T1 682010065 BAB III

(1)

13

BAB III

METODE PERANCANGAN SISTEM

3.1. Prosedur

Training

Tracking

PT Kievit Indonesia

PT Kievit Indonesia mempunyai prosedur untuk proses pelatihan yang diadakan

pada perusahaan. Proses training dimulai dengan dilakukannya analisis oleh bagian

HR Recruitment & Training untuk general training karyawan dan oleh manager tiap

departemen untuk specific training karyawan sesuai dengan kebutuhan pada tiap

departemen. Hasil analisis tersebut akan dicatat pada Form Training Needs. Salah

satu dasar analisis pelatihan karyawan adalah training record karyawan periode

sebelumnya.

Berdasarkan hasil analisis, maka karyawan akan mendapatkan daftar pelatihan

karyawan. Daftar pelatihanini menerangkan pelatihan apa saja yang wajib dan tidak

wajib diikuti oleh karyawan. Daftar pelatihan dibuat dalam bentuk softcopy (Micosoft

Excel) dan tercetak.

Bagian HR Recruitment & Training akan merencanakan kegiatan pelatihan

dalam bentuk penjadwalan pelatihan berdasarkan daftar pelatihan yang dibutuhkan

karyawan. Perencanaan tersebut selanjutnya akan dijadikan patokan oleh HR bagian

Recruitment & Training untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pelatihan.

Saat pelaksanaan kegiatan pelatihan, karyawan akan mengisi form training

attendance list. Form kedatangan pelatihan berfungsi sebagai data kehadiran

pelatihan karyawan yang hadir dan mengikuti pelatihan, daftar pelatihan akan diberi

keterangan bahwa karyawan sudah menyelesaikan pelatihan. Keterangan meliputi

tiga macam isian, K jika karyawan mengikuti pelatihan yang diselenggarakan oleh PT

Kievit Indonesia, P jika karyawan karyawan mengikuti pelatihan yang bersifat

personal/previous experience, dan E jika pelatihan sudah dipenuhi melalui pendidikan

(2)

14

Setelah karyawan mengikuti pelatihan, bagian HR Recruitment & Training

akan meng-update training record tiap karyawan (Micosoft Excel) dan daftar

pelatihan karyawan (Micosoft Excel). Training record tersebut merupakan salah satu

dari beberapa alat analisis karyawan di PT Kievit.

Dari prosedur diatas, flowchart proses Training Tracking PT Kievit dapat

dilihat pada bagan dibawah ini.

Analisis general training oleh bagian HR Recruitment & Training dan analisis Specific training (competency

department) oleh manager tiap department

Daftar Training, terdiri atas Training General dan Training

Specific

Bagian HR Recruitment & Training, akan menyusun jadwal pelaksaan training-training yang ada.

Daftar Training (General Training dan Specific

Training )

File Jadwal Training dan Daftar Training pada MS.

Excel

Pelakasanaan Training oleh Karyawan

Bagian HR Recruitment & Training akan mengupdate daftar training

karyawa de ga ketera ga K apabila karyawa e gikuti

training yang diadakan PT Kievit, P apabila karyawa e gikuti

training diluar perusahaan (bersifat personal), dan E apabila training sudah dipenuhi dari pendidikan karyawan.

File Training Record updated File Training Matrix

updated

Proses Analisis Karyawan

Prosedur Training Tracking PT Kievit Indonesia

(3)

15

3.2. Analisa Kebutuhan

Berdasarkan prosedur Training Tracking yang berjalan menunjukkan bahwa

proses pencatatan training tracking karyawan dilaksanakan oleh admin department

HR (Human Resources) bagian Recruitment dan Training. Proses penginputan data

pelatihan karyawan secara manual menggunakan Microsoft Excel. Selain itu, proses

menghasilkan training record karyawan dan training matrix juga dilakukan secara

manual.

Pengelolaan training tracking karyawan tersebut memiliki beberapa kelemahan.

Kelemahan yang pertama yaitu bagian HR melakukan penginputan berulang-ulang

untuk setiap data pelatihan yang diikuti karyawan. Data training record sudah

disiapkan menurut nama karyawan dan dan data training matrix menurut departemen

yang ada, apabila ingin meng-update kedua data tersebut administrator harus

menginputkan satu per satu data ke dalam laporan yang terkait. Penginputan secara

manual tidak menjamin ketelitian data. Hal tersebut disebabkan adanya kemungkinan

data tersebut kurang (ada data yang belum diinputkan) atau sebaliknya yaitu terdapat

data yang diinputkan berulang (data redundancy).

