BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Profil Perusahaan1.1.1 Sejarah Singkat
PT. XYZ merupakan importir dan distributor bahan kimia dasar yang didirikan pada tanggal 13 Juli 1951. Perusahaan ini mendapatkan dukungan dari para pelanggan yang terus bertambah. Pada tahun 1969, PT. XYZ mendirikan pabrik asam sulfur swasta yang merupakan pabrik pertama di Indonesia. Pada tahun 1970, PT. XYZ menghadapi perubahan permintaan pasar sehingga PT. XYZ lebih memfokuskan diri pada pendistribusian khusus bahan kimia dan juga mengoptimalkan kemampuan manufaktur.
Saat ini, PT. XYZ memiliki lebih dari 100 principal internasional yang lebih dari 1.000 jenis produk kimia dan lebih dari 2.000 pelanggan di Indonesia. Selain itu, lebih dari 75% dari nilai total produk yang didistribusikan oleh perusahaan adalah bahan kimia khusus.
PT. XYZ memiliki empat kantor cabang, delapan kantor perwakilan, dan sebuah anak perusahaan yang dimiliki secara penuh di Singapura untuk menjalankan kegiatan distribusi regional. Untuk memfasilitasi kegiatan manufaktur, PT. XYZ telah mendirikan 18 anak perusahaan manufaktur dan perusahaan afiliasi. Perusahaan juga mendirikan tiga anak perusahaan layanan pendukung: perusahaan logistik, laboratorium, dan konsultan teknologi informasi, yang menjadikan PT. XYZ sebagai salah satu perusahaan yang
terintegrasi dalam bidang kimia dan Penyedia Solusi Total yang berkecukupan dan kompeten.
PT. XYZ memiliki salah satu perusahaan yaitu PT. XYZ Logistik yang berdiri sebagai anak perusahaan jasa pengiriman yang dikenal dengan ‘just-in-time’ delivery. Pada Januari 2006, PT. XYZ Logistik menggunakan nama dagang PT. XYZ Group yang memberikan layanan turnkey solution dalam menghadapi tantangan yang muncul dalam supply chain. Layanan yang diberikan mencakup sebuah sistem data yang terintegrasi antar database customer perusahaan, satu titik sentral untuk supply chain services, dan satu provider dengan akses nasional maupun internasional. PT. XYZ Group terdiri dari lima perusahaan yang menawarkan Suply Chain Solution dari hulu ke hilir yaitu:
1. PT. XYZ Logisik yang memperkuat kemampuan inbound dan
outboud distribusi warehousing dan manajemen logistik dengan
fasilitas terkini. Barang yang disimpan di PT. XYZ Logisik merupakan bahan baku (contoh: bahan dasar deterjen, bahan – bahan kimia) dan produk jadi (contoh: makanan ringan). PT. XYZ Logistik ini berlokasi di Jalan Iman Bonjol km 49 Cibitung dan bekerja sama dengan perusahaan ekspedisi muatan internasional untuk memastikan bahwa praktek-praktek yang dijalankan sesuai dengan standar internasional.
2. PT. XYZ Express menawarkan pengiriman 'Just-In-Time' dan menjamin pengiriman dalam situasi apapun juga baik truk kontrak atau truk milik sendiri untuk distribusi darat dan laut domestik dengan kapasitas 1–50 ton (L300, CDE, CDD, FUSO,
Laut. Semua didukung fasilitas teknologi yang cukup memadai dalam pelayanan seperti VMS (Vehicles Management Systems) dengan menggunakan GPS untuk Web Enabled Platform, Messaging,
Notification and Broadcasting, Advanced Satellite Mapping, Real Time Vehicle Tracking.
3. PT. XYZ Solutions merupakan penyedia jaringan supply chain
solution yang dapat dipercaya, inovatif, dan memberi solusi
terbaik dalam pelayanan sehingga dapat berkompetisi dengan kompetitor.
Gambar 1.1 Layanan PT. XYZ Solutions Sumber: Data Perusahaan, 2009
4. PT. XYZ Impex merupakan penyediaan freight forwarding dan
trading licensing dalam pengiriman barang ekspor dan impor yang
dapat dipercaya dengan solusi terbaik yang berlokasi di Cakung -Cilincing. Pelayanan yang diberikan adalah bonded warehouse
(storage, handling, license reference, re-export), cargo impor,
perdagangan umum dan distribusi, dan konsultasi.
