Modul 6.
WBS dan Manajemen Estimasi Biaya (Cost) Proyek
Sebelum keputusan jadi atau tidaknya suatu investasi, salah satu syarat terpenting adalah mengkaji aspek finansial dan ekonomi. Hal ini diperlukan untuk menyaring macam proyek atau investasi yang memiliki potensi keberhasilan paling terbesar. Aspek finansial bertujuan untuk meningkatkan kekayaan perusahaan yang diukur dengan naiknya nilai saham.
6.1. Sistematika aspek finansial
1. Menentukan parameter dasar
Parameter dasar memberikan ketentuan seperti kapasitas produksi, teknologi yang dipakai, pilihan peralatan utama, fasilitas pendukung, jumlah produksi, pangsa pasar, proyeksi harga produk, dan lain-lain. Parameter dasar disusun berdasarkan masukan dari pengkajian dan penelitian aspek-aspek yang terkait terutama pemasaran dan teknik-teknik engineering. 2. Membuat perkiraan biaya investasi
Meliputi 3 komponen utama, yaitu biaya pertama (pembangunan), modal kerja (working capital), dan biaya operasi produksi.
3. Proyeksi pendapatan
Proyeksi pendapatan (revenue) adalah perkiraan dana yang masuk sebagai hasil penjualan produksi dari unit usaha yang bersangkutan
4. Membuat model
Membuat aliran kas selama umur proyek/ investasi. Aliran kas ini dikelompokkan menjadi aliran kas awal, operasional dan terminal, lalu dihitung diskonto aliran tersebut.
5. Kriteria penilaian
Kriteria penilaian (figure of merit) diawali dengan konsep ekuivalent yang mencoba memberikan bobot kuantitatif factor waktu terhadap nilai uang seperti bunga dan rendemen (rate of return). Kriteria penilaian merupakan alat bantu bagi manajemen untuk membandingkan dan memilih alternatif investasi yang tersedia.
6. Melakukan penilaian dan menyusun ranking alternatif
Penilaian akan menghasilkan mana usulan yang mempunyai prospek yang baik atau tidak (accept-reject decision).
6.1 Analisis pendapatan dan aliran kas
Siklus proyek dimulai dari permulaan kegiatan proyek sampai pembangunan fisik selesai. Umur proyek berlangsung sejak awal siklus proyek sampai instalas atau produk hasil pembangunan fisik tidak lagi beroperasi. Umur suatu proyek bergantung pada factor teknis dan factor permintaan pasar produk.
Biaya pertama
Biaya pengeluaran fisik serta pengeluaran lainnya yang berkaitan sering disebut sebagai biaya pertama.
a. Modal tetap untuk membangun proyek
Pengeluaran untuk studi kelayakan, desain engineering dan pembelian, dan untuk membangun instalasi dan fasilitas produksi.
b. Modal kerja
Pengeluaran untuk membiayai keperluan operasi dan produksi pada waktu pertama kali dijalankan.
Biaya operasi dan Produksi
a. Bahan mentah
Pengeluaran biaya untuk bahan mentah merupakan porsi yang cukup besar dari ongkos produksi.
b. Tenaga kerja
Pengeluaran biaya ini terdiri dari gaji dan tunjangan c. Utility atau penunjang
Pengeluaran untuk mendukung operasi dan produksi d. Administrasi, manajemen dan overhead
Pengeluaran-pengeluaran penting yang sifatnya tidak langsung
6.2. Teknik Dekomposisi
Pengertian :
Dekomposisi berarti membagi menjadi bagian-bagian yang lebih kecil. Dalam hal ini teknik dekomposisi dalam proses perangkat lunak berarti modulisasi, sedangkan dalam proyek berarti membentuk sub-sub proyek, yang pada level berikutnya menjadi task-task proyek.
