BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Manajemen Aset
Manajemen aset merupakan suatu ilmu yang dibutuhkan bagi setiap entitas/instansi/organisasi. Dengan penerapan manajemen aset maka setiap entitas bisa memanfaatkan aset yang mereka miliki dengan optimal/sesuai dengan tupoksinya. Untuk mengoptimalkan aset tersebut maka alangkah lebih baik dijelaskan terlebih dahulu pengertian dari manajemen, aset, dan manajemen aset.
2.1.1 Pengertian Manajemen Aset
Menurut Hariyono (2007), Pengelolaan Aset adalah kegiatan mengelola suatu barang yang dimiliki mulai dari perencanaan, pengadaan, operasi dan pemeliharaan serta penghapusan. Berdasarkan pada Departemen of Threasury and Finance (2004), bahwa pengertian Manajemen Aset adalah proses pengelolaan suatu barang yang memiliki nilai dan manfaat lebih dari 1 tahun yang digunakan dalam kegiatan operasional Perusahaan.
Pemerintah South Australia dalam Hariyono (2007) mendefinisikan manajemen aset sebagai “…a process to manage demand and guide acquisition, use and disposal of assets to make the most of their service delivery potential, and manage risks and costs over their entire life”, yang artinya proses untuk mengelola permintaan dan akuisisi panduan, penggunaan dan penjualan aset untuk memanfaatkan potensi layanan, dan mengelola risiko dan biaya seumur hidup aset. Sedangkan definisi lain dari manajemen aset menurut Danylo dan Lemer dalam Hariyono, (2007) adalah “…a methodology to efficiently and equitably allocate resources amongst valid and competing goals and objectives.”, yang artinya sebuah metodologi efisien dan mengalokasikan sumber daya secara adil untuk mencapai tujuan dan sasaran.
Berdasarkan beberapa definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa Manajemen Aset adalah kegiatan pengelolaan suatu barang yang memiliki nilai dan manfaat yang bisa digunakan untuk mendukung dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya. Dalam melakukan pengelolaan aset tiap proses atau fungsi yang ada harus dilakukan pengawasan selama oleh suatu organisasi atau Kementrian/Lembaga. Pengawasan pengelolaan aset yang dimiliki selama umur ekonomis, bertujuan untuk tetap menjaga aset agar dapat membantu proses pencapaian tujuan individu atau organisasi yang memiliki aset tersebut.
2.1.2 Tujuan Manajemen Aset
Berdasarkan Hariyono (2007), tujuan utama manajemen aset adalah membantu suatu entitas dalam memenuhi tujuan penyediaan pelayanan secara efektif dan efisien. Hal ini mencakup panduan pengadaan, penggunaan, dan penghapusan aset, serta mengatur risiko dan biaya yang terkait selama siklus hidup aset. Menurut Hariyono juga, agar efektif dalam prinsip dan teknik manajemen aset sebagai aktivitas komprehensif, perlu dikaitakan dengan beberapa faktor sebagai berikut:
1. Kebutuhan dari para pengguna aset, 2. Kebijakan dan peraturan perundangan,
3. Kerangka manajemen dan perencanaan organisasi, 4. Kelayakan teknis dan kelangsungan komersial,
5. Pengaruh eksternal/pasar (seperti komersial, teknologi, lingkungan, dan industri), serta
6. Persaingan permintaan dari para stakeholder dan kebutuhan merasionalisasikan operasi untuk memperbaiki pemberian pelayanan atau untuk meningkatkan keefektifan biaya.
Menurut Sutrisno (2004), tujuan umum manajemen aset adalah mengarahkan sistem pengelolaan aset sehingga pemanfaatannya efektif dan efisien. Efektif berkaitan dengan sasaran yang tercapai, sedangkan efisien berkaitan dengan biaya yang dikeluarkan. Sedangkan tujuan khusus dari manajemen aset ini yaitu meningkatkan kualitas aset, meningkatkan penggunaan dan pemanfaatan aset, meningkatkan kualitas layanan aset dan meningkatkan cakupan layanan aset.
Menurut Siregar (2004), ada 3 tujuan utama dari manajemen aset yaitu efisiensi pemanfaatan dan pemilikan, terjaga nilai ekonomis dan objektivitas dalam pengawasan dan pengendalian peruntukkan, penggunaan serta alih penguasaan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dibawah ini:
1. Efisiensi pemanfaatan dan pemilikan
Pengelolaan yang baik, membuat pemanfaatan aset optimal ataupun maksimal. Aset yang dikelola dapat digunakan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi (TUPOKSI) dan dimanfaatkan secara efektif dan efisien sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan.
2. Terjaga nilai ekonomis dan potensi yang dimiliki
Nilai ekonomis suatu aset akan terjaga, apabila aset dikelola dengan baik. Potensi yang dimiliki oleh aset akan memberikan keuntungan baik dari segi pendapatan maupun dari pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
3. Objektivitas dalam pengawasan dan pengendalian peruntukkan, penggunaan serta alih penguasaan.
Pengelolaan aset yang baik, dapat membuat pengawasan akan lebih terarah. Sehingga peruntukkan, penggunaan dan alih penguasaan aset akan tepat sesuai dengan rencana. Selain itu pengawasan bertujuan membantu pencapaian tujuan dari aset tersebut.
Berdasarkan beberapa pendapat yang telah dikemukakan, secara umum tujuan dari pengelolaan aset ini adalah membantu suatu entitas (organisasi) dalam memenuhi tujuan penyediaan pelayanan secara efektif dan efisien. Hal ini mencakup perencanaan, panduan pengadaan, penggunaan, penghapusan aset dan pengaturan risiko serta biaya yang terkait selama siklus hidup aset.
2.1.3 Tahapan Kerja Manajemen Aset
Menurut Siregar (2004), suatu manajemen aset terdiri dari lima tahapan kerja yang satu sama lainnya saling berkaitan. Tahapan kerja manajemen aset meliputi: inventarisasi aset, legal audit, penilaian aset, optimasi aset dan pengembangan SIMA (sistem informasi manajemen aset). Kelima tahapan kerja ini saling berhubungan dan terintegrasi, sebagai berikut:
1. Inventarisasi Aset
Inventarisasi aset terdiri atas dua aspek yaitu inventarisasi fisik dan yuridis/legal. Aspek fisik terdiri atas bentuk, luas, lokasi, volume/jumlah, jenis, alamat dan lain-lain. Sedangkan aspek yuridis adalah status penguasaan, masalah legal yang dimiliki, batas akhir penguasaan dan lain-lain. Proses kerja yang dilakukan adalah pendataan, kodifikasi/labeling, pengelompokkan dan pembukuan/administrasi sesuai dengan tujuan manajemen aset.
2. Legal Audit
Legal audit merupakan suatu lingkup kerja manajemen aset yang berupa inventarisasi status penguasaan aset, sistem dan prosedur penguasaan atau pengalihan aset, identifikasi dan mencari solusi atas permasalahan legal yang terkait dengan penguasaan ataupun pengalihan aset. Permasalahan legal yang sering ditemui antara lain status hak penguasaan lemah, aset dikuasai pihak lain, pemindahtanganan aset yang tidak terminator, dan lain-lain.
3. Penilaian Aset
Penilaian aset merupakan satu proses kerja untuk melakukan penilaian atas aset yang dikuasai. Biasanya ini dikerjakan oleh konsultan penilaian yang independen. Hasil dari nilai tersebut akan dapat dimanfaatkan untuk mengetahui nilai kekayaan maupun informasi untuk penetapan harga bagi aset yang ingin dijual.
4. Optimasi Aset
Optimasi aset merupakan proses kerja dalam manjemen aset yang bertujuan untuk mengoptimalkan potensi fisik, lokasi, nilai, jumlah/volume, legal dan ekonomi yang dimiliki aset tersebut. Dalam tahap ini aset-aset yang dimiliki pemerintah diidentifikasi dan dikelompokkan atas aset yang memiliki potensi dan tidak memiliki potensi. Aset yang memiliki potensi dapat dikelompokkan berdasarkan sektor-sektor unggulan yang menjadi tumpuan dalam strategi pengembangan ekonomi nasional, baik jangka pendek, menengah maupun jangka panjang. Tentunya kriteria untuk menentukan hal tersebut harus terukur dan transparan. Sedangkan aset yang tidak dapat dioptimalkan, harus
dicari penyebabnya. Apakah faktor permasalahan legal, fisik, nilai ekonomi yang rendah ataupun faktor lainnya. Hasil akhir dari tahapan ini adalah rekomendasi yang berupa sasaran, strategi dan program untuk mengoptimalkan aset yang dikuasai.
5. Pengawasan dan Pengendalian
Lingkup pengawasan dan pengendalian aset adalah pengawasan dan pemanfaatan seluruh aset yang ada pada suatu perusahaan atau daerah. Satu sarana yang efektif untuk meningkatkan aspek ini adalah pengembangan SIMA (Sistem Informasi Manajemen Aset). Melalui SIMA transparansi kerja dalam pengelolaan aset sangat terjamin tanpa perlu adanya kekhawatiran akan pengawasan dan pengendalian yang lemah.
Sumber: Siregar (2004)
Gambar 2.1
Tahapan Kerja Manajemen Aset
2.2 Optimasi Aset
Optimasi aset merupakan proses kerja dalam penggunaan dan pemanfaatan aset. Aset yang belum optimal dan tidak dapat dioptimalkan harus dicari faktor penyebabnya, apakah faktor dari aspek legal, fisik, nilai ekonomi yang rendah
4. Optimalisasi Aset 3. Penilaian Aset 2. Legal Audit 1. Inventarisasi Aset Sistem Informasi Manajemen Aset
ataupun faktor lainnya. Hasil akhir dari tahapan ini adalah rekomendasi berupa sasaran, strategi dan program untuk mengoptimalkan aset yang dikuasai.
2.2.1 Pengertian Optimasi Aset
Optimasi aset merupakan proses kerja dalam manajemen aset yang bertujuan untuk mengoptimalkan potensi fisik, lokasi, nilai, jumlah/volume, legal dan ekonomi yang dimiliki aset tersebut (Sutrisno, 2004). Sedangkan menurut Mitchell (2007: 25) “Asset optimization is business oriented; profit centered and directed to attaining greatest lifetime effectiveness and value from physical production assets”. Pengertian tersebut dapat diartikan sebagai pendekatan bisnis yang terarah dan bertumpu pada profit untuk mencapai tingkat efektifitas dan nilai tertinggi selama siklus produktif aset. Dalam tahap ini aset-aset yang dimiliki negara diidentifikasi dan dikelompokkan berdasarkan potensi dari aset tersebut. Sedangkan menurut Nugent (2010), optimizing the utilization of assets in terms of service benefit and financial returns. Selain itu, menurut Hariyono (2007), aset dikatakan produktif apabila digunakan sesuai dengan jam kerja dan fungsi dari aset tersebut. Bagi aset yang belum digunakan secara produktif, dapat dilakukan optimasi dengan menambah jam kerja atau dengan memberi fungsi tambahan. Optimasi aset merupakan proses kerja dalam manajemen aset yang bertujuan untuk mengoptimalkan potensi fisik, lokasi, nilai, jumlah/volume, legal dan ekonomi yang dimiliki aset tersebut (Siregar, 2004). Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa optimasi adalah pengoptimalan pemanfaatan potensi dari sebuah aset yang dimana dapat menghasilkan manfaat yang lebih atau juga mendatangkan pendapatan.
Aset yang memiliki potensi yang dapat dikelompokkan berdasarkan sektor-sektor unggulan yang menjadi tumpuan dalam strategi pengembangan ekonomi nasional, baik jangka pendek, menengah maupun jangka panjang. Tentunya kriteria untuk menentukan hal tersebut harus terukur dan transparan. Sedangkan aset yang tidak dapat dioptimalkan, harus dicari penyebabnya mengapa aset tersebut menjadi idle capacity. Sebagaimana disebutkan oleh Siregar (2004), bahwa untuk mengoptimalkan suatu aset harus dibuat sebuah formulasi strategi
untuk meminimalisir atau menghilangkan ancaman dari faktor lingkungan, dan untuk aset yang tidak dapat dioptimalkan harus dicari penyebabnya.
Menurut Siregar (2004), bahwa optimasi pengelolaan aset itu harus memaksimalkan ketersediaan aset (maximize asset availability), memaksimalkan penggunaan aset (maximize asset utilization) dan meminimalkan biaya kepemilikan (minimize cost of ownership). Hal tersebut bisa dilakukan dengan meminimalisir atau mungkin menghilangkan hambatan atau ancaman atas pengelolaan aset-aset tersebut. Sehingga optimalisasi dari suatu aset yang berstatus idle capacity bisa dilakukan.
2.2.2 Tujuan Optimasi Aset
Siregar (2004), menyebutkan bahwa tujuan optimasi aset secara umum adalah sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi dan inventarisasi semua aset meliputi bentuk, ukuran, fisik, legal, sekaligus mengetahui nilai pasar atas masing-masing aset tersebut yang mencerminkan manfaat ekonomisnya.
2. Mengoptimalkan pemanfaatan aset, apakah aset tersebut telah sesuai dengan peruntukkannya atau tidak.
3. Terciptanya suatu sitem informasi dan administrasi sehingga tercapainya efisiensi dan efektifitas dalam pengelolaan aset.
Optimasi aset bertujuan untuk mengidentifikasi aset, sehingga akan diketahui aset yang perlu di optimalkan dan bagaimana cara mengoptimalkan aset tersebut. Hasil akhir optimalisasi aset ini adalah rekomendasi yang berupa sasaran, strategi dan program untuk mengoptimalkan aset yang dikuasai.
2.2.3 Prosedur Optimasi Aset
Menurut Djumara (2007), dalam mencapai tujuan optimasi aset, ada beberapa langkah yang harus dilakukan diantaranya sebagai berikut:
1. Identifikasi aset. Inventarisasi fisik dan legal
Melakukan pendataan terhadap semua aset yang dimiliki yang mencakup ukuran, fisik, legal status dan kondisi aset. Melakukan identifikasi atas
kelengkapan dokumen-dokumen legalnya dan analisis yuridis atas aset bermasalah yang pada akhirnya dapat memberikan legal opinion.
2. Penilaian aset tetap
Melakukan kegiatan penilaian untuk mengetahui nilai pasar (market value) atas objek properti dengan menggunakan pendekatan-pendekatan dan metode penilaian yang lazim digunakan dalam pekerjaan penilaian. yaitu:
a. Pendekatan data pasar (market data approach) dengan metode perbandingan langsung (direct comparison)
b. Pendekatan biaya (cost approach) dengan metode biaya pengganti baru yang disusutkan (depreciated replacement cost)
c. Pendekatan pendapatan (income approach) dengan metode arus kas terdiskonto (discounted cash flow)
d. Pendekatan pengembangan tanah (land development approach) dengan land residual method.
3. Analisis optimasi pemanfaatan fixed assets
Analisis optimasi pemanfaatan adalah untuk mengidentifikasi dan memilah aset yang masuk dalam aset operasional atau aset non operasional. Untuk aset operasional kemudian dilakukan kajian yang lebih mendalam untuk mengetahui apakah aset operasional tersebut sudah optimal pemanfaatannya atau belum. Apabila belum optimal dilakukan studi optimasi. Studi optimasi ini dilakukan berdasar tolak ukur kebutuhan akan aset tersebut dikaitkan dengan kegiatan usahanya. Untuk aset non operasional. analisis dilakukan terhadap kondisi aset saat ini. untuk mengetahui apakah pemanfaatan aset ini sudah optimal atau belum dilihat dari penggunaan tanah dalam bangunan dan fungsional bangunannya dari aspek ekonomis. Analisis ini akan mencakup regulasi, peruntukkan dan pengembangan kawasan sekitar.
4. Sistem informasi manajemen aset (SIMA)
Objek pengembangan sistem informasi manajemen aset (SIMA), sebagai alat untuk optimasi dan efisiensi pengelolaan aset. Sedangkan SIMA adalah suatu konsep yang memadukan beberapa disiplin keahlian. Dengan
memadukan berbagai disiplin keahlian akan dapat menunjang pemanfaatan terbaik dari aset yang dimiliki.
Dari penjelasan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa ada 5 tahapan atau langkah-langkah yang harus dilewati dalam melakukan optimasi aset. Langkah-langkah tersebut yaitu identifikasi aset, inventarisasi fisik dan legal, penilaian aset tetap, analisis optimasi pemanfaatan fixed asset dan sistem informasi manajemen aset (SIMA).
2.2.4 Kriteria Tingkat Optimasi Aset
Aset dapat dikatakan optimal apabila dapat menghasilkan manfaat yang lebih atau juga mendatangkan pendapatan. Adapun kriteria untuk melihat tingkat optimasi aset sebagai berikut.
1. Profitabilitas
Profit (laba) adalah kelebihan penerimaan atas biaya dalam suatu periode tertentu (Case & Fair, 2007 : 274). Adapun pendekatan untuk mengetahui tingkat profitabilitas sebagai berikut.
a. RONA (Return on Net Assets)
Return on Net Asset (RONA) atau dalam Bahasa Indonesia adalah Tingkat pengembalian atas aktiva bersih, merupakan perbandingan laba bersih dengan aktiva bersih. Ini adalah metrik kinerja keuangan perusahaan yang memperhitungkan laba rekening perusahaan berkaitan dengan aktiva tetap dan modal kerja bersih.
RONA membantu para investor untuk menentukan persentase pendapatan bersih perusahaan atas aset. Rasio ini menceritakan bagaimana secara efektif dan efisien perusahaan menggunakan aset untuk menghasilkan laba. Ini adalah rasio penting karena dalam banyak perusahaan aset tetap merupakan komponen terbesar dari investasi. RONA yang lebih tinggi berarti bahwa perusahaan menggunakan aktiva dan modal kerja secara efisien dan efektif. Sebuah RONA meningkat merupakan indikator peningkatan profitabilitas dan meningkatkan kinerja keuangan perusahaan.
RONA dihitung dengan membagi laba bersih perusahaan dengan jumlah aset tetap dan modal kerja bersih. Hal ini dapat dinyatakan dalam rumus berikut.
Sumber: www.readyratios.com (2011)
Gambar 2.2 Rumus RONA
Angka untuk laba bersih dapat ditemukan dalam laporan laba rugi. Laba bersih juga dikenal sebagai laba setelah pajak. Angka untuk aktiva tetap dapat ditemukan dalam neraca. Aktiva tetap termasuk aktiva tetap, investasi jangka panjang, dan aktiva tidak lancar. Modal kerja bersih didefinisikan sebagai aktiva lancar dikurangi kewajiban lancar.
2. Efektivitas aset
Efektivitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kuantitas,kualitas dan waktu) yang telah dicapai oleh manajemen, yang mana target tersebut sudah ditentukan terlebih dahulu. Berdasarkan hal tersebut maka untuk mencari tingkat efektivitas dapat digunakan rumus sebagai berikut:
Sumber: Danfar, 2009
Gambar 2.3 Rumus Efektivitas
Berdasarkan rumus efektivitas, maka dapat disimpulkan jika output aktual berbanding output yang ditargetkan lebih besar atau sama dengan 1 (satu), maka akan tercapai efektifitas. Sedangkan jika output aktual berbanding
Efektivitas = Ouput Aktual/Output Target >=1
RONA = Laba Bersih / (Aktiva Tetap + Modal Kerja Bersih)
output yang ditargetkan kurang daripada 1 (satu), maka efektifitas tidak tercapai
3. Nilai aset
Nilai aset merupakan manfaat ekonomis dari suatu aset selama kurun waktu siklus hidup aset tersebut. Semua aset tetap kecuali tanah mengalami penyusutan dengan berkurangnya kemampuan untuk memberikan jasa bersamaan dengan berlalunya waktu. Berkurangnya kemampuan berarti berkurangnya nilai aset yang bersangkutan. Hal-hal yang menyebabkan penyusutan antara lain:
1) Faktor teknis: a. Rusak b. Bencana alam c. Aus 2) Faktor ekonomis a. Harga Perolehan
Harga suatu aktiva yang meliputi harga pembelian ditambah biaya-biaya yang diperlukan untuk memperoleh aktiva tersebut.
b. Nilai Sisa
Nilai sisa merupakan taksiran nilai aktiva tetap setelah masa taksiran umur ekonomis selesai.
c. Umur Ekonomis
Umur ekonomis merupakan masa pemakaian dari aktiva tetap yang masih mendatangkan manfaat ekonomis.
4. Produktivitas aset
Menurut Hariyono (2007), aset dikatakan produktif apabila digunakan sesuai dengan jam kerja dan fungsi dari aset tersebut. Menurut Suprihanto (1992) mengatakan bahwa definisi atau pengertian produktivitas adalah perbandingan antara hasil yang dicapai dengan keseiuruhan sumber daya yang dipergunakan.
2.3 Konsep Dasar Sistem
Menurut Jogiyanto (2005: 1), terdapat dua kelompok dalam mendefinisikan sistem, yaitu menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Suatu sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu memiliki komponen-komponen (component), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process) dan sasaran (objective) atau tujuan (goal) (Jogiyanto, 2005: 3).
1. Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian dari sistem. Menurut Kadir (2003), subsistem merupakan sistem-sistem yang terdapat dalam sebuah sistem. Subsistem bisa dijelaskan sebagai sebuah sistem dalam sistem yang lebih besar. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut dengan suprasistem. Berkaitan dengan sistem dan subsistem, istilah supersistem kadang kala dijumpai. Jika suatu sistem menjadi bagian dari sistem lain yang lebih besar, maka sistem yang lebih besar tersebut merupakan supersistem. Sebagai contoh, perusahaan dapat disebut dengan suprasistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya. Kalau sistem akuntansi dipandang sebagai suatu sistem,
maka perusahaan adalah supersistem dan industri adalah super dari supersistem.
2. Batas Sistem
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem, lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat bersifat merugikan sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Dengan adanya penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung.
5. Masukan Sistem
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
6. Keluaran Sistem
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem.
7. Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah
masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
8. Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
2.4 Konsep Dasar Informasi
Informasi didefinisikan sebagai “data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya” (Jogiyanto, 2005: 8). Berdasarkan definisi tersebut, data adalah sumber dari informasi.
Data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata dan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item. Kejadian yang dimaksud adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu. Sedangkan kesatuan nyata adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul ada dan terjadi.
2.4.1 Data
Menurut Kadir (2003), definisi data diklasifikasikan kedalam dua jenis, yaitu data secara konseptual dan data yang terformat. Data secara konseptual adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas dan transaksi yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakainya. Misalnya deretan angka seperti berikut : 6.30 27 6.32 28. Data yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu. Contohnya adalah data yang menyatakan tanggal atau jam, atau menyatakan nilai mata uang.
Secara tradisional, data disusun dalam suatu hierarki yang terdiri dari character, field, record, file, database.
1. Characters merupakan bagian data yang terkecil, dapat berupa karakter numerik, huruf ataupun karakter-karakter khusus (special characters) yang membentuk suatu item data/field;
2. Field adalah suatu atribut dari record yang menunjukkan suatu item dari data, misalnya nama dan alamat. Kumpulan dari field membentuk suatu record
a. Field name : harus diberi nama untuk membedakan field yang satu dengan lainnya;
b. Field relpresentation : tipe field (karakter, teks, tanggal, angka), lebar field (ruang maksimum yang dapat diisi dengan karakter-karakter data);
3. Record adalah kumpulan dari field. Record menggambarkan suatu unit data individu yang tertentu. Kumpulan dari record membentuk suatu file; 4. File terdiri dari record-record yang menggambarkan satu kesatuan data
yang sejenis;
5. Database merupakan kumpulan dari file atau tabel.
2.5 Sistem Informasi
Menurut Husein dan Amin (2006) Sistem Informasi adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan yang berfungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pembuatan keputusan dan pengawasan dalam organisasi. Menurut Bodnar dan Hopwood (1993 dalam Kadir, 2003), ”sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna”. Alter (dalam Kadir, 2003), berpendapat bahwa sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. Berdasarkan ketiga definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah sekumpulan komponen-komponen, perangkat lunak dan perangkat keras yang dirancang untuk mentransformasikan data menjadi informasi sebagai pendukung pengambilan keputusan untuk mencapai tujuan organisasi.
Tiga aktivitas yang terjadi pada sistem informasi adalah input, processing, output. Dapat dilihat pada gambar 2.4.
Sumber: Husein (2006)
Gambar 2.4
Tiga Aktifitas pada Sistem Informasi
Input adalah sekumpulan data mentah dalam organisasi maupun luar organisasi untuk diproses dalam suatu sistem informasi. Proccessing adalah konversi/pemindahan, manipulasi dan analisis input mentah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi manusia. Output adalah distribusi informasi yang sudah diproses ke anggota organisasi di mana output tersebut akan digunakan. Informasi dalam hal ini juga membutuhkan umpan balik (feedback) yakni output yang dikembalikan ke anggota organisasi yang berkepentingan untuk membantu mengevaluasi atau memperbaiki input.
2.5.1 Komponen Sistem Informasi
Jhon Burch dan Gary Grudnitski (dalam Jogiyanto, 2005), mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input blok), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok basis data (database block) dan blok kendali (control block). Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut saling berinteraksi hingga membentuk kesatuan untuk mencapai sasaran.
LINGKUNGAN
PELANGGAN PEMASOK
ORGANISASI
SISTEM INFORMASI
INPUT PROCESSING Klasifikasi OUTPUT Menata Menghitung Umpan Balik (feedback) STAKEHOLDERS PESAING P EM ERIN TA H
Sumber: Jogiyanto (2005)
Gambar 2.5
Blok Sistem Informasi yang Berinteraksi
1. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai system
4. Blok Teknologi
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware),
perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). Teknisi dapat berupa orang-orang yang mengetahui teknologi dan membuatnya dapat beroperasi.
5. Blok Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan didalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanan. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management System).
6. Blok Kendali
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.6 Sistem Informasi Manajemen
Dalam sistem informasi manajemen mengandung beberapa gabungan ilmu, yaitu ilmu manajemen, sistem dan informasi. Ketiga ilmu tersebut saling mendukung dalam satu kesatuan dalam membentuk sistem informasi manajemen. Pada umumnya, sistem informasi manajemen yang tergambar adalah suatu sistem yang diciptakan untuk melaksanakan pengolahan data yang akan dimanfaatkan oleh suatu organisasi. Untuk mengetahui lebih jelas mengenai sistem informasi akan dijelaskan mengenai konsep-konsep yang terdapat didalamnya.
2.6.1 Pengertian dan Karakteristik Sistem Informasi Manajemen
Istilah umum yang diketahui oleh orang mengenai sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem yang terpadu untuk menyajikan informasi untuk mendukung fungsi operasi organisasi, manajemen dan proses pengambilan
keputusan di dalam organisasi. Sistem informasi ini menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan basis data (database). Adapun definisi mengenai sistem informasi manajemen menurut Soetedjo (dalam Sutabri, 2003), “SIM adalah suatu metode untuk menghasilkan informasi yang tepat waktu bagi manajemen tentang lingkungan luar organisasi dan kegiatan operasi di dalam organisasi, dengan tujuan untuk menunjang proses pengambilan keputusan serta memperbaiki proses perencanaan dan pengawasan”.
Adapun karakteristik SIM menurut Sutabri (2003), adalah sebagai berikut : 1. SIM membantu manajer secara terstruktur pada tingkat operasional dan
tingkat kontrol saja. Meskipun demikian, SIM dapat digunakan pula sebagai alat untuk perencanaan bagi staf yang sudah senior;
2. SIM didesain untuk memberikan laporan operational sehari-hari sehingga dapat memberi informasi untuk mengontrol operasi tersebut dengan lebih baik;
3. SIM sangat bergantung pada keberadaan data organisasi secara keseluruhan, serta bergantung pada alur informasi yang dimiliki oleh organisasi tersebut;
4. SIM biasanya tidak memiliki kemampuan untuk menganalisis masalah. Kemampuan untuk menganalisis masalah terletak pada decision support system;
5. SIM biasanya berorientasi pada data-data yang sudah terjadi atau data-data yang sedang terjadi, bukan data-data yang akan terjadi seperti forecasting; 6. SIM juga berorientasi pada data di dalam organisasi dibanding
data-data dari luar organisasi. Oleh karena itu, informasi yang dibutuhkan oleh SIM adalah informasi yang sudah diketahui formatnya secara relatif stabil; 7. SIM biasanya tidak fleksibel karena bentuk laporan-laporan yang
dihasilkan banyak sudah dipersiapkan sebelumnya. Beberapa SIM memliki kemampuan agar manajer dapat membuat laporannya sendiri, tetapi sebenarnya data-data yang dibutuhkan manajer tersebut sudah ada dan sudah dipersiapkan lebih dulu;
8. Sebagaimana problematika yang telah disebutkan di atas, SIM membutuhkan perencanaan yang sangat matang dan panjang, sambil memperhitungkan perkembangan organisasi di masa mendatang. Sebuah literatur menyebutkan bahwa analisis dan desain SIM biasanya membutuhkan waktu antara satu sampai dua tahun.
2.6.2 Komponen Fisik Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi terdiri dari beberapa komponen fisik. Komponen ini disediakan untuk melengkapi sistem pengoperasiannya. Adapun komponen dari sistem informasi manajemen akan ditunjukkan pada Tabel 2.1.
Tabel 2.1 Komponen Fisik SIM
Komponen Sistem Catatan
Perangkat keras Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran, unit penyimpanan file, dan lain sebagainya), peralatan penyiapan data dan terminal masukan/keluaran
Perangkat lunak Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama : 1. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem
pengoprasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoprasian sistem komputer 2. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model
analisis dan keputusan
3. Aplikasi perangkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi. Database File yang berisi program dan data dibuktikan dengan
adanya media penyimpanan secara fisik seperti hard
disk, magnetic tipe dan sebagainya. File juga meliputi
keluaran tercetak dan catatan lain di atas kertas, mikro film dan lain sebagainya.
Prosedur Prosedur merupakan komponen fisik karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada tiga jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu :
1. Instruksi untuk pemakai
2. Instruksi untuk penyiapan masukan
3. Instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer
Personil Operator komputer, analis sistem, programer, personil
data entry dan manajer sistem informasi/EDP. Sumber: Sutabri (2003)
2.7 Sistem Informasi Manajemen Aset
Sistem informasi manajemen aset merupakan suatu aplikasi yang digunakan untuk mengelola aset yang ditujukan untuk dapat menjawab permasalah-permasalah aset, seperti berikut (Taramitra, 2008) :
1. Aset berjumlah banyak dan tersebar secara geografis; 2. Aset memiliki penanganan (treatment) yang spesifik;
3. Aset memiliki “nilai” tertentu dikaitkan dengan posisi geografis; 4. Aset memiliki masalah-masalah legal yang berbeda-beda;
5. Pemanfaatan aset masih belum optimal, sehingga kinerja aset rendah; 6. Proses pencatatan aset tidak sistematis dan terintegrasi;
7. Manajemen data masih manual;
8. Perencanaan pemanfaatan aset di masa yang akan datang belum optimal. Dengan adanya sistem informasi manajemen aset (SIMA) diharapkan dapat memberikan manfaat, diantaranya :
1. Tertib aministrasi, seluruh data tercatat dengan baik, proses pengelolaan data cepat;
2. Kemudahan untuk pengambilan keputusan atas aset, seperti penataan kawasan;
3. Kemudahan dalam analisis aset, terutama melalui pendekatan ruang, sehingga dapat ditentukan kebijakan terbaik;
4. Manajemen pemeliharaan aset;
5. Pengelolaan data dan informasi yang lebih efektif dan efisien dimana sistem pelaporan dapat dilakukan setiap saat bergantung kebutuhan.
Konsep dasar dari SIMA adalah bahwa setiap jenis aset dianggap memiliki data atribut baik secara deskriptif yang menunjukan identitas maupun dokumen legal yang menunjukan kepemilikan atau hak dan kewajiban terhadap aset tersebut. Selain itu, aset memiliki nilai, baik nilai perolehan maupun nilai pasar serta nilai penyusutannya.
Seluruh tahapan menajemen aset dimonitor dengan menggunakan sebuah sistem yang disebut dengan SIMA. Dengan adanya sistem, seluruh aktifitas aset di
perusahaan dapat terpantau secara berkelanjutan. Bahkan, identitas dari aset tersebut akan diupdate setelah pendataan selesai.
Hasil dari inventaris kemudian diproses dalam database yang kemudian diproses lebih lanjut didalam SIMA. Adapun, konsep dasar dari SIMA dapat dijelaskan sebagai berikut.
Sumber: Taramitra (2008)
Gambar 2.6 Konsep Dasar SIMA
Menurut Taramitra (2008) SIMA merupakan sebuah aliran data untuk pengelolaam aset yang ditujukan untuk perusahaan swasta ataupun pemerintah, yang bertujuan untuk memperoleh informasi dari aset tersebut.
SIMA dapat memudahkan dalam pengelompokan tanggung jawab dan hak terhadap aset tersebut, baik berupa tanggung jawab, pemeliharaan, dan jatuh tempo suatu kewajiban.
Setiap aset memiliki data atribut baik secara deskriptif yang menunjukkan identitas maupun dokumen legal yang menunjukkan kepemilikan/hak dan kewajiban terhadap aset tersebut. Selain itu, aset pun memiliki nilai-nilai kondisi fisik. Nilai dari suatu aset biasanya diperoleh dari nilai pasar, penyusutan, maupun nilai perolehan. Sedangkan, kondisi fisik aset berupa “baik” atau “rusak”.
Seluruh data dari aset tersebut diproses dalam database untuk dilanjutkan pada sebuah SIMA, yang ditujukan untuk menghasilkan informasi dari aset
Inventarisasi Barang / Aset Appraisal / Penilaian Manajemen Aset Legal Appraisal / Penilaian Aspek Hukum
Data Atribut Barang/Aset Database Legal Opinion Fisik SIMA Nilai
tersebut. Informasi yang diperoleh dari SIMA, akan mempengaruhi keputusan pihak manajemen dalam menyusun strategi selanjutnya. Misalnya: SIMA menghasilkan informasi bahwa terdapat aset yang belum digunakan, maka selanjutnya pihak manajemen akan menetapkan strategi apakah aset tersebut akan disewakan atau dijual (hal ini merupakan salah satu strategi optimasi aset).
Menurut Siregar (2004) objek pengembangan SIMA adalah semua aset yang terdiri dari tanah, bangunan, kendaraan, mesin dan peralatan, serta aset lainnya. Pengembangan SIMA adalah sebagai alat untuk optimalisasi dan efisiensi pengelolaan asset BUMN/BUMD. Sedangkan SIMA adalah suatu konsep pengelolaan asset yang memadukan beberapa disiplin keahlian anatara lain:
1) Penyusunan system dan prosedur logistik (aset) 2) Penyusunan aplikasi komputer bidang logistik 3) Pendataan (iventarisasi) aset
4) Penilaian aset 5) Konsultasi properti 6) Manajemen properti
Dengan memadukan berbagai disiplin keahlian dalam menunjang pemanfaatan terbaik dari asset yang dimiliki, penerapan SIMA akan sangat akan sangat menunjang kepentingan BUMN/BUMD, antara lain :
1. Tertib aministrasi aset
2. Mengetahui pemanfaaatan tertinggi dan terbaik aset 3. Mempermudah pengendalian aset
4. Mengetahui nilai aset
5. Mendukung pengembangan strategi.
Lingkup studi dari pengembangan SIMA dilaksanakan dengan langkah-langkah berikut:
1) Persiapan
i. User Requirement analysis
ii. Identifikasi dan inventarisasi asset iii. Pengembangan model konseptual
2) Pengembangan Sistem
i. Evaluasi system yang berjalan ii. Desain system baru
iii. Implementasi system baru iv. Konversi system
v. Pelatihan dan pemeliharaan sistem
Secara umum konsep SIMA yang akan dilakukan terdiri dari modul-modul yang menunjang fungsi pengelolaan logistic (asset) yang terdiri dari:
1) Modul perencanaan dan penetuan kebutuhan 2) Modul penganggaran
3) Modul pengadaan
4) Modul penyimpanan dan penyaluran 5) Modul pemeliharaan
6) Model penyusutan dan penghapusan 7) Modul pengendalian
Secara diagramatis restrukturisasi fixed asset BUMN dapat dilihat pada gambar 2.7. FIXED ASSETS BUMN/ BUMD A C B 1 2 Recomendatio NO NO NO YES YES YES (Non Operating Assets)
(Operating Assets) Tanah Bangunan Mesin & Peralatan Kendaraan Fixture, Furniture & INVENTARISATIO N & PHYSICAL IDENTIFICATION LEGAL AUDIT/ LEGAL OPINION VALUATION OPTIMIZATION of FIXED ASSETS ASSET MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM PROBLEM Legal Opnion Value of Asset OPERATING OPTIMAL OPTIMI-ZATION ABLE TO BE Disposal Plan Strategy To be Developed (KSO, BOT, JV) Highest and Best Use
(HBU) Study
2.8 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer merupakan suatu tugas kompleks yang sangat membutuhkan banyak sumber daya didalamnya. Menurut Jogiyanto (2005), “daur atau siklus hidup dari pengembangan sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah di dalam tahapan tersebut dalam proses pengembangannya”. Proses pengembangan sistem informasi melalui beberapa tahapan, dimulai dari sistem direncanakan sampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan hingga dipelihara.
Pada siklus hidup sistem (system life cycle), pengembangan sistem dibagi menjadi beberapa tahapan kerja dan setiap tahapan kerja mempunyai karakteristik tersendiri. Tahapan utama dari siklus hidup pengembangan sistem terdiri dri tahapan perencanaan sistem (system planning), analisis sistem (system analysis), desain sistem (system design), seleksi sistem (system selection), implementasi sistem (system implementation) dan perawatan sistem (system maintenance). Adapun diagram dari siklus hidup pengembangan sistem akan disajikan dalam Gambar 2.8.
Sumber: Nugroho (2008)
Gambar 2.8
Siklus Hidup Pengembangan Sistem
2.9 Konsep Sistem Basis Data
Basis data (database) adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi (Kadir, 2003: 254). Basis data dimaksudkan untuk mengatasi masalah pada sistem yang memakai pendekatan berbasis berkas/data. Dalam mengelola basis data diperlukan suatu perangkat lunak yang disebut dengan DBMS. DBMS adalah adalah perangkat lunak yang memungkinkan para pemakai membuat, memelihara, mengontrol dan mengakses basis data dengan cara yang praktis dan efisien.
2.9.1 Komponen Lingkungan Basis Data
Komponen-komponen yang terdapat dalam lingkungan basis data terdiri dari (Kadir, 2003) :
1. Perangkat keras
Perangkat keras yang digunakan untuk menjalankan DBMS beserta aplikasi-aplikasinya. Perangkat keras berupa komputer dan periferal pendukungnya.
2. Perangkat lunak
Komponen perangkat lunak mencakup DBMS itu sendiri, program aplikasi, serta perangkat lunak pendukung untuk komputer dan jaringan. 3. Data
Bagi pemakai, komponen terpenting dalam DBMS adalah data, karena dari data inilah pemakai dapat memperoleh informasi yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing.
4. Prosedur
Prosedur adalah petunjuk tertulis yang berisi cara merancang hingga menggunakan basis data. Dalam hal ini, prosedur yang dimaksud terdiri dari :
a. Cara masuk ke DBMS (login);
b. Cara memakai fasilitas-fasilitas tertentu dalam DBMS maupun cara menggunakan aplikasi;
c. Cara mengaktifkan dan menghentikan DBMS;
d. Cara membuat cadangan basis data dan cara mengembalikan cadangan ke DBMS.
5. Orang
Komponen orang dibagi menjadi tiga kelompok, diantaranya : a. Pemakai akhir (end user)
Pemakai akhir dikelompokkan menjadi dua macam, yaitu : 1) Pemakai aplikasi
Adalah orang yang mengoperasikan program aplikasi yang dibuat oleh pemrogram aplikasi. Pemakai seperti ini tidak berhubungan secara langsung dengan DBMS. Pemakai aplikasi ini disebut native user.
2) Pemakai interaktif
Adalah pemakai yang berinteraksi secara langsung dengan DBMS, dapat memberikan perintah-perintah DBMS untuk mengakses basis data ataupun melalui perangkat-perangkat seperti pembangkit query dan pembangkit laporan. Pemakai seperti ini dapat menyediakan sendiri kebutuhan terhadap informasi.
b. Pemrogram aplikasi
Pemrogram aplikasi adalah orang yang membuat program aplikasi yang melibatkan basis data. Program aplikasi ini membuat program aplikasi berdasarkan kebutuhan pemakai.
c. Administrator basis data
Administrator basis data adalah orang yang bertanggung jawab terhadap manajemen basis data. Secara detail, tugas administrator basis data adalah sebagai berikut :
1) Mendefinisikan basis data;
2) Mendefinisikan struktur dan metode akses penyimpan; 3) Menentukan keamanan basis data;
4) Melakukan pemeliharaan basis data secara rutin.
2.9.2 Entity Relationship Diagram (ERD)
Menurut Haryanto (2008: 12), Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan hasil akhir dari proses analisis terhadap sistem yang ditinjau yang dilakukan oleh seorang analis sistem. Entity relationship diagram menunjukkan hubungan antara entitas yang satu dengan yang lain hingga seluruh data tergabung di dalam satu kesatuan yang terintegrasi. Entitas adalah individu, benda, objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain. Sekumpulan entitas yang sejenis dan berada dalam lingkup yang sama disebut himpunan entitas. Bentuk relasi entitas terdapat beberapa macam, yaitu (Nugroho: 2008) :
1. One to One
One to one merupakan satu record dalam sebuah entitas hanya berhubungan dengan satu record di entitas lain. Contohnya :
PERUSAHAAN HUTANG KODEPRSH NAMAPRSH ALAMAT KOTA TELEPON EMAIL KODEPRSH JLHHUTANG TANGGAL Sumber: Nugroho (2008) Gambar 2.9 Relasi One to One
Sebuah record di entitas perusahaan hanya akan mempunyai hubungan dengan sebuah record di entitas hutang. Kodenya adalah 1:1, artinya suatu rekaman di entitas yang satu bisa berhubungan dengan satu record di entitas yang lain.
2. One to Many
One to many merupakan satu record di sebuah entitas berhubungan dengan banyak rekaman di entitas lain. Contohnya:
NOTA NOTARINCI NONOTA KODEPRSH TANGGAL JUMLAH DISKON DIBAYAR CATATAN NONOTA KODEBARANG CACAH HARGASATUAN Sumber: Nugroho (2008) Gambar 2.10 Relasi One to Many
Sebuah record di entitas nota akan berhubungan dengan banyak record di entitas lain. Kodenya adalah 1:N, artinya suatu rekaman di entitas yang satu bisa berhubungan dengan N (banyak) record di entitas yang lain. 3. Many to Many
Banyak record di sebuah entitas berhubungan dengan banyak rekaman di entitas lain. Contohnya:
PEGAWAI BAGIAN NOPEGAWAI KOPEGAWAI NAMA ALAMAT TGLLAHIR CATATAN KODEBAGIAN NAMABAGIAN KODEPEGAWAI KEPALA Sumber: Nugroho (2008) Gambar 2.11 Relasi Many to Many
Contoh diatas menjelaskan satu record di entitas pegawai dapat muncul di banyak rekaman pada entitas bagian, yaitu jika seorang pegawai menduduki jabatan di beberapa bagian. Demikian pula sebuah rekaman di entitas bagian dapat muncul di banyak rekaman di entitas pegawai.
