ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN EVENT DI PERGURUAN TINGGI (Studi di Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya, Malang)

(1)

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 61 No. 1 Agustus 2018| administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id

20

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN EVENT DI

PERGURUAN TINGGI

(Studi di Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya, Malang)

Aria Adi Negoro Rizki Yudhi Dewantara Fakultas Ilmu Administrasi

Universitas Brawijaya Malang

E-Mail: [email protected]

ABSTRACT

The research purposes are (1) understanding the event numbers that just happened in 2016 and 2017, (2) assessing on how events enforcement processes with its weaknesses performed at FIA UB, (3) analyzing and designing computer-based information systems to overcome its weaknesses. It can be understood that the processes were still using manual processes. This institution uses a hardcopy form of event proposal as a part of event approval processes. The Weaknesses that have existed with these systems are hardcopy form of proposals that required much space for proposal storage, manual room reservation and information so at first event organizers who want to enforce Event, in this case is the Vice Dean III who wants to approve event approval needs to confirm about room availability to Equipment administration office and this institution still

don’t have any coordination system between event organizer to other event organizers. This will cause potential crash. To make sure a room is available to use, event organizer needs to contact Equipment Administration Office first. This System can overcome the weaknesses, and Faculty of Administrative Science can implement this system design as a proposal for improving current weaknesses by building web programming first.

Keywords: System Analysis, System Design, Event Management Information System in Higher Education Institution

ABSTRAK

Tujuan penelitian ini adalah (1) mengetahui jumlah event yang telah diselenggarakan pada tahun 2016 dan 2017, (2) mengetahui proses penyelenggaraan event di FIA UB beserta kelemahannya (3) melakukan analisis dan sistem informasi berbasis komputer untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang ada. Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan dapat diketahui bahwa proses penyelenggaraan event masih manual, yakni menggunakan proposal berbentuk hardcopy untuk diajukan perijinannya. Kelemahan-kelemahan yang ada dengan sistem yang berjalan saat ini adalah proposal berbentuk hardcopy yang membutuhkan banyak tempat untuk pengarsipan, proses pembukuan, pencatatan serta penginformasian ruangan masih manual sehingga penyelenggara event atau Wakil Dekan III harus mengkonfirmasi Sub. Bagian Umum dan Perlengkapan terlebih dahulu untuk menyelenggarakan dan mengijinkan event dan belum adanya koordinasi antara penyelenggara event yang satu dengan lainnya, sehingga dapat terjadi crash dan untuk memastikan ketersediaan ruangan harus menghubungi Sub Bagian Umum dan Perlengkapan dahulu. Usulan rancangan Sistem ini dapatmenyelesaikan berbagai kekurangan tersebut, dan rancangan tersebut dapat diimplementasikan oleh Fakultas Ilmu Administrasi sebagai usulan dalam memperbaiki kelemahan yang dialami saat ini dengan membangun sistem berbasis komputer dengan pemrograman web terlebih dahulu.

(2)

21 1. PENDAHULUAN

Pertumbuhan dan perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) telah mendorong organisasi untuk megembangkan dan menggunakannya untuk meningkatkan kualitas pelayanan dan tata kelola dalam organisasi. Salah satu bentuknya adalah Internet. Saat ini, Internet menjadi sistem komunikasi yang terluas di dunia yang bersaing dengan sistem komunikasi publik yang bersaing dengan telepon global dan banyak organisasi profit maupun non-profit yang memanfaatkan Internet sebagai penunjang berbagai kegiatan yang bersifat administratif dan informatif, salah satunya adalah Manajemen Event yang memiliki peranan penting dalam mengatur acara-acara pada organisasi tersebut yang diadakan oleh organisasi internal maupun organisasi eksternal.

Event melibatkan lingkungan masyarakat yang diselenggarakan pada waktu tertentu.

Event dapat diselenggarakan karena keterlibatan organisasi luar dan dalam, internal stakeholder maupun external stakeholder dan haruslah jelas legalitasnya. Stakeholder tersebut menentukan jenis, tema, waktu, dan tempat untuk

event yang akan diselenggarakan di organisasi tersebut. Salah satu bentuk organisasi adalah Perguruan Tinggi.

Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya (FIA UB) merupakan salah satu perguruan tinggi di Jawa Timur, Indonesia. Dalam kurun waktu satu tahun, banyak event-event

akademis maupun non-akademis yang diselenggarakan, seperti seminar nasional maupun internasional, workshop, lokakarya, pengembangan dan pelatihan masyarakat, pengkaderan, lomba-lomba, call for paper, organisasi mahasiswa, pelatihan kerja, dan sebagainya. Diketahui bahwa penyelenggaraan event di FIA UB masih ada masalah, yakni proses pengajuan event beserta proses pengambilan keputusan, penginformasian dan pembukuan ruangan maupun tempat yang masih dicatat manual menggunakan Microsoft Excel, belum maksimalnya pemanfaatan Internet dan perangkat-perangkat komputer kantor, dan kadang-kadang suatu event bentrok dengan event

lainnya secara bersamaan. Untuk memperbaiki masalah-masalah tersebut diperlukan pengembangan sistem.

Pengembangan sistem dilakukan untuk mengindentifikasi proses yang ada beserta kelemahannya sehingga analis dapat membangun

sistem untuk mengatasi masalah tersebut Penyusunan sistem baru dilakukan untuk mengganti sistem secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang sedang berjalan (Jogiyanto, 2005:35). Pengembangan Sistem memiliki proses utama, yakni Analisis Sistem, Desain Sistem, dan Implementasi Sistem.

Penelitian ini bertujuan membangun perancangan sistem informasi manajemen event di FIA UB berbasis elektronik sehingga dapat melaksanakan implementasi web manajemen event.

Berdasarkan latar belakang tersebut, maka peneliti melakukan penelitian yang berjudul

“ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

INFORMASI MANAJEMEN EVENT DI PERGURUAN TINGGI (Studi di Fakultas Ilmu

Administrasi, Universitas Brawijaya, Malang)”

2. KAJIAN PUSTAKA 2.1 Sistem dan Informasi

Sistem terdiri dari kerjasama komponen-komponen yang bertujuan mencapai tujuan utama dengan menerima masukan yang diproses hingga menghasilkan keluaran secara terorganisir (Oz, 2009:11). Sistem terdiri dari seperangkat komponen saling terhubung dengan batasan yang jelas dan untuk mencapai tujuan sistem bekerja sama dengan menerima input dan menghasilkan output dalam proses informasi terorganisir (O’Brien & Marakas, 2014:27). Dapat disimpulkan bahwa Sistem terdiri berbagai komponen terhubung dengan melakukan

input, proses, dan output berupa informasi secara teratur. Sedangkan Informasi adalah bentuk dari hasil pengolahan data yang lebih berguna dan berarti untuk penerima (Jogiyanto, 2005.8). Data menjelaskan suatu kejadian dan kesatuan yang nyata dan berbentuk mentah yang harus diolah lebih lanjut (Jogiyanto, 2005:8). Dapat disimpulkan bahwa Informasi terdiri dari data yang berdasarkan fakta yang sudah diolah menjadi lebih bermanfaat untuk pengguna maupun yang membutuhkan. 2.2 Sistem Informasi

Secara teknis, Sistem Informasi terdiri dari rangkaian proses yang meliputi pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, dan pendistribusian yang bertujuan untuk pengambilan keputusan, koordinasi, dan pengawasan (Laudon & Laudon, 2015:16). Sistem Infomasi juga terdiri penggabungan teratur dari manusia, software,

(3)

22 mengubah, dan memisahkan informasi secara

terorganisir. (O’Brien, 2014:4) Sistem Informasi juga berperan dalam mengolah data yang memiliki nilai tambah dan bermanfaat dengan komputer (Taufiq, 2013:16).

2.3 Komponen Sistem Informasi

Secara manual dengan tanpa perangkat komputer, komponen sistem informasi terdiri dari Data, Alat Pemrosesan Manual, dan Informasi (Taufiq, 2013:19). Sedangkan komponen sistem informasi berbasis komputer terdiri dari Sumber Daya Manusia, Sumber Daya Hardware beserta

Software-nya, dan Sumber Daya Data (O’Brien & Marakas, 2014:32).

2.4 Pengembangan Sistem

Pengembangan Sistem merupakan penyusunan sistem baru untuk menggantikan maupun memperbaiki sistem yang lama. Dilakukan karena adanya masalah, kesempatan, dan instruksi (Jogiyanto, 2005:35).

