegawai yang bersangkutan dapat membedakan perkataan-perkataan, nama-nama atau angka-angka yang sepintas lalu tampaknya hampir sama. Faktor ketelitian tersebut harus didukung oleh: a. Sikap jiwa yang cermat: penuh
minat dan penuh perhatian terhadap tugas dan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.
b. Kesempurnaan mata, dalam arti tidak cacat, tidak buta warna.
2. Kecerdasan
Setiap pegawai kearsipan harus mampu menggunakan pikirannya dengan baik, mempunyai daya ingat yang cukup tajam, sehingga tidak mudah lupa. Selain itu, dengan kecerdasan diharapkan petugas kearsipan mampu memilih pokok-pokok soal, serta tidak mudah lupa akan pokok soal yangsudah ada kartu arsipnya.
3. Kecekatan
Yaitu mampu memahami sesuatu dengan cepat, mampu bekerja dengan cepat dan mahir melakukan sesuatu. Dalam hal ini petugas kearsipan diharapkan mampu bekerja dengan cepat dan gesit.
4. Kerapian
Setiap petugas kearsipan harus mampu menciptakan dan menjaga kerapian, kebersihan dan ketertiban terhadap arsip-arsip yang disimpan. Seorang petugas arsip harus teliti dalam melaksanakan tugasnya. Karena ketelitian seorang petugas arsip sangat berpengaruh terhadap warkat-warkat yang disimpan.
pendidikan atau latihan-latihan kepada pegawai kearsipan.
2.3 Sarana Yang Dipakai Dalam Penyimpanan Arsip
Menyimpan dokumen arsip tidak lepas dari menggunakan peralatan arsip. Peralatan arsip merupakan sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip secara baik yang tidak langsung akan memperlama umur suatu arsip. Peralatan ini pada umumnya dibuat menggunakan bahan-bahan yang tahan lama seperti, logam, kayu, alumunium, besi, plastic, maupun bahan
kuat lainnya
Fungsi peralatan arsip adalah sebagai berikut
a. Sebagai sarana penyimpanan arsip b. Alat bantu untuk mempercepat,
meringankan, dan mempermudah pekerjaan dibidang kearsipan
c. Alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan, sehingga arsip bertahan lama
Peralatan arsip yang baik tentunya akan mendukung penyimpanan arsip secara maksimal. Ada tiga istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, ketiga isitilah tersebut adalah pengarsipan horizontal, pengarsipan vertical, pengarsipan lateral.
a. Pengarsipan horizontal, yaitu penyimpanan arsip/dokumen.map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau
dokumen saling bertumpuk pada arak atau laci yang tidak terlalu dalam
b. Pengarsipan vertical, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertical) dimana arsip disusun berderetan kebelakang c. Pengarsipan lateral, yaitu
penempatan atau penympanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) dimana arsip disusun berderet menyamping.
Macam-macam peralatan kearsipan, peralatan kearsipan merupakan bagian pekerjaan dalam bidang administrasi/ketatausahaan, sehingga peralatan yang digunakan sebagaian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang ketatausahaan, jenis-jenis peralatan yang tersebut adalah:
1. Filling cabinet
Sebelum arsip disimpan dilaci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukan kedalam folder atau map gantung (hanging folder). Penyimpanan arsip dalam laci sebaik tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memasukan dan mengeluarkan arsip dari dalam laci. Dalam laci filling cabinet dilengkapi dangan sepasang gawang yang dipasng di kiri dan dikanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinnya. Gawangnya tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder filling cabinet dapat tersebut dari plastik atau logam.
2. Rotary (alat penyimpanan berputar) Semacam filling cabinet tetapi menyimpan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakan
secara berputar, sehingga dalam penempatan dan menemukan kembali tidak banyak memakan tenaga.Alat ini teresebut dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.
3. Lemari arsip
Lemari arsip adalah tempan menyimpan berbagai bentuk arsip. Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukan ke dalam ordner atau ditumpukan secara mendatar.
4. Rak arsip
Rak arsip adalah lemari atnpa pintu yang menyimpan arsip yang tersusun secara lateral (menyamping).
Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukan ke dalam ordner atau kota arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak
punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna menempatkan label/judul arsip yang ada didalamnya.
5. Map arsip
disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-5 lembar, map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut: a. Stopmap folio, map yang dimiliki
daun penutupnya pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menompang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya,stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga untuk menyimpan arsip yang sudah in aktif.
