PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI MATURITY
MODEL ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT
SYSTEM DI PERUSAHAAN ENGINEERING,
PROCUREMENT, CONSTRUCTION (EPC)
Oleh :
BELLA ANASTASYA ACHITA PUTRI
NIM : 00000042130
PROYEK DIGITAL TRANSFORMATION
Diajukan Sebagai Syarat Penelitian Digital Transformation Dalam Rangka Untuk Memperoleh Gelar Magister Manajemen Teknologi
UNIVERSITAS MULTIMEDIA NUSANTARA
FAKULTAS BISNIS
PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN TEKNOLOGI
TANGERANG
i
PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI MATURITY
MODEL ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT
SYSTEM DI PERUSAHAAN ENGINEERING,
PROCUREMENT, CONSTRUCTION (EPC)
Oleh :
BELLA ANASTASYA ACHITA PUTRI
0000042130
PROYEK DIGITAL TRANSFORMATION
Diajukan Sebagai Syarat Penelitian Digital Transformation Dalam Rangka Untuk Memperoleh Gelar Magister Manajemen Teknologi
UNIVERSITAS MULTIMEDIA NUSANTARA
FAKULTAS BISNIS
PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN TEKNOLOGI
TANGERANG
v
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA
TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Saya mahasiswa Universitas Multimedia Nusantara yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Bella Anastasya Achita Putri NIM : 00000042130
demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Multimedia Nusantara Hak Bebas Royalti Non-Ekslusif (Nonexclusive
Royalty-Free Right) atas karya tugas akhir saya yang berjudul:
PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI MATURITY MODEL
ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM DI PERUSAHAAN ENGINEERING, PROCUREMENT, CONSTRUCTION (EPC)
beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan Hak Bebas Royalti Non-Eksklusif ini Universitas Multimedia Nusantara berhak menyimpan, mengalihmedia/formatkan, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data (database), mendistribusikannya, dan menampilkan/mempublikasikannya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya selama tetap mencantukan nama saya sebagai penulis/pencipta.
Saya bersedia untuk menanggung secara pribadi, tanpa melibatkan pihak Univeristas Multimedia Nusantara, segala bentuk tuntutan hokum yang timbul atas pelanggaran Hak Cipta dalam karya ilmiah saya ini.
Demikian surat pernyataan ini yang saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di : Tangerang
Tanggal : 14 September 2020
Yang membuat pernyataan
vi
ABSTRAK
Penjelasan: Dalam industri Engineering, Procurement, Construction (EPC)
dokumen menjadi sangat penting dalam proses bisnis. Latar Belakang Masalah: Permasalahan yang muncul di dalam salah perusahaan industry EPC adalah manajemen dokumen yang masih dilakukan secara manual. Sehingga terjadinya kehilangan dokumen, terjadinya keterlambatan pembayaran dan membutuhkan waktu untuk melakukan pencarian dan penyimpanan dokumen Kebaruan: Dalam makalah ini akan menjelaskan bagaimana melakukan penilaian terhadap kematangan digital pada suatu perusahaan. Selain itu, menjelaskan bagaimana industri EPC dapat melakukan transformasi digital. Untuk mengukur kesiapan digital ini menggunakan alat analisis Enterprise Content Management Maturity
Model menggunakan dimensi dan subdimensi yang ada. Metode Penelitian:
Dalam melakukan penilaian menggunakan survei kuesioner dan melakukan wawancara. Temuan / Hasil: Perusahaan EPC perlu melakukan pembuatan sistem manajemen dokumen karena Semua jenis data dapat diupload kedalam aplikasi EDMS ini dengan berbasis web. Aplikasi perangkat lunak yang menangkap, menyimpan dan mengarsipkan dokumen. Kesimpulan: Tujuan dari hal ini selain untuk memperbaiki pengelolaan dokumen tetapi juga dapat melakukan efisien waktu dan biaya dalam pengelolaan dokumen. Tentunya dapat menyelesaikan permasalah pada penyimpanan dan pencarian dokumen.