2.5 Analisis Sistem

Analisis Sistem merupakan penguraian suatu sistem menjadi bagian komponennya yang bertujuan mengidentifikasi dan mengevaluasi masalah, kesempatan, dan hambatan yang terjadi berserta harapan kebutuhannya sehingga perbaikan dapat diusulkan. (Jogiyanto, 2005:129). Analisis Sistem terdiri dari tiga tahap, yakni Tahap Analisis Strategi, Tahap Memperoleh Kebutuhan, dan Tahap Proposal Sistem(Dennis, Wixom, & Roth, 2012:13).

2.6 Desain Sistem

Desain Sistem menentukan bagaimana sistem akan menyelesaikan sesuatu, mengatur komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras sehingga setelah pemasangan sistem akan memuaskan perancangan yang telah ditetapkan (Jogiyanto, 2005:195). Dalam melakukan desain sistem terdiri dari berbagai tahapan, yakni Mendesain suatu output, mendesain suatu input, mendesain suatu proses, dan mendesain suatu database (Shelly & Rosenblatt, 2012:350 – 410).

2.7 Konsep Dasar Manajemen Event

Event merupakan penyelenggarakan

kegiatan yang bertujuan untuk memperingati suatu yang penting dalam kehidupan secara individu maupun kelompok berlandasan tradisi, keagamaan, keadatan, dan budaya, serta melibatkan lingkungan masyarakat pada kurun waktu tertentu (Noor, 2013:8) Event memiliki karakteristik-karakteristik

diantaranya adalah Keunikan, Perishability,

Intangibility, Suasana, Pelayanan, dan Interaksi

Personal (Noor, 2013:14). Sedangkan Manajemen

Event adalah pekerjaan untuk mengadakan perkumpulan umum untuk tujuan yang spesifik dan mengarahkan tujuan spesifik yang sudah ditentukan yang dilakukan oleh persona, maupun lembaga professional. Manajemen Event juga bertanggung jawab untuk membuat desain event, merencanakan, dan mengkoordinasikan serta mengawasi guna merealisasikan kehadiran event. (Goldblatt, 2002:08).

2.8 Konsep Organisasi Perguruan Tinggi Organisasi merupakan unit sosial yang memiliki anggota dua orang atau lebih dan dikoordinasi secara sadar dan memiliki fungsi secara berkelanjutan untuk mencapai tujuan bersama maupun rangkaian tujuan (Robbins & Judge, 2015:2). Dalam organisasi dapat ditemukan Struktur Organisasi. Struktur Organisasi menjelaskan job description yang ada untuk dikerjakan kepada unit-unit maupun divisi-divisi yang saling berhubungan, melaporkan kepada persona, serta berbagai mekanisme koordinasi yang formal dan pola interaksi yang menyertainya. (Robbins dalam Kusdi, 2009:168). Sedangkan Perguruan Tinggi merupakan penyelenggara Pendidikan tinggi yang ditempuh setelah Pendidikan menengah yang terdiri dari program diploma, program sarjana, program magister, program doktor, program profesi, dan program spesialis yang prosesnya didasarkan dengan kebudayaan Indonesia (UU RI No. 12 Tahun 2012) Dapat disimpulkan bahwa Organisasi Perguruan Tinggi adalah suatu organisasi yang menyelenggarakan Pendidikan tinggi dan bertujuan memberi pendidikan dengan jenjang yang sudah ditentukan. Organisasi Perguruan Tinggi memiliki deskripsi pekerjaan dan terdiri dari unit-unit yang dibentuk dalam struktur organisasi.

3. METODE PENELITIAN

(4)

23 Uji Kredibilitas, (2) Uji Transferabilitas, (3) Uji

Dependabilitas, dan (4) Uji Konfirmabilitas. Penelitian ini menggunakan seoang peneliti, pedoman wawancara, pedoman dokumentasi sebagai instrumen penelitian. Analisis hasil data penelitian dilakukan dengan Data Analysis Spiral yang dikemukakan oleh Creswell (2013:254 – 263) yang terdiri dari (1) Mengorganisasikan Data, (2) Membaca dan Membuat Memo, (3) Mendeskripsi, Mengklasifikasikan dan (4) Menafsirkan Data, Menjasikan dan Memvisualisasikan Data.

4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Event saat ini

Penyelenggaraan diadakan oleh berbagai kalangan, seperti pihak eksternal dan internal fakultas. Berdasarkan data jadwal peminjaman gedung, event yang telah diselenggarakan pada tahun 2016 berjumlah 616 dan pada tahun 2017 berjumlah 715.

Disimpulkan bahwa sebagian besar event yang telah diselenggarakan pada tahun 2016 dan 2017 oleh Organisasi Kemahasiswaan.

