Standar HAP 2010
dalam Akuntabilitas dan
Manajemen Kualitas
Humanitarian
Accountability
Partnership
Standar HAP 2010
dalam Akuntabilitas dan
Diterbitkan oleh: HAP International
Maison Internationale de l'Environnement 2 Chemin Balexert 7 CH-1219 Châtelaine Geneva Switzerland Tel: +41 22 788 1641 E-mail: [email protected] Website: www.hapinternational.org Edisi pertama: 2007 Edisi sekarang: 2010
Terjemahan dalam Bahasa Indonesia: Hepi Rahmawati, YAKKUM Emergency Unit Penyunting: Theresia Wuryantari
Didesain oleh : Bije noto Negoro
Dicetak oleh :
Ini adalah terjemahan dari versi Bahasa Inggris dari "The 2010 HAP Standard in Accountability and Quality Management", diterbitkan pada 2010 dengan nomer ISBN number 978-2-8399-0830-6 ©Hak cipta dilindungi. Materi ini merupakan hak cipta dari HAP International. Materi ini dapat digandakan dengan cara apa pun untuk tujuan edukasi, termasuk pelatihan, penelitian dan aktivitas program, dengan mencatumkan sumbernya. HAP International berterimakasih atas informasi penggunaan yang diberikan. Untuk penyalinan dalam bentuk lain atau penggunaan ulang dalam publikasi lain, atau terjemahan atau adaptasi, harus ada ijin tertulis yang diberikan oleh pemegang hak cipta.
Daftar isi
Standar HAP 2010
dalam Akuntabilitas dan Manajemen Kualitas
Kata Pengantar 1.Pendahuluan 2.Tujuan dan Cakupan 3.Istilah dan Definisi 4.Komitmen Standar HAP
5.Persyaratan-Persyaratan Standar HAP 5.1 Persyaratan-persyaratan umum
5.2 Persyaratan-persyaratan khusus: tolok ukur Lampiran: Prinsip-Prinsip Akuntabilitas HAP
.
The ISO/IEC Directives Part 2, Rules for the Structure and Drafting of International Standards (edisi kelima, 2004)
memandu proses penyusunan Standar HAP 2010 dalam Akuntabilitas dan Manajemen Kualitas (disebut dalam dokumen ini sebagai “Standar HAP” atau “Edisi 2010”). Edisi 2010 menggantikan edisi 2007 setelah adanya satu periode transisi.
Standar HAP adalah hasil dari tinjauan mendalam dari edisi 2007 dengan mempertimbangkan pengalaman bagaimana standar diterapkan oleh berbagai organisasi, dan refleksi pembelajaran dari penerapan akuntabilitas sejak 2007. Dewan HAP memberikan wewenang kepada Dewan Pengarah untuk mengawasi tinjauan yang dilakukan. Proses tinjauan melibatkan konsultasi yang luas dengan berbagai pemangku kepentingan, termasuk masyarakat yang terdampak krisis, pekerja kemanusiaan, dan lembaga penyandang dana. Lebih dari 1.900 orang berperan dalam tinjauan dan persiapan Edisi 2010 sehingga proses tinjauan dan penyusunan diperkaya oleh pengalaman-pengalaman yang sesungguhnya dari sudut pandang berbagai kelompok.
Selama persiapan Standar HAP, Sekretariat HAP mencari masukan dari inisiatif-inisiatif kualitas dan akuntabilitas, termasuk Sphere Project, People in Aid, dan inisiatif lain yang sesuai untuk anggota HAP, seperti Dewan Australia utnuk Pembangunan International (Australian Council for International Development) dan Komite Kedaruratan Bencana Inggris (UK Disaster Emergency Committee). Upaya ini merupakan bagian dari kerja HAP yang masih terus berlangsung untuk meningkatkan konsistensi antara Standar HAP dengan aturan-aturan dan standar-standar lain yang terkait.
Plain English Campaign meninjau beberapa rancangan Standar HAP, dengan memberikan perhatian khusus Bagaimana Standar HAP 2010 disusun
Kemitraan Akuntabilitas Kemanusiaan (Humanitarian Accountability Partnership/HAP) Internasional didirikan pada 2003 untuk meningkatkan akuntabilitas terhadap masyarakat yang terdampak krisis kemanusiaan dan untuk memberikan pengakuan kepada lembaga-lembaga yang memenuhi Prinsip-Prinsip Akuntabilitas (Principles of
Accountability) HAP yang telah disusun oleh para anggota pendiri sebagai sebuah syarat keanggotaan HAP.
Dengan menerapkan Prinsip-Prinsip ini, sebuah organisasi bisa mempertanggunggugatkan kualitas kerja kemanusiaan mereka kepada masyarakat yang mereka dampingi dan atas nama mereka yang mereka wakili dengan kerja-kerja mereka. Agar dapat memberikan pendekatan yang objektif, konsisten dan logis untuk melakukan verifikasi terhadap anggota yang mengajukan permintaan untuk mendapatkan sertifikasi dan bahwa mereka memenuhi Prinsip-Prinsip Akuntabilitas, HAP menyusun Standar Akuntabilitas dan Manajemen Kualitas Kemanusiaan (Standar in Humanitarian Accountability and Quality Management) 2007. Ini merupakan standar internasional pertama yang didesain untuk mengkaji, meningkatkan dan memberikan pengakuan terhadap akuntabilitas dan kualitas program kemanusiaan.
Siapa yang menyetujui edisi 2010
Edisi 2010 memasukkan seluruh isi edisi 2007 secara lebih berurutan secara logis, sejalan dengan The ISO/IEC
Directive Part 2, dan dengan penggunaan bahasa yang lebih mudah dipahami. Prinsip-Prinsip Akuntabilitas HAP
dimasukkan dalam Lampiran dalam edisi 2010. Norma-norma kualifikasi untuk mendapatkan sertifikasi yang diuraikan dalam edisi 2007 dimasukkan dalam bagian skema sertifikasi HAP (bagian 2.4) dalam edisi 2010. Bagian Preambul dan Prinsip-Prinsip Aksi Kemanusiaan dalam edisi 2007 telah ditinjau dan dimasukkan di bawah
Komitmen terhadap Standar HAP (bagian 4) dalam edisi 2010. Bagian Bekerja dengan Para Mitra Kemanusiaan
dalam edisi 2007 dimasukkan di bawah Tujuan dan Cakupan (bagian 2.2.2) dalam edisi 2010. Mewujudkan
Prinsip-Prinsip Menjadi Praktik dan Pernyataan Kepentingan Lain dalam edisi 2007 berada di bawah Persyaratan-Persyaratan Umum (bagian 5.1) dalam edisi 2010.
Standar HAP pada mulanya disusun untuk pengajuan program bantuan kemanusiaan. Berdasarkan pengalaman dan konsultasi-konsultasi selama tinjauan, cakupan edisi 2010 diperluas dan Standar HAP dapat diterapkan pada aspek-aspek lain dari kerja organisasi, termasuk pembangunan dan advokasi. Perluasan cakupan ini tidak berarti mengubah hakikat bidang kerja utama HAP.
Secara keseluruhan, edisi 2010 berisi perincian lebih lanjut tentang persyaratan-persyaratan dalam edisi 2007. Elemen-elemen tentang akuntabilitas keuangan dan pencegahan eksploitasi dan pelecehan seksual diperkuat untuk merefleksikan umpan balik terhadap edisi 2007 dan untuk meningkatkan keterpaduan dengan sistem-sistem akuntabilitas lainnya. Ada bagian terpisah tentang organisasi yang bekerja dengan mitra dalam setiap tolok ukur.
Ada perubahan urutan tolok ukur dan ada sedikit penyesuaian terhadap susunan kata dalam tolok ukur. Lima persyaratan khusus dalam edisi 2010 mencakup isi yang belum menjadi bagian dalam edisi 2007. Kelimanya adalah persyaratan 1.3, 2.2, 3.1, 3.2.6 dan 4.3 dalam bagian 5.2 Standar HAP.
