P E D O M A N
P E D O M A N
S U R A T
S U R A T - M E N Y U R
- M E N Y U R A T
A T
D A N A P E N S I U N P D A N A P E N S I U N P E R H U TE R H U TA N IA N IDAFTAR ISI DAFTAR ISI
I.
I. PENDAHULUAN PENDAHULUAN ... ... 11
II.
II. MAKSUD MAKSUD DAN DAN TUJUAN TUJUAN ... ... ... 22
III.
III. RUANG RUANG LINGKUP LINGKUP ... ... ... 33 3.1
3.1 Pengolongan Surat Pengolongan Surat ……….. ……….. ... ... 33 3.2
3.2 Teknik Pembuatan Teknik Pembuatan dan dan Penyusunan Penyusunan Surat Surat ... ... 88 3.3
3.3 Sistim Sistim Penomoran Penomoran Surat Surat ... ... 88 3.4
3.4 Stempel Stempel Dinas Dinas ... ... 88
IV.
IV. WEWENANG PENANDATANGANAN WEWENANG PENANDATANGANAN SURAT SURAT ... ... 99 4.1
4.1 Surat Surat Dinas Dinas Rutin Rutin ... ... 99 4.2
4.2 Surat Surat Keputusan Keputusan ... ... 99 4.3
4.3 Surat Surat Perintah Perintah Perjalanan Perjalanan Dinas Dinas ... ... 1010 4.4
4.4 Surat Surat Perjanjian Perjanjian ... 10... 10 4.5
4.5 Pemakaian Pemakaian Atas Atas Nama Nama dan dan Untuk Untuk Perhatian ...Perhatian ... .... 1010
V.
V. PENGELOLAAN PENGELOLAAN SURAT SURAT – – MENYURAT MENYURAT ... 11.... 11 5.1
5.1 Pengurusan Pengurusan Surat Surat Masuk Masuk ... ... 1111 5.2
5.2 Pengurusan Pengurusan Surat Surat Keluar Keluar ... ... 1212
VI.
I . P E ND A H U L U A N I . P E ND A H U L U A N
Surat, yaitu pernyataan tertulis yang dibuat dengan tujuan untuk Surat, yaitu pernyataan tertulis yang dibuat dengan tujuan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain dan merupakan alat komunikasi menyampaikan informasi kepada pihak lain dan merupakan alat komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi.
tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi.
Surat-menyurat, yaitu kegiatan penanganan surat masuk dan keluar yang Surat-menyurat, yaitu kegiatan penanganan surat masuk dan keluar yang meliputi penerimaan, penggolongan, pengarahan, pencatatan, meliputi penerimaan, penggolongan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat keluar.
pendistribusian dan pengiriman surat keluar.
Mengingat pentingnya surat-menyurat sebagai kegiatan pendukung dalam Mengingat pentingnya surat-menyurat sebagai kegiatan pendukung dalam pengelolaan Dana Pensiun, maka untuk itu perlu disusun Pedoman pengelolaan Dana Pensiun, maka untuk itu perlu disusun Pedoman Surat-Menyurat yang ada di Dana Pensiun Perhutani.
Menyurat yang ada di Dana Pensiun Perhutani.
I I
I I . . M A K S U D M A K S U D D A N D A N T U JU A NT U J U A N
Pedoman ini disusun dengan maksud sebagai kebijakan dasar dan acuan Pedoman ini disusun dengan maksud sebagai kebijakan dasar dan acuan dalam pelaksanaan kegiatan surat-menyurat, sebagai landasan guna dalam pelaksanaan kegiatan surat-menyurat, sebagai landasan guna menyusun petunjuk teknis surat-menyurat, untuk menunjang tertib menyusun petunjuk teknis surat-menyurat, untuk menunjang tertib administrasi surat-menyurat, dengan tujuan agar pengelolaan Dana Pensiun administrasi surat-menyurat, dengan tujuan agar pengelolaan Dana Pensiun dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
I I I
I I I . . R U A N G R U A N G L I N G K U PL I N G K U P
3.1
3.1 Penggolongan Penggolongan SuratSurat 3.1.1
3.1.1 Berdasarkan Berdasarkan Asal Asal dan dan TujuanTujuan 1.
1. Surat Surat InternIntern
Surat Intern, yaitu sruat yang berasal dari dan ke sesama Surat Intern, yaitu sruat yang berasal dari dan ke sesama bagian dalam lingkup Dana Pensiun Perhutani.
bagian dalam lingkup Dana Pensiun Perhutani. 2.
2. Surat Surat EksternEkstern
Surat Ekstern, yaitu surat yang berasal dari dan untuk Surat Ekstern, yaitu surat yang berasal dari dan untuk instansi lain di luar Dana Pensiun Perhutani.
instansi lain di luar Dana Pensiun Perhutani.
3.1.2
3.1.2
3.1.2 Berdasarkan Berdasarkan StatusStatus 1.
1. Surat Surat DinasDinas
Surat Dinas, yaitu surat yang ditujukan kepada pejabat Surat Dinas, yaitu surat yang ditujukan kepada pejabat atau yang disertai nama dan jabatan ybs.
atau yang disertai nama dan jabatan ybs. 2.
2. Surat Surat PribadiPribadi
Surat Pribadi, yaitu surat yang ditujukan kepada seorang Surat Pribadi, yaitu surat yang ditujukan kepada seorang pejabat / pegawai tanpa menyebutkan jabatan ybs.
pejabat / pegawai tanpa menyebutkan jabatan ybs. 3.1.3
3.1.3 Berdasarkan Berdasarkan SifatnyaSifatnya 1.
1. Surat Surat PentingPenting
Surat Penting, yaitu surat yang memerlukan tindak lanjut Surat Penting, yaitu surat yang memerlukan tindak lanjut dan mempunyai nilai guna dalam proses administrasi.
dan mempunyai nilai guna dalam proses administrasi. 2.
2. Surat Surat BiasaBiasa
Surat Biasa, yaitu surat yang tidak memerlukan tindak Surat Biasa, yaitu surat yang tidak memerlukan tindak lanjut, tetapi cukup diketahui saja.
lanjut, tetapi cukup diketahui saja. 3.
3. Surat Surat RahasiaRahasia
Surat Rahasia, yaitu surat yang isinya bersifat rahasia dan Surat Rahasia, yaitu surat yang isinya bersifat rahasia dan hanya boleh diketahui oleh pimpinan atau pejabat yang hanya boleh diketahui oleh pimpinan atau pejabat yang ditunjuk atau alamat yang dituju.
ditunjuk atau alamat yang dituju.
Menurut jenisnya, yang tergolong surat rahasia ini, yaitu Menurut jenisnya, yang tergolong surat rahasia ini, yaitu yang menyangkut Surat Rahasia Kepegawaian (usul yang menyangkut Surat Rahasia Kepegawaian (usul kenaikan pangkat, mutasi karyawan, hukuman kenaikan pangkat, mutasi karyawan, hukuman administratif dan perkara-perkara yang melanggar administratif dan perkara-perkara yang melanggar ketentuan kepegawaian) dan Surat Rahasia Non ketentuan kepegawaian) dan Surat Rahasia Non Kepegawaian (berupa masalah-masalah yang menurut Kepegawaian (berupa masalah-masalah yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan).
sifatnya perlu dirahasiakan).
3.2
3.2 Teknik Teknik Pembuatan Pembuatan dan dan Penyusunan Penyusunan SuratSurat 3.2.1
3.2.1 Surat Surat DinasDinas 1.
1. Pembuatan Pembuatan dan dan Penyusunan Penyusunan Surat Surat DinasDinas
Surat-surat dinas harus memenuhi ketentuan sebagai Surat-surat dinas harus memenuhi ketentuan sebagai berikut :
berikut :
a.
a.
a. Surat dibuat Surat dibuat singkat, jelas, singkat, jelas, sesuai dengan sesuai dengan kebijakankebijakan Pengurus Dana Pensiun dan menggunakan bahasa Pengurus Dana Pensiun dan menggunakan bahasa yang baik dan benar.
yang baik dan benar. b.
b. Kata-kata Kata-kata asing asing tidak tidak perlu perlu digunakan seandainyadigunakan seandainya sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia. sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia. c.
c. Gunakan kata-kata Gunakan kata-kata yang nyata yang nyata dan positif.dan positif. d.
d. Hindari pengulangan kata Hindari pengulangan kata / kalimat / kalimat yang sama.yang sama. e. Untuk
e. Untuk urusan rurusan rutin yanutin yang terjadi g terjadi berulang-ulangberulang-ulang dalam bentuk yang sama, hendaknya dibuatkan dalam bentuk yang sama, hendaknya dibuatkan surat dalam bentuk formulir.
surat dalam bentuk formulir. f.
f. Untuk Untuk keperluan intern keperluan intern dalam dalam Dana Dana PensiunPensiun Perhutani agar menggunakan Nota Dinas.
Perhutani agar menggunakan Nota Dinas. g.
g. Alamat surat Alamat surat ditujukan kepada ditujukan kepada pejabat yang pejabat yang dituju,dituju, bukan
bukan kepada kepada instansinya. instansinya. Bila Bila pejabat pejabat padapada instansi tersebut tidak diketahui, gunakan istilah instansi tersebut tidak diketahui, gunakan istilah “PIMPINAN”.
“PIMPINAN”. h.
h. Dalam isi Dalam isi surat, sebutan untuk surat, sebutan untuk pejabat yang pejabat yang dituju,dituju, yaitu SAUDARA atau BAPAK, bisa ditingkat menjadi yaitu SAUDARA atau BAPAK, bisa ditingkat menjadi “SDR” atau “BP” asal diikuti dengan nama pejabat “SDR” atau “BP” asal diikuti dengan nama pejabat
tersebut. tersebut. i.
i. Sebutan Sebutan untuk untuk pengganti pengganti diri diri Dana Dana PensiunPensiun Perhutani (yang mengirim surat), yaitu ‘KAMI”. Perhutani (yang mengirim surat), yaitu ‘KAMI”. j.
j. Surat Surat tak tak perlu perlu ditutup ditutup dengan dengan kalimat kalimat yangyang berlebihan.
berlebihan. k.
k. Surat diakhiri Surat diakhiri cukup cukup dengan menyebutkan dengan menyebutkan jabatanjabatan penandatanganan surat dan namanya.
penandatanganan surat dan namanya. 2.
2. Bagian-bagian Bagian-bagian Surat Surat DinasDinas
Pada dasarnya surat terdiri dari 3 (tiga) bagian sebagai Pada dasarnya surat terdiri dari 3 (tiga) bagian sebagai berikut :
berikut :
a. Kepala ... a. Kepala ...
a.
a. Kepala Kepala SuratSurat
Kepala surat, yaitu merupakan bagian surat yang Kepala surat, yaitu merupakan bagian surat yang dicantumkan dibagian atas kertas surat untuk dicantumkan dibagian atas kertas surat untuk menunjukkan ciri pengenal pengirim surat yang menunjukkan ciri pengenal pengirim surat yang bersangkutan, di samping itu dicantumkan pula bersangkutan, di samping itu dicantumkan pula logo instansinya (dalam hal ini Dana Pensiun logo instansinya (dalam hal ini Dana Pensiun Perhutani).
Perhutani).
Kepala surat terdiri dari : Kepala surat terdiri dari : 1)
1) Tanggal sTanggal surat, urat, yang menunyang menunjukkan jukkan tempattempat kedudukan instansi pengirim, tanggal, bulan kedudukan instansi pengirim, tanggal, bulan dan tahun pengiriman surat ybs.
dan tahun pengiriman surat ybs.
2) Nomor surat, yaitu bagian surat yang tertulis 2) Nomor surat, yaitu bagian surat yang tertulis dengan angka / huruf yang memberikan ciri dengan angka / huruf yang memberikan ciri klasifikasi surat tersebut.
klasifikasi surat tersebut. 3)
3) Lampiran surat, Lampiran surat, yaitu bagian yaitu bagian surat yang surat yang tertulistertulis dengan angka / huruf yang menunjukkan dengan angka / huruf yang menunjukkan pelengkap surat tersebut.
pelengkap surat tersebut. 4)
4) Perihal Perihal surat, surat, yaitu yaitu bagian bagian surat surat yangyang menunjukkan maksud singkat surat tersebut. menunjukkan maksud singkat surat tersebut. 5)
5) Tujuan Tujuan surat, yaitu surat, yaitu bagian bagian surat surat yangyang menunjukkan alamat yang dituju.
menunjukkan alamat yang dituju. b.
b. Isi Isi SuratSurat
Isi surat merupakan bagian surat yang berbentuk Isi surat merupakan bagian surat yang berbentuk uraian untuk menggambarkan secara jelas dan uraian untuk menggambarkan secara jelas dan lengkap maksud yang terkandung dalam suatu lengkap maksud yang terkandung dalam suatu surat, yang meliputi pembukaan, isi dan penutup. surat, yang meliputi pembukaan, isi dan penutup. c.
c. Penutup Penutup SuratSurat
Penutup surat merupakan bagian surat yang Penutup surat merupakan bagian surat yang menunjukkan pejabat yang mengirim surat atau menunjukkan pejabat yang mengirim surat atau bertanggung jawab atas isi surat, termasuk bertanggung jawab atas isi surat, termasuk penandatanganan surat, nama jelas, dan cap penandatanganan surat, nama jelas, dan cap instansi.
instansi.
Sedangkan ... Sedangkan ...
Sedangkan bila ada tembusan surat, bagian ini Sedangkan bila ada tembusan surat, bagian ini dicantumkan di sebalah kiri bawah, yang dicantumkan di sebalah kiri bawah, yang menunjukkan bahwa pihak tersebut perlu menunjukkan bahwa pihak tersebut perlu mengetahui isi surat tersebut.
mengetahui isi surat tersebut. 3.
3. Bentuk Bentuk Surat Surat DinasDinas
Bentuk surat dinas dalam lingkungan Dana Pensiun Bentuk surat dinas dalam lingkungan Dana Pensiun Perhutani, yaitu berupa Bentuk Lurus Rata (Strick Block Perhutani, yaitu berupa Bentuk Lurus Rata (Strick Block Style) dengan ukuran kertas A4 21 x 29 cm.
Style) dengan ukuran kertas A4 21 x 29 cm. 4.
4. Penyusunan Penyusunan Konsep Konsep dan dan PengetikanPengetikan a.
a. Penyusunan Penyusunan KonsepKonsep
Ide konsep surat datangnya bisa dari pejabat Ide konsep surat datangnya bisa dari pejabat pimpinan sendiri yang akan menandatangani surat, pimpinan sendiri yang akan menandatangani surat, pejabat lain atau staf bawahannya yang ditunjuk pejabat lain atau staf bawahannya yang ditunjuk atas perintah atau idenya sendiri yang kemudian atas perintah atau idenya sendiri yang kemudian diajukan kepada pimpinannya untuk memperoleh diajukan kepada pimpinannya untuk memperoleh persetujuan.
persetujuan. b.
b. Pembuatan Pembuatan KonsepKonsep
Pembuatan konsep surat dapat dilaksanakan Pembuatan konsep surat dapat dilaksanakan sebagai berikut :
sebagai berikut :
1) Konsep yang dibuat oleh pejabat / pimpinan 1) Konsep yang dibuat oleh pejabat / pimpinan sendiri dapat langsung diproses di unit pengolah sendiri dapat langsung diproses di unit pengolah untuk diketik.
untuk diketik. 2)
2) Konsep yang Konsep yang dibuat oleh dibuat oleh petugas bawahan petugas bawahan agaragar diajukan lebih dahulu kepada pejabat / diajukan lebih dahulu kepada pejabat / pimpinan untuk mendapat persetujuan.
pimpinan untuk mendapat persetujuan.
3) Pembuatan konsep surat dinas diibuat pada 3) Pembuatan konsep surat dinas diibuat pada
kertas bekas disebaliknya. kertas bekas disebaliknya. c.
c. Pengetikan Pengetikan SuratSurat 1)
1) Surat dinas Surat dinas diketik pada diketik pada blanko surat blanko surat ukuran A4ukuran A4 sedang tembusan dan arsip difotokopi dengan sedang tembusan dan arsip difotokopi dengan jumlah sesuai kebutuhan.
jumlah sesuai kebutuhan.
2) Bilamana ... 2) Bilamana ...
2) Bilamana dalam satu halaman kertas lembar 2) Bilamana dalam satu halaman kertas lembar pertama tidak mencukupi dilanjutkan pada pertama tidak mencukupi dilanjutkan pada kertas sejenis berukuran sama tanpa kop surat kertas sejenis berukuran sama tanpa kop surat sebagai lembar kedua dan seterusnya.
sebagai lembar kedua dan seterusnya.
3) Pengetikan surat dinas menggunakan jenis 3) Pengetikan surat dinas menggunakan jenis
huruf TAHOMA dengan ukuran 11. huruf TAHOMA dengan ukuran 11. 4)
4) Pengetikan tempat dan Pengetikan tempat dan tanggal surat tanggal surat di sebelahdi sebelah kanan atas lurus dengan nomor surat di sebelah kanan atas lurus dengan nomor surat di sebelah kiri.
kiri. 5)
5) Pengetikan nomor, Pengetikan nomor, lampiran, perihal, lampiran, perihal, kepada, dikepada, di awal surat dan tembusan merupakan satu awal surat dan tembusan merupakan satu kolom dari atas bawah yang jaraknya dari tepi kolom dari atas bawah yang jaraknya dari tepi kertas = 4 cm.
kertas = 4 cm. 6)
6) Pengetikan nama Pengetikan nama tempat, nama tempat, nama jabatan, namajabatan, nama penandatanganan surat merupakan satu garis penandatanganan surat merupakan satu garis lurus dari atas ke bawah.
lurus dari atas ke bawah. 7)
7) Kepala surat Kepala surat ditentukan 6 cm ditentukan 6 cm dari tepi dari tepi atas.atas. Pengetikan tembusan di sebelah kiri, satu baris Pengetikan tembusan di sebelah kiri, satu baris di bawah nama pejabat penandatanganan di bawah nama pejabat penandatanganan surat.
surat.
8) Jarak antara nomor dengan lampiran dan 8) Jarak antara nomor dengan lampiran dan perihal diketik 1 – 2 spasi. Jarak antara perihal perihal diketik 1 – 2 spasi. Jarak antara perihal dengan kepada diketik 3 - 4 spasi dihitung dari dengan kepada diketik 3 - 4 spasi dihitung dari kalimat terakhir. Jarak antara kepada dengan kalimat terakhir. Jarak antara kepada dengan alinea pertama isi surat diketik 3 - 4 spasi. Jarak alinea pertama isi surat diketik 3 - 4 spasi. Jarak baris terakhir isi surat dengan jabatan yang baris terakhir isi surat dengan jabatan yang menandatangani isi surat diketik 2 - 3 spasi. menandatangani isi surat diketik 2 - 3 spasi. 9) Khusus untuk surat-surat yang isinya singkat 9) Khusus untuk surat-surat yang isinya singkat dan hanya terdiri dari beberapa kalimat saja, dan hanya terdiri dari beberapa kalimat saja, pengetikannya agar diatur supaya serasi.
pengetikannya agar diatur supaya serasi.
3.2.2
3.2.2
3.2.2 Surat Surat KeputusanKeputusan 1. Kepentingan 1. Kepentingan
Surat Keputusan dikeluarkan oleh pimpinan untuk Surat Keputusan dikeluarkan oleh pimpinan untuk memutuskan / menetapkan sesuatu dalam rangka dinas. memutuskan / menetapkan sesuatu dalam rangka dinas. 2.
2. Ketentuan Ketentuan UmumUmum
a. Surat Keputusan berisikan menimbang, mengingat, a. Surat Keputusan berisikan menimbang, mengingat,
memperhatikan dan memutuskan. memperhatikan dan memutuskan.
b. Konsiderans “Menimbang” berisi pertimbangan yang b. Konsiderans “Menimbang” berisi pertimbangan yang
menjadi alasan diterbitkannya surat keputusan. menjadi alasan diterbitkannya surat keputusan. c.
c. Konsiderans “Mengingat” Konsiderans “Mengingat” berisi berisi peraturan perundangan.peraturan perundangan. d. Pencantuman perundangan pada “Mengingat” harus d. Pencantuman perundangan pada “Mengingat” harus
memenuhi ketentuan sebagai berikut : memenuhi ketentuan sebagai berikut : 1)
1) Memperhatikan Memperhatikan hirarki hirarki perundang-undanganan.perundang-undanganan. 2) Mencantumkan peraturan yang relevan dengan 2) Mencantumkan peraturan yang relevan dengan
materi Surat Keputusan. materi Surat Keputusan. 3)
3) Mencantumkan peraturan Mencantumkan peraturan perundangan yang perundangan yang masihmasih berlaku.
berlaku.
e. Memperhatikan berupa pencantuman hal-hal yang e. Memperhatikan berupa pencantuman hal-hal yang
mendukung surat keputusan tersebut. mendukung surat keputusan tersebut. f.
f. Memutuskan berisi Memutuskan berisi materi materi yang yang ditetapkan dalam ditetapkan dalam suratsurat keputusan tersebut.
keputusan tersebut. 3.
3. Macam Macam Surat Surat KeputusanKeputusan
Surat Keputusan terdiri dari Surat Keputusan Kepegawaian Surat Keputusan terdiri dari Surat Keputusan Kepegawaian dan Surat Keputusan bukan Kepegawaian.
dan Surat Keputusan bukan Kepegawaian. 3.2.3
3.2.3 Surat Surat Perintah Perintah Perjalanan Perjalanan Dinas Dinas (SPPD)(SPPD)
SPPD dikeluarkan oleh Pimpinan untuk menugaskan orang SPPD dikeluarkan oleh Pimpinan untuk menugaskan orang atau lebih dalam rangka dinas.
atau lebih dalam rangka dinas.
3.2.4
3.2.4
3.2.4 Surat Perjanjian dan Surat Perjanjian dan Surat Lain Surat Lain yang Menyangkut Bidangyang Menyangkut Bidang Keuangan / Hukum
Keuangan / Hukum 1.
1. Surat Perjanjian Surat Perjanjian dan surat dan surat lain yang lain yang menyangkut Bidangmenyangkut Bidang Keuangan / Hukum dibuat oleh pimpinan dalam rangka Keuangan / Hukum dibuat oleh pimpinan dalam rangka mengadakan ikatan kerja / perjanjian dengan pihak lain mengadakan ikatan kerja / perjanjian dengan pihak lain yang mempunyai akibat bidang keuangan dan hukum. yang mempunyai akibat bidang keuangan dan hukum. 2.
2. Yang Yang termasuk termasuk jenis jenis surat-surat surat-surat yang yang dimaksud dimaksud antaraantara lain :
lain : a.
a. Surat Surat Pesanan Pesanan (SP)(SP) b.
b. Surat Surat Perintah Kerja Perintah Kerja (SPK)(SPK) c.
c. Surat Surat Perjanjian Perjanjian (SJ)(SJ) d.
d. Surat Surat Pesanan Barang Pesanan Barang (SPB)(SPB) e.
e. Surat Perintah Surat Perintah Perjalanan Dinas Perjalanan Dinas (SPPD)(SPPD) 3.2.5
3.2.5 Surat Surat LainnyaLainnya
Surat-surat lain misalnya pengumuman, surat keterangan / Surat-surat lain misalnya pengumuman, surat keterangan / pernyataan dan faksimile.
pernyataan dan faksimile.
Tidak diperlukan pola / bentuk tertentu, tetapi dibuat sesuai Tidak diperlukan pola / bentuk tertentu, tetapi dibuat sesuai dengan keperluan.
dengan keperluan. 3.3
3.3 Sistim Sistim Penomoran Penomoran SuratSurat
Sistim penomoran surat dinas yang dikeluarkan oleh Dana Pensiun Sistim penomoran surat dinas yang dikeluarkan oleh Dana Pensiun Perhutani, yaitu sebagai berikut :
Perhutani, yaitu sebagai berikut : 1.
1. Surat Surat Dinas Dinas RutinRutin 2.
2. Surat Surat KeputusanKeputusan 3.
3. Surat Perintah Surat Perintah Perjalanan DinasPerjalanan Dinas 4.
4. Surat Surat PerjanjianPerjanjian
3.4 Stempel ... 3.4 Stempel ...
3.4
3.4 Stempel Stempel DinasDinas 1. Bentuk 1. Bentuk
Stempel / cap dinas Dana Pensiun Perhutani, yaitu berbentuk Stempel / cap dinas Dana Pensiun Perhutani, yaitu berbentuk bulat dengan garis tengah 2,5 cm dan 2 cm, warna tinta hijau bulat dengan garis tengah 2,5 cm dan 2 cm, warna tinta hijau sebagaimana gambar di bawah ini.
sebagaimana gambar di bawah ini.
2.
2. Stempel dinas ini Stempel dinas ini dibuat hanya 3 dibuat hanya 3 (tiga) buah (2 (tiga) buah (2 (dua) buah ukuran(dua) buah ukuran garis tengah
garis tengah 2,5 cm 2,5 cm dan 1 dan 1 (satu) buah ukuran (satu) buah ukuran 2 cm).2 cm).
Stempel dinas hanya boleh digunakan untuk kepentingan Dana Stempel dinas hanya boleh digunakan untuk kepentingan Dana Pensiun Perhutani dan hanya diterakan pada surat dinas (untuk Pensiun Perhutani dan hanya diterakan pada surat dinas (untuk yang berdiameter 2,5 cm) dan Kartu Peserta serta Kartu yang berdiameter 2,5 cm) dan Kartu Peserta serta Kartu Pensiunan (untuk yang berdiameter 2 cm).
Pensiunan (untuk yang berdiameter 2 cm). 3.
3. Penyimpanan Penyimpanan dan dan Tanggung Tanggung JawabJawab
Stempel dinas (dengan diameter 2,5 cm) disimpan pada Sekretaris Stempel dinas (dengan diameter 2,5 cm) disimpan pada Sekretaris dan Manajer Umum & Kepesertaan. Dengan demikian, maka dan Manajer Umum & Kepesertaan. Dengan demikian, maka tanggung jawab pemakaian stempel dinas tersebut ada pada tanggung jawab pemakaian stempel dinas tersebut ada pada Sekretaris / Manajer Umum dan Kepesertaan.
Sekretaris / Manajer Umum dan Kepesertaan. 4.
4. Cara Cara PemakaianPemakaian
Pemakaian stempel dinas, diatur sebagai berikut : Pemakaian stempel dinas, diatur sebagai berikut :
a. Diterakan pada sebelah kiri penandatanganan surat dinas a. Diterakan pada sebelah kiri penandatanganan surat dinas
(dikenakan sedikit pada tanda tangan). (dikenakan sedikit pada tanda tangan). b.
b. Yang diperkenankan Yang diperkenankan distempel, yaitu distempel, yaitu hanya pada hanya pada tanda tangantanda tangan pejabat
pejabat (Direktur Utama (Direktur Utama / / Direktur). Direktur). Bila Bila pada pada satu satu suratsurat terdapat 2 (dua) tanda tangan pejabat tersebut, maka stempel terdapat 2 (dua) tanda tangan pejabat tersebut, maka stempel diterakan diantaranya.
diterakan diantaranya.
5.
5. Lain-lain 5. Lain-lain
Untuk kepentingan dinas, pembuatan stempel dinas diatur dengan Untuk kepentingan dinas, pembuatan stempel dinas diatur dengan Surat Keputusan tersendiri.
Surat Keputusan tersendiri.
I V .
I V . W E W E N A NW E W E NA N G G P E NA ND A T A NG A N A N P E NA ND A T A NG A N A N S U R A TS U R A T
4.1
4.1 Surat Surat Dinas Dinas RutinRutin
Surat ini ditandatangani oleh Direktur Utama dengan diparaf terlebih Surat ini ditandatangani oleh Direktur Utama dengan diparaf terlebih dahulu oleh Direktur terkait pada kiri / kanan tanda tangan Direktur dahulu oleh Direktur terkait pada kiri / kanan tanda tangan Direktur Utama.
Utama. Apabila Apabila Direktur Direktur Utama Utama berhalangan, berhalangan, ditandatangani ditandatangani oleholeh Direktur terkait, sebagai atas nama (a.n.).
Direktur terkait, sebagai atas nama (a.n.).
4.2
4.2 Surat Surat KeputusanKeputusan
Surat Keputusan (baik yang menyangkut kepegawaian maupun yang Surat Keputusan (baik yang menyangkut kepegawaian maupun yang tidak menyangkut kepegawaian) ditandatangani oleh Direktur Utama, tidak menyangkut kepegawaian) ditandatangani oleh Direktur Utama, setelah terlebih dahulu diparaf oleh para Direktur sebagai berikut : setelah terlebih dahulu diparaf oleh para Direktur sebagai berikut : 1.
1. Untuk Untuk hal hal yang yang menyangkut menyangkut Investasi Investasi keuangan, keuangan, diparaf diparaf oleholeh segenap Direktur.
segenap Direktur. 2.
2. Untuk hal Untuk hal yang menyangkut yang menyangkut kepegawaian, diparaf kepegawaian, diparaf oleh Dioleh Direkturrektur Umum dan Kepesertaan.
Umum dan Kepesertaan. 3.
3. Untuk hal lainnya, Untuk hal lainnya, diparaf oleh diparaf oleh Direktur yang sesuai Direktur yang sesuai dengan materidengan materi Surat Keputusan tersebut.
Surat Keputusan tersebut.
4.3
4.3 Surat Surat Perintah Perintah Perjalanan Perjalanan DinasDinas
Surat ini ditandatangani oleh Direktur Utama atau Direktur lainnya Surat ini ditandatangani oleh Direktur Utama atau Direktur lainnya (Direktur Umum dan Kepesertaan / Direktur Keuangan), apabila (Direktur Umum dan Kepesertaan / Direktur Keuangan), apabila Direktur Utama
Direktur Utama sedang tidak sedang tidak ada di ada di kantor. kantor. Khusus Surat Khusus Surat PerintahPerintah Perjalananan Dinas untuk Direktur Utama, suratnya ditandatangani Perjalananan Dinas untuk Direktur Utama, suratnya ditandatangani oleh Direktur Umum dan Kepesertaan atau Direktur Keuangan.
oleh Direktur Umum dan Kepesertaan atau Direktur Keuangan.
4.4 Surat ... 4.4 Surat ...
4.4
4.4 Surat Surat PerjanjianPerjanjian
Surat ini ditandatangani oleh Direktur Utama, yang terlebih dahulu Surat ini ditandatangani oleh Direktur Utama, yang terlebih dahulu diparaf oleh Direktur lainnya yang terkait. Khusus mengenai perjanjian diparaf oleh Direktur lainnya yang terkait. Khusus mengenai perjanjian yang menyangkut pengelolaan dana investasi, diparaf oleh semua yang menyangkut pengelolaan dana investasi, diparaf oleh semua Direktur.
Direktur.
4.5
4.5 Pemakaian Pemakaian Atas Atas Nama Nama dan dan Untuk Untuk PerhatianPerhatian
Penandatanganan surat-surat keluar (pada 4.1, 4.2, 4.3 dan 4.4), Penandatanganan surat-surat keluar (pada 4.1, 4.2, 4.3 dan 4.4), pada dasarnya dilakukan oleh Direktur Utama.
pada dasarnya dilakukan oleh Direktur Utama.
Apabila Direktur Utama berhalangan, penandatanganan surat bisa Apabila Direktur Utama berhalangan, penandatanganan surat bisa dilakukan oleh Direktur terkait dengan bidangnya, dengan dilakukan oleh Direktur terkait dengan bidangnya, dengan menggunakan ATAS
menggunakan ATAS NAMA. NAMA. Misalnya : Misalnya : a.n. Direktur a.n. Direktur Utama, DirekturUtama, Direktur Terkait.
Terkait. Misalnya Misalnya :: a.n. Direktur Utama a.n. Direktur Utama Direktur Keuangan, Direktur Keuangan,
Dengan tujuan agar surat yang diberikan mendapat tanggapan dari Dengan tujuan agar surat yang diberikan mendapat tanggapan dari pejabat yang langsung akan menangani masalahnya, maka digunakan pejabat yang langsung akan menangani masalahnya, maka digunakan kata u.p.
kata u.p. (untuk perhatian) pada (untuk perhatian) pada alamat yang alamat yang dituju. dituju. Misalnya :Misalnya : Kepada
Kepada
Yth. Direktur Utama Yth. Direktur Utama PERUM PERHUTANI PERUM PERHUTANI u.p. Asdir. SDM u.p. Asdir. SDM di di JAKARTA JAKARTA V. PENGELOLAAN ... V. PENGELOLAAN ...
V .
V . P E NG E L O L A A N P E NG E L O L A A N S U R A T S U R A T - - M E NY U RM E NY U R A TA T
5.1
5.1 Pengurusan Pengurusan Surat Surat Masuk Masuk 1.
1. Surat-surat Surat-surat yang yang masuk masuk dari dari luar luar diterima diterima oleh oleh Resepsionis,Resepsionis, diperiksa dan
diperiksa dan diteliti kebenaran diteliti kebenaran alamat tujuannya. alamat tujuannya. Surat yangSurat yang salah alamatnya dikembalikan kepada pengirimnya.
salah alamatnya dikembalikan kepada pengirimnya. 2.
2. Surat Surat yang yang ditujukan ditujukan kepada kepada Dana Dana Pensiun Pensiun PerhutaniPerhutani diteruskan kepada Sekretaris.
diteruskan kepada Sekretaris. 3.
3. Proses Proses selanjutnya, selanjutnya, yaitu yaitu sebagai sebagai berikut berikut :: a.
a. Amplop Amplop surat surat dibuka, dibuka, lalu lalu diregistrasi diregistrasi pada pada agenda agenda suratsurat masuk yang menggunakan blanko lampiran 1.
masuk yang menggunakan blanko lampiran 1. b.
b. Dikopi 1 Dikopi 1 (satu) kali, (satu) kali, lalu disimpan lalu disimpan sebagai arsip sebagai arsip Sekretaris.Sekretaris. c.
c. Surat asli Surat asli dilampiri Lembar dilampiri Lembar Disposisi dan Disposisi dan dikirimkan kepadadikirimkan kepada Direktur Utama.
