MS ISO 9001 : 2015 PENGURUSAN PENYELENGGARAAN PERKAKASAN DAN SISTEM PDTMT-PK(S)-24. Terima Arahan. Laman Web. Perlaksanaan Tugas

MS ISO 9001 : 2015

PENGURUSAN PENYELENGGARAAN PERKAKASAN DAN SISTEM

PDTMT-PK(S)-24

Keluaran : 02 Tarikh : 09.09.2020

Pindaan : Tarikh :

1 daripada 7

1. CARTA ALIR

PENGURUSAN PENYELENGGARAAN PERKAKASAN DAN SISTEM

3.2(a)

3.2(a)(i) 3.2(a)(ii) 3.2(a)(iii)

3.1(a)(i)

Terima Arahan P enyelenggaraan

ICT Pintu Masuk Elektronik (Access Door) Kam era Litar

Tertutup (CCTV)

Perlaksanaan T ugas

Dalaman Luaran

T idak boleh Dibaiki Boleh Dibaiki

Lantikan Pembekal

Perlu bajet T idak Perlu Bajet

Pembelian

T erus T ender Sebutharga

T erus T ender Sebutharga

T indakan Penyelenggaraan T indakan Perlupusan

Pengesahan Penilaian pengguna

Aduan Berkala

Sediakan Jadual T indakan

Analisa, Penilaian dan Laporan

Rekod P erkakasan

P ejabat Daerah dan Tanah

Melaka Tengah Laman Web Sistem

4

5

6 3

2.1 2.2

2.2(a)

3.1 3.2

3.1(a) 3.1(b)

3.1(b)(i) 3.1(b)(ii)

3.1(b)(ii)(1)

3.1(b)(ii)1a 3.1(b)(ii)1b 3.1(b)(ii)1c

1.1(a) 1.1(b) 1.1(c)

1.1 1.2 1.3

1

2

DOKUMEN TAK TERKAWAL

MS ISO 9001 : 2015

PENGURUSAN PENYELENGGARAAN PERKAKASAN DAN SISTEM

PDTMT-PK(S)-24

Keluaran : 02 Tarikh : 09.09.2020

Pindaan : Tarikh :

2 daripada 7

2. PROSES KERJA

PENGURUSAN PENYELENGGARAAN DAN PEMANTAUAN SISTEM

BIL. PENERANGAN PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB

1. TERIMA ARAHAN PENYELENGGARAAN.

Aduan akan diterima daripada Pegawai dan kakitangan Pejabat Daerah dan Tanah Melaka Tengah.

Penyelenggaraan terbahagi kepada 3 jenis:

i) Perkakasan Pejabat Daerah dan Tanah Melaka Tengah.

ii) Laman Web iii) Sistem

Setelah arahan penyelenggaraan diterima, Proses Pelaksanaan tugas (proses 2) akan dijalankan.

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Kanan/ Penolong Pegawai Teknologi

Maklumat/Juruteknik Komputer.

Juruteknik Komputer

1.1 Perkakasan Pejabat Daerah dan Tanah Melaka Tengah

- Peralatan berkaitan Teknologi Maklumat Pejabat Daerah dan Tanah Melaka Tengah yang diselenggara oleh Unit Teknologi Maklumat. Terbahagi kepada 3 jenis perkakasan:-

1.1(a) Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT) iaitu peralatan-peralatan Komputer desktop , pencetak, pengimbas, komputer riba dan LCD Projector.

1.1(b) Kamera Litar Tertutup (CCTV) -CCTV yang dipasang di setiap unit aras bawah dan satu Pejabat Daerah dan Tanah Melaka Tengah.

1.1(c) Pintu Keluar Masuk Elektronik (Access Door).

-Kawalan pintu keluar masuk di setiap unit aras bawah dan satu Pejabat Daerah dan Tanah Melaka Tengah.

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Kanan/ Penolong Pegawai Teknologi Maklumat /Juruteknik Komputer.

