MENYUSUN PRESENTASI BISNIS YANG EFEKTIF. Semarang, 24 Maret 2010

(1)

MENYUSUN

PRESENTASI BISNIS

YANG EFEKTIF

(2)

Coba perhatikan

(3)

Perhatikan foto di

samping …

(4)

Jika anda ingin menunjukkan kesan “cuaca yang sangat buruk”,

mana foto yang paling mewakili?

(5)

Pelajaran yang dapat dipetik …

• Sebagaimana mata, otak juga memproses informasi

berdasarkan struktur dan isinya. Semakin terstruktur informasi,

semakin mudah dicerna oleh si penerima.

• Penyampaian informasi yang terstruktur juga mencerminkan

cara berpikir yang terstruktur.

• Presentasi yang efektif tidak hanya berkaitan dengan isi pesan

(6)

Bagaimana membangun

(7)

Bagaimana proses komunikasi bekerja …

Pengirim pesan _{Penerima pesan}

Pesan

(8)

Presentasi adalah membangun argumen. Apa saja unsur yang

perlu dipertimbangkan?

Argumen

Model presentasi Data Situasi Pesan Audiens

(9)

Argumen

(10)

Analisis terhadap situasi …

Situasi

Elicit Yeses: Ambil posisi tidak

kontroversial

Mengingatkan:

Bukan menginformasikan, membujuk atau

memprovokasi

Relevan kontekstual atau informasi historis (yang

(11)

Analisis terhadap situasi …

Situasi

• Indeks kepercayaan konsumen meningkat • Pemerintah mengeluarkan regulasi-regulasi yang mendukung UKM

• Daya beli masyarakat

membaik

• Nilai tukar rupiah terhadap mata uang asing relatif stabil

• Permintaan ekspor terhadap barang/jasa x meningkat

(12)

Argumen

(13)

Tidak semua data diperlukan …

Kumpulkan

Data

Saring data

yang diperlukan

Pilih Fokus atau Penekanan

• Semakin lengkap data semakin baik

• Meskipun demikian, singkirkan data yang tidak relevan

• Gunakan hanya data yang mendukung gagasan anda

(14)

Argumen

(15)

Presenter harus memahami karakteristik audiens …

Profil Psikologis

Profil Demografis

Profil Pengetahuan

Profil Penerimaan

Pilih Fokus atau Penekanan

(16)

Profil psikologis audiens …

Profil Psikologis

Profil Demografis

Profil Pengetahuan

Profil Penerimaan

• Pandangan, nilai-nilai yang dianut, dan sikap berkaitan dengan topik yang dibahas

• Profil psikologis audiens

mempengaruhi ketertarikan mereka terhadap topik

(17)

Audiens dapat berasal dari berbagai latar belakang …

Profil Psikologis

Profil Demografis

Profil Pengetahuan

Profil Penerimaan

• Etnis, agama, jenis

kelamin, umur, latar

belakang sosial ekonomi, dsb.

• Pertimbangkan

faktor-faktor tsb dalam presentasi

• Meskipun demikian, hindarkan stereotifikasi

(18)

Tingkat pemahaman di antara audiens dapat berbeda …

Profil Psikologis

Profil Demografis

Profil Pengetahuan

Profil Penerimaan

• Seberapa jauh tingkat

pemahaman audiens baik secara umum maupun berkaitan dengan topik yang disajikan

• Pemahaman audiens

menentukan tingkat

kedalaman dan pemilihan strategi presentasi

(19)

Pandangan audiens terhadap topik yang disajikan berbeda …

Profil Psikologis

Profil Demografis

Profil Pengetahuan

Profil Penerimaan

• Bersahabat (friendly), tidak bersahabat (hostile),

netral, apatis, dan campuran

• Setiap jenis audiens

memerlukan strategi yang berbeda-beda

• Orientasi audiens dapat

berubah selama

(20)

Argumen

(21)

Menginformasikan

Mulailah dengan menentukan tujuan presentasi anda …

Menjelaskan, menguraikan, atau

memperkenalkan kepada audiens topik yang dipresentasikan

Mempengaruhi Mendorong dan meyakinkan audiens

untuk menerima suatu gagasan

Lain-lain _{Menghibur atau merayakan sesuatu}

Digunakan ketika … Tujuan Umum

(22)

Efek kognitif

Dan hasil akhir apa yang anda inginkan dari presentasi …

Mempengaruhi pemikiran, pandangan dan pemahaman audiens

Efek afektif Mempengaruhi perasaan dan emosi

audiens

Efek perilaku Mendorong audiens untuk melakukan

sesuatu

Pengaruh Tujuan Khusus

(23)

Argumen

(24)

Struktur presentasi harus mengalir …

Situasi saat ini Tantangan/ Tujuan Pertanyaan Kunci Solusi Tindakan yang diperlukan

(25)

Mulailah dengan mengidentifikasi situasi obyektif yang ada …

Situasi saat ini Tantangan/ Tujuan Pertanyaan Kunci Solusi Tindakan yang diperlukan

• Identifikasi “situasi saat ini” …

• Situasi adalah latar belakang atau keadaan yang

(26)

Apa tantangan yang diidentifikasi dari situasi tersebut …

Situasi saat ini Pertanyaan Kunci Solusi Tindakan yang diperlukan

• Identifikasi tantangan, tujuan, atau masalah yang

akan didiskusikan

• Bagian ini akan menentukan topik presentasi

anda

Tantangan/ Tujuan

(27)

Contoh-contoh tantangan dalam dunia usaha …

Waktu yang tersedia sangat terbatas … Perusahaan perlu melakukan investasi SDM kita tidak terlatih untuk ini … Pemerintah sudah menyepakati pemberlakuan ACFTA Strategi kita tahun ini ternyata tidak berjalan baik …

Bank meminta kita menyusun business plan yang Pertumbuhan bisnis kita melambat Pasar kita digerogoti pesaing

?