Standar HAP akan terus berkembang dan ditingkatkan. HAP mengundang para pengguna Standar HAP untuk membagikan pengalamannya dengan menghubungi Sekretariat HAP ([email protected]). Umpan balik ini membantu HAP agar bisa terus mendapatkan dan berbagi pembelajaran dari penerapan Standar HAP.
HAP akan merevisi dan memperbaharui Standar HAP setelah tahun 2015.
Apa yang berbeda dalam edisi 2010
Periode revisi berikutnya
Dewan HAP, yang diberi kewenangan dalam Sidang Umum (General Assembly) HAP, menyetujui versi Bahasa Inggris dari edisi 2010 pada 20 Oktober 2010.
1.1 Akuntabilitas dan Standar HAP
1.2 Isi Standar HAP
Akuntabilitas memiliki banyak makna. Secara umum, akuntabilitas dipahami sebagai cara dimana orang yang memberi wewenang pada orang lain untuk bertindak atas nama mereka memastikan bahwa kewenangan yang diberikan digunakan seperti yang telah disepakati. Akuntabilitas saat ini lebih sering dipahami juga sebagai hak seseorang yang terdampak oleh penggunaan kewenangan. Makna terkini dari akuntabilitas inilah yang kemudian menjadi dasar dari Standar HAP. Untuk keperluan Standar HAP, akuntabilitas merupakan cara-cara untuk
menggunakan kekuasaan secara bertanggung jawab. Akuntabilitas merupakan sebuah proses dalam
mempertimbangkan pandangan dari, dan menjadi bertanggung gugat kepada, berbagai pemangku kepentingan, dan terutama terhadap masyarakat yang terdampak oleh kewenangan atau kekuasaan.
Akuntabilitas khususnya diperlukan bagi organisasi-organisasi yang mendampingi atau bertindak atas nama masyarakat yang terdampak oleh atau rentan terhadap bencana, konflik, kemiskinan dan krisis lainnya. Organisasi-organisasi tersebut menggunakan kekuasan yang besar dalam pekerjaannya untuk menyelamatkan nyawa dan mengurangi penderitaan. Sebaliknya, masyarakat terdampak krisis tidak memiliki kontrol formal, dan umumnya memiliki pengaruh yang kecil terhadap organisasi-organisasi tersebut. Akibatnya, sulit bagi masyarakat tersebut untuk meminta organisasi-organisasi tersebut untuk bertanggung gugat atas tindakan-tindakan yang diambil atas nama mereka.
Menjadi akuntabel terhadap masyarakat yang terdampak krisis membantu organisasi untuk mengembangkan program-program yang berkualitas yang memenuhi kebutuhan masyarakat terdampak, dan mengurangi kemungkinan kesalahan, penyalahgunaan kekuasaan dan korupsi. Proses-proses akuntabilitas yang dikelola secara efektif membuat organisasi bisa berkinerja lebih baik. Dalam konteks ini, Standar HAP membantu organisasi-organisasi untuk mengkaji, meningkatkan dan mengenali kualitas dan akuntabilitas pekerjaan mereka dan memberi manfaat baik bagi organisasi maupun masyarakat yang terdampak oleh krisis.
Cakupan Standar HAP diatur dalam bagian 2. Bagian 3 mengenalkan beberapa dari istilah-istilah pokok yang digunakan dalam Standar dan definisinya. Prinsip-prinsip dimana organisasi-organisasi berkomitmen untuk menerapkan Standar HAP diatur dalam bagian 4. Bagian 5 berisi persyaratan-persyaratan Standar HAP, yang ditunjukkan dengan kata “harus”.
Semua bagian dalam dokumen ini menjadi bagian dari Standar HAP serta saling memperkuat dan membangun.
1. Pendahuluan
2. Tujuan dan Cakupan
2.1 Tujuan
Standar HAP membantu organisasi-organisasi yang mendampingi atau bertindak atas nama masyarakat terdampak atau rentan bencana, konflik, kemiskinan atau krisis lainnya untuk merancang, melaksanakan, mengkaji, meningkatkan dan mengenali program-program yang akuntabel. Standar ini mendeskripsikan bagaimana membangun komitmen terhadap akuntabilitas dan proses-proses untuk melaksanakan program-program yang berkualitas bagi masyarakat yang mengalaminya secara langsung. Standar HAP ditujukan untuk digunakan baik secara terpisah atau bersama dengan perangkat, kerangka kerja dan standard-standar lain.
Standar HAP dapat diterapkan pada semua tipe organisasi baik di tingkat lokal, nasional, dan internasional yang mendampingi atau bertindak atas nama masyarakat terdampak atau rentan bencana, konflik, kemiskinan maupun krisis lainnya, termasuk anggota dan nonanggota HAP, organisasi multimandat (lihat bagian 2.2.1) dan organisasi-organisasi yang melakukan pendampingan lanngsung dan mereka yang bekerja dengan mitra (lihat bagian 2.2.2)
Kerja berbagai organisasi tidak sebatas memberikan bantuan kemanusiaan, tetapi mencakup semua jenis pendampingan kepada masyarakat terdampak oleh atau rentan terhadap bencana, konflik, kemiskinan maupuan krisis lainnya. Batasan antara bantuan kemanusiaan dan pembangunan sangatlah cair. Misalnya, aktivitas seperti pengurangan risiko bencana mencakup dua tipe bantuan, dan seiring berjalannya waktu, sebuah organisasi dapat memberikan baik bantuan kemanusiaan dan bantuan pembangunan kepada kelompok masyarakat yang sama.
Demi kepentingan masyarakat yang terdampak segala jenis krisis yang akan didampingi oleh anggota-anggota HAP maupun organisasi lain, Standar HAP dapat diterapkan pada semua aspek kerja organisasi, termasuk bantuan darurat, pembangunan dan advokasi. Standar HAP juga relevan untuk kesiapsiagaan dan pemulihan bencana karena ia mendukung pendekatan pendekatan yang menghargai dan menguatkan kemampuan masyarakat yang terdampak oleh maupun rentan terhadap krisis. Istilah-istilah yang digunakan dalam Standar HAP, khususnya istilah “kemanusiaan”, harus dimaknai secara luas dan tergantung pada keputusan organisasi masing-masing tentang cakupan penerapan edisi 2010. Organisasi-organisasi yang melaksanakan berbagai jenis program pada lokasi yang sama didorong untuk memenuhi Standar HAP di semua program di lokasi tersebut.
2.2 Cakupan
2.2.2 Organisasi-organisasi yang bekerja dengan mitra
2.3 Para pengguna Standar HAP
Standar HAP berlaku untuk :
Organisasi-organisasi yang memberikan pendampingan langsung kepada masyarakat yang terdampak oleh krisis
Organisasi-organisasi yang memberikan dukungan finansial, material maupun teknis kepada organisasi lain tapi tidak ambil bagian secara langsung untuk memberikan pendampingan; dan
Organisasi-organisasi yang mengkombinasikan kedua pendekatan tersebut.
Tidak seperti organisasi yang memberikan pendampingan langsung, sebuah organisasi yang bekerja dengan mitra tidak mempunyai posisi yang sama untuk memenuhi Standar HAP dalam kaitannya dengan masyarakat yang akan didampingi. Namun, sebuah organisasi yang bekerja dengan mitra perlu menerapkan Standar HAP dalam kaitannya dengan mitranya dan bekerja dengan mitra untuk menemukan cara-cara yang sesuai agar para mitra tersebut dapat memenuhi Standar HAP dalam kaitannya dengan masyarakat yang akan mereka dampingi dan pemangku kepentingan lain yang sesuai. Untuk itu, setiap tolok ukur dalam Standar HAP berisi persyaratan-persyaratan tambahan untuk organisasi yang bekerja dengan mitra, sehingga mitra mereka dapat memenuhi persyaratan-persyaratan tersebut yang sesuai dengan pemberian bantuan/pendampingan secara langsung.
Standar HAP didesain untuk semua pihak yang memberi, berperan untuk menyediakan, menerima, mengamati, mengkaji dan memastikan kualitas aksi kemanusiaan.
