1
OF SALES DAN SISTEM ERP BERBASIS
OPENERP PADA MODUL POS
SYNCHRONIZATION DAN ACCOUNTING
PADA PT XYZ OLEH PT WILLERTINDO
INNOVATION SOLUTION
Lawrentius Marco
Melody Angwyn Surja
Mario Natanael Hutabarat
Yanti
Binus University, legenda wisata cibubur Lincoln N5/17, 085781100051, marcogiovanni92@gmail.com Binus University, muara karang blok O 8 barat no 44, 085770585637, melody.angwyn@gmail.com
Binus University, Kebun Jeruk Raya No. 8, 081282646364, hutabarat.mario@gmail.com yanti@binus.edu
ABSTRAK
In today's era of modern technology, the use of Enterprise Resource Planning system (ERP) is needed by the company for the sale of products or services and corporate financial records. Therefore, to meet the needs, XYZ will implement OpenERP system along with Point Of Sales (POS). But before it is necessary
to test first.
The purpose of this study is to determine whether the system is feasible and is in accordance with user requirements required by XYZ. This testing methodology based on the user acceptance test method, ie by
testing whether the system is acceptable to the user what is not. The results obtained throughout the test case Duji not generate an error but there are still obstacles to be fixed so that the future can be better. It
can be concluded that this system can be accepted by the user. Keywords : OpenERP, Point Of Sales (POS), User requirement, Test case
Pada era teknologi modern saat ini, penggunaan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) sangat dibutuhkan oleh perusahaan untuk proses penjualan produk atau jasa dan pencatatan keuangan perusahaan.Oleh karena itu untuk memenuhi kebutuhan, PT.XYZ akan mengimplementasikan sistem OpenERP beserta sistem Point Of Sales(POS). Namun sebelum itu perlu dilakukan pengujian terlebih
dahulu.
Tujuan penelitian ini ialah memastikan apakah sistem tersebut sudah layak dan sudah sesuai dengan user requirement yang dibutuhkan oleh PT.XYZ. metodologi pengujian ini berdasarkan metode user acceptance test, yaitu dengan menguji apakah sistem ini sudah dapat diterima oleh user apa tidak. Hasil yang didapat yakni seluruh test case yang duji tidak menghasilkan error namun masih ada kendala untuk diperbaiki agar kedepannya bisa lebih baik. Sehingga dapat disimpulkan bahwa sistem ini dapat diterima
oleh user.
Pendahuluan
Pada era teknologi modern saat ini, penggunaan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) sangat dibutuhkan oleh perusahaan untuk proses penjualan produk atau jasa dan pencatatan keuangan perusahaan. Dengan adanya sistem ERP dapat menghubungkan area fungsional di dalam perusahaan. Namun pada kenyataannya tidak semua perusahaan telah menggunakan sistem ERP khususnya di Indonesia. Dikarenakan biaya dan kompleksitas dari sistem ERP masih membuat perusahaan kecil-menengah belum memutuskan untuk menggunakan sistem ERP.
OpenERP merupakan sistem ERP yang bersifat open source mengutamakan aksesbilitas, fleksibilitas, dan kesederhanaan dalam mengembangkan sistem ERP. Hal ini memberikan kesempatan bagi perusahaan kecil-menengah untuk bisa menggunakan sistem ERP (Vossel & Pinckaers, 2012).
Willertindo Innovation Solution merupakan perusahaan konsultan IT di Indonesia yang bergerak di bidang jasa di bidang teknologi dan informasi. Willertindo Innovation Solution membantu perusahaan-perusahaan untuk mengimplementasikan sistem ERP berbasis OpenERP, salah satu kliennya adalah PT XYZ.
PT.XYZ mengimplentasikan OpenERP untuk modul accounting yang akan digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan dan terhubung dengan sistem Point Of Sale (POS) untuk mencatat penjualan perusahaan.
Namun sebelum dapat digunakan ke dalam perusahaan perlu adanya suatu metode pengujian untuk memastikan apakah sistem tersebut sudah layak dan sudah sesuai dengan user requirement yang dibutuhkan oleh PT.XYZ. Oleh karena itu penulis menggunakan metode User Acceptance Test (UAT) berdasarkan kebutuhan user. Metode pengujian akan dilakukan dengan cara menyusun analisis problem untuk masing-masing test case untuk melihat bagaimana sistem dapat menyelesaikan problem tersebut. Untuk penjelasan lebih rinci akan dibahas pada bab-bab selanjutnya.