Map snelhecter, map yang memiliki
penjepit di tengahnya. Map ini digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif, tetapi dapat juga menyimpan arsip aktif, arsip yang ditempatkan didalamnya terlebih dahulu harus dilubangi menggunakan perforator.
b. Folder, map yang dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastic saja, karena tidak ada daun penutupnya maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan ke dalam kotak arsip secara vertical.
c.
Hanging folder. Folder yang mempunyai besi penggantung, besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. Hanging juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.
6. Guide
Guide merupakan lembaran kerta tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu sabagai berikut: a. Tab yang menonjol untuk
menuliskan kode-kode,
tanda-tanda, atau indeks
(pengelompokan) arsip
b. Badan guide, berfungsi untuk menompang arsip-arsip ada di belakanya.
surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4 maka badan guide dibuat sesuai dengan ukurannya arsip ang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil. 7. Ordner
Ordner adalah map besar denga ukuran punggung sekitar 5 cm yang didalamnya besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator, ordner terbuat dari karton yang sangat tabal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.
8. Alat sortir
Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat yang diterima. Alat sortir mempunyai berbagai bentuk dan bahan, ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebaginya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastic atau karton
9. Label
Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder
yang biasa diletakkan pada bagian tab dari sebuahfolder/guide.
10. Tickler file
Adalah alat yang terbuat dari kotak kayu atau baja, yang berfungsi untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil seperti, lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Di dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas, tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.
11. Cardex
Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung palastik tempat penyimpan kartu indeks, alat inti terbuat bahan besi baja.
12. Alat penyimpanan khusus
arsip dalam bentuk-bentuk khusus seperti flash disk, CD, kaset dan sabagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain, karena sangat tergantung dengan perkembangan teknologi, bahkan ada pula alat penyimpan data yang berada di dunia maya seperti google drive. (Dino Anugerah, 2014: 2)
3. Metode pengumpulan data 3.1 Metode Pengumpulan Data
Metode adalah aspek yang sangat penting dan besar pengaruhnya terhadap berhasil tindaknya suatu penulisan terutama untuk data yang dikumpulkan.Sebab data yang diperoleh dalam suatu penulisan ilmiah merupakan gambaran dari objek yang ditulis. Oleh karena itu penulisan ini adalah usaha untuk menemukan, mengungkapkan dan menguji kebenaran dari suatu pengetahuan, usaha dengan metode–metode ilmiah, yaitu:
Studi Pustaka (Library Research) yaitu data yang penulis peroleh dari perusahaan dengan cara membaca buku-buku, literatur-literatur dan artikel-artikel yang erat hubungannya dengan masalah yang akan dibahas dalam penyusunan laporan akhir.
Teknik Observasi, yaitu dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap beberapa hal yang berhubungan erat dengan materi penulisan laporan akhir ini.
3.2 Lokasi Pengumpulan Data
Penulis melaksanakan paraktek kerja lapangan di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan di Jalan Ade Irma Suryani Nasution No. 10 Palembang 30129.
3.3 Sumber Data
SumberData yang digunakan dalam penulisan ini adalah sebagai berikut :
a. Data Primer, yaitu data yang diperoleh langsung dari sumber data dengan cara jawaban ataupun tanggapan atau beberapa pertanyaan yang diajukan tentang prosedur pengarsipan pada Dinas Pekerjaan Umum Bima Marga Provinsi Sumatera Selatan.
b. Data Skunder, adalah data yang diperoleh secara tidak langsung dari berbagai sumber, baik sumber tertulis maupun sumber lisan yang berkaitan dengan permasalahan prosedur pengarsipan pada dinas pekerjaan umum provinsi sumatera selatan yang diteliti berupa peraturan – peraturan, arsip, dokumen dan lain–lain.
3.4 Teknik Pengumupulan Data Guna memperkuat data yang telah diperoleh, maka penulis menggunakan metode interview/ wawancara. Menurut Esterbeg dalam Sugiyono mendefinisikan interview sebagai berikut.“a meeting of two persons to
exchange information and ideathough question and responses, resulting in communication and joint consthrough of meaning about aparticular
topic”.Wawancara adalah merupakan
pertemuan dua orang untuk bertuka informasi dan ide melalui Tanya jawab, sehingga dapat dikonstruksikan makna dalam suatu topik tertentu. Mengenai Prosedur Pengarsipan Pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan.