1.2 Laman Web

Laman web Pejabat Daerah dan Tanah Melaka Tengah (https://www.pdtmt.gov.my). Laman web akan dipantau setiap hari bagi pengemaskinian dan pemantauan maklumat.

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Kanan / Penolong Pegawai Teknologi Maklumat.

7

DOKUMEN TAK TERKAWAL

MS ISO 9001 : 2015

PENGURUSAN PENYELENGGARAAN PERKAKASAN DAN SISTEM

PDTMT-PK(S)-24

Keluaran : 02 Tarikh : 09.09.2020

Pindaan : Tarikh :

3 daripada 7

1.3 Sistem

- Sistem yang digunakan oleh Pejabat Daerah dan Tanah Melaka Tengah.

a) Sistem Pengurusan Tanah Negeri Melaka (eTanah).

b) Sistem Aduan Helpdesk.

c) Sistem Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri Melaka (eMMKN).

d) Sistem SPEKs (Sistem Pengurusan Kewangan).

e) Sistem eSPEK (Sistem Gaji).

f) Sistem Kehadiran Kakitangan (PCRS).

g) Sistem 1Mapping.

h) Sistem Pembayaran Cukai Tanah Online (eBayar).

i) Sistem Tempahan Makanan.

j) Sistem Tempahan Bilik Mesyuarat.

k) Sistem Pengurusan Khidmat Pengurusan.

2. PELAKSANAAN TUGAS

Tugas-tugas akan dilaksanakan melalui:

2.1 Aduan

- Aduan diterima daripada Pegawai / Kakitangan Pejabat Daerah dan Tanah Melaka Tengah.

- Aduan akan terus ke proses tindakan (proses 3) tujuan penyelenggaraan.

2.2 Penyelenggaran Berkala

- Penyelenggaraan berkala juga akan dibuat 2 kali setahun ( 6 bulan pertama dan 6 bulan kedua) bagi memastikan peralatan berfungsi dengan baik.

2.2(a) Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Kanan / Penolong Pegawai Teknologi Maklumat akan menyediakan Jadual Berkala.

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Kanan/ Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Juruteknik Komputer

Juruteknik Komputer

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Kanan/ Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

3. TINDAKAN

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat (Kanan) akan menentukan tindakan yang akan diambil sama ada :-

3.1 Dalaman

- Penyelenggaraan yang akan dibuat oleh Sokongan teknikal ICT (Penolong

Pegawai Teknologi Maklumat / Juruteknik

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Kanan.

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat / Juruteknik

Komputer

DOKUMEN TAK TERKAWAL

MS ISO 9001 : 2015

PENGURUSAN PENYELENGGARAAN PERKAKASAN DAN SISTEM

PDTMT-PK(S)-24

Keluaran : 02 Tarikh : 09.09.2020

Pindaan : Tarikh :

4 daripada 7 Komputer) sama ada :-

3.1(a) Tidak boleh dibaiki

3.1(a)(i) Jika tidak boleh dibaiki, tindakan pelupusan akan diambil.

Rujuk Tatacara 1 Pekeliling Perbendaharaan Pengurusan Aset Kerajaan (Pelupusan).

3.1(b) Boleh dibaiki

Jika boleh dibaiki / diselenggara, Juruteknik Komputer akan memeriksa Masalah kerosakan perkakasan / sistem tersebut sama ada:-

3.1(b)(i) Tidak memerlukan bajet

Juruteknik Komputer akan membaiki terus dan melaporkan kepada Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Kanan tindakan yang telah dibuat dan terus ke proses Analisa Laporan Proses 6).

