PROPOSAL KEGIATAN
Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha
(GUNA PENYUSUNAN USULAN LEMBAR KEGIATAN DEKANAT DAN KETATUSAHAANTAHUN ANGGARAN 2015)
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
LEMBAR PENGESAHAN KEGIATAN
1. Judul Kegiatan : Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha
2. Penanggung Jawab : Prof. Dr. Ir. H. Darsono Wisadirana.,MS 3. Ketua Pelaksana :
a. Nama : Ahmad Imron Rozuli.,SE, M.Si
b. NIP : 197401072006041001
c. Jabatan/Gol : Lektor – III/c
d. Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
4. Lokasi Kegiatan : Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
5. Bentuk Kegiatan : Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan tata Usaha
6. Waktu Pelaksanaan Kegiatan : Februari 2013
7. Biaya Total Kegiatan : ……….. (……….) 8. Sumber Dana : DIPA BLU UB TA. 2014
Mengetahui Dekan,
Prof. Dr. Ir. H. Darsono Wisadirana.,MS NIP. 195612271983121001
Malang, Ketua,
Ahmad Imron Rozuli.,SE, M.Si NIP : 197401072006041001
I. KATA PENGANTAR
Sebagaimana instansi pemerintah yang lain, BLU juga diwajibkan menyusun perencanaan strategis lima tahunan dan rencana kerja dan anggaran tahunan yang disebut dengan Rencana Bisnis dan Anggaran (RBA) tahunan. Dalam menyusun rencana strategis bisnis lima tahunan, BLU mengacu kepada Rencana Strategis Kementerian Negara/Lembaga (Renstra KL). Sedangkan dalam menyusun Rencana Bisnis dan Anggaran (RBA) tahunan, BLU mengacu kepada rencana strategis lima tahunan. RBA memuat antara lain kondisi kinerja BLU tahun berjalan, asumsi makro dan mikro, target kinerja (output yang terukur), analisis dan perkiraan biaya per output dan agregat, perkiraan harga, anggaran, serta prognosa laporan keuangan. RBA juga memuat prakiraan maju (forward estimate) sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. RBA tersebut disusun dengan menganut pola anggaran fleksibel (flexible
budget) dengan suatu persentase ambang batas tertentu. RBA merupakan refleksi
program dan kegiatan dari kementerian negara dan disusun berdasarkan basis kinerja dan perhitungan akuntansi biaya menurut jenis layanannya.
RBA-BLU disusun berdasarkan kebutuhan dan kemampuan pendapatan yang diperkirakan akan diterima masyarakat, badan lain, dan APBN. BLU mengajukan RBA kepada menteri untuk dibahas sebagai bagian dari RKA-KL disertai dengan usulan Standar Pelayanan Minimum dan biaya dari keluaran yang akan dihasilkan. RBA-BLU yang telah disetujui oleh menteri diajukan kepada Menteri Keuangan, sesuai dengan kewenangannya, sebagai bagian RKA-KL. Sebagai bagian yang tidak terpisahkan, RBA-BLU dikonsolidasikan dengan RKA-KL. Menteri Keuangan, sesuai dengan kewenangannya, mengkaji kembali standar biaya dan anggaran BLU dalam rangka pemrosesan RKA-KL, sebagai bagian dari mekanisme pengajuan dan penetapan APBN. BLU menggunakan APBN yang telah ditetapkan sebagai dasar penyesuaian terhadap RBA menjadi RBA definitif.
