Tertib administrasi organisasi

(1)

TERTIB ADMINISTRASI

1.

1. PENDAHULUANPENDAHULUAN

a.

a. Latar BelakangLatar Belakang

Keutuhan dan kesatuan gerak organisasi tercermin antara lain pada sistem tertib administrasi yang diterapkan Keutuhan dan kesatuan gerak organisasi tercermin antara lain pada sistem tertib administrasi yang diterapkan oleh organisasi yang bersangkutan. Dalam upaya mewujudkan sistem administrasi yang dapat menunjang oleh organisasi yang bersangkutan. Dalam upaya mewujudkan sistem administrasi yang dapat menunjang berjalannya mekanisme

berjalannya mekanisme kerja kerja organisasi di organisasi di lingkungan Imapela, lingkungan Imapela, maka maka diperlukan adanya diperlukan adanya seperangkat aturanseperangkat aturan sebagai usaha unifikasi aturan yang

sebagai usaha unifikasi aturan yang wajib dilaksanakan dan disosialisasikan terus menerus agar wajib dilaksanakan dan disosialisasikan terus menerus agar menjadi tradisimenjadi tradisi organisasi yang baik dan positif dalam rangka pelaksanaan program organisasi guna mencapai tujuan.

organisasi yang baik dan positif dalam rangka pelaksanaan program organisasi guna mencapai tujuan.

Kecuali untuk memelihara keutuhan dan

Kecuali untuk memelihara keutuhan dan kesatuan gerak organisasi, adanya sistem administrasi itu jugakesatuan gerak organisasi, adanya sistem administrasi itu juga untuk menegakkan wibawa organisasi dan disiplin organisasi bagi segenap organisasi bagi segenap untuk menegakkan wibawa organisasi dan disiplin organisasi bagi segenap organisasi bagi segenap anggota dan fungsionaris di seluruh tingkatan organisasi secara vertikal. Oleh

anggota dan fungsionaris di seluruh tingkatan organisasi secara vertikal. Oleh karena itu terbitnyakarena itu terbitnya Pedoman Penyelenggaraan ertib !dmin

Pedoman Penyelenggaraan ertib !dministrasi merupakan istrasi merupakan suatu jawaban suatu jawaban aktual ditengah"tengahaktual ditengah"tengah

mendesaknya keperluan akan adanya pedoman yang berlaku secara #asional di lingkungan Imapela dari mendesaknya keperluan akan adanya pedoman yang berlaku secara #asional di lingkungan Imapela dari tingkat Pengurus pusat sampai $egional.

tingkat Pengurus pusat sampai $egional.

b.

b. PengertianPengertian

Pedoman Penyelenggaraan erti

Pedoman Penyelenggaraan ertib !dministrasi b !dministrasi %PP!%PP!& & adalah serangkaian adalah serangkaian aturan mengenai aturan mengenai penyelenggpenyelenggaraanaraan organisasi dengan administrasi yang meliputi tertib kesekretariatan dan atribut organisasi yang berlaku tunggal organisasi dengan administrasi yang meliputi tertib kesekretariatan dan atribut organisasi yang berlaku tunggal untuk semua tingkatan organisasi Imapela secara nasional.

untuk semua tingkatan organisasi Imapela secara nasional.

c.

c. TujuanTujuan

Pedoman Penyelenggaraan ertib !dministrasi %PP!& bertujuan untuk ' Pedoman Penyelenggaraan ertib !dministrasi %PP!& bertujuan untuk ' (&

(& )empermudah upaya pembinaan, pengembangan dan pemantauan pelaksanaan administrasi disemua tingkatan)empermudah upaya pembinaan, pengembangan dan pemantauan pelaksanaan administrasi disemua tingkatan organisasi Imapela

organisasi Imapela *&

*& )enyelenggarakan pola sistem pengorganisasian pada bidang kesekretariatan disemua tingkatan organisasi)enyelenggarakan pola sistem pengorganisasian pada bidang kesekretariatan disemua tingkatan organisasi Imapela.