Di sisi lain, pengelolaan Training Tracking seperti ini membutuhkan waktu

yang lebih lama. Dengan demikian pengelolaan data dan informasi menjadi kurang

efisien. Hal ini membuat administrator sering menunda melakukan penginputan dan

pembaharuan data. Dengan demikian proses pelacakan data pelatihan kurang efektif.

Kelemahan yang lain adalah data pelatihan yang tidak terpusat menyulitkan

pengguna pada saat pengecekan data pelatihan. Hal tersebut dikarenakan

administrator harus memeriksa satu per satu data pelatihan yang ada.

Berdasarkan analisis di atas, maka dapat disimpulkan bahwa terdapat masalah

integrasi data dan informasi yang berdampak pada kurangnya efisiensi dan efektifitas

pada pengelolaan data dan informasi pelatihan karyawan. Oleh karena itu,

membangun sistem informasi berbasis komputer yang mengelola prosedur Training

(4)

16

solusi yang terbaik. Sistem informasi ini dapat mengintegrasikan semua data

pelatihan dan menghasilkan informasi yang berkualitas.

3.3. Metode Perancangan Sistem

Metode perancangan yang digunakan dalam menganalisis dan mendesain

sistem informasi Kievit Training Tracking yaitu Prototyping. Prototyping merupakan

metode pengembangan sistem informasi secara bertahap, yaitu dengan

mengembangkan suatu prototype yang sederhana terlebih dahulu, baru kemudian

dikembangkan dari waktu ke waktu sampai sistem informasi selesai dikembangkan.

Prototype merupakan bentuk dasar atau model awal dari suatu sistem atau subsistem.

(Jogiyanto, 2003)

Gambar 3.2 Model Prototyping (Pressman, 2010)

Seperti pada gambar 3.2, dijelaskan bahwa metode prototyping terbagi atas tiga

tahapan yang berantai yaitu pengumpulan kebutuhan (communication), membangun

prototyping (quick plan, modeling quick design, construction of prototype), dan

evaluasi prototyping (deployment delivery & feedback). Berikut penjelasan tahapan

metode prototyping :

(5)

17

Dalam tahap pengumpulan kebutuhan sistem yaitu berupa pengumpulan

informasi mengenai hal–hal yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem informasi

Kievit Training Tracking. Pengumpulan kebutuhan sistem dilakukan dengan cara

melakukan wawancara dengan bagian administrator HR Recruitment and Training

dari PT Kievit Indonesia. Kebutuhan sistem yang pertama adalah input dan output

software. Kebutuhan input merupakan data-data yang diperlukan sebagai data

masukan aplikasi. Data-data yang akan disimpan dan diolah untuk menghasilkan

laporan-laporan yang diperlukan oleh pengguna. Hasil wawancara menunjukkan

adanya kebutuhan Input dan Output Software sebagai berikut:

a. Kebutuhan Input Software :

- Data Karyawan

Data karyawan berisi nomor karyawan, nama karyawan, tanggal lahir, status

pernikahan, pendidikan terakhir, tanggal bergabung dengan perusahaan,

status kerja karyawan, departemen karyawan, dan posisi kerja karyawan.

- Data Departemen

Data departemen berisi nama-nama departemen yang ada di PT Kievit

beserta posisi-posisi kerja pada masing-masing departemen.

- Data Pelatihan

Data pelatihan yang dibutuhkan adalah kategory pelatihan yang ada di PT

Kievit, data pemetaan pelatihan untuk masing-masing posisi kerja, dan data

pelaksanaan pelatihan yang sudah ada di PT Kievit.

- Data Job History karyawan

Data Job History karyawan diperlukan untuk menginputkan informasi job

experience kayawan yang merupakan salah satu informasi yang akan muncul

pada Training Record karyawan PT Kievit Indonesia.

b. Kebutuhan Output Software

- Laporan Training Record tiap karyawan

(6)

18

Laporan pelatihan di PT Kievit Indonesia dibutuhkan dalam format file pengolah

angka (Microsoft Excel).

2. Membangun prototyping (quick plan, modeling quick design, construction of

prototype).

Tahap ini terdiri dari desain sistem, desain antar muka pengguna dan data untuk

memenuhi kebutuhan yang diperlukan pada tahap sebelumnya. Dalam tahap ini

dilakukan desain sistem informasi Kievit Training Tracking dengan menggunakan

Unified Modelling Language (UML). Setelah desain rancangan sudah sesuai dengan

kebutuhan, dimulailah pembuatan aplikasi sistem.

3. Evaluasi prototyping (deployment delivery & feedback)

Evaluasi ini dilakukan oleh user (administrator HR Recruitment and Training)

apakah prototyping yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginan user.

Evaluasi terhadap tampilan dari aplikasi dan proses berjalannya sistem yang telah

dibuat dilakukan dengan dua cara yaitu evaluasi software dan tanggapan end user.

