BUKU
PANDUAN
E - PROPOSAL
Kabupaten/Kota, Provinsi, Pusat
KATA PENGANTAR
Puji syukur penyusun panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas selesainya
penyusunan modul aplikasi
e-Proposal
ini. Modul ini disusun guna mempermudah pengguna di
dalam menyusun perencanaan program Penempatan dan Pemberdayaan Tenaga Kerja berbasis
teknologi informasi yang dimana aplikasi ini bertujuan mengarahkan perencanaan program
Penempatan dan Pemberdayaan Tenaga Kerja di Direktorat Jenderal Pembinaan Penempatan
Tenaga Kerja dan Perluasan Kesempatan Kerja (Ditjen Binapenta dan PKK) secara efektif, efisien,
terukur, akuntabel dan transparan serta membangun sinergisme perencanaan antara Pusat dan
daerah.
Dalam rangka meningkatkan kualitas dari proposal yang diajukan oleh SKPD lingkup
ketenagkerjaan Provinsi dan Kabupaten/Kota, maka dalam e-Proposal dilengkapi dengan format
data base sampai pada level kecamatan dan desa. Data base ini berisi kondisi exsisting
ketenagakerjaan per subsector, rincian kegiatan yang diusulkan, administrasi, profil SKPD
Provinsi dan Kab/Kota dimana setiap SKPD yang akan mengusulkan proposal diharuskan mengisi
data base tersebut sesuai dengan sub sektor yang ditanganinya. sehingga nantinya informasi ini
akan disajikan secara lebih lengkap, terperinci dan utuh pada proposal yang telah diusulkan
melalui aplikasi
e-Proposal
. Penyusun menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan
dalam modul ini, oleh karenanya penyusun sangat mengharapkan kritik dan saran demi
penyempurnaan modul ini. Meski masih terdapat berbagai kekurangan, penyusun berharap
semoga modul ini bermanfaat dalam membantu SKPD Provinsi dan Kab/Kota memahami dan
mempraktikkan aplikasi
e-Proposal
. Pada akhirnya penyusun mengucapkan banyak terimakasih
kepada semua pihak yang telah membantu penyelesaian modul aplikasi ini.
DAFTAR ISI
Daftar Isi ...
Latar Belakang ...
E-proposal system
(kabupaten/kota) ...
2
A.
Dashboard
... 3
E-proposal System
(Provinsi) ...
19
A.
Dashboard
... 20
E-proposal System
(Pusat) ...
30
APLIKASI
E-PROPOSAL
Tahun Anggaran 2017
E-PROPOSAL SYSTEM (KABUPATEN/KOTA)
Sistem ini menyediakan fungsi-fungsi bagi pengguna untuk membuat e-propsal yang akan diajukan dimana proposal tersebut akan melalui proses persetujuan dengan alur seperti di bawah ini:
a. Proses pada Kabupaten/Kota atau Admin
Login sebagai Membuat
Proposal Unggah Berkas Menunggu Admin atau Proposal melalui Persetujuan oleh
(Draft) Persetujuan
Kabupaten/Kota Sistem Provinsi
b. Proses pada Provinsi
Login sebagai Proposal Proses Persetujuan oleh Menunggu Provinsi (Draft) Persetujuan Pusat
c. Proses pada Pusat
Login sebagai
Proposal Proses Proposal Diterima Pusat Persetujuan
Dalam sistem ini, fitur-fitur yang diberikan adalah:
• Dashboard, merupakan halaman awal dimana pengguna dapat melihat tenggat waktu untuk pengajuan proposal serta melihat pie chart yang menunjukkan jumlah proposal yang berada dalam proses pengajuan berdasarkan statusnya; • Proposal, memungkinkan pengguna untuk membuat proposal serta
mengunggah berkas yangdiperlukan pada proses pengajuan di dalam; • Pengaturan, memungkinkan pengguna untuk mengunggah data KOP Surat; • Pusat Bantuan, memungkinkan pengguna untuk meminta bantuan kepada
admin terkaitdengan sistem yang digunakan;
• Profil, memungkinkan pengguna untu mengubah data profilnya;
A. Dashboard
Login terlebih dahulu menggunakan rincian akun pengguna dengan level Kabupaten/Kota. Pada halaman login ini, pengguna dapat memilih tahun yang akan dimasuki di dalam sistem. Semua validasi pada sistem berdasarkan login tahun tersebut.