4. ANALISA DATA
unit (Disentralisasi). Jadi setiap unit kerja mempunyai kewenangan untuk mengelola, memelihara dan menyimpan arsipnya masing-masing.Selain itu, untuk arsip pegawai seluruh Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan disimpan secara disentralisasi danada di ruangan tersendiri.
4.1 Prosedur Kearsipan Pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan
Prosedur kearsipan merupakan langkah-langkah dalam kearsipan. kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam prosedur kearsipan adalah sebagai berikut:
1. Penerimaan
Penerimaan merupakan langkah awal dalam proses penciptaan arsip. Hal ini tentu saja berkaitan dengan surat-surat yang diterima. Surat-surat-surat yang masuk di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan diterima oleh tepatnya staf bagian Umum dan Kepegawaian. Kemudian setelah surat disortir dan diagenda, surat didistribusikan ke masing-masing unit kerja. Masing-masing unit kerja diberi kewenangan untuk menyimpan arsip-arsipnya sendiri.
2. Pencatatan
Kegiatan pencatatan di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda.Surat yang diagendakan diberi lembar disposisi untuk dimintakan disposisi pada atasan yaitu Sekretaris dan Kepala Badan. Dalam teori disebutkan bahwa dalam pencatatan surat, surat yang diterima diberi lembar disposisi dan dicatat dalam kartu kendali atau buku agenda. Pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan, pelaksanaan pencatatan surat dilakukan pada buku agenda.
3. Penyimpanan
Pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan, sistem penyimpanan yang digunakan adalah system pokok soal. Penyimpanan ini dilaksanakan di Filling cabinet dan lemari arsip. Arsip tersebut diletakkan dalam folder dan setiap folder diberi satu kode klasifikasi. Kemudian folder tersebut dimasukkan kedalam filling cabinet atau lemari arsip. Sedangkan untuk asas penyimpanannya adalah dengan menggunakan asas campuran. Hal ini terlihat pada penyimpanannya yang dilakukan pada masing-masing bagian dan penyimpanan file.
4. Pemeliharaan
Dalam pemeliharaan arsip di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan:
a. Dengan meletakkan arsip di filling cabinet, ordner, box file yang dapat menghindarkan arsip dari serangan hama serta menjauhkan arsip dari sinar matahari secara langsung. b. Memberikan kapur barus agar arsip
tidak berbau apek. 5. Penyusutan
Begitu pula di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan, penyusutan dilakukan dengan tujuan untuk menghemat peralatan, mengindarkan pencampuradukan antara arsip aktif dan arsip inaktif, untuk memudahkan mencari arsip dan untuk memudahkan pengiriman arsip ke kantor Arsip Daerah. Dalam pelaksanaan penyusutan tersebut, Badan Kepegawaian Daerah melakukan koordinasi dengan Kantor Arsip Daerah. Jadi kesimpulannya adalah: a. Penyusutan arsip di Dinas Pekerjaan
Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan dilakukan setelah arsip berumur 1 Tahun.
kantor Arsip Daerah sebagai kantor yang mengelola Arsip Daerah. 6. Pemusnahan
Pada kantor Arsip Daerah, dalam pelaksanaan pemusnahan dibentuk kepanitiaan yang terdiri dari Badan Pengawas dan Badan Hukum. Selain itu, instansi pencipta arsip bertindak sebagai saksi dalam pemusnahan arsip tersebut.Jadi dalam hal pemusnahan arsip, Dinas Pekerjaan Umum Provinsi Sumatera Selatan tidak melaksanakan pemusnahan. Akan tetapi pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan di kantor Arsip Daerah dimana di kantor Arsip Daerah tersebut.
4.2 Faktor-Faktor yang Menghambat Kearsipan Di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan
A.Hambatan-Hambatan Dalam Pelaksanaan Kearsipan
Upaya-upaya yang dilakukan di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan untuk mengatasi hambatan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Pemanfaatan sarana dan prasarana secara maksimal.
2. Meningkatkan kualitas SDM pada bidang kearsipan dengan cara saling bertukar pikiran mengenai masalah-masalah kearsipan.
3. Pengadaan pegawai kearsipan. Dari data yang berhasil dikumpulkan oleh penulis, ternyata ditemukan beberapa faktor yang menjadi hambatan dalam proses pelaksanaan administrasi kearsipan di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan. Hambatan-hambatan tersebut adalah:
1. Adanya keterbatasan sarana dan prasarana.
2. Masih dangkalnya pengetahuan yang dimiliki pengelola arsip di bidang kearsipan.
3. Belum adanya pegawai kearsipan. 4. Upaya-upaya yang dilakukan untuk
mengatasi hambatan tersebut
Berikut adalah rekap hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan.