Metode Penulisan
Secara umum, pengujian ini melibatkan objek-objek diantaranya sebagai berikut:
a. PT Willertindo Innovation Solution , Jakarta, Indonesia. b. PT.XYZ.
Metodologi yang digunakan berdasarkan proses UAT dari teori Hambling dan Goethem. Untuk persiapan pengujian mencakup pendekatan analisis proses bisnis dengan use case dan activity Diagram serta pendekatan untuk analisis requirement sistem POS dan OpenERP modul accounting dengan product specification menggunakan test case dan scenario untuk user acceptance testing.
Hasil dan Bahasan
Sebelum dilakukan pengujian terhadap sistem POS, POS Sync dan OpenERP modul accounting perlu dilakukan percancangan test case yang akan diuji sesuai dengan kebutuhan user. Oleh sebab itu pengujian ini akan dilakukan dengan memberikan suatu masalah pada tiap test case untuk mengecek apakah sistem dapat menangani masalah tersebut. Berikut ini salah satu contoh test case yang duji:
Tabel 1 Contoh Test Case Yang Diuji
Case ID : ACC-SU002
Product : OpenERP Accounting
Scenario : Menambahkan Individual Supplier
Screen Problem Result Status
Supplier Supplier tanpa nama
disimpan (save)
Penyimpanan tidak dapat dilakukan. Notifikasi akan muncul dan menampilkan field yang harus diisi.
Pass
Tabel diatas merupakan salah satu contoh test case yang diuji dengan kasus menyimpan data supplier tanpa mengisi nama supplier . Untuk keseluruhan pengujian akan dirangkum dalam tabel 2 yang berisi produk, jumlah case ID, dan jumlah problem per produk. Berikut tabel rankuman hasil pengujian :
Tabel 2 Hasil Rangkuman Pengujian Yang Dilakukan
Produk Case ID Problem
POS 2 18
POS Synchronization 1 1
OpenERP Accounting 34 99
Total 37 119
Dari hasil pengujian yang dilakukan, sistem berjalan dengan baik tanpa ada kendala, namun ada beberapa poin penting yang perlu digarisbawahi dan diperbaiki agar tidak menjadi masalah ke depannya, yaitu :
• Penggunaan tanggal lampau dalam pencatatan dokumen
Penggunaan tanggal yang telah berlalu di dalam dokumen baik dokumen Supplier Invoices hingga Supplier Payments diperbolehkan pada saat peralihan sistem dari sistem lama ke sistem OpenERP, namun jika dalam penggunaan jangka panjang masih memungkinkan pencatatan menggunakan tanggal lampau maka akan mempengaruhi pencatatan accounting dari perusahaan yang dapat berakibat pada adanya kesalahan pencatatan.
• Penggunaan referensi yang sama terhadap 2 dokumen Supplier Invoices berstatus ‘Draft’
Referensi yang sama pada dokumen Supplier Invoices maupun Refunds yang masih memiliki status ‘Draft’ tidak akan menimbulkan permasalahan, namun pada saat dokumen tersebut divalidasi maka sistem akan memberikan peringatan bahwa referensi yang digunakan harus unik. Ada baiknya validasi nilai referensi dilakukan di awal sebelum dokumen disimpan.
• Pencatatan pembayaran kepada Supplier yang lebih besar dari dokumen Supplier Invoices
Kelebihan pencatatan pembayaran Supplier yang lebih besar dari dokumen Supplier Invoices dapat mempengaruhi pencatatan accounting perusahaan. Diperlukan validasi lagi agar kelebihan pembayaran dapat dicegah sehingga pencatatan yang dilakukan adalah efektif dan efisien. • Pencatatan retur yang lebih besar dari dokumen Supplier Invoices
Sama dengan pencatatan pembayaran kepada Supplier yang lebih, sebaiknya pencatatan retur berlebih juga divalidasi, terlebih retur yang dilakukan dari dokumen Supplier Invoices sebaiknya tidak melebihi jumlah daripada dokumen Supplier Invoices tersebut.
Pencatatan retur dari dokumen Supplier Invoices sebaiknya mencegah perubahan data penting seperti nama Supplier. Hal seperti ini dapat mencegah adanya kesalahan pencatatan piutang terhadap Supplier tersebut.
• Mengubah jumlah barang yang diretur menjadi lebih besar dari jumlah barang dalam Supplier Invoices
Jumlah barang yang diretur dari Supplier Invoices sebaiknya dibatasi tidak melebihi jumlah barang yang ada dalam Supplier Invoices.
