BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG
Defining the Role of a Liaison Officer (LO)
Dewasa ini, gubernur negara bagian tenggara membentuk suatu Departemen Sumber Daya Manusia (SDM). Departemen ini merupakan gabungan lembaga negara yang sebelumnya berbeda yang dilakukan dalam program kesehatan dan kesejahteraan. Struktur organisasi departemen disajikan dalam :
Gambar 1. Struktur Organisasi Departemen SDM
Biro Jaminan Sosial akan manjalankan semua program pemeliharaan pendapatan dan suplemen pendapatan dari departemen SDM. Dimana, akan mengeluarkan dukungan keuangan bagi orang tidak mampu, pengangguran dan miskin dan juga akan mengeluarkan kupon makanan serta membantu dalam pembayaran terkait medis.
Biro Pelayanan Kesehatan akan mengoperasikan semua program departemen yang menyediakan pelayanan kesehatan, termasuk semua program kesehatan fisik dan mental. Biro ini akan mengambil alih fungsi dari Departemen Kesehatan, Departemen Kesehatan Psikologis dan Komisi untuk Anak Cacat.
Biro Jasa Tenaga Kerja akan mengoperasikan semua peningkatan angkatan kerja dan program penempatan kerja , termasuk semua hal perekrutan tenaga kerja dan fungsi penghubung bisnis, pelatihan kerja, fungsi kesiapan pekerja serta konseling pekerjaan dan penempatan.
Biro Administrasi dan Operasi akan mengkonsolidasikan berbagai layanan dukungan, seperti preaudits, akuntansi, pengolahan data, pembelian, dan duplikasi yang kini dilengkapi dengan 19 unit terpisah.
Setelah departemen mulai beroperasi dibentuk reorganisasi, masalah utama yang muncul di arahkan ke Biro Administrasi dan Operasi (BAO). Sebelum reorganisasi, setiap departemen telah memiliki staf pendukung sendiri untuk pengolahan data, akuntansi, personalia dan penganggaran. Pegawai di departemen dan semua peralatan telah dipindahkan dan ditempatkan di bawah arahan komisaris BAO. Karyawan yang sebelumnya khusus dalam menangani satu area kerja, seperti kesehatan mental, kini diharapkan untuk melakukan pekerjaan untuk semua biro. Selain itu, mereka harus merevisi bentuk, prosedur, program komputer, rekening dan catatan agar sesuai dengan kebijakan departemen baru.
Disamping itu, staf eksekutif bukanlah divisi yang tepat untuk menangani masalah ini. Selain dari banyaknya jumlah waktu yang dihabiskan pada masalah administrasi, juga banayaknya timbul konflik interpersonal antara komisaris.
Komisaris BAO diperintahkan oleh sekretaris untuk memberikan perhatian penuh untuk merancang sarana dalam mengintegrasikan fungsi administrasi. Setelah konsultasi dengan stafnya, ide tentang menghubungkan antara petugas administrasi dirumuskan. Komisaris BAO mempresentasikan makalah yang menggambarkan pekerjaan baru kepada staf eksekutif untuk diskusi dan adopsi. Menurut komisaris, ada prosedural atau perencanaan sarana untuk mengintegrasikan fungsi administrasi. Sebaliknya, itu akan terus menjadi proses yang mengundang konflik sehingga membutuhkan perhatian individu yang ditugaskan untuk masing-masing empat biro.
Exhibit 2. Deskripsi Tanggung Jawab, Pengantar Administrasi LO
Executive Order 86-777 menghapuskan biro SDM dan fungsi mereka digabung menjadi sebuah departemen baru. Unsur utama dalam konsep organisasi pada departemen baru ini adalah sentralisasi administrasi dan dukungan kegiatan ke Biro Administrasi dan Operasional, yang mendukung empat departemen biro program. Sementara sentralisasi kegiatan administrasi dan dukungan hanya termasuk pada fungsi-fungsi yang terletak di unit administratif terpusat di lembaga bekas SDM, ukuran Departemen SDM menyatakan bahwa tingkat tambahan usaha diterapkan untuk memastikan koordinasi dan kerjasama yang erat antara empat biro program dan Biro Administrasi dan Operasional.