Universitas Brawijaya (UB) telah ditetapkan oleh Menteri Keuangan sebagai satker dengan pola pengelolaan keuangan Badan Layanan Umum (PPK-BLU), maka setiap tahun UB wajin menyusun RBA tahunan, sebagai bahan masukan RBA, maka setiap fakultas dalam lingkungan UB harus mengajukan rencana penggunaan anggaran tahunan yang dituangkan dalam bentuk Usulan Lembar Kegiatan (ULK). Hal tersebut juga berlaku bagi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik yang merupakan salah satu sub satker dari Universitas Brawijaya, maka dalam rangka penyusunan ULK, FISIP UB perlu untuk
menyelenggarakan koordinasi pimpinan tingkat Dekanat dan Tata Usaha. Pertemuan ini merupakan sebuah forum pembahasan bersama yang dilakukan antara dekanat yang memiliki kewenangan strategis dalam rangka pengembangan fakultas dengan bagian tata usaha sebagai pelaksana operasional rutin dan penunjang dalam rangka melakukan konsolidasi dan penajaman prioritas fakultas berikut pendanaan yang diperlukan untuk melaksanakan prioritas-prioritas tersebut, yang selanjutnya akan dituangkan secara konsisten ke dalam bahan masukan Usulan Lembar Kegiatan (ULK) sebagai rencana penggunaan anggaran FISIP UB Tahun 2015. Tahun Anggaran 2015, merupakan tahun akhir dari Rencana Strategis FISIP UB, oleh karena itu, penajaman prioritas sangat penting bagi FISIP untuk mencapai target jangka menengah FISIP (5 tahunan) sekaligus untuk meng-cover target tahun – tahun sebelumnya yang belum tercapai. Diharapkan hasil pertemuan tersebut dapat menjadi sebuah rencana aksi yang memberikan gambaran lebih jelas tentang keterkaitan antara prioritas pengembangan, arah kebijakan, strategi pencapaian serta program dan kegiatan yang akan dilaksanakan dengan pendanaannya.
Sebagai persiapan Rapat Koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha dalam rangka penyusunan bahan masukan ULK FISIP TA. 2015 serta untuk memberikan pemahaman yang sama atas proses pertemuan tersebut, maka dirasakan perlu untuk disusun proposal yang sekaligus menjadi Petunjuk Pelaksanaan Rapat Koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha. Petunjuk ini juga memuat (formulir isian) dokumen ULK TA. 2015 yang diperlukan untuk menjaga konsistensi antara Renstra Lima Tahunan FISIP UB dengan form TOR (Term of Reference) sebagai pedoman pelaksanaan operasional tahunan fakultas.
II. Tujuan Pelaksanaan
Beberapa tujuan yang hendak dicapai dengan dilaksanakannya kegiatan Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha ini adalah :
a. Meningkatkan koordinasi dan kesepahaman antara Dekan, para Pembantu Dekan, Kepala Tata Usaha dan Kepala Subbagian terkait dengan pencapaian sasaran-sasaran prioritas pengembangan fakultas yang akan dituangkan dalam ULK yang didalamnya memuat pokok-pokok kebijakan belanja tahun 2015 untuk kegiatan dekanat dan ketatausahaan;
b. Menjaga konsistensi kebijakan yang ada dalam dokumen Rencana Strategis FISIP UB 2011 - 2015 dengan dokumen penganggaran, yaitu Usulan Lembar Kegiatan (ULK) FISIP UB tahun 2015;
c. Mendapatkan komitmen bersama mengenai pagu indikatif, Program/Kegiatan/Output Prioritas beserta target dan besaran anggarannya, pemenuhan biaya operasional, penelaahan dokumen pendukung (TOR dan RAB) untuk Kegiatan/Output Prioritas Fakultas, identifikasi luncuran, serta identifikasi sumber dana dari Kerjasama dengan instansi luar.
III. Waktu Pelaksanaan
Pelaksanaan Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha dimulai setelah persetujuan Dekan beserta pembantu Dekan II perihal Pagu Indikatif. Kegiatan Rapat koordinasi ini diharapkan dapat diselenggarakan sebelum RAPAT KERJA PIMPINAN TINGKAT FAKULTAS GUNA PENENTUAN PENGGUNAAN ANGGARAN TA. 2015.
IV. Terminologi
Untuk menyamakan pemahaman atas istilah dan definisi yang digunakan dalam pembahasan Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha, maka diperlukan penjelasan mengenai beberapa terminologi sebagai berikut:
1. Usulan Lembar Kegiatan (ULK), adalah form rencana penggunaan anggaran sub-satker BLU yang bersumber dari PNBP dan merupakan rekapitulasi atas Rincian Anggaran Belanja masing – masing output, sebagai lampiran juga disertakan TOR atau KAK. ULK merupakan sumber pemasukan bagi penyusunan Rencana Bisnis dan Anggaran BLU Universitas Brawijaya.