Kata kunci: Dokumen Manajemen Sistem, Transformasi digital, Enterprise
vii
ABSTRACT
Explanation: In the Engineering, Procurement, Construction (EPC) industry,
documents are very important in business processes. Background to the Problem: The problem that arises in this Industry EPC company is that management documents are still done manually. This happens, late payment and takes time to search and save documents. Novelty: This paper will explain how to measure the digital maturity of a company. In addition, it explains how the EPC industry can carry out digital transformation. To measure this digital maturnity using analysis tools the Enterprise Content Management Maturity Model using existing dimensions and sub-dimensions. Research Methods: In conducting survey services and conducting interviews. Findings / Results: EPC companies need to create a document management system because all types of data can be uploaded into this EDMS application on a web basis. Software applications that capture, store and archive documents. Conclusion: The purpose of this is not only to improve documents but also to make time and cost efficient in document management. Of course, it can solve problems with document storage and search..
Keywords: Document Management System, Digital transformation,
viii
KATA PENGANTAR
Puji syukur alhamdullilah penulis panjatkan kehadirat Illahi Rabbi, atas segala rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat dapat menyelesaikan tesis dengan
stream Digital Transformation Project yang berjudul “Pengembangan dan
Implementasi Maturity Model Electronic Document Management System di Perusahaan EPC”. Oleh karena itu, penulis mengucap syukur karena penulis dapat menyelesaikan tugas akhir (tesis) ini. Tesis ini diajukan kepada Program Pascasarjana, Program Studi Magister Manajemen Teknologi, Fakultas Bisnis, Universitas Multimedia Nusantara. Shalawat dan salam semoga senantiasa tercurah Nabi Muhammad SAW yang telah membimbing manusia dari alam kegelapan kealam terang benderang.
Dengan berakhirnya proses penulisan tesis ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada Universitas Multimedia Nusantara.
Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada:
1. Dr. Florentina Kurniasari T., S.Sos., M.B.A. selaku Ketua Program Studi Magister Manajemen Teknologi Universitas Multimedia Nusantara, Gading Serpong.
2. Dr. Prio Utomo., S.T., MPC., Selaku pembimbing utama yang selalu meluangkan waktunya untuk memeriksa, mengoreksi dan memberi motivasi kepada penulis.
3. Dr.Friska Natalia, S.Kom., MT. Selaku pembimbing pendamping yang selalu meluangkan waktunya untuk memeriksa, mengoreksi dan memberi motivasi kepada penulis
4. Dr. Y.Johny Natu Prihanto.,M.M. selaku ketua sidang dan penguji pada saat sidang proposal maupun sidang tugas akhir
5. Mamah Acih Sunarsih, Papah H. Taufik Faizal, Abang Adindityo Achita Putra, Kaka Triani Hanifah dan Adik Shereen Kaina Tridityfa yang menjadi salah satu motivasi bagi penulis untuk cepat menyelesaikan tesis digital transformation.
ix
6. Muhammad Ikhsan Gursala, S.Si. selaku penguji ahli pada saat sidang akhir tesis dan memberikan masukan
7. Rikko Eka Dasa, Hafrizal, M.Ikhsan Gursala, Deden Iskandar, Diki Sulaeman, Zakie, Nadhila yang sudah meluangkan waktu untuk menjadi responden untuk mendukung tesis ini
8. Ika Anitya, Ana Rozanah dan rekan-rekan Cisem Family selaku teman yang selalu mendukung, memberi semangat dan memberi masukan untuk penulis dalam pembuatan tesis ini
9. Seluruh Rekan-Rekan Magister Manajemen Teknologi Batch 1 yang telah saling memberikan semangat dan motivasi untuk menyelesaikan tesis.
Semoga segala jasa mendapatkan balasan pahala dan kesuksesan dari ALLAH SWT dan juga pihak-pihak yang ikut membantu namun tidak tersebut satu persatu, penulis mohon maaf. Penulis berharap agar skripsi berbasis karya ini dapat berguna bagi Pendidikan Bangsa Indonesia.