Gambar 1: Event yang telah diselenggarakan pada tahun 2016

Sumber: Olahan Peneliti, 2018

Gambar 2: Event yang telah diselenggarakan pada tahun 2017

4.2 Alur Penyelenggaraan Event Saat Ini Alur penyelenggaraan event di FIA UB bagi Organisasi Mahasiswa menggunakan proposal

event yang diajukan kepada Wakil Dekan III

(WDIII) untuk disetujui yang kemudian diajukan ke Sub. Bagian Umum Perlengkapan (SBUP) guna peminjaman dan pembukuan ruangan beserta fasilitas-fasilitas yang ada. Untuk peminjaman ruang kuliah, pihak SBUP maupun penyelenggara harus mengkonfirmasi ketersediaan ruangan kepada jurusan maupun akademik. WD III juga berwenang untuk menentukan besarnya dana yang dapat dicairkan di Sub. Bagian Keuangan (SBK). Sedangkan bagi unit-unit dalam Fakultas dapat menyelenggarakan event dengan menggunakan proposal event yang diajukan kepada Dekan yang kemudian didisposisikan kepada Wakil Dekan I (WD1), Wakil Dekan II (WDII), dan Ketua Tata Usaha (KTU). Jika Event setelah disetujui Dekan bersifat akademis, maka harus melalui WDI terlebih dahulu. Namun, jika Event bersifat non-akademis maka dapat langsung tertuju kepada WDII. Dalam penyelenggaraan event, WDI bertugas mempersiapkan daya dukung akademis, WDII bertugas menentukan besarnya dana pembiayaan

event, sedangkan KTU bertugas menyiapkan daya dukung untuk penyelenggaraan event unit-unit dalam fakultas melalui sub-sub kerja TU, termasuk SBUP yang juga mencatat penggunaan ruangan untuk event organisasi mahasiswa dan event unit-unit dalam fakultas.

4.3 Analisis Sistem

4.3.1 Analisis Kelemahan Sistem Lama

1. Pengajuan event yang masih manual dan belum terkomputerisasi dengan menggunakan proposal

event berbentuk hardcopy yang membutuhkan

space yang banyak,dan menumpuknya tugas WD III untuk menanyakan ketersediaan ruangan kepada SBUP.

2. Pembukuan dan penginformasian ruangan yang masih manual menggunakan Microsoft Excel. 3. Belum memiliki koordinasi antara

penyelenggara event yang satu dengan yang lainnya terkait ketersediaan ruangan.

4. Proses reservasi dan peminjangan ruangan yang

crash karena ada event penting yang diselenggarakan secara mendadak di suatu ruangan pada pukul dan tempat yang sama. 5. Proposal event yang masih menggunakan media

kertas sehingga berkas-berkas dapat nemumpuk di meja kerja maupun di Gudang pengarsipan dokumen.

4.3.2 Analisis Kebutuhan Pengguna

1. Penyelenggara Event: Mengisi Form dan Proposal Event, ruangan, membutuhkan 0

Event di

FIA UB pada tahun 2016

0

(5)

24 informasi status perijinan penerimaan,

penolakan maupun pembatalan event dari pihak yang berwenang dan ketersediaan ruangan untuk direservasi.

2. .Dekan: Mengetahui dan menyetujui ajuan ijin

event fakultas yang bersifat akademis maupun non-akademis.

3. Wakil Dekan I: Mengetahui dan menyetujui

event fakultas yang bersifat akademis.

4. Wakil Dekan II: Mengetahui dan menyetujui

event fakultas yang bersifat non-akademis dan akademis dari WDI.

5. Wakil Dekan III: Mengetahui dan menyetujui

event organisasi mahasiswa.

6. Ketua Tata Usaha: Mengetahui dan mengkonfirmasi event fakultas yang bersifat akademis maupun non-akademis agar dapat dilakukan koordinasi kepada sub unit-unit kerja Tata Usaha.

7. Sub Bag Umum dan Perlengkapan: Mengetahui dan mengkonfirmasi penggunaan fasilitas yang dibutuhkan semua event dan ruangan mana yang digunakan, dan juga dapat memindahkan event

pada tanggal, ruangan dan waktu yang berbeda. 8. Sub Bag Keuangan: Mengetahui jumlah dana

yang disetujui oleh WDII dan WDIII, dan mengkonfirmasi kapan dana yang sudah disetujui dapat cair.