Tanggung Jawab
1. Setiap petugas administrasi penghubung akan memberikan, bersama komisaris biro program dan pejabat lainnya yang ditugaskan, bantuan dalam bidang-bidang berikut:
a. Identifikasi dan definisi dari dukungan administratif dan operasional kebutuhan biro program tersebut.
b. Penentuan prioritas relatif kebutuhan untuk layanan.
c. Identifikasi persyaratan program dan operasional biro program yang dapat dibantu oleh penegakan peraturan administratif oleh Biro Administrasi dan Operasional.
d. Identifikasi sumber daya yang tersedia di dalam Biro Administrasi dan Operasi yang mungkin penting bagi biro program.
e. Koordinasi pemberian pelayanan oleh berbagai divisi dari Biro Administrasi dan Operasional ke biro program
f. Interpretasi data dan informasi yang diberikan oleh Biro Administrasi dan Operasional. g. Interpretasi dan distribusi peraturan dan prosedur administratif yang dikeluarkan oleh
Biro Administrasi dan Operasional sehubungan dengan tanggung jawabnya berdasarkan kebijakan digambarkan oleh sekretaris dan komisaris dari Departemen SDM.
2. Setiap petugas penghubung administrasi akan memberikan bantuan kepada Komisaris untuk Administrasi dan Operasional dan pejabat lain dari Biro Administrasi dan Operasional dalam bidang berikut:
a. Pengembangan strategi untuk memberikan kualitas maksimal dan kuantitas layanan pendukung yang dapat tersedia bagi petugas biro program tertentu dalam batasan anggaran dan kebijakan.
c. Identifikasi prosedur baru dan sistem dimana pelayanan yang diberikan biro program dapat mengakibatkan koordinasi ditingkatkan antara semua unit organisasi dari Departemen SDM.
d. Identifikasi kekurangan atau kesenjangan dalam layanan yang tersedia saat ini disediakan oleh Biro Administrasi dan Operasional.
e. Arah dan / atau koordinasi gugus tugas dan unit organisasi sementara yang dibuat dalam Biro Administrasi dan Operasi ditugaskan untuk menyediakan sumber daya khusus untuk biro program.
f. Pengawasan dari semua personil dari Biro Administrasi dan Operasi yang mungkin pada tugas-tugas sementara ke biro program yang petugas yang ditugaskan.
Penyusunan Ulang Operasional
1. Para petugas penghubung administrasi akan ditunjuk untuk posisi di Kantor Komisaris sebagai Administrasi dan Operasional.
2. Tugas dari seorang petugas penghubung administratif ke biro program akan memerlukan persetujuan dari komisaris.
3. Kantor Administrasi LO akan secara fisik terletak di dalam suite kantor komisaris biro program untuk menjalankan tugasnya.
4. Petugas LO akan menghadiri semua rapat staf komisaris biro program yang ditugaskan dan semua rapat staf Komisaris Administrasi dan Operasional.
B. RUMUSAN MASALAH
1. Mengevaluasi konsep “petugas penghubung administrasi” sebagai strategi untuk mencapai integrasi. Apakah ini contoh dari strategi penyesuaian yang saling menguntungkan?
2. Bagaimana petugas mencapai integrasi ketika mereka tidak akan memiliki kekuasaan atas fungsi administrasi atau program yang akan diintegrasikan?
3. Apa yang akan menjadi karakteristik pribadi yang paling penting yang harus dicari untuk mengisi posisi ini?
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Pengertian Struktur Organisasi
Menurut Herbert A. Simon, Donald W. Smithburg, dan Victor A. Thompson , Organisasi adalah suatu sistem terencana mengenai usaha kerjasama dalam mana setiap peserta mempunyai peranan yang diakui untuk dijalankan dan kewajiban-kewajiban atau tugas-tugas untuk dilaksanakan. Ada beberapa bagian dari organisasi, yaitu:
1. The Operating Core. Yang termasuk disini adalah para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berhubungan dengan produksi barang dan jasa.
2. The Strategic Apex. Yang termasuk di dalam bagian ini adalah manajer tingkat puncak (top management).
4. The Technostructure. Yang termasuk dalam bagian ini adalah mereka yang diserahi tugas untuk menganalisa dan bertanggung jawab terhadap bentuk standarisasi dalam organisasi.
5. The Support Staff. Yang termasuk disini adalah orang-orang yang memberi jasa pendukung tidak langsung terhadap organisasi ( orang-orang yang mengisi unit staff).
Struktur adalah hubungan antara macam-macam fungsi atau aktivitas di dalam organisasi . Struktur organisasi adalah hubungan antar para pegawai dan aktivitas-aktivitas mereka satu sama lain serta terhadap keseluruhan, di mana bagian-bagiannya adalah tugas-tugas, pekerjaan-pekerjaan atau fungsi-fungsi dan masing-masing anggota kelompok pegawai yang melaksanakannya.