3.1(b)(ii)

Perlu Bajet

Jika kerosakan perkakasan / sistem memerlukan bajet, Penolong Pegawai Teknologi Maklumat akan mendapatkan sebutharga bagi pembelian peralatan / alat ganti / perisian tersebut.Terus ke proses Pembelian 3.1(b)(ii)1 (rujuk Tatacara 1 Pekeliling Perbendaharaan Pengurusan Aset Kerajaan) sama ada secara:-

3.1(b)(ii)1a Terus;

3.1(b)(ii)1b Tender;

3.1(b)(ii)1c Sebutharga;

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Kanan,

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat / Juruteknik

Komputer / Pembantu Tadbir Aset

Juruteknik Komputer

Juruteknik Komputer

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

- Jika lulus, terus ke Tindakan Penyelenggaraan Proses 4).

3.2 Luaran

- Adalah kerosakan memerlukan pembaikan daripada pembekal luar.

- Penolong Pegawai Teknologi Maklumat mendapatkan sebutharga bagi pembaikan kerosakan tersebut sekurang-kurangnya 3 sebutharga mengikut spesifikasi yang ditetapkan.

- Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Kanan akan melantik pembekal seperti di Proses 3.2(a) yang dipilih berdasarkan spesifikasi yang diluluskan.

- Jika lulus, proses 3.2(a)(i) untuk pembelian terus <RM10,000 atau Proses 3.2(a)(ii)

>RM20,000.00 sebutharga atau Proses 3.2(a)(iii) Tender diteruskan.

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat.

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

Kanan

DOKUMEN TAK TERKAWAL

MS ISO 9001 : 2015

PENGURUSAN PENYELENGGARAAN PERKAKASAN DAN SISTEM

PDTMT-PK(S)-24

Keluaran : 02 Tarikh : 09.09.2020

Pindaan : Tarikh :

5 daripada 7

4. TINDAKAN PENYELENGGARAAN

Jika lulus, proses penyelenggaraan diteruskan.

Juruteknik Komputer akan menghubungi pembekal luar dan pembekal luar akan mengisi Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT untuk Penyelenggaraan.

Juruteknik Komputer

5. PENGESAHAN PENILAIAN PENGGUNA.

Juruteknik Komputer akan mengisi Borang Aduan Kerosakan Perkakasan / Sistem untuk tujuan pengesahan Penilaian Pengguna sama ada boleh digunakan atau tidak.

Juruteknik Komputer

6. ANALISA, PENILAIAN DAN LAPORAN

Semua kerja yang diterima daripada arahan aktiviti Unit Teknologi Maklumat akan dikumpulkan bagi mengenalpasti jumlah sebenar arahan yang diterima samada pelaksanaan kerja tersebut berjaya atau tidak mencapai keperluan yang ditetapkan. Contoh:

Penyelenggaraan Aduan Perkakasan Komputer diselesaikan dalam tempoh 1 hari bekerja.

Juruteknik Komputer

7. REKOD

Semua Pelaksanaan kerja yang dibuat akan disimpan dan direkodkan dengan jelas sebagai bukti pelaksanaan kerja dan rujukan kepada pihak-pihak yang berkaitan.

Juruteknik Komputer

3. REKOD KUALITI

BIL. JENIS REKOD LOKASI TEMPOH

1. Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan KEW PA-10

Unit Teknologi Maklumat

3 Tahun 2. Borang Permohonan Pergerakan / Pinjaman Aset Alih

KEW PA-9

3. Senarai semak Pengemaskinian Laman Web Jabatan

4. Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT Untuk Penyelenggaraan.

5. Rekod Penyelenggaraan Berkala

6. Rekod Penyelenggaraan Laman Web dan CCTV

DOKUMEN TAK TERKAWAL

MS ISO 9001 : 2015

PENGURUSAN PENYELENGGARAAN PERKAKASAN DAN SISTEM

PDTMT-PK(S)-24

Keluaran : 02 Tarikh : 09.09.2020

Pindaan : Tarikh :

6 daripada 7

4. LAMPIRAN

BIL LAMPIRAN PERKARA

1. Lampiran 1 Senarai Semak Laman Web

- Maklumat Pengedalian Insiden Keselamatan ICT - Maklumbalas Tindakan Susulan Dari Pengendalian Insiden Keselamatan ICT