Standar HAP memungkinkan :
organisasi-organisasi untuk mendesain dan melaksanakaan proses-proses akuntabilitas yang sejalan dengan persyaratan-persyaratan yang jelas, untuk memberitahukan para pemangku kepentingan tentang pendekatan yang digunakan, dan memberikan dasar yang jelas bagi mereka dalam mengkaji dan meningkatkan praktik-praktik mereka;
para pemangku kepentingan untuk mengenali, mengkaji dan memberi tanggapan tentang akuntabilitas dan kualitas sebuah organisasi dengan menggunakan tolok ukur-tolok ukur yang jelas dan persyaratan-persyaratan terkait; dan
para praktisi penjaminan untuk memberikan tinjauan dan tanggapan terhadap akuntabilitas sebuah organisasi dan melakukan kajian kinerja dari sudut pandang masyarakat yang terdampak krisis dan para pemangku kepentingan lain. Standar HAP menawarkan dasar untuk mengkaji dan mengakui organisasi-organisasi yang memenuhi standar-standar tersebut melalui skema sertifikasi HAP (lihat bagian 2.4). Untuk itu, persyaratan-persyaratan dinyatakan sebagai kriteria yang dapat diaudit.
Standar HAP juga dapat digunakan oleh :
para penasihat dan konsultan, untuk mengkaji dan memberikan pendapat mengenai sistem akuntabilitas dan manajemen kualitas, dan untuk membantu dalam perancangan dan pelaksanaannya; para praktisi pengembangan profesi dan pelatihan, untuk membangun kompetensi dalam system akuntabilitas dan manajemen kualitas; dan
badan-badan standar lainnya, untuk memberikan pemahaman yang jelas mengenai akuntabilitas dalam pekerjaan mereka.
Melalui audit yang menyeluruh dan independen, skema sertifikasi HAP melakukan verifikasi dan mengakui bahwa sebuah organisasi memenuhi Standar HAP. HAP, atau badan yang sudah mendapat akreditasi dari HAP untuk tujuan ini, melakukan audit. Untuk memenuhi syarat kualifikasi audit sertifikasi HAP, sebuah organisasi memberikan bukti bahwa :
1. secara formal dinyatakan sebagai organisasi nirlaba yang terdaftar secara hukum di negara atau negara-negara di mana mereka melakukan kerja-kerja mereka
2. mereka memenuhi persyaratan-persyaratan akuntabilitas keuangan menurut undang-undang di negara atau negara-negara di mana organisasi tersebut terdaftar secara hukum dan melakukan kerja-kerja mereka, dan memiliki sistem kontrol internal yang dapat diandalkan untuk memastikan dana digunakan dengan baik; dan
3. mereka menjadikan kerangka kerja akuntabilitas mereka sebagai dokumen publik, telah meninjau status pemenuhan terhadap kerangka kerja tersebut, dan memiliki sebuah perencanaan untuk meningkatkan kinerjanya.
Penjelasan terperinci secara lengkap tentang skema sertifikasi HAP, termasuk periode pemberian sertifikasi dan audit pemantauan jangka menengah yang bersifat wajib, terdapat dalam Panduan untuk Sertifikasi HAP (The
Guide to HAP Certification).
Standar HAP bertujuan untuk melengkapi standar - standar lain yang berkenaan dengan akuntabilitas terhadap masyarakat yang berdampak berbagai jenis krisis, serta standar - standar untuk isu tertentu dan panduan - panduan tentang sistem manajemen kualitas, hak asasi manusia, dan perlindungan dari penyalahgunaan kekuasaan dan korupsi. Contoh - contoh meliputi standar - standar ISO yang terkait, buletin dari Sekjen PBB tentang upaya - upaya khusus untuk perlindungan dari eksploitasi seksual dan pelecehan seksual (UN
Secretary - General’s Bulletin : Special measure for protection from sexsual exploitation and sexsual abuse) (ST /
SGB / 2003 / 13), Panduan Laporan Keberlanjutan dan Tambahan Sektor LSM ( Sustainability Reporting
Guidelines and NGO Sector Supplement ) dari Global Reporting Initiative, Kerangka Kerja Akuntabilitas Global 2.4 Skema sertifikasi jaminan kualitas HAP
(Global Accontability Framework) dari the One World Trust, Buku Panduan dari Transparency International
tentang Pencegahan Korupsi dalam Operasi Kemanusian (Handbook on Preventing Corruption in Humanitarian
Operations) ( 2010 ).
Secara khusus, Standar HAP ditujukan untuk melengkapi kerja yang dilakukan oleh People in Aid, Sphere Project, Emergency Capacity Building Project, Groupe URD (Urgence, Réhabilitation, Développement), Active Learning Network for Accountability and Performance in Humanitarian Action (ALNAP) dan skema-skema kebijakan otonom nasional yang fokus pada akuntabilitas dan kualitas untuk sektor nirlaba.
Sekretariat HAP akan menyiapkan kertas kerja tentang bagaimana Standar HAP berkaitan dengan berbagai inisiatif yang relevan. Kertas-kertas kerja tersebut akan diperbaharui secara berkala untuk merefleksikan pembelajaran dan perubahan dalam Standar HAP dan inisiatif-inisiatif tersebut, dan akan diunggah dalam situs web HAP.
Masyarakat yang terdampak krisis:
Pemangku kepentingan lain:
Akuntabilitas/Pertanggunggugatan (Accountability):
semua yang terdampak oleh atau rentan terhadap bencana, konflik, kemiskinan atau krisis lain di lokasi tertentu. Sebuah organisasi mungkin tidak bertujuan untuk mendampingi semua masyarakat yang terdampak oleh krisis, seperti yang telah dijelaskan diatas.
orang, kelompok, dan entitas lain (diluar dari dua kelompok yang telah disebut diatas) yang telah diidentifikasi oleh organisasi sebagai pihak yang berpengaruh terhadap, atau terpengaruh oleh, keputusan-keputusan dan aksi-aksi yang diambil organisasi. Oleh karena itu, definisi ini tidak mencakup mereka yang mungkin memiliki pengetahuan, atau pendapat, tentang organisasi. Organisasi memiliki banyak pemangku kepentingan, dengan tipe dan tingkat keterlibatan yang berbeda, dan kadang dengan kepentingan dan perhatian yang beragam (dan kadang bertentangan). Untuk organisasi yang bekerja dengan mitra, organisasi mitra adalah contoh dari “pemangku kepentingan lain”.
___________________________________________
cara-cara untuk menggunakan kekuasaan secara bertanggung jawab. Akuntabilitas adalah sebuah sebuah proses yang mencakup pertimbangan akan, dan pertanggunggugatan terhadap, para pemangku kepentingan, dan terutama mereka yang terdampak oleh penggunaan kekuasaan.
3. Istilah dan Definisi
Setiap organisasi memiliki istilah dan definisi masing-masing, dan menggunakan bahasa yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Tujuan dari definisi berikut adalah mendorong pemahaman yang sama tentang istilah-istilah yang digunakan dalam Standar HAP. Definisi-definisi yang merupakan subyek utama Standar HAP disebutkan terlebih dahulu. Dua kelompok subyek lain disebutkan setelahnya, diikuti dengan definisi istilah lainnya sesuai urutan abjad.
Masyarakat yang ingin didampingi organisasi: perempuan, laki-laki, anak perempuan dan anak laki-laki atau kelompok dengan berbagai kebutuhan, kerentanan dan kapasitas yang berbeda, dimana sebuah organisasi berkomitmen untuk mendampingi. Istilah lain yang digunakan oleh organisasi yaitu: penerima manfaat, target komunitas, target populasi, peserta, pemohon, dan pemegang hak. Sebuah organisasi mungkin saja tidak bertujuan untuk mendampingi semua masyarakat yang terdampak krisis pada lokasi tertentu. Untuk alasan ini, Standar HAP membedakan antara “orang-orang yang ingin didampingi” dengan semua “masyarakat yang terdampak krisis” pada lokasi tertentu.