BAB III
PEMBAHASAN
mendeteksi permasalahan lebih dini. Bisa diartikan selain sebagai pihak “ lobbying” LO juga bisa menjadi pihak inteligen organisasi.
Berdasarkan kasus analisis kali ini, peran LO memberikan kontribusi terbesar dalam jalannya setiap biro program yang baru dibentuk dari pengalihan departemen SDM. Integrasi antar departemen yang dilebur menjadi satu mengalami permasalahan antar departemen administrasi. Maka dibentuknya LO dalam struktur organisasi yang baru bisa dikatakan bahwa ini adalah suatu strategi untuk menciptakan sentralisasi organisasi.
Pembentukan posisi dan menentukan tanggung jawab LO mewujudkan sebuah pola pekerjaan yang menghubungkan antar biro dengan biro lainnya. Jadi lebih memudahkan semua biro yang ada untuk berinteraksi dan saling berkomunikasi satu dengan yang lainnya. Kehadiran LO akan menguntungkan banyak pihak, karena akan meminimalisir tumpang tindih tanggung jawab. Disamping itu, menjadi wadah untuk menyampaikan kepentingan dari masing-masing dan nantinya akan memudahkan manajemen organisasi untuk mengambil keputusan, mengetahui kebutuhan dan kebijakan yang harus diambil pada biro program tertentu. Hal ini mempermudah manajemen untuk lebih dini mengecek dan mereview jalannya operasional dan meminimalisir biaya, karena nantinya semua biro yang terkait akan memberikan informasi kepada LO dan nantinya semua Informasi ini akan menjadi tolak ukur penilaian berhasil atau tidaknya tujuan dari organisasi.
tugas bagi LO memudahkan seseorang yang menduduki posisi ini akan lebih leluasa mengambil sikap dan membantu pencapaian tujuan. Dijelaskan dalam tugasnya LO memberikan bantuan dalam penentuan pengembangan strategi dll, namun tetap memiliki batasan untuk tidak langsung mengambil keputusan.
Agar suksesnya penerapan strategi bukannya hanya dengan keputusan komisaris atau kepala masing-masing biro program itu sendiri. Dalam mengeksekusi strategi, kunci suksesnya yaitu pemberian otoritas serta tanggung jawab bagi masing-masing elemen organisasi. LO telah memiliki peran pentingnya sendiri dengan otoritasnya sendiri, bila Liasion Officer tidak mempunyai kekuasaan atas fungsi administrasi atau program yang akan diintegrasikan, perlu disegerakan adanya koordinasi dengan pihak dalam organisasi yang mampu menghubungkan pihak-pihak terkait.
3. Tantangan profesi LO ini cukup besar karena tidak hanya dibutuhkan pintar, tapi juga cerdas, cekatan, serta kekuatan fisik yang prima. Orang yang menduduki posisi ini harus punya good communication skill, smart, dan adaptable dlm kondisi apapun harus mampu “mingle” dengan pihak lain, baik itu skala mikro (pemerintahan atau perusahaan dlm lingkup kecil) maupun dengan pemerintahan/perusahaan lingkup besar. Kepribadian LO yang paling penting adalah good communication skill dan open minded serta harus bisa proaktif dan antisipatif dengan semua pihak. Fleksible bekerjasama dalam tim maupun individu.
Menurut pada teori perilaku individu : The Big Five Model. Seorang “LO” selayaknya bisa memenuhi persyaratan karakteristik dibawah ini:
a. Conscientiousness. Menjadi pribadi yang pekerja keras, rajin, terorganisir, dapat diandalkan
b. Extraversion–introversion ; Dilihat tingkat kemampuannya untuk bersosialisasi dengan berbagai pihak
d. Stability. Kemampuan seseorang dalam menangani stres menampilkan dengan tetap tenang, terfokus, dan percaya diri. Karena “LO” harus bisa menangani semua permasalahan dan bisa mendengarkan semua masukan darii berbagai pihak.
e. Openness to experience. Dari sikap ini dilihat bagaimana “LO” bisa Orang kreatif, artistik, sangat terbuka sehingga dapat berkembang dalam posisi “LO”.
DAFTAR PUSTAKA
Buku
Internet
https://noramaya.wordpress.com
http://samarinda.lan.go.id/peran_penting_liaison_officer_sukseskan_acara_210.htm