Dalam perencanaan proyek perangkat lunak pendekatan dekomposisi dibedakan atas :
• Dekomposisi masalah
Gambar 6.1. Dekomposisi
Dekomposisi Masalah :
Dekomposisi masalah dikenal sebagai partitioning (pembagian), yaitu proses yang membagi masalah menjadi beberapa sub masalah. Dalam hal ini pada masalah pembangunan perangkat lunak dekomposisi dapat juga diartikan sebagai modularisasi, atau memecah persoalan perangkat lunak menjadi sub-sub program. Sub program dapat berupa sebuah prosedur atau fungsi, ataupun sekumpulan prosedur dan/atau fungsi.
Sebagai contoh dalam pengembangan perangkat lunak administrasi akademik, maka modul-modul berikut mestinya manjadi bagiannya :
• Preparasi data mahasiswa
• Preparasi data kurikulum
• Pengisian Rencana Studi
• Pengisian nilai akhir
Pada sub-masalah yang komplek dapat dipecah lagi menjadi sub sub-masalah, misalnya pada modul Pengisian Rencana Studi, dapat dipecah lagi menjadi :
• Fungsi validasi user log-on
• Fungsi validasi hutang-piutang mahasiswa
• Prosedur pengisian rencana studi
• Prosedur batal-tambah rencana studi
Dekomposisi Proses :
Konsep dasar pemodelan proses :
a. Sebuah proses adalah kumpulan aktifitas
b. Aktifitas adalah tindakan yang sesuai dari suatu proses. Beberapa aktifitas yang sama mungkin bagian dari proses yang berbeda
c. Pemecahan aktifitas menjadi step d. Formalisasi Step dengan RAISE
Dalam menerapkan dekomposisi proses, model proses perangkat lunak yang dipilih menjadi penentu sub-sub proses yang didefinisikan pada sub proses.
Sebagai contoh pada model Sekuensial Linear, dekomposisi proses yang dimiliki adalah sebagai berikut:
• Analisis
• Desain
• Pemrograman / coding
• Tes
Dekomposisi Proses dengan RAISE
RAISE : Rigorous Approach to Industrial Software Engineering, metoda ini adalah metoda aplikatif dalam pengembangan perangkat lunak
Prinsip dasar RAISE :
Pengembangan secara terpisah (modular)
Pengembangan dengan tahapan-tahapan yang bijak Perinci dan periksa
Rombak secara paksa
Konsep dasar RAISE adalah pengembangan secara modular (dekomposisi) yang dapat dilakukan oleh teknisi berbeda. Yang menjadi masalah adalah jika ada fungsi yang sedang dibuat oleh seorang teknisi disaat yang sama ingin dipakai oleh teknisi lain (reuse). Karena cukup sulit mengenali semantik sebuah fungsi. RAISE digunakan untuk merinci semantic dari suatu fungsi. Konstruksi modul RAISE digunakan untuk merinci setiap komponen.
Software Sizing
rencana proyek mencerminkan kemampuan tim perangkat lunak; (4) stabilitas syarat produk serta lingkungan yang mendukung usaha pengembangan perangkat lunak.
Karena estimasi proyek sama baiknya dengan estimasi ukuran kerja yang dilakukan, maka penentuan ukuran menjadi tantangan utama bagi perencana proyek. Dalam konteks perencana proyek, ukuran berarti keluaran yang dapat dikuantitatifkan dari proyek perangkat lunak. Bila dilakukan pendekatan langsung, ukuran dapat diukur dalam LOC. Tetapi bila dipilih pendekatan tidak langsung, ukuran dihadirkan sebagai FP. Putnam dan Myers mengusulkan 4 pendekatan yang berbeda terhadap masalah penentuan ukuran:
Fuzzy-logic sizing.
Pendekatan ini menggunakan teknik reasoning aprok simasi yang merupakan dasar bagi fuzzy logic (logika kabur ). Untuk menerapkan aplikasi ini, perencana harus mengidentifikasi tipe aplikasi, membuat besarannya dalam skala kuantitatif, dan kemudian menyaring besaran itu dalam rentang orisinil. Meskipun pengalaman personal dapat digunakan, tetapi perencana harus memiliki akses terhadap database historis dari proyek sehingga estimasi dapat dibandingkan dengan pengalaman aktual.
Function point sizing.
Perencana mengembangkan estimasi karakteristik domain informasi.
