BAB II
GAMBARAN PELAYANAN SEKRETARIAT DPRD KOTA SURABAYA 2.1 Tugas, Fungsi, dan Struktur Organisasi
2.1.1 Tugas dan Fungsi Sekretariat DPRD Kota Surabaya
Organisasi Sekretariat DPRD Kota Surabaya diatur dengan menurut Peraturan Walikota Kota Surabaya Nomor 68 Tahun 2021 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Uraian Tugas Dan Fungsi Serta Tata Kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Surabaya. Kedudukan Sekretariat DPRD menurut Peraturan Walikota Kota Surabaya Nomor 68 Tahun 2021 merupakan unsur pelayanan administrasi dan pemberian dukungan terhadap tugas dan fungsi DPRD. Sekretariat DPRD dipimpin oleh seorang Sekretaris DPRD yang secara teknis operasional berada dibawah dan bertanggungjawab kepada pimpinan DPRD dan secara administratif bertanggungjawab kepada Kepala Daerah melalui Sekretaris Daerah. Sekretaris DPRD diangkat dan diberhentikan dengan Keputusan Kepala Daerah atas persetujuan pimpinan DPRD setelah berkonsultasi dengan pimpinan fraksi.
Sekretariat DPRD mempunyai tugas menyelenggarakan administrasi kesekretariatan dan keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD, serta menyediakan dan mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD dalam melaksanakan hak dan fungsinya sesuai dengan kebutuhan.
Sekretariat DPRD dalam melaksanakan tugasnya menyelenggarakan fungsi:
1. Penyelenggaraan administrasi kesekretariatan DPRD;
2. Penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD;
3. Fasilitasi penyelenggaraan rapat-rapat DPRD; dan
4. Penyediaan dan pengoordinasian tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD.
2.1.2 Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Kota Surabaya
Menurut Peraturan Walikota Kota Surabaya Nomor 68 Tahun 2021 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Uraian Tugas Dan Fungsi Serta Tata Kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Surabaya terdiri dari : 1. Sekretariat DPRD.
2. Bagian Umum terdiri dari : a. Sub Bagian Keuangan.
3. Bagian Rapat dan Perundang-undangan;
4. Bagian Informasi dan Protokol;
5. Kelompok Jabatan Fungsional.
Sesuai Peraturan Walikota Kota Surabaya Nomor 68 Tahun 2021 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Uraian Tugas Dan Fungsi Serta Tata Kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Surabaya.
1. Sekretaris DPRD
Sekretariat DPRD mempunyai tugas menyelenggarakan administrasi kesekretariatan dan keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD, serta menyediakan dan mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD dalam melaksanakan hak dan fungsinya sesuai dengan kebutuhan. Sekretariat DPRD dalam melaksanakan tugasnya menyelenggarakan fungsi:
a. Penyelenggaraan administrasi kesekretariatan DPRD;
b. Penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD;
c. Fasilitasi penyelenggaraan rapat-rapat DPRD; dan
d. Penyediaan dan pengoordinasian tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD.
2. Bagian Umum
Bagian Umum mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Sekretariat DPRD di bidang tata usaha dan kepegawaian, rumah tangga dan perlengkapan, keuangan yang meliputi menyusun dan melaksanakan rencana program dan petunjuk teknis, melaksanakan koordinasi dan kerjasama dengan lembaga dan instansi lain, melaksanakan pengawasan dan pengendalian, melaksanakan evaluasi dan pelaporan, dan melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD sesuai dengan tugas dan fungsinya.. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud Bagian Umum mempunyai fungsi :
a. pelaksanaan penyusunan rencana program kerja dan petunjuk teknis di bagian umum;
b. pelaksanaan program kerja dan petunjuk teknis di bagian umum;
c. pelaksanaan koordinasi dan kerja sama dengan lembaga dan instansi lain;
d. pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan tugas-tugas Bagian;
e. pelaksanaan penyusunan rencana program DPRD dan Sekretariat DPRD;
f. pelaksanaan pengendalian program dan kegiatan DPRD dan Sekretariat DPRD;
g. pelaksanaan bahan laporan pelaksanaan program dan kegiatan DPRD dan Sekretariat DPRD;
h. pelaksanaan koordinasi penanganan masalah hukum;
i. pelaksanaan kegiatan administrasi umum;
j. pelaksanaan pengelolaan administrasi kepegawaian;
k. pelaksanaan koordinasi penyelesaian rekomendasi hasil pengawasan;
l. pelaksanaan pembinaan organisasi dan ketatalaksanaan;
m. pelaksanaan penyusunan dokumen, monitoring dan evaluasi penerapan manajemen resiko;
n. pelaksanaan pengelolaan data dan informasi;
o. pelaksanaan koordinasi pelaporan indikator kinerja perangkat daerah yang tertuang dalam dokumen perencanaan strategis;
p. pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan indikator kinerja perangkat daerah yang tertuang dalam dokumen perencanaan strategis;
q. pelaksanaan rencana kebutuhan rumah tangga kantor dan rumah jabatan Pimpinan DPRD;
r. pelaksanaan pengadaan, pengelolaan dan pemeliharaan barang inventaris;
s. pelaksanaan pengelolaan, pemeliharaan dan perbaikan gedung DPRD dan rumah jabatan Pimpinan DPRD termasuk fasilitas penunjangnya;
t. pelaksanaan pengadaan pakaian dinas DPRD termasuk atributnya;
u. pelaksanaan penatausahaan barang milik daerah;
v. pelaksanaan koordinasi penyusunan anggaran DPRD dan Sekretariat DPRD;
w. pelaksanaan pengelolaan keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD;
x. pelaksanaan verifikasi kelengkapan dokumen pembayaran DPRD dan Sekretariat DPRD;
y. pelaksanaan penyusunan laporan pertanggungjawaban keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD;
z. pelaksanaan pengawasan dan pengendalian di bagian umum;
aa. pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaporan kinerja yang tertuang dalam dokumen perencanaan strategis; dan
bb. pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Bagian Umum dalam melaksanakan tugas dan fungsi rumah tangga dan perlengkapan serta tugas dan fungsi tata usaha dan kepegawaian sebagaimana dimaksud dalam penjabaran tugas dan fungsi diatas, dibantu oleh pejabat fungsional yang diberi tugas tambahan sebagai sub koordinator.
a. Sub Bagian Keuangan, mempunyai tugas :
i. menyiapkan bahan penyusunan rencana program kerja dan petunjuk teknis di Sub Bagian Keuangan;
ii. menyiapkan bahan pelaksanaan program kerja dan petunjuk teknis di Sub Bagian Keuangan;
iii. menyiapkan bahan pelaksanaan koordinasi dan kerjasama dengan lembaga dan instansi lain;
iv. melaksanakan koordinasi penyusunan anggaran DPRD dan Sekretariat DPRD;
v. melaksanakan pengelolaan keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD;
vi. melaksanakan verifikasi kelengkapan dokumen pembayaran DPRD dan Sekretariat DPRD;
vii. menyusun laporan pertanggungjawaban keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD;
viii. melaksanakan pengawasan dan pengendalian di Sub Bagian Keuangan;
ix. menyiapkan pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan kinerja yang tertuang dalam dokumen perencanaan strategis; dan
x. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum sesuai dengan tugas dan fungsinya
3. Bagian Rapat dan Perundang-undangan
Bagian Rapat dan Perundang-undangan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Sekretariat DPRD di bidang rapat dan risalah, perundang- undangan dan kajian hukum yang meliputi menyusun dan melaksanakan rencana program kerja dan petunjuk teknis, melaksanakan koordinasi dan kerjasama dengan lembaga dan instansi lain, melaksanakan pengawasan dan pengendalian, melaksanakan evaluasi dan pelaporan, dan melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD sesuai dengan tugas dan fungsinya. Bagian Rapat dan Perundang-undangan mempunyai fungsi :
a. pelaksanaan penyusunan rencana program kerja dan petunjuk teknis di bidang rapat dan perundang-undangan;
b. pelaksanaan koordinasi dan kerja sama dengan lembaga dan instansi lain;
c. pelaksanaan persiapan, penggandaan dan pendistribusian bahan rapat DPRD;
d. pelaksanaan pembuatan, penggandaan dan pendistribusian catatan, laporan dan risalah rapat DPRD;
e. pelaksanaan dokumentasi berkas- berkas rapat DPRD;
f. pelaksanaan persiapan konsumsi rapat DPRD;
g. pelaksanaan penghimpunan dan pengelolaan dokumen peraturan perundang-undangan;
h. pelaksanaan persiapan bahan/materi pembentukan Peraturan Daerah, Produk Hukum Daerah DPRD dan Sekretaris DPRD;
i. pelaksanaan persiapan bahan penyusunan rancangan produk hukum DPRD dan Sekretaris DPRD;
j. pelaksanaan persiapan bahan pengkajian hukum dan peraturan perundang-undangan;
k. pelaksanaan persiapan bahan/materi kegiatan Badan Pembentukan Peraturan Daerah;
l. pelaksanaan fasilitasi penyelenggaraan sosialisasi raperda prakarsa DPRD;
m. pelaksanaan koordinasi tenaga ahli dan narasumber;
n. pelaksanaan pengawasan dan pengendalian di bidang rapat dan perundang-undangan;
o. pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan kinerja yang tertuang dalam dokumen perencanaan strategis; dan
p. pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD sesuai tugas dan fungsinya.
Bagian Rapat dan Perundang-undangan dalam melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud, dibantu oleh pejabat fungsional yang diberi tugas tambahan sebagai sub koordinator.
4. Bagian Informasi dan Protokol
Bagian Informasi dan Protokol mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Sekretariat DPRD di bidang informasi, fasilitasi penjaringan aspirasi masyarakat, dan perpustakaan, protokol dan keamanan yang meliputi menyusun dan melaksanakan rencana program dan petunjuk teknis, melaksanakan koordinasi dan kerjasama dengan lembaga dan instansi lain, melaksanakan pengawasan dan pengendalian, melaksanakan evaluasi dan pelaporan, dan melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD sesuai dengan tugas dan fungsinya. Untuk melaksanakan tugas Bagian Informasi dan Protokol mempunyai fungsi :
a. pelaksanaan penyusunan rencana program kerja dan petunjuk teknis di bidang informasi dan protokol;
b. pelaksanaan program kerja dan petunjuk teknis di bidang informasi dan protokol;
c. pelaksanaan koordinasi dan kerja sama dengan lembaga dan instansi lain;
d. pelaksanaan penghimpunan dan pengolahan bahan, informasi dan publikasi kegiatan DPRD;
e. pelaksanaan penyusunan laporan informasi dan publikasi kegiatan DPRD;
f. pelaksanaan pengelolaan perpustakaan DPRD;
g. pelaksanaan pembangunan dan pengelolaan sistem teknologi dan informasi DPRD dan situs DPRD;
h. pelaksanaan pengelolaan penerbitan media/majalah DPRD;
i. pelaksanaan fasilitasi penerimaan dan penjaringan aspirasi masyarakat;
j. pelaksanaan persiapan bahan dan petunjuk teknis keprotokolan dan keamanan;
k. pelaksanaan pelayanan keprotokolan untuk acara kedinasan Pimpinan dan Anggota DPRD;
l. pelaksanaan pelayanan penerimaan tamu;
m. pelaksanaan pelayanan perjalanan dinas DPRD;
n. pelaksanaan tugas pengamanan kantor DPRD dan rumah jabatan Pimpinan DPRD;
o. pelaksanaan pengawasan dan pengendalian di bidang informasi dan protokol;
p. pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan kinerja bidang yang tertuang dalam dokumen perencanaan strategis; dan
q. pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD sesuai dengan tugas dan fungsinya
Bagian Informasi dan Protokol dalam melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2), dibantu oleh pejabat fungsional yang diberi tugas tambahan sebagai sub koordinator.
5. Kelompok Jabatan Fungsional
Kelompok Jabatan Fungsional terdiri atas sejumlah tenaga dalam jabatan fungsional keahlian dan jabatan fungsional keterampilan. Jenis jenjang dan jumlah jabatan fungsional sebagaimana dimaksud, ditetapkan oleh Kepala Daerah berdasarkan kebutuhan dan beban kerja, sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pejabat fungsional yang diberi tugas tambahan sebagai sub koordinator dalam membantu melaksanakan tugas dan fungsi Bagian ditetapkan oleh Walikota. Nomenklatur dan tugas sub koordinator sebagaimana dimaksud ditetapkan dengan Keputusan Walikota.
Gambar 2.1 STRUKTUR ORGANISASI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURABAYA
2.2 Sumber Daya
2.2.1 Sumber Daya Manusia
Sumber daya Sekretariat DPRD Kota Surabaya sebagai berikut : PNS Golongan IV a = - orang
b = 2 orang c = - orang d = - orang
Jumlah 2 orang
PNS Golongan III a = 5 orang b = 4 orang c = 2 orang d = 9 orang
Jumlah 20 orang
PNS Golongan II a = 1 orang
b = 6 orang
c = 3 orang d = 26 orang
Jumlah 36 orang
PNS Golongan I a = 0 orang b = 0 orang
SEKRETARIAT DPRD
BAGIAN UMUM
BAGIAN RAPAT DAN PERUNDANG-
UNDANGAN
BAGIAN INFORMASI DAN PROTOKOL
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
SUB BAGIAN KEUANGAN
c = 0 orang d = 1 orang
Jumlah 1 orang
Harian Lepas (Honor) 1 orang Jumlah seluruh karyawan/wati 60 orang
Jumlah Tenaga Non PNS 311 Orang (Update 2021)
2.2.2 Sumber Daya Aset/Modal
Barang-barang inventaris Sekretariat DPRD Kota Surabaya terdiri dari : a. Barang-barang tidak bergerak terdiri dari :
- Gedung Kantor DPRD di Jl. Yos Sudarso NO. 18-22 Surabaya - Rumah Jabatan Ketua DPRD di Jl. Porong No. 8-10 Surabaya - Mesin genset / generator
b. Barang- barang bergerak terdiri dari : - Kendaraan Dinas
- Mebelair - Mesin Ketik - Komputer - Sound system
c. Barang-barang habis pakai terdiri dari :
- Buku, barang cetakan dan alat tulis kantor - Peralatan kebersihan
- Elektronika
d. Perpustakaan terdiri dari :
- Buku, barang cetakan dan alat tulis kantor
- Koleksi buku 3.415 eksemplar yang berasal dari pembelian dari berbagai penerbit, serta hibah dari instansi terkait.
e. Website
2.3 Kinerja Pelayanan
Untuk merumuskan faktor-faktor penting untuk merencanakan tujuan dan sasaran Sekretariat DPRD lima tahun ke depan, maka pengukuran kinerja Sekretariat DPRD terhadap target sasaran dan program pada Renstra periode lalu penting untuk dilakukan. Dengan mengukur capaian sasaran/target pada Renstra periode lalu dan/atau indikator kinerja lainnya, akan didapatkan rumusan potensi dan permasalahan Sekretariat DPRD untuk dipertimbangkan dalam penyusunan Renstra periode berikutnya. Kinerja Sekretariat DPRD juga diukur terhadap target program yang
tertuang dalam RPJMD Kota Surabaya Tahun 2016-2021 maupun Renstra Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021. Pencapaian kinerja pelayanan Sekretariat DPRD Kota Surabaya disajikan dalam bentuk Tabel T-C.23 dan Tabel T-C.24 pada tabel 1 dan tabel 2.
Tabel 2.1 Pencapaian Kinerja Pelayanan Sekretariat DPRD Surabaya (T-C.23)
Tabel 2.2 Anggaran dan Realisasi Pendanaan Pelayanan Perangkat Daerah Sekretariat DPRD Kota Surabaya (T-C.24)
Berdasarkan tabel TC-23 dan TC-24 dapat kita simpulkan bahwa kegiatan Penyusunan Dokumen Kajian/Telaah terhadap Kebijakan Daerah tidak dapat memenuhi target pada tahun 2018 Hal ini disebabkan antara lain karena Penyusunan Dokumen Kajian/Telaah terhadap Kebijakan Daerah sangat dipengaruhi oleh faktor eksternal Kesesuaian jadwal tenaga ahli atau pakar serta perubahan regulasi dari Pemerintah Pusat. Pada tahun 2019 kegiatanPembahasan Rancangan Peraturan Daerah juga tidak memenuhi target dikarenakan faktor penyebab eksternal yang sama. Pada tahun 2020 kegiatan Pembahasan dan Penyusunan Kajian Kebijakan dan Rancangan Peraturan Daerah juga tidak memenuhi target selain dikarenakan faktor eksternal keterbatasan narasumber dan perubahan regulasi pemerintah pusat juga dikarenakan oleh keterbatasan pertemuan yang disebabkan oleh pandemi Covid-19. Kebijakan pembatasan perjalanan selama pandemi Covid 19 juga mengakibatkan penurunan aktifitas kunjungan kerja dan studi banding daripada sebelum terjadinya pandemi.
2.4 Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan Perangkat Daerah Dengan melakukan analisis terhadap renstra Sekertariat DPRD Provinsi Jawa Timur, hasil telaahan terhadap RTRW dan hasil analisis terhadap KLHS maka dihasilkan tantangan dan peluang pengembangan pelayanan sekretariat DPRD untuk 5 tahun mendatang sebagai berikut :
Tantangan :
1. Semakin besarnya volume kegiatan DPRD dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya sebagai badan legislatif, maka diperlukan optimalisasi dalam pendayaan sumber daya aparatur Sekretariat DPRD;
2. Tuntutan peningkatan dan ketepatan kualitas pelayanan yang dibutuhkan anggota dan pimpinan DPRD yang cukup tinggi sehingga diperlukan optimalisasi sarana dan prasarana yang ada;
3. Semakin berkembangnya era keterbukaan informasi sehingga diperlukan komunikasi yang intensif antara masyarakat dengan anggota dan pimpinan DPRD;
4. Perlunya peningkatan kapasitas untuk menambah wawasan DPRD dan Sekretariat DPRD secara berkala.
Peluang:
1. Adanya kewenangan dalam melaksanakan kegiatan pendampingan dan keprotokolan kepada anggota dan pemimpin DPRD;
2. Tingginya kesadaran masyarakat terhadap pentingnya menyampaikan aspirasinya secara dinamis dan demokratis;
3. Ketersediaan sumber daya yang mendukung pelaksanaan kegiatan anggota dan pimpinan DPRD.
