BAB 4 ASPEK MANAJEMEN. By : Diana Ma rifah

BAB 4

ASPEK MANAJEMEN

By : Diana Ma’rifah

4.1 PENDAHULUAN

2 Pelaksanaan pembangunan bisnis Direncanakan dgn baik, sesuai jadwal, kesiapan

TK (ide bisnis layak berdsr aspek manaj)

Tujuan aspek

Manajemen

Mengetahui apakah pembangunan dan implementasi bisnis dapat direncanakan, dilaksanakan dan dikendalikan sehingga rencana bisnis dapat dinyatakan layak atau sebaliknya

4.2 TUJUAN

3

MENGANALISIS :

Perencanaan dari implementasi bisnis

Pengorganisasian dari implementasi bisnis

Pelaksanaan dari implementasi bisnis

4.3.1 Perencanaan & Penjadwalan

4

PERENCANAAN BISNIS

Membuat & menentukan apa yg harus dicapai , kapan & bgmn bisnis dilaksanakan, agar kegiatan dpt berjln lancar sesuai jadwal yg tlh ditentukan.

PENJADWALAN BISNIS

Menjadwalkan kegiatan urutan tertentu dr awal sampai akhir dr suatu bisnis yg hrs diselesaikan & wkt yg dibutuhkan oleh stp aktivitas dlm bisnis.

Hal yg peru di Identifikasi pd perenc bisnis

Kegiatan yg diperlukan, SDM yg akn melakukan, fasilitas yg dibutuhkan, waktu mulai, wkt pelaks & berakhirnya stp pelaks thp pekerj pengawas an yg dibthkn, usha2 & biaya yg dibutuhkan,

TEKNIK-TEKNIK PERENCANAAN & PENJADWALAN

1. Bagan GANTT : memberikan informasi ttg jenis2 pekerjaan & lama waktu dr setiap aktivitas.

2. PERT (Program Evaluation & Review Technique) : teknik penjadwalan proyek dgn m’mbagi proyek dr induk menjadi kegiatan2 lebih kecil. & menyusun jalur kerja yg logis shg wkt & bea program dpt dioptimalkan.

3. CPM (Critical Path Method) : jalur terlama ant titik dimulai s/d titik penyelesaian proyek.

Beda PERT & CPM PERT : waktu CPM : biaya PERT : waktu CPM : biaya

BAGAN GANTT

6

No Nama Aktivitas Periode

Jan Peb Mar Apr Mei Jun

1. Menggali 2. Fondasi 3. Tembok 4. P’msngan ledeng 5. Atap 6. Pkrjaan listrik 7. Lantai 8. Pengecatan

Kelebihan GANTT

Sederhana, mudah dibuat & dipahami

menggambarkan jadwal aktivitas & kenyataan kegiatan & kemajuan sebenarnya pd saat

pelaporan

Kekurangaan GANTT

kurang jelasnya hub ketergantungan ant aktivitas satu dgn lainnya, shg sulit diketahui dampak yg diakibatkan oleh keterlambatan kegiatan thd jdwl keseluruhan proyek.

sulit mengadakan penyesuaian or perbaikan bila diperlukan.

PERT (Program Evaluation & Review Technique)

8

teknik penjadwalan suatu proyek dengan cara membagi proyek atau kegiatan induk menjadi kegiatan2 yg lbh kcl & menyusunnya mnjdi jalur kerja

Prinsip PERT Peristiwa or event “B” Peristiwa or event “A” Aktivitas or kegiatan

1

2

3

4

• Kegiatan 1, 2, 3 diakhiri pada titik akhir 4• Kegiatan 1,3 & 2,3 harus selesai lebih dulu sblm kegiatan 3,4 dimulai

TIGA PERKIRAAN WAKTU PADA PERT

1.WAKTU OPTIMIS (a)

Wkt yg dibutuhkan oleh sebuah kegiatan, jk semua hal berlangsung sesuai rencana. Dalam memprkirakan nilai ini, biasanya terdpt

peluang yg kcl (waktu kegiatan < a)

2. WAKTU PESIMIS (b)

wkt yg dibutukan sebuah kegiatan, dg asumsi kondisi yg sangat tdk diharapkan. (wkt kegiatan > b)

3. WAKTU REALISTIS (m)

perkiraan wkt yg dibutuhkan utk menyelesaikan sebuah kegiatan yg paling realistis.

10

Data Analisis PERT suatu Perusahaan

Aktivitas Akt.yg mendahului Wkt Optimis (a) Wkt Realistis (m) Wkt Pesimis(b)

A - 1 1 1 B A 3 6 8 C A 4 5 6 D A 2 3 4 E A 9 9 15 F B 7 8 8 G B 4 7 9 H C 1 3 9 I D 5 6 7 J F,G,H 3 4 8 K E,I,J 2 3 7

Questions : Tunjukkan jalur kritis & hitung waktu kritisnya. Ket : waktu penyelesaian adalah bulan. Setiap aktivitas di rumuskan :

Example :

aktivitas wktu perkiraan aktivitas

(expected time) aktivitas

wktu perkiraan aktivitas (expected time) A G B H C I D J E K

12 DIAGRAM PERT A (1) B (5,83) C (5) D (3) E (10) F (7,83) G (6,83) H (3,67) I (6) J (4,5) K (3,5)

JALUR-JALUR AKTIVITAS WAKTU YANG DIBUTUHKAN (BULAN) 1. A – B – F – J – K 1 + 5,83 + 7,83 + 4,5 + 3,35 = 22,6 2. A – B – G – J – K 1 + 5,83 + 6,83 + 4,5 + 3,5 = 21,6 3. A – C – H – J – K 1 + 5 + 3,67 + 4,5 + 3,5 = 17,6 4. A – D – I – K 1 + 3 + 6 + 3,5 = 13,5 5. A – E – K 1 + 10 + 3,5 = 14,5 kelebihan kekuraangan  mdh mengidentifikasi tk prioritas pd s’buah proyek  mdh mengetahui ketergantungan ant activity yg satu dgn yg lainnya

 tdk s’s’derhana bagan GANTT  tdk dpt menggambarkan jdwl

kegiatan & kenyataan kemajuan s’sungguhnya pd saat pelaporan

Critical Path Methode (CPM)

14

CPM

Rangkaian aktivitas dari titik awal sampai titik_{akhir yang waktunya paling lama (Critical Path)}

EST (Earnlest Start Time = waktu mulai lebih awal

Forward Pass/dari depan = dihitung mulai dari awal, kmd ditelusuri sampai akhir

LST (Latest Completion Time=wkt penyelesaian paling lambat).

Backward Pass/dari belakang = di hitung mulai dari belakang (akhir), kmd di telusuri sampai ke depan (awal).

Aktivitas (0,1) (0,2) (1,3) (2,3) (2,4) (3,4) (3,5) (3,6) (4,5) (4,6) (5,6) WSK (Wkt Stp Kegiatan) 2 3 2 3 2 0 3 2 5 5 6 Example: 0 0 0 2 3 2 3 3 ₂ 3 1 4 2 2 3 6 6 3 4 6 6 d1 7 5 13 13 6 6 19 19 5 2

Contoh : Sistem Komputerisasi pesanan di restoran

0 0 0 10 30 3 30 30 5 5 5 2 15 30 4 32 32 6 62 62 7 5 Buyer nunggu tempat duduk 77 106 8 Taking Order, diteruskan ke dapur u/ dimasak Makanan diantar ke meja customer Customer makan bayar 107 107 9 Ngobrol terus keluar keluar 10 5 2 2 2 30 15 1 25 30

PERENCANAAN

17

 Visi dan Misi

 Target keberhasilan/ pencapaian sasaran

 Jenis pekerjaan yang perlu dilakukan

 Waktu penyelesaian/ penjadwalan

 Anggaran biaya,

 Peralatan, dan

PENGORGANISASIAN

18



Bentuk usaha

PENGGERAKAN/ PELAKSANAAN

19

PENGAWASAN

20



Pengendalian yang akan dilakukan



Teknik-teknik yang sering digunakan meliputi :

(1) pengamatan (control byobservation), (2) inspeksi

teratur dan langsung (control by regular and

spotinspection), (3) pelaporan lisan dan tertulis

(control by report), (4) evaluasi pelaksanaan, dan

(5) diskusi antara manajer dan bawahan tentang

pelaksanaan suatukegiatan

7.3.2 Analisis Jabatan

21

menganalisis seluk beluk pekerjaan melalui

pertanyaan2 yg berkaitan dgn pekerjaan2 berikut :

 pekerjaan apa yg hrs dilakukan?

 bagaimana menjalankan pekerjaan

 mengapa pekerjaan tsb hrs dilakukan

hasil yg diperoleh dari Analisis jabatan DESKRIPSI

JABATAN & SPESIFIKASI JABATAN

7.3.3 DESKRIPSI JABATAN

22

Uraian ttg tgs, kewajiban suaatu jabatan tertentu mulai dari fs pekerjaan, tugas, tanggungjawab & wewenang, pengawasan yg diberikan & diterima, hub dgn jabatan2 lain, bahan & alat yg digunakan, kondisi kerja, penjelasan2 istilah yg tdk lazim & komentar tambahan utk menlengkapi penjelasan sebelumnya.

7.3.4 SPESIFIKASI JABATAN

Adalah penentuan syarat2 minimum yg dpt diterima agar s’s’org dpt menjalankan pekerjaan dgn baik.

A. Ident. Jbtn (nama jabatan, kode pekerj, bagian)

B. Persyaratan kerja (tk pendidikan, tk kecerdasan, pengalaman yg

diperlukan, pengethuan & ketrampilan), persyrtn fisik, status perkwn, jns kelamin, usia, kewarganegaraan.

7.3.5 PROYEKSI KEBUTUHAN TK

semakin besar proyeksi penjualan & luas produksi, smkn besar proyeksi kebutuhan TK. Menentukan kebut TK dg metode :

a. Work Force Analysis (WFA) = Work Load Analysis + % absensi + % turn over. → TK bag operasional , hsl pekerj mdh diukur, tdk utk mandor, supervisi & staf krn hsl kerja sulit diukur.

ex : prod sepatu 25.000 psg, utk 1 psg sepatu bth wkt 5 jam kerja/ karyw (beban kerja 1 bulan 125.000 jam = 25.000 x 5). TK dibutuhkan 625 org. Tk absensi 5% & turnover 2%. Brp jml kebthn TK?

jwb: Work load = 125.000

Absensi 125.000 x 5% = 6.250

Turnover 125.000 x 2% = 2.500

jd jml TK yg dibthkn 133.750 : 200 jam = 669 orang

24

b. Metode Antrean

Teori: “Jika jml karyw terlalu banyak, maka akan terjadi pengangguran, shg timbul pemborosan. Jk karyw terlalu sedikit akan terjd antrean yg panj shg optimalisasi profit tdk akan tercapai”. (lht buku manaj opersnl)

7.3.6 REKRUTMEN KARYAWAN

a. Iklan (media cetak or elektronik)

b. Kantor Penempatan TK (DEPNAKER Negri or swasta) c. Rekomendasi dr karyawan yg sedang bekerja

d. Lembaga pendidikan (menjalin kerjasama) e. Lamaran yg masuk scr kebetulan

f. Nepotisme (pemberian kesempatan pd sanak saudara

g. Leasing (kontrak TK yg sesuai spesifikasi msg2 & jk wkt pendek) h. Serikat Buruh (memberikan info ttg TK/jd sumber pengadaan TK)

7.3.7 STRUKTUR ORGANISASI

25

Susunan & hubungan2

antarkomponen bag2

& posisi2 dlm

organisasi

7an disu2n Strukt.

Orgns: agr pekerj. dpt

diselesai kan dgn baik

krn ada pembag tgs

a. S.O FUNGSIONAL

b. S.O PRODUK

c. S.O MATRIKS

a. S.O Fungsional

26

Mengelompokkan indiv2 berdasar pekerjaan yg sama. Co2k utk orgns kcl dgn SD terbatas. Mis: dir.ut m’mbwhi mnjr pmsrn, oprs, keu & SDM.

Kelebihan

 co2k buat lingk yg stabil Skala ekonomis dpt di cpi

msg2 bag

Keterampilan bersifat fgsional bs berkembang

Co2k utk orgns kcl

Co2ok utk orgn p’nghsl produk jml kcl

Kekurangan

 respon thd perub lingk lambat pengambiln keputs menump pd

puncak orgns

Koordn. Antarbag tdk baik Inovasi terbatas

Pand. Thd sa2ran orgns terbatas, perhatian pd sa2ran bag msg2

STRUKTUR ORGANISASI FUNGSIONAL

27

DIREKTUR UTAMA

MANAJER PEMASARAN MANAJER OPERASIONAL MANAJER KEUANGAN MANAJER SDM

b. S. O Produk

28

Mengelomp individu2 pd

organisasi berdsrkan jenis

produk yg dihasilkan /

dipasarkan. (dirut m’mbwhi

manajer sabun mandi,

shampo, pasta gigi & sabun

cuci). Co2k utk orgns dgn

lini produk yg banyak.

Kelebihan/kekurangan

(s’baliknya):

s’suai utk lingk yg cpt berubh

penanggungjwb produk jelas

koordinasi antarfungsi baik

mdh beradapt dgn tunt. luar

co2k utk orgns ukuran besar

co2k utk orgns yg menghslkn

byk jenis produk

STRUKTUR ORGANISASI PRODUK

29

DIREKTUR

UTAMA

MANAJER SABUN MANDI MANAJER SHAMPO MANAJER PASTA GIGI MANAJER SABUN CUCI

30

c. S O Matriks

Struktur Organisasi Matriks : kombinasi dari S.O fsional & S.O produk. Mis : Dirut m’mbwhi manajer sabun

mandi (SDM, Keu, produksi & pemasaran). Co2k utk orgns yg kompleks.

Kelebihan:

mampu m’ncpi tk koord yg diperlukan utk m’njwb tuntutan “ganda”lingkungan.

dpt memanfaatkan karyw scr fleksibel. sesuai utk pengambilan keputs. Yg

sifatnya rumit & lingk yg tdk stabil sesuai utk orgns skala sedang.

Kekurangan :

tdk mmpu m’ncpi efisiensi ekonomis koordn. Antarproduk sulit

k’ahlian tekns hilng krn tdk ada spesialsi. Fsional

standarisasi antarprod sulit t’rcpi

mncl kebingungn krn ada we2nang gnda hbs byk wkt utk

koordnsi

bs berjln jk hub bersifat kolegial bkn vertikal

STRUKTUR ORGANISASI MATRIKS

31

DIREKTUR

UTAMA

MANAJER SABUN MANDI MANAJER SHAMPO MANAJER PASTA GIGI MANAJER SABUN CUCI

7.4 SUMBER DATA

32

A. DATA PRIMER

tahap2 pelaks pekerj (jns2 pekerj, persyrtn yg dibthkn utk memangku jbtn, strukt orgns, met pengadaan TK)→p’laku usaha sejenis

lama waktu dr stp thp penyelesaian pekerj aan pembngunan proyek → konsult/pemborong proy.

kemamp para calon karyw utk menjlnkn pekerjaan → calon karyawan

B. DATA SEKUNDER

Data ttg kondisi psr TK & literatur yg berkaitan dgn p’njdwln proyek (mnj operasional &

7.5 RESPONDEN

a. Pelaku usaha sejenis

_{b. Konsultan/pemborong proyek}

c. Lembaga penempatan

TK/Departemen TK

d. Calon karyawan

7.6 METODE

PENGUMPULAN

DATA

Wawancara

 pelaku bisnis sejenis

 pihak/SDM sbg pelaksana tahap pemb. proyek

 calon pelaku bisnis

7.7 INSTRUMEN PENGUMPULAN DATA

34

No Pertanyaan Responden Hsl Wa2ncara

1 Kegiatan2 apa yg dibthkn dlm pemb Bisnsi?

 plku bisnis sjns 2 Siapa SDM yg m’lkukn thp pelaks

kegiatan?

 p’lku bisnis sejns, SDM

3 Fasilitas apa yg dibthkn utk stp thp pelaksanaan kegiatan?

 p’lku bisnis sejns, SDM

4 Kpn wkt mulai/berakhirnya stp pelaks thp pekerj?

 Cal p’lku bisnis, SDM, p’lku bisn s’jns

5 Brp lma wkt p’lksnaan stp thp pekerj?

 Cal p’lku bisnis, SDM, p’lku bisnis s’jns

No Pertanyaan Responden Hsl Wa2ncara

6 Bhn & p’raltn apa yg dibthkn utk stp thp p’kerjaan?

 p’lku bisnis s’jns, SDM 7 Brp bea yg dibthkn?  p’lku bisnis s’jns, SDM 8 P’ngawasan apa yg dibthkn utk stp

thp p’kerj?

 p’lku bisnis s’jns, SDM

9

Usaha2 apa yg hrs dilkukn utk

m’lkukn p’rbaikn jk t’rdpt k’tdks’suai an ant renc dgn p’lksnaan thp pemb?

 p’lku bisnis s’jns, SDM

10 K’giatan mna yg mgkn dpt dipercpt?  SDM 11 Brp bea yg dibthkn utk m’mp’rcpt

k’giatan yg mgkn bs dip’rcpt?

36

Pedoman wa2ncara manaj-SDM

No Pertanyaan Responden Hsl wa2ncara

1 Brp wkt yg dibthkn utk m’nghslkn 1 produk/m’lyni 1 p’langgan?

• p’lku bisnis s’jns

2 Berapa wkt kerja dlm 1 hari? • cal p’lku & p’lku bisnis s’jns 3 Brp hari kerja dlm 1 tahun? • cal p’lku bisnis

•p’lku bisnis s’jns

4 Bag2 apa saja yg ada dlm 1 orgns? • cal p’lku & p’lku bisnis s’jns 5 Bgmna alur kerja dlm perush? • cal p’lku & p’lku bisnis s’jns 6 Bgmn spesfksi org2 yg dibthkn utk

m’njlnkn tgs msg2 dlm perush?

• cal p’lku & p’lku bisnis s’jns 7 Bgmn hub antarbag dlm perush? • cal p’lku & p’lku bisnis s’jns

7.8 ANALISIS DATA

37

Analisis Kualitatif Analisis Kuantitatif

Perenc & p’njdwln proyek

Pihak2 yg akn m’lksnakn stp aktiv. & fasilitas yg dibthkn

PERT & CPM

Perenc SD K’t’rsediaan & k’siapan TK yg dibthkn utk

m’njlnkn bisnis

WFA (Work Force Analysis)

KESIMPULAN : ide bisnis dinyatakan layak/tdk berdsr aspek manaj & SDM , jk hsl analisis cal p’lku bisnis mmpu m’mbngun bisnis s’suai wkt yg direnc & SDM dpt mengelola kegiatan bisnis pd msa yad tersedia.