4.3.3 Analisis Kebutuhan Sistem Informasi Kebutuhan Fungsional

1. Sistem dapat memunculkan formulir event yang diisi oleh pihak penyelenggara event yang ditujukan kepada pihak berwenang yang memberi persetujuan event.

2. Sistem dapat menyimpan dan menampilkan ketersediaan ruangan untuk direservasi secara otomatis.

3. Sistem dapat meampilkan permohonan ijin dan status persetujuan ijin event kepada pihak terkait. 4. Sistem dapat mendisposisi ruangan yang dapat dilakukan oleh Dekan, WDI, WDII, dan WDIII. Kebutuhan Non-Fungsional

Sistem dapat beroperasi 24 Jam dengan diakses dimanapun, dapat diakses dengan kecepatan maksimal dengan bandwidth yang tinggi, dan dapat dirancang dan dioperasikan dengan bug seminim mungkin.

Kebutuhan Keamanan Sistem

1. Pengguna memiliki username berdasarkan NIM maupun NIP dan password yang bertujuan membatasi pengguna dan username tersebut

memiliki jangka waktu tertentu. Proses login

juga dilengkapi dengan captcha untuk menghindari penggunaan program robot.

2. Dibutuhkan software anti-hacker maupun anti-virus agar database tidak dapat dibobol dan disusupi pop-up-ads dan sebagainya, dan

database aman dari kerusakan yang disebabkan

virus.

4.3.4 Analisis Biaya

Biaya Jasa Perancangan Web : Rp4,500,000 Biasa Konsumsi untuk sosialisasi :Rp 930,000 Jumlah Biaya : Rp5,430,000 4.4 Desain Sistem Informasi

4.4.1 Desain Output

Desain Output berupa informasi ruangan beserta spesifikasinya, informasi event yang akan diselenggarakan, event yang sudah disetujui pihak yang berwenang, dan dana yang diajukan dan disetujui oleh pihak berwenang.

4.4.2 Desain Input

Desan Input berupa form data pengajuan

event oleh penyelenggara dengan menggunakan

keyboard beserta upload proposal event, formulir data ruangan oleh SBUP, dan data persetujuan event

berupa tombol “setuju” serta “tidak setuju” dengan

mouse yang juga disertai dengan catatan yang dibutuhkan dengan keyboard yang dilakukan oleh yang memberi ijin.

4.4.3 Desain Proses

Desain Proses dapat digambarkan dalam bentuk Flowchart Sistem Informasi, Use Case Diagram (UCD), Diagram Konteks, dan Data Flow Diagram (DFD). Desain-desain proses tersebut bertujuan untuk menberikan gambaran bagaimana sistem beserta aktivitas pengguna dan data-data yang menyeratinya dapat berjalan.

Flowchart Sistem Informasi

Flowchart Sistem Informasi bertujuan

(6)

25 Gambar 3: Flowchart Sistem Informasi yang

diusulkan

Sumber: Olahan Penelti, 2018

Use Case Diagram (UCD)

UCD terdiri dari nama use case yang dilakukan oleh tiap aktor. Suatu use case dapat berdiri sendiri, harus berdiri dengan use case utama, dan juga dapat berdiri sendiri maupun berdiri dengan use case

utama. UCD dapat dilihat pada Gambar 4.

Gambar 4: UCD Sistem yang diusulkan

Diagram Konteks

Menjelaskan aktivitas oleh aktor pada sistem secara keseluruhan dapat diringkas yang dapat dilihat pada Gambar 5.

Gambar 5: Usulan Sistem dalam Diagram Konteks

Sumber: Olahan Peneliti

Data Flow Diagram (DFD)

Menjelaskan bagaimana secara logis aktivitas dapat menggunakan dan menghasilkan data yang mengalir yang dapat dilihat pada Gambar 6.