Tampilan Halaman Login
Tampilan Dashboard
Pada sisi sidebar terdapat kotak peringatan yang akan muncul jika pengguna belum
mengunggah kop surat, dimana kop surat tersebut sebagai persyaratan utama yang harus dipenuhi untuk mencetak dokumen proposal. Sisi tengah terdapat chart yang menunjukkan jumlah proposal yang sedang diproses berdasarkan statusnya. Pada bagian atasnya, terdapat notifikasi singkat mengenai 3 (maksimal) proposal terakhir yang harus di proses oleh pengguna.
B. PROPOSAL
a. Buat Proposal, melalui fungsi ini, pengguna dapat membuat proposal menggunakan wizard.Proses pembuatan ini terdiri dari 4 langkah, yaitu:
- 1-Judul Proposal
Beberapa field di langkah ini bersifat wajib diisi, dan lainnya bersifat tidak wajib diisi.
Field ajib adalah Judul Proposal seda gka sisa ya tidak bersifat ajib. Field Pro i si da Kabupate /Kota oto atis terisi oleh siste berdasarka data ya g
dimiliki oleh pengguna yang membuat proposal.
- 2-Data Ketenagakerjaan
Langkah ini berisi field-field yang berhubungan dengan data ketenagakerjaan. Seluruh field pada langkah ini bersifat wajib kecuali untuk fungsi unggah file pendukung memiliki sifat tidak wajib. Pengguna dapat mengunggah file tersebut sebagai data pendukung dari data ketenagakerjaan yang diisi pada field-field sebelumnya jika diperlukan.
Tampilan Buat Proposal Langkah 2
- 3-Pilih Kegiatan
- 4-Administrasi Kegiatan
Langkah ini berisi field-field yang berhubungan dengan data administrasi kegiatan. Field-field tersebut bersifat ajib diisi. Field Total Biaya Tra sport erupaka hasil
pe ju laha dari seluruh biaya tra sport ya g diisi di la gkah tersebut. Field Total Biaya Tra sport + ‘AB erupaka hasil pe ju lah dari Total Biaya Tra sport de ga Total ‘AB diisi di la gkah 3 . La gkah i i erupaka la gkah terakhir dari
pembuatan proposal.
Tampilan Buat Proposal Langkah 4
Jika pada langkah ini data di submit, maka pengguna tidak dapat kembali ke langkah sebelumnya karena sistem secara otomatis telah menyimpan data tersebut dengan
status draft . Proposal yang telah dibuat akan masuk ke dalam menu Draft Proposal.
- 5-Selesai
Tampilan ini merupakan tampilan akhir untuk pengajuan proposal. Diinfokan untuk segera mengunggah berkas persetujuan jika proposal yang diajukan tersebut ingin dapat dilanjutkan ke tahap verifikasi. Juga terdapat beberapa link sebagai shortcut
Tampilan Buat Proposal Langkah 5 (Selesai)
b. Draft Proposal, fungsi ini berisi daftar proposal yang telah dibuat sebelumnya melalui menu Buat Proposal . Proses sela jut ya u tuk pe gajua proposal, dibutuhka lampiran dari berkas persetujua proposal ya g diu ggah elalui fu gsi U ggah
Berkas ya g berada pada asi g-masing proposal sehingga dapat dilanjutkan ke proses
erifikasi oleh pro i si da pusat. Pada e u i i juga terdapat fu gsi Edit Proposal
Tampilan Draft Proposal
Tampilan Riwayat Proposal
Melalui fungsi ini, pengguna juga dapat melihat status terakhir dari proposal yang telah dibuat.
Rincian dari status tersebut adalah:
- Draft : proposal dibuat oleh pengguna dan berkas persetujuan belum diunggah. - Menunggu verifikasi provinsi : pengguna telah mengunggah berkas persetujuan dan
menunggu verifikasi oleh provinsi.
- Selesai: ditolak oleh provinsi : provinsi telah melakukan verifikasi dengan status
ditolak .
- Menunggu verifikasi pusat : provinsi telah melakukan verifikasi dengan status
diteri a danmenunggu verifikasi oleh pusat.
- Selesai: ditolak oleh pusat : pusat telah melakukan verifikasi dengan status ditolak . - Selesai: diterima oleh pusat : pusat telah melakukan verifikasi dengan status
diteri a .
B.
PENGATURAN
Tampilan Pengaturan-KOP Surat
C.
HELPDESK
Tampilan Form Helpdesk
D.
TUTORIAL
Tampilan Tutorial
APLIKASI
E-PROPOSAL
Tahun Anggaran 2017
Kabupaten/Kota
E-PROPOSAL SYSTEM (PROVINSI)
Sistem ini menyediakan fungsi-fungsi bagi pengguna untuk melakukan verifikasi di level
pro i si terhadap e-proposal yang telah diajukan dimana alur dari proses persetujuan tersebut sebagai berikut:
a. Proses pada Kabupaten/Kota atau Admin
Login sebagai Membuat
Proposal Unggah Berkas Menunggu Admin atau Proposal melalui Persetujuan oleh
(Draft) Persetujuan
Kabupaten/Kota Sistem Provinsi
b. Proses pada Provinsi
Login sebagai Proposal Proses Menunggu Persetujuan oleh Provinsi (Draft) Persetujuan
Pusat
c. Proses pada Pusat
Login sebagai
Proposal Proses Proposal Diterima Pusat Persetujuan
Dalam sistem ini, fitur-fitur yang diberikan adalah:
• Dashboard, merupakan halaman awal dimana pengguna dapat melihat tenggat waktu untuk pengajuan proposal serta melihat pie chart yang menunjukkan jumlah proposal yang berada dalam proses pengajuan berdasarkan statusnya; • Proposal, memungkinkan pengguna untuk melakukan verifikasi terhadap proposal; • Pusat Bantuan, memungkinkan pengguna untuk meminta bantuan kepada
admin terkaitdengan sistem yang digunakan;
• Profil, memungkinkan pengguna untu mengubah data profilnya dan mengunggah data kopsurat;
A. Dashboard
Login terlebih dahulu menggunakan rincian akun pengguna khusus untuk level Provinsi. Pada halaman login ini, pengguna dapat memilih tahun yang akan dimasuki di dalam sistem. Semua validasi pada sistem berdasarkan login tahun tersebut.
Tampilan Halaman Login
Tampilan Dashboard
B. PROPOSAL
Fungsi ini berfungsi untuk melakukan verifikasi proposal, serta melihat daftar proposal yang telah diproses. Fungsi ini terbagi menjadi beberapa bagian, yaitu:
Tampilan Verifikasi Proposal
Pe ggu a sebagai le el pro i si, dapat e ilih aksi erifikasi ya g berada di asi g -masing proposal. Pengguna juga dapat mengunduh berkas persetujuan yang telah diunggah sebelumnya.
Tampilan Verifikasi oleh Level Provinsi
Pe ggu a elakuka erifikasi da e ilih status diteri a atau ditolak terhadap
- Riwayat Proposal, fungsi ini berisi daftar proposal yang pernah dibuat oleh pengguna tersebutdan diurutkan berdasarkan tanggal pembuatan proposal tersebut. Pada menu ini dapat mengunduh berkas persetujuan yang telah diunggah, serta dapat mencetak, dan mengunduh data tersebut.
Tampilan Riwayat Proposal
Melalui fungsi ini, pengguna juga dapat melihat status terakhir dari proposal yang telah dibuat.
Rincian dari status tersebut adalah:
Draft : proposal dibuat oleh pengguna dan berkas persetujuan belum diunggah.
Menunggu verifikasi provinsi : pengguna telah mengunggah berkas persetujuan dan menunggu verifikasi oleh provinsi.
Selesai: ditolak oleh provinsi : provinsi telah melakukan verifikasi dengan status
ditolak .
Menunggu verifikasi pusat : provinsi telah melakukan verifikasi dengan status
diteri a da menunggu verifikasi oleh pusat.
Selesai: ditolak oleh pusat : pusat telah elakuka erifikasi de ga status ditolak . Selesai: diterima oleh pusat : pusat telah melakukan verifikasi dengan status
-
PENGATURAN
Fungsi ini digunakan untuk mengunggah KOP Surat dimana data tersebut terdapat pada masing-masing pengguna. Data tersebut akan digunakan ketika pengguna mau mencetak proposal yang diajukan sehingga data ini bersifat wajib untuk dilengkapi sebelum pengguna dapat menggunakan fungsi cetak tersebut.
Tampilan Pengaturan-KOP Surat
-
HELPDESK
Tampilan Form Helpdesk
-
TUTORIAL
Tampilan Tutorial
-
PROFIL
APLIKASI
E-PROPOSAL
Tahun Anggaran 2017
Kabupaten/Kota
E-PROPOSAL SYSTEM (PUSAT)
Sistem ini menyediakan fungsi-fungsi bagi pengguna untuk melakukan verifikasi di level
pusat terhadap e-proposal yang telah diajukan dimana alur dari proses persetujuan tersebut sebagai berikut:
a. Proses pada Kabupaten/Kota atau Admin
Login sebagai Membuat
Proposal Unggah Berkas Menunggu Admin atau Proposal melalui Persetujuan oleh
(Draft) Persetujuan
Kabupaten/Kota Sistem Provinsi
b. Proses pada Provinsi
Login sebagai Proposal Proses Menunggu Persetujuan oleh Provinsi (Draft) Persetujuan
Pusat
c. Proses pada Pusat
Login sebagai
Proposal Proses Proposal Diterima Pusat Persetujuan
Dalam sistem ini, fitur-fitur yang diberikan adalah:
• Dashboard, merupakan halaman awal dimana pengguna dapat melihat tenggat waktu untuk pengajuan proposal serta melihat pie chart yang menunjukkan jumlah proposal yang berada dalam proses pengajuan berdasarkan statusnya; • Proposal, memungkinkan pengguna untuk melakukan verifikasi terhadap proposal; • Pusat Bantuan, memungkinkan pengguna untuk meminta bantuan kepada
admin terkaitdengan sistem yang digunakan;
• Profil, memungkinkan pengguna untu mengubah data profilnya dan mengunggah data kopsurat;
A. Dashboard
Login terlebih dahulu menggunakan rincian akun pengguna dengan level Pusat. Pada halaman login ini, pengguna dapat memilih tahun yang akan dimasuki di dalam sistem. Semua validasi pada sistem berdasarkan login tahun tersebut.
Tampilan Halaman Login
Tampilan Dashboard
B. PROPOSAL
Fungsi ini berfungsi untuk melakukan verifikasi proposal, serta melihat daftar proposal yang telah diproses. Fungsi ini terbagi menjadi beberapa bagian, yaitu:
Tampilan Verifikasi Pusat
Tampilan Verifikasi oleh Level Pusat
- Riwayat Proposal, fungsi ini berisi daftar proposal yang pernah dibuat oleh pengguna tersebutdan diurutkan berdasarkan tanggal pembuatan proposal tersebut. Pada menu ini dapat mengunduh berkas persetujuan yang telah diunggah, serta dapat mencetak, mengunduh dan menghapus data tersebut.
Tampilan Riwayat Proposal
Melalui fungsi ini, pengguna juga dapat melihat status terakhir dari proposal yang telah dibuat.
Rincian dari status tersebut adalah:
Draft : proposal dibuat oleh pengguna dan berkas persetujuan belum diunggah.
Menunggu verifikasi provinsi : pengguna telah mengunggah berkas persetujuan dan menunggu verifikasi oleh provinsi.
Selesai: ditolak oleh provinsi : provinsi telah melakukan verifikasi dengan status
ditolak .
Menunggu verifikasi pusat : provinsi telah melakukan verifikasi dengan status
diteri a da menunggu verifikasi oleh pusat.
Selesai: ditolak oleh pusat : pusat telah elakuka erifikasi de ga status ditolak . Selesai: diterima oleh pusat : pusat telah melakukan verifikasi dengan status
diteri a .
Fungsi ini digunakan untuk menampilkan atau mengunduh laporan berdasarkan kategori nya masing-masing. Kategori-kategori tersebut dibedakan menjadi:
a. Data Proposal, pada fungsi ini akan menampilkan laporan berdasarkan provinsi yang dipilih dengan acuan terhadap data ketenagakerjaan dan data administrasi.
Tampilan Laporan-Data Proposal
Tampilan Laporan-Data Kegiatan
Tampilan Laporan-Rekap Proposal
-
PENGATURAN
Tampilan Pengaturan-KOP Surat
-
HELPDESK
Tampilan Form Helpdesk
-
TUTORIAL
Tampilan Tutorial