Standard component sizing.
Perangkat lunak dibangun dari sejumlah “komponen standar” yang berbeda –beda yang umum bagi suatu area aplikasi tertentu. Contohnya, komponen standar bagi sebuah sistem informasi adalah subsistem, modul, layar, laporan,program-program interaktif, program batch, file, LOC, dan intruksi tingkat objek. Perencana proyek mengestimasi jumlah kejadian dari masing-masing komponen standar dan kemudian menggunakan data proyek historis untuk menentukan ukuran yang disampaikan per komponen standar. Untuk menjelaskan, perhatikan aplikasi sistem informasi. Perencana memperkirakan bahwa akan dihasilkan 18 buah laporan. Data historis menunjukkan bahwa 967 baris Cobol [PUT92 ] dibutuhkan untuk perlaporan. Hal ini memungkinkan perencana memperkirakan bahwa akan dibutuhkan sebanyak 17.000 LOC untuk komponen laporan. Perkiraan dan perhitungan yang serupa dapat dibuat untuk komponen standar yang lain sehingga akan dihasilkan harga ukuran kombinasi (yang disesuaikan secara statistik).
Change sizing.
diselesaikan. Dengan menggunakan suatu “ rasio kerja“ bagi masing-masing tipe perubahan, maka ukuran perubahan dapat diperkirakan. Hasil dari masing-masing pendekatan sizing tersebut, dikombinasikan secara statistik untuk membuat perkiraan three point atau expected value.
6.3. Perkiraan Berdasarkan Masalah
Baris kode ( LOC ) dan titik fungsi ( FP ) digambarkan sebagai pengukuran dasar di mana metrik produktivitas dapat dihitung. Selama estimasi proyek perangkat lunak, data LOC dan FP digunakan dalam dua cara: ( 1 ) sebagai variabel estimasi yang dipakai untuk “ mengukur” masing-masing elemen perangkat lunak, dan ( 2 ) sebagai metrik baseline yang dikumpulkan dari proyek yang lalu dan dipakai dalam hubungannya dengan variabel estimasi untuk mengembangkan proyeksi kerja dan biaya.
Estimasi LOC dan FP merupakan teknik estimasi yang berbeda, tetapi keduanya memiliki sejumlah karakteristik umum. Perencana proyek memulainya dengan pernyataan ruang lingkup yang terbatas dan dari pernyataan tersebut kemudian dilakukan dekomposisi perangkat lunak ke dalam fungsi-fungsi masalah yang masing-masing dapaat diestimasi secara individual. Kemudian LOC dan FP (variabel estimasi) diestimasi untuk masing-masing fungsi. Secara alternatif, perencanaan dapat memiliki komponen yang lain untuk mengukur kelas atau objek, perubahan, atau bisnis yang dipengaruhi oleh proses.
Metrik produktivitas baseline ( seperti LOC/pm ) kemudian diaplikasikan pada variabel estimasi yang sesuai dan dikeluarkan biaya atau usaha untuk fungsi. Estimasi fungsi dikombinasikan untuk menghasilkan estimasi keseluruhan untuk bagian dalam proyek. Penting juga untuk dicatat bahwa sering ada penyebab substansial di dalam metrik produktivitas untuk suatu organisasi, dengan memakai metrik produktivitas baseline tunggal.
Secara umum, rata-rata LOC/pm dan FP/pm harus dihitung oleh domain proyek, yaitu bahwa proyek harus dikelompokan oleh ukuran tim, area, aplikasi, kompleksitas, serta parameter-parameter yang relevan lainnya. Rata-rata domain lokal lainnya juga harus dihitung. Pada saat proyek diestimasi, pertama kali proyek harus dialokasikan ke dalam sebuah domain, dan kemudian harus digunakan rata-rata domain yang sesuai bagi produktivitas untuk membuat estimsi.
Teknik estimasi LOC dan FP berbeda di dalam tingkat detail yang dibutuhkan untuk dekomposisi dan target pembagian. Bila LOC digunakan sebagai variabel estimasi, dekomposisi menjadi sangat penting dan sering dipakai pada tingkat yang dapat dipertanggungjawabkan. Semakin besar tingkat pemisahannya, semakin akurat estimasi LOC dan FP yang dikembangkan.