Tangerang, 31 Agustus 2020
x DAFTAR ISI
LEMBAR PESETUJUAN PEMBIMBING………ii
LEMBAR PERSETUJUAN KOMISI PENGUJI ... iii
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TUGAS AKHIR ... iv
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ... v
ABSTRAK ... vi
ABSTRACT ... vii
KATA PENGANTAR ... viii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR TABEL ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Karakteristik Industri ... 5
1.3 Konteks Transformasi Digital Secara Umum ... 9
1.4 Peluang dan Manfaat Transformasi Digital ... 13
1.5 Ancaman dan Tantangan Transformasi Digital ... 17
BAB II LATAR BELAKANG PERUSAHAAN ... 20
2.1 Analisa Internal Perusahaan ... 20
2.2 Analisa Eksternal Perusahaan ... 27
2.3 Analisa Pesaing ... 29
2.4 Analisa Perusahaan ... 32
2.4.1 Value Proposition ... 32
2.4.2 Value Network... 34
2.4.3 Business Model Canvas ... 36
2.4.4 Technology Usage... 38
2.5 Strategi dan Motivasi ... 46
2.6 Proses Pengambilan Keputusan ... 57
xi
BAB III LAPORAN PELAKSANAAN & RANCANGAN PROYEK
TRANSFORMASI DIGITAL ... 69
3.1 Kerangka Kerja Transformasi Digital ... 69
3.1.1 Strategy ... 69
3.1.2 Current & Future State ... 74
3.1.3 Rencana Transformasi digital ... 81
3.2 Digital Maturnity Model ... 84
3.2.1 Dimensi dan subdimensi ... 87
3.2.2 Indikator untuk mengukur dimensi dan subdimensi ... 90
3.3 Manfaat Penggunaan Teknologi ... 91
3.3.1 Teknologi untuk DTP ... 91
3.3.2 Perubahan Proses Bisnis ... 94
3.4Pelaksanaan Proyek Transformasi Digital ... 102
3.4.1 Metodologi Ilmiah ... 106
3.4.2 Metode Pengumpulan Data ... 111
3.5 Rancangan Pembentukan Studi Kasus Transformasi Digital... 116
BAB IV PEMBAHASAN HASIL PROYEK TRANSFORMASI DIGITAL ... 118
4.1 Laporan Prioritas Bisnis dan Kemampuan Bisnis ... 118
4.2 Pemetaan Prioritas Bisnis, Capability bisnis dan Solution ... 122
4.2.1 Capability bisnis ... 122
4.2.2. Solusi ... 129
4.3 . Pelaporan Hasil Penilaian Kondisi Perusahaan Menggunakan Digital Maturity Model... 131
4.4 Pembahasan Analisa GAP dan Pembentukan Roadmap ... 150
4.4.1 Pembahasan Analisa GAP ... 150
4.4.2 Pembentukan Roadmap ... 161
4.5 Pembahasan Asumsi ... 171
4.5.1 Keuntungan bisnis dan teknis ... 171
4.5.2 Aspek Finansial (NPV, ROI, IRR, dll) ... 175
4.5.2.1 Net Present Value (NPV) ... 175
4.5.2.2 Internal Rate of Return ... 176
4.5.3 Potensi kegagalan dan aksi perbaikan ... 178
4.6 Analisa dan asumsi yang dipergunakan ... 180
xii BAB V SIMPULAN ... 184 5.1 Kesimpulan ... 184 5.2 Saran ... 185 DAFTAR PUSTAKA ... 186 LAMPIRAN ... 190
xiii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Total Pengeluaran Infrastruktur Indonesia ... 3
Gambar 2.1 Value Network Proyek Pembangunan Pipa Transmisi Gas Cirebon-Semarang 35 Gambar 2.2 Proses Bisnis Industri EPC .………...36
Gambar 2.3 Business Model Canvas Electronic Document Management System ... 38
Gambar 2.4 Flowchart Electronic Document Management System ... 45
Gambar 2.5 7s framework McKinsey & Company... 47
Gambar 2.6 Struktur Organisasi PT Rekayasa Industri ... 540
Gambar 2.7 Teknologi (Sistem Operasional) PT Rekayasa Industri ... 551
Gambar 2.8 Jumlah Karyawan Rekind pada Tahun 2015,2016, 2017,2018... 583
Gambar 2.9 Komposisi Karyawan berdasarkan Usia Tahun 2018 ... 54
Gambar 2.10 New Corporate Value PT Rekayasa Industri ... 55
Gambar 2.11 Struktur Organisasi ICT Rekind ... 58
Gambar 2.12 Perubahan Struktur Organisasi PT Rekayasa Industri ... 60
Gambar 2.13 Struktur Organisasi Proyek Pembangunan Pipa Transmisi Gas Cirebon-Semarang... 61
Gambar 2.14 Laporan Finalisasi Sales & Revenue PT Rekayasa Industri ... 64