Direktur Utama. d.
d. Oleh Direktur Oleh Direktur Utama didisposisikan ke Utama didisposisikan ke bagian lain denganbagian lain dengan disertai arahan lebih lanjut.
disertai arahan lebih lanjut.
e. Lembar Disposisi dikopi oleh Sekretaris lalu disatukan e. Lembar Disposisi dikopi oleh Sekretaris lalu disatukan
dengan fotokopi surat file sekretaris. dengan fotokopi surat file sekretaris. f.
f. Sekretaris mendistribusikan surat / kopi surat sSekretaris mendistribusikan surat / kopi surat sesuaiesuai dengan bagian yang dituju.
dengan bagian yang dituju. g.
g. Bila yang diberi disposisi lebih Bila yang diberi disposisi lebih dari satu, maka surat dari satu, maka surat asliasli diberikan kepada bagian yang mempunyai tanda ((, diberikan kepada bagian yang mempunyai tanda ((, fotokopi surat diberikan kepada bagian lainnya yang diberi fotokopi surat diberikan kepada bagian lainnya yang diberi disposisi.
disposisi. h.
h. Surat diproses Surat diproses oleh masing-masing oleh masing-masing penerima disposisi penerima disposisi dandan setelah selesai diproses, surat disimpan pada Sekretaris, setelah selesai diproses, surat disimpan pada Sekretaris, setelah surat tersebut diberi tanda KODE, MASALAH dan setelah surat tersebut diberi tanda KODE, MASALAH dan RETENSI ARSIP pada pojok kanan atas setiap surat.
RETENSI ARSIP pada pojok kanan atas setiap surat. i.
i. Kemudian Kemudian surat diagenda surat diagenda dengan menggunakan dengan menggunakan blankoblanko lampiran 2.
lampiran 2.
5.2 Pengurusan ... 5.2 Pengurusan ...
5.2
5.2 Pengurusan Pengurusan Surat Surat KeluarKeluar 1.
1. Konsep Konsep surat surat dibuat dibuat dan dan diparaf diparaf oleh oleh pejabat pejabat yang yang berwenangberwenang sebagai tanda bahwa surat tersebut telah diteliti sebagai tanda bahwa surat tersebut telah diteliti kebenarannya, kemudian dimintakan tanda tangan kepada kebenarannya, kemudian dimintakan tanda tangan kepada yang berwenang (Direktur Utama / Direktur) oleh Sekretaris. yang berwenang (Direktur Utama / Direktur) oleh Sekretaris. 2.
2. Setelah Setelah ditandatangani ditandatangani Direktur Direktur Utama Utama / / Direktur, Direktur, lalu lalu diberidiberi nomor surat dan tanggal.
nomor surat dan tanggal.
Cara pemberian nomor surat, yaitu sebagai berikut : Cara pemberian nomor surat, yaitu sebagai berikut : Nomor : 02/Dirut-I/DPPHT/2007
Nomor : 02/Dirut-I/DPPHT/2007 Keterangan :
Keterangan :
02 02 : : nomor nomor urut urut surat surat dalam dalam 1 1 tahun tahun berjalan,berjalan, dalam 2 digit, kecuali lebih dari 99.
dalam 2 digit, kecuali lebih dari 99.
Dirut-I Dirut-I : : surat surat ditandatangani ditandatangani oleh oleh Direktur Direktur UtamaUtama perihal I (dari Bidang Umum dan perihal I (dari Bidang Umum dan Kepesertaan), sedangkan II dari Bidang Kepesertaan), sedangkan II dari Bidang Pengembangan dan III dan Bidang Keuangan. Pengembangan dan III dan Bidang Keuangan.
DPPHT DPPHT : : Dana Dana Pensiun Pensiun PerhutaniPerhutani
2007 2007 : : Tahun Tahun suratsurat 3.
3. Surat Surat dibuat dibuat pada pada kop kop surat surat Dana Dana Pensiun Pensiun Perhutani Perhutani dengandengan dibubuhi stempel Dana Pensiun Perhutani.
dibubuhi stempel Dana Pensiun Perhutani. 4.
4. Surat Surat asli asli dikirimkan dikirimkan ke ke alamat alamat yang yang dituju, dituju, sedangkansedangkan fotokopinya 1 (satu) buah disimpan sebagai arsip surat keluar fotokopinya 1 (satu) buah disimpan sebagai arsip surat keluar yang disimpan pada Sekretaris, setelah surat tersebut diberi yang disimpan pada Sekretaris, setelah surat tersebut diberi tanda KODE, MASALAH dan RETENSI ARSIP pada pojok kanan tanda KODE, MASALAH dan RETENSI ARSIP pada pojok kanan atas surat.
atas surat. 5.
5. Kemudian Kemudian surat surat diagenda diagenda dengan dengan menggunakan menggunakan blankoblanko lampiran 3.
lampiran 3.
VI. PENUTUP ... VI. PENUTUP ...
VI. PENUTUP VI. PENUTUP
Dalam pelaksanaan perihal surat-menyurat, semua jajaran Dana Pensiun Dalam pelaksanaan perihal surat-menyurat, semua jajaran Dana Pensiun Perhutani agar mengacu pada ketentuan pedoman ini.
Perhutani agar mengacu pada ketentuan pedoman ini.
Hal-hal yang belum cukup diatur dalam pedoman ini dapat dijabarkan lebih Hal-hal yang belum cukup diatur dalam pedoman ini dapat dijabarkan lebih lanjut pada petunjuk kerja selanjutnya.
lanjut pada petunjuk kerja selanjutnya.
Terhitung sejak ditetapkannya pedoman ini, maka seluruh peraturan dan Terhitung sejak ditetapkannya pedoman ini, maka seluruh peraturan dan ketentuan yang bertentangan dengan Pedoman ini dinyatakan tidak berlaku. ketentuan yang bertentangan dengan Pedoman ini dinyatakan tidak berlaku.