Tanpa memperhatikan variabel estimasi yang dipakai, perencana proyek memulainya dengan mengestimasi range nilai untuk masing-masing fungsi atau harga domain informasi. Dengan menggunakan data historis, atau ( bila semua yang lain gagal ) intuisi, perencana mengestimasi harga ukuran optimistik dan pesimistik untuk setiap fungsi atau menghitung setiap harga domain informas. indikasi implisit dari tingkat ketidakpastian diberikan bila range nilai sudah ditentukan.
Kemudian three-point atau expectid value dihitung. Expectid value untuk variabel estimasi (ukuran),EV, dapat dihitung. Agar rata-rata terbobot dari estimasi optimistik (Sopt), paling sering (Sm), dan pesimistik (Spess).
Contohnya:
EV = (Sopt+ Sm+ Spess)/6
memberikan kepercayaan terbesar pada estimasi “ yang paling mungkin “ serta mengikuti distribusi probalitas beta.
Kita asumsikan bahwa ada probalitas yang sangat kecil di mana hasil ukuran aktual akan jatuh di luar harga ostimistik dan nilai pesimistik. Dengan menggunakan standar taknik statistik, kita dapat manghitung deviasi estimasi. Tetapi harus dicatat bahwa deviasi yang berdasarkan data ( estimasi ) tidak pasti harus digunakan secara bijaksana.
Sekali expected value untuk variabel estimasi ditentukan, data produktivitas LOC atau FP diaplikasikan. Apakah estimasi itu benar? Satu-satunya jawaban yang beralasan bagi pertanyaan itu adalah: “ Kita tidak yakin.” Setiap teknik estimasi, bagaimanapun canggihnya, masih harus tetap di-cross-check dengan pendekatan lainnya dab barukemudian kaidah umum dan pengalaman dapat berlaku di sini.
Contoh Estimasi Berbasis LOC
Sebagai contoh untuk teknik estimasi LOC dan FP, perhatikan paket perangkat lunak yang dikembangkan untuk aplikasi computer-aided design ( CAD ) untuk komponen mekanis. Kajian spesifikasi sistem menunjukan bahwa perangkat lunak akan mengeksekusi workstation rekayasa dan harus berinterface dengan berbagai periferal grafis komputer meliputi mouse, digitizer, display warna resolusi tinggi dan printer laser.
Dengan menggunakan spesifikasi sistem sebagai paduan, dapat dikembangkan pernyataan pendahuluan ruang lingkup perangkat lunak sebagai berikut :
analisis desain akan dikembangkan untuk memproduksi output yang dibutuhkan yang akan ditampilkan pada berbagai perangkat grafik. Perangkat lunak akan dirancang untuk mengontrol dan berinteraksi dengan perangkat periferal termasuk mouse, digitizer, dan printer laser.
Pernyataan ruang lingkup di atas merupakan suatu pendahuluan – tidak terbatas. Setiap kalimat harus dikembangkan untuk memberikan detail konkrit serta batasan kuantitatif. Contohnya, sebelum perkiraan dapat dimulai, perancang harus menentukan apa artinya “karakteristik desain interface manusia – mesin yang baik” atau akan seperti apakah ukuran dan kecanggihan “database CAD” tersebut.
Untuk tujuan tersebut, kita asumsikan penyaringan lebih jauh lagi telah terjadi dan bahwa fungsi perangkat lunak mayor telah diidentifikasikan sebagai berikut:
- interface pemakai dan fasilitas kontrol ( UICF ). - analisis geometri dua dimensi ( 2DGA ). - analisis geometri tiga dimensi ( 3DGA ). - manajemen database ( DBM ).
- fasilitas tampilan grafis komputer ( CGDF ). - kontrol periferal ( PC ).
- modul analisis desain ( DAM ).