Prosedur penanganan keluhan (Complaint procedure):
Aksi kemanusiaan (Humanitarian action):
Persetujuan secara sadar (Informed consent):
Organisasi (Organisation):
serangkaian tindakan tertentu dimana sebuah organisasi menangani keluhan dan memastikan keluhan ditinjau dan ditindaklanjuti. Perincian tentang apa yang diperlukan dalam prosedur penanganan keluhan ada dalam persyaratan 5.1 (lihat bagian 5.2). Organisasi yang memenuhi standar HAP mempunyai prosedur untuk menangani segala jenis keluhan, termasuk yang berkaitan dengan eksploitasi dan pelecehan seksual yang dilakukan oleh staf kepada masyarakat yang terdampak krisis.
aksi-aksi pendampingan, perlindungan dan advokasi yang dilakukan secara imparsial dalam memenuhi kebutuhan-kebutuhan manusia akibat keadaan darurat politis dan ancaman bahaya alam yang kompleks (ALNAP).
menyepakati sebuah tindakan berdasarkan pada pemahaman yang jelas tentang fakta, implikasi dan konsekuensi tindakan.
sebuah badan hukum yang mempunyai struktur, tugas-tugas tertentu, aturan dan kebijakan, dan staf untuk melaksanakan serangkaian kegiatan. Standar HAP dapat diterapkan untuk seluruh organisasi, bagian dari organisasi, atau satu kelompok atau kemitraan dari organisasi. Organisasi-organisasi memiliki struktur, tata kelola, dan penyelenggaraan manajemen yang berbeda-beda. Penentuan organisasi dilakukan pada awal pengajuan Standar HAP, dengan memperhatikan aktivitas, produk, layanan, lokasi dan cabang-cabang, dimana organisasi memiliki tanggung jawab manajemen dan/atau hukum.
Kerangka kerja akuntabilitas (Accountability framework):sebuah dokumen yang menjelaskan bagaimana para pemangku kepentingan dapat meminta akuntabilitas dari sebuah organisasi. Perincian tentang apa yang diperlukan dalam sebuah kerangka kerja akuntabilitas ada dalam persyaratan 1.1 (lihat bagian 5.2). Kerangka kerja akuntabilitas memungkinkan organisasi untuk mengkomunikasikan, melaksanakan, memantau dan meningkatkan komitmen mereka. Untuk itu, sebuah kerangka kerja akuntabilitas yang menyeluruh diadaptasi dalam konteks tertentu. Sebuah kerangka kerja akuntabilitas dapat mencakup atau mengacu pada analisis baseline tentang pemenuhan standar dengan komitmen yang dibuat, sebuah rencana terperinci untuk mewujudkan komitmen dan pedoman untuk staf.
Kompetensi (Competencies):pengetahuan, ketrampilan, sikap dan perilaku yang dibutuhkan oleh staf untuk menjalankan peran secara efektif, dan pada akhirnya menentukan keberhasilan sebuah organisasi.
Keluhan (Complaint):keluhan tertentu dari seseorang yang secara negatif terdampak oleh sebuah tindakan organisasi atau seseorang yang meyakini bahwa sebuah organisasi telah gagal memenuhi pernyataan komitmen.
Kemitraan (Partnership):sebuah pengaturan formal untuk bekerja bersama untuk mencapai satu tujuan tertentu, dimana peran dan tanggung jawab setiap mitra ditentukan dalam sebuah perjanjian tertulis. Setiap organisasi mempunyai jenis mitra yang berbeda. Misalnya: anggota asosiasi atau organisasi berbasis keanggotaan yang sesuai dengan definisi ini juga dapat dikatakan sebagai mitra. Pengaturan informal tidak termasuk sebagai kemitraan menurut Standar HAP, meskipun organisasi yang mengajukan Standar HAP memilih untuk memperluas definisi kemitraan ini.
Penjaminan kualitas (Quality assurance):
Sistem manajemen kualitas (Quality management system):
Manajemen risiko (Risk management):
Staf (Staff):
Kode perilaku staf (Staff code of conduct):
Serangkaian aktivitas untuk menentukan atau memverifikasi apakah produk-produk atau pelayanan-pelayanan memenuhi atau melebihi harapan dari tujuan adanya produk dan pelayanan tersebut. Penjaminan kualitas adalah sebuah pendekatan yang dipengaruhi oleh proses dengan tahapan-tahapan tertentu untuk membantu merumuskan dan mencapai tujuan.
serangkaian proses-proses yang terkoordinasikan yang membantu organisasi agar dapat terus meningkatkan kinerja dalam memenuhi harapan dan kebutuhan para pelanggannya. Dalam Standar HAP, proses-proses seperti itu dapat membantu organisasi untuk meningkatkan kinerja dalam memenuhi kebutuhan dan harapan, dan menghargai martabat, masyarakat yang ingin didampingi. Perincian tentang apa yang dibutuhkan dalam sistem manajemen kualitas menurut Standar HAP terdapat dalam persyaratan 1.2 (lihat bagian 5.2).
mengenali, mengkaji dan mengutamakan risiko-risiko yang diikuti dengan penggunaan sumberdaya yang terkoordinasikan dan efisien untuk mengurangi, memantau, dan mengendalikan kemungkinan atau dampak kejadian-kejadian buruk, atau untuk memanfaatkan peluang sebesar-besarnya. Risiko-risiko dengan kerugian dan kemungkinan yang paling besar ditangani terlebih dahulu.
pekerja/pegawai tetap atau tidak tetap dari sebuah organisasi nasional atau internasional, serta tenaga sukarela, konsultan, dan lainnya yang atas nama organisasi berinteraksi dengan orang-orang yang hendak didampingi oleh organisasi.
sebuah pernyataan tentang prinsip-prinsip dan nilai-nilai yang membangun serangkaian harapan dan standar yang mengatur bagaimana staf berperilaku, termasuk tingkat pemenuhan secara minimal dan tindakan disipliner. (Transparency International)
Mengakui
Menjunjung tinggi
Menegaskan kembali
Menjunjung tinggi
Mengakui
bahwa inti dari akuntabilitas adalah menghargai kebutuhan, permasalahan, kapasitas dan situasi dari masyarakat yang ingin didampingi dan untuk dapat mempertanggungjawabkan tindakan-tindakan dan keputusan-keputusan kepada masyarakat yang didampingi ini dan para pemangku kepentingan lainnya;
hukum humaniter internasional, hukum pengungsi lintas batas internasional, hukum hak asasi manusia dan traktat-traktat internasional serta hukum nasional lain yang relevan;
kewajiban utama negara-negara terhadap seluruh rakyat dalam lingkup teritori wilayah dan tugas mereka untuk membantu dan melindungi penduduk yang membutuhkan.
hak penduduk yang membutuhkan bantuan dan perlindungan atas dasar persetujuan mereka secara sadar, dan setiap orang berhak untuk menawarkan bantuan yang sesuai dengan kebutuhan mereka yang memerlukannya.
adanya tugas perlindungan yang diemban bersama oleh semua yang terlibat dalam aksi kemanusiaan untuk kesejahteraan masyarakat yang ingin didampingi, dan
4. Komitmen standar HAP
Mengakui juga bahwa respons-respons terhadap amanat kemanusiaan bisa dalam bentuk yang berbeda-beda, dan dapat dipengaruhi oleh hambatan-hambatan eksternal.
Organisasi-organisasi yang memenuhi Standar HAP berkomitmen pada Prinsip-prinsip Standar HAP dan menjadi akuntabel sesuai dengan persyaratan-persyaratan dalam Standar HAP.
Prinsip-Prinsip Standar HAP²
Kemanusiaan (humanity):
Ketidakberpihakan (impartiality):
Netralitas (neutrality):
Kemandirian (independence):
mempunyai kepedulian terhadap kesejahteraan manusia dan menghormati individu.
memberikan bantuan kemanusiaan sesuai kebutuhan dan mengutamakan kebutuhan yang paling mendesak, tanpa membeda-bedakan (termasuk atas dasar gender, usia, ras, disabilitas, latar belakang etnis, dan kebangsaan ataupun afiliasi politk, keagamaan, budaya atau kelembagaan)
bertujuan hanya untuk memenuhi kebutuhan dan tidak berpihak dalam pertikaian atau pun memberikan dukungan material atau politik kepada pihak-pihak yang terlibat dalam konflik bersenjata.
bertindak hanya berdasarkan penugasan oleh pengurus organisasi dan sejalan dengan tujuan organisasi.
Tugas perlindungan (duty of care):
Menjadi saksi (witness):
Penanganan keluhan (offer redress):
Transparansi (transparency):
Komplementaritas (complementarity):
memenuhi standar-standar minimum yang diakui demi kesejahteraan masyarakat yang terdampak krisis, dan memberikan perhatian yang semestinya akan keselamatan mereka dan keselamatan staf.
memberikan laporan ketika tindakan-tindakan pihak lain menimbulkan efek negatif terhadap kesejahteraan masyarakat yang membutuhkan bantuan kemanusiaan atau perlindungan.
memungkinkan masyarakat yang terampak krisis dan staf untuk mengajukan keluhan, dan menanggapi dengan tindakan yang diperlukan.
jujur dan terbuka dalam komunikasi dan berbagi informasi yang relevan, dalam bentuk yang sesuai dengan masyarakat yang terdampak krisis dan para pemangku kepentingan lain.
bekerja sebagai anggota masyarakat bantuan kemanusiaan yang bertanggung jawab, berkoordinasi dengan pihak lain untuk mendorong akuntabilitas dan keterterpaduan dengan masyarakat yang terdampak krisis.
Partisipasi dan persetujuan secara sadar (participation and informed consent): mendengarkan dan menanggapi umpan balik dari masyarakat yang terdampak krisis dalam perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, dan evaluasi program, dan memastikan bahwa masyarakat yang terdampak krisis memahami dan menyetujui rencana aksi kemanusiaan dan sadar akan implikasinya.
5.1 Persyaratan-Persyaratan Umum
5.2 Persyaratan-Persyaratan Khusus: Tolok Ukur Standar HAP
5.5.1 Untuk memenuhi Standar HAP, sebuah organisasi harus memenuhi semua persyaratan yang ada.
5.1.2 Sebuah organisasi yang tidak dapat memenuhi Standar HAP dalam situasi tertentu karena kendala-kendala eksternal harus memberikan penjelasan dan alasan pembenaran kepada para pemangku kepentingannya. Penjelasan organisasi harus merefleksikan pendekatan dalam manajemen risiko dan Prinsip-Prinsip Standar HAP, yang memberikan panduan bagi organisasi dalam menghadapi pilihan-pilihan yang sulit. Tidak memenuhi persyaratan-persyaratan untuk satu prinsip mungkin tidak dapat dihindari untuk dapat memenuhi prinsip lainnya dalam situasi tertentu.
5.1.3 Organisasi harus memberikan pernyataan kepada publik tentang adanya kepentingan-kepentingan lain, antara lain adanya afiliasi, kepentingan dan nilai-nilai lain yang bisa menimbulkan dampak langsung pada masyarakat yang akan didampingi. Pernyataan ini bertujuan untuk memberikan pemahaman yang luas tentang konteks organisasi dan kepentingan-kepentingan tertentu yang hendak dicapai. Bila sesuai, pernyataan dapat menjadi bagian dari kerangka kerja akuntabilitas organisasi.
Ada enam tolok ukur dalam Standar HAP. Setiap tolok ukur memiliki persyaratan-persyaratan-persyaratan terkait, ditunjukkan dengan kata “harus”, dan alat verifikasi, yang menjelaskan sumber informasi untuk menilai sejauh mana persyaratan-persyaratan telah dipenuhi. Persyaratan pertama dari setiap tolok ukur mencakup kebijakan organisasi atau pernyataan korporasi, dan persyaratan-persyaratanlanjutan mencakup penerapan dalam organisasi. Sumber informasi bisa merupakan berupa gabungan dokumen, wawancara silang dengan beberapa bagian dari pemangku kepentingan yang relevan, dan pengamatan terhadap praktik yang dijalankan.Tolok ukur-tolok ukur tersebut dijelaskan di bawah, diikuti dengan tabel-tabel tentang setiap ukur-tolok ukur, persyaratan-persyaratan dan alat verifikasinya:
Menyatakan dan menjalankan komitmen Kompetensi staf
Berbagi informasi Partisipasi
Penanganan keluhan; dan
Pembelajaran dan perbaikan secara terus menerus
5. Persyaratan-Persyaratan Standar HAP
1. Menyusun dan menjalankan komitmen
Organisasi merumuskan komitmen yang akan dipertanggunggugatkan
dan bagaimana bagaimana komitmen dilaksanakan
Persyaratan Alat Verifikasi
Organisasi harus menyusun sebuah kerangka kerja akuntabilitas secara tertulis yang:
Kerangka kerja akuntabilitas
Merekam setiap poin persyaratan yang terkait dengan komitmen-komitmen dalam kerangka kerja akuntabilitas.
Organisasi harus melaksanakan kerangka kerja akuntabilitas melalui sistem manajemen yang:
1.1
1.2
1
1
Strategi atau perencanaan untuk penerapan kerangka kerja akuntabilitas
2
Wawancara dengan staf di berbagai tingkatan 3
1. mengidentifikasi pemangku kepentingan, serta masyarakat yang ingin didampingi sebagai prioritas
2. menyatakan komitmen organisasi dengan mengacu kepada masyarakat yang ingin didampingi
3. memasukkan tolok ukur-tolok ukur Standar HAP
4. telah disepakati oleh pimpinan organisasi; dan
5. memiliki tahapan untuk tiap komitmen
3. melibatkan staf dalam pengambilan ke putusan; dan
4. memungkinkan dilakukannya perbaikan secara terus menerus.
2. didasarkan pada serangkaian proses yang memastikan sumber daya digunakan dengan sebaik-baiknya untuk mencapai tujuan
1. menetapkan peran dan tanggung jawab manajemen yang jelas, termasuk untuk dewan pengurus
Persyaratan-persyaratan tambahan untuk organisasi yang bekerja dengan mitra
Persyaratan Alat Verifikasi
Organisasi harus bekerja bersama dengan tiap-tiap mitra untuk menyepakati: 1.3
1.5
Kerangka kerja akuntabilitas 1
Wawancara baik dengan staf organisasi maupun staf mitra dan rekaman, misalnya catatan pertemuan, dalam proses pengambilan keputusan.
1
Perjanjian kemitraan, atau dokumen lain yang relevan sebagai panduan untuk perjanjian kemitraan.
2
Wawancara dengan staf dan rekaman (misalnya: rencana kerja dan laporan) tentang aktivitas-aktivitas untuk meningkatkan kerja-kerja mitra
1 Organisasi harus mendokumentasikan:
1.4 Dokumen tentang pendekatan organisasi
dalam bekerja sama dengan mitra 1
Dokumen-dokumen, seperti panduan staf, tentang pemilihan mitra.
2
Organisasi harus bekerja dengan mitra untuk memperbaiki cara kerja mitra dalam
menerapkan bagian-bagian yang relevan dari kerangka kerja akuntabilitas.
1.6
Contoh-contoh perbaikan. 2
Kerangka kerja akuntabilitas organisasi harus mencerminkan komitmen untuk bekerja dalam kemitraan yang berdasarkan pada akuntabilitas, penghargaan, dan per baikan secara terus menerus secara timbal balik.
1. keseluruhan pendekatan yang digunakan untuk bekerja dalam kemitraan;
2 .p r o s e s d a n k r i t e r i a p e m i l i h a n m i t r a dan peran akuntabilitas dalam mengkaji potensi mitra; dan
3.apa yang dapat dan tidak dapat di negoisasikan ketika bekerjasama dengan mitra, dengan secara khusus merujuk pada kerangka kerja akuntabilitas
1. harapan dan pengaturan kerja
2. komitmen-komitmen mitra kepada masya rakat yang ingin didampingi dan bagaimana komitmen-komitmen tersebut akan dipenuhi dan
3. jika dan bagaimana organisasi akan berinteraksi dengan masyarakat yang ingin didampingi
2. Kompetensi staf
Organisasi memastikan staf memiliki kompetensi untuk mendukung
mereka memenuhi komitmen-komitmen organisasi.
