INFORMASI PRA KEGIATAN PELATIHAN PEKERTI DAN AA

(1)

INFORMASI PRA KEGIATAN PELATIHAN PEKERTI DAN AA

Contact Person : Matari 085230063681 Agung 085259128331 Santi 082132313221

PELAKSANA KEGIATAN

PERGURUAN TINGGI SWASTA DI LINGKUNGAN

KOPERTIS WILAYAH VII JAWA TIMUR

(2)

Langkah-Langkah Persiapan Pelaksanaan Pelatihan Pekerti dan AA Bagi PTS di Lingkungan Kopertis Wilayah VII Jawa Timur.

1. PTS mengajukan permohonan tertulis melalui surat resmi dari Pimpinan PTS yang ditujukan ke Koordinator Kopertis Wilayah VII Jawa Timur. (untuk mempercepat proses kegiatan dapat di fax ke nomor 031-5947479, sedangkan aslinya dikirimkan ke Kopertis Wilayah VII Jatim d.a Jl. Dr. Ir. H Sukarno nomor 177 Surabaya.

Adapun isi surat adalah :

a. Permohonan bantuan fasilitator pelatihan PEKERTI atau AA

b. Rencana hari, tanggal dan tempat pelaksanaan pelatihan, (yang akan disesuaikan dengan jadwal yang ada di Kopertis Wilayah VII Jatim)

c. Rencana Jumlah Peserta

d. Contact person panitia penyelenggara yang bisa dihubungi oleh Staf Kepegawaian Kopertis Wilayah VII Jatim.

2. Surat permohonan akan ditindaklanjuti dengan surat balasan resmi dari Kopertis Wilayah VII Jawa Timur.

3. Persiapan yang perlu dilakukan oleh PTS :

a. Pendaftaran peserta pelatihan (peserta pekerti mengisi formulir pendaftaran, kemudian mengirimkan daftar nama peserta pelatihan secara keseluruhan maksimal 10 hari sebelum pelaksanaan kegiatan pelatihan.

b. Peserta wajib membawa:

1. Laptop masing-masing untuk mengerjakan tugas-tugas selama pelatihan berlangsung.

2. Bahan ajar yang sedang digunakan dalam proses pengajaran

3. Membawa contoh GBPP/Silabus, SAP/ RPP dan kontrak kuliah yang pernah dibuat di PTS masing-masing .

c. Persiapan tempat pelatihan beserta peralatannya antara lain :

1. Spanduk Pelatihan dipasang di depan ruangan pelatihan. Adapun isi dari spanduk adalah : judul pelatihan, tempat dan tanggal pelaksanaan pelatihan

2. LCD projector 1 unit

3. Laptop 2 unit & printer 1 unit (1 unit laptop untuk LCD Projector dan 1 unit laptop yang lain untuk meja sekretariat dengan printernya) 4. Stop kontak/aliran listrik untuk charge laptop di seluruh meja peserta-

narasumber-panitia

5. Sound system (microphone sebaiknya ada 2 untuk narasumber &

persiapan untuk sesi tanya jawab)

6. Papan flip chart 1 unit beserta kertasnya.

7. Kertas HVS A4 2 rim, spidol broadmarker untuk flipchat

8. Penempatan ruang konsumsi yang terpisah dengan ruangan pelatihan

agar tidak mengganggu jalannya pelatihan

(3)

9. Meja kursi pelatihan disetting layout-nya seperti pada gambar lampiran.

10. Panitia lokal setiap hari 2 orang standby di ruangan yang bertugas untuk untuk daftar hadir, dokumentasi, mengatur lalu lintas microphone pada saat tanya jawab serta menghandle permasalahan yang berkaitan dengan troubleshooting laptop, soundsystem dan masalah teknis lainnya.

11. Untuk keperluan administratif disiapkan daftar hadir rangkap 2 setiap hari 2 kali, dan biodata peserta yang memuat nama dan gelar untuk keperluan sertifikat – mohon diperhatikan agar tidak terjadi kesalahan penulisan sertifikat.

12. Pada saat pelatihan berlangsung, panitia lokal siap apabila diperlukan untuk fotocopy form2 atau materi-materi tambahan dari narasumber yang diperlukan untuk mengerjakan tugas-tugas yang diberikan narasumber kepada peserta selama pelatihan.

13. Mempersiapkan penginapan, konsumsi dan transportasi lokal untuk narasumber dan panitia (bila narasumber berasal dari luar kota atau tempat pelaksanaan di luar kota surabaya).

14. Konsumsi untuk peserta pelatihan, narasumber dan panitia selama kegiatan pelatihan berlangsung adalah makan siang dan 2 (dua) kali coffe break.