Untuk mengikuti teknik perhitungan three-point untuk LOC telah dikembangkan tabel yang diperlihatkan pada tabel A. Sebagai contoh, rentang perhitungan LOC untuk fungsi analisis geometri 3D adalah:
optimis : 4600 most likely : 6900 pesimistik : 8600
Dengan menerapkan persamaan, harga yang diharapkan untuk analisis geometri 3D adalah 6800 LOC. Jumlah itu dimasukkan ke dalam tabel. Perhitungan lain ditarik dengan cara yang sama. Dengan menjumlahkan secara vertikal dalam kolom LOC terestimasi, maka perhitungan 33.200 baris kode dibangun untuk sistem CAD.
Suatu kajian data historis menunjukkan bahwa produktivitas rata-rata organisional untuk sistem tipe tersebut adalah 620 LOP/pm. Dengan didasarkan pada upah buruh yang juga dibebankan, yang berjumlah $ 8.000 per bulan, biaya perbaris kode kira-kira $13.00. Berdasarkan perhitungan LOC dan data produktivitas historis, biaya proyeksi total terhitung $431.000 dan usaha yang terhitung adalah 54 person-month.
6.4. Membuat Work Breakdown Structure
Tabel 6.1. Perkiraan untuk LOC
Fungsi LOC Terestimasi
interface pemakai dan fasilitas kontrol ( UIC ) anaalisis geometrik dua dimensi ( 2DG )
analisis geometrik tiga dimensi ( 3DGA )
manajemen database ( DBM ) fasilitas disflay grafis komputer ( PC )
kontrol periperal ( PC )
dan menjadi alat pembanding proyek yang telah diselesaikan. WBS merupakan input langsung untuk melakukan verifikasi terhadap ruang lingkup proyek yang meliputi:
• Estimasi biaya
WBS memungkinkan untuk membuat estimasi biaya berdasarkan kebutuhan proyek
• Biaya budgeting
WBS digunakan untuk melakukan pelacakan terhadap aktual biaya dibandingkan dengan estimasi proyek yang telah dibuat
• Perencanaan sumber daya
Komponen-komponen WBS yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dapat diperhitungkan secara akurat, termasuk SDM dan peralatan.
• Perencanaan Manajemen Resiko.
WBS memberikan ilustrasi terhadap segala sesuatu yang harus dibuat dan gambaran resiko yang mungkin akan timbul.
• Activity definition
Hasil akhir WBS adalah menghasilkan daftar kegiatan yang menguraikan aktifitas yang harus dilakukan oleh team proyek.
Beberapa departemen IT dan sistem perusahaan membangun WBS berdasarkan pengalaman yang diperoleh dari beberapa proyek. Jika dimungkinkan mereka menyediakan starting point yang sangat berguna dalam membuat WBS yang spesifik dan mencegah agar tidak ada yang terlupa. Namun demikian, perlu diperhatikan dalam penggunaan WBS standar bahwa setiap proyek memiliki fitur-fitur yang berbeda dan sangat penting untuk tidak mencocokkan seluruh proyek menggunakan pendekatan yang standar, melainkan pendekatan standar tersebut harus disesuaikan dengan kebutuhan setiap proyek.
1. Buat penjabaran scope menjadi beberapa bagian inti proyek yang akan dibuat
Beberapa manajer proyek lebih menyukai untuk menggunakan tahapan proyek sebagai komponen utama. Pilih pendekatan yang terbaik dan sesuai bagi anda dan tim proyek anda. Sebagai contoh, melakukan dekomposisi scopeproyek menjadi :
• Project management • Database
• Server • End-user
• Education and documentation
2. Melakukan dekomposisi unit-unit yang lebih kecil atau paket-paket kerja
Jika setelah proses dekomposisi, produk hasil dekomposisi menurun dan item terkecil masih setara dengan 400 jam kerja, maka anda perlu menjabarkan WBS lebih detail lagi.
Referensi :
1. Software Engineering, Roger S. Pressman,McGrawHill 1997
2. Management Information System, Raymond McLeod, Prentice Hall 2000
3. Software Project Management for Dummies, Teresa Luckey, Joseph Phillips, Wiley Publishing Inc., 2006