Gambar 2.15 Laporan laba kotor dan laba bersih (Rp Triliun) ... 60
Gambar 3.1 Rencana Transformasi Digital ... 69
Gambar 3.2 Rencana waktu transformasi digital ... 84
Gambar 3.3 Diagram Evolusi ECM ... 86
Gambar 3.4 Maturity dimensions ECM ... 87
Gambar 3.5 Flowchart current state manajemen dokumen... 95
Gambar 3.6 Flowchart Future state manajemen dokumen ... 998
Gambar 3.7 Proses Implementasi Sistem ... 11501
Gambar 3.8 Proses Pengambilan Data Kuesioner... 11514
Gambar 4.1 Tabel Frekuensi Responden berdasarkan divisi/proyek ... 133
Gambar 4.2 Diagram Frekuensi Responden berdasarkan divisi/proyek ... 134
Gambar 4.3 Tabel Frekuensi Responden berdasarkan jabatan ... 135
Gambar 4.4 Diagram Frekuensi Responden berdasarkan Jabatan ... 135
Gambar 4.5 Tabel Frekuensi Responden berdasarkan lama kerja ... 136
Gambar 4.6 Diagram Frekuensi Responden berdasarkan lama kerja ... 136
Gambar 4.7 Web Diagram ECM Maturity Model ... 143
Gambar 4.8 Web Diagram ECM Maturity Model Luar Proyek Cisem ... 1439
xiv
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Daftar Perusahaan EPC di Indonesia dengan pengalaman lebih dari 10
tahun. ... 4
Tabel 2.1 Tows Matrix………...…....26
Tabel 2.2 Keterangan Data Flow Diagram ... 44
Tabel 3.1 Tabel Operasional Variabel ... 77
Tabel 3.2 Level ECM Maturity ... 90
Tabel 3.3 Tabel pertanyaan kuesioner ... 108
Tabel 3.4 Tabel pertanyaan kuesioner ... 109
Tabel 3.5 Tabel pertanyaan kuesioner ... 110
Tabel 3.6 Tabel Uji Validitas ... 112
Tabel 3.7 Tabel Uji Reabilitas ... 114
Tabel 4.1 Tabel Kriteria level ... 132
Tabel 4.2 Tabel mean hasil pengukuran variabel Business Expertise ... 137
Tabel 4.3 Tabel mean hasil pengukuran variabel information terhadap responden proyek cisem ... 139
Tabel 4.4 Tabel mean hasil pengukuran variabel system terhadap responden proyek cisem ... 141
Tabel 4.5 Tabel mean hasil pengukuran variabel business expertise terhadap responden luar proyek cisem ... 144
Tabel 4.6 Tabel mean hasil pengukuran variabel information terhadap responden luar proyek cisem ... 146
Tabel 4.7 Tabel mean hasil pengukuran variabel system terhdap responden luar proyek cisem ... 148
Tabel 4.8 Analisa GAP berdasarkan hasil wawancara ... 1485
Tabel 4.9 Tabel perbandingan sebelum & setelah menggunakan Elcetronic Management Document System ... 148
xv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Analisis Data... 190
Lampiran 2 Uji Realiabitas ... 191
Lampiran 3 Uji Validitas ... 192
Lampiran 4 Dokumentasi Wawancara dengan Responden ... 194
Lampiran 5 Wawancara bersama tim ICT Development PT Rekayasa Industri 195 Lampiran 6 Transkrip Wawancara Responden ... 197
Lampiran 7 PROTOTYPE ... 209
Lampiran 8 Hasil Turnitin Bab 1-5 ... 216
Lampiran 9 Hasil Turnitin Gabungan Bab 1-5 ... 221
Lampiran 10 Permohonan Proposal Tugas Akhir ... 222
Lampiran 11 Penunjukan Dosen Pembimbing Tugas Akhir ... 223
Lampiran 12 Pernyataan Kelengkapan Administrasi Seminar Proposal ... 224
Lampiran 13 Permohonan Seminar Proposal ... 225
Lampiran 14 Surat Pemberitahuan Seminar Proposal ... 226
Lampiran 15 Permohonan Ujian Akhir ... 227
Lampiran 16 Pernyataan Kelengkapan Administrasi Ujian Tugas Akhir ... 228
Lampiran 17 Surat Pemberitahuan Sidang Tugas Akhir... 229
Lampiran 18 Kartu Bimbingan Tugas Akhir ... 230
Lampiran 19 Curriculum Vitae ... 233
Lampiran 20 Tabel Hubungan Capability Bisnis EDMS dengan DImensi ECM Maturnity Model ... 234
Lampiran 21 Tabel Perhitungan Penghematan Implementasi Sistem Manajemen Dokumen ... 236
Lampiran 22 Matriks Pelaksanaan Implementasi EDMS ... 242
Lampiran 23 Flowchat Numbering Dapartement ... 243