3.4. Perancangan Sistem

Desain aplikasi Sistem Informasi Kievit Training Tracking ini menggunakan

UML (United Model Language). UML merupakan sebuah standar bahasa yang

digunakan untuk memodelkan objek-objek dalam dunia nyata, sebagai awal dari

pembuatan desain yang berdasarkan pada pemrograman berorientasi objek.

Diagram-diagram dalam UML, yaitu : Use Case Diagram, Class Diagram, Activity Diagram,

Sequence Diagram, Collaboration Diagram, Component Diagram, Deployment

Diagram dan State Diagram.

Dalam desain sistem yang akan dirancang hanya menggunakan Use Case

Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram, Class Diagram dan Rancangan

Interface aplikasi.

(7)

19

Use case diagram adalah diagram yang menggambarkan interaksi antara

sistem dengan sistem eksternal dan pengguna. Dengan kata lain, secara grafis

menggambarkan siapa yang akan menggunakan sistem dan dengan cara apa

pengguna mengharapkan untuk berinteraksi dengan sistem (Whitten, 2004:257).

Gambar 3.3 Use Case Diagram Kievit Training Tracking

Gambar 3.3 menjelaskan bahwa actor yang terlibat dalam sistem hanya

ada satu, yaitu administrator. Hal ini telah sejalan dengan kebutuhan sistem

yaitu single user. Administrator dapat mengakses sistem dengan memilih

aktivitas-aktivitas yang ada.

1.1 Add Employees Data

1.2 Update Employees Data

5.2 Update Training Data 5.1 Add Training Data

2.1 Add Departm ent Data

2.2 Update Department Data

8.1 View Training Record

8.2 View Training Matrix

3.1 Add Jobs Data 3.2 Update Jobs Data

1.3 View Em ployees Data

2.3 View Department Data

3.3 View Job Data

5.3 View Training Data

Manage Employees Data <<extend>>

<<extend>>

5.0 Manage Training Data <<extend>>

<<extend>> <<extend>>

2.0 Manage Department Data <<extend>>

<<extend>>

7.0 Input Attendace_list Training 8.0 Manage Training Record

<<extend>>

<<extend>> 9.0 Change Pasword

3.0 Manage Jobs Data <<extend>> <<extend>>

<<extend>>

4.0 Insert Job History <<include>>

6.0 Manage Training_Map Employees Administrator

6.1 Insert Training_Map Employees <<extend>>

6.2 Update Training_map Employees <<extend>>

6.3 View Training_map Em ployees <<extend>>

(8)

20

3.4.2. Activity Diagram

Activity diagram adalah diagram yang dapat digunakan untuk

menggambarkan secara grafis aliran proses bisnis, langkah-langkah sebuah use

case atau logika behavior (metode) object (Whitten, 2004:428).

Gambar 3.4 Activity Diagram Kievit Training Tracking

Gambar 3.4 menunjukkan diagram activity aplikasi Kievit Training

Tracking. Diagram activity ini menjelaskan tentang alur aktivitas yang

dilakukan user/administrator dalam mengoperasikan aplikasi. Aktivitas dimulai

dengan adanya proses login oleh user, apabila login sukses, maka user akan

diperlihatkan halaman utama dari aplikasi. Pada halaman utama, user dapat

memilih menu yang diinginkan dalam pengoperasian aplikasi. Aktivitas

diakhiri dengan keluarnya user dari aplikasi.

start

end

Login user

validation user

failed

View Homepage

succes

Manage Employee Data

Manage Department Data

Manage Jobs Data Manage Training

Data

Insert Job History

Manage Training Map Insert Training

Attendance

Manage report

Change Password

Logout user

(9)

21

3.4.3. Sequence Diagram

Sequence Diagram merupakan diagram UML yang memodelkan logika

sebuah use case dengan cara menggambarkan interaksi pesan di antara

objek-objek dalam rangkaian waktu (Whitten, 2004:663).

Gambar 3.5 Sequence Diagram Add Employees Data

Gambar 3.5 menunjukkan diagram sequence ketika administrator

melakukan pengelolaan data karyawan, yaitu menambahkan data karyawan.

Administrator akan mengisikan data-data terkait dengan data pribadi karyawan,

yang kemudian data-data tersebut akan diinputkan ke dalam database aplikasi.

