SOP MUTASI KARYAWAN. 2 RUANG LINGKUP : Ruang Lingkup SOP ini dimulai dari langkah proses persiapan berkas oleh Atasan Yang Mengajukan

(1)

Tgl Efektif : 26 Oktober 2015 Halaman : 1 dari 6 1 TUJUAN : SOP ini dibuat untuk menetapkan dan memelihara suatu sistem yang memberikan panduan

dalam proses mutasi karyawan agar teratur sesuai dengan persyaratan kebijakan kode etik (Code of Conduct) serta memenuhi minimum persyaratan kompetensi yang diharapkan oleh perusahaan. 2 RUANG LINGKUP : Ruang Lingkup SOP ini dimulai dari langkah proses persiapan berkas oleh Atasan Yang Mengajukan

Mutasi, Persetujuan dari Atasan Yang menerima mutasi, Persetujuan ke Operation Manager, Persetujuan oleh HCD Manager, Persetujuan Direksi dan Pembuatan SK oleh Human Capital Division 3 ATURAN UMUM :

- Pengajuan mutasi karyawan dapat disebabkan oleh perubahan dan pengembangan Struktur Organisasi atau penggantian karyawan di suatu Divisi atau Department karena adanya PHK, Mengundurkan diri atau Pensiun.

- Semua pengajuan mutasi karyawan harus secara tertulis dengan menggunakan Form Usulan Mutasi - Terhadap pengajuan mutasi karyawan, harus ada persetujuan dari Operational Manager, HCD Manager & Direksi.

4 PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB 4.1 Pengajuan Mutasi Karyawan

Atasan Yang : - Meminta Form Usulan Mutasi ke bagian HCD

Mengajukan - Mengisi Form Usulan Mutasi dengan mencantumkan tanggal efektif dan data yang diisi harus lengkap

- Menyerahkan Form Usulan Mutasi yang sudah disahkan oleh penerima mutasi ke Operation Manager - Menyerahkan Form Usulan Mutasi yang sudah disahkan oleh penerima mutasi dan Operation Manager ke HCD

HCD : - Menerima Form Usulan Mutasi yang diajukan oleh Yang Mengajukan Mutasi dan sudah disetujui oleh Atasan Yang Menerima Mutasi dan Operation Manager

- Jika hasil peninjauan disetujui, Human Capital Division melanjutkan Form Usulan Mutasi kepada Direksi

- Melakukan tindak lanjut terhadap Form Usulan Mutasi yang telah disetujui oleh Direksi 4.2 Pelaksanaan Proses Mutasi

HCD : - Melakukan pengecekan ke-Divisi yang Memutasi dan ke-Divisi yang Dimutasi, agar tidak terjadi kesalahan pada saat pelaksanaannya.

- Membuat Surat Keputusan (SK) dan menempatkan karyawan pada divisi/tempat barunya. 5 DEFINISI

5.1 Definisi Kata

Mutasi : Perubahan posisi/ jabatan/ tempat/ pekerjaan baik secara horizontal maupun vertikal (promosi/demosi) dalam suatu organisasi.

5.2 Definisi Bagan Alir

= Proses = Dokumen = Alur Proses

= Keputusan = Arah Alur Proses

= Proses check /verifikasi

= Arah alur proses

= Proses awal/akhir = Multi Dokumen ke bagian/Divisi lain.

6 Penjelasan Bagan Alir untuk setiap proses serta penanggung jawab dari masing-masing proses bisa dilihat pada halaman 3 dan 4 TGL: TGL : TGL : TGL : DIREKTUR OPERATIONAL MANAGER HCD MANAGER DIPERIKSA OLEH

MUTASI KARYAWAN

(2)

MANAGING DIRECTOR ATASAN YANG MENGAJUKAN MUTASI ATASAN YANG MENERIMA MUTASI OPERATION MANAGER HCD MANAGER

MULAI Meminta Form Usulan Mutasi ke HCD Cek 1 AM MMP-F-HCD-02 Mengisi Form Usulan Mutasi MMP-F-HCD-02 Menyerahkan Berkas Pengajuan Menerima Berkas Pengajuan Mengembalikan Berkas Pengajuan Menyerahkan Berkas Pengajuan TIDAK YA Menerima Berkas Pengajuan KOREKSI? SELESAI TIDAK YA Cek Menginformasi-kan ke Divisi Terkait Menyerahkan Berkas Pengajuan TIDAK YA Menerima Berkas Pengajuan Menerima Informasi MMP-F-HCD-02 SETUJU? Cek Mengembalikan Berkas Pengajuan Menyerahkan Berkas Pengajuan TIDAK YA Menerima Berkas Pengajuan Menginformasi-kan ke Divisi Terkait SETUJU? SETUJU? SETUJU? Cek Mengembalikan Berkas Pengajuan Menyerahkan Berkas Pengajuan YA TIDAK Menerima Berkas Pengajuan Menerima Berkas Pengajuan Pembuatan Surat Keputusan Distribusi Surat Keputusan MMP-F-HCD-02 MMP-F-HCD-02 MMP-F-HCD-02 MMP-F-HCD-02 MMP-F-HCD-02 MMP-F-HCD-02 MMP-F-HCD-02 MMP-F-HCD-02 MMP-F-HCD-02 MMP-F-HCD-02 MMP-F-HCD-02 MMP-F-HCD-02 MMP-F-HCD-02 MMP-F-HCD-02 MMP-F-HCD-02 SK SK 2 AM 3 AM 1 TM 2 TM 3 TM 4 AM 5 AM 1 HCD 2 HCD 3 HCD 1 OM 2 OM 3 OM 1 D 2 D 3 D 4 HCD 5 HCD 6 HCD 7 HCD MMP-F-HCD-02 SELESAI

(3)

Tgl Efektif : 26 Oktober 2015 Halaman : 3 dari 6

NO KETERANGAN

1 AM 1 hari kerja

Atasan Langsung/ Ka.Div/ Ka.Dept meminta Form Usulan Mutasi ke Bagian HCD

(usulan max 2 minggu sebelum efektif dimutasikan)

Atasan Langsung/ Ka.Div/ Ka.Dept mengisi Form Usulan Mutasi yang diminta dari bagian HCD dengan lengkap

(semua informasi /kolom diisi lengkap)

Atasan Langsung/ Ka.Div/ Ka.Dept menyerahkan form ke penerima mutasi untuk persetujuan mutasi karyawan tersebut

1 TM 1 hari kerja

Atasan Langsung/ Ka.Div/ Ka.Dept menerima berkas pengajuan mutasi, apabila mutasi diterima maka akan diteruskan ke Operation Manager untuk meminta persetujuan, sedangkan apabila tidak diterima maka berkas mutasi dikembalikan kepada yang mengajukan mutasi

Atasan Langsung/ Ka.Div/ Ka.Dept mengembalikan form karena

pengajuan tidak disetujui (melakukan koreksi (pengajuan ulang)/Batal

Atasan langsung / Ka. Dept / Ka.Div menyerahkan form yang sudah disetujui oleh kedua belah pihak ke Operation Manager untuk persetujuan mutasi karyawan tersebut

1 OM 1 hari kerja

Operation Manager menerima berkas pengajuan mutasi,apabila pengajuan diterima maka akan diteruskan ke HCD untuk meminta persetujuan, sedangkan apabila tidak diterima maka akan diinformasikan ke Atasan Langsung/Ka.Div/Ka.Dept karena pengajuan tidak diterima (melakukan koreksi (pengajuan ulang)/Batal

Operation Manager menginformasikan kepada kedua belah pihak bahwa pengajuan tidak disetujui (melakukan koreksi (pengajuan ulang)/Batal

Operation Manager menyerahkan form yang sudah disetujui ke HCD Manager untuk persetujuan mutasi karyawan tersebut

1 HCD 1 hari kerja

HCD menerima berkas pengajuan mutasi, apabila pengajuan diterima maka akan diteruskan ke Direksi untuk meminta persetujuan,sedangkan apabila tidak diterima maka akan diinformasikan ke Atasan Langsung /Ka.Div/Ka.Dept karena pengajuan tidak diterima (melakukan koreksi (pengajuan ulang) / Batal

HCD mengembalikan berkas pengajuan mutasi karena pengajuan tidak disetujui (melakukan koreksi (pengajuan ulang) / Batal

HCD menginformasikan pangajuan mutasi kepada kedua belah pihak bahwa pengajuan tidak disetujui (melakukan koreksi (pengajuan ulang)/Batal

HCD menyerahkan berkas pengajuan mutasi yang sudah disetujui ke Direksi untuk meminta persetujuan dari pengajuan mutasi tersebut

MENYERAHKAN BERKAS PENGAJUAN MMP-F-HCD-02 HCD

MENGEMBALIKAN BERKAS PENGAJUAN MMP-F-HCD-02 HCD

Manager

MENERIMA BERKAS PENGAJUAN MMP-F-HCD-02 HCD

MENGINFORMASIKAN KE DIVISI TERKAIT MMP-F-HCD-02 HCD

Ka Div / Ka Dept

MENERIMA BERKAS PENGAJUAN MMP-F-HCD-02 Operation

Manager

MENYERAHKAN BERKAS PENGAJUAN MMP-F-HCD-02 Operation

Manager

MENGINFORMASIKAN KE DIVISI TERKAIT

MENYERAHKAN BERKAS PENGAJUAN MMP-F-HCD-02 Atasan langsung/

MENGEMBALIKAN BERKAS PENGAJUAN MMP-F-HCD-02 Atasan langsung/

MMP-F-HCD-02 Operation

MENYERAHKAN BERKAS PENGAJUAN MENGISI FORM USULAN MUTASI MEMINTA FORM USULAN MUTASI

MENERIMA BERKAS PENGAJUAN MMP-F-HCD-02 Atasan langsung/

URAIAN PENJELASAN DOKUMEN PIC

MMP-F-HCD-02

MUTASI KARYAWAN

MMP-F-HCD-02 Atasan langsung/ Ka Div / Ka Dept Atasan langsung/ MMP-F-HCD-02 Ka Div / Ka Dept Atasan langsung/

(4)

Halaman : 4 dari 6

1 D 3 hari kerja

Direksi menerima berkas pengajuan mutasi karyawan oleh HCD, apabila pengajuan diterima maka akan diserahkan ke HCD untuk proses selanjutnya sedangkan apabila pengajuan mutasi tidak diterima maka berkas akan dikembalikan dan diinformasikan kedua belah pihak untuk melakukan koreksi (pengajuan ulang) / Batal

Direksi mengembalikan berkas pengajuan mutasi karena pengajuan tidak disetujui (melakukan koreksi (pengajuan ulang) / Batal

Direksi menyerahkan berkas pengajuan mutasi yang sudah disetujui ke HCD untuk proses pembuatan Surat Keputusan

HCD menerima berkas pengajuan mutasi, yang sudah disetujui oleh direksi dan membuatkan Surat Keputusan Mutasi karyawan tersebut

Setelah menerima berkas yang sudah ditanda tangani sampai dengan direksi, maka akan diproses oleh HCD untuk pembuatan Surat Keputusan

7 HCD 2 Hari Kerja

Surat Keputusan didistribusikan oleh Industrial Relation kepada karyawan yang bersangkutan

Surat HCD

DISTRIBUSI SURAT KEPUTUSAN Surat

MENGEMBALIKAN BERKAS PENGAJUAN MMP-F-HCD-02 Direksi

MMP-F-HCD-02

Keputusan

Keputusan PEMBUATAN SURAT KEPUTUSAN

Direksi

Industrial Relation MENERIMA BERKAS PENGAJUAN

MENYERAHKAN BERKAS PENGAJUAN MMP-F-HCD-02 Direksi

(5)

Tgl Efektif: 26 Oktober 2015 Halaman : 5 dari 6

(6)

Halaman : 6 dari 6

MUTASI KARYAWAN

Nama

:

Jabatan

:

Dengan ini bertindak atas nama perusahaan ……….………... memutuskan untuk

Nama

:

NIK

:

Divisi

:

Jabatan :

Cabang

:

Divisi

:

Jabatan :

Cabang

:

Proses mutasi ini berlaku efektif sejak………sampai dengan………

Adapun tunjangan-tunjangan yang didapat oleh karyawan selama masa mutasi ini berlaku sebagai

berikut :

Dan oleh karena itu, kepada karyawan yang bersangkutan serta Divisi yang menerima mutasi untuk

mempersiapkan segala sesuatunya sebelum tanggal efektif tersebut mulai berlaku.

Demikian Surat Keputusan Mutasi ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Cc :

- Direksi

- Operation Manager

- Arsip

SURAT KEPUTUSAN

Yang bertandatangan dibawah ini:

HCD Manager

Nomor : ……./……./HCD….../…../20..

MUTASI

Menjadi status yang baru yaitu :

Banjarmasin, ………..

PT. MITRA MEGAH PROFITAMAS

HCD Manager

(7)

Tanggal Effektif : 8 Oktober 2015 Halaman : 1 dari 1

TANGGAL PENGAJUAN :

Yang Mengajukan Mutasi :

Yang Menerima Mutasi :

NAMA

:

NAMA

_:

JABATAN

:

JABATAN

_:

DIVISI

:

DIVISI

_:

DENGAN INI KAMI MENGUSULKAN :

NAMA

:

NIK

:

TANGGAL EFEKTIF

:

Alasan Mutasi :

Alasan Menerima Mutasi :

Lama Mutasi

:

3 Bulan

( )

6 Bulan ( ) Tetap (

)

Rekomendasi HCD

:

( ) : Diterima

( ) : Tidak Diterima

Catatan HCD

:

Diisi oleh HCD

CHELSEA HALIM

FORM USULAN MUTASI

WISNU HARDJANTO

LAMA

BARU

LAMA

BARU

TUNJANGAN MAKAN

PT. MITRA MEGAH PROFITAMAS

JABATAN

TUNJANGAN TRANSPORT

DIVISI

STATUS

GAJI & TUNJANGAN

GAJI

YANG MENERIMA

MUTASI

LOKASI

TUNJANGAN JABATAN

TUNJANGAN PERUMAHAN

TOTAL

TUNJANGAN LOKASI

YANG MENGAJUKAN

(8)