2. Kegiatan adalah bagian dari program yang dilaksanakan oleh satuan kerja sebagai bagian dari pencapaian sasaran pada suatu program dan terdiri dari sekumpulan tindakan pengerahan sumber daya baik yang berupa personil (sumber daya manusia), barang modal termasuk peralatan dan teknologi, dana, atau kombinasi dari beberapa atau kesemua jenis sumber daya tersebut sebagai masukan (input) untuk menghasilkan keluaran (output) dalam bentuk barang/jasa.
3. Output merupakan hasil dari kegiatan dalam bentuk barang dan jasa berdasarkan input yang digunakan yang terdiri atas beberapa uraian/komponen
4. Uraian/ komponen adalah uraian untuk mencapai output yang terdiri atas berbagai kegiatan yang dirinci ke dalam Mata Anggaran Keluaran (MAK), volume rincian biaya, dan jumlah biaya yang dianggarkan.
5. Kegiatan Prioritas merupakan kegiatan yang terkait secaagara langsung terhadap
pencapaian Sasaran Program Prioritas Fakultas berdasar Renstra FISIP UB 2011 – 2015.
6. Kerjasama Dengan Instansi Luar adalah Kerjasama antara fakultas melalui
knowledge sharing dalam bentuk penelitian dan pengabdian masyarakat untuk
mencapai tujuan pembangunan instansi yang bekerjasama. Kerjasama dilakukan dengan pemberian kompensasi atas pelaksanaan fungsi tersebut.
7. Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) adalah seluruh penerimaan fakultas yang tidak berasal dari penerimaan perpajakan.
8. Badan Layanan Umum (BLU) adalah Instansi di lingkungan pemerintah yang dibentuk untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat berupa penyediaan barang dan/atau jasa yang dijual tanpa mengutamakan mencari keuntungan dan dalam melakukan kegiatannya didasarkan pada prinsip efisiensi dan produktivitas.
9. Belanja Operasional adalah pengeluaran yang direncanakan untuk memenuhi kebutuhan rutin dalam menjalankan operasional fakultas dan manfaatnya hanya untuk satu tahun anggaran serta tidak dapat menambah aset atau kekayaan bagi fakultas.
10. Prakiraan maju (forward estimate) merupakan gambaran prakiraan untuk 3 tahun ke depan terhadap capaian target dan kebutuhan pendanaan sebagai akibat kebijakan yang ditetapkan pada tahun direncanakan.
V. TATA CARA PELAKSANAAN RAPAT KOORDINASI PIMPINAN DEKANAT DAN TATA USAHA
Pelaksanaan Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha dilaksanakan untuk melaksanakan konsolidasi dan penajaman prioritas kegiatan Dekanat dan Ketatausahaan yang akan dituangkan kedalam form ULK. Adapun proses mekanisme pelaksanaan Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha secara umum dapat dilihat pada Bagan dibawah ini.
Bagan 1 Mekanisme Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha
Penjelasan lebih lanjut atas mekanisme Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha dengan tujuan utama menghasilkan dokumen ULK 2015 untuk kegiatan Dekanat dan Ketatausahaan dapat dijelaskan sebagai berikut:
Bagan 1
Bagan I. Mekanisme Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha
Kegiatan Sebelum Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha.
1. Dekan, Pembantu Dekan, Kepala Tata Usaha, dan Kepala Sub Bagian menyusun Rancangan Awal Usulan Anggaran berdasarkan arah kebijakan dan prioritas pengembangan fakultas yang ditetapkan oleh Dekan FISIP UB serta mengacu pada prioritas serta sasaran pengembangan yang ada dalam Renstra FISIP UB 2011- 2015. Rancangan awal usulan anggaran diisi sesuai dengan form usulan anggaran yang dapat diunduh di www.fisip.ub.ac.id pada link LPSE. Adapun
langkah – langkah penyusunan rancangan awal usulan anggaran bagi masing – masing Dekanat dan Ketatausahaan, adalah sebagai berikut:
a. Melakukan evaluasi terhadap kebijakan yang berjalan yang terdapat dalam Renstra FISIP UB, dengan memberikan perhatian utama terhadap
Rancangan Awal Usulan Anggaran oleh Masing-Masing Dekanat dan
Tatausaha
Koordinasi Dekan, PD II, dan
PD I dalam penentuan Pagu
Indikatif FISIP TA.2015 Subbag Keuangan
menyusun:Draft Usulan Lembar Kegiatan (ULK) untuk kegiatan
Dekanat dan ketatausahaan tahun 2015
Sinkronisasi dan integrasi usulan anggaran dalam draft (ULK) untuk kegiatan Dekanat dan ketatausahaan tahun
keberlanjutan kebijakan yang telah diambil pada tahun lalu dan akan dilanjutkan untuk dilaksanakan pada tahun 2015;
b. Mempersiapkan seluruh Informasi yang diperlukan terkait dengan Program/Kegiatan/Output Prioritas beserta target dan besaran anggarannya, Pemenuhan Biaya Operasional, Penuangan Sumber Dana, Penelaahan dokumen pendukung (TOR dan RAB) untuk Kegiatan/Output Prioritas Fakultas. Serta mempersiapkan kerangka regulasi yang akan dibahas dalam Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha; serta
c. Menyusun rancangan Awal Usulan Anggaran.