: Administrator form menu : add employees controller : add employees data

Entity : employees

1. input data karyawan (Employee_id, Nam e, DateBirth, Status, Education,

DateJoin, Department_id, Job_id, WorkStatus)

2. save data karyawan (Employee_id, Nam e, DateBirth, Status, Education,

DateJoin, Department_id,

Job_id, WorkStatus) 3. open database

4. insert data karyawan (Employee_id, Nam e, DateBirth, Status, Education, DateJoin, Department_id, Job_id,

WorkStatus) 5. close database

6. return 'insert done'

(10)

22

Gambar 3.6 Sequence Diagram Update Employees Data

Gambar 3.6 menunjukkan diagram sequence ketika administrator

melakukan pengubahan data karyawan. Administrator akan melacak data

karyawan tersebut dengan mencari menggunakan kriteria yang telah ditentukan.

Selanjutnya aplikasi akan menampilkan data karyawan yang akan diubah.

Administrator akan mengubah data-data karyawan sesuai dengan perubahan

yang terjadi. Dan data pembaharuan akan disimpan kedalam database sebagai

data terbaru dari karyawan tersebut.

Gambar 3.7 Sequence Diagram View Employees Data

: Adm inis trator form m enu : update em ployees controller : update

em ployee data

Entity : em ployees

1. s earch data em ployee (Em ployee_id, Nam e)

2. get data em ployee (Em ployee_id, Nam e)

3. open databas e

4. get data em ployee (Em ployee_id, Nam e)

5. data em ployee s elected

6. view data em ployee

7. edit data em ployee (Nam e, DateBirth, Status ,

Education, date Join, Departm ent_id, Job_id,

WorkStatus )

8. s ave data em ployee (Nam e, DateBirth, Status ,

Education, date Join, Departm ent_id, Job_id,

WorkStatus )

9. update data em ployee (Nam e, DateBirth, Status , Education, date Join, Departm ent_id, Job_id,

WorkStatus ) 10. close databas e

11. return 'update done'

actor : Adm inis trator

actor : Adm inis trator View Em ployees Data : View Em ployeesView Em ployees Data : View Em ployees Controller : view Em ployees data Controller : view Em ployees data

entity : em ployees entity : em ployees

1. input criteria s earch em ployees data( nam e)

2. s earch em ployee data

3. get em ployees data

4. open databas e

5. s elect em ployee data (em ployee_id, nam e)

6. em ployee data s elected

(11)

23

melakukan view/lihat data karyawan. Untuk mencari data karyawan,

administrator harus menginputkan kriteria untuk mencari data, kriteria

pencarian yaitu nama karyawan. Setelah memilih data yang dikehendaki, maka

aplikasi akan menampilkan data karyawan.

Gambar 3.8 Sequence Diagram Add Department Data

melakukan pengelolaan data karyawan, yaitu menambahkan data departemen.

Administrator akan mengisikan data-data terkait dengan data departemen, yang

kemudian data-data tersebut akan diinputkan ke dalam database aplikasi. Data

departemen terdiri dari department id dan department name. Pada PT Kievit

Indonesia, saat ini belum ada penomoran untuk departemen sehingga juga

dirancang department id. Terlampir daftar department id yang sudah dirancang.

: Adm inis trator form m enu : add departm ent controller : add departm ent data

Entity : Departm ent

1. input data departm ent (Departm ent_id, Departm ent_Nam e)

2. s ave data departm ent (Departm ent_id, Departm ent_Nam e)

3. open databas e

4. ins ert data departm ent (Departm ent_id, Departm ent_Nam e)

5. clos e databas e

6. return 'ins ert done'

(12)

24

Gambar 3.9 Sequence Diagram Update Department Data

melakukan update data departemen. Administrator akan melacak data

departemen yang akan dilakukan perubahan dengan mencarinya menggunakan

kriteria yang telah ditentukan. Selanjutnya aplikasi akan menampilkan data

departemen yang akan diubah. Administrator akan mengubah data-data

departemen sesuai dengan perubahan yang terjadi. Data pembaharuan akan

disimpan kedalam database sebagai data terbaru dari departemen tersebut.

: Adm inis trator form m enu : update departm ent data controller : update

departm ent

Entity : Departm ent

1. s each data departm ent (Departm ent_id, departm ent_Nam e)

2. get data departm ent (Departm ent_id, departm ent_Nam e)

3. open databas e

4. get data departm ent (Departm ent_id, departm ent_Nam e)

5. data departm ent selected

6. view data departm ent

7. edit data departm ent (Departm ent Nam e)

8. s ave data departm ent (Departm ent Nam e)

9. update data departm ent (Departm ent Nam e)

10. close databas e

actor : Adm inis trator form : view departm ent dataform : view departm ent data Controller : view data

departm ent Controller : view data

departm ent

entity : Departm ent entity : Departm ent

1. input criteria s earch Departm ent data (Departm en_nam e)

2. s earch departm ent data

3. get departm ent data

7. view departm ent data

4. open databas e

5. s elect departm ent data (departm ent_nam e)

(13)

25

Gambar 3.10 Sequence Diagram View Department Data

melakukan view/lihat data departemen. Untuk mencari data departemen,

pencarian yaitu nama departemen. Setelah memilih data yang dikehendaki,

maka aplikasi akan menampilkan data departemen.

