ARTI SEKRETARIS DAN KESEKRETARIATAN
Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan.
Kesekretarisan adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar.
Kedudukan dan Peran Sekretaris
Sekretaris organisasi bertindak sebagai Kepala Sekretariat yang mempunyai wewenang membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan pengawasan, memberi perintah, menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik, melakukan pengarahan, penyempurnaan organisasi dan tata kerja.
Ruang Lingkup, Tugas, Fungsi, Tujuan, dan Prinsip Sekretaris
A. Ruang Lingkup
- Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan penyimpanan.
- Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern.
- Menyelenggarakan rapat-rapat.
- Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu / kunjungan.
B. Tugas Administratif Kesekretariatan
- Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern.
- Mengamankan rahasia perusahaan / organisasi
C. Fungsi
- Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen
- Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.
- Sebagai alat komunikasi organisasi / perusahaan
- Sebagai pusat dokumentasi
D. TUJUAN
Pelaksanaan Administrasi Kesekretariatan memiliki tujuan antara lain :
1. Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun eksternal.
2. Mengamankan rahasia organisasi.
3. Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaraan pelaksanaan fungsi manajemen.
E. PRINSIP
Berikut ini beberapa prinsip dasar sebagai pedoman guna menjalankan kegiatan administrasi kesekretariatan dengan baik adalah antara lain :
1. Jelas. Memiliki maksud, tujuan dan arah yang tepat guna dan masuk akal.
2. Sederhana. Ciptakan proses administrasi kesekretariatan yang praktis.
3. Fleksibel. Bersifat tidak kaku dan memungkinkan adanya improvisasi.
4. Bermetode. Dilandasi perhitungan matang demi tercapainya tujuan.
5. Sistem Kesatuan. Berada dalam suatu lingkaran sistem komando organisasi
Kedudukan Sekretaris dalam Organisasi
b. Peran Teknis
c. Peran Pendukung
Kualifikasi / Syarat-syarat Sekretaris
a. Syarat Pengetahuan
b. Syarat Keterampilan
c. Syarat Kepribadian
Ruang Lingkup Sekretaris
Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan.
Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :
- Menerima tamu
- Menerima telepon
- Mengambil dikte dan melatinkan
- Menyimpan surat
Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya direktur dari perusahaan percetakan akan berbeda dengan lembaga bantuan hukum.
Pada umumnya pekerjaan-pekerjaan sekretaris dikelompokkan :
- Tugas-tugas yang bersifat rutin
- Tugas-tugas yang bersifat kreatif
- Melakukan hubungan dan kerja sama
Seorang sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk menumbuhkan hubungan dan kerja sama yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-batas kedinasan
A. Pengertian Sekretaris Pengertian sekretaris adalah sekretaris yang tugasnya membantu seorang eksekutif atau pimpinan. Apabila ditinjau secara etimologi,
sekretaris berasal dari kata secretum yang berarti rahasia, atau seceretarius atau secretarium yang berarti seorang yang diberi kepercayaan memegang rahasia. Dalam Websters New World Dictionary of the American Language College, mengartikan sekretaris : Secretary is a person employed to keep records, take care
perkantoran atau perusahaan. Jadi, pekerjaan seorang sekretaris adalah membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien. B. Peranan dan Tugas Sekretaris Peranan Sekretaris Dalam praktek penyelenggaraan kantor di mana telah lazim bahwa pimpinan dari suatu perusahaan, instansi atau lembaga lainnya dibantu oleh seorang pegawai yang dibebani dengan tugas surat menyurat, filing dan pelayanan tamu maupun urusan-urusan rapat.