Simpulan dan Saran
Simpulan
Berdasarkan hasil pengujian yang dilakukan pada perusahaan PT.XYZ, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Menghasilkan test suite yang merupakan kumpulan test case dimana menunjukan langkah-langkah pada setiap modul atau sub-modul secara spesifik dalam penggunaannya.
2. Melakukan User Acceptance Test method pada PT.XYZ terhadap modul POS, POS Synchronization dan Accounting. Dapat diambil kesimpulan bahwa setiap modul sudah berjalan dengan baik dan dapat diterima oleh user.
3. Melakukan beberapa scenario pada setiap modulnya, yaitu : a. Menghasilkan 119 scenario yang dibagi 3 (tiga) modul b. Menghasilkan status Pass pada setiap scenario.
Saran
Meskipun telah dinyatakan layak untuk diimplementasikan, ada sejumlah hal-hal yang perlu untuk diperbaiki agar untuk kedepannya bisa lebih baik agar sistem yang diimplementasikan berikutnya oleh Willertindo Innovation Solution dapat berjalan lebih baik, diantaranya adalah:
1.
Melakukan perbaikan dalam hal bahasa yang digunakan di dalam sistem agar terlihat konsisten dan mudah dipahami user terutama untuk sistem POS.2.
Melakukan perbaikan infrastruktur (sering down) agar proses testing ataupun proses lainnya tidak terganggu.3.
Melakukan perancangan ulang pada Chart of Account, seperti : a. Biaya lain-lainb. Hutang lain-lain
4.
Menutup pembuatan dokumen menggunakan tanggal yang sudah lampau, dimungkinkan menggunakan tanggal lampau hanya pada masa transisi saja, peralihan dari sistem manual menjadi sistem terintegrasi.Referensi
Black, R. (2009). Managing the Testing Process: Practical Tools and Techniques for Managing Hardware and Software Testing. Indianapolis: Wiley Publishing, Inc.
Brazel, J. F., & Dang, L. (2008). The Effect of ERP System Implementations on the Management of Earnings and Earnings Release Dates. Journal Of Information System, 22(2),1-21.
depot, T. s. (2003). Point Of Sale A Beginners Guide To Computerized POS Software. USA: Bars & Stripes.
Graham, D., Veendendal, E., Evans, I., & Black, R. (2008). Foundations of Software Testing:ISTQB Certification. London : Cengage Learning
Hambling, B., Morgan, P., Samaroo, A., Thompson, G., & Williams, P. (2010). Software Testing An ISTQB–ISEB Foundation Guide Second Edition. Swindon: British Informatics Society Limited. Hambling, B., & Goethem, P. . (2013). User acceptance testing: A step-by-step guide. Swindon, U.K: BCS.
Kurniawan, R. (2011). Analisis Pemilihan Perangkat Lunak Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) Menggunakan Analytical Hierarchy Process (AHP): Studi Kasus Pada PT Ciliandra Perkasa. Jurnal ComTech, 2(2),811-820.
Myers, G.J., Badgett, T., & Sandler, C. (2012). The Art of Software Testing. New Jersey : John Wiley & Sons, Inc.
Pinckaers, F., & Gardiner, G. (2009). Analytic & Financial Accounting Book. USA: OpenERP. Pinckaers, F., & Gardiner, G. (2009). Open ERP , a modern approach to integrated business
management. USA: OpenERP.
Rainer, R. K., Turban, E., & Potter, R. E. (2007). Introduction to infromation systems. USA: John Wiley & Sons, Inc.
Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2004). Object-Oriented Analysis and Design with the unified Process. Boston: Course Technology.
Vossel, E. V., & Pinckaers, F. (2012). OpenERP for Accounting and Financial Management. USA: OpenERP.
Weygant PhD, C. J., Kimmel PhD, C. P., & Kieso PhD, C. D. (2011). Financial Accounting. USA: John Wiley & Sons, Inc.
Whyte, G. & Donovan, L.M. (2011). Mitigating the Impact of Software Test Constraints on Software Testing Effectiveness. The Electronic Journal Information Systems Evaluation, 254. Wijaya, S. F., & Damayanti, F. M. (2011). EVALUASI DAN RENCANA PENGEMBANGAN
PENERAPAN Aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP): Studi Kasus Pada PT Astra Graphia. Jurnal ComTech, 2(2),912-922.
Riwayat Penulis
Lawrentius Marco lahir di Jakarta pada tanggal 5 Februari 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2014.
Melody Angwyn Surja lahir di Jakarta pada tanggal 6 May 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2014.
Mario Natanael Hutabarat lahir di Padang pada tanggal 18 Desember 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2014.