Gambar 6: DFD yang diusulkan

(7)

26 4.4.4 Desain Database

Desain Database bertujuan untuk menampung dan mengelola data-data dalam sistem. Desain ini terdiri dari berbagai entitas-entitas beserta atributnya yang dapat digambar dengan tabel-tabel berikut:

Tabel 1: Atribut Entitas “Penyelenggara Event”

Atribut Type Length Keterangan

ID_Penyelenggara integer 8 Primary Key

Nama_Divisi varchar 20 Alamat_E-Mail varchar 30 No_HandPhone varchar 15

Tabel 2: Atribut Entitas “Dekan”

ID_Persetujuan_D integer 8 Primary key

Tgl_Disetujui_Event Date

Catatan_Dari_Dekan varchar 255

Tabel 3: Atribut Entitas “Wakil Dekan I”

ID_Persetujuan_WDI integer 8 Primary key

Tgl_Disetujui_Event date

Catatan_Dari_WDI varchar 255

Tabel 4: Atribut Entitas “Wakil Dekan II”

ID_Persetujuan_WDII Integer 8 Primary key

Besar_Dana_Disetujui varchar 20 Catatan_Dari_WDII varchar 255

Tabel 5: Atribut Entitas “Wakil Dekan III”

ID_Persetujuan_WDIII Integer 8 Primary key

Besar_Dana_Disetujui Varchar 20 Catatan_Dari_WDIII Varchar 255

Tabel 6: Atribut Entitas “Ketua Tata Usaha”

ID_Konfirmasi_KTU Integer 8 Primary key

Tgl_Dikonfirmasi_Event Date

Catatan_Dari_KTU Varchar 255

Tabel 7: Atribut Entitas “Sub Bag. Umum dan

Perlengkapan”

ID_Konfirmasi_SBUP Integer 8 Primary key

Tgl_Dikonfirmasi Date

Catatan_Dari_SBUP Varchar 255

Tabel 8: Atribut Entitas “Sub Bag. Keuangan”

ID_Konfirmasi_SBK Integer 8 Primary Key

Tgl_Dikonfirmasi Date Tgl_Cairnya_Dana Date

Catatan_Dari_SBUP Varchar 255

Tabel 9: Atribut Entitas “Ruangan”

ID_Ruangan integer 8 Primary key

Nama_Ruangan varchar 25 Luas_Ruangan varchar 10 Fasilitas_Ruangan varchar 70 Kapasitas varchar 8 Fungsi varcar 120

Tabel 10: Atribut Entitas “EventFakultas”

ID_Event integer 8 Primary key

ID_Ruangan integer 8 Foreign key

ID_Penyelenggara integer 8 Foreign key

ID_Persetujuan_D integer 8 Foreign key

ID_Persetujuan_WDI integer 8 Foreign key

ID_Persetujuan_WDII integer 8 Foreign key

ID_Konfirmasi_KTU integer 8 Foreign key

ID_Konfirmasi_SBUP integer 8 Foreign key

ID_Konfirmasi_SBK integer 8 Foreign key

Nama_Event varchar 30 Deskripsi_Event varchar 40 Jenis_Event varchar 15 Jumlah_Perserta varchar 10 Jumlah_Panitia varchar 10 Tanggal_Dimulai date

Pukul_Dimulai time Pukul_Selesai time Tanggal_Diajukan date

Dana_Yang_Dibutuhkan varchar 20 Proposal_Event file

Catatan varchar 255

Tabel 11: Atribut Entitas “Event Mahasiswa”

ID_Event (PK) integer 8 Primary key

ID_Ruangan (FK) integer 8 Foreign key

ID_Peneyelenggara (FK) integer 8 Foreign key

ID_Persetujuan_WDIII (FK) integer 8 Foreign key

ID_Konfirmasi_SBUP (FK) integer 8 Foreign key

ID_Konfirmasi_SBK (FK) integer 8 Foreign key

Nama_Event varchar 30 Deskripsi_Event varchar 40 Jumlah_Peserta varchar 10 Jumlah_Panitia varchar 10 Tanggal_Dimulai date Pukul_Dimulai time Pukul_Selesai time Tanggal_Diajukan date Dana_Yang_Dibutuhkan varchar 20 Proposal_Event file

Catatan varchar 255

Tabel 12: Atribut Entitas “Reservasi Ruangan”

ID_Reservasi integer 8 Primary key

ID_Ruangan integer 8 Foreign key

(8)

27 Tanggal_Digunakan date

Pukul_Mulai_Digunakan time Pukul_Selesai_Digunakan time

Tabel 13: Atribut Entitas “Disposisi Ruangan”

ID_Dis_Ruangan Integer 8 Primary Key

ID_Persetujuan_D Integer 8 Foreign Key

ID_Persetujuan_WDI Interger 8 Foreign Key

ID_Persetujuan_WDII Integer 8 Foreign Key

ID_Persetujuan_WDIII Integer 8 Foreign Key

ID_Event Integer 8 Foreign Key

ID_Ruangan Integer 8 Foreign Key

Tanggal_Dis_Ruangan Date

Alasan_Disposisi varchar 255

Setelah database tersebut disusun, untuk mengetahui bagaimana database tersebut berelasi dapat dilihat pada ERD gambar 6.