Gambar 3.11 Sequence Diagram Add Jobs Data

melakukan pengelolaan data posisi kerja, yaitu menambahkan data posisi-posisi

kerja yang ada di dalam perusahaan. Administrator akan mengisikan data-data

terkait dengan data posisi kerja, yang kemudian data-data tersebut akan

diinputkan ke dalam database aplikasi. Data posisi kerja karyawan terdiri dari

job id dan job title. Pada PT Kievit Indonesia, saat ini belum ada penomoran

untuk daftar posisi kerja sehingga juga dirancang job id. Terlampir daftar job id

yang sudah dirancang.

4. ins ert data job (job_id, job_title, departm ent_id)

: Adminis trator Form menu : add job controller : add job data Entity : Jobs

1. input data job (job_id, job_title, departm ent_id)

2. s ave data job (job_id, job_title, departm ent_id)

3. open databas e

5. clos e databas e

6. return 'insert done'

(14)

26

Gambar 3.12 Sequence Diagram Update Jobs Data

melakukan update data posisi kerja. Administrator akan melacak data posisi

kerja yang akan dilakukan perubahan dengan mencarinya menggunakan kriteria

yang telah ditentukan. Selanjutnya aplikasi akan menampilkan data posisi kerja

yang akan diubah. Administrator akan mengubah data-data posisi kerja sesuai

dengan perubahan yang terjadi. Data yang sudah diperbarui akan disimpan

kedalam database sebagai data terbaru dari posisi kerja tersebut.

Gambar 3.13 Sequence Diagram View Jobs Data

melakukan view/lihat data posisi kerja karyawan yang ada dalam perusahaan.

: Adm i nis trator form m enu : update job control ler : update job data Enti ty : Jobs

1. s earch data j ob (job_id, Job_ti tle)

2. get data job (job_id, Job_ti tle)

3. open databas e

4. get data job

actor : Adm ini s trator

actor : Adm ini s trator form : view job dataform : view job data Controll er : view jobs dataControll er : view jobs data enti ty : Jobsenti ty : Jobs

1. input criteria s earch Jobs data(Job_ti tle)

2. s earch jobs data

3. get j obs data

7. vi ew j obs data

4. open databas e

5. s elect j obs data(j ob_title)

(15)

27

Untuk mencari data posisi kerja, administrator harus menginputkan kriteria

untuk mencari data, kriteria pencarian yaitu nama posisi kerja. Setelah memilih

data yang dikehendaki, maka aplikasi akan menampilkan data posisi kerja.

Gambar 3.14 Sequence Diagram Add Training Data

melakukan pengelolaan data pelatihan, yaitu menambahkan data-data pelatihan.

Administrator akan mengisikan data-data terkait dengan data pelatihan yang

akan dikelola oleh perusahaan, yang kemudian data-data tersebut akan

diinputkan ke dalam database aplikasi.

Gambar 3.15 Sequence Diagram Update Training Data

melakukan update data pelatihan. Administrator akan melacak data pelatihan

: Adm inis trator form m enu : add training controller : add data training

Entity : Training

1. input data training (training_id, training_title,

Category, Rem arks )

2. s ave data training (training_id, training_title,

Category, Rem arks ) 3. open databas e

4. ins ert data training (training_id, training_title,

Category, Rem arks )

5. clos e databas e

9. update data training (training_title, Category,

Rem arks ) : Adm inis trator form m enu : update training controller : update training

data

Entity : Training

1. s earch data training (training_id, training_title,

Category)

2. get data training (training_id, training_title, Category)

3. open databas e

4. get data training (training_id, training_title, Category) 5. return data training s elected

6. view data training

7. edit data training (training_title, Category,

Rem arks )

8. s ave data training (training_title, Category,

Rem arks )

10. Clos e databas e

(16)

28

yang akan dilakukan perubahan dengan mencarinya menggunakan kriteria yang

telah ditentukan. Selanjutnya aplikasi akan menampilkan data pelatihan yang

akan diubah. Administrator akan mengubah data-data pelatihan sesuai dengan

perubahan yang terjadi. Dan data pembaharuan akan disimpan kedalam

database sebagai data terbaru dari pelatihan tersebut.