15. Pada saat pelatihan berlangsung di meja narasumber disediakan air mineral.

16. Sedangkan konsumsi bagi narasumber dan panitia pada saat breakfast (sarapan pagi) dan saat makan malam disediakan di penginapan.

17. Melunasi biaya pelatihan maksimal 1 minggu sebelum pelaksanaan kegiatan pelatihan.

18. Berkoordinasi dengan panitia pendamping narasumber dari kopertis untuk pelaksanaan teknis di lapangan.

4. Kopertis akan menyediakan tas pelatihan, name tag, materi (powerpoint dan buku pekerti) dalam bentuk CD, notebook dan ballpoint.

5. Pada akhir pelaksanaan panitia pelaksana dari PTS mengkoordinir pengumpulan dan pengiriman tugas pelatihan secara kolektif dan dikirimkan ke Kopertis Wilayah VII Jawa Timur untuk dinilaikan sehingga sertifikat pelatihan dapat di proses.

-**-

(4)

CHEK LIST PERSIAPAN KEGIATAN PEKERTI/AA

CEK DAFTAR KEBUTUHAN URAIAN KETERANGAN

ADMINISTRASI

Daftar Peserta diserahkan pada Kopertis sebelum pelatihan

Persyaratan Peserta dikompilasi dan diserahkan pada petugas pendamping sertifikat PEKERTI untuk peserta AA Biodata Peserta memuat nama lengkap dengan gelar, asal PTS, Nomor HP dan email dipergunakan untuk data sertifikat

Daftar Hadir Peserta disediakan setiap sesi (±5 set perhari) disiapkan Panitia PTS (koordinasi dengan Panitia Kopertis) FASILITAS DAN MATERIAL PELATIHAN

Fasilitator (pemateri)

Disediakan oleh Kopertis Hard Copy Materi / Modul

CD (Soft Copy) Materi

Tas Pelatihan berisi Name Tag peserta, block note dan Ballpoint AKOMODASI

Konsumsi Peserta sesuai Kebutuhan, disesuaikan dengan jadwal

Disiapkan oleh Perguruan Tinggi Konsumsi Fasilitator + Petugas Pendamping Di sediakan pada ruang terpisah dengan Konsumsi Peserta

Coffe Break Kegiatan Disesuaikan dengan jadwal, disediakan di ruangan Penginapan Fasilitator + Petugas Pendamping Fasilitas Standar : AC, TV, dan Kamar Mandi di dalam Transportasi Fasilitator Mengantar dari tempat pelatihan ke hotel dan sebaliknya SDM

2 orang petugas teknis standby di ruangan sebagai operator komputer, LCD dan peralatan. Disiapkan oleh Perguruan Tinggi PERALATAN DAN RUANGAN

Ruangan pelatihan memuat minimal 50 orang meja dan kursi sesuai layout (U Shape)

Disiapkan oleh Perguruan Tinggi Papan nama peserta Dirubah/dipindah susunannya setiap hari secara acak.

1 buah Spanduk Dipasang di muka ruang Pelatihan

1 unit LCD Projector Dipasang di ruangan pelatihan

Meja Sekretariat Tersedia Laptop dan Printer, kertas HVS A4 & F4 @ 1 Rim Stop kontak/ kabel roll Disediakan secukupnya & tersebar untuk semua meja peserta

Sound System Dilengkapi dengan 2 buah microphone

Papan Flip chart, White Board dan spidol Dipasang di muka ruang Pelatihan sesuai Layout Meja untuk hidangan coffe break Penempatan disesuaikan dengan kondisi ruangan LAIN- LAIN

Air Mineral dalam Kemasan Selalu tersedia di meja Fasilitator Disiapkan oleh Perguruan Tinggi

(5)

LAYOUT RUANGAN PADA SAAT PEMBUKAAN DAN PENUTUPAN

meja pejabat

Meja Narasumber MC

meja untuk tanda tangan kontrak*

meja petugas

pendamping

Meja cofee Break *

spanduk

(6)

LAYOUT RUANGAN PADA SAAT PELATIHAN (setelah Pembukaan)

KETERANGAN :

 Meja cofee break menyesuaikan kondisi ruangan.

 Meja penandatangan kontrak hanya disediakan pada saat pembukaan dan tidak diperlukan pada saat penutupan

 Susunan tempat duduk peserta membentuk konfigurasi “U shape” dan tersedia papan nama peserta yang dirubah susunannya setiap hari.

 Peralatan seperti LCD, Papan Flip Chart, dan White Board dapat disediakan di ruang pelatihan selama tidak mengganggu acara pembukaan atau dipasang setelah acara Pembukaan.

