BAB I
SISTEM
Supaya dapat memahami atau dapat mendefinisikan sebuah sistem terdapat dua pendekatan yang dapat digunakan untuk menerangkannya,yaitu dengan pendekatan:
a. Prosedur
Yaitu "suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berupa urutan kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu".
Prosedur adalah "rangkaian operasi klerikal (tulis menulis), yang melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen yang digunakan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi yang terjadi serta untuk menyelesaikan suatu kegiatan tertentu".
Kegiatan digunakan untuk menjelaskan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaiman (how) mengerjakannya.
b. Komponen/elemen
Yaitu "kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu".
Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa sub-sub sistem, dan sub-sub sistem tersebut dapat pula terdiri dari beberapa sub-sub sistem yang lebih kecil.
Contoh :
Sistem Akuntansi terdiri dari sub sistem akuntansi penjualan, sub sistem akuntansi pembelian, sub sistem akuntansi penggajian dan sub sistem akuntansi biaya, dengan dokumen-dokumen dasar sebagai komponennya, seperti buku jurnal, buku besar, buku pembantu, neraca saldo, laporan rugi/laba, dan laporan perubahan modal.
Defenisi system yang lain :
-
LUDWIG VON BARTALANFYSistem merupakan seperangkat unsur yang saling terkait dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan
-
ANATOL RAPOROTSistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan seperangkat hubungan satu sama lain
-
L ACKOFSistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantungan satu sama lain
Sehingga dapat disimpulkan bahwa sistem adalah
Kumpulan elemen-elemen / komponen-komponen yang terdiri satu atau lebih sub data yang saling berhubungan dan berintegrasi satu dengan yang lainnya untuk mencapai suatu tujuan.
Contoh : sistem penjualan, sistem persediaan dan lain-lain
Ciri-Ciri dari sistem adalah
-
Komponen/Elemen/Bagian/Sub Sistem (Component)-
Penghubung (Interface)-
Lingkungan (Environment)-
Batasan (Boundary)-
Masukan (Input)-
Pengolahan (Process)-
Keluaran (Output)-
Sasaran (Objective) dan Tujuan (Goal)Klasifikasi sistem
-
Sistem Abstrak-
Sistem Fisik-
Sistem Tertutup-
Sistem Terbuka-
Sistem Alamiah-
Sistem Buatan Manusia-
Sistem Terbuka-
Sistem TertutupJenis Sistem
Transacsion processing sistems
Sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam jumlah besar untuk kegiatan transaksi bisnis rutin
Pada Level ini terbagi atas 2 bagian : ¾ Office Automation Sistem
Mendukung pekerja data yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau memanipulasinya dengan cara-cara tertentu sebelum membagikannya atau menyebarkannya secara keseluruhan dengan organisasi dan bahkan diluaar organisasi.
¾ Knowledge Work Sistem
Mendukung para pekerja professional seperti ilmuwan, insinyur dll dengan menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkonstribusikannya ke organisasi / masyarakat.
Pada level ini terbagi 3 bagian ¾ Sistem Informasi Manajeman
Sistem Informasi Manajemen adalah sistem terkomputerisasi yang bekerja karena adanya interaksi antara manusia dan computer. Sistem Informasi Manajemen adalah sistem informasi terkomputerisasi yang berfungsi mendukung jangkauan yang lebih luas fungsi-fungsi bisnisnya disbanding TPS. Output dari SIM adalah memberikan suatu laporan kepaada pemberi keputusan. SIM juga dapat membantu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi meski tidak berupa struktur tunggal.
¾ Decision support Sistems.
DSS adalah sistem informasi yang outputnya disesuaikan dengan kebutuhan pengguna dan membaantu para pembuat keputusan dalam membuat keputusan-keputusan semi terstruktur
¾ Sistem Ahli
Menangkap keahlian pembuat keputusan untuk digunakan dalam menyelesaikan masalah-masalah
Pada level ini terbagi 3 bagian
¾ Group Decision Support Sistems dan Computer Supported Collaborative Work Sistems
Bersama-sama membawa anggota kelompok dalam cara elektronik tertentu untuk membantu kelompok dalam menyelesaikan suatu masalah
¾ Executive Support Sistems
Membantu pihak eksekutif mengatur interaksi mereka dengan lingkungan eksternal dengan jalan menyediakan dukungan grafik dan komunikasi di lokasi-lakasi yang bisa diakses
Syarat-syarat dari sistem
a. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan suatu masalah b. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan c. Adanya unsur diantara elemen sistem
d. Unsur dasar dari proses (arus, energi dan material) lebih penting dari pada elemen sistem
e. Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen
Model Umum Sistem 1. Sistem sederhana
INPUT PROCESS OUTPUT
2. Sistem dengan banyak masukan dan pengeluaran
PROCESS INPUT INPUT INPUT OUTPUT OUTPUT OUTPUT Pelaku Sistem
-
Pemakai-
Manajemen-
Pemeriksa-
Penganalisa Sistem-
Pendesain Sistem-
Programmer-
Personal PengoperasianAnalisis dan Desain Sistem
Analisis sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah landasan konseptual. Terdapat banyak pendekatan untuk analisis sistem dan pada dasarnya semunya mempunyai tujuan yang sama, yaitu memahami sistem yang rumit kemudian melakukan modifikasi dengan beberapa cara.
Hasil modifikasi dapat berupa subsistem baru, komponen baruatau serangkaian transformasi baru dan lain-lain. Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai fungsi di dalam sistem agar lebih efisien, untuk mengubah sasaran sistem, untuk mengganti output, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat input yang lain atau untuk melakukan beberapa perbaikan serupa.
Tahapan dalam menganalisis sistem :
1. Definisikan masalahnya.
Bagian sistem yang mana yang tidak memuaskan ?. Apakah input telah mengalami perubahan bentuk, harga atau ketersediannya ?. Apakah output kurang memuaskan ?. Apa tujuan usaha analisis sistem ?.
2. Pahami sistem tersebut dan buat definisinya.
Karena sistem mempunyai hirarki (terdapat subsistem di dalam sistem yang lebih besar) dan saling berhubungan dengan lingkungannya, maka akan sulit untuk dapat merumuskan secara tepat apa saja komponen sistem yang sedang dipelajari. Tindakan ini selanjutnya dapat diperinci lebih lanjut dengan mengajukan beberapa pertanyaan berikut untuk mendapatkan pemahaman tentang sistem.
a. Apa yang menjadi variabel-variabel (komponen sistem) ?
b. Bagaimana tiap variabel tersebut saling berhubungan dan juga dengan lingkungan?
c. Apa yang menjadi batasan sistem, yaitu dimana sistem akan berakhir serta apa rumusan pengembangannya ?
3. Alternatif apa saja yang tersedia untuk mencapai tujuan dengan memperhatikan modifikasi sistem tersebut ?. Pilihan apa saja yang tersedia untuk memperbaiki sistem, berapa biayanya serta apakah hal tersebut dapat diterapkan ?.
4. Pilih salah satu alternatif yang telah dirumuskan pada tahap sebelumnya. 5. Terapkan alternatif tersebut.
6. Jika memungkinkan harus mencoba mengevaluasikan dampak dari perubahan yang telah dilakukan terhadap sistem.
Berikut ini adalah beberapa dasar bagi teori sistem oleh para ahli :
Tabel 1 : Teori Sistem Umum dan Disain Sistem Informasi
No Teori Sistem Umum Kepentingan bagi disain Sistem Informasi Komponen-komponen dari
suatu sistem berinteraksi
Gambarkan komponen-komponen dan hubungan antara mereka selama proses analisis
Sebuah sistem adalah suatu keseluruhansistem
Yakinkan untuk merumuskan keseluruhan sistem sebelum menguji sub sistem
Sistem adalah pengejar tujuan (goal seeking)
Apa tujuan sebuah sistem informasi ?
Sistem mempunyai masukan dan keluaran
Tugas utama disain adalah untuk menentukan masukan dan keluaran
Sistem mengubah masukan untuk menghasilkan keluaran
pengolahan untuk membuat keluaran dari masukan
Sistem menunjukkan adanya entropi
Pengolahan informasi adalah hal krisis bagi keberhasilan sebuah organisasi
Sistem harus di kendalikan Sistem informasi membantu mengendalikan organisasi; sistem informasi harus mempunyai umpan balik bagi unjuk kerja mereka serta harus dikendalikan
Sistem membentuk hirarki Disain sistem informasi merupakan tugas yang berhirarki; sistem terdiri dari hirarki subsistem Sistem memperlihatkan adanya
diferensiasi
Sistem informasi mempunyai banyak bagian-bagian khusus
Sistem memperlihatkan adanya equifinality
Ada banyak cara untuk mendisain sebuah sistem untuk mencapai sasaran yang di kehendaki
BAB II
DATA & INFORMASI
Defenisi Data
-
Data adalah bentuk jamak dari datum, meskipun demikian data mewakili keduanya baik bentuk tunggal maupun bentuk jamak.-
Data adalah hasil pengamatan atau fakta bentuk yang masih mentah, yang secara khas menggambarkan gejala psihik atau transaksi bisnis-
Data harus dipandang sebagai sumber daya bahan baku yang kemudian diproses ke dalam suatu bentuk produk berupa informasiDefenisi Informasi
o Gordon B Davis (Manajemen Information Sistem)
Data yang sudah diproses menjadi bentuk yang lebih berguna bagi pemakai dan mempunyai nilai pikir yang nyata bagi pembuat keputusan pada saat sedang berjalan atau untuk prospek di masa depan
o Mc Fadden (1999)
Data yang telah diproses sedemikaian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut
o Tata Sutabri (2003)
Data yang telah diklarifikasi atau diolah atau diinterprestasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan
Siklus informasi
Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam menghasilkan informasi. Pertama-tama data dimasukkan ke dalam model yang umumnya memiliki urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu.
Dari keputusan atau tindakan tersebut akan menghasilkan atau diperoleh kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data yang nantinya akan dimasukkan ke dalam model (proses), begitu seterusnya. Dengan demikian akan membentuk suatu siklus informasi (information cycle) atau siklus pengolahan data (data processing cycles), seperti gambar berikut : INPUT DASAR DATA DATA HASIL TINDAAKAN KEPUTUSAN TINDAKAN OUTPUT PENERIMA PROSES
Gambar 2.1 : Siklus Informasi
Kualitas & Nilai dari suatu informasi
-
Relevan-
Akurat•
Completeness•
Correctness•
Security-
Ketepatan waktu-
Ekonomis-
Efisiensi-
Reliability Nilai informasi • Manfaat (Use) • Biaya (Cost)Atribut dari informasi yang berkualitas
-
Defenisi waktu• Ketepatan waktu => informasi disediakan bila diperlukan • Kondisi keberadaan => informasi yang dihasilkan harus terbaru
• Frekwensi => informasi harus disajikan setiap kali informasi tersebut dibutuhkan
• Periode waktu => dapat disajikan pada masa lampau , masa kini dan masa yang akan datang
-
Defenisi Bentuk• Ketelitian => informasi yang dihasilkan harus bebas dari kesalahan
• Keterkaitan => informasi harus dihubungkan dengan kebutuhan daari penerim informasi yang spesifik dalam suatu situasi yang spesifik pula.
• Kelengkapan =>harus bisa disajikan setiap informasi yang diperlukan • Kepadatan => hanya menyediakan informasi yang diperlukan saja
• Lingkup informasi => ruang lingkp luas atau sempit,focus kepada informasi internal/ eksternal
• Kinerja/performance = > informasi dapat mengungkapkan kinarja dengan mengukur penyelesaian aktivitas, kemajuan yang tercapai dan sumber daya yang terkumpul
-
Defenisi isi• Kejelasan => informasi yang disajikan harus dalam bentuk format yang mudah untuk dipahami
• Detail => informasi dapat disajikan dalam bentuk detail atau dalam format ringkas
• Order => informasi dapat diatur dalam suatu urutan tertentu
• Presentasi => informai dapat ditampilkan dalam bentuk naratif, grafik , gambar dll
• Media => informasi yang disajikan dapat dalam bentuk catatan dokumen, kertas yang tercetak, tayangan video dll
Informasi dan Tingkat Manajemen
Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkan berdasar penggunanya, yaitu :
a. Informasi Strategis
Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal (tindakan pesaing, langganan), rencana perluasan perusahaan dan sebagainya.
b. Informasi Taktis
Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah, mencakup informasi trend penjualan yang dapat dipakai untuk menyusun rencana-rencana penjualan.
c. Informasi Teknis
Digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi persedian stock, retur penjualan dan laporan kas harian.
Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya.
BAB III
KONSEP SISTEM INFORMASI
Defenisi Sistem Informasi
¾ Kombinasi antara produser kerja, informasi, orang dan teknologi informaasi yang diorganisasikan untuk mencapai suatu tujuan dalam suatu organisasi (Alter, 1992) ¾ Kumpulan perangkat lunak dan perangkat keras yang dirancang untuk
mentransformasikan data untuk menjadi suatu informasi yang berguna (Bodnar dan hopwood, 1993)
¾ Suatu system buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan computer yang berbasis computer dan manual yang dibuat untuk mennghimpun, menyimpan dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran bagi si pemakai (Gelinas,Oram dan Wiggins 1990)
¾ Serangkaian prosedur formal dimana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada pemakai (Hall, 2001)
¾ Sebuah system informasi mengumpulkan, menyimpan dan memproses, mennganalisis dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik (Turban, McLean, Wetherbe, 1999)
¾ Sistem informasi kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumberydaya (manusia dan computer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (output), guna mencapai sasaran dari suatu perusahaan (Wilkinson, 1992)
Manfaat Sistem Informasi
a) Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
b) Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
c) Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
Pemakai Sistem Informasi
Sebagian besar sistem informasi berlandaskan komputer terdapat di dalam suatu organisasi dalam berbagai jenis. Anggota organisasi adalah pemakai informasi yang dihasilkan sistem tersebut termasuk manajer yang bertanggung atas pengalokasian sumber daya untuk pengembangan dan pengoperasian perusahaan
Komponen Sistem Informasi
1. Sumber daya perangkat lunak 2. Sumber daya perangkat keras
a. Machines b. Media 3. Sumber daya data
a. Data b. Knowledge 4. Sumber daya manusia
a. End User b. IS Spesialist
5. Sumber daya jaringan komunikasi
Sejarah dan Peranan Sistem Informasi
o
Pengolahan data : 1950s – 1960sSistem pengolah data secara elektronik. memproses transaksi, pencatatan, dan aplikasi akutansi tradisional
o
Pelaporan manajemen : 1960s – 1970sSistem Informasi manajemen. Menyampaikan kepada manajemen informasi dalam bentuk format tertentu untuk dukungan pengambilan keputusan oleh manajer
o
Dukungan keputusan : 1970s - 1980sSistem Pendukung Keputusan. Dukungan Secara interaktif dalam proses pengambilan keputusan managerial
o
Dukungan strategis dan pemakai : 1980s – 1990s-
Sistem hitungan bagi pemakai. Memberi dukungan hitung menghitung untuk meningkatkan produktifitas pemakai dan kerjasama antar kelompok kerja-
Sistem informasi eksekutif. Memberikan informasi yang kritis kepada manajemen puncak-
Sistem Pakar . Memberikan informasi atau nasihat bagi pemakai sistem yang berbasis knowledge dari para pakar-
Sistem informasi strategis. Produk dan jasa yang strategis untuk keunggulan bersaingo
Perdagangan dan bisnis elektronik : 1990s – 2000sSistem jaringan e-bussiness dan e-commerce. Sistem jaringan e-bussiness dan e-commerce yang mendunia dengan menggunakan internet, ekstranet, intranet dan sistem jaringan lainnya.
Kemampuan Sistem Informasi
-
Komputasi numeric, volume besaar dan cepat-
Komunikasi cepat, akurat dan murah-
Menyimpan infoormasi dalam jumlah yang besar dalam ruang yang kecil namun dapat diakses-
Pengaksesan informasi yang sangat banyak didunia dengan cepat dan mudah-
Meningkatkan efektifitas dan efesiensi-
Menyajikan informasi yang jelas-
Mengotomasikan proses-proses bisnis-
Mempercepat mengetikan dan penyuntingan-
Pembiayaan yang lebih murahPeranan Sistem Informasi
Dalam bisnis sistem informasi melaksanakan tiga peranan 1. Mendukung operasi bisnis
2. Mendukung pengambilan keputusan manajerial 3. Mendukung keunggulan strategis
Klasifikasi Sistem Informasi
-
Level Organisasi-
Area Fungsional-
Dukungan yang diberikan-
Aktivitas Manajemen-
Arsitektur Sistem InformasiKlasifikasi Sistem Informasi berdasarkan Level Organisasi
-
Sistem Informasi Antar Departemen-
Sistem Informasi Antar Organisasi-
Sistem Informasi Antar PerusahaanKlasifikasi Sistem Informasi berdasarkan Area Fungsional
-
Sistem Informasi Akutansi-
Sistem Informasi Keuangan-
Sistem Informasi Manufaktur-
Sistem Informasi SDM-
Sistem Informasi PemasaranKlasifikasi Sistem Informasi berdasarkan Dukungan yang diberikan
-
Sistem Pemrosesan Transaksi-
Sistem Informasi Manajemen-
Sistem Informasi Perkantoran-
Sistem Pendukung Keputusan-
Sistem Informasi Eksekutif-
Sistem Kecerdasan BuatanKlasifikasi Sistem Informasi berdasarkan Aktivitas Manajemen
-
Sistem Informasi Pengetahuan-
Sistem Informasi Manajerial-
Sistem Informasi Operasional-
Sistem Informasi StrategisKlasifikasi Sistem Informasi berdasarkan Arsitektur Sistem Informasi
-
Sistem Berbasis Mainframe-
Sistem Komputer Pribadi-
Sistem Tersebar atau Komputasi JaringanContoh Sistem Informasi
-
E Commerce-
E Government-
E Bussiness-
E Learning-
Sistem Informasi Akademis-
Sistem Penjualan Kendaraan baik kredit maupun kontanBAB IV
ANALIS SISTEM & PROGRAMMER
Analisis Sistem
Yaitu penguraian dari sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mendefenisikan, mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan
Merupakan tahap kritis yang sangat penting, karena kesalahan ditahap ini akan mengakibatkan kesalahan pada tahap selanjutnya
Sistem analis
Yaitu orang yang menganalisis sistem dengan mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai serta mengidentifikasikan pemecahan yang beralasan (lebih memahami aspek-aspek bisnis dan teknologi komputer).
Programmer
Yaitu orang yang menulis kode program untuk suatu aplikasi tertentu berdasarkan rancangan yang dibuat oleh system analis(lebih memahami teknologi komputer)
Analis Sistem disebut juga: ♣ Systems Designer ♣ Systems Engineer ♣ Software Engineer
♣ System Analyst Programmer ♣ Information System Engineer ♣ Systems Consultant ♣ Operation Analyst ♣ Information Analyst ♣ Data Analyst ♣ Business Analyst
♦Ketrampilan yang diperlukan Analis Sistem: 1. Analytical Skills
∗ Systems thinking
∗ Organizational knowledge ∗ Problem identification
∗ Problem analyzing and solving 2. Technical Skills
∗ PC, Mini computer, mainframe ∗ Programming language
∗ Operating systems (single machine, network) ∗ Database and file management systems
∗ Data communication standard and software for LAN and WAN ∗ Systems development tools and environment
∗ DSS generator ∗ Data analysis tool ∗ Methods and techniques 3. Management Skills
∗ Resource Management (manajemen sumber daya) ∗ Project Management (manajemen proyek)
∗ Risk Management (manajemen resiko)
∗ Change Management (manajemen perubahan) 4. Interpersonal Skills
∗ Communication skills
⇒ Interviewing, listening, questionmaires ⇒ Written and oral presentation
∗ Working alone and with a team ∗ Fasilitating group
∗ Managing Expectations Tugas dan Tanggung Jawab
Sistem analis
a. Tanggungjawab analis sistem tidak hanya pada pembuatan program komputer saja, tetapi pada sistem secara keseluruhan.
b. Pengetahuan analis sistem harus luas, tidak hanya pada teknologi komputer, tetapi juga pada bidang aplikasi yang ditanganinya.
c. Pekerjaan analis sistem dalam pembuatan program terbatas pada pemecahan masalah secara garis besar.
d. Pekerjaan analis sistem melibatkan hubungan banyak orang, tidak terbatas pada sesama analis sistem,programer tetapi juga pemakai sistem dan manajer.
Tanggung jawab Analis Sistem lainnya: 1. Mengevaluasi kelayakan proyek
2. Menganalisis sistem yang berjalan mengenai masalah dan kemungkinan pengembangan
3. Mendefinisikan kebutuhan untuk pengembangan atau penggantian sistem berjalan 4. Mengevaluasi kelayakan solusi alternatif
5. Memilih produk perangkat keras dan piranti lunak 6. Merancang sistem: interface, aliran data, dan prosedur 7. Menyelia implementasi sistem
Programmer
a. Tanggungjawab pemrogram terbatas pada pembuatan program komputer.
b. Pengetahuan programer cukup terbatas pada teknologi komputer, sistem komputer, utilitas dan bahasa-bahasa program yang diperlukan.
c. Pekerjaan programer sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan instruksi-instruksi program.
d. Pekerjaan programer tidak menyangkut hubungan dengan banyak orang, terbatas pada sesama pemrogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancang bangun (spesifikasi) program.
Langkah-langkah dasar analisa sistem
1. Identify yaitu mendefenisikan masalah ¾ Mendefenisikan penyebab masalah ¾ Mendefenisikan titik keputusan
¾ Mendefenisikan personil-personil kunci
2. Understand yaitu memahami kinerja dari sistem yang ada ¾ Menentukan jenis penelitian
¾ Merencanakan penjadwalan penelitian ¾ Mengatur jadwal jadwal wawancara ¾ Mengatur jadwal observarsi
¾ Mennngatur jadwal penngambilan sampel ¾ Membuat penugasan penelitian
¾ Membuat agenda wawancara ¾ Mengumpulkanhasil penelitian 3. Analize yaitu menganalisa sistem
• Menganallisa kelemahan sistem • Menganalisa kebutuhan pemakai 4. Report yaitu membuat laporan
• Melaporkan bahwa anallisis telah selesai dilakukan
• Meluruskan kesalah pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen • Meminta pendapat dan saran dari ihak manajemen
• Meminta persetujuan dari pihak manajemen untuk melakukan tindak selanjutnya
Team Pengembang Sistem
Dalam proyek pengembangan sistem yang kecil dan sederhana, kemungkinan hanya ada seorang analis sistem yang merangkap sebagai pemrogram (analis/pemrogram) atau seorang programer yang merangkap sebagai analis sistem (pemrogram/analis). Akan tetapi untuk proyek pengembangan sistem yang besar atau komplek, pekerjaan ini biasanya dilakukan oleh sejumlah orang dalam bentuk tim.
Anggota dari tim pengembangan sistem ini tergantung dari besar kecilnya ruang lingkup proyek yang akan ditangani. Tim ini secara umum dapat terdiri dari personil-personil sebagai berikut :
1. Manajer analis sitem (manage of systems analyst)
Manajer analis sistem disebut juga sebagai koordinator proyek dan mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut :
a. Sebagai ketua atau koordinator tim pengembangan sistem
b. Mengarahkan, mengontrol dan mengatur anggota tim pengembangan sistem lainnya.
c. Membuat jadual pelaksanaan proyek pengembangan sistem yang akan dilakukan.
d. Bertanggungjawab dalam mendefinisikan masalah, studi kelayakan, disain sistem dan penerapannya.
e. Memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan sistem.
f. Mewakili tim untuk berhubungan dengan pemakai sistem dalam hal perundingan-perundingan dan pemberian-pemberian nasehat kepada manajemen dan pemakai sistem.
g. Membuat laporan-laporan kemajuan proyek (progress report). h. Mengkaji ulang dan memeriksa kembali hasil kerja dari tim.
2. Ketua analis sistem (lead systems analyst)
Ketua analis sistem biasanya menjabat sebagai wakil dari manajer analis sistem. Tugasnya adalah membantu tugas dari manajer analis sistem dan mewakilinya bila manajer analis sistem berhalangan.
3. Analis sistem senior
Analis sistem senior (senior systems analyst) merupakan analis sistem yang sudah berpengalaman.
4. Analis sistem junior (junior systems analyst)
Analisis sistem junior merupakan analis sistem yang belum berpengalaman dan masih membutuhkan bimbingan-bimbingan dari analis sistem yang lebih senior. Analis sistem junior ini sering juga disebut dengan analis sistem yang masih dilatih (systems analyst trainee).
5. Programer aplikasi senior (senior applications programmer)
Programer apliakasi senior merupakan pemrogram komputer yang sudah berpengalaman dengan tugas merancang spesifikasi dari program aplikasi dan mengkoordinasi kerja dari pemrogram lainnya. Pemrogram aplikasi senior kadang-kadang juga disebut dengan pemrogram/analis.
6. Programmer aplikasi (application programmer)
Programer aplikasi merupakan programer komputer yang cukup berpengalaman dan dapat melakukan tugasnys tanpa harus dibimbing secara langsung lagi.
7. Programer aplikasi yunior (junior applications programmer)
Programer aplikasi yunior merupakan pemrogram komputer yang belum berpengalaman dan masih dibawah bimbingan langsung dari pemrogram yang lebih senior. Programer aplikasi yunior biasanya hanya dilibatkan pada pembuatan modul-modul program yang sederhana, seperti misalnya pembuatan bentuk-bentuk I/O. Pemrogram aplikasi yunior ini sering juga disebut dengan pemrogram aplikasi yang masih dilatih (applications programmer trainee).
Alat dan teknik pengembangan sistem
Terbagi atas : 1. Graphical tools a. HIPO
b. Data Flow Diagram (DFD) c. Structure Chart d. SADT e. Warnier/Orr f. Jakson's Diagram 2. Diagram Chart 2.1 Activity Chart a. Systems Flowchart
b. Program Flowchart (Program Logic Flowchart, Detailed Computer Program Flowchart)
c. Paperwork Flowchart / Form Flowchart d. Database Relationship Flowchart e. Process Flowchart
f. Gantt Chart 2.2 Layout Charting
2.3 Personal Relationship Charting a. Working Distribution Chart b. Organization Chart
3. Technique Public
3.1 Teknik Manajemen Proyek (Penjadualan Proyek) a. CPM (Critical Path Method)
b. PERT (Program Evalution and Review Technique)
3.2 Fact Finding Technique (Mengumpulkan data dan menemukan fakta) a. Interview, Observation, Questionaires, Sampling
3.3 Cost Effectiveness Analysis / Cost Benefit Analysis 3.4 Inspection and Walkthrough
3.5 Meeting
BAB V
PENDETEKSIAN MASALAH SISTEM
Semua sistem informasi akan mempunyai masalah, tanpa memperdulikan seberapa baiknya sistem tersebut didesain. Beberapa hal yang menyababkan sistem informasi mempunyai masalah, antara lain karena :
a. Waktu (overtime).
b. Lingkungan sistem yang berubah. c. Peru bahan prosedur operasional.
Perbaikan masalah sistem informasi disebut maintenance programming, yang meliputi tanggapan terhadap masalah sistem dan penambahan fungsi baru ke sistem. Maintenance programming mencakup 60 sampai 90 persen dari programming budget dan menunjukkan apakah sistem informasi yang memburuk perlu diganti atau dipertahankan dengan melakukan perbaikan kecil (minor).
Masalah sistem informasi berhungan dengan karakteristik informasi, yaitu : 1. Relevansi (relevancy).
2. Keakuratan (accuracy), yang memiliki faktor : kelengkapan (completeness), kebenaran (correctness), dan keamanan (security).
3. Ketepatan waktu (timeliness).
4. Ekonomi (economy), yang memiliki faktor : sumber daya (resources) dan biaya (cost). 5. Efisiensi (eficiency).
6. Dapat dipercaya (reliability). 7. Kegunaan (usability).
a) Relevansi (relevancy)
Hasil dari sistem informasi (SI) harus dapat digunakan untuk kegiatan managemen ditingkat operasional, taktis dan strategik. Jika tidak dapat digunakan, informasi tersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi.
Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain : 1. Banyak laporan yang isinya terlalu panjang
2. Laporan tidak digunakan oleh pihak yang menerimanya. 3. Permintaan informasi tidak tersedia dalam SI.
4. Sebagai laporan yang tersedia tetapi tidak diminta/dibutuhkan.
5. Bertumpuknya keluhan-keluhan pemakai ketika laporan tidak diproduksi 6. dan disebarluaskan.
b) Kelengkapan (completeness)
Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap. Apabila sebuah sistem informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapi hanya 80% dari kebutuhan informasi, maka sistem akan tidak efektif.
Berikut beberapa gejala ketidaklengkapan (incompleteness).
1. Sebagian data dikembalikan ke pemakai karena sumber dokumennya atau isian formulirnya tidak lengkap.
2. Pengawas data menunjukkan sebuah atau lebih isian field yang tidak diisi karena kesengajaan atau ketidaksengajaan.
3. Bagian pemasukan data menelepon ke pemakai untuk mengklarifikasikan data dari sumber-sumber dokumennya.
c) Kebenaran (correctness)
Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakuratan. Semua data dari field harus dimasukkan secara benar. Berikut gejala dari ketidakbenaran, antara lain :
1. Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibanding kualitasnya. 2. Permintaan untuk perubahan program mengalami kenaikan.
3. Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami kenaikan. 4. Jumlah kesalahan kritis mengalami kenaikan.
Sebagai contoh adalah kesalahan saldo hutang nasabah dapat mengurangi masukan kas, sehingga membuat nasabah mengalami ketidakpuasan.
d) Keamanan (security)
Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang membutuhkannya. Pengawasan keamanan adalah struktur pengecekan untuk memutuskan jika informasi yang sensitif ditujukan kepada pemakai yang tidak sah.
e) Ketepatan waktu (timeliness)
Beberapa gejala yang menunjukkan masalah ketepatan waktu : 1. Keluaran (throughput) sistem informasi mengalami penurunan.
Troughput adalah tingkat proses transaksi sampai akhir waktu yang bebas kesalahan. 2. Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan.
Sebuah tumpukan pemasukan data terjadi ketika data transaksi tidak langsung dimasukkan pada saat itu (ditunda/tertunda).
3. Keluhan tentang lambatnya sistem membuat laporan mengalami kenaikan.
4. Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program mengalami kenaikan. 5. Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi staff
pemeliharaan program dan staff operasinya.
f) Ekonomi (economy)
Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya waktu. Meskipun ada beberapa biaya yang mengalami penurunan, dan sebagian akan naik Banyak hal yang menunjukkan kenaikan biaya, seperti konsultan pemeliharaan hardware dan program, dan sebagainya. Banyak organisasi merekrut konsultan sebagai programmer atau analis selama proyek. Untuk jangka pendek secara drastis akan menaikkan biaya tenaga kerja, tetapi untuk jangka panjang mengurangi biaya karena mempertimbangkan keuntungan sistem informasi yang didapat.
g) Efisiensi (eficiency)
Efisiensi adalah berapa banyak produksi meningkat karena tambahan unit sumber daya dalam proses produksinya. Untuk contoh, sebuah perusahaan mengeluarkan $500.000 untuk sistem inventory. Penjualan mengalami kenaikan $100.000 sebagai hasil dari sistem baru tersebut.
Efisiensi dari sistem tersebut adalah : 100.000
--- = 20% 500.000
Disini beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisa, antara lain : 1. Keluaran / nilai uang (trougput/dollar).
2. Keluaran / waktu untuk memasukkan data (trougput/data entry hours worked). 3. Transaksi tanpa kesalahan/waktu (errorless transaction/hours).
4. Kesalahan yang dibetulkan/nilai uang (errors corrected/dollar).
5. Perubahan program/jumlah programmer (program changes/number of programmers). YUYUN YUSNIDA LASE, S.KOM STMIK BUDIDARMA
6. Biaya kertas/transaksi (paper costs/transaction).
h) Dapat dipercaya (reliability)
Sebuah indikator penting dari sistem informasi yang adalah dengan memperhatikan masalah reliabilitasnya. Beberapa gejala tentang masalah reliabilitas, antara lain :
1. Computer downtime, yaitu sistem informasi bekerja dengan baik ketika komputernya bagus, kemudian komputer mengalami penurunan.
2. Banyaknya karyawan mengalami pergantian (turnover), yaitu tingkat rata-rata karyawan bekerja dengan baik keluar, dan karyawan baru ditraining.
3. Waktu perbaikan kesalahan program, yaitu pemakai tidak dapat memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki sebuah kesalahan informasi, barangkali satu jam atau empat minggu.
4. Biaya, yaitu tingginya varian rata-rata biaya setiap bulannya.
5. Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak.
6. Rata-rata kesalahan, yaitu rata-rata kesalahan yang tidak dapat diprediksi, sehingga perlu menguranginya.
i) Kegunaan (usability)
Tidak ada hal yang lebih baik dari sebuah sistem yang dirancang sesuai dengan kriteria. Jika sistem sulit digunakan, berarti adalah masalah dalam sistem.
Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan (poor usability) sistem, antara lain : 1. Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula.
2. Tingginya rata-rata kesalahan yang terjadi. 3. Naiknya keluhan-keluhan pemakai.
4. Naiknya kemangkiran dari sebagian pemakai komputer.
Information systems backlog
Tumpukan pemasukan data adalah sebuah kondisi dimana transaksi yang datang tidak langsung dimasukkan (posted) ke record pada awal hari kerja berikutnya. Tujuan uatma dari sistem informasi bisnis adalah menyimpan sumber daya (to keep track of resources), sehingga kegagalan memperbarui (to update) sumber daya record adalah sebuah masalah sistem yang serius.
Sebagai analis, adalah penting untuk mengetahui apa yang menyebabkan terjadi tumpukan (backlogs) dan masalah-masalah yang sebabkan systems backlogs.
Terdapat 5 alasan mengapa sebuah tumpukan masalah sistem informasi dapat terjadi : 1. Volume transaksi mengalami kenaikan (transaction volume increase).
2. Penurunan kinerja (decreasing performance).
3. Pergantian karyawan yang tinggi (employee turnover). 4. System downtime.
5. Transaction variances.
Beberapa masalah backlogs menyebabkan beberapa kekacauan, antara lain : 1. Menumpuknya rekord-rekord (lack of record currency).
2. Kenaikan rata-rata kesalahan (increased error rates). 3. Kenaikan biaya (increased costs).
4. Kenaikan pergantian karyawan (increased employee turnover).
Deteksi sumber-sumber masalah sistem informasi : a. Keluhan pemakai (user complaints).
b. Perhatian top manajemen (top management concerns) c. Penunjuk jalan (scouting).
d. Pengawas pemakai (user surveys). e. Pengawas (audits).
f. Pengukur kinerja sistem (performance measurement systems).
Laporan awal masalah
Banyaknya catatan-catatan (logs) masalah-masalah laporan dapat digunakan oleh sistem analis untuk studi awal (preliminary study).
Studi ini memutuskan jika laporan atau deteksi masalah adalah cukup serius untuk menjamin perhatian lebih lanjut dan perhatian apa saja yang perlu untuk dilakukan.
Analis menyiapkan sebuah laporan awal masalah yang mencakup 4 elemen berikut: 1. Source, dari mana sumber masalah informasi berasal.
2. Nature, sebuah deskripsi singkat tentang sumber masalah.
3. Detailed analysis, pengembangan secara teknis dari masalah (problem nature). 4. Recommendation, sejauh mana solusi dari masalah akan dikembangkan.
Tipe recommendation, terdiri dari :
a. Masalahnya kecil dan kebutuhan pemeliharaan. b. Masalahnya membutuhkan kemampuan sistem.
c. Masalahnya serius sehingga perlu analisis detail. Rekomendasi ini dimulai dari system development life cycle. Detail analisis memutuskan apakah sistem saat ini perlu diganti dengan sistem informasi yang baru.
BAB VI
SIKLUS HIDUP SISTEM
General Systems Life Cycle (GSLC)
Merupakan fase-fase utama (general) yang terjadi pada semua sistem, baik sistem biologis, fisikal, sosial ataupun sistem lainnya. Adapun fase-fase tersebut terbagi dalam empat fase, yaitu :
a. Development (introduction) b. Growth
c. Maturity
d. Deterioration (decline)
Apabila digambarkan, GSLC akan terlihat seperti berikut : | | +---+\ | /: : \ | / : : \ | / : : \ | / : : \ | / : : \ | / : : | /---+/ : : | / I : II : III : IV |/ : : : +---
Development Growth Maturity Deterioration
Gambar 6.1 : General Systems Life Cycle (GSLC)
Information Systems Life Cycle (ISLC)
Merupakan fase-fase utama (general) yang terjadi pada sistem informasi. Adapun fase-fase tersebut terbagi dalam empat fase, yaitu :
a. Systems Development (Design) b. Systems Implementation
c. Systems Operation (Maintenance) d. Systems Obsolescence
Apabila digambarkan, ISLC akan terlihat seperti berikut : | | +---+\ | / : : \ | / : : \ | / : : \ | / : : \ | / : : \ | / : : | /---+/ : : | / I : II : III : IV |/ : : : +--- Systems Systems Systems Operation Systems Development Implementation (Maintenance) Obsalescence (Design)
Gambar 6.2 : Information Systems Life Cycle
Systems Development Life Cycle (SDLC)
SDLC berfungsi untuk menggambarkan tahapan-tahapan utama dan langkah-langkah dari setiap tahapan yang secara garis besar terbagi dalam tiga kegiatan utama, yaitu :
a. Analysis b. Design
c. Implementation
Setiap kegiatan dalam SDLC dapat dijelaskan melalui tujuan (purpose) dan hasil kegiatannya (deliverable).
Apabila kegiatan utama tersebut dijabarkan ke dalam langkah-langkah yang lebih rinci dapat digambarkan seperti berikut :
Gambar 6.3 : Stages of Problem Solving Systems Development Life Cycle (SDLC)
ANALYSIS
Dalam tahap analisis ini, digunakan oleh analis sistem untuk :
a) Membuat keputusan apabila sistem saat ini mempunyai masalah atau sudah tidak berfungsi secara baik dan hasil analisisnya digunakan sebagai dasar untuk memperbaiki sistem
b) Mengetahui ruang lingkup pekerjaannya yang akan ditanganinya. c) Memahami sistem yang sedang berjalan saat ini
d) Mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya
Kegiatan yang dilakukan dalam tahap analisis ini adalah :
1. Problem detection a. Tujuan
Mendeteksi sistem, apabila sistem saat ini semakin berkurang manfaatnya (memburuk).
b. Hasil
Laporan pendahuluan tentang permasalahan yang terjadi dalam sistem.
2. Initial investigation a. Tujuan
Memerikan sistem saat ini dengan penekanan pada daerah- daerah yang menimbulkan permasalahan.
b. Hasil
Penjelasan sistem saat ini.
3. Requirement analysis (determination of ideal systems) a. Tujuan
Mendapatkan konsensus dari komunitas pemakai dari sistem informasi yang ideal. Sebuah penggantian sistem akan menimbulkan jarak antara sistem saat ini dengan sistem yang ideal (yang mengacu ke komputerisasi).
b. Hasil
Penjelasan kebutuhan analisis terhadap sistem.
4. Generation of system alternatives a. Tujuan
Menggali (explore) perbedaan dari alternatif sistem dalam mengurangi jarak (gap) antara sistem saat ini dengan sistem idealnya.
b. Hasil
Dokumen-dokumen tentang alternatif sistem yang akan digunakan untuk memperbaiki sistem.
5. Selection of proper system a. Tujuan
Membandingkan alternatif-alernatif sistem dengan menggunakan metodologi
terstruktur, memilih alternatif sistem yang paling baik, dan menjualnya (sell) kepada management.
b. Hasil
Hasil-hasil dari studi sistem.
DESIGN
Dalam tahap perancangan (desgin) memiliki tujuan, yaitu untuk :
Mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang terbaik.
Kegiatan yang dilakukan dalam tahap perancangan ini adalah : 6. Output design
a. Tujuan
Memerikan bentuk-bentuk laporan sistem dan dokumennya. b. Hasil
Bentuk (forms) dari dokumentasi keluaran (output).
7. Input design a. Tujuan
Memerikan bentuk-bentuk masukan didokumen dan dilayar ke sistem informasi. b. Hasil
Bentuk (forms) dari dokumentasi masukan (input).
8. File design a. Tujuan
Memerikan bentuk-bentuk file-file yang dibutuhkan dalam sistem informasi. b. Hasil
Bentuk (forms) dari dokumentasi file.
IMPLEMENTATION
Dalam tahap implementasi memiliki beberapa tujuan, yaitu untuk :
a) Melakukan kegiatan spesifikasi rancangan logikal ke dalam kegiatan yang sebenarnya dari sistem informasi yang akan dibangunnya atau dikembangkannya.
b) Mengimplementasikan sistem yang baru.
c) Menjamin bahwa sistem yang baru dapat berjalan secara optimal.
Kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah :
9. Programming & Testing a. Tujuan
Mengkonversikan perancangan logikal ke dalam kegiatan operasi coding dengan menggunakan bahasa pemograman tertentu, dan mengetest semua program serta memastikan semua fungsi / modul program dapat berjalan secara benar.
b. Hasil
Coding program dan spesifikasi program.
10.Training a. Tujuan
Memimpin (conduct) pelatihan dalam menggunakan sistem, persiapan lokasi latihan dan tugas-tugas lain yang berhubungan denganp pelatihan (buku-buku panduan sistem).
b. Hasil
Rencana pelatihan sistem, modul-modul katihan dan sebagainya.
11. System changeover a. Tujuan
Merubah pemakaian sistem lama ke sistem bari dari sistem informasi yang berhasil dibangun.Perubahan sistem merupakan tanggungjawab team designer ke pemakai sistem (user organization).
b. Hasil
Rencana (jadwal dan metode) perubahan sistem (contract).
BAB VII
PENGAMATAN AWAL
Konsep sistem investigasi (System Investigation Concepts)
Masalah (problem) adalah kesenjangan perbedaaan (gap) antara tujuan sistem dan kondisi sistem yang sebenarnya, dengan pengertian lain kenapa sistem gagal untuk mencapai tujuan sistem yang telah ditentukan sebelumnya. Untuk mengetahui hal-hal apa saja yang telah menyebabkan kegagalan sistem, maka seorang analis sebaiknya melakukan investigasi lebih dahulu sebelum melakukan tindakan untuk memperbaiki sistem.
Dengan investigasi, seorang analis akan lebih memahami masalah dan alur sistemnya lebih mendalam, meskipun dalam detect problem sudah diketahui permasalahannya tetapi masih menggambarkan garis besarnya saja.
Banyak laporan dalam deteksi masalah mungkin tidak benar-benar nyata atau tidak dapat dipecahkan. Hal tersebut mungkin dikarenakan :
a. Tujuan yang terlalu ideal sehingga sulit atau mungkin tidak akan tercapai.
b. Sistem tidak dapat dikembangkan karena kekurangan sumberdaya, sikap atau keduanya.
c. Pengukuran sistem yang tidak akurat.
d. Pernyataan tujuan sistem yang sudah ketinggalan (statement of goals is dated). e. Kesenjangan antara sistem yang ideal dan sistem saat ini sifatnya sementara (the gap
between the ideal and the current system is temporary and will decrease given patience).
Dalam tahap problem solving, sebaiknya memberikan penjelasan tentang :
a. Penjabaran kondisi sistem yang berjalan melalui kegiatan investigasi secara rinci. b. Mendapatkan konsensus sistem yang ideal.
c. Mengembangkan beberapa alternatif untuk mengurangi perbedaan (gap) antara sistem yang ideal dengan sistem yang sedang berjalan.
d. Memilih alternatif yang terbaik dan menjualnya ke manajemen.
Tugas mulai point b sampai d akan memakan waktu yang cukup lama termasuk biaya yang dibutuhkan. Tujuan dari investigasi adalah untuk memantapkan atau menunjukkan masalah yang sebenarnya terjadi disamping sebagai cara seorang analis untuk mengerti sistemnya secara mendalam.
Kendala dalam sistem investigasi
Dalam melakukan investigasi terdapat beberapa hambatan atau kendala yang akan terjadi , diantaranya masalah :
a. Waktu (time)
Analis kekurangan sumber daya (resource) waktu, sehingga hanya melakukan sebagian kegiatan investigasi. Biasanya waktu berhubungan dengan masalah biaya yang dibutuhkan.
b. Biaya (cost)
Seringkali biaya yang dikeluarkan berhubungan dengan lamanya waktu untuk kegiatan investigas, sehingga manajemen akan memberikan batasan biaya.
c. Ilmu pengetahuan (knowledge)
Manager sistem informasi cenderung menyuruh analis yunior yang belum memiliki keahlian teknis atau pengetahuan yang cukup, sehingga akan berdampak pada hasil investigasi yang kurang mendalam,matang atau lengkap.
d. Politik (politics)
Manajemen atau pihak-pihak tertentu mungkin menyebarkan isu-isu yang tujuannya untuk menghambat kegiatan investigasi.
e. Campur tangan (interference)
Adalah terdapatnya pihak-pihak yang berusaha campur tangan atau mengatur dalam kegiatan investigas sehingga akan menganggu atau menimbulkan kekacauan.
Rekomendasi
Hasil dari investigasi adalah sebuah rekomendasi, yang salah satunya adalah sebagai berikut :
a. Tidak mengambil tindakan apapun karena tidak ditemukan masalah.
Hal tersebut dapat terjadi karena mungkin dalam preliminary report, masalahnya dibuat-buat sehingga pada saat dilakukan investigasi masalah-masalahnya tersebut tidak terjadi atau tidak ditemukan.
b. Melakukan pemeliharaan sistem untuk masalah-masalah yang kecil.
Pemeliharaan sistem yang dilakukan setiap hari (periode pendek) akan membantu meminimalkan masalah-masalah yang muncul sehingga cepat untuk ditangani dan selalu terkontrol secara baik.
c. Meningkatkan kemampuan atau ketrampilan pemakai didalam menjalankan atau menggunakan sistem informasi.
d. Mempertimbangkan untuk modifikasi sistem secara total, sehingga perlu pemikiran untuk menggantinya dengan sistem yang baru.
e. Menempatkan masalah yang terjadi kedalam rencana pengembangan sistem yang segera dilakukan.
Taktik investigasi
a. Dengarkan, jangan mengurui (listen, do not lecture).
Jika anda tahu semua jawaban, pasti anda tidak akan melakukan investigasi. Sehingga dalam kegiatan investigasi sebaiknya memberikan waktu yang cukup bagi pihak manajemen atau pemakai untuk menjelaskan secara lengkap dan jelas dan analis sistem jangan terlalu mendominasi pembicaraan.
b. Jangan memberikan pemecahan awal terhadap masalah (do not presolve the problem).
Artinya jangan berusaha menunjukkan pemikiran untuk memecahkan masalah, sebelum seluruh kegiatan investigasi selesai dilakukan, sehingga menghindari solusi-solusi yang sebagian-sebagian.
c. Membandingkan cerita (compare stories).
Berbeda orang berarti berbeda pandangan terhadap masalah yang sama, sehingga perlu melibatkan supervisor dan bawahan dalam memberikan pandangan masalah YUYUN YUSNIDA LASE, S.KOM STMIK BUDIDARMA
secara jelas dan dapat dipercaya. Sebaiknya tidak mendengarkan dari 1 sumber sehingga hanya ada 1 pandangan (opionio). Ketika pemakai memiliki perbedaan pandangan, sebaiknya cari perbedaannya dan kemudian mencari pandangan yang memiliki kesamaan.
d. Perhatikan keengganan tanggapan (look for reluctant responses).
Keengganan memberikan tanggapan mengindikasikan sesuatu yang disembunyikan. Terlalu banyak masalah sistem dapt juga menyebabkan kebingungan sehingga tidak mampu menjelaskan secara lengkap.
e. Perhatikan masalah inkonsistensi logikal (probe for logical inconsistencies).
Inkonsistensi logikal adalah penghentian flow data dimana data tersebut hilang, atau secara tiba-tiba muncul data tertentu. Beberapa hal yang berhubungan dengan masalah ini :
• Ada data masukkannya tetapi tidak ada outputnya (black hole). • Ada keluaran (output) tetapi tidak ada data masukannya (miracles). f. Perhatikan dampak anda (observe your effect).
Memperhatikan perbedaan dari pemakai ketika anda hadir dan saat anda tidak hadir. Penilaian secara langsung disebut dengan internal probe. Sedangkan external probe adalah penilaian yang dilakukan tanpa diketahui oleh siapapun (searching external material), seperti dengan menganalisa laporan, sejarah permasalah terdahulu, dan sumber-sumber investigasi sekunder lainnya.
g. Memerlukan kerja keras, sehingga menimbulkan kebosanan (expect hard, boring work).
Jadilah detektif yang profesional dan sabarlah dalam menangani permasalahan sistem secara bertahap.dan berkesinambungan.
h. Hindari masalah politk (avoid politics).
Misi analis sistem adalah fakta bukan mengadili (your mission is fact, not judgement).
Teknik investigasi
Teknik investigasi meliputi kegiatan :
a. Secara langsung (direct (internal) probes)
Yaitu untuk mengetahui secara langsung apa yang terjadi dalam lingkungan pemakai. Mereka mengijinkan anda untuk memperhatikannya langsung tanpa melalui pihak-pihak tertentu (interpreter). Internal probes merupakan sumber kekacauan (disruptive), karena timbul perbedaan sikap. Internal probes digunakan sebagai pengkayaan (a richer) dan kelompok pembenar dari fakta yang terjadi (truer group of facts). Terdapat tiga teknik untuk melakukan investigasi langsung, yaitu dengan :
* Kuesioner (questionnaires).
Teknik ini sangat tepat, apabila dalam investigasi memiliki kendala waktu dan biaya. Meskipun mendapatkannya dari responde melalui blangko isian. Adapun hal-hal dalam kuesioner kondisi akan penjelasannya akan berbeda apabila dilakukan tatap muka langsung (face to face interview).
Hal terbaik dari kuesioner adalah sebagai dokumen yang dapat menunjukkan perbedaan-perbedaan yang terjadi pada responden.
* Tanya jawab (interview).
Kegiatan ini membutuhkan waktu dan keahlian khusus. Tidak semua orang dapat melakukan tanya jawab dengan sukses. Interview dapat digunakan untuk pertanyaan yang berurutan secara mendalam disamping lebih fleksibel sesuai dengan kondisi lapangan. Kendala yang dihadapi adalah waktu dan keahlian khusus.
* Pengamatan (observation).
Merupakan internal probe yang kuat (a powerful internal probe). Duduk bersama dengan pemakai sistem dengan melakukan pengamatan dengan pertanyaan yang lebih spesifik. Mengapa anda melakukan kegiatan ini ? atau dimana dokumen ini akan dipindahkan ?. Setiap pertanyaan mungkin akan dapat menunjukkan pemecahan masalah misterius.
b. Secara tidak langsung (indirect (external) probes)
Kegiatan yang dapat dilakukan dengan cepat dan tidak kelihatan dari operasional personel, sehingga dapat mengetahui sisi luar atau sesuatu yang disembunyikan dari komunitas pemakai. Kegiatan ini akan mendominasi pada awal kegiatan SDLC, selanjutnya internal probe untuk memperdalam.
* Aliran prosedur (procedure flow).
Prosedure operasional merupakan sarana (vehicles) bagi pegawai baru mengerti pekerjaannya dan pengalaman karyawan untuk menangani masalah. Jika procedure flow tidak benar, sistem informasi tidak dapat dioperasikan secara benar pula. Gunakan system flowchart untuk menelusuri jalannya informasi sebagai penjelasan prosedure operasinya.
Apabila ada permasalahan diprosedur, masalah tersebut mungkin akan timbul dalam operasional yang sebenarnya.
* Mempelajari dokumen (document review).
Adalah dengan mendapatkan dan mengumpulkan dokumen-dokumen penting (critical document). Jika masalah banyak terjadi di customer orders, kumpulkan sumber dokumen asli dari customer orders tersebut yang digunakan sebagai data entry-nya, format interaktif layar, detail transaksi, ringkasan dan kesalahan laporan yang terjadi. Dokumen seringkali menjadi penyebab masalah.
* Sampel (sampling).
Mungkin anda membutuhkan informasi dari para vendor billing yang telah memberikan diskon pada saat pembayran, karena perusahaan kehilangan uang saat diskon tidak diberikan ketika terjadi penundaan pembayaran.
Anda dapat melibatkan para pelanggan pembayar untuk mendapatkan informasi (walaupun ada banyak transaksi). Akhirnya anda dapat membuat daftar sampel data dengan pemilihan random untuk satu minggu terakhir, memilih 20 halaman dari transaksi harian, memilih 5 item dari setiap halaman yang terpilih., merekam informasi untuk setiap 5 item dan menghitung rata-rata dan varian untuk sampel-sampel dari semua transaksi pembayaran yang terjadi.
* Tabular (Tabular tools)
Disebut juga matrix, yaitu daftar cek (checklists) untuk menemukan perselisihan (discrepancies) dalam alur transaksi seperti berikut :
Deskripsi sistem saat ini
Menentukan kinerja sistem saat ini akan mengalami kesulitan apabila perusahaan tidak memiliki sebuah standar pengukuran kinerja sistem. Sayang sekali, perusahaan cenderung tidak memperbarui (to update) dokumentasi sistem yang berjalan. Karenanya, analis memperbaiki dokumen selama investigasi masalah sistem.
Deskripsi sistem saat ini meliputi penjelasan : a. Masukan (inputs)
b. Keluaran (outputs) c. File (files)
d. Elemen data (data elements)
e. Volume transaksi dan dokumen tindakan (transaction and action document volume) f. Diagram aliran data (data flow diagrams)