Gambar 3.16 Sequence Diagram View Trainng Data

melakukan view/lihat data pelatihan. Untuk mencari data pelatihan,

pencarian yaitu nama pelatihan. Setelah memilih data yang dikehendaki, maka

aplikasi akan menampilkan data pelatihan.

actor : Adm inis trator form : view training dataform : view training data Controller : View training data Controller : View training

data

entity : Training entity : Training

1. input criteria s earch Training data (Training_title) 2. s earch training data

3. get training data

7. view training data

4. open databas e

5. s elect training data (training_title)

(17)

29

Gambar 3.17 Sequence Diagram Insert Training Attendance Data

melakukan penginputan data peserta pelatihan ke dalam aplikasi. Administrator

akan memasukkan data pelatihan yang diselenggarakan disertai dengan

karyawan siapa saja yang mengikuti pelatihan tersebut. Data-data tersebut akan

disimpan kedalam database.

Gambar 3.18 Sequence Diagram Insert Training Map

: Administrator form menu : insert training employees controller : insert training employees data

Entity : Training_history

1. input data employees training (Employee_id, Training_id,

Training_startdate, Training_endDate, Training_name, Training_conducted, Training_place,

Training_finance, Training_status)

2. save data employees training (Employee_id, Training_id, Training_startdate, Training_endDate,

Training_name, Training_conducted, Training_place, Training_finance,

Training_status)

3. open database

4. insert data employees training (Employee_id, Training_id,

6. return 'insert done' 7. return 'insert done'

: Adminis trator

: Adminis trator Form menu : add training mapForm menu : add training map controller : Add training map controller : Add training

map

Entity : Training Map Entity : Training Map

1. input data Training map (job_id, job_title,

training_id)

2. s ave data training m ap (job_id, job_title,

training_id)

4. ins ert data training map (job_id, job_title, training_id)

3. open databas e

5. clos e databas e

(18)

30

melakukan penginputan data pelatihan yang wajib diikuti karyawan

berdasarkan dengan posisi kerja karyawan tersebut di perusahaan.

Administrator akan memasukkan data pelatihan map sesuai dengan kompetensi

karyawan yang diinginkan tercapai dalam kegiatan pelatihan. Training map

merupakan daftar pelatihan yang diwajibkan perusahaan kepada karyawannya

menurut dengan posisi kerja karyawan tersebut. Data akan disimpan kedalam

database.

Gambar 3.19 Sequence Diagram Update Training Map

melakukan update data pemetaan pelatihan. Perubahan yang memungkinkan

terjadi adalah adanya pengurangan atau penambahan pelatihan yang diwajibkan

pada posisi kerja tersebut. Administrator akan melacak data pemetaan pelatihan

yang akan dilakukan perubahan dengan mencarinya menggunakan kriteria yang

telah ditentukan. Selanjutnya aplikasi akan menampilkan data pemetaan

pelatihan yang akan diubah. Administrator akan mengubah data-data pelatihan

sesuai dengan perubahan yang terjadi. Dan data pembaharuan akan disimpan

kedalam database sebagai data terbaru dari pemetaan pelatihan tersebut.

: Adm inis trator

: Adm inis trator form m enu : update training m ap form m enu : update training

m ap

controller : Update training m ap controller : Update

training m ap

Entity : Training Map Entity : Training

Map 1. s each data training m ap

(jobs _id)

7. edit data training m ap (training id)

2. get data training m ap (jobs _id)

8. s ave data training m ap (training_id) 6. view training m ap data

4. get training m ap data (jobs _id)

9. update data training m ap (training_id)

3. open databas e

5. training m ap data s elected

10. close databas e

(19)

31

Gambar 3.20 Sequence Diagram View Trainig Map

melakukan view/lihat data pemetaan pelatihan. Untuk mencari data pemetaan

pelatihan, administrator harus menginputkan kriteria untuk mencari data,

kriteria pencarian yaitu posisi kerja. Setelah memilih data yang dikehendaki,

maka aplikasi akan menampilkan data pemetaan pelatihan.

Gambar 3.21 Sequence Diagram View Training Record

melakukan view/lihat data record pelatihan yang sudah dilakukan oleh

masing-actor :

Controller : View training m ap Controller : View training

m ap

entity : Training Map entity : Training Map

1. input criteria search training m ap data(Job_id,

Job_title)

2. s earch training m ap data

3. get training m ap data

7. view training m ap data

5. s elect training m ap data(Job_id, Job_title)

4. open databas e

6. training m ap data s elected

actor : Adminis trator

form : view training record

form : view training record Controller : View training record Controller : View training

record

entity : Training_history entity : Training_history

1. input criteria search Training record (Employee_id, Employee_name) 2. s earch training record data

3. get training record data

7. view training record data

5. s elect training record data(Employee_id, s tart_date, End_date,

Training name, Conducted, Place,

Fianance)

4. open databas e

(20)

32

masing karyawan. Untuk mencari data record pelatihan, administrator harus

menginputkan kriteria untuk mencari data, kriteria pencarian yaitu employee_id

atau employee_name. Setelah memilih data yang dikehendaki, maka aplikasi

akan menampilkan data record pelatihan karyawan.

