BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Pada Zaman Teknologi Informasi saat ini sebagian masyarakat hidup dengan cara mengolah dan menghasilkan informasi. Dengan kata lain, masyarakat mendapatkan penghasilan dari pekerjaan mengumpulkan, memproses, serta menyebarluaskan informasi pada masyarakat. Sehingga tidak dapat dipungkiri besarnya peran teknologi informasi dalam hal ini pengguna teknologi modern dan multi media dalam pengumpulan, pengolahan, penyimpanan dan penemuan kembali, mengkomnikasikan informasi.
Perkembangan teknologi pada saat sekarang ini semakin menuntut betapa pentingnya informasi bagi setiap organisasi, baik pemerintahan maupun swasta. Oleh karena itu pada dasarnya keseluruhan kegiaatan organisasi membutuhkan informasi sebagai suatu sumber yang dapat menjunjung proses kegiatan administrasi. Arsip bukan hanya sekedar hasil dari kegiatan organisasi, arsip diterima dan dibuat oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan dikelola sebagai bukti kebijakasanaan dalam aktivitas.
Dengan bertambahnya arsip, jika tidak dikendalikan maka arsip itu tidak akan bernilai guna, sehingga hanya menjadi tumpukan kertas yang tidak ada manfaatnya dan tidak dapat memberikan informasi dengan cepat apabila diperlukan sewaktu-waktu. Oleh karena itu perlu dilakukan pengolahan arsip agar tidak menimbulkan permasalahan seperti ang berkenaan dengan penyediaan anggaran, ruang, tenaga serta pelengkapannya.
Meyadari pentingnya arsip sebagai pusat ingatan dan sumber informasi, pemerintah Indonesia memberlakukan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, yang menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya. Terkait adanya Undang-Undang Khusus tentang kearsipan tersebut maka lembaga / pencipta arsip akan memiliki tanggungjawab dibidang pengelolaan arsip. Arsip dinamis merupakan arsip yang masih dipergunakan atau diapakai secara langsung dalam kegiatan sehari-hari, maka lembaga yang bersangkutan diharapkan mampu menjaga atau memelihara arsip dinamis untuk masa tertentu.
Dalam sebuah kantor arsip diperlukan untuk member pelayanan kepada pihak lain dan untuk keperluan informasi internal maupun eksternal dalam kantor tersebut. Oleh karena itu arsip sangat berpengaruh pada seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan disegala bidang yang terdapat dalam sebuah kantor. Informasi yang diperoleh melalui arsip juga dapat menghindarkan salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi pekerjaan.
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi agar lebih lancar sering diabaikan dengan berbagai alasan dan berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis dan sarana prasarana.Hal semacam inki diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.
jangka waktu retensi arsip, proses pemeliharaan tidak sesuai prosedur dan penyusutan arsip yang tidak terlaksana dengan baik.
Mengingat pentingnya pemeliharaan dan pengamanan arsip pada suatu organisasi, penulis tertarik untuk mempelajari dan mengetahui bagaimana pengelolaan arsip di Kantor Badan Pusat Statistik Provinsi Sumatera Utara.
Berdasarkan uraian diatas, penulis melilih judul “ PENGOLAHAN ARSIP
PEGAWAI KANTOR BADAN PUSAT STATISTIK PROVINSI SUMATERA UTARA”.
1.2 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penulis yang ingin dicapai penulis dalam peulisan kertas karya ini adalah:
a) Untuk mengetahui pengolahan arsip pegawai Provinsi Sumatera Utara
di Kantor Badan Pusat Statistik Provinsi Sumatera Utara.
b) Untuk mengetahui pemeliharaan dan pemusnahan arsip pegawai
Provinsi Sumatera Utara di Kantor Badan Pusat Statistik Provinsi Sumatera Utara.
1.3 Ruang Lingkup
Untuk mempermudah pemahaman dan penulisan pada kertas karya ini, maka penulis memberikan batasan dalam memberikan pengerjaan kertas karya ini, yang meliputi : Kegiatan Penciptaan Arsip, Pemeliharaan Arsip, Penyusutan dan Pemusnahan Arsip.
1.4 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah: 1. Bagi Instansi
a) Sebagai bahan pertimbangan yang mungkin berguna untuk mendukung
kelancaran kegiatan-kegiatan instansi khususnya di bidang kearsipan.
b) Sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan kearsipan Kantor Badan
2. Bagi Penulis
Menambah dan memperluas wawasan pengetahuan penulis di bidang kearsipan dalam bentuk nyata, sehingga dapat dijadikan perbandingan antara teori dan praktek.
1.5 Metode Pengumpulan Data
Metode Penulisan Kertas Karya merupakan cara untuk memperoleh data maupun informasi yang dibutuhkan. Pada dasarnya penulis dalam penulisan kertas karya ini menggunakan dua metode yaitu:
1. Penelitian Kepustakaan (Library Research)
Data diperoleh dengan menggunakan bahan bacaan yang ada kaitannya dengan judul penulisan kertas karya ini yang bersifat teoritis.Misalnya melalui buku-buku, literatur dan sumber-sumber lain yang berhubungan dengan penulisan kertas karya ini sebagai pedoman untuk penyusunan kertas karya ini.
2. Penelitian Lapangan (Field Research)