Sumber Data: Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan Agustus Tahun 2014
No Pertanyaan Responden Jawaban
1 Asas apakah yang digunakan untuk menyimpan arsip Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan ?
Kepala Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan
Di kantor kami, pengelolaan arsip diserahkan pada masing-masing unit
kerja. Jadi setiap unit kerja mempunyai kewenangan untuk mengelola,
memelihara dan menyimpan arsipnya masing-masing. Selain itu, untuk arsip
pegawai seluruh Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan disimpan secara disentralisasi dan
ada di ruangan tersendiri. 2 Bagaimana proses penerimaan
surat di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan ?
Kepala Tata Usaha Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan
Surat-surat yang kami terima kami teliti terlebih dahulu, apakah ada
kesalahan atau tidak. Sehingga pada saat dilakukan pencatatan nanti tidak
menemui kesulitan karena surat yang salah. Setelah itu petugas penerima
memberi tanda tangan pada tanda penerima surat.
3 Bagaimana pelaksanaan penyusutan dan pemusnahan arsip Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan ?
Staf Tata Usaha Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan
Untuk arsip-arsip yang sudah tidak digunakan, diadakan penyusutan dan pemusnahan. Akan tetapi, untuk pemusnahan arsip
dilakukan di Kantor Arsip Daerah. Kita seleksi arsip-arsip mana saja yang perlu dimusnahkan dan membuat daftar pertelaannya. Kemudian kita koordinasi dengan Kantor Arsip Daerah arsip-arsip mana yang perlu dimusnahkan dan pada saat dilakukan pemusnahan, kami menyaksikannya
sehingga arsip tersebut benar-benar musnah. 4 Hambatan-hambatan apa yang
dialami sehubungan dengan pelaksanaan
kearsipan?
Kepala Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan
Kami mengalami berbagai hambatan dalam pengelolaan arsip. Hambatan-hambatan tersebut antara lain seperti masih rendahnya kualitas SDM di bidang kearsipan, rendahnya sarana dan prasarana yang ada, tidak adanya Diklat bidang kearsipanserta kurang adanya perhatian di bidang kearsipan
itu sendiri. Hal ini terlihat pada pegawai kearsipan yang belum ada.
5 Bagaimana proses pencatatan surat masuk?
Staf Bagian Keuangan Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan
“Surat yang kami terima kami beri lembar
disposisi kemudiandicatat dalam buku agenda”
6 Bagaimana proses peminjaman arsip di dinas pekerjaan umum bina marga provinsi sumatera selatan?
Seksi Penyimpanan Dokumen Teknik Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan
Sebenarnya di kantor kami juga memiliki kartu pinjam arsip.
Tetapi pada pelaksanaanya kami tidak menggunakan prosedur itu. Orang
atau unit yang mau pinjam arsip ngomong langsung pada penanggungjawab.
Jadi tanpa menggunakan kartu pinjam arsip. 7 Bagaimana pemeliharaan arsip
agar tidak rusak?
Staf Tata Usaha Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan
Dalam pemeliharaan arsip, yang dilakukan di kantor kami adalah dengan
menyimpan arsip di tempat-tempat penyimpanan arsip seperti filling
cabinet, ordner,box file dan lain-lain. Sedangkan untuk menghindari bau
pada arsip-arsip yang telah disimpan, kantor kami menggunakan kapur
barus sehingga arsip tidak berbau apek yang dapat merusakkan dan tentu saja mengganggu penemuan arsip serta menghindarkan arsip dari sinar
matahari secara langsung. 8 Bagaimana proses pemusnahan
arsip di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marega Provinsi Sumatera Selatan
Staf Tata Usaha Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan
Untuk pemusnahan, kami melakukan koordinasi dengan kantor Arsip
4.3 Analisis Prosedur Kearsipan Pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan
Prosedur kearsipan merupakan langkah-langkah dalam kearsipan. kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam prosedur kearsipan adalah sebagai berikut:
a. Penerimaan
Penerimaan merupakan langkah awal dalam proses penciptaan arsip. Hal ini tentu saja berkaitan dengan surat-surat yang diterima.Surat-surat-surat yang masuk di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan diterima oleh tepatnya staf bagian Umum dan Kepegawaian. Kemudian setelah surat disortir dan diagenda, surat didistribusikan ke masing-masing unit kerja. Masing-masing unit kerja diberi kewenangan untuk menyimpan arsip-arsipnya sendiri.