(28)

Tantangan/ Tujuan

Ajukan “pertanyaan kunci” yang akan dijawab dalam

presentasi …

Situasi

saat ini Solusi

Tindakan yang

diperlukan

• Pertanyaan kunci adalah pertanyaan yang berada

di dalam benak audiens, setelah memahami tantangan yang muncul

• Tujuan presentasi adalah menjawab pertanyaan

kunci

Pertanyaan Kunci

(29)

Contoh-contoh “pertanyaan kunci” …

Bagaimana menyelesaikan proyek secara tepat waktu? Bagaimana memperoleh dana untuk investasi? Bagaimana meningkatkan kapasitas

SDM? _{Apa yang harus}

dilakukan utk mengantisipasi ACFTA? Perlukan kita merevisi strategi kita?

Apa format terbaik untuk mengajukan bisnis plan kepada

Bagaimana mempercepat pertumbuhan usaha? Bagaimana merebut pangsa pasar?

?

(30)

Pertanyaan Kunci

Tantangan/ Tujuan

Paparkan solusi untuk menjawab “pertanyaan kunci” …

Situasi saat ini

Tindakan yang

diperlukan

Memuat opsi-opsi pemecahan masalah, dan pilihan terbaik yang diusulkan oleh presenter

(31)

Contoh-contoh opsi untuk solusi …

Mengidentifikasi critical path, memperbaiki manajemen Pinjaman, investor baru, dana internal Rekrut, training, reward/ punishment Penerapan SNI, reposisi usaha, restrukturisasi Merombak strategi, penyesuaian, dsb Strategi perusahaan, kinerja keuangan, kondisi pasar, target

Ekspansi pasar, intensifikasi, pengembangan produk Diferensiasi, cost leadership, segmentasi

?

(32)

Tantangan/ Tujuan

Dan sampaikan apa yang diharapkan oleh presenter dari

audiens …

Situasi

saat ini Solusi

Memuat hal-hal yang diharapkan oleh presenter dari audiens Pertanyaan Kunci Tindakan yang diperlukan

(33)

Hal-hal lain

(34)

Penekanan, penekanan dan penekanan …

Dalam presentasi atau diskusi, perhatikan urutan ini:

- Sampaikan apa yang akan anda sampaikan (

tell them what

you’re going to tell them

)

- Sampaikan (

tell them

)

- Sampaikan apa yang baru saja anda sampaikan (

tell them

(35)

Lakukan pengujian atas struktur presentasi …

• Lakukan “elevator test”, presentasikan argumen anda kepada

seseorang yang obyektif dalam waktu 2-3 menit. Lihat apakah

dia mengerti …

• Bila dia mengerti, berarti struktur dan penalaran presentasi

anda “masuk akal”

• Bila tidak, ada yang salah dengan struktur presentasi (atau

struktur berpikir?) anda

(36)

Strukturkan jawaban anda atas pertanyaan audiens …

• Dalam presentasi anda mungkin akan menerima pertanyaan

tak terduga, dan harus dijawab dalam waktu yang sangat

singkat.

• Pastikan anda menjawab pertanyaan secara terstruktur,

dengan menggunakan parameter-parameter berikut:

• Waktu • Geografis

• Perspektif masalah • Cost vs benefit

(37)

Pastikan 5 menit pertama presentasi anda menarik …

• The first 5 minutes may make or break

your presentation

• Berikan sinyal di awal presentasi bahwa

anda akan segera “memegang kendali”

• Pastikan pembukaan anda menarik.

• Anda dapat memilih pendekatan

langsung (“Statistik menunjukkan 2 dari 3 laki-laki ternyata selingkuh”) atau tidak langsung (“Seberapa yakinkah anda terhadap kesetiaan pasangan anda?”)

Jenis-jenis pembuka • Statistik yang mengejutkan • Pertanyaan retoris • Peribahasa/kutipan • Anekdot

• Kilas balik, atau ramalan

(38)

Selain itu, perlu dipertimbangkan juga hal-hal berikut …

Gunakan contoh, kasus atau cerita Berikan penekanan pada kesepahaman Gunakan data dan

statistik _{Ungkapkan bukti-}Tetaplah jujur. bukti yang saling

bertentangan Hindari ekspose

yang berlebihan pada satu sisi “One slide

for one story”

Pilih judul yang mencerminkan “tantangan” yang akan dijawab Visual, visual, visual

(39)

Selamat Mencoba!

DISCLAIMER: Presentasi ini dibuat sebagai petunjuk umum dari topik yang dibawakan dan bukan merupakan nasihat profesional. Tidak ada keterwakilan atau jaminan (baik secara jelas maupun tersirat) terhadap keakuratan atau kelengkapan informasi yang terkandung dalam presentasi ini, dan sejauh yang diperbolehkan oleh undang-undang, KAP Tanudiredja, Wibisana & Rekan, PT Prima Wahana Caraka dan PT PricewaterhouseCoopers FAS (PricewaterhouseCoopers Indonesia), anggotanya, para

karyawannya dan para agennya tidak mempunyai kewajiban, dan menolak semua tanggung jawab atas akibat perbuatan yang Anda atau orang lain lakukan atau tidak lagi dilakukan, terkait dengan informasi yang terkandung dalam presentasi ini atau pada setiap keputusan yang diambil berdasarkan presentasi ini.