Pegawai tersebut lazimnya dinamakan sekretaris, apabila ia menyelenggarakan surat menyurat yang bersifat pribadi atau rahasia dari pimpinannya. Pada mulanya
sekretaris adalah seorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia. Kemudian lalu berarti petugas yang menyelenggarakan surat menyurat bagi seorang pejabat pimpinan yang kadang-kadang meliputi pula surat-surat rahasia atau surat yang bersifat pribadi yang tidak pada tempatnya disiarkan sembarangan. Akhirnya tugas sekretaris itu diperluas dengan segi-segi tata usaha lainnya. Kini seorang sekretaris pada pokoknya adalah asisten yang membantu dalam segala hal agar
pimpinan dapat bersifat secara efektif dalam menunaikan tugas manajemennya. Tugas sekretaris tidak lagi dibatasi dalam bidang tata usaha saja, melainkan cenderung untuk terus menerus meluas. Dengan demikian selain sekretaris yang berperan semata-mata sebagai seorang pembantu, terdapatlah sekretaris yang mempunyai fungsi manajer. Karena kedudukannya sebagai manajer , maka sekretaris yang demikian itu lalu mempunyai pegawai-pegawai bawahan. Akhirnya pegawai-pegawai bawahan itu dengan segenap bidang kerjanya lalu dikembangkan menjadi sebuah satuan organisasi. Satuan organisasi ini sekarang lazimnya disebut sebagai sekretariat dan dikepalai oleh seorang sekretaris yang berfungsi sebagai manajer itu. Jadi
sekretaris yang bertindak sebagai seorang manajer pada umumnya memimpin satuan organisasi yang disebut sekretariat (dalam lingkungan organisasi yang besar disebut juga Sekretaris Jenderal). C. Tugas Sekretaris Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor. C.1. Secara umum tugas-tugas sekretaris adalah meliputi hal-hal sebagai berikut 1. Menerima dikte dari pimpinan. 2. Melaksanakan
Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan. 8. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan maupun pihak eksternal perusahaan. 9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting. 10.Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan. Sekretariat dan Kesekretariatan A. Pengertian Sekretariat Seperti halnya yang sudah diterangkan secara singkat pada point di atas mengenai awal terjadinya sekretariat, maka pada bagian ini akan dijelaskan beberapa hal tentang
kesekretariatan. Menurut Drs. Wursanto bahwa sekretariat adalah satuan organisasi atau lembaga yang melaksanakan jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan. Dengan pengertian tersebut sehingga satuan organisasi yang dimaksud mencakup adanya unsur-unsur : a. tempat untuk dapat terselenggaranya kerja dari pekerjaan yang dipimpin oleh seorang sekretaris. b. Manusia atau para pegawai pelaksana, pencipta tata cara dan tata kerja. c. Alat atau sarana yang diperlukan demi tercapainya kelangsungan kerja dari sekretaris dan para bawahannya. Selanjutnya pengertian kantor pada dasarnya dapat kita pahami sebagai berikut : 1. Tempat
diselenggarakannya kegiatan menangani informasi. 2. Proses menangani informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan informasi. Sekretariat atau kantor tentunya dalam kegiatannya menerapkan tata cara pelaksanaan kantor atau sekretariatnya masing-masing B. Pengertian Kesekretariatan. Kesekretariatan ialah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat yakni menunjukkan tata kerja atau proses kerjanya sekretariat. Dengan demikian, kesekretariatan bersifat aktif dan dinamis dalam kegiatan jasa-jasa perkantoran, terutama yang sangat
berkaitan dengan proses administrasi. Selanjutnya pengertian kesekretariatan adalah merupakan sifat kegiatan atau aktivitas kerja dari seorang sekretaris, atau merupakan sifat dan macam pekerjaan yang harus dikerjakan pada jabatan sekretaris. Dalam pelaksanaan kerjanya yang konkrit mengenai tugas-tugas sekretriat dari perusahaan-perusahaan umumnya biasanya sebagai berikut (tanpa pembahasan yang lebih jauh mengenai masing-masing kegiatannya, kecuali surat menyurat pada point berikutnya) : a. Persiapan dan pelaksanaan pekerjaan dari direksi. b. Penyelenggaraan
surat-menyurat. c. Pengaturan hubungan keluar. d. Penganggaran belanja e. Persiapan dan penyelenggaraan konferensi perusahaan. f. Persiapan dan penghadiran rapat-rapat dari dewan pengurus dan rapat umum para pemegang saham. g. Penerapan atau perbaikan tata kerja yang ilmiah. h. Penyusunan dokumentasi dan arsip/penyimpanan warkat berdasarkan abjad, perihal, nomor, tanggal, wilayah dan sebagainya. i. Wadah atau tempat pelaksanaan aktivitas atau kegiatan dari suatu organisasi, sehingga fungsi aktivitas sekretriat tersebut dapat dikatakan aktif ataupun tidak aktif. C. Fungsi
mencakup kegiatan dalam administrasi (dalam arti luas) pada sebuah organisasi atau perkantoran. Sedangkan fungsi kesekretriatan lain berkaitan dengan kegiatan
ketatausahaan yakni kegiatan administrasi dalam arti sempit yang meliputi : 1. adanya orang-orang yang bekerja, 2. penerimaan dan pengiriman surat, 3. penerimaan dan pengiriman telepon, 4. penyelesaian surat-surat yang berkaitan dengan kegiatan organisasi sehari-hari. Kegiatan administrasi sebagai fungsi kesekretariatan dalam arti yang luas dapat meliputi kegiatan sebagai berikut : 1. Mengadakan pencatatan
(recording) dari semua kegiatan manajemen yang berkaitan dengan organisasi. 2. Administrasi kesekretariatan sebagai alat pelaksanaan daripada kegiatan
ketatausahaan yang bersifat pelayanan (membantu), baik pada atasan maupun pada pihak lain yang terkait atau memerlukan. 3. Administrasi kesekretariatan sebagai alat komunikasi antar kantor atau antar perusahaan secara perorangan maupun organisasi. 4. Administrasi kesekretariatan sebagai pelaksana pemegang rahasia kantor, maupun perusahaan. 5. Adminstrasi kesekretariatan sebagai pusat dokumentasi (master file). Adapun fungsi kesekretriatan yang paling utama adalah sebagai berikut : a.
Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik secara internal maupun eksternal. b. Mengamankan kerahasiaan kantor atau jawatan yang
