USER GUIDELINE. Petronas e-catalog System For: External (Supplier / Contractor) Indonesia Operation

(1)

USER GUIDELINE

Petronas e-Catalog System For: External (Supplier / Contractor)

Indonesia Operation

PC Muriah LTD PC Ketapang II LTD Talavera Office Park, Talavera Suite 3rd Floor

Jl. Letjen TB Simatupang Kav 22-26 Jakarta Selatan 12430

(2)

Daftar Isi

Daftar Isi ... 2

Daftar Gambar ... 3

Registrasi ... 4

Login Petronas e-Catalog System ... 5

Produk ... 6

Menambah Produk Baru ... 6

Konfirmasi Produk ... 10

Diskusi Produk ... 12

Review PO dan Memperbaharui Informasi Pengiriman ... 14

Penagihan ... 16

Penalti ... 18

Laporan... 20

Ringkasan ... 20

Dashboard ... 21

(3)

3 / 21

Daftar Gambar

Gambar 1. Halaman Login Pe-Ps... 4

Gambar 2. Halaman Unggah Dokumen Perjanjian Kerjasama... 4

Gambar 3. Halaman Login Supplier ... 5

Gambar 4. Menu Produk ... 6

Gambar 5. Menentukan Biaya Pengiriman ... 7

Gambar 6. Menambahkan Produk Baru ... 8

Gambar 7. Halaman Input Produk ... 9

Gambar 8. Notification Panel untuk Konfirmasi Permintaan Produk ... 10

Gambar 9. Daftar Konfirmasi Permintaan ... 10

Gambar 10. Detail Konfirmasi Produk ... 11

Gambar 11 Menu Diskusi Produk... 12

Gambar 12. Daftar Diskusi Produk ... 12

Gambar 13. Balas Diskusi... 13

Gambar 14. Mengirim Komentar ... 13

Gambar 15. Menu Pemesanan ... 14

Gambar 16. Daftar Pemesanan ... 14

Gambar 17. Melihat Konten Pemesanan ... 15

Gambar 18. Menu Pemesanan - Penagihan... 16

Gambar 19. Daftar Pemesanan - Penagihan ... 16

Gambar 20. Input Data Penagihan ... 17

Gambar 21. Menu Pemesanan - Penalti... 18

Gambar 22. Daftar Pemesanan Produk yang Kena Penalti ... 18

Gambar 23. Unggah Surat Pernyataan ... 19

Gambar 24. Ringkasan ... 20

Gambar 25. Dashboard ... 21

(4)

Registrasi

Untuk dapat melakukan transaksi di E-Catalog, Supplier harus sudah terdaftar sebagai vendor dengan status DPM Valid di sistem PePS dan mengupload dokumen perjanjian kerja sama di PePS untuk aktivasi sebagai supplier E-Catalog.

Aktivasi supplier E-Catalog dapat dilakukan di dalam sistem PePS dengan cara sebagai berikut:

1. Akses aplikasi PePS melalui browser dengan alamat url https://peps.petronas.com/

Gambar 1. Halaman Login Pe-Ps 2. Di bagian Vendor Data, unggah dokumen perjanjian kerjasama.

Gambar 2. Halaman Unggah Dokumen Perjanjian Kerjasama

3. Setelah Supplier upload perjanjian kerjasama dan mendapat persetujuan di PePS maka status Supplier E-Catalog aktif dan Supplier dapat melakukan transaksi

4. Pastikan data Supplier di PePS selalu update sehingga dapat terus melakukan transaksi.

(5)

5 / 21

Login Petronas e-Catalog System

1. Akses aplikasi Petronas e-Catalog System melalui browser dengan alamat url https://ecat.petronas.com/

2. Login menggunakan username dan password PePs. (Silakan melakukan registrasi jika tidak memiliki akses)

3. Isi username dan password Anda pada kolom yang sudah disediakan seperti dibawah ini:

Gambar 3. Halaman Login Supplier

(6)

Produk

Menambah Produk Baru

Setelah terdaftar di sistem E-Catalog dengan status aktif, supplier dapat menambahkan item atau produk yang dimiliki. Supplier wajib melakukan pembaharuan informasi produk yang telah ditambahkan terutama terkait harga dan ketersediaan produk tersebut. Hanya produk dengan status available dan jumlahnya lebih dari 1 yang dapat dicari dan dibeli oleh pihak internal Petronas.

Supplier dapat menambahkan produk baru dengan cara berikut:

1. Login sebagai Supplier di alamat url https://ecat.petronas.com/

2. Klik menu Product

Gambar 4. Menu Produk

3. Menentukan Delivery Cost dan Delivery Days untuk setiap kota tujuan yang sudah ditetapkan lalu klik tombol Save untuk menyimpan data

(7)

7 / 21

Gambar 5. Menentukan Biaya Pengiriman

(8)

4. Klik tombol atau ikon tambah (+)

Gambar 6. Menambahkan Produk Baru

5. Mengisi semua data yang dibutuhkan

Nama Kolom Deskripsi

Product Name Nama produk dari item yang akan ditambahkan

Category Kategori item

Sub Category Sub Kategori item

Weight Berat dari item yang ditambahkan, dapat diisi dalam satuan Kg atau gr

Product Image

Gambar dari item yang akan ditambahkan. Minimal 1 dan maksimal 5 gambar per item dengan ukuran maksimal 1 Mb untuk setiap gambarnya

Status Status item yang akan ditambahkan. Pilih Available apabila barang tersedia atau Unavailable apabila ketersediaan barang kosong

Price Harga item dalam Rupiah sebelum PPn

UoM Auto genertared menggunakan PCS

(9)

9 / 21

Stock Jumlah item yang tersedia

Description deskripsi produk dapat diisi dengan spesifikasi produk atau keterangan lainnya terkait produk yang akan ditambahkan

Gambar 7. Halaman Input Produk 6. Klik tombol:

Tombol Close untuk keluar atau membatalkan penambahan data baru dan kembali ke list Tombol Save untuk menyimpan data produk

(10)

Konfirmasi Produk

Permintaan konfirmasi produk akan dikirimkan oleh user ke supplier untuk memastikan ketersediaan produk dan kesanggupan supplier untuk memenuhi pesanan. Fitur ini juga mendukung supplier untuk memberikan harga lebih murah dari default harga produk yang telah ditentukan oleh supplier ketika menambahkan produk

Supplier dapat melakukan konfirmasi permintaan produk dengan cara berikut:

2. Klik menu Item Confirmation atau Confirmation Request notification panel

Gambar 8. Notification Panel untuk Konfirmasi Permintaan Produk 3. Klik Request ID dengan status Confirmation

Gambar 9. Daftar Konfirmasi Permintaan

4. Review data permintaan dan update data yang diperlukan seperti Current Price apabila ingin mengubah harga dan Remark apabila diperlukan

(11)

11 / 21

Gambar 10. Detail Konfirmasi Produk 5. Klik tombol Save untuk mengirimkan konfirmasi pemesanan produk

(12)

Diskusi Produk

Supplier akan menerima pemberitahuan melalui email ketika user mengirimkan komentar melalui kolom diskusi di setiap detail produk. Supplier diwajibkan merespon komentar atau pertanyaan user terkait produk tersebut.

Supplier dapat membalas pertanyaan dengan cara berikut:

2. Klik menu Discussion atau notification panel Item Discussion yang ada di menu samping

Gambar 11 Menu Diskusi Produk

3. Klik Discussion ID

Gambar 12. Daftar Diskusi Produ

(13)

13 / 21 4. klik Reply untuk membalas diskusi.

Gambar 13. Balas Diskusi

5. Ketik komen lalu klik tombol Send

Gambar 14. Mengirim Komentar

(14)

Review PO dan Memperbaharui Informasi Pengiriman

Setelah pesanan user disetujui, selanjutnya PO pesanan akan diterima oleh supplier untuk diproses. Setelah pesanan dikirim dan diterima oleh pihak Petronas, maka supplier harus melakukan update data informasi pengiriman. Pengiriman sebagian dari jumlah satu produk yang dipesan tidak diperbolehkan. Sistem akan mengirimkan notifikasi pesanan yang harus dikirimkan ke supplier hingga pesanan diterima.

Supplier dapat melihat pesanan atau update informasi delivery dengan cara berikut:

2. Klik menu Purchase atau notification panel Purchase Order

Gambar 15. Menu Pemesanan

3. Klik Purchase ID dengan status Released

Gambar 16. Daftar Pemesanan

(15)

15 / 21 4. Review PO data dan update informasi delivery.

Gambar 17. Melihat Konten Pemesanan

(16)

Penagihan

Status pembelian hanya dapat dilanjutkan ke tahap Invoice apabila seluruh item dalam satu nomor PO tersebut sudah memiliki nomor GR. Selanjutnya sistem akan mengirimkan notifikasi email ke Supplier untuk mengunggah invoice.

Supplier dapat mengunggah Invoice dengan cara berikut:

2. Klik menu Purchase atau notification panel Invoice Request

Gambar 18. Menu Pemesanan – Penagihan

3. Klik data purchase dengan status Delivered dan cek apakah seluruh item dalam PO sudah memiliki GR number

Gambar 19. Daftar Pemesanan - Penagihan

(17)

17 / 21 4. Mengisi data invoice yang dibutuhkan

Gambar 20. Input Data Penagihan 5. Klik tombol Submit untuk update invoice

(18)

Penalti

Supplier dikenakan penalti apabila pesanan diterima melewati waktu pengiriman yang telah disepakati.

Sistem akan menghitung penalty secara otomatis.

Ketentuan penalti terdiri dari:

 Supplier akan dikenakan penalti sebesar 0.1% untuk setiap hari keterlambatan

 Apabila keterlambatan melibihi 50 hari maka supplier akan dikenakan penalty maksimum sebesar 5%

 Apabila setelah 50 hari hanya ada sebagian produk yang sudah memiliki nomor GR (barang sudah diterima) akan tetapi supplier tidak sanggup memenuhi sisa produk lainnya dan ingin melanjutkan ke tahap invoice, maka supplier dapat upload Statement Letter yang menyatakan bahwa supplier bersedia dikenakan penalti maksimum sebesar 5%

Supplier dapat melihat penalti yang diterima dengan cara berikut:

2. Klik menu Purchase

Gambar 21. Menu Pemesanan – Penalti

3. Klik data Purchase ID

Gambar 22. Daftar Pemesanan Produk yang Kena Penalti

(19)

19 / 21 4. Upload statement letter

Gambar 23. Unggah Surat Pernyataan 5. Klik tombol Submit untuk update invoice

(20)