Persyaratan Alat Verifikasi
Organisasi harus merumuskan dengan jelas dan mendokumentasikan pengetahuan,
ketrampilan-ketrampilan,sikap dan perilaku yang dibutuhkan oleh staf untuk memenuhi komitmen-komitmen organisasi.
Deskripsi pekerjaan, prosedur dan dokumen-dokumen rekrutmen, pemberitahuan lowongan pekerjaan dan kode perilaku staf.
Organisasi harus memastikan staf memahami kode perilaku dan tanggung jawab yang diemban menurut kerangka kerja akuntabilitas 2.1
2.3
1
Wawancara dengan staf yang bertanggung jawab atas proses rekrutmen, pengangkatan, pengembangan staf dan tinjauan kinerja.
Kode perilaku staf dan kebijakan-kebijakan terkait.
2
Organisasi harus memiliki kode perilaku staf yang merujuk pada:
2.2
Prosedur pembekalan dan pengarahan staf 1
Contoh kontrak dan salinan/foto kopi kode perilaku yang sudah ditandatangani
Wawancara dengan staf 2
3
Dokumentasi dan rekaman proses peninjauan kinerja staf
1
Contoh tindakan-tindakan konsisten setelah tinjauan kinerja, termasuk ketika staf gagal memenuhi kode perilaku.
3
Wawancara dengan staf 2
Organisasi harus secara rutin dan secara konsisten meninjau dan menindaklanjuti kinerja staf terkait pengetahuan, ketrampilan, perilaku dan sikap yang dibutuhkan untuk memenuhi komitmen.
2.4
C o n t o h - c o n t o h d a n r e k a m a n a k t i v i t a s pengembangan staf, termasuk laporan pelatihan.
1
Wawancara dengan staf tentang dampak dari aktivitas pengembangan staf
2 1
Organisasi harus senantiasa membangun stafnya supaya komitmen-komitmen dapat dipenuhi dengan lebih efektif.
2.5
1. tidak melakukan eksploitasi dan pelecehan, termasuk eksploitasi dan pelecehan seksual 2. tanggap pada budaya setempat; dan 3. tanggung jawab staf untuk melaporkan pelecehan
Persyaratan-persyaratan tambahan untuk organisasi yang bekerja dengan mitra
Persyaratan Alat Verifikasi
Organisasi harus memastikan staf yang berinteraksi dengan mitra-mitra paham tentang perjanjian kemitraan, implikasi dari kerangka kerja akuntabilitas organisasi terhadap mitra, dan kewajiban masing-masing mitra
Organisasi harus bekerja dengan mitra untuk menyepakati pengetahuan, ketrampilan, sikap dan perilaku dari staf mitra yang dibutuhkan untuk memenuhi komitmen-komitmen kemitraan yang disepakati, dan untuk memastikan hal ini tercermin dalam kode perilaku staf (seperti dalam persyaratan 2.2)
Rekaman dan wawancara staf yang yang relevan tentang proses untuk memahami perjanjian kemitraan dan implikasinya.
Wawancara dengan staf dan rekaman (seperti rencana kerja dan laporan) tentang aktivitas-aktivitas untuk meningkatkan praktik-praktik kode perilaku mitra.
Organisasi harus bekerja dengan mitra untuk meningkatkan pelaksanaan dan pemantauan kode perilaku staf mereka .
2.6
2.7
2.8
1
1
Wawancara dengan staf organisasi dan staf mitra mengenai tujuan, isi dan relevansi perjanjian kemitraan.
2
Wawancara dengan staf organisasi dan staf mitra, dan rekaman, misalnya: catatan pertemuan, proses pengambilan keputusan bersama.
1
Kode perilaku staf mitra 2
Contoh-contoh perbaikan. 2
3. Pemberian Informasi
Organisasi memastikan masyarakat yang ingin didampingi dan para pemangku kepentingan lain memiliki akses terhadap informasi yang tepat waktu, relevan dan jelas
mengenai organisasi dan aktivitas-aktivitasnya.
Persyaratan Alat Verifikasi
O r g a n i s a s i h a r u s m e n e t a p k a n d a n mendokumentasikan proses-proses untuk penyampaian informasi, yang mencakup:
3.1
Organisasi harus memberikan informasi kepada masyarakat yang ingin didampingi dan pemangku kepentingan lain sesuai dengan kebutuhan mereka, yang meliputi:
3.2
Dokumen proses-proses untuk penyampaian informasi, seperti pernyataan korporasi dan pedoman staf.
1
Rekaman dan wawancara dengan staf dan perempuan, laki-laki, anak laki-laki dan anak perempuan yang terdampak krisis tentang proses untuk menyusun perencanaan informasi yang sesusi dengan konteks.
Pengamatan dan wawancara dengan staf dan perempuan, laki-laki, anak laki-laki dan anak perempuan yang terdampak krisis untuk m e n e g a s k a n b a h w a i n f o r m a s i t e l a h disampaikan.
Contoh-contoh media dan rekaman aktivitas-aktivitas penyampaian informasi
1
2
3 1. komitmen untuk memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu
2. informasi apa yang akan diberikan kepada masyarakat yang ingin didampingi dan para pemangku kepentingan lain
3. bagaimana pengambilan keputusan untuk menentukan kapan dan bagaimana informasi diberikan
4. kriteria yang digunakan untuk menentukan
apakah informasi akan diberikan atau tidak
1. latar belakang dan kontak yang bisa dihubungi 2. kerangka kerja akuntabilitas, kode perilaku staf, dan mekanisme penanganan keluhan 3. sasaran dan tujuan proyek, hasil yang diharap kan dan kerangka waktunya, dan ringkasan keuangan serta ringkasan laporan evaluasi dan laporan kemajuan pelaksanaan proyek 4. peran dan tanggung jawab staf
5. kriteria pemilihan kelompok ssaran dan penyampaian seperti yang telah disepakati dalam persyaratan 4.2; dan
6. bagaimana masukan dari keikutsertaan dalam kegiatan dapat berperan dalam
Persyaratan Alat Verifikasi
Organisasi harus memastikan bahwa informasi yang diuraikan dalam persyaratan 3.2 disajikan dalam bahasa, format, dan media yang sesuai untuk, dapat diakses dan dapat dipahami oleh masyarakat yang ingin didampingi dan para pemangku kepentingan lain.
Pengamatan, rekaman dan wawancara untuk memastikan sebuah proses dalam memutuskan bahasa, format dan media yang sesuai dan dapat diakses.
3.3 1
Wawancara dengan masyarakat yang ingin didampingi dan para pemangku kepentingan lain
Wawancara dengan masyarakat yang ingin didampingi dan para pemangku kepentingan lain 2
Organisasi harus memastikan bahwa stafnya memperkenalkan diri kepada masyarakat yang ingin didampingi dan para pemangku
kepentingan lain 3.4
2
1 Pengamatan, rekaman dan wawancara untuk memastikan bagaimana staf memperkenalkan diri, termasuk melalui tanda pengenal dan masa berlakunya, nama organisasi dan kontak yang dapat dihubungi.
Persyaratan-persyaratan tambahan untuk organisasi yang bekerja dengan mitra
Persyaratan Alat Verifikasi
Wawancara dengan staf organisasi dan staf mitra, dan rekaman, seperti catatan pertemuan, proses pengambilan keputusan bersama.
3.5 1
Contoh-contoh dan rekaman aktivitas-aktivitas penyampaian informasi
2
Organisasi harus bekerja dengan mitra untuk menyepakati bagaimana dan kapan mereka akan berbagi informasi, termasuk dengan masyarakat yang ingin didampingi, dan menjalankan kesepakatan tersebut.
Dengan persetujuan mitra, organisasi harus menyatakan pada publik nama-nama mitra, aktivitas-aktivitas utama yang dijalankan bersama, dan ringkasan keuangan tentang program yang didanai organisasi .
3.6 Rencana tentang informasi apa yang akan
dibagikan oleh mitra.
Contoh-contoh dan rekaman kegiatan pemberian informasi, dan wawancara dengan perempuan, laki-laki, anak laki-laki dan anak perempuan dan staf mitra.
2 1
Wawancara dengan staf, dan rekamanan (seperti rencana kerja dan laporan) aktivitas untuk memperbaiki praktik-praktik yang dilakukan oleh mitra.
Organisasi harus bekerja dengan mitra untuk perbaikan mitra dalam memenuhi persyaratan 3.1 hingga 3.4
3.7 1
Contoh-contoh perbaikan. 2
4. Partisipasi
Persyaratan Alat Verifikasi
O r g a n i s a s i h a r u s m e r u m u s k a n d a n mendokumentasikan proses-proses untuk:
4.1 Dokumen proses partisipasi, seperti
pernyataan korporasi dan panduan-panduan staf.
1
Organisasi harus membuat dan menjalankan proses-proses yang sesuai dengan konteks supaya masyarakat yang ingin didampingi dan masyarakat lain yang terdampak krisis dapat memberikan umpan balik dan mempengaruhi:
4.2 Rekaman dan wawancara dengan staf dan
perempuan, laki-laki, anak laki-laki dan anak perempuan yang terdampak krisis tentang roses penyususnan rencana partisipasi yang sesuai dengan konteks.
1
Pengamatan dan wawancara dengan staf dan perempuan, laki-laki, anak laki-laki dan anak perempuan yang terdampak krisis untuk memastikan adanya partisipasi. 2
Contoh-contoh dan rekaman aktivitas-aktivitas partisipasi.
3
Organisasi harus membuat masyarakat yang ingin didampingi untuk mampu memberikan umpan balik dan mempengaruhi atau membuat keputusan tentang proyek yang disesuaikan dengan konteks dan bentuk pendampingan. Setidaknya, ada persetujuan secara sadar untuk tindakan yang dilakukan.
4.3 Pengamatan, rekaman dan wawancara untuk
memastikan sebuah proses dimana organisasi mengkaji kapasitasnya untuk berpartisipasi dan menentukan apa yang sesuai.
1
Rekaman persetujuan secara sadar dam aktivitas partisipatif lainnya.
Contoh-contoh dan rekaman dimana masukan mempengaruhi keputusan.
2 3 1. mengidentifikasi masyarakat yang ingin
didampingi dan perwakilan-perwakilan mereka dengan mengacu pada gender, umur, keberagaman, dan kebutuhan khusus; dan
2. memastikan partisipasi perempuan, laki-laki, anak laki-laki, anak perempuan
yang ingin didampingi, dan pemangku kepentingan lain dalam berbagai tahapan proyek
1. kajian awal
2. desain proyek, capaian, kriteria dan proses pemilihan kelompok sasaran
3. pelaksanaan proyek; dan 4. pemantauan dan evaluasi
Persyaratan-persyaratan tambahan untuk organisasi yang bekerja dengan mitra
Organisasi harus bekerja dengan mitra untuk menyepakati bagaimana masyarakat yang ingin didampingi akan berpartisipasi dalam berbagai tahapan proyek, dan menjalankan kesepakatan tersebut.
4.4 Wawancara dengan staf organisasi dan mitra,
rekaman, seperti catatan pertemuan, dari proses pengambilan keputusan bersama. 1
Organisasi harus bekerja dengan mitra untuk perbaikan mitra dalam memenuhi
persyaratan-persyaratan 4.1 hingga 4.3.
4.5 Wawancara dengan staf dan rekaman (seperti
rencana kerja dan laporan) tentang aktivitas-aktivitas untuk memperbaiki kerja-kerja mitra. 1
Contoh-contoh perbaikan. 2
Dokumen, seperti perencanaan, tentang bagaimana masyarakat yang ingin didampingi dapat berpartisipasi.
2
Wawancara dengan staf organisasi dan masyarakat yang ingin didampingi untuk memastikan partisipasi dijalankan seperti yang telah disepakati.
5. Penanganan keluhan
Organisasi merumuskan komitmen yang akan dipertanggunggugatkan
dan bagaimana bagaimana komitmen dilaksanakan
Persyaratan Alat Verifikasi
Organisasi harus merumuskan dan mendokumentasikan prosedur penanganan keluhan, yang mencakup:
Prosedur penanganan keluhan.
5.1 1
Organisasi harus mengidentifikasi dan
mengembangkan prosedur penanganan keluhan yang mengacu pada hasil konsultasi dengan masyarakat yang ingin didampingi, staf dan para pemangku kepentingan lain tentang pilihan-pilihan mereka
5.2 Rekaman dan wawancara dengan staf dan
perempuan, laki-laki, anak laki-laki dan anak perempuan yang yang terdampak krisis tentang proses konsultasi mengenai prosedur penanganan keluhan dan penggunaan istilah yang sesuai.
1 1. masyarakat yang ingin didampingi, staf dan para pemangku kepentingan lain yang memiliki hak untuk mengajukan keluhan dan menerima tanggapan; 2. tujuan dan batasan penanganan keluhan; 3. bagaimana keluhan dapat diajukan; 4. tahapan-tahapan dalam menangani kelu han, prosedur penyelidikan, dan kerangka waktu untuk memberikan tanggapan; 5. proses-proses untuk mempercepat pela cakan dugaan adanya eksploitasi dan pele cehan, termasuk yang bersifat seksual; 6. kerahasiaan, tidak adanya balas dendam,
pilihan untuk mengajukan banding, dan dukungan untuk orang yang mengajukan keluhan dan saksi bila ada; dan
7. proses yang aman bagi pengaju keluhan untuk merujuk kepada pihak ketiga jika ke luhan yang diajukan tentang permasalahan
organisasi yang tidak dapat ditangani, seperti pelayanan medis dan psikologis, dukungan sosial atau hukum.
Contoh-contoh dan rekaman yang menunjukkan bahwa konsultasi memandu penyusunan prosedur penanganan keluhan. 2
Organisasi harus memastikan masyarakat yang ingin didampingi, staf dan para pemangku kepentingan lain memahami prosedur penanganan keluhan.
5.3 Rekaman dan wawancara dengan staf
mengenai proses untuk memastikan bahwa khalayak sasaran memahami prosedur penanganan keluhan.
1
Pengamatan dan wawancara dengan staf dan perempuan, laki-laki, anak laki-laki dan anak perempuan yang yang terdampak krisis untuk memastikan mereka memahami prosedur penanganan keluhan.
2
Organisasi harus memastikan bahwa penanganan keluhan dilakukan sesuai dengan prosedur dan bahwa keluhan ditindaklanjuti.
Rekaman dan wawancara untuk memastikan prosedur penanganan keluhan diikuti, khususnya mengacu pada tanggapan dan rentang waktu.
Contoh keluhan yang terkini dan yang telah diselesaikan.
Wawancara dengan staf, masyarakat yang ingin didampingi dan pemangku kepentingan lain
Contoh-contoh tindakan yang dilakukan sebagai tanggapan terhadap keluhan. 1
2 3
4 5.4
Persyaratan-persyaratan tambahan untuk organisasi yang bekerja dengan mitra
Wawancara dengan staf organisasi dan staf mitra dan rekaman, misalnya catatan pertemuan, tentang proses pengambilan keputusan bersama.
1 Organisasi harus bekerja dengan mitra untuk menyepakati bagaimana mereka dapat mengajukan dan menangani keluhan dengan cara yang aman dan aksesibel, dan menjalankan kesepakatan tersebut. 5.5
Dokumentasi tentang bagaimana organisasi dan mitra akan menangani keluhan. 2
Pengamatan, rekaman dan wawancara dengan staf untuk memastikan bahwa organisasi dan mitra mengikuti prosedur penanganan keluhan yang telah disepakati.
3
Organisasi harus bekerja dengan mitra untuk menyepakati bagaimana mereka dapat membantu masyarakat yang ingin didampingi untuk mengajukan keluhan kepada mitra, termasuk ketika mitra akan merujuk keluhan kepada organisasi, dan bagaimana menjalankan kesepakatan tersebut.
5.6 Dokumentasi, seperti prosedur penanganan
keluhan, bagaimana mitra akan menangani keluhan.
1
Pengamatan, rekaman dan wawancara dengan staf untuk memastikan keluhan ditangani sesuai dengan kesepakatan.
2
Organisasi harus bekerja dengan mitra untuk perbaikan mitra dalam memenuhi persyaratan-persyaratan 5.1 hingga 5.4.
5.7 Wawancara dengan staf dan rekaman (seperti
rencana kerja dan laporan) tentang aktivitas-aktivitas untuk memperbaiki kerja-kerja mitra. 1
Contoh-contoh perbaikan. 2
6. Pembelajaran dan perbaikan secara terus menerus
Organisasi belajar dari pengalaman
untuk secara terus menerus meningkatkan kinerjanya
Persyaratan Alat VerifikasiOrganisasi harus merumuskan dan mendokumentasikan proses-proses untuk belajar dengan efektif, termasuk dari pemantauan, evaluasi dan keluhan.
Dokumen tentang proses-proses pembelajaran, seperti pernyataan korporasi dan panduan-panduan staf.
6.1 1
Laporan kemajuan pelaksanaan, termasuk kemajuan pencapaian tolok ukur-tolok ukur Standar HAP
1
Wawancara dengan staf. masyarakat yang terdampak krisis dan para pemangku kepentingan lain tentang proses-proses pemantauan.
2 Organisasi harus merumuskan dan
mendokumentasikan proses-proses untuk belajar dengan efektif, termasuk dari pemantauan, evaluasi dan keluhan. 6.2
Organisasi harus memasukkan dalam cakupan evaluasi satu tujuan untuk mengkaji kemajuan pelaksanaan kerangka kerja akuntabilitas.
6.3 1 Kerangka acuan dan perencanaan evaluasi
Bagian-bagian dalam laporan evaluasi tentang akuntabilitas, termasuk pembelajaran. 2
Organisasi harus memastikan bahwa pembelajaran, termasuk tentang akuntabilitas, dimasukkan dalam rencana kerja dengan tepat waktu.
6.4 Rekaman dan wawancara dengan staf tentang
proses untuk memverifikasi bahwa
pembelajaran tercermin dalam kerangka kerja. 1
Rencana kerja untuk menindaklanjuti temuan dari proses-proses pembelajaran.
2
Wawancara dengan staf dan contoh-contoh bagaimana temuan dari pemantauan dan evaluasi, keluhan dan proses pembelajaran lainnya berkontribusi pada perbaikan. 3
Persyaratan-persyaratan tambahan untuk organisasi yang bekerja dengan mitra
Wawancara dengan staf organisasi dan mitra dan rekaman, seperti catatan pertemuan, tentang proses pengambilan keputusan bersama.
1 Organisasi harus bekerja dengan mitra untuk menyepakati bagaimana mereka bersama-sama saling memantau dan mengevaluasi program, kualitas kemitraan, dan kinerja yang telah disepakati masing-masing, dan menjalankan kesepakatan tersebut. 6.5
Dokumen, seperti perencanaan, tentang bagaimana mereka saling memantau dan mengevaluasi kemitraan.
2
Wawancara dengan staf dan contoh-contoh bagaimana mereka saling menanggapi umpan balik, masukan dan pembelajaran.
3
Wawancara dengan staf dan rekaman (seperti rencana kerja dan laporan) tentang aktivitas-aktivitas untuk memperbaiki kerja-kerja mitra. 1
Organisasi harus bekerja dengan mitra untuk perbaikan mitra dalam memenuhi persyaratan-persyaratan 6.1 hingga 6.4.
6.6
Contoh-contoh perbaikan. 2
Lampiran
Prinsip-Prinsip Akuntabilitas HAP
1. Komitmen kepada standar-standar dan hak-hak kemanusiaan
Lembaga anggota HAP menyatakan komitmen mereka untuk menghargai dan menggalakkan pemenuhan standar-standar dan hak-hak para penerima manfaat.
2. Menetapkan standar-standar dan mengembangkan kapasitas
Para anggota HAP menetapkan satu kerangka kerja akuntabilitas terhadap para pemangku kepentingan mereka.*
Para anggota HAP menetapkan dan secara berkala meninjau kembali standar-standar dan indikator-indikator kinerja mereka serta merevisinya jika perlu.
Para anggota HAP memberikan pelatihan yang tepat tentang penggunaan dan pelaksanaan standar-standar.
3. Komunikasi
Para anggota HAP memberitahukan dan berkonsultasi dengan para pemangku kepentingan, terutama para penerima manfaat dan staf, tentang standar-standar yang digunakan, program yang akan dilaksanakan dan mekanisme-mekanisme yang ada untuk menangani per masalahan.
4. Peran serta dalam program
Para anggota HAP melibatkan para penerima manfaat dalam perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan evaluasi program-program dan memberikan laporan kepada mereka tentang kemajuan yang dicapai, kecuali apabila ada hambatan operasional yang serius yang tidak me mungkinkan hal itu dilaksanakan
5. Pemantauan dan pelaporan tentang pemenuhan standar-standar
Para anggota HAP melibatkan para penerima manfaat dan staf ketika mereka memantau dan merevisi standar-standar.
Para anggota HAP secara rutin melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap pemenuhan mereka terhadap standar-standar dengan menggunakan proses-proses yang kokoh Para anggota HAP memberikan pelaporan paling tidak setahun sekali kepada para pemangku kepentingan, termasuk para penerima manfaat, tentang pemenuhan mereka terhadap standar-standar. Pelaporan bisa dalam berbagai bentuk.
6. Menangani pengaduan permasalahan
Para anggota HAP memungkinkan para penerima manfaat dan staf untuk menyampaikan pengaduan tentang permasalahan dan mendapatkan penanganan secara aman.
7. Para mitra pelaksana
Para anggota HAP mempunyai komitmen terhadap pelaksanaan prinsip-prinsip ini jika dan ketika bekerja melalui mitra-mitra pelaksana.
* Kerangka akuntabilitas antara lain mencakup standar-standar, standar-standar kualitas, prinsip-prinsip, kebijakan, pedoman, pelatihan dan kerja peningkatan kapasitas lainnya, dan lain-lain. Kerangka kerja ini harus mencakup indikator-indikator kinerja yang bisa diukur. Standar-standar bisa saja berlaku secara internal untuk lembaga atau bisa saja bersifat kolektif, misalnya Sphere atau People in Aid.
Materi-materi terkait
Standar HAP merupakan bagian dari seperangkat materi akuntabilitas dan manajemen kualitas yang dikembangkan oleh HAP International. Materi tersebut mencakup:
•Panduan untuk Standar HAP (The Guide to the HAP Standard) – disusun berdasarkan masukan dari para praktisi, yang membantu organisasi-organisasi dalam menerapkan Standar HAP dan memberikan penjelasan secara detil tentang Standar.
•Panduan untuk Sertifikasi HAP (The Guide to HAP Certification) – diterbitkan oleh Sekretariat HAP, mencakup informasi tentang proses sertifikasi HAP, manfaat-manfaat dan bagaimana mempersiapkan sertifikasi.
Untuk mendapatkan informasi lebih lanjut tentang HAP atau mengakses materi-materi lainnya, silahkan kunjungi situs web HAP atau hubungi Sekretariat HAP di Geneva.
Catatan untuk penerjemahan
Terjemahan Standar HAP tersedia di situs web HAP. Jika anda berminat untuk menerjemahkan Standar HAP kedalam bahasa yang berbeda, silahkan menghubungi Sekretariat HAP.