Dalam menyelesaikan poin a, b, dan c, calon peserta rapat telah dibagi kedalam 4 bidang. Sehingga usulan anggaran sesuai dengan bidang masing – masing.
2. Dekan, Pembantu Dekan II, dan Pembantu Dekan I yang difasilitasi oleh KTU dan Subbag. Keuangan melaksanakan koordinasi untuk:
a. penetapan pagu penerimaan mahasiswa baru; b. estimasi jumlah mahasiswa yang akan wisuda;
c. penetapan pagu tarif uang masuk mahasiswa, berdasarkan asumsi dasar ekonomi makro, dan tarif fakultas lain;
d. estimasi penerimaan dana kerjasama. 3. Subbag Keuangan menyusun:
a. Estimasi penerimaan anggaran 2015 berdasarkan ketetapan yang telah disepakati antara Dekan, Pembantu Dekan II, dan Pembantu Dekan I;
b. Berkoordinasi dengan PD II untuk melakukan sinkronisasi antara form ULK dengan Renstra;
c. Menyusun draft RBA untuk kegiatan Dekanat dan Ketatausahaan berdasarkan rancangan awal usulan anggaran yang telah diajukan oleh
masing – masing Dekanat dan bagian ketatausahaan. Draft Usulan Lembar
Kegiatan (ULK) untuk kegiatan Dekanat dan Ketatausahaan tahun 2015 akan menjadi bahan yang akan dibahas dan disampaikan kepada Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha.
Kegiatan Dalam Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha.
1. Dekan dengan mengacu pada rancangan awal usulan anggaran, menyampaikan sasaran prioritas pengembangan fakultas dan kegiatan prioritas dengan target sasaran dan pendanaannya termasuk kegiatan baru yang disetujui.
2. Pembantu Dekan II, menyampaikan kebijakan anggaran yang meliputi: kebijakan di bidang belanja fakultas, kelompok biaya, jenis belanja, dan satuan biaya. Di samping itu, juga memberikan masukan atas kepatutan penggunaan anggaran dan pelaksanaan efisiensi yang dapat dilakukan oleh kegiatan Dekanat dan ketatausahaan.
3. Pembantu Dekan II sebagai perwakilan dari Dekanat, menyampaikan arah rencana program dan kegiatan pengembangan masing – masing Dekan/Pembantu Dekan yang merupakan penjabaran dari Renstra FISIP UB termasuk usulan kegiatan pengembangan sebagai inisiatif baru dalam upaya peningkatan kualitas fakultas yang belum tertampung dalam Renstra.
4. Pembagian anggota rapat ke dalam beberapa bidang, yaitu:
a. Bidang I : Terdiri atas Dekan dan KTU, kegiatan yang tercakup adalah, kegiatan pengembangan (internasionalisasi) fakultas, kegiatan kerjasama, peningkatan mutu Tridharma, serta kegiatan insidental yang melibatkan koordinasi lintas unit kerja. Kegiatan yang tercakup pada bidang ini merupakan penjabaran dari Renstra FISIP UB termasuk usulan kegiatan rutin baru atau kegiatan pengembangan sebagai upaya peningkatan kualitas kegiatan rutin yang belum tertampung dalam Renstra.
b. Bidang II : Terdiri atas Pembantu Dekan I dan Kasubag Akademik, kegiatan yang tercakup adalah kegiatan pengembangan kualitas pengajaran, dan kegiatan rutin proses belajar mengajar
c. Bidang III : Terdiri atas Pembantu Dekan II, Kasubag Keuangan dan Kepegawaian, Kasubag Umum dan Perlengkapan, dan Pejabat Pengadaan Barang/Jasa, kegiatan yang tercakup adalah kegiatan pengembangan kualitas sumberdaya manusia, efektifitas dan efisiensi pengelolaan dana, peningkatan dan pemenuhan sarana prasarana, kegiatan rutin personalia, keuangan, pemeliharaan sarpras, dan administrasi umum.
d. Bidang IV : Terdiri atas Pembantu Dekan III dan Kasubag Kemahasiswaan, kegiatan yang tercakup adalah kegiatan pengembangan minat bakat mahasiswa, kegiatan wisuda, dan tracer studi.
4. Selanjutnya masing – masing bidang melakukan penyelarasan dan integrasi berbagai usulan kegiatan, terhadap Draft Usulan Lembar Kegiatan (ULK) untuk kegiatan Dekanat dan ketatausahaan tahun 2015.
5. Dari pelaksanaan Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha diharapkan menghasilkan suatu dokumen ULK untuk kegiatan Dekanat dan Ketatusahaan yang disepakati serta bersifat mengikat pihak Dekanat dan Ketatausahaan
6. Adapun ketentuan Kegiatan Dalam Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha.
a. Masing – masing bidang wajib menyusun Rincian Anggaran Belanja (RAB) beserta TOR yang merupakan penjelasan atas RAB dilevel Output. TOR yang dibahas dalam Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha dibuat guna memastikan/menjamin konsistensi dan kesesuaian target kinerja serta kelayakan dan kewajaran anggarannya.
b. Penambahan dan pengurangan kegiatan yang diajukan masing – masing bidang dapat dilakukan dengan mempertimbangkan faktor efisiensi anggaran, prioritas pengembangan fakultas, dan kebijakan ekternal fakultas; c. Kebutuhan belanja pegawai dan operasional rutin harus dipenuhi dan
menjadi prioritas utama.
d. Pengalokasian anggaran pada uraian dan komponen harus mempertimbangkan kemampuan pelaksanaan dan penyerapan anggaran. e. Apabila dalam rapat koordinasi terjadi ketidaksepakatan antar masing –
masing bidang, maka dapat dilakukan tindakan pembahasan kembali bersama – sama dengan memperhatikan prinsip musyawarah untuk mencapai mufakat, dengan perpanjangan waktu rapat. Tetapi apabila alternatif tersebut masih tidak menghasilkan kesepakatan maka terhadap butir-butir ketidaksepakatan dijadikan catatan pembahasan dalam notulen rapat, untuk diputuskan oleh Dekan dan Pembantu Dekan II dengan diperhatikan keterbatasan waktu yang tersedia untuk penyusunan ULK.
VI. Peserta
Peserta yang hadir dalam Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha adalah:
1. Dekan, Pembantu Dekan I, Pembantu Dekan II, dan Pembantu Dekan III;
2. Kepala Tata Usaha, Kasubag Keuangan dan Kepegawaian, Kasubag Umum dan Perlengkapan, Kasubag Akademik, dan Kasubag Kemahasiswaan;
3. Kepala Urusan Perencanaan, Bendahara Pengeluaran Pembantu dan Bendahara Penerimaan Pembantu, koordinator TIK, Kepala Urusan Akademik, staf Subbag Akademik, dan staf Subbag Kemahasiswaan.
VII. Tugas dan Tanggung Jawab Peserta
Untuk kelancaran pelaksanaan Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha, perlu diperjelas pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing peserta. Pembagian ini dilakukan dengan mempertimbangkan kewenangan masing-masing peserta, diharapkan pelaksanaan Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha ini dapat menghasilkan kesepakatan yang nantinya dapat dijadikan pedoman. Penjelasan pembagian kewenangan tersebut sebagai berikut:
1. Dekan
a) Menyampaikan penjabaran rancangan awal Rencana Kerja 2015 yang merupakan bagian dari Renstra FISIP UB Tahun 2011 - 2015 yang meliputi arah kebijakan dan prioritas pengembangan fakultas sampai dengan kegiatan operasionalnya beserta target capaian dan indikasi pendanaannya yang akan dilaksanakan oleh masing – masing unit kerja di bawah fakultas;
b) Menyampaikan tanggapan terhadap program dan kegiatan prioritas dalam rancangan Anggaran yang diajukan masing – masing bidang peserta rapat, untuk disinkronkan dengan program dan kegiatan prioritas yang ada dalam Rancangan Awal Rencana Kerja 2015 yang merupakan bagian dari Renstra FISIP UB Tahun 2011 - 2015 termasuk penelaahan atas prakiraan maju untuk 3 tahun kedepan dan indikasi pendanaannya;
c) Melakukan penelaahan terhadap TOR dan RAB untuk setiap uraian/komponen yang disusun oleh masing – masing bidang guna mendukung pencapaian prioritas pengembangan fakultas, baik dasar pertimbangan perlunya kegiatan, sasaran dan target yang akan dicapai serta pendanaan terhadap kegiatan;
d) Melakukan koordinasi dan sinkronisasi terhadap program dan kegiatan prioritas yang bersifat lintas unit kerja;
e) Sinkronisasi kegiatan-kegiatan yang telah menjadi kesepakatan dengan berbagai Peraturan seperti Kepres Pengadaan Barang dan Jasa, peraturan
mengenai prinsip – prinsip pengelolaan keuangan, Standar biaya Umum dan Standar Biaya khusus, UU Pendidikan tinggi, dan Peraturan mengenai BLU; f) Menetapkan dokumen ULK untuk kegiatan Dekanat dan Tata Usaha.
2. Pembantu Dekan II
a) Menyampaikan kebijakan anggaran yang meliputi kebijakan jenis belanja (Belanja pegawai, Belanja Barang, Belanja Modal dan Bantuan Sosial) dan kepatutan penggunaan anggaran;
b) Menyampaikan gambaran rencana pencapaian sasaran dan target dari program dan kegiatan serta perkiraan pendanaannya berdasarkan Renstra dan Rancangan Awal Renja 2015 atas bidang yang diwakilinya;
c) Melakukan penelaahan terhadap TOR dan RAB untuk setiap uraian/komponen yang disusun oleh masing – masing bidang guna mendukung pencapaian prioritas pengembangan fakultas, baik dasar pertimbangan perlunya kegiatan, sasaran dan target yang akan dicapai serta pendanaan terhadap kegiatan;
d) Memberikan masukan atas pelaksanaan efisiensi yang dapat dilakukan oleh masing – masing bidang dengan mempertimbangkan kemampuan penyerapan anggaran;
e) Menetapkan dokumen ULK untuk kegiatan Dekanat dan Tata Usaha bersama-sama dengan Dekan.
3. Pembantu Dekan I, Pembantu Dekan III, Kepala Tata Usaha, dan Kepala Sub. bagian
a) Membantu penyusunan rancangan program kerja masing – masing bidang sebagai penjabaran Renstra yang telah disesuaikan dengan Rancangan Kerja 2015 dan pagu indikatif TA 2015 yang telah disetujui oleh Dekan bersama Pembantu Dekan II;
b) (Khusus Pembantu Dekan) Menyampaikan gambaran rencana pencapaian sasaran dan target dari program dan kegiatan serta perkiraan pendanaannya berdasarkan Renstra dan Rancangan Awal Renja 2015 atas bidang yang diwakilinya;
c) Membuat dan mempersiapkan TOR dan RAB untuk setiap uraian/komponen yang nantinya digunakan dalam penelaahan untuk menjelaskan program kegiatan yang mendukung pencapaian visi fakultas dan prioritas
pengembangan fakultas, baik dasar pertimbangan perlunya kegiatan, sasaran dan target yang akan dicapai maupun perkiraan pendanaannya sampai dengan tingkat komponen;
e) Menyepakati dokumen ULK untuk kegiatan Dekanat dan Tata Usaha sebelum ditetapkan Dekan bersama-sama dengan Pembantu Dekan II.
4. Kepala Urusan Perencanaan, Bendahara Pengeluaran Pembantu dan Bendahara Penerimaan Pembantu, koordinator TIK, Kepala Urusan Akademik Sekretaris Dekan.
a) Membantu pengetikan dan penyusunan redaksional TOR dan RAB untuk setiap uraian/komponen yang diusulkan oleh masing – masing bidang; b) Membantu penelaahan terhadap TOR dan RAB untuk setiap
uraian/komponen yang disusun oleh masing – masing bidang guna mendukung pencapaian prioritas pengembangan fakultas, baik dasar pertimbangan perlunya kegiatan, sasaran dan target yang akan dicapai serta pendanaan terhadap kegiatan.
VIII. Keluaran
Dengan dilaksanakannya Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha ini, di samping adanya pemahaman yang sama atas arah kebijakan, prioritas, fokus prioritas dan kegiatan prioritas dalam rancangan awal ULK, keluaran yang diharapkan dari kegiatan ini adalah dokumen ULK FISIP TA. 2015 untuk kegiatan Dekanat dan Tata Usaha beserta Rincian Anggaran Belanja (RAB) dan TOR yang disetujui oleh pembantu Dekan II dan Dekan yang mencakup:
1. Kesepakatan atas kegiatan prioritas, kegiatan non prioritas beserta target/volume keluaran, dan besaran anggarannya;
2. Kesepakatan atas perubahan alokasi anggaran antar program dan antar kegiatan pada masing –masing bidang;
3. Kesepakatan atas perkiraan perolehan dana hibah beserta kebutuhan dana pendampingnya;
4. Kesepakatan atas kegiatan dan perolehan dana yang terkait dengan pelaksanaan kerjasama dengan instansi luar;
PEK : Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha Guna Penyusunan ULK TA. 2015 FAK : FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA
4 11 18 25 1 8 15 22 29 1 2 3 4 5 6 7 8 9 - Mulai Pek : 1 Peb '14 - Selesai Pek : 29 Mar '14 A. PERSIAPAN 1 20.00%5.00% 5.00% 5.00% 5.00% 5.00% 5.00% 15.00% 7.50% 7.50% 2 PELAKSANAAN 40.00% 40.00% 3 TINDAK LANJUT 20.00% 10.00% 10.00% TOTAL BOBOT 100.00% 0.05 0.05 0.05 0.05 0.13 0.08 0.40 0.10 0.10
TOTAL KUMULATIF BOBOT 0.05 0.10 0.15 0.20 0.33 0.40 0.80 0.90 1.00 Rapat penyusunan rancangan awal usulan anggaran oleh
masing-masing Dekan, Pembantu Dekan, Kepala Tata Usaha, dan Kepala Sub Bagian
Rapat Penentuan pagu penerimaan oleh Dekan, PD II, dan PD I
Penyusunan Draft ULK untuk kegiatan dekanat dan ketatausahaan Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha
Tindak lanjut: penyempurnaan dan sinkronisasi ULK untuk kegiatan dekanat dan ketatausahaan
BOBOT JADWAL PELAKSANAAN PEKERJAAN
No. URAIAN PEKERJAAN Keterangan
Jangka Waktu Feb-14 Mar-14 100 % 80 % 60 % 40 % 20 % 0 %
5. Catatan usulan perubahan (tambahan/pengurangan) pagu yang mungkin dapat ditampung pada Pagu Anggaran fakultas (Pagu Sementara) atau Alokasi Anggaran fakultas (Pagu Definitif) beserta rencana penggunaanya.
IX. TINDAK LANJUT
Pelaksanaan Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha diharapkan dapat menghasilkan sebuah kesepakatan yang meliputi arah kebijakan, sasaran dan target, program dan kegiatan serta perkiraan kebutuhan pendanaan sesuai dengan arah kebijakan yang akan dituangkan dalam ULK. Untuk itu hasil kesepakatan dalam Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha akan ditindaklanjuti oleh Pembantu Dekan II beserta Subbag. Keuangan dengan melakukan langkah-langkah sebagai berikut:
a) Melakukan penyempurnaan terhadap Rancangan Awal ULK kegiatan Dekanat dan Tata Usaha sesuai dengan masukan yang diperoleh dalam Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha;
b) Menjadikan dokumen ULK kegiatan Dekanat dan Tata Usaha yang telah ditetapkan dan disempurnakan sebagai dasar bahan masukan terhadap RAPAT KERJA PIMPINAN TINGKAT FAKULTAS GUNA PENENTUAN PENGGUNAAN ANGGARAN TA. 2015 untuk penentuan ULK FISIP TA. 2015 yang dikirim ke Kantor Pusat Universitas Brawijaya;
c) Melakukan kompilasi masukan dan hasil dari Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha untuk dijadikan salah satu pertimbangan dalam penelaahan Draft Proyeksi Rencana Strategis FISIP UB Tahun 2016 – 2020.
XI. PEMBAGIAN BIDANG
No Nama Bidang/ Anggota Cakupan Kegiatan
I Bidang I
1 Koordinator Pengembangan
(internasionalisasi) fakultas, kegiatan kerjasama,
peningkatan mutu Tridharma, serta kegiatan insidental yang melibatkan koordinasi lintas unit kerja.
Dekan
2 Anggota
Kepala Tata Usaha
3 Operator
Ka.Ur Perencanaan
II Bidang II
1 Koordinator Pengembangan kualitas
pengajaran, dan kegiatan rutin proses belajar mengajar. Pembantu Dekan I 2 Anggota Kasubag Akademik Ka.Ur Akademik 3 Operator Staf Akademik
III Bidang III
1 Koordinator Pengembangan kualitas
sumberdaya manusia, efektifitas dan efisiensi
pengelolaan dana, peningkatan dan pemenuhan sarana
prasarana, kegiatan rutin personalia, keuangan, pemeliharaan sarpras, dan administrasi umum. Pembantu Dekan II
2 Anggota
Kasubag Keuangan dan Kepegawaian
Kasubag Umum dan Perlengkapan Pejabat Pengadaan Barang/Jasa Bendahara Pengeluaran Pembantu
3 Operator
Bendahara Penerimaan Pembantu Ko. TIK
IV Bidang IV
1 Koordinator Pengembangan minat bakat
mahasiswa, kegiatan wisuda, dan tracer studi.
Pembantu Dekan III
2 Anggota Staf Kemahasiswaan 3 Operator Staf kemahasiswaan Jumlah Peserta 17 Orang
XII. RUNDOWN ACARA
No Keterangan Acara Waktu Pembicara/
Pengarah
1 Pembukaan dan Pengarahan 08.00 - 09.00 Dekan dan PD II 2 Rapat Komisi Masing –
Masing Bidang 09.00 - 12.00 PD II
3 Ishoma 12.00 - 13.00
4 Lanjutan Rapat Komisi Masing
– Masing Bidang 13.00 - 15.00 PD II
5 Isho 15.00 - 15.30
6 Rapat pleno sinkronisasi dan integrasi kegiatan masing – masing bidang
15.30 - 17.00 PD II
7 Penutupan 17.00 - 17.15 Dekan
Ket : acara dapat berubah sewaktu – waktu menyesuaikan dengan ketercapaian output rapat koordinasi
XIII. FORM RAB DAN TOR (TERLAMPIR)
XIV. PENUTUP
Dengan dikeluarkannya proposal sekaligus menjadi Petunjuk Pelaksanaan Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha, maka semua pokok-pokok pemaparan yang disampaikan oleh peserta rapat harus sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang tercantum dalam Petunjuk Pelaksanaan Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha ini.
Petunjuk Pelaksanaan Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha ini dapat digunakan oleh para pihak sebagai pedoman dalam menyampaikan hal-hal yang menjadi tanggung jawabnya yaitu bagi Dekan untuk menyampaikan sasaran Prioritas Pengembangan Fakultas dan Kegiatan Prioritas yang merupakan Tupoksi dari Fakultas; bagi Pembantu dekan II untuk menyampaikan kebijakan jenis belanja, kebijakan satuan biaya, dan kepatutan penggunaan anggaran; serta bagi Pembantu Dekan I, Pembantu Dekan III, Kepala tata Usaha, dan Kepala Sub bagian untuk menyampaikan rencana program dan kegiatan prioritas dari Renstra fakultas. Petunjuk Pelaksanaan Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha ini berlaku sejak tanggal dikeluarkan. Apabila dikemudian hari Petunjuk Pelaksanaan Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha ini perlu disempurnakan, maka Dekan dan Pembantu Dekan II akan menerbitkan perbaikan.