LAYAR

White Board/

Flip Chart tersedia di ruangana

Narasumber

MEJA FASILITATOR

L C D

Meja cofee Break *

spanduk

(7)

RUN DOWN PELATIHAN

HARI PUKUL MATERI URAIAN

07.00 – 07.45 Registrasi Peserta Peserta mengisi daftar hadir dan mendapatkan Tas Pelatihan serta Materi

07.45 – 08.00 Persiapan Pembukaan

 Peserta siap di ruang pelatihan minimal 15 menit sebelum acara pembukaan

 Ruangan siap sesuai layout pembukaan

08:00-08:30 WIB

Susunan Acara Pembukaan :

 Pembacaan Doa

 Laporan Ketua Panitia (jika ada)

 Sambutan Pimpinan Perguruan Tinggi

 Penandatanganan Kontrak Kerjasama

 Sambutan Pimpinan Kopertis Wilayah VII sekaligus membuka acara.

 Perkenalan Peserta

 Acara Pembukaan dipandu oleh MC yang berasal dari Perguruan Tinggi

 Penandatanganan kerjasama dilakukan oleh Pimpinan Perguruan Tinggi dan Pimpinan Kopertis Wilayah VII

 Setelah selesai sambutan dari Pimpinan Kopertis, para Pejabat dapat meninggalkan tempat dan acara diserahkan kepada Fasilitator untuk memandu acara perkenalan peserta.

 Panitia membagikan Form Pre Test.

Hari 1 08:30-08.40 WIB Pengisian Pre Test dan Setting Ruangan

Selama Peserta mengisi Form Pre Test, panitia melakukan setting ruangan untuk pelatihan.

08.40 – 08.45 Pengisian Pre Test selesai Panitia mengumpulkan lembar Pre Test 09.00-11.45 WIB SESI 1

Sesi diisi dengan materi, diskusi atau latihan 11.45-13:00 WIB ISHOMA

13:00-15:00 WIB SESI 2 15:00-15:15 WIB Coffe Break 15:15-17:00 WIB SESI 3

08:00-10:00 WIB SESI 4 dan Pembagian Lembar Konsultasi

 Sesi diisi dengan materi, diskusi atau latihan

 Pada hari kedua, panitia membagikan lembar Konsultasi

10:00-10:15 WIB Coffe Break 10:15-12:00 WIB SESI 5 HARI 2 12:00-13:15 WIB ISHOMA

08:00-10:00 WIB SESI 8 dan Pengisian Bioadata

 Pada hari Ketiga dilakukan Pengisian BIODATA Peserta

10:00-10:15 WIB Coffe Break 10:15-12:15 WIB SESI 9 HARI 3 12:15-13:15 WIB ISHOMA

(8)

Catatan :

 Seluruh tugas panitia yang tercantum dalam Rundown dilakukan oleh petugas dari perguruan Tinggi penyelenggara dan dikoordinasikan dengan petugas Pendamping dari Kopertis Wilayah VII.

 Rundown dapat disesuaikan selama tidak merubah urutan dan uraian acara 08:00-10:00 WIB SESI 12

 Pada hari Keempat, Panitia membantu fasilitator dan mengingatkan untuk membagi kelompok Team Teaching.

10:00-10:15 WIB Cofffe Break 10:15-12:15 WIB SESI 13 HARI 4 12:15-13:15 WIB ISHOMA

08:00-10:00 WIB SESI 16  Sesi diisi dengan materi, diskusi atau latihan

 Pada Sesi Pertama hari kelima, Panitia membagikan Form Pengamatan Praktek Mengajar (individu dan team)

10:00-10:15 WIB Coffe Break 10:15-11.00 WIB SESI 17 11.00-12.30 WIB ISHOMA HARI 5 12.30 -15:00 WIB SESI 18

15:00-15:15 WIB Coffe Break

15:15-15:45 WIB Post – Test, Evaluasi dan Setting Ruangan

 Panitia membagikan Post Test dan lembar evaluasi

 Peserta mengisi Post Test dan lembar evaluasi

 Selama Peserta mengisi Post Test dan Lembar evaluasi, Panitia

mempersiapkan setting ruangan untuk penutupan sesuai layout penutupan

15:45-17:00 WIB

Susunan Acara Pembukaan :

 Laporan Ketua Panitia (jika ada)

 Kesan dan Pesan dari Peserta terhadap jalannya acara

 Sambutan Pimpinan Perguruan Tinggi

 Sambutan dari Koordinator fasilitator sekaligus menutup acara.

 Acara penutupan dipandu oleh MC yang berasal dari Perguruan Tinggi

 Kesan dan Pesan dari Peserta dipilih dari 2 (dua) orang peserta dan di koordinasikan dengan Fasilitator.