Gambar 6: ERD yang diusulkan

4.4.5 Peran Sistem menyelesaikan kelemahan Sistem Informasi Berbasis Komputer dapat memperbaiki kelemahan yang ada, diantaranya sebagai berikut:

Tabel 14: Sistem menyelesaikan kelemahan

Kelemahan yang ada Solusi

WD III harus menghubungi SBUP mengenai ruangan yang kosong maupun mahasiswa sendiri yang harus datang untuk menanyakan, dan proposal event fakultas yang juga menggunakan hardcopy sehingga pengarsipan dapat menumpuk.

Sistem dapat mengetahui ketersediaan ruangan secara langsung, sehingga pihak penyelenggara event tidak perlu mengkonfirmasi ketersediaan ruangan, dan proses perijinan kedua event hanya membutuhkan soft copy sehingga arsip tidak menumpuk.

Proses reservasi dan pencatatan ruangan dicatat secara manual dengan Microsoft Excel.

Sistem dapat mereservasi ruangan secara otomatis dan real-time.

Belum memiliki koordinasi antara penyelenggara yang satu dengan lainnya karena untuk mengetahuinya, pihak pengguna ruangan harus menuju ke SBUP untuk melihat siapa saja yang menggunakan untuk mengkonfirmasi

penggunaan ruangan.

Sistem dapat meresevasi ruangan tanpa perlu konfirmasi ke SBUP karena pengguna ruangan dapat mengetahui siapa saja penggunanya melalui sistem, sehingga crash dapat dihindari.

4.4.6 Solusi bagi proposal event bersrtata Proposal Event memerlukan tanda tangan guna persetujuan event oleh pimpinan maupun pihak yang terlibat. Proposal event yang akan

di-upload pada sistem dapat dibentuk dengan format .pdf maupun .docx Format tersebut mendukung

Digital Signatures. Digital Signatures pada .pdf merupakan penjamin data tidak diubah oleh pihak yang tidak berwenang. Digital Signatures dapat dibagi menjadi dua, yakni Certified Signatures yang mengindikasi bahwa penyusun dokumen meupakan

author dokumen dan Approval Signatures yang dapat mengoptimalisasi prosedur perijinan dalam alur kerja dengan merekam persetujuan oleh divisi yang berwenang untuk meng-embedding-kan ke dalam .pdf (instantssl.com).

4.4.7 Hambatan yang dapat terjadi pada Sistem

Analis dapat memprediksi berbagai masalah yang dapat timbul, seperti:

(9)

28

event, sehingga aktor dapat ketinggalan informasi. Kondisi tersebut berakibat tidak disiapkannya sebuah event dengan baik.

2. Adanya suatu keputusan yang tidak terstruktur yang disebabkan oleh faktor nomer 1, sehingga aktor perlu menghubungi aktor lainnya secara manual.

3. Menguragi bahkan menghilangkan interaksi sosial karena pihak penyelenggara event maupun pihak pemberi ijin event tidak bertemu, berbicara dan beratatap muka secara langsung, sehingga penyelenggara maupun pemberi ijin tidak mengetahui siapa yang mewakilkan dan pola hidup individualisme dapat meningkat.

5. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan

Dari hasil penelitian pada Hasil dan Pembahasan, maka dapat disimpulkan bahwa : 1. Event yang telah diselenggarakan pada tahun

2016 dan 2017 sebagian besar diselenggarakan oleh organisasi mahasiswa FIA.

2. Alur penyelenggaraan event fakultas saat ini dimulai dari proposal kegiatan yang diajukan kepada Dekan kemudian WDI dan WD II kemudian KTU.

3. Alur penyelenggaraan event organisasi mahasiswa dimulai dari proposal kegiatan yang diajukan ke WD III kemudian ke SBUP dan SBK.

4. Ditemukannya kelemahan seperti pengajuan

event yang masih manual, reservasi dan pencatatan ruangan yang manual, belum adanya koordinasi antar penyelenggara terkait ruangan, dan penggunaan ruangan yang kadang-kadang terjadi crash.