2.9.3 Data Flow Diagram (DFD)
Data flow diagram menggambarakan atau membuat model sistem yang seakan-akan mencermikan penekanan pada data, namun sebenarnya DFD lebih
menekankan pada segi proses (Sutabri, 2003). Pengertian secara umum dari data flow diagram adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem automat/komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya. Keuntungan dari DFD adalah memungkinkan untuk menggambarkan sistem dari level yang paling tinggi kemudian menguraikannya menjadi level yang lebih rendah (dekomposisi), sedangkan kekurangan dari DFD adalah tidak menunjukkan proses pengulangan (looping), proses keputusan dan proses perhitungan.
1. Simbol Data Flow Diagram
Simbol yang digunakan dalam membuat data flow diagram ada empat buah, yaitu:
EXTERNAL ENTITY
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data. PROSES
Simbol ini digunakan untuk proses pengolahan atau transformasi data. DATA FLOW
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan aliran data yang berjalan.
DATA STORE
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan data flow yang sudah disimpan atau diarsipkan.
Sumber: Sutabri (2003)
Gambar 2.12
Simbol Data Flow Diagram
2. Bentuk Data Flow Diagram
Terdapat dua bentuk data flow diagram, yaitu physical data flow diagram dan logical data flow diagram (Jogiyanto, 2005). Physical data flow
diagram lebih menekankan pada proses-proses sistem diterapkan termasuk proses-proses manual. Logical data flow diagram lebih menekankan pada logika dari kebutuhan sistem, yaitu proses apa saja secara logika yang dibutuhkan oleh sistem.
3. Teknik Membuat Data Flow Diagram
Cara yang lazim digunakan dalam membuat data flow diagram adalah sebagai berikut (Sutabri, 2003) :
a. Mulai dari yang umum atau tingkatan yang lebih tinggi, kemudian diuraikan atau dijelaskan sampai yang lebih detail atau tingkatan yang lebih rendah, yang dikenal dengan istilah “Analisis Atas Bawah atau Top Down Anaysis”.
b. Jabarkan proses yang terjadi di dalam data flow diagram sedetail mungkin sampai tidak dapat diuraikan lagi.
c. Peliharalah konsistensi proses yang terjadi di dalam DFD, mulai dari diagram yang tingkatannya lebih tinggi sampai dengan diagram yang tingkatannya lebih rendah.
d. Berikan label yang bermakna untuk setiap simbol yang digunakan seperti :
1) Nama yang jelas untuk EXTERNAL ENTITY; 2) Nama yang jelas untuk PROSES;
3) Nama yang jelas untuk DATA FLOW; 4) Nama yang jelas untuk DATA STORE. 4. Tahapan Data Flow Diagram
Langkah-langkah di dalam membuat data flow diagram dibagi menjadi tiga tahap untuk tingkat konstruksi DFD, yaitu sebagai berikut :
a. Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut digunakan untuk menggambarkan sistem secara umum/global.
b. Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam diagram konteks, yang penjabarannya lebih terperinci.
c. Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol.
2.9.4 Kamus Data
Kamus data yang digunakan dalam analisis struktur dan desain sistem informasi merupakan suatu katalog yang menjelaskan lebih detail tentang data flow diagram yang mencakup proses, data flow dan data store (Sutabri, 2003). Kamus data dapat digunakan pada metodologi berorientasi data dengan menjelaskan lebih detail lagi hubungan entitas, seperti atribut-atribut suatu entitas. Pada metodologi objek, kamus data dapat menjelaskan lebih detail atribut maupun metode atau service suatu objek. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada data flow diagram. Kamus data dan komponen-komponen lainnya yang dikumpulkan pada saat analisis sistem sangat dibutuhkan dalam perancangan sistem. Selain dapat digunakan untuk menjelaskan suatu model sistem, kamus data juga berfungsi untuk menghindari penggunaan kata-kata yang sama, karena kamus data disusun menurut abjad
2.9.5 Keunggulan Database Management System
Dibandingkan dengan sistem pemrosesan file yang didukung oleh sistem operasi konvensional, penggunaan basis data memiliki keunggulan seperti berikut (Kadir, 2003) :
1. Mengendalikan atau menduplikasi data; 2. Menjaga konsistensi dan integritas data;
3. Memudahkan pemerolehan informasi yang lebih banyak dari data yang sama disebabkan data dari berbagai bagian dalam organisasi dikumpulkan menjadi satu;
4. Meningkatkan keamanan data dari orang yang tidak berwenang;
5. Memaksakan penerapan standar;
6. Dapat menghemat biaya karena data dapat dipakai oleh banyak departemen;
7. Mengulangi komflik kebutuhan antar pemakai karena basis data di bawah kontrol administrator basis data;
8. Meningkatkan tingkat respond dan kemudahan akses bagi pemakai akhir; 9. Meningkatkan produktivitas pemrogram;
10. Meningkatkan pemeliharaan melalui independensi data;
11. Meningkatkan konkurensi (pemakai data oleh sejumlah data) tanpa menimbulkan masalah kehilangan informasi atau integritas;
12. Meningkatkan layanan backup dan recovery
2.10 Penelitian Pendahulu
Dalam penelitian ini akan disampaikan beberapa penelitian terlebih dahulu yang dapat digunakan sebagai bahan kajian yang berkaitan dengan penelitian sekarang. Berikut ini adalah tabel 2.2 yang akan menjelaskan mengenai penelitian terdahulu yang akan dibandingkan dengan penelitian saat ini.
Tabel 2.2 Penelitian Pendahulu
Judul Pengarang Dimensi Persamaan Perbedaan
1. Sistem Informasi Manajemen Aset Berbasis Web Di Lingkungan PDAM Surabaya
Ieta Ariyanti Perancangan Menggunakan
Diagram Konteks Tidak merancang DFD, ERD, dan Kamus data. Sumber : Hasil Olah Data, 2012
2.11 Landasan Normatif
Landasan normatif adalah peraturan-peraturan yang mengatur mengenai penggunaan dan pemanfaatan aset milik Negara. Landasan normatif yang digunakan dalam peneitian ini antara lain sebagai berikut:
1. Peraturan Menteri Keuangan No. 96 Tahun 2007 Tentang Tata Cara Pelaksanaan Penggunaan, Pemanfaatan, Penghapusan, dan Pemnidahtanganan Barang Milik Negara.
2. Salinan Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara No. PER-06/MBU/2011 Tentang Pedoman Pendayagunaan Aktiva Tetap Badan Usaha Milik Negara.