Secara teoritis, dalam penerimaan surat, langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam penerimaan surat adalah sebagai berikut:
a. Menerima surat
b. Memeriksa jumlah dan alamat surat c. Memberi paraf dan nama terang
pada buku ekspedisi/lembar pengantar surat
d. Menelitih tanda-tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat serta ke-sah-an surat
e. Meneruskan surat kepada penyotir Berdasarkan uraian tersebut di atas, maka dapat dilihat adanya kesesuaian antar teori tentang penerimaan arsip dengan praktek pelaksanaan penerimaan arsip di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan. b. Pencatatan
Kegiatan pencatatan di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda.Surat yang diagendakan diberi lembar disposisi
untuk dimintakan disposisi pada atasan yaitu Sekretaris dan Kepala Badan. Dalam teori disebutkan bahwa dalam pencatatan surat, surat yang diterima diberi lembar disposisi dan dicatat dalam kartu kendali atau buku agenda. Pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan, pelaksanaan pencatatan surat dilakukan pada buku agenda. Hal tersebut sudah sesuai dengan teori mengingat buku agenda adalah sebagai pengganti kartu kendali atau kartu ekspedisi.
Jadi kesimpulannya, langkah-langkah pencatatan surat masuk di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan adalah sebagai berikut:
a. Surat yang diterima diberi lembar disposisi
b. Surat yang dicatat dalam buku agenda surat masuk
c. Surat diserahkan ke kapala sub bagian umum untuk dimintakan disposisi pada sekretaris atau kepada badan kepegawaian.
d. Surat yang diberi disposisi dicatat disposisinya.
c. Penyimpanan
untuk asas penyimpanannya adalah dengan menggunakan asas campuran. Hal ini terlihat pada penyimpanannya yang dilakukan pada masing-masing bagian dan penyimpanan file.
Jadi dapat disimpulkan bahwa dalam pelaksanaan penyimpnan yangdigunakan di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan adalah sebagai berikut:
a. Penyimpanan arsip menggunakan system pokok soal
b. Asas yang digunakan adalah asas campuran yaitu asas sentralisasi dan disentralisasi
d. Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan suatu usaha untuk menjaga arsip agar terhindar dari segala sesuatu yang dapat merusak arsip tersebut. Sehingga arsip dapat awetdan tahan lama. Pemeliharaan dapat dilakukan dengan meletakan atau menyimpan arsip di tempat yang aman seperti tempat yang dari besi, tidak terkena sinar matahari secara langsung, air dan lain-lain.
Dalam teori dijelaskan bahwa pemeliharaan arsip, yaitu dengan menghindari arsip-arsip dari hal-hal yang dapat menyebabkan rusaknya arsip seperti udara yang lembab, udara yang kering, sinar matahari secara langsung, debu, jamur, dan lain sebagainya.
Dalam pemeliharaan arsip di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan sudah sesuai dengan teori yaitu:
a. Dengan meletakkan arsip di filling cabinet, ordner, box file yang dapat menghindarkan arsip dari serangan hama serta menjauhkan arsip dari sinar matahari secara langsung. b. Memberikan kapur barus agar arsip
tidak berbau apek. e. Penyusutan
Penyusutan merupakan salah satu sarana untuk mengatasi penumpukan arsip.Arsip-arsip yang sudah jarang dan
tidak digunakan lagi diadakannya pengurangan. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara memindahkan arsip aktif ke dalam arsif in aktif. Dalam teori dijelaskan bahwa penyusutan dilakukan karena memiliki tujuan. Adanya tujuan adalah:
a. Menghindari pencampuradukan antara arsip-arsip yang masih aktif dengan yang tak aktif (semi aktif), serta antara arsip yang bernilai penting dan tak penting.
b. Memudahkan kembali mencari arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan
c. Menghambat biaya, baik untuk membeli peralatan, pemeliharaan, kepegawaian, dan lain-lain
d. Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip aktif akan menjadi longgar untuk menampung bertambahnya arsip baru
e. Untuk memantapkan jangka waktu arsip dan menempatkan arsip tak aktif yang bernilai berlanjutan di tempat yang lebih baik
f. Untuk memantapkan pemeliharaan arsip yang bernilai permanen hingga arsip tersebut dapat diperlakukan permanen dan diatur dengan baik, terlindungi dari segala faktor bahaya.