Imapela. +&

+& )ene)enegakkagakkan n wibawibawa wa dan dan disipdisiplin lin orgorganisanisasi asi sertserta a menumenumbuhmbuhkan kan kesakesadaradaran, n, semasemangat ngat dan dan kegakegairahirahanan berorgani

berorganisasi di kalangan ansasi di kalangan anggota.ggota.

d.

d. SaaranSaaran

Pedoman Penyelenggaraan ertib !dministrasi %PP!& memiliki sasaran sebagai berikut ' Pedoman Penyelenggaraan ertib !dministrasi %PP!& memiliki sasaran sebagai berikut ' (&

(& erwujudnya suatu aturan tunggal organisasi dibidang administrasi yang baru dan berlaku secara nasional.erwujudnya suatu aturan tunggal organisasi dibidang administrasi yang baru dan berlaku secara nasional. *&

*& erpeliharanya nilai, jiwa dan semangat kebersamaan dalam memperkokoh keutuhan, persatuan dan kesatuanerpeliharanya nilai, jiwa dan semangat kebersamaan dalam memperkokoh keutuhan, persatuan dan kesatuan organisasi serta disiplin dan

organisasi serta disiplin dan wibawa organisasi.wibawa organisasi.

e.

e. LandaanLandaan

Pedoman Penyelenggaraan ertib !dministrasi %PP!& berlandaskan pada' Pedoman Penyelenggaraan ertib !dministrasi %PP!& berlandaskan pada' (&

(& !nggaran Dasar dan !nggaran $umah angga!nggaran Dasar dan !nggaran $umah angga

!.

!. PED"MAN PEN#ELEN$$ARAAN TERTIB ADMINISTRASIPED"MAN PEN#ELEN$$ARAAN TERTIB ADMINISTRASI

a.

(2)

1' Surat

ang dimaksud dengan surat di dalam pedoman ini adalah sarana komunikasi timbal balik yang mengandung pesan"pesan resmi organisasi yang tertulis diatas kertas yang khusus diperlukan untuk kepentingan tersebut. Ketentuan surat"surat yang berlaku dan dapat dijadikan sarana komunikasi itu harus memenuhi ketentuan sebagai berikut'

a) Sistematika Surat

-urat menyurat resmi organisasi dengan sistimatika sebagai berikut ' %(& #omor surat, disingkat #o -urat

%*& ampiran surat, disingkat ampiran. %+& Perihal surat, disingkat /al.

%0& -i alamat surat, 1Kepada th dst2. %3& empat dan tanggal pembuatan surat

%4& Kata pembukaan surat. 1 Assalamu’alaikum Warahmatullah Wabarakatuh2

%5& Kalimat Pengantar, 1Puji -yukur kita panjatkan kehadirat !llah -6 atas rahmat hidayah"#ya yang melimpahi perjuangan kita dalam mengemban amanah ikatan. -holawat serta salam semoga tetap terlimpahkan kepada 7aginda $asulullah )uhammad -!6 yang telah membimbing dari 8aman kebodohan menuju 8aman cendikiawan2

%9& )aksud surat

%:& Kata penutup, 1 Billahil taufik Wal Hidayah2, 6a ssalamu’alaikum Warahmatullah Wabarakatuh2. %(;& #ama Pengurus organisasi beserta jabatan.

b) Bentuk Surat

-eluruh surat organisasi %resmi&, kecuali jenis surat khusus, ditulis dengan bentuk 7lock -tyle, yaitu seluruh bentuk surat yang ketikannya dari kata pembukaan sampai nama penandatangan surat berada di tepi yang

sama. c) Jenis surat

-urat"surat resmi organisasi dikelompokkan kedalam dua jenis surat, yakni <mum dan Khusus. -urat umum adalah surat biasa yang rutin diterbitkan sebagai sarana komunikasi tertulis dikalangan internal maupun eksternal organisasi. -urat khusus adalah jenis surat yang menyatakan penetapan keputusan organisasi, produk normatif organisasi dan landasan pijak organisatoris., jenis tersebut diklasifikasikan ke dalam dua sifat= intern dan ekstern.

d) Kertas surat.

-eluruh surat diketik diatas kertas berukuran folio berat 9; gram dan berkop %kepala surat Imapela&. Kop berikut amplop berisikan '

%(& ambang Imapela, sebagaimana ditentukan pada lampiran !D > !$ I)!P?!

%*& ulisan berupa tingkat kepengurusan, alamat organisasi, nomor telepon 7adan pengurus pusat@ badan pengurus regional, website dan email

e) Nomor surat

-eluruh surat resmi organisasi di semua tingkatan memiliki nomor yang terdiri atas' %(& #omor urut surat

%*& ingkat dan periode Kepengurusan %+& Aenis surat dan nomor surat

%0& Penanda tanganan surat %3& 7ulan pembuatan surat %4& ahun pembuatan surat.

!' Ste&(el

a) Bentuk stempel

-tempel organisasi untuk semua tingkatan organisasi berbentuk lingkaran. b) kuran stempel

(3)

-tempel resmi organisasi berukuran panjang + cm dan lebar + cm. c) !ulisan stempel

-tempel resmi I)!P?! P<-! berisi ' %(& ambang I)!P?!

%*& ulisan pada stempel terdiri atas '

a. 7agian atas stempel 1Ikatan )ahasiswa Peduli /alal2 b. 7agian bawah stempel 1<nity -chollar of /alal Bare2

c. inta -tempel.

Seluruh "enis stempel disemua tin#katan men##unakan tinta stempel $stamp%ink) &arna biru.

)' Buku Agenda

a) kuran Buku

Pada dasarnya seluruh jenis buku dapat digunakan sebagai buku agenda, asalkan sesuai dengan kolom yang diperlukan.

b) 'odel Buku

7uku agenda surat terdiri atas buku agenda surat keluar dan buku agenda surat masuk, model yang digunakan keduanya sebagai berikut '

%(& 7uku agenda surat keluar, terdiri atas kolom= a. #omor urut pengeluaran

b. #omor surat c. !lamat surat d. anggal surat= C tanggal pembuatan C tanggal pengiriman e. Perihal surat f. Keterangan

%*& 7uku agenda surat masuk, terdiri atas kolom a. #omor urut penerimaan

b. #omor surat

c. !lamat surat @ pengirim d. anggal surat=

C tanggal pembuatan C tanggal penerimaan e. Perihal surat

*' Buku +a

a) kuran Buku Kas

-emua jenis buku dapat digunakan sebagai buku kas, asalkan sesuai dengan kolom yang diperlukan. b) 'odel Buku Kas

7uku kas untuk seluruh jenis kegiatan pada semua tingkatan organisasi menggunakan model buku kas yang terdiri dari atas kolom=

%(& #omor urut penerimaan %*& <raian sumber kas

%+& Aumlah uang yang diterima %0& #omor urut pengeluran %3& <raian penggunaan kas

%4& Aumlah uang yang dikeluarkan

(4)

a) kuran Buku (nentarisasi

7uku Inventaris dapat menggunakan pelbagai jenis dan ukuran buku yang sesuai dengan kolam yang diperlukan

b) 'odel Buku (nentarisasi

7uku inventarisasi untuk semua tingkatan organisasi menggunakan model buku yang terdiri atas kolom ' %(& #omor urut.

%*& #ama barang. %+& )erk barang. %0& ahun pembelian. %3& Aumlah barang %4& Keadaan barang

' Pakaian Dina Haian /PDH'

a) Warna

PD/ resmi organisasi disemua tingkatan menggunakan abu"abu %silver& b) 'odel *+H

)odel jaket resmi organisasi adalah jas tangan panjang c) Bahan *+H

Aaket resmi organisasi terbuat dari bahan"bahan tekstil yang relatif tebal dan kaku d) Atribut *+H

PD/ organisasi dilengkapi dengan sejumlah atribut sebagai berikut' %(& ambang I)!P?! lengan,sebelah kanan

%*& ambang 7endera )erah putih lengan sebelah kiri %*& #ama pengurus, dada sebelah kanan atas

1!' La&bang IMAPELA

ambang I)!P?! serta maknanya adalah sebagaimana diatur dalam anggaran rumah tangga organisasi

1)' Bendera IMAPELA

7endera I)!P?! adalah sebagaimana diatur dalam anggaran rumah tangga organisasi

b. Ped%&an Tekni

1' Surat

a& -ebelum proses pengetikan surat,sedapat mungkin membuat draf atau konsep untuk surat terlebih dahulu guna menghindari kesalahan atau kekeliruan dalam pengetikan

b& !gar mempermudah pemantauan dan pengecekan surat, maka seluruh jenis surat harus dibuatkan copy atau salinannya buat di file atau di arsip

c& Dalam pembuatan surat resmi organisasi yang harus diperhatikan adalah kode atau sandi yang terkandung dalam nomor surat.Pembatasan pada setiap item kode atau sandi ditandai dengan titik dan bukan dengan garis.

(5)

d& -etiap penomoran surat mengandung 4 item kode %untuk P7& dan 5 item untuk %Pengurus Koorcab@Babang& yaitu '

%(& #omor -urat

%*& ingkat Kepengurusan

%a& Pengurus 7esar disungkat P7

%b& Pengurus Koordinator Babang disimgkat PKB %c& Pengurus Babang disingkat PB

%d& Pengurus Komosariat disimgkat PK %e& Pengurus $ayon disingkat P$ %+& Aenis -urat dan #omor <rut '

Untuk Penguru Bear 0

%a& Internal khusus,seperti surat keputusan ditandai dengan kode' ;(

%b& Internal <mum,seperti surat"surat biasa selain surat keputusan, ditandai kode' ;*

%c& ?ksternal khusus,seperti surat mandat khusus,audensi dengan pejabat dll, dipakai kode' ;+ %d& ?ksternal umum adalah surat yang bersifat umum,ditandai dengan kode' ;0.

Untuk Penguru +%%rcab 2abang +%&iariat dan Ra3%n %a& Internal, %umum dan khusus&

dengan kode ' ;(

%b& ?ksternal % umum dan khusus& dengan kode ' ;*

%0& Penandatanganan -urat

Untuk Penguru Bear

%a& Aika penandatangan surat adalah Ketua <mum dan -ekjen, ditandai dengan kode ' !"I %b& Aika penandatangan surat adalah ketua <mum dan -ekjen,ditandai dengan kode ' !"II %c& Aika penandatangan surat adalah ketua <mum dan -ekbid ditandai dengan kode' !"III %d& Aika penandatangan surat adalah Ketua dan -ekjen ,ditandai dengan kode ' 7"I

%e& Aika Penandatangan surat adalah Ketua dan 6akil -ekjen,ditandai dengan kode' 7"II %f& Aika penandatangan surat adalah Ketua dan -ekbid ditandai dengan kode ' 7"III

%g& Aika penandatangan surat adalah Ketua <mum dan -ekjen,7endahara dan 6akil 7endahara ditandai dengan kode ' B"I

%h& Aika penandatangan surat adalah Ketua <mum,6akil -ekjen,dan 7endahara@6akil 7endahara,ditandai dengan kode ' B"II

%i& Aika penadatangan surat adalah Ketua, -ekbid dan 7endahara@6akil 7endahara,ditandai dengan kode ' B"III %j& Aika Penanda tangan surat adalah ketua umum sendiri, ditandai dengan kode ' !";

Untuk Penguru +%%rcab dan 2abang 0

%a& Aika penandatangan surat adalah Ketua <mum dan -ekretaris <mum ditandai dengan kode' !"I %b& Aika penandatangan surat adalah Ketua <mum dan -ekretaris, ditandai dengan kode' !"II %c& Aika penandatangan surat Ketua dan -ekretaris <mum, ditandai dengan kode ' B"III

%d& Aika penandatanganan surat adalah Ketua dan -ekretaris ditandai dengan kode' 7"II. Khusus yang berkaitan dengan masalah keuangan organisasi '

%e& Aika penandatangan surat adalah Ketua <mum, -ekretaris <mum dan 7endahara@ 6akil 7endahara, ditandai dengan kode' B"I

%f& Aika penandatangan surat adalah Ketua, -ekretaris dan 7endahara@wakil bendahara ditandai dengan kode' B"II

(6)

Untuk Penguru +%&iariat dan Ra3%n 0

%a& Aika penandatangan surat adalah Ketua dan -ekretaris ,ditandai dengan kode' !"I

%b& Aika penandatangan surat adalah Ketua dan 6akil -ekretaris, ditandai dengan kode' !"II %c& Aika penandatangan surat adalah 6akil Ketua dan -ekretaris, ditandai dengan kode' 7"I

%d& Aika penandatangan surat adalah 6akil Ketua dan wakil -ekretaris ditandai dengan kode' 7"II %e& Aika Penanda tangan surat adalah ketua umum sendiri, ditandai dengan kode' !";

+4uu 3ang berkaitan dengan &aala4 keuangan %rganiai0

%a& Aika penandatangan surat adalah Ketua, -ekretaris dan 7endahara@ 6akil 7endahara ditandadi dengan kode ' B"I

%b& Aika penandatangan surat adalah 6akil Ketua, 6akil -ekretaris dan 7endahara @ 6akil 7endahara ditandai dengan kode' B"II

3& 7ulan -urat

Kode bulan surat sesuai dengan bilangan bulan. 4& ahun -urat

Kode tahun ditulis sesuai dengan bilangan tahun dibuatnya surat. 5& Kode Koorcab@ Babang .

Khusus untuk Koorcab dan Babang mencantumkan kode dan diletakkan setelah kolom tingkat kepengurusan dan periode tingkat kepengurusan. Kemudian untuk Komisariat dan $ayon cukup menentukan kode Babang yang bersangkutan.

%a& Koorcab@Babang yang berada di wilayah -umatera,ditandai dengan kode' <

%b& Koorcab@Babang yang berada di wilayah Aawa dan )adura,ditandai dengan kode' 

%c& Koorcab@Babang yang berada di wilayah 7ali dan #usa enggara, ditandai dengan kode' 6 %d& Koorcab@Babang yang berada di wilayah Kalimantan ditandai dengan kode' E

%e& Koorcab@Babang yang berada di wilayah -ulawesi ditandai dengan kode' 

%f& Koorcab@Babang yang berada di wilayah )aluku dan Papua ditandai dengan kode' F

+%de +%%rcab52abang0

+%de Pulau Pr%(ini N%&%r

< -umatera

-umatera <tara

#angro !ceh Darussalam -umatera selatan -umatera 7arat ampung 7engkulu $iau 7angka 7elitung Kepulauan $iau Aambi <";( <";* <";+ <";0 <";3 <";4 <";5 <";9 <";: <"(;

 Aawa dan )adura

Aawa engah Aawa 7arat DKI Aakarta Aawa imur DI ogyakarta 7anten ";( ";* ";+ ";0 ";3 ";4 6

7ali dan #usa enggara

7ali

#usa enggara 7arat #usa enggara imur

6";( 6";* 6";+ E Kalimantan Kalimantan 7arat E";(

(7)

Kalimantan engah Kalimantan -elatan Kalimantan imur E";* E";+ E";0  -ulawesi -ulawesi -elatan -ulawesi enggara -ulawesi <tara -ulawesi engah Gorontalo -ulawesi 7arat ";( ";* ";+ ";0 ";3 ";4 F )aluku dan Papua )aluku )aluku <tara Papua Papua 7arat F";( F";* F";+ F";0 2%nt%4 n%&%r urat0 (& -urat Pengurus 7esar

#omor ' +4;.P7"EI.;("*+0.!"(.;:.*;;:

+4; H

#omor urut surat keluar sejak awal periode kepengurusan

P7 H Pengurus 7esar "EII H Periode ke (5

;( H Aenis surat internal khusus "*+0 H #omor urut surat jenis tersebut

!"I H

Ditanda tangani Ketua <mum dan -ekretaris Aendral

;: H 7ulan ditetapkannya surat *;;: H ahun pembuatan surat

*& -urat Pengurus Koordinator Babang

#omor ' ;*5.PKB"EII."(.;(";(9.!"II.(*.*;;:

;*5 H

PKB H Pengurus Koordinator Babang "EII H Periode ke (*

"( H Kode wilayah -ulawesi -elatan

;( H Aenis surat internal %khusus dan umum& ";(9 H #omor urut surat jenis tersebut

!"II H Ditanda tangani Ketua <mum dan -ekretaris (* H 7ulan ditetapkannya surat

*;;: H ahun pembuatan surat

+& -urat Pengurus Babang

#omor ' ;+3.PB"E.6";*.;*";**.7"I.(*.*;;:

;+3 H

PB H Pengurus Babang "E H Periode ke (3

6";* H Kode wilayah #usa enggara 7arat ;* H Aenis surat eksternal %khusus dan khusus& ;** H #omor urut surat jenis tersebut

(8)

7"I H Ditanda tangani Ketua dan -ekretaris <mum (* H 7ulan ditetapkannya surat

0& -urat Pengurus Komisariat

#omor ' ;*(.PK "EI.F";+.;(";(;.7"II.(*.*;;:

;*( H

PK H Pengurus Komisariat "E H Periode ke (;

F";+ H Kode wilayah Papua

;( H Aenis surat internal %khusus dan khusus& ";(; H #omor urut surat jenis tersebut

7"II H Ditanda tangani wakil ketua dan wakil sekretaris (* H 7ulan ditetapkannya surat

3& -urat Pengurus $ayon

#omor ' ;(4.P$"IE.E";0.;*";;5.!"I.;(.*;;*

;(4 H

P$ H Pengurus Komisariat "IE H Periode ke :

E";0 H Kode wilayah Kalimantan imur

;* H Aenis surat eksternal %khusus dan khusus& ";;5 H #omor urut surat jenis tersebut

!"I H Ditanda tangani ketua dan sekretaris (* H 7ulan ditetapkannya surat

%g& -eluruh jenis surat keluar yang dikirim melewati hirarki organisasi secara vertikal, wajib memberikan tembusan.

%h& <ntuk surat kepanitiaan sedapat mungkin berpedoman pada tata cara penomoran surat sebagaimana tercantum pada point *.*.(+ dan *.*.(.0.

%i& Penandatanganan seluruh jenis aurat" surat harus menggunakan tinta warna hitam. <sulan peserta' perlu nomor surat kepanitiaan

!' Ste&(el

a& Pembubuhan stempel organisasi pada surat resmi organisasi diusahakan sedapat mungkin agar tertera ditengah > tengah antara dua tandatangan pengurus dan tidak menutupi nama pengurus yang bertandatangan.

b& Pengurus yang berwenang stempel organisasi adalah Ketua <mum atau -ekjend %untuk P7&, Ketua <mum atau -ekretaris <mum %untuk Koorcab@Babang& dan Ketua atau -ekretaris %untuk Komisariat dan $ayon&. c& Pembuatan stempel kepanitiaan harus mencantumkam lambang P)II disebelah kiri dan tulisan yang

menunjukan jenis kepanitiaan disebelah kanan,dengan ukuran yang serasi dan seimbang.

(9)

a& 7uku agenda berfungsi untuk mendokumentasikan seluruh jenis surat, baik surat keluar ataupun surat masuk, agar buku tersebut dapat berfungsi sebagaimana mestinya, maka perlu dipelihara dan disimpan secara baik setelah dipergunakan.

b& 7uku agenda harus senantiasa ditempatkan diatas meja kerja, terutama kita sedang membuat surat atau ketika menerima surat dari instansi lain.

c& Kolom"kolom yang terdapat dalam buku agenda surat, baik keluar maupun kedalam berjumlah 5 %tujuh& kolom.