5. PT. XYZ Terminal merupakan distribusi penyimpanan dan penanganan barang berupa cairan di Indonesia dengan cakupan
Transport Management System Supply Chain Consulting Supply Chain Design GPS Transportation Solution Warehouse Management System Software Implementation
nasional dan dunia. PT. XYZ Terminal terletak di Pelindo II, Banten, Ciwandan.
6. PT. XYZ Rental untuk penyewaan otomotif perusahaan.
Gambar 1.2 Diagram Alir PT. XYZ Group Sumber: Data Perusahaan (2009)
Gambar 1.2 merupakan proses keseluruhan PT. XYZ Group yang memberikan dengan cakupan dari hulu ke hilir dan didukung oleh sistem data yang terintegrasi antar database customer perusahaan, satu titik sentral untuk supply chain services, dan satu provider dengan akses nasional maupun internasional.
1.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
PT. XYZ Logistik memiliki Visi dan Misi yaitu :
Visi : Menjadi mitra rantai suplai yang paling utama secara regional.
Misi : Memberikan solusi yang handal, inovatif dan terbaik yang menghasilkan keuntungan kompetitif dan nilai yang berkesinambungan bagi pemegang saham, pelanggan, karyawan, dan lingkungan kita.
(To deliver reliable, innovative, best of breed solutions which
provide competitive advantages and sustainable value to our shareholders, customers, employees, and the environment).
1.1.3 Struktur Organisasi
Gambar 1.3 Struktur Organisai PT. XYZ Logistik Sumber: Data Perusahaan
PT. XYZ Logistik dipimpin oleh seorang Executive Director yang membawahi empat orang Leader, yaitu masing – masing adalah
Business Development Leader, Operation Leader, Corporate Service Leader,
Customer Service dan Manajer Sales & Marketing. Operation Leader
membawahi Warehouse Administration, Manajer Warehouse, Manajer
Bulk Handling, Manajer Transport, dan Manajer EXIM (Export-Import).
Sedangkan Corporate Service Leader membawahi Manajer Purchasing, Manajer Finance, Manajer Accounting, Manajer IT, Manajer GA(General Affairs) dan Manajer HRD.
Dalam memenuhi misi PT. XYZ Logistik menjadi perusahaan logistik terbaik di Indonesia, PT. XYZ Logistik ini telah mencapai kesuksesannya melalui pengembangan sumber daya manusia dengan mengembangkan service culture. Sampai Desember 2008, PT. XYZ Logistik memiliki 160 orang karyawan dengan peningkatan 10 % dari tahun sebelumnya dengan jenjang pendidikan dari SD – S2
yang dapat dilihat pada Gambar 1.4. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan pelayanan, mengembangkan kualitas antar karyawan, dan mencapai peluang bisnis yang semakin berkembang sehingga dapat berkompetensi dengan kompetitor
Employee - Education Level
S2, 2 SLTP, 12 SD, 5 No Data, 12 S1, 28 D3, 12 D1, 4 SLTA, 85
Gambar 1.4 Perbandingan Jumlah Pekerja Berdasarkan Jenjang Pendidikan
1.2 Lingkup Bidang Usaha
PT. XYZ Logistik merupakan salah satu perusahaan yang berperan sebagai mitra jaringan penawaran dalam pengiriman yang dapat dipercaya oleh pelanggan ke semua lokasi, inovatif, menyediakan solusi terbaik untuk bersaing dengan kompetitor, dan dapat memberi nilai pemegang saham baik perusahaan, pelanggan, karyawan dan juga lingkungan.
PT. XYZ Logistik adalah salah satu solusi warehouse, distribusi, dan manajemen inventori yang berbasis pelayanan dan web report dengan berbagai macam customer yang dibagi menjadi empat jenis yaitu: 1. Food
2. Cosmetic / Pharmaceutical 3. Chemical
a. Chemical Dangerous
b. Chemical Non-Dangerous (GenChem) 4. FMCG (Fast Moving Consumer Goods)
PT. XYZ Logistik menyediakan beberapa peralatan dan fasilitas khusus seperti:
1. WMS (Warehouse Management System)
2. Racking (selective dan double deep) dan rencana berkesinambungan untuk perluasan.
3. MHE bertenaga mesin elektrik.
4. Weighing bridge, wheel loader, silo, dan mesin bagging otomatis. 5. Fasilitas Air con storage.
6. 67.500 m2packaged, 20.000m2bulks, dan 60.000 pallet positions.
8. Power backup generator 9. Keamanan 24 jam
10. Warehouse dengan elevated floor level – galvanized steel w/o columns 11. Work Order Request seperti shrink wrapping, repackaging, dan
labeling.
1.2.1 Proses Bisnis Utama
Proses bisnis utama yang dimiliki oleh PT. XYZ Logistik dapat dilihat pada Gambar 1.5 yang selanjutnya akan dijelaskan satu per satu mengenai proses bisnis yang dimiliki.
Gambar 1.5 Proses Bisnis Utama PT. XYZ Logistik Departemen Marketing
Departemen Marketing merupakan departemen yang memasarkan dan menawarkan jasa PT. XYZ Logistik kepada
customer sesuai kebutuhan dan keinginan target pasar dengan
memberikan kepuasan yang lebih kepada pelanggan dibandingkan perusahaan kompetitor. Pada awal mula, Departemen Marketing melakukan diskusi terlebih dahulu tentang beberapa hal yaitu:
1. Produk
Jenis produk yang akan disimpan di warehouse perlu diketahui lebih jelas terlebih dahulu. Beberapa hal yang harus diperhatikan adalah tipe produk yang akan ditangani, tipe
packaging, bentuk fisik dan berat, produk menggunakan pallet
atau tidak, produk bersifat FIFO (First In First Out) atau FEFO (First Expired First Out), atau turnover produk (cepat, medium, atau lambat).
2. Customer
Customer mempunyai target KPI dari perusahaannya dan PT.
XYZ Logistik juga mempunyai standar KPI Tahun 2008 yang ditawarkan yaitu:
- Pick accuracy : 95 % - Inventory accuracy : 96 % - Order fill rate : 99.5 %
Selain standar KPI yang ditawarkan, beberapa persyaratan dan aturan dari customer mengenai penanganan produk mereka perlu diperhatikan.
3. Warehouse dan Inventory Management
Departemen Sales dan Marketing perlu memperhatikan bagaimana Warehouse dan Inventory Management yang dibutuhkan oleh customer. Beberapa hal yang harus diperhatikan adalah size area warehouse yang dibutuhkan,
pengontrolan udara untuk barang-barang tertentu (seperti
humidity dan temperatur), barang yang akan dimasukkan ke
dalam warehouse bersifat seasonality atau tidak, penanganan produk yang memilik expired date atau berbahaya, atau permintaan tambahan dari customer (seperti labeling, bundling,
packing). Di mana customer dapat melihat terlebihi dahulu
kondisi warehouse PT. XYZ Logistik untuk memberikan gambaran bagaimana warehouse dan Inventory Management PT. XYZ Logistik.
Departemen Marketing menindaklanjuti setiap permintaan dan penawaran dari customer selain dari ketiga hal di atas dengan mengkoordinasikan pertemuan dengan CSS (Customer Service
and Support), Transportasi, Warehouse, IT (Information Technology), F&A (Finance Accounting), dan SHE (Safety, Health, Environment), dan serta pihak lain apabila diperlukan untuk
menghasilkan proposal atau minimal quotation dan workflow yang kemudian disampaikan ke customer. Departemen
Marketing melaksanakan presentasi di hadapan customer dan
bernegosiasi. Apabila ada perubahan persyaratan pelanggan akan dilakukan peninjauan kembali yang bila perlu melibatkan pihak lain yang terkait untuk memastikan kesanggupan perusahaan. Setelah itu, Departemen Marketing membuat suatu kontrak kesepakatan yang disetujui oleh
customer.
Departemen Marketing juga memberi pelaksanaan order
pengiriman, penyimpanan barang, atau penambahan ekstra lainnya kepada CSS. CSS menerima permintaan pelanggan yang diterima WMS (Warehouse Management System) melalui
interface dan diteruskan ke Department Administrasi dan
Transportasi yang secara rutin mengakses WMS. Departemen CSS (Customer Service and Support)
Departement customer service and support merupakan salah satu aspek penyediaan distribusi yang digunakan sebagai alat untuk melakukan dan menciptakan hubungan langsung antara supplier,
customer, marketing, warehouse, transportasi, dan administrasi
dengan tingkat layanan yang lebih baik dan merupakan komponen manajemen dalam outbound logistic.