Gambar 3.22 Sequence Diagram View Training Matrix

Gambar 3.22 menunjukan digram sequence ketik administrator

melakukan view/lihat data training matrix tiap departemen. Training Matrix

dikelompokkan per departemen sehingga saat pemanggilannya memasukkan

nama departemen sebagai criteria pencarian. Sistem akan memproses data

sesuai criteria yang diinputkan, selanjutnya akan ditampilkan informasi training

matrix yang diinginkan.

3.4.4. Class Diagram

Class diagram adalah gambar grafis mengenai struktur object statis

dari suatu sistem, menunjukan kelas-kelas object yang menyusun sebuah

sistem dan juga hubungan antara kelas object tersebut (Whitten,

2004:432).

actor : Adm inis trator form : view training m atrixform : view training m atrix Controller : View training m atrix Controller : View training

m atrix : Training Map : Training Map

1. input criteria s earch Training m atrix (Departm ent_id, Departm ent_nam e)

2. s earch training m atrix data

3. get training m atrix data

7. view training m atrix data

4 open databas e

5. s elect training m atrix data (Job_title, Em ployee_id,

Training title)

(21)

33

(22)

34

Pada gambar 3.23 menjelaskan tentang relasi database-database

yang digunakan pada aplikasi Kievit Training Tracking. Database

yang terbentuk saling berelasi untuk membentuk sebuah database

yang saling terhubung antar tabel-tabel yang ada. Tabel yang

digunakan 10 tabel, terdiri dari tabel employees, tabel department,

tabel Jobs, tabel Job History, tabel Training, tabel Trainng Map, tabel

Training competency, Tabel Training history, tabel Training

Participant, Training record dan Training report. Class Diagram juga

menjelaskan boundary dan controller yang membangun sistem, yang

menerangkan fungsi-fungsi yang akan tersedia pada aplikasi.

3.5. Rancangan Desain Interface

3.5.1. Rancangan Interface Halaman Login

Pada tampilan halaman Login yang dibutuhkan yaitu

 Textbox username, berguna untuk tempat menginputkan username

 Textbox password, berfungsi untuk tempat menginputkan password

 Tombol Login, berfungsi untuk tombol aksi mengeksekusi

perintah Login

 Tombol Cancel, berfungsi untuk membatalkan semua

aktifitas

Kievit Training Tracking

Username

Password

LOGIN CANCEL

Gambar 3.24 Rancangan Desain Interface Halaman Login

3.5.2. Rancangan Interface Halaman Manage Employees Data

Pada halaman Manage Employees Data digunakan untuk

(23)

35

 Label dan textbox untuk pengisian field Index No, Name, dan

education.

 Label dan datetime box untuk pengisian field date of birth

dan date of join.

 Label dan combobox untuk pengisian departmen dan posisi kerja.

 Label dan radio button untuk memilih status nikah dan status kerja.

 3 button yaitu button save, button update dan button select.

Button save digunakan untuk aksi penyimpanan data

karyawan, button update dipakai untuk aksi pengeditan data

karyawan, dan button select dipakai sebagai aksi pemilihan

data karyawan untuk proses pengeditan.

 Datagridview data karyawan untuk menampilkan data karyawan yang sudah tersimpan dalam sistem.

SAVE UPDATE

Index No Name Date of Birth Status Education Date of Join Department Position Work status

Select Index No

Name Date of Birth Status

Education Date of Join Department Position Work Status Single Married

Active Non Active

Gambar 3.25 Rancangan Desain Interface Halaman Manage Employees Data

3.5.3. Rancangan Interface Halaman View Employees Data

Halaman lihat data karyawan akan digunakan untuk melihat data karyawan, dan tampilan yang dibutuhkan adalah

 Label search dan combobox search sebagai acuan pemilihan data yang akan dilihat.

(24)

36 Kievit Training Tracking

Search

Index No

Name

Date of Birth

Status

Education

Date of Join

Department

Position Work Status

Gambar 3.26 Rancangan Desain Interface Halaman View Employees Data

3.5.4. Rancangan Interface Halaman Job History

Pada halaman Job History merupakan tampilan yang disediakan

untuk memudahkan pengguna dalam menginputkan data job history

karyawan. Job history merupakan perubahan posisi kerja karyawan.

Proses ini dipisahkan dengan update data employees karena adanya

proses lain yang harus dipenuhi dengan adanya perubahan posiis

kerja. Halaman Insert Job History memerlukan bebarapa tampilan

yaitu

 Label dan textbox untuk name, start period dan end period

 Label dan combobox untuk department dan position. Combobox masing-masing ada dua buah untuk grup old position dan new position.