g. Untuk mempermudahkan
a. Penyusutan arsip di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan dilakukan setelah arsip berumur 1 Tahun.
b. Dalam pelaksanaan penyusutan arsip, Badan Kepegawaian Daerah melakukan koordinasi dengan kantor Arsip Daerah sebagai kantor yang mengelola Arsip Daerah. f. Pemusnahan
Pemusnaan arsip merupakan kelanjutan dari proses penyusutan. Arsip-arsip yang sudah tidak ada nilai gunanya dan telah melampaui jangka
waktu penyimpanan harus
dimusnahkan. Sebelum dilakukan pemusnahan, arsip-arsip diseleksi mana yang masih perlu di simpan dan mana yang perlu dimusnahkan. Secara teoritis, langkah-langkah prosedur pemusnahan adalah sebagai berikut: a. Pembuatan daftar jenis yang
dimusnahkan (daftar penelaahan) b. Pembuatan berita acara pemusnahan c. Pelaksanaan pemusnahan dengan
saksi-saksi dikantor bandan kepegawaian pelaksanaan pemusnahan dilakukan di kantor arsip daerah.
Meskipun demikian di kantor arsip daerah, dalam pelaksanaan pemusnahan dibentuk kepanitiaan yang terdiri dari badan pengawasan dan badan hukum. Selain itu, instansi pencipta arsip bertindak sebagai saksi dalam pemusnahan arsip tersebut. Jadi dalam hal pemusnahan bertindak sebagai saksi dalam pemusnahan arsip tersebut. Jadi dalam hal pemusnahan arsip, Dinas Pekerjaan Umum Provinsi Sumatera Selatan tidak melaksanakan pemusnahan. Akan tetapi pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan di kantor Arsip Daerah dimana di kantor Arsip Daerah tersebut pelaksanaan pemusnahaan arsip sesuai dengan teori.
4.4 Faktor - Faktor Yang Menghambat Kearsipan Di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan
A. Hambatan-Hambatan Dalam Pelaksanaan Kearsipan
Dalam melakukan suatu pekerjaan, hambatan merupakan suatu hal yang wajar. Setiap organisasi pastilahakan mengalami hambatan dalam mencapai tujuannya. Kami juga menghadapi berbagai hambatan yang berupa kurangnya sarana dan prasarana, kurangnya pengetahuan di bidang kearsipan dan tidak adanya petugas khusus bidang kearsipan sendiri.
Hambatan-hambatan tersebut antara lain seperti masih rendahnya kualitas Sumber Daya Manusia di bidang kearsipan, rendahnya sarana dan prasarana yang ada, tidak adanya diklat bidang kearsipan serta kurang adanya perhatian di bidang kearsipan itu sendiri. Hal ini terlihat pada pegawai kearsipan yang belum ada.
Dari kedua pendapat tersebut dapat penulis uraikan mengenai hambatan-hambatan dalam pelaksanaan kearsipan yang terjadi di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan. Adapun hambatan-hambatan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Adanya keterbatasan sarana dan prasarana.
2. Masih dangkalnya pengetahuan di bidang kearsipan.
3. Belum adanya pegawai kearsipan. 4. Upaya-upaya untuk mengatasi
hambatan tersebut.
sarana dan prasarana yang ada secara maksimal dan sebaik-baiknya. Pegawai tidak memperoleh pendidikan khusus bidang arsiparis, dan dalam pelaksanaan tugas berdasarkan pengalaman saja, selalu saling bertukar pikiran kalau belum ada hal-hal yang kurang tahu. Kami juga mengusulkan pengadaan pegawai kearsipan
Dari keterangan tersebut, adapun upaya-upaya yang dilakukan di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan untuk mengatasi hambatan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Pemanfaatan sarana dan prasarana secara maksimal.
2. Meningkatkan kualitas SDM pada bidang kearsipan dengan cara saling bertukar pikiran mengenai masalah-masalah kearsipan.