Kualitas CSS pada PT. XYZ Logistik merupakan salah satu syarat utama yang menunjang keberhasilan situasi bisnis dengan memberikan pelayanan yang lebih memuaskan daripada yang dilakukan oleh pesaing. Kualitas ini sangat tergantung dari siapa dan bagaimana jasa diberikan dan memberikan suatu dorongan kepada customer sehingga PT. XYZ Logistik dapat memahami pelayanan terhadap customer sesuai kebutuhan mereka.
Departemen Warehouse
Departemen Warehouse PT.XYZ Logistik merupakan bagian dari semua sistem logistik yang berperan penting dalam melayani
customer dengan biaya seminimal mungkin. Selain itu warehouse
menyimpan persediaan selama proses logistik dan penentuan kinerja dari perusahaan tersebut.
PT. XYZ Logistik memiliki delapan gudang dengan masing-masing kapasitas warehouse sebagai berikut:
Tabel 1.1 Pembagian Warehouse PT. XYZ Logistik
Warehouse Jenis Kapasitas racking(pallet posisi)
A Food Finished 4.480
B Chemical Non-dangerous 3.566
C Chemical Dangerous 5.315
E Cold Goods 120
G Food and Chemical 4.056
I Chemical (PT. XYZ & eksternal) 4.624
J Chemical PT. XYZ 984
K Chemical PT. XYZ 450
Jumlah 23.595
Sumber: Data Perusahaan (2009)
Departemen Warehouse PT. XYZ Logistik dibagi menjadi tiga bisnis utama yaitu inbound warehouse untuk proses penerimaan barang, outbound warehouse untuk proses pengiriman barang, dan
contract logistics memberikan biaya tambahan untuk value added services yang diberikan untuk barang tertentu. Warehouse ini
didukung dengan ukuran pallet yaitu Two way (120 cm x 120 cm dan 110 cm x 130 cm) dan Four way (120 x 120 cm) dengan rak dengan ukuran sebesar 130 cm x 240 cm x 130 cm. Keuntungan penggunaan pallet ini dapat meminimalkan waktu pembongkaran dan memudahkan kegiatan penanganan barang dengan dibantu beberapa macam alat forklift. Beberapa macam alat forklift yang digunakan di PT. XYZ Logistik yaitu:
Tabel 1.2 Jumlah Forklift Di Warehouse
Jenis Forklift A&G B C&I
Reach Truck
R-16 (1.5 ton)
Double Deep 1 1 1
R-20 (2 ton)
Single Deep 1 - 1
Counter Balance E-15 - 1
-(8 level) E-25 1 - 1 Pallet Mover T-20 2 2 2 T-24 2 - -Hand Jack - - -PE 4000 - - 2 Crown R 5200 SJ 1- 1- 1
-Fork Lift Diesel Gerindra - - 1
Sumber: Data Perusahaan (2009)
Struktur Organisasi Departemen Warehouse
Gambar 1.6 Struktur Organisasi Departemen Warehouse PT. XYZ Logistik
Sumber: Data Perusahaan (2009)
Departemen Warehouse dipimpin oleh seorang warehouse manager yang membawahi lima orang supervisor yaitu supervisor
warehouse A dan G; supervisor warehouse B, E, J, dan K; supervisor warehouse TW; supervisor warehouse C dan I; dan supervisor
warehouse BCA. Semuanya membawahi asisten supervisor,
operator, checker, dan loader sebagai tenaga harian. Total jumlah pekerja yang terdapat di Departemen Warehouse sebanyak 51 pekerja tetap dan 34 tenaga harian. Deskripsi pekerjaan supervisor,
assistant supervisor, operator, checker, loader di Lampiran B.
Departemen Transportasi
Departemen Tranportasi dibagi menjadi dua yaitu bidang tranportasi operasional dan bidang transportasi administrasi. Gambar 1.7 merupakan struktur organisasi Departemen Transportasi di PT. XYZ Logistik
Gambar 1.7 Struktur Organisasi Departemen Transportasi PT. XYZ Logistik
Sumber: Data Perusahaan (2009)
Departemen Transportasi dipimpin oleh seorang manajer transportasi yang membawahi dua orang supervisor yaitu supervisor operasional transportasi dan supervisor administrasi transportasi. Supervisor operasional transportasi membawahi asisten supervisor operasional transportasi. Asisten supervisor operasional transportasi membawahi loket dan planner (pengaturan barang dan ketersedian truk untuk mengirimkan
barang ke customer). Supervisor administrasi transportasi membawahi asisten supervisor administrasi transportasi. Asisten supervisor administrasi transportasi membawahi billing dan POD (Proof of Delivery) & claim. Deskripsi pekerjaan supervisor, assistant
supervisor, loket, planner, billing, dan POD & claim di Lampiran C.