 Button save sebagai aksi penyimpanan data

Name Start Period

Department End Period Old Position

Position

New Position Department Position

SAVE

Gambar 3.27 Rancangan Desain Interface Halaman Insert Job History

3.5.5. Rancangan Interface halaman input, edit, dan lihat data

departemen

(25)

37

 Label dan textbox untuk mengisi data department_id dan

department name

 3 button yaitu button save, button update, dan button select.

Button save sebagai aksi untuk menyimpan data, button update sebagai aksi mengubah data departmen, dan button select untuk menampilkan data yang dipilih ke

masing-masing textbox department id dan department name.

 Datagridview untuk menampilan data departemen yang tersedia

Department ID Department Name

SAVE UPDATE

Department ID Department Name

Select

Gambar 3.28 Rancangan Desain Interface Halaman Manage Department Data

3.5.6. Rancangan Interface Halaman input, edit, dan lihat data posisi

kerja

Halaman input edit posisi kerja, pada tampilan dibutuhkan beberapa item, yaitu

 Label dan textbox untuk pengisian id jobs dan job title.

 Label dan combobox untuk pengisian nama departemen.

 Button save, button update dan button select. Button save

sebagai aksi penginputan data jobs, button update sebagai

aksi pengeditan data jobs dan button select sebagai aksi

pemilihan data jobs untuk proses pengeditan.

 Datagridview yang digunakan sebagai tampilan data jobs

(26)

38

Heading

ID Jobs

Job Title

Department

SAVE

UPDATE

Select Job ID Job Title Department

Gambar 3.29 Rancangan Desain Interface Halaman Manage Jobs Data

3.5.7. Rancangan Interface Halaman input, edit, dan lihat data jenis

pelatihan

Halaman input edit dan lihat data pelatihan merupakan halaman untuk pengaturan data pelatihan. Item yang diperlukan untuk interface halaman yaitu

 Label dan textbox untuk pengisian data id training, training title dan remarks.

 Button save, button update dan button select. Button save

sebagai aksi penginputan data pelatihan, button update

sebagai aksi pengeditan data pelatihan dan button select

sebagai aksi pemilihan data pelatihan untuk proses pengeditan.

 Datagridview yang digunakan sebagai tampilan data pelatihan yang sudah tersimpan pada sistem.

Heading

ID Training

Training Title

Remarks

SAVE

UPDATE

Select

ID Traning Training title Remarks

Gambar 3.30 Rancangan Desain Interface Halaman Manage Training Data

3.5.8. Rancangan Interface Halaman pemetaan data pelatihan

(27)

39

wajib diikuti karyawan menurut dengan posis kerja masing-masing karyawan. Tampilan yang dibutuhkan adalah

 Label dan combobox untuk pengisiaan data department,

position dan training title.

 Button save untuk menyimpan data yang sudah diinputkan.

 Datagriedview untuk menampilan nama pelatihan apa saja yang telah diinputkan untuk pemetaan pelatihan karyawan.

Department

Position

Training title

Save

ID Traning Training title

Gambar 3.31 Rancangan Desain Interface Halaman Training Map

3.5.9. Rancangan Interface Halaman input data pelaksanan pelatihan

Halaman input data pelaksanaan pelatihan merupakan interface yang disediakan untuk pengguna menginputkan data peltihan yang sudah dilaksanakan di perusahaan. Data pelatihan yang diinputkan adalah data pelatihan yang dilaksanakan, competency pelatihan yang terpenuhi dan peserta pelatihan. Tampilan yang dibutuhkan adalah

 Label dan datetimepicker untuk field start date dan end date training.

 Label dan textbox untuk field Training name, Conducted, dan Finance.

 Label dan combobox untuk field Category, Status, dan

Employee Name.

 Datagriedview untuk menampilakan peserta-peserta pelatihan yang sudah dipilih.

 Button delete untuk menghapus nama karyawan yang tidak

mengikuti pelatihan dan butto save unttuk menyimpan

(28)

40

Enter Text Start Date

End Date

Training name Category

Conducted

Place

Finance

Status

Employee name

Delete

Save

Index No Name

Gambar 3.32 Rancangan Desain Interface Halaman Insert Training Attendance

3.5.10. Rancangan Interface Halaman lihat laporan

Halaman lihat laporan akan digunakan untuk menampilkan laporan akhir pada aplikasi. Terdapat 2 macam laporan yang masing-masing akan ditampilkan menurut criteria yang sesuai dengan data laporan. Tampilan yang dibutuhkan adalah

 Label dan combobox criteria untuk pengisian data criteria

laporan yang diinginkan ditampilkan.

 Report viewer sebagai interface tampilan laporan.

Kievit Training Treacking

Search