5. Dari tahap analisis kebutuhan pengguna, ditemukan Penyelenggara event membutuhkan informasi ruangan, form dan juga status persetujuan event. Dekan membutuhkan informasi ajuan event fakultas, WDI membutuhkan informasi event fakultas bersifat akademis, WD II membutuhkan informasi tentang event fakultas.WD III membutuhkan informasi event organisasi mahasiswa, KTU membutuhkan informasi event fakultas, SBUP membutuhkan informasi event fakultas maupun

event organisasi mahasiswa.

6. Kebutuhan Sistem secara fungsional dapat menampilkan form event beserta informasi ruangan yang bisa direservasi dan menampilkan

ajuan event kepada pihak yang berwenang memberikan ijin dan konfirmasi, dapat mmindah

event, dan dapat mendisposisi ruangan oleh pihak dekanat.

7. Kebutuhan Sistem secara non-fungsional dapat beroperasi selama 24 jam, memiliki bandwidth

yang tinggi dan dirancang dengan bug sedikit mungkin.

8. Kebutuhan keamanan sistem memiliki username

dan password dengan NIM / NIP yang memiliki masa tenggang berlaku dan keamanan lainnya yang memadai agar database tidak mudah dibobol.

9. Hasil desain sistem berupa desain input, proses, dan output. Desain proses-proses digambarkan dengan Flowchart, Use Case Diagram, Diagram Konteks, dan Data Flow Digaram. Desain

Database juga digambarkan dengan database-database beserta relasinya dalam bentuk Entiry Relationship Diagram.

10.Perbaikan yang ditawarkan adalah penyelenggara event mengetahui ruangan yang tersedia untuk direservasi secara langsung dan otomatis berserta koordinasi dengan penyelenggara yang lain tentang siapa saja yang menggunakan ruangan.

11.Pengunggahan proposal yang berstrata dapat menggunakan digital signatures pada .pdf. 12.Sistem ini dapat meimbulkan masalah baru yang

dapat timbul, seperti aktor yang jarang dan tidak pernah membuka sistem sehingga informasi yang datang tidak diolah yang menyebabkan penumpukan tugas dan mengurangi interaksi sosial.

5.2 Saran Peneliti

Adapun saran-saran peneliti bagi pihak-pihak terkait adalah sebagai berikut:

1. Bagi FIA UB diharpkan dapat

mengimplementasi sistem ini jika program berbasis web sudah jadi.

(10)

29 penyelenggara event dari luar fakultas agar dapat

masuk ke dalam sistem, dan juga proses penyelenggaraan event oleh Dekanat yang harus berubah posisi sebagai penyelenggara event pada sistem sehingga proses penyelenggaraan event

oleh Dekanat belum efektif karena Dekanat sebagai penyelenggara event tetap harus tertuju ijinnya kepada Dekan, WD I dan WD II, sehingga analis mengharapkan pemrograman komputer agar penyelenggaraan event oleh Dekanat dapat tertuju langsung kepada KTU.

DAFTAR PUSTAKA

Creswell, John W. 2013. Penelitian Kualitatif dan Desain Riset. Yogyakarta: Pustaka Pelajar. Dennis, Alan., Barbara H. Wixom, dan Roberta M.

Roth. 2012. System Analysis and Design. John & Willey Sons, Inc.

Goldblatt, Joe. 2002. Special Events Twenty-First Century Global Event Management. New York: John & Willey Sons, Inc.

Instant SSL. What is a Digital Signature. Comodo CA Limited. Diakses 12 Juli 2018 dari

https://www.instantssl.com/https-tutorials/digital-signature.html Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain Sistem

Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: CV Andi Offset

Kusdi. 2009. Teori Organisasi dan Administrasi.

Jakarta: Salemba Humanika

Laudon, Kenneth C., dan Jane P. Laudon. 2015.

Sistem Informasi Manajemen:Mengelola Perusahaan Digital. Jakarta: Salemba Empat.

Noor, Any. 2013. Manajemen Event. Bandung: Penerbit Alfabeta

O’Brien, James A., dan George M. Marakas. 2014.

Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Salemba Empat

Oz, Effy. 2009. Management Information Systems.

Boston: Thomson

Republik Indonesia. 2012. Undang-Undang

Republik Indonesia No. 12 Tahun 2012 Tentang Dikti. Lembaran Negara RI Tahun 2012

Robbins, Stephen P., dan Timothy A. Judge. 2015.

Perilaku Organisasi. Jakarta: Salemba Empat

Shelly, Gary B., dan Harry J. Rosenblatt. 2012.

Systems Analysis and Design, Ninth Edition. Boston: Cengage Learning