Departemen transportasi operasional merupakan sumber daya yang secara efektif terintegrasi dalam pengiriman barang dengan bertujuan untuk memastikan barang milik pelanggan dapat dikirimkan secara baik sesuai persyaratan dengan mencakup pengiriman barang milik pelanggan ke dan dari warehouse sebagai berikut:
a. Pengiriman ke warehouse
- Departemen Transportasi menerima informasi Job
Confirmation dari Departemen Sales dan Marketing melalui
Divisi Operasi mengenai lingkup pengiriman serta melakukan persiapan yang diperlukan.
- Permintaan pelanggan mengenai pengiriman akan disampaikan melalui CSS (Customer Service and Support) atau sistem Warehouse Management System (exceed).
- Bagian Transportasi akan menyerahkan SPB (Surat Pengantar Barang) ke Forwarder yang ditunjuk dan memonitor pelaksanaannya hingga tiba.
b. Pengiriman dari warehouse
- Permintaan pelanggan mengenai pengiriman akan disampaikan melalui CSS atau sistem Warehouse
Management System (exceed) dan khusus untuk cabang,
menyerahkan DO (Delivery Order).
- Departemen Transportasi membuat rencana pengiriman barang dan mencetak TSR (Transport Summary Report) serta CPL (Consolidated Pick List) untuk diserahkan kepada
Forwarder yang ditunjuk.
- Forwarder menunjukkan Time Slip, TSR, CPL yang diterimanya ke administrasi loket untuk proses timbang kendaraan dan selanjutnya melakukan proses muat di gudang.
- Setelah proses muat, administrasi loket akan menimbang kendaraan dan mencetak DO.
- Forwarder akan menyerahkan POD (Proof of Delivery) yang
telah disetujui customer kepada Departemen Transportasi. Jenis dan jumlah transportasi yang dimiliki oleh departemen transportasi adalah sebagai berikut:
Tabel 1.3 Jenis dan Jumlah Tranportasi PT. XYZ Logistik
Jenis PT. XYZ Express JKM MPM Akbar Unitama CTL
L 300 1 - - - - -CDE 7 2 - - - -CDD 10 7 3 - - -Fuso 3 - - - - -Build Up - - - 7 1 3 Jumlah 21 9 3 7 1 3
Sumber: Data Perusahaan, 2009
Di samping itu, departemen transportasi memiliki rute dalam pengiriman DO dan lama pengiriman sebagai berikut:
Tabel 1.4 Rute Pengiriman Barang Departemen Transportasi
Dari Ke Waktu (hari)
PT. XYZ Logistik (Cibitung)
Jakarta City Area 1
Jakarta Outer Area 1
Merak/Anyer/ Cilegon 1 Sukabumi 1 Bandung (DayeuhKolot) 1 Kerawang 1 Surabaya 2 Gresik 2 Sidoarjo 2 Sleman 2 Semarang 2 Medan 4
Sumber: Data Perusahaan (2009)
Daerah Jakarta City Area dibagi menjadi tiga bagian yaitu:
- Area Tangerang : Mauk, Jatiuwung, Parung, Tangerang Kota. - Area Selatan : Depok, Cimanggis, Sawangan.
- Area Timur : Cikampek.
Dan daerah Jakarta Outer Area dibagi menjadi tiga bagian yaitu: - Area Tangerang : Cikande, Serang, Cikupa, Balaraja.
- Area Selatan : Bogor Kota, Sentul, Kedung Haling. - Area Timur : Subang Kota, Purwakarta.
1.3 Unit Analisis
Departemen Warehouse dan Departemen Transportasi akan dibahas dalam proyek akhir ini. Kedua departemen ini memiliki suatu KPI (Key Performance Indicator) yang dievaluasi setiap tahun per semester. Tabel 1.5 merupakan target KPI dalam Departemen Wareshouse dan Departemen Transportasi.
Tabel 1.5 KPI Departemen Warehouse dan Departemen Transportasi
Departemen KPI Target
Warehouse 1. Produktivitas2. Inventory Accuracy 3. Defect 0.7 ton/man.hour ≤ 10 % ≤ 5 % Transportasi 1. DIFOT
(Delivery In Full On Time) 2. On Time Delivery 3. On Time POD (Proof of Delivery) 4. Defect 5. Damage 98 % 95 % 95% ≤ 5 % ≤ 1 % Sumber: Data Perusahaan (2009)
KPI tersebut dijelaskan sebagai berikut: Departemen Warehouse
a. KPI Produktivitas
Produktivitas merupakan pengukuran kemampuan pekerja setiap jam dalam jumlah berat (ton) per man hour. Rumus untuk mendapatkan produktivitas adalah:
absen/ijin Kerja Jam x Pekerja Jumlah ( Jumlah tas Produktivi time over inbound outbound
Man hour adalah jumlah total waktu kerja yaitu 7 jam (Senin –
Jumat) dan 5 jam (Sabtu) dalam 2 shift juga termasuk over time sesuai kebutuhan. Rata – rata KPI produktivitas Departemen
Warehouse PT. XYZ Logistik tahun 2008 telah mencapai 0.76
dengan target KPI yang distandarisasi oleh perusahaan berdasarkan ISO 14001 yaitu 0.70. Pencapaian target KPI produktivitas tahun 2008 sebesar 75%, di mana pada bulan Januari, April, dan Juni masih belum mencapai target KPI sebesar 0.70. Hal ini dapat dilihat pada Gambar 1.8.
0.64 0.98 0.7 0.72 0.91 0.84 0.9 0.8 0.7 0.6 0.7 0.63 0.50 0.60 0.70 0.80 0.90 1.00 Ja n 08 Fe b 08 M ar 0 8 A pr 0 8 M ei 0 8 Ju n 08 Ju l 0 8 A gs t 0 8 Se pt 0 8 O kt 0 8 N ov 0 8 D es 0 8 Bulan to n/ m an .h ou r Target Aktual
Gambar 1.8 KPI Produktivitas Departemen Warehouse Sumber: Data Perusahaan (2009)
b. KPI Inventory Accuracy
Inventory accuracy merupakan perhitungan inventory sesuai fisik
yang di-cross check dengan sistem setiap minggu pada hari Sabtu dan jika terjadi selisih maka dilakukan perhitungan kembali dengan meneliti penyebab selisih jumlah yang terjadi.
Rumus untuk mendapatkan inventory accuracy adalah:
100% Sistem Secara Barang Lokasi Seusai Barang % 100 x Accuracy Inventory
Rata – rata KPI Inventory Accuracy PT. XYZ Logistik selama tahun 2008 mencapai 1.01% dengan target KPI yang distandarisasi oleh perusahaan berdasarkan ISO 14001 yaitu kurang dari 10%. Di mana, tingkat akurasi pemindahan barang sangat penting dalam menjaga kepuasan pelanggan. Hal ini dapat dilihat pada Gambar 1.9.
0.77% 1.12% 1.50% 1.72% 0.99% 1.20% 1.62% 0.88% 0.37% 0.65% 0.42% 0.84% 0% 2% 4% 6% 8% 10% Ja n 0 8 Fe b 08 M ar 0 8 A p r 08 M ei 0 8 Ju n 0 8 Ju l 0 8 A gs t 0 8 Se p t 0 8 O kt 0 8 N ov 0 8 D es 0 8 Bulan C yc le C ou nt Target Aktual
Gambar 1.9 KPI Inventory Accuracy Departemen Warehouse Sumber: Data Perusahaan (2009)
c. KPI Defect
Defect merupakan penyebab kerusakan barang yang disebabkan
oleh barang yang dikirimkan kepada customer dan barang yang diterima di warehouse. Rumus untuk mendapatkan defect adalah:
100% DO & PO DO & PO % 100 x Total Defect Defect
Defect Warehouse merupakan penyebab kerusakan barang yang
disebabkan oleh barang yang masuk ke gudang dari supplier berupa PO (Purchase Order) dan barang yang keluar dari gudang berupa DO (Delivery Order) yang disebabkan oleh miss handling operasional yang kemudian barang tersebut akan diletakkan di lokasi damage atau insurance. KPI tingkat kerusakan barang PT. XYZ Logistik mencapai 1.06% dengan target KPI yang distandarisasi oleh perusahaan berdasarkan ISO 14001 yaitu kurang dari 5%. Hal ini dapat dilihat pada Gambar 1.10.
1.29% 0.71% 0.64% 0.88% 1.31% 1.08% 0.94% 0.96% 1.96% 0.93% 1.42% 0.62% 0% 1% 2% 3% 4% 5% Ja n 08 Fe b 08 M ar 0 8 A pr 0 8 M ei 0 8 Ju n 08 Ju l 0 8 A gs t 0 8 Se pt 0 8 O kt 0 8 N ov 0 8 D es 0 8 Bulan D ef ec t Target Aktual
Gambar 1.10 KPI Defect Departemen Warehouse Sumber: Data Perusahaan (2009)
Departemen Transportasi
a. KPI DIFOT (Delivery in Full On Time)
DIFOT merupakan pengukuran pengiriman barang dari PT. XYZ Logistik sampai customer dengan tepat waktu dan sesuai dengan DO (Delivery Order) seperti sesuai spesifikasi, jumlah, dan WOR (Work Order Request). Rumus untuk mendapatkan DIFOT adalah:
% 100 DO Total Aktual DIFOT Total DIFOT x
Rata – rata KPI DIFOT pada Departemen Transportasi tahun 2008 yaitu 93.84%, sedangkan KPI yang distandarisasi oleh perusahaan berdasarkan ISO 14001 yaitu 98%. Pencapaian target KPI DIFOT tahun 2008 sebesar 33.33%, di mana dalam 9 bulan masih belum mencapai target KPI 98%. Hal ini dapat dilihat pada Gambar 1.11.
93.55% 91.67% 92.64% 93.67% 80.91% 98.69% 85.23% 97.90% 98.31% 98.47% 98.04% 97.01% 80% 85% 90% 95% 100% Ja n 08 Fe b 08 M ar 0 8 A pr 0 8 M ei 0 8 Ju n 08 Ju l 0 8 A gs t 0 8 Se pt 0 8 O kt 0 8 N ov 0 8 D es 0 8 Bulan D IF O T Target Aktual
Gambar 1.11 KPI DIFOT Departemen Transportasi Sumber: Data Perusahaan (2009)
b. KPI On Time Delivery
On time delivery merupakan pengukuran ketepatan waktu barang
yang dikirimkan dari PT. XYZ Logistik. Rumus untuk mendapatkan on time delivery adalah:
% 100 DO Total Total x Delivery Time On Delivery Time On
Rata – rata KPI On time delivery pada Departemen Transportasi tahun 2008 yaitu 93.40%, sedangkan KPI yang distandarisasi oleh perusahaan berdasarkan ISO 14001 yaitu 95%. Pencapaian target KPI on time delivery tahun 2008 sebesar 50%, di mana dalam 6 bulan masih belum mencapai target KPI 95%. Hal ini dapat dilihat pada Gambar 1.12.
85.70% 81.41% 94.46% 92.78% 93.67% 93.72% 98.92% 98.64% 99.05% 98.69% 98.41% 97.40% 80% 85% 90% 95% 100% Ja n 08 Fe b 08 M ar 0 8 A pr 0 8 M ei 0 8 Ju n 08 Ju l 0 8 A gs t 0 8 Se pt 0 8 O kt 0 8 N ov 0 8 D es 0 8 Bulan O n Ti m e D el iv er y Target Aktual
Gambar 1.12 KPI On Time Delivery Departemen Transportasi Sumber: Data Perusahaan (2009)
c. KPI On Time POD (Proof of Delivery)
On time POD merupakan pengukuran ketepatan waktu
pengembalian DO dari pihak transporter setelah mengirimkan barang dan membawa kembali DO yang sudah ditandatangi dan dicap oleh customer PT. XYZ untuk penagihan kepada customer dan transporter. Rumus untuk mendapatkan POD adalah:
% 100 DO Total Waktu Tepat Kembali Yang DO Total POD x
Rata – rata KPI On time POD pada Departmen Transportasi tahun 2008 telah mencapai 95.14% dengan target KPI yang distandarisasi oleh perusahaan berdasarkan ISO 14001 yaitu 95%. Hal ini dapat dilihat pada Gambar 1.13.
96.70% 96.46% 97.18% 94.36% 90.98% 99.37% 91.14% 93.45% 95.19% 97.47% 92.03% 97.57% 85% 90% 95% 100% Ja n 08 Fe b 08 M ar 0 8 A pr 0 8 M ei 0 8 Ju