3. Pengadaan pegawai kearsipan. Hambatan Dalam Pelaksanaan Kearsipan di atas telah diketahui bahwa masalah-masalah yang timbul dalam bidang kearsipan adalah sebagai berikut :
a. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila sewaktu-waktu dapat diperlukan, baik oleh pihak pimpinan organisasi yang bersangkutan maupun oleh organisasi lainnya.
b. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan penanganan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka waktu lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan.
c. Bertambahnya terus menerus arsip ke dalam bagian kearsipan tanpa diikuti dengan penyingkiran dan penyusutan yang mengakibatkan
tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi.
d. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan.
e. Peralatan kearsipan yang kurang memadai, tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern, karena kurangnya dana yang tersedia serta karena pegawai kearsipan yang tidak cakap.
f. Kurang adanya kesadaran dari para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip-arsip bagi organisasi sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.
Dari data yang berhasil dikumpulkan oleh penulis, ternyata ditemukan beberapa faktor yang menjadi hambatan dalam proses pelaksanaan administrasi kearsipan di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan dimana hambatan-hambatan tersebut telah sesuai dengan teori. Hambatan-hambatan tersebut adalah:
a. Adanya keterbatasan sarana dan prasarana.
b. Masih dangkalnya pengetahuan yang dimiliki pengelola arsip di bidang kearsipan.
c. Belum adanya pegawai kearsipan. d. Upaya-upaya yang dilakukan untuk
mengatasi hambatan tersebut
Dalam teori dijelaskan bahwa untuk mengatasi masalah-masalah seperti di atas, maka perlu dipelajari, diatur dan dikembangkan mengenai : a. Sistem penyimpanan arsip yang
tepat bagi masing-masing instansi. b. Penataan ruang kearsipan yang
c. Penggunaan peralatan yang tepat. d. Diadakannya penataran atau Diklat
bagi pegawai.
Hal-hal yang dilakukan oleh Kantor Badan Kepegawaian Daerah untuk mengatasi hambatan-hambatan tersebut adalah:
a. Pemanfaatan sarana dan prasarana secara maksimal.
b. Meningkatkan kualitas SDM pada bidang kearsipan dengan cara mengirim pegawai untuk mengikuti seminar atau Diklat tentang kearsipan.
c. Penataan ruang secara teratur
5. KESIMPULAN DAN SARAN 1.1 Kesimpulan
Dari data yang telah dikumpulkan dan analisis oleh penulis dapat mengambil kesimpulan dari masalah Prosedur Pengarsipan dan Faktor-Faktor Penghambat Pengarsipan Pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatansebagai berikut:
1. Prosedur Kearsipan pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan sebagian belum sesuai dengan teori yang telah di pelajari oleh penulis yaitu: a. Penerimaan
b. Pencatatan c. Penyimpanan d. Pemeliharaan e. Penyusutan f. Pemusnahan
2. Faktor-faktor penghambat kearsipan di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan antara lain:
a. Adanya keterbatasan sarana dan prasarana.
b. Masih dangkalnya pengetahuan di bidang kearsipan.
c. Belum adanya pegawai kearsipan.
1.2 Saran
Sehubung dengan belum adanya pegawai khusus kearsipan, maka alangkah baiknya jika pihak Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera selatan melakukan rekruitmen untuk tenaga khusus kearsipan. Alangkah baiknya jika kualitas SDM ditingkatkan dengan mengirimkan pegawai ke seminar atau diklat tentang kearsipan mengingat pengelolahan arsip tidak memiliki latar belakang pengetahuan tentang arsip. Alangkah baiknya jika pihak Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Sumatera Selatan melakukan penambahan peralatan kearsipan seperti, lemari arsip mengingat arsip yang disimpan semakin banyak sesuai dengan pengembangan organisasi.
DAFTAR PUSTAKA
Anugrah, Dino. 2014. Jenis-Jenis Peralatan Kearsipan: Jakarta
Amsyah, Zulkifli. 1998. Manajemen Kearsipan: Jakarta
Render, Barry. Heizer Jay. 2005. Operation Management: Jakarta
HS, Lasa. 2010. Perencanaan Strategi Kearsipan. yogyakarta
Liang, The Gie. 2007. Administrasi Perkantoran Modern, Liberty: Yogyakarta.
Undang-undang No. 7 Tahun 1971 Tentang ketentuan – ketentuan pokok kearsipan
Simon.1958 . Manajemen Kearsipan: Jakarta
Sutarto. 1993. Sekretaris Dan Tata Warkat: Jakarta
Wursanto Ig. 1991. Kearsipan I: Yogyakarta
Widjaja A.W. 1993. Administrasi Kearsipan: Jakarta