2%nt%40

+.( !genda surat keluar

#o #o. -urat ujuan -urat

gl -urat

/al Ket 7uat Kirim

( * + 0 3 4 5

+.* !genda surat masuk

#o #o. -urat

!sal -urat gl -urat /al Ket 7uat Datang ( * + 0 3 4 5 *' Buku +a

a& -eluruh jenis kegiatan yang berkaitan dengan penerimaan dan pengeluaran dana organisasi, harus tercatat dalam buku Kas., terdiri atas'

%(& 7uku /arian %*& #eraca 7ulanan %+& #eraca ahunan

b& -egala penerimaan dana harus dicatat di dalam 7uku Kas bagian kiri %debet& dan pengeluaran dana bagian kanan %kredit&. Kelebihan atau kekurangan dalam penjumlahan uang disebut saldo.

c& Pengurus yang berwenang menyimpan dan mempergunakan 7uku Kas adalah 7endahara@wakil bendahara, pada setiap jenjang kepengurusan organisasi.

2%nt%40

#o <raian Debet Kredit -aldo

d& Dalam pelaporan bidang keuangan organisasi, kecuali dibuat dalam bentuk neraca, juga dilengkapi dengan kwitansi atau tanda pembayaran dalam pembelian barang"barang untuk kepentingan organisasi.

,' Buku In-entariai

a& 7uku inventarisasi berfungsi untuk mencatat seluruh kekayaan atau barang"barang milik organisasi, agar mudah melakukan pemeliharaan, perawatan dan pemantauan terhadap barang"barang tersebut, sebagai asset organisasi yang dihasilkan dari suatu masa bakti kepengurusan.

b& )odel buku inventarisasi untuk semua tingkatan organisasi dibuat dengan 5 kolom, seperti berikut ini '

#o

#ama

(10)

( * + 0 3 4 5

c& Pengurus yang berwenang untuk menyimpan dan melakukan inventarisasi adalah sekjen@sekretaris <mum@sekretaris disemua tingkatan organisasi.

6' Pa(an Na&a

a& Papan nama organisasi dipasang dengan sei8in pihak yang berwenang dinding atau halaman muka kantor sekretariat atau ditempat yang strategis dan berdekatan dengan sekretariat organisasi.

b& Pembuatan papan nama organisasi dan pemasangannya harus memperhatikan ketentuan. Bontoh'

6.1 Penguru Bear

6.! Penguru +%%rdinat%r 2abang 0

-ebelah kiri diberi logo P)II dan dibawah logo ditulis kode wilayah

(11)

6.* Penguru +%&iariat

6., Penguru Ra3%n

' 7aket

a& Aaket resmi organisasi digunakan oleh anggota dan fungsionaris pada acara"acara resmi organisasi, termasuk didalamnya rapat"rapat pengurus disemua tingkatan organisasi, serta ketika menghadiri resepsi@acara yang diselenggarakan organisasi lain.

b& Penggunaan jaket secara lengkap dengan peci dan salempang hanya pada acara pelantikan pengurus disemua tingkatan organisasi, resepsi /arlah dan pada setiap upacara pembukaan kegiatan organisasi. c& Pengurus yang berwenang menggunakan jaket secara lengkap adalah pengurus harian pada semua tingkatan organisasi,terutama Ketua <mum dan -ekjend % untuk P7 &,Ketua < mum dan -ekretaris <mum % untuk PKB@PB &, Ketua dan -ekretaris untuk Komisariat dan $ayon.

). PENUTUP

a. Pedoman penyelenggaraan tertib administrasi ini,akan berfungsi sebagai mana mestinya,jika seluruh anggota dan pengurus disemua tingkatan organisasi berkemauan keras melakukan pedoman ini secara sungguh" sungguh.

(12)