- Surat arahan daripada MAMPU

2. Lampiran 2 Borang Peminjaman / Penggunaan Peralatan ICT 3. Lampiran 3 (KEW PA-6 Daftar Pergerakan Harta Modal dan

Inventori)

4. Lampiran 4 (KEW.PA-9 Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan)

5. Lampiran 5 Borang Aduan kerosakan Komputer

6. Lampiran 6 (Manual Prosedur Sistem eTanah –Modul UAM) 7 Lampiran 7 (KEW.PA-14 Rekod Penyelenggaraan Harta Modal)

5. RUJUKAN PROSES KERJA:

5.1 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 2. 2015 -Garis Panduan Pengurusan Laman Web Agensi Sektor Awam.

5.2 Arahan Pengarah Tanah dan Galian

5.3 Pekeliling Ketua Pengarah Tanah dan Galian Persekutuan 5.4 Manual Sistem e-Tanah.

5.5 Pekeliling Perbendaharaan Malaysia –Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan.

5.6 Surat Arahan MAMPU bertarikh : 5 Disember 2017

- Kriteria pemantauan pemgemaskinian laman web Jabatan / Agensi Kerajaan Negeri Melaka.

6. OBJEKTIF KUALITI

Memastikan aduan kerosakan perkakasan ICT diselesaikan dalam tempoh 1 hari bekerja tanpa melibatkan pembekal luar dan masalah sistem diselesaikan dalam tempoh 3 hari bekerja.

DOKUMEN TAK TERKAWAL

MS ISO 9001 : 2015

PENGURUSAN PENYELENGGARAAN PERKAKASAN DAN SISTEM

PDTMT-PK(S)-24

Keluaran : 02 Tarikh : 09.09.2020

Pindaan : Tarikh :

7 daripada 7

7. PENGETAHUAN ORGANISASI

Pihak pengurusan akan memastikan bahawa setiap proses kerja yang dibuat oleh kakitangan diketahui oleh kakitangan yang lain supaya pelaksanaan kerja yang dibuat berkesinambungan walaupun kakitangan tersebut bercuti, berhenti dan sebagainya. Perkongsian pengetahuan ini dibuat adalah bertujuan supaya 1. Pelaksanaan kerja yang telah / sedang / yang akan datang akan

dilaksanakan dengan mudah oleh kakitangan lain.

2. Pengetahuan yang dimiliki oleh kakitangan tersebut (pengalaman, kepakaran dan lain-lain) dapat dikongsi bersama supaya ianya dapat dimanfaatkan oleh kakitangan lain seperti :

a) Perbincangan bersama

b) Tunjuk ajar dari kakitangan lama c) Bengkel

d) Lain-lain aktiviti (memo, email, rekod dan sebagainya) 8. ANALISA DATA DAN PENILAIAN

Setiap tindakan yang dilaksanakan akan dinilai setiap bulan oleh pihak

pengurusan bagi mengetahui pencapaian kualiti yang telah ditetapkan melalui analisa data serta direkod dan diminitkan di dalam Mesyuarat Pengurusan.

9. PENGURUSAN RISIKO

Pengurusan risiko adalah tindakan yang diambil bagi mengelak atau mengurangkan kemungkinan boleh terjadinya perkara negatif pada masa akan datang. Dalam konteks PDTMT, terdapat isu-isu dalaman dan luaran yang berkaitan dengan halatuju serta objektif penubuhan PDTMT. Input kepada Pengurusan risiko boleh dikenal pasti dari isu-isu dalaman dan luaran.

No. Klausa 4 Klausa 6

Isu Dalaman Isu Luaran Risiko Miligasi

(tindakan bagi elak/kurangkan

risiko)

Pengesahan (tindakan

susulan pemantauan

dan keberkesanan

bukti)

DOKUMEN TAK TERKAWAL