1 | P a g e KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL BIMBINGAN MASYARAKAT ISLAM
NOMOR: Dj.II/ 514 /TAHUN 2014 TENTANG
PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI SERTA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BIMBINGAN MASYARAKAT
ISLAM PUSAT DAN DAERAH
DIREKTUR JENDERAL BIMBINGAN MASYARAKAT ISLAM, Menimbang : a. bahwa dalam rangka meningkatkan kualitas
bimbingan, pemberdayaan, dan pengembangan masyarakat Islam, dipandang perlu mengoptimalkan Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi serta Sistem Informasi Manajemen Bimas Islam sebagai penunjang pelaksanaan tugas dan fungsi pada semua lingkup unit Bimas Islam Pusat dan Daerah;
: b. bahwa Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi serta Sistem Informasi Manajemen Bimas Islam merupakan implementasi e-Government dalam rangka pengelolaan dan pelayanan data dan informasi keagamaan yang cepat, lengkap, akurat, akuntabel, serta mudah diakses oleh masyarakat;
: c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a huruf b, perlu menetapkan Keputusan Direktur Jenderal Bimbingan Masyarakat Islam tentang Petunjuk Teknis Pengelolaan Manajemen Bimbingan Masyarakat Islam Pusat dan Daerah;
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);
2. Peraturan Pemerintah Nomor 61, Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 99, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5149);
2014 Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan KEDUA
Menetapkan Petunjuk Teknis Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi serta Sistem Informasi Manajemen Bimbingan Masyarakat Islam Pusat dan Daerah sebagaimana tercantum dalam lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari keputusan ini.
KESATU
KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL BIMBINGAN MASYARAKATISLAM TENTANG PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
SERTA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
BIMBINGAN MASYARAKAT ISLAM PUSAT DAN DAERAH.
Menetapkan
MEMUTUSKAN:
3. Intruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Governmen t;
4. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 teritang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara serta Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi Eselon IKementerian Negara, sebagimana telah diubah lima kali terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 14 Tahun 2014 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 24);
5. Peraturan Menteri Agama Nomor 10 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 592), sebagimana telah diubah dua kali terakhir dengan Peraturan Menteri Agama Nomor 80 Tahun 2013 (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 1202);
6. Keputusan Menteri Agama Nomor 200 Tahun 2012 tentang Pejabat Pengelola lnformasi dan Dokumentasi (PPID) Kementerian Agama;
3 | P a g e LAMPIRAN
KEPUTUSAN DIREKTUR DIREKTORAT JENDERAL BIMBINGAN MASYARAKAT ISLAM
NOMOR: DJ.II/ 514 TAHUN 2014
TENTANG PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI SERTA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BIMBINGAN MASYARAKAT ISLAM PUSAT DAN DAERAH
BAB I
KETENTUAN UMUM
Dalam Keputusan Direktur Jenderal Bimbingan Masyarakat Islam ini yang dimaksud dengan:
1. Bimas Islam adalah unit di lingkungan Kementerian Agama yang memiliki tugas dan fungsi pembimbingan, pelayanan, pemberdayaan dan pengembangan masyarakat Islam melalui bidang Urusan Agama Islam dan Pembinaan Syariah, Penerangan Agama Islam, Pemberdayaan Zakat, dan Pemberdayaan Wakaf.
2. Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi yang sebagaimana disingkat PID adalah pengolahan informasi dan dokumentasi resmi sebagai dasar program dan kebijakan yang wajib dilaksanakan oleh setiap satuan kerja di lingkungan Bimas Islam yang berhubungan dengan informasi publik, dokumentasi dan arsip, pelayanan informasi publik, dan penangganan pengaduan dari masyarakat.
3. Yang dimaksud dengan data adalah fakta-fakta berupa angka-angka, teks, dokumen, gambar, bagan, suara dan sebagainya yang berhubungan dengan tugas, fungsi, dan cakupan kerja unit Bimas Islam Pusat dan Daerah. 4. Yang dimaksud dengan informasi adalah data yang telah disaring dan diolah
melalui suatu sistem pengolahan, sehingga memiliki arti dan nilai bagi institusi Bimas Islam dan lainnya, maupun masyarakat umum secara luas. 5. Sistem Informasi Manajemen Bimas Islam, selanjutnya disingkat SIMBI,
adalah sistem informasi berbasis teknologi informasi untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi Bimas Islam dalam pembimbingan, pelayanan, pemberdayaan, dan pengembangan masyarakat Islam.
6. Pelaksana teknis adalah pegawai yang ditunjuk oleh pejabat yang berwenang untuk Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi serta Sistem Informasi Manajemen Bimas Islam Pusat dan Daerah.
7. Direktur Jenderal adalah Direktur Jenderal Bimbingan Masyarakat Islam Kementerian Agama.
BAB II
MAKSUD DAN TUJUAN
1. DPI dimaksudkan untuk menghimpun dan menyajikan data dan informasi tentang Bimas Islam secara akurat dan berkesinambungan, serta mudah diakses secara mudah dan cepat oleh para pihak yang membutuhkannya. 2. SIMBI dimaksudkan untuk meningkatkan kualitas pembimbingan,
pelayanan, pemberdayaan, dan pengembangan Bimas Islam berbasis teknologi informasi yang cepat, tepat, akurat, komprehensif, dan akuntabel.
4 | P a g e 3. DPI dan SIMBI bertujuan untuk:
a. Mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi Bimas Islam pada Direktorat Jenderal Bimbingan Masyarakat Islam, Kemenag Provinsi, Kemenag Kabupaten/Kota, dan KUA Kecamatan;
b. Meningkatkan kualitas kinerja Bimas Islam berbasis e-Government yang transparan, efektif, dan efisien dalam rangka mewujudkan tata kelola kepemerintahan yang baik dan bersih;
c. Menjadikan media teknologi informasi yang mampu menyediakan data dan informasi keagamaan Islam yang dapat dipercaya dan dapat diakses oleh masyarakat seluas-luasnya secara cepat dan mudah.
BAB III RUANG LINGKUP PID dan SIMBI meliputi:
a. Website bimasislam.kemenag.go.id b. BIDA (Bimas Islam Dalam Angka)
c. PUSTAKA BIMAS ISLAM (e-Book tentang regulasi, pedoman, juklak, juknis, dan pustaka lainnya yang diterbitkan oleh Bimas Islam)
d. SIMKAH (Sistem Informasi Manajemen Nikah) e. SIMAS (Sistem Informasi Masjid)
f. SIWAK (Sistem Informasi Wakaf)
g. SIMZAT (Sistem Informasi Zakat Terpadu) h. SIMULASI ZAKAT (Metode penghitungan zakat) i. SIMULASI WARIS (Metode penghitungan waris) j. APLIKASI JADWAL SHALAT dan ARAH KIBLAT
k. SIMPENAIS (Sistem Informasi Manajemen Penerangan Agama Islam) l. DATABASE HALAL
m. DATABASE PENGHULU n. SIMBA BIMAS ISLAM
o. SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen Pegawai)
p. SIM-SPJB (Sistem Informasi Manajemen SPJ Bendahara) q. DATABASE Perencanaan Renja dan Anggaran; dan
r. SIMONIK (Sistem Informasi Monitoring Kegiatan) s. Aplikasi lain yang berhubungan dengan Bimas Islam.
BAB IV
PENGELOLA PID DAN SIMBI
1. PID dan SIMBI tingkat pusat dilaksanakan oleh Direktorat Jenderal Bimbingan Masyarakat Islam Kementerian Agama;
2. PID dan SIMBI tingkat Kemenag Provinsi dilaksanakan oleh Tim Teknis yang dibentuk oleh Kepala Bidang Urusan Agama Islam dan Pembinaan Syariah atau Bidang Bimas Islam yang melibatkan tim teknis dari Bidang Penerangan Agama Islam, Zakat dan Wakaf;
3. PID dan SIMBI tingkat Kemenag Kabupaten/Kota dilaksanakan oleh Tim Teknis yang dibentuk oleh Kasie sesuai dengan pembidangan dalam lingkup Bimas Islam;
4. PID dan SIMBI di tingkat KUA Kecamatan dilaksanakan oleh Tim Teknis yang dibentuk oleh Kepala KUA.
31Page BAB II
MAKSUD DAN TUJUAN
PID
1. Pengelolaan Inforrnasi dan Dokumentasi, dimaksudkan untuk menghimpun dan menyajikan data dan informasi tentang Bimas Islam secara akurat dan berkesinambungan, serta mudah diakses secara mudah dan cepat oleh para pihak yang membutuhkannya.
2. SIMBI dimaksudkan untuk meningkatkan kualitas pembimbingan, pelayanan, pemberdayaan, dan pengembangan Bimas Islam berbasis teknologi informasi yang cepat, tepat, akurat, komprehensif, dan akuntabel. Dalam Keputusan Direktur Jenderal Bimbingan Masyarakat Islam ini yang dimaksud dengan:
1. Bimas Islam adalah unit di lingkungan Kementerian Agama yang memiliki tugas dan fungsi pembimbingan, pelayanan, pemberdayaan dan pengembangan masyarakat Islam melalui bidang Urusan Agama Islam dan Pembinaan Syariah, Penerangan Agama Islam, Pemberdayaan Zakat, dan Pemberdayaan Wakaf.
2. Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi yang selanjutnya disingkat PID adalah pengolahan informasi dan dokumentasi resmi sebagai dasar program dan kebijakan yang wajib dilaksanakan oleh setiap satuan kerja di lingkungan Bimas Islam yang berhubungan dengan informasi publik, dokumentasi dan arsip, pelayanan informasi publik, dan penanganan pengaduan dari masyarakat.
3. Data adalah fakta-fakta berupa angka-angka, teks, dokumen, gambar, bagan, suara dan sebagainya yang berhubungan dengan tugas, fungsi, dan cakupan kerja unit Bimas Islam Pusat dan Daerah.
4. Informasi adalah data yang telah disaring dan diolah melalui suatu sistem pengolahan, sehingga memiliki arti dan nilai bagi institusi Bimas Islam dan lainnya, maupun masyarakat umum secara luas.
5. Sistem Informasi Manajemen Bimas Islam, selanjutnya disingkat SIMBI, adalah sistem informasi berbasis teknologi informasi untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi Bimas Islam dalam pembimbingan, pelayanan, pemberdayaan, dan pengembangan masyarakat Islam.
6. Direktur Jenderal adalah Direktur Jenderal Bimbingan Masyarakat Islam Kementerian Agama.
7. Pelaksana tekriis adalah pegawai yang ditunjuk oleh pejabat yang berwenang untuk Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi serta Sistem Informasi Manajemen Bimas Islam Pusat dan Daerah.
BAB I
KETENTUAN UMUM LAM PI RAN
KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL BIMBINGAN MASYARAKAT ISLAM NOMOR: DJ.II/.50TAHUN 2014
TENTANG
PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI SERTA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BIMBINGAN MASYARAKAT ISLAM PUSAT DAN DAERAH
4
1
Pafre1. PID dan SIMBI tingkat pusat dilaksanakan oleh Direktorat Jenderal Bimbingan Masyarakat Islam Kementerian Agama;
2. PID dan SIMBI tingkat Kemenag Provinsi dilaksanakan oleh Tim Teknis yang dibentuk oleh Kepala Bidang Urusan Agama Islam dan Pembinaan Syariah atau Bidang Bimas Islam yang melibatkan tim teknis dari Bidang Penerangan Agama Islam, Zakat dan Wakaf;
3. PID dan SIMBI tingkat Kemenag Kabupaten /Kota dilaksanakan oleh Tim Teknis yang dibentuk oleh Kasie sesuai dengan pembidangan dalam lingkup Bimas Islam;
4. PID dan SIMBI di tingkat KUA Kecamatan dilaksanakan oleh Tim Teknis yang dibentuk oleh Kepala KUA.
BABIV
PENGELOLA PID DAN SIMBl
PID dan SIMBI meliputi:
a. Website bimasislam.kemenag.go.id b. BIDA (Bimas Islam Dalam Angka)
c. PUSTAKA BIMAS ISLAM (e-Book ten tang regulasi, pedoman, juklak, juknis, dan pustaka lainnya yang diterbitkan oleh Bimas Islam)
d. SIMKAH (Sistem Informasi Manajemen Nikah) e. SIMAS (Sistem Informasi Masjid)
f. SIWAK (Sistem Informasi Wakaf)
g. SIMZAT (Sistem Informasi Zakat Terpadu) h. SIMULASIZAKAT(Metode penghitungan zakat) i. SIMULASI WARIS (Metode penghitungan waris) j. APLIKASIJADWAL SHALATdan ARAH KIBLAT
k. SIMPENAIS (Sistem Informasi Manajemen Penerangan Agama Islam)
l. DATABASEHALAL m. DATABASEPENGHULU n. SIMBA BIMAS ISLAM
o. SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen Pegawai)
p. SIM-SPJB (Sistem Informasi Manajemen SPJ Bendahara) q. DATABASEPerencanaan Renja dan Anggaran; dan r. SIMONIK (Sistem Informasi Monitoring Kegiatan) s. Aplikasi lain yang berhubungan dengan Bimas Islam.
BABIII
RUANG LINGKUP
f
(l)1-3. P-engelola8:B-InfO..r..ID£lsLdanDokumentasi.rserta SIMBI bertujuan untuk: a. Mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi Bimas Islam pada Dircktorat
Jenderal Bimbingan Masyarakat Islam, Kemenag Provinsi, Kemenag Kabupaten/Kota, dan KUA Kecamatan;
b. Meningkatkan kualitas kinerja Bimas Islam berbasis e-Government yang transparan, efektif, dan efisien dalam rangka mewujudkan tata kelola kepemerintahan yang baik dan bersih;
c. Menjadikan media teknologi informasi yang mampu menyediakan data dan informasi keagamaan Islam yang dapat dipercaya dan dapat diakses oleh masyarakat seluas-luasnya secara cepat dan mudah.
SIPdgC f. Membentuk dan menugaskan Tim Pengentry Data Bimas Islam untuk
mengisi aplikasi-aplikasi yang telah ditentukan;
g. Melakukan pemeliharaan dan peningkatan jaringan di tingkat pusat ; h. Melakukan koordinasi secara intensif dengan Pinmas Kemenag dalam
pengelolaan dan pengembangan sistem dan jaringan SIMBI;
1. Melaporkan pengelolaan dan pengembangan PID dan SIMBI kepada Direktur Jenderal;
2. PIDdan SIMBI tingkat provinsi merupakan pelaksana PIDdan SIMBItingkat pusat dengan tugas sebagai berikut:
a. Menyusun dan melaksanakan program, kegiatan, dan anggaran yang berhubungan dengan pengelolaan dan pengembangan PID dan SIMBI tingkat provinsi;
b. Mengkoordinir pengelolaan data dan informasi keagamaan Bimas Islam tingkat provinsi;
c. Membina dan mensosialisasikan PID dan SIMBI secara intensif tingkat provinsi dan Kabupaterr/ Kota;
d. Membentuk dan menugaskan Tim Entry Data Bimas Islam untuk mengisi aplikasi-aplikasi yang telah ditentukan;
e. Melakukan evaluasi dan monitoring pengelolaan dan pengembangan SIMBItingkat Kabupaten/Kota.
f. Melaporkan pengelolaan dan pengembangan PID dan SIMBI kepada Kepala Kanwil Kemenag Provinsi;
3. PID dan SIMBI tingkat Kemenag Kabupaterr/Kota merupakan Pelaksana SIMBI tingkat provinsi dengan tugas sebagai berikut:
a. Menyusun dan melaksanakan program, kegiatan, dan anggaran yang berhubungan dengan pengelolaan dan pengembangan PID dan SIMBI tingkat Kabupaten/Kota;
b. Mengkoordinir pengelolaan data dan informasi keagamaan Bimas Islam tingkat Kabupaten /Kota:
c. Membina dan mensosialisasikan PID dan SIMBI secara intensif tingkat Kabupaten/Kota dan KUAKecamatan;
1. Pengelola PIDdan SIMBI di tingkat Pusat bertugas:
a. Menyiapkan dan menyusun regulasi pengelolaan dan pengembangan PID dan SIMBI;
b. Menyusun, dan melaksanakan program, kegiatan, dan anggaran yang berhubungan dengan pengelolaan dan pengembangan PID dan SIMBI; c. Menyiapkan seluruh aplikasi SIMBIyang dibutuhkan oleh Unit Eselon II
di tingkat Pusat;
d. Membuat Standar Prosedur Operasional (SPO)tentang pengelolaan dan pengembangan PIDdan SIMBI;
e. Melakukan pembinaan dan pendampingan kepada Tim Tekriis PID dan SIMBI tingkat unit eselon IIdi lingkungan Ditjen Bimas Islam dan Tingkat Provinsi;
BABV
1. Pengelolaan dan pengembangan PID dan 8IMBI harus didukung oleh sarana
dan pra-sarana sebagai berikut:
a. Sarana pra-sarana PID dan SIMBI tingkat Pusat minimal terdiri dari:
ruang data dan informasi Bimas Islam; komputer, server, jaringan
internet terpadu, aplikasi-aplikasi, data dan informasi Bimas Islam, baik
berbentuk hard-copy maupun soft-copy, dan lain-lain.
b. Sarana pra-sarana PID dan SIMBItingkat Provinsi terdiri dari data dan
informasi Bimas Islam; komputer, jaringan internet, data dan informasi
Bimas Islam, baik berbentuk hard-copy maupun soft-copy, dan lain-lain.
BAB VII
8ARANA PRA-8ARANA PID DAN 81MBI
1. Pengelolaan dan Pengembangan PID dan SIMBIdikendalikan langsung oleh
Sekretaris Direktorat Jenderal Bimbingan Masyarakat Islam;
2. Untuk mengoptimalkan fungsi dan palayanan online kepada masyarakat,
pengelolaan dan pengembangan PID dan SIMBI dilaksanakan secara
terintegrasi dan dipusatkan di Sekretariat Direktorat Jenderal Bimbingan
Masyarakat Islam;
3. Pengembangan PID dan SIMB! tingkat Pusat dilaksanakan secara terpadu
yang dikoordinasikan oleh Sekretariat cq. Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi Direktorat Jenderal Bimbingan Masyarakat Islam.
BABVI
PENGELOLAAN DAN PENGEMBANGAN PID DAN81MBI
d. Membentuk dan menugaskan Tim Entry Data Bimas Islam pada
aplikasi-aplikasi yang telah ditentukan oleh Pusat;
e. Melakukan evaluasi dan monitoring pengelolaan dan pengembangan PID
dan SIMBItingkat KUAKecamatan.
f. Melaporkan pengelolaan dan pengembangan PID dan 8IMBI kepada
Kepala Kemenag Kapubaterr/Kota;
4. PID dan SIMBI tingkat KUA merupakan Pelaksana PID dan SIMBI tingkat
Kemenag Kabupaten/Kota dengan tugas sebagai berikut:
a. Menyusun dan melaksanakan program, kegiatan, dan anggaran yang
berhubungan dengan pengelolaan dan pengembangan PID dan SIMBI
tingkat KUA;
b. Mengkoordikir pengelolaan data dan informasi keagamaan Bimas Islam
tingkat KUA;
c. Membina dan mensosialisasikan SIMBIsecara intensif tingkat KUA;
d. Membentuk dan menugaskan Tim Entry Data Bimas Islam pada aplikasi
-aplikasi yang telah ditentukan;
e. Melakukan evaluasi pengelolaan dan pengembangan PID dan SIMBI
tingkat KUA;
f. Melaporkan pengelolaan dan pengembangan PID dan 8IMBI kepada
7 Ip" g ('
2014
1. Monitoring pengelolaan dan pengembangan PID dan SIMBI untuk memastikan bahwa program berjalan dengan baik;
2. Evaluasi dilakukan untuk menilai pelaksanaan program dalam rangka meningkatkan kualitas PIDdan SIMBlyang akan datang;
3. Monitoring dan evaluasi dilaksanakan oleh Tim tingkat pusat, provinsi, Kabupaten /Kota maupun KUA setelah berkoordinasi dengan Tim Teknis masing -masing;
4. Hasil dari monitoring dan evaluasi dilaporkan kepada Direktur Jenderal. BAB VIII
MONITORING DAN EVALUASI
c. Sarana pra-sarana PID dan SIMBI tingkat Kabupaten/Kota terdiri dari data dan informasi Bimas Islam; komputer, jaringan internet, data dan
informasi Bimas Islam, baik berbentuk hard-copy maupun soft-copy, dan lain-lain.
d. Sarana pra-sarana PID dan SIMBl tingkat KUA terdiri dari data dan informasi Bimas Islam; komputer, jaringan internet, data dan informasi
Bimas Islam, baik berbentuk hard-copy maupun soft-copy, dan lain-lain.
2. Sarana dan pra-sarana PID dan SIMB!harus disiapkan melalui usulan DIPA
Bimas Islam secara bertahap sesuai dengan ketersediaan anggaran.
3. Dalam hal sarana pra-sarana di provinsi, kabupaten/kota dan KUA yang
dianggarkan melalui DIPAuntuk pengelolaan dan pengembangan PID dan SIMB!maka peruntukannya hanya digunakan oleh pengelola teknis PID dan SIMBI.
