PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Perkembangan pembangunan Indonesia di sektor industri pada masa sekarang ini dirasakan semakin pesat. Hal ini sejalan dengan pemahaman akan pentingnya peranan industri sebagai tulang punggung perekonomian Indonesia. Dengan meningkatnya persaingan antar perusahaan mengakibatkan meningkatnya kebutuhan akan sistem produksi yang efektif di dalam perusahaan. Pemenuhan kebutuhan pelanggan secara tepat baik dari segi waktu dan segi jumlah menjadi salah satu strategi perusahaan dalam menjaga loyalitas pelanggan. Oleh karena itu, penjadwalan dibutuhkan perusahaan dalam proses produksinya.
Penjadwalan sebagai bagian dari sistem produksi merupakan pengkoordinasian waktu dalam kegiatan berproduksi, sehingga dapat diadakan pengalokasian bahan-bahan baku dan bahan-bahan pembantu, serta perlengkapan kepada fasilitas-fasilitas atau bagian-bagian pengolahan dalam pabrik pada waktu yang telah ditentukan. Dalam suatu perusahaan industri, penjadwalan diperlukan dalam mengalokasikan tenaga operator, mesin, dan peralatan produksi, urutan proses, jenis produk, pembelian material dan sebagainya. Penjadwalan meliputi persoalan berapa banyak produk yang akan dihasilkan dan bagaimana produk-produk tersebut akan diproduksi, yakni produk mana yang harus didahulukan dalam proses produksi dan produk mana yang dapat dibelakangkan. Setiap perusahaan perlu untuk melakukan penjadwalan sebaik mungkin agar memperoleh utilisasi maksimum dari sumber daya produksi dan aset lain yang dimiliki.
PT Mulia Knitting Factory Ltd merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi perajutan kain dan garment. Penjadwalan produksi yang diterapkan perusahaan saat ini hanya berdasarkan target produksi untuk tiap-tiap jenis produk. Tingginya target produksi yang ditetapkan oleh perusahaan menyebabkan target produksi untuk beberapa produk tidak dapat dipenuhi oleh bagian sewing. Selain itu, perencanaan produksi sebagian besar masih dilakukan secara manual berdasarkan instuisi dari pihak manajemen tanpa menggunakan suatu metode perhitungan tertentu dan belum di tunjang dengan aplikasi berbasis sistem informasi. Pemanfaatan teknologi informasi pada PT. Mulia Knitting Factory Ltd sebagian besar hanya sebatas untuk mendukung kegiatan penyimpanan dan pengiriman informasi data-data perusahaan saja.
Sistem penjadwalan yang diusulkan akan didukung oleh aplikasi sistem informasi penjadwalan sehingga diharapkan perusahaan akan mampu melakukan penjadwalan secara tepat dan akurat sehingga dapat meminimalisasi dapat meningkatnya kepuasan pelanggan. Sistem informasi yang baik akan membantu perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja di dalam perusahaan sehingga dapat memberikan keuntungan lebih baik dari sebelumnya.
1.2. Perumusan Masalah
Setelah melakukan penelitian pendahuluan pada perusahaan, khususnya bagian sewing Garment lokal, permasalahan yang dihadapi oleh PT. Mulia Knitting Factory Ltd saat ini adalah:
• Penentuan jumlah produk yang akan diproduksi tidak berdasarkan data-data historis akan tetapi berdasarkan target produksi.
• Target produksi ditentukan dari target penjualan pertahun tiap area distribusi dan ditambah dengan permintaan tambahan pada tiap bulannya apabila terdapat promosi produk pada area distribusi tersebut.
• Target produksi yang telah dibuat tidak dapat dipenuhi oleh bagian sewing karena
target produksi yang dibuat terlalu tinggi. Dari total target produksi untuk Singlet R123B pada january 2006 - agustus 2007 yaitu sebesar 338315 lusin hanya dapat dipenuhi oleh bagian sewing sebesar 278424 lusin dengan selisih 59891 lusin yang tidak terpenuhi. Selain itu target produksi untuk Singlet R123B pada bulan Agustus 2007 adalah 16615 lusin dan hasil produksi pada bulan tersebut hanya 14826 lusin.
• Perbandingan target produksi dan hasil penjualan dari januari 2006 – agustus 2007 menunjukkan bahwa hasil penjualan tidak pernah melebihi target produksi akan tetapi selalu dibawah target produksi. Target produksi untuk R125B adalah 72922 lusin sedangkan hasil penjualannya hanya 55142 lusin. Target produksi untuk R123BS adalah 95440 lusin sedangkan hasil penjualannya hanya lusin.
• Terjadi idle karena menunggu bahan yang akan diproduksi dari elemen pekerjaan
sebelumnya.
• Perusahaan tidak memperhatikan kapasitas produksi tiap mesin dan pengaturan
penjadwalan produksi yang ada akan tetapi perusahaan hanya berpatokan pada target produksi yang telah dibuat.
Solusi yang dapat diusulkan adalah sebuah pengaturan penjadwalan produksi, dengan pengalokasian mesin-mesin tertentu. Penjadwalan yang diusulkan akan didukung oleh aplikasi komputer sehingga proses penjadwalan dapat dilakukan secara lebih tepat dan akurat.
1.3. Ruang Lingkup
Agar objek penelitian dapat terarah dengan baik sesuai dengan yang diharapkan, maka dilakukan pembatasan ruang lingkup permasalahan dalam pembuatan skripsi ini, yaitu:
• Penelitian dilakukan di PT. Mulia Knitting Factory Ltd, pada bagian garment lokal.
• Penelitian yang dilakukan pada garment lokal terbatas pada bagian sewing yang
merupakan bagian penjahitan singlet, t-shirt dan brief untuk pasar lokal karena bagian ini merupakan bagian utama dari proses produksi garment lokal.
• Produk yang diamati adalah produk yang secara rutin dipesan.
• Data historis yang digunakan adalah data produksi bulan September 2004 – Agustus
2007.
• Metode peramalan yang digunakan adalah metode Dekomposisi, metode Triple
Exponential Smoothing, metode Double Exponential Smoothing dan metode Asosiatif.
• Penelitian dilakukan pada tingkat ketelitian 95% dan tingkat keyakinan 5%.
• Mesin-mesin yang digunakan untuk memproduksi dan yang akan dijadwalkan
berada dalam kondisi yang baik, dan selama terjadi produksi, tidak terjadi kerusakan apapun.
• Bahan baku yang dibutuhkan selalu tersedia dalam gudang bahan baku.
• Peramalan produksi hanya dilakukan untuk beberapa produk tertentu.
• Penjadwalan mesin untuk produksi yang akan dibuat adalah pengalokasian
1.4. Tujuan dan Manfaat
Tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan skripsi ini adalah:
a. Mengusulkan metode peramalan yang tepat untuk menentukan jumlah produksi.
b. Mengusulkan penjadwalan untuk mengurangi idle yang terjadi antara tiap elemen pekerjaan.
c. Mengusulkan pengalokasian mesin yang tepat agar kapasitas yang ada dapat
digunakan secara optimal.
d. Mengusulkan pengembangkan suatu sistem informasi yang berguna agar dapat
memberikan aliran informasi yang akurat dan tepat yang dibutuhkan departemen yang terkait.
Sedangkan manfaat yang diharapkan dengan penulisan skripsi ini adalah:
a. Perusahaan dapat lebih mudah untuk membuat perencanaan produksi
berdasarkan peramalan permintaan konsumen yang ada.
b. Perusahaan dapat menghasilkan rencana penjadwalan mesin untuk produksi yang
efektif dan efisien.
c. Perusahaan mendapatkan suatu sistem informasi yang berguna dalam
1.5. Definisi Operasional 1.5.1 Sejarah Perusahaan
PT. Mulia Knitting Factory Ltd merupakan perusahaan industri tekstil perajutan tertua di Indonesia yang didirikan pada tanggal 30 September 1955 oleh Bapak Phan Wan Shit dan Raden Udjer. Sejak saat berdirinya sampai dengan tahun 1981, PT. Mulia Knitting Factory berlokasi di Jalan Aipda K.K Tubun No.6 Jakarta Barat. Kemudian pada tahun 1982 berpindah lokasi ke Jalan Daan Mogot KM 16, Jakarta Barat dengan luas ± 83000m2. Perusahaan ini berbentuk Perseroan Terbatas yang didirikan dengan akte notaris Mr. Rd. Soedja No. 230 tanggal 30 Juli 1955, ditetapkan melalui Menteri Kehakiman No. 3A5/118/22 tanggal 28 Desember 1955. Kemudian diberitakan dalam Berita Negara No. 27 Tahun 1956, yang berkali-kali diubah, ditambah, dan terakhir dengan Akte Notaris Henk Limanov No. 16 Tanggal 11 Januari 1984.
Pada tahun 1967 bisnis perusahaan diserahkan kepada putranya, yaitu Bapak Max Mulyadi Supangkat dan istrinya Ibu Surya Sutedja. Tahun 1976 merupakan titik awal bagi perkembangan PT. Mulia Knitting Factory Ltd dan sejak saat itu perusahaan terus mengalami peningkatan. Kemudian pada tahun 1979 sampai saat ini putra sulungnya, Bapak Henry S Supangkat yang melanjutkan dan mengembangkan bisnis perusahaan. Saat ini Bapak Henry S Supangkat menjabat sebagai direktur utama PT Mulia Knitting Factory Ltd. Dengan demikian, Bapak Henry S Supangkat merupakan generasi ketiga yang mengelola bisnis keluarga ini. Saat ini perusahaan juga dikelola oleh kedua anaknya Hanan Supangkat yang membenahi masalah distribusi dan Yvonne Supangkat yang merancang infrastruktur informasi teknologi perusahaan. Mereka merupakan generasi keempat yang menjalankan perusahaan keluarga ini.
Pada tahun 1979, perusahaan mengadakan perluasan dalam bidang produksinya. Hal ini tidak lepas daripada bantuan pemerintah yang berupa bantuan kredit dari Bank Negara Indonesia 1946 (BNI’46). Pada tahun itu, dengan mutu produk yang dapat bersaing dengan produk dari Hongkong, Taiwan dan Korea, perusahaan mencoba untuk memasuki pasar luar negeri yaitu Swedia, Perancis, Jerman dan juga Rumania. Semua usaha-usaha yang telah dilakukan tersebut, ternyata memberikan hasil yang tidak mengecewakan serta memberikan gambaran masa depan yang lebih cerah bagi pengembangan PT. Mulia Knitting Factory.
Bidang inti perusahaan ini ialah knitting factory (perajutan kain) di mana sejak dini proses produksi perusahaan sudah mencapai tingkat semi integrated. Mulai dari proses perajutan (knitting), pemutihan (bleaching), pencelupan dan penyempurnaan (finishing) hingga pakaian jadi (garment). Jenis pakaian yang diproduksi pada awal mula berdirinya perusahaan ialah pakaian dalam pria dan wanita. Namun pada akhirnya hanya memproduksi pakaian dalam pria saja.
Kerja keras dan keuletan pendiri serta pewaris generasi tampak pada dinamika pengembangan usaha Mulia Knitting Factory. Pada mulanya hanya mempekerjakan 183 orang karyawan tetapi kini sudah tercatat lebih dari 1500 orang karyawan, sehingga tampak, walau PT. Mulia Knitting Factory padat modal namun juga padat karya yang secara otomatis menjadi aset nasional.
1.5.2 Perkembangan Perusahaan
Pada mulanya didirikan, perusahaan hanya memfokuskan diri dalam usaha pemintalan kapas menjadi benang (spinning) dan merajut benang menjadi kain (knitting). Tetapi pada saat bisnis perusahaan diserahkan kepada Bapak Max Mulyadi Supangkat, beliau melakukan terobosan dengan mengembangkan bisnisnya di luar knitting, yaitu dengan membagi perusahaan menjadi tiga divisi dimana terdiri dari perajutan (knitting), pencelupan (dyeing), dan garment. Perusahaan semakin berkembang dengan melakukan ekspansi bisnis dengan membangun proses manufaktur tekstil terpadu. Dalam masa ekspansi ini, bisnis perusahaan berkembang dengan pesat. Dapat dikatakan PT Mulia Knitting Factory Ltd merupakan salah satu produsen pakaian dalam pria terbesar di tanah air yang menguasai pasar sekitar 35 %.
Pada saat badai krisis menerjang yaitu tahun 1997 – 1998, PT Mulia Knitting Factory Ltd mengalami kesulitan membangun pasar dalam negeri (lokal) sebagai akibat dari merosotnya nilai rupiah. Sehingga pada saat itu PT Mulia Knitting Factory Ltd mulai mencoba untuk mengalihkan perhatian ke pasar export, seperti Eropa, Jepang, dan Amerika. Pasar export ini didapatkan melalui buying house di Hong Kong dan Taiwan.
PT Mulia Knitting Factory Ltd mempunyai suatu misi yaitu untuk menyediakan produk-produk dengan kualitas terbaik kepada pelanggannya. PT Mulia Knitting Factory Ltd mempunyai beberapa pasar untuk memasarkan produknya yaitu pasar domestik (untuk produksi pakaian dalam khususnya merek “Rider” dan “Swan”), pesanan pemerintah, dan pasar ekspor ke Amerika dan Kanada (Osh Kosh, Tommy Hilfiger, Bass, Polo Kid, Boss, Polo, dan lainnya), Eropa (Celio), dan Asia (Decade).
1.5.3 Struktur Organisasi Perusahaan
Bentuk perusahaan PT. Mulia Knitting Factory adalah Perseroan Terbatas Tertutup, karena pemilikan sahamnya hanya diperuntukkan bagi orang-orang dekat (keluarga) pendiri perusahaan saja dan tertutup bagi orang luar. Dimana bentuk struktur organisasi masih tersusun berdasarkan fungsional. Dimana kedudukan tertinggi ada ditangan dewan komisaris dan perusahaan dibagi menjadi empat fungsional atau departemen yang masing-masing dipimpin oleh seorang manager.
Sumber : PT Mulia Knitting Factory Ltd
Gambar 1.1 Struktur Organisasi PT. Mulia Knitting Factory Ltd
Dewan Komisaris memiliki kekuasaan tertinggi untuk mengangkat dan memberhentikan direksi serta mengawasi Direksi dalam mengelola perusahaan.
Perumusan kebijakan-kebijakan dan rencana-rencana usaha yang akan diambil perusahaan dilakukan oleh Direktur Utama (Direksi). Selain itu direksi juga berwenang untuk menjalankan roda perusahaan, memutuskan persoalan penting, dan mengawasi bagian-bagian dalam perusahaan. Dalam menjalankan seluruh tugasnya, direksi akan dibantu oleh Humas dan Sekretaris perusahaan yang bertugas untuk membantu dalam mengawasi bagian-bagian yang berada dibawah tanggung jawabnya.
Tugas dan tanggung jawab serta wewenang seorang Direksi adalah: a. Menjalankan roda perusahaan
b. Memutuskan persoalan penting
c. Mengawasi masing-masing bagian dalam perusahaan
Dalam melaksanakan tugas sehari-hari, Direktur Utama juga dibantu oleh : 1 Manajer Personalia
Mempunyai tugas, tanggung jawab serta wewenang sebagai berikut:
• Mengatur pelaksanaan masalah tata usaha personalia atau kepegawaian dan pembayaran gaji atau upah.
• Mencari tenaga kerja baru apabila sedang dibutuhkan.
• Bertanggung jawab atas penerimaan dan penempatan pegawai.
Manajer Personalia membawahi dua bagian yaitu :
• Bagian Personalia yang mencakup administrasi karyawan (pengurusan cuti, dan
lainnya), pembinaan karyawan baru, dan rekruitmen karyawan baru.
• Bagian Umum yang mencakup administrasi karyawan-karyawan umum seperti
2 Manajer Pemasaran
Mempunyai tugas, tanggung jawab serta wewenang sebagai berikut :
• Bertanggung jawab atas pembelian bahan-bahan baku, bahan pembantu dan
bahan-bahan lain yang berhubungan dengan produksi maupun tidak.
• Bertanggung jawab atas penjualan atau pemasaran dari hasil produksi.
• Bertanggung jawab atas penyimpanan barang di gedung dan pengiriman barang
jadi kepada agen.
Dalam melaksanakan tugasnya, Manajer Pemasaran membawahi 3 bagian, yaitu :
• Bagian pembelian bertanggung jawab atas pembelian dan pengadaan
bahan-bahan baku, bahan-bahan pembantu dan bahan-bahan lain yang berhubungan dengan produksi maupun tidak.
• Bagian penjualan bertanggung jawab atas penjualan atau pemasaran dari hasil
produksi.
• Bagian gudang dan transportasi bertanggung jawab atas penyimpanan barang di
gudang dan pengiriman barang jadi kepada agen.
3 Manajer Keuangan
Mempunyai tugas, tanggung jawab serta wewenang sebagai berikut :
• Menyediakan dana untuk semua anggaran.
• Bertanggung jawab atas pembayaran utang kepada kreditur dan pembayaran
utang lainnya.
• Menyusun kalkulasi harga pokok produksi dan menyusun anggaran pembelian
Manajer Keuangan membawahi 3 bagian, yaitu :
• Bagian kalkulasi anggaran yang bertanggung jawab untuk menyusun kalkulasi
harga pokok produksi dan menyusun anggaran pembelian barang-barang untuk keperluan produksi dan lainnya.
• Bagian bendahara bertanggung jawab untuk menyediakan dana untuk semua
anggaran dan bertanggung jawab atas pembayaran utang kepada kreditur dan pembayaran utang.
• Bagian pembukuan bertanggung jawab untuk melakukan pembukuan arus kas
masuk dan keluar (laporan keuangan) perusahaan.
4 Manajer Produksi dan Teknik
Mempunyai tugas, tanggung jawab serta wewenang sebagai berikut:
• Bertanggung jawab atas kelancaran produksi.
• Menyusun anggaran produksi.
• Bertanggung jawab atas pemeliharaan mesin.
Manajer produksi dan teknik membawahi 5 bagian, yaitu :
• Bagian perencanaan produksi bertanggung jawab untuk melakukan perencanaan
tahapan-tahapan produksi suatu produk.
• Bagian perajutan bertanggung jawab akan produksi hasil rajutan benang menjadi
sebuah kain hasil rajutan yang siap untuk tahapan produksi selanjutnya.
• Bagian Bleaching, Dyeing, dan Finishing (BDF) bertanggung jawab akan tahap
penyelesaian akan suatu produk kain yang meliputi bleaching (pembersihan kain hasil rajutan dari kotoran seperti lilin), dyeing (pewarnaan kain hasil rajutan sesuai pesanan), dan finishing (proses membuat kain hingga siap digunakan).
• Bagian Garment bertanggung jawab untuk memproduksi kain hasil rajutan hingga menjadi menjadi produk jadi seperti brief, t-shirt, dan singlet.
• Bagian Pemeriksaan dan Perbaikan bertanggung jawab untuk melakukan
pemeriksaan dan perbaikan dari mesin-mesin produksi yang digunakan.
1.5.4 Supplier dan Pelanggan
Bahan baku utama yang digunakan untuk kegiatan produksi bagian Knitting (perajutan) perusahaan ini adalah benang. Pemasok benang diantaranya PT. Spindomill, PT. Argotex, dan PT. Lawe. Jarum-jarum yang digunakan merupakan jarum import yang dibeli dari distributor-distributor di Jakarta dan Bandung.
Supplier bahan kimia untuk kegiatan produksi di bagian BDF diantaranya Alkindo, Clariant, Dua Mutiara, dan beberapa supplier lainnya. Beberapa perusahaan yang menjadi pelanggan kain jadi yang dihasilkan oleh perusahaan ini diantaranya PT.
Sinta Pertiwi, PT. Primajaya Pantes Garment, PT. Citra Sentosa Garmindo, PT. Tri
Cipta Mandiri, PT. Raster Garment, PT. Hosana Busindo Lestary Pratama, dan lain-lain. Produk-produk yang dihasilkan oleh bagian Garment yang berupa pakaian dalam dipasarkan oleh bagian marketing perusahaan melalui departement store, supermarket terkemuka di berbagai kota dan daerah serta beberapa area distribusi seperti East Indonesia (Palembang), Central Indonesia (Jakarta), dan lain-lain.
1.5.5 Manajemen Sumber Daya Manusia 1.5.5.1 Tenaga Kerja
PT. Mulia Knitting Factory Ltd mempekerjakan dua tipe karyawan yaitu karyawan tetap (bulanan) dan karyawan harian. Karyawan tetap (bulanan) terdiri dari karyawan kantor, kepala produksi, pengawas dan sebagian staf administrasi lantai produksi. Sedangkan karyawan harian terdiri dari sebagian staf administrasi lantai produksi, operator mesin dan karyawan bagian produksi pada umumnya.
Untuk perekrutan karyawan, bagian Personalia menetapkan standar tertentu dan beberapa proses pengujian yang harus dilalui calon karyawan. Jumlah tenaga kerja PT. Mulia Knitting Factory Ltd hingga saat ini adalah sebagai berikut :
• Karyawan tetap (bulanan) = 250 orang
• Karyawan harian = 1250 orang
Hari kerja pada PT. Mulia Knitting Factory Ltd adalah Senin – Jumat dengan pembagian waktu kerja sebagai berikut :
• Karyawan kantor
Jam kerja : 08.00 – 17.00 WIB
Jam istirahat : 12.00 – 13.00 WIB
• Karyawan lantai produksi dan gudang umumnya dibagi menjadi 3 shift.
Shift I : 07.30 – 16.30 WIB
Shift II : 16.30 – 00.30 WIB
Shift III : 00.30 – 07.30 WIB
Namun, masing-masing bagian lantai produksi memiliki pembagian waktu kerja sendiri sesuai dengan kebijakan perusahaan.
1.5.5.2 Sistem Penggajian
Sistem Penggajian yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawannya adalah sesuai dengan kebijakan UMR (Upah Minimum Regional) yang ditetapkan oleh pemerintah. Dan peningkatan diberikan setiap tahunnya kepada masing-masing karyawan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Perusahaan juga memberikan tunjangan-tunjangan seperti Tunjangan Hari Raya (THR) dan Tunjangan Akhir Tahun (TAT).
1.5.5.3 Kesejahteraan Karyawan
Untuk meningkatkan kesejahteraan para karyawannya perusahaan memberikan asuransi seperti Jamsostek (Jaminan Sosial Tenaga Kerja) dan fasilitas kesehatan seperti poliklinik. Selain itu untuk mempererat hubungan antara karyawannya perusahaan mengadakan kegiatan (event) pada hari-hari tertentu misalnya pertandingan olahraga pada hari kemerdekaan RI, perayaan hari ulang tahun perusahaan.
1.5.6 Sistem yang Sedang Berjalan
Saat ini, sistem penjadwalan yang dilakukan di bagian garment lokal PT. Mulia Knitting Factory Ltd masih bersifat manual dan berbasiskan kertas. Komunikasi antara divisi-divisi yang saling terkait dalam pengaturan sistem penjadwalan produksi dilakukan secara langsung. Penggunaan komputer di dalam perusahaan hanya untuk membantu menyimpan arsip – arsip yang dianggap perlu dengan menggunakan aplikasi yang sudah ada seperti Microsoft Office. Semua aktivitas dan kegiatan produksi yang berkaitan dengan pengaturan sistem penjadwalan dilakukan secara manual berdasarkan pengalaman dan feeling semata.
Tiap area distribusi (seperti area distribusi jakarta, surabaya, medan) akan memberikan target penjualan tahunan dan permintaan tambahan pada tiap bulannya apabila terdapat promosi (target promosi). Target dari tiap area tersebut akan diberikan kepada kabag perencanaan produksi untuk digabungkan dan dihitung untuk menghasilkan target produksi. Target produksi yang telah ditentukan akan diberikan kepada staf produksi dan bagian sewing. Bagian sewing akan melakukan produksi sesuai dengan target produksi tersebut.
Tiap minggu staf produksi akan mengecek hasil produksi bagian sewing untuk mengetahui apakah target produksi yang telah ditentukan dapat dicapai atau tidak. Dalam penentuan jumlah produksi perusahaan tidak memperhatikan kapasitas produksi tiap mesin dan pengaturan penjadwalan produksi yang ada akan tetapi perusahaan hanya berpatokan pada target produksi yang telah dibuat. Hal ini mengakibatkan target produksi yang telah ditentukan tidak dapat dipenuhi oleh bagian sewing. Berikut ini merupakan rich picture dari sistem yang sedang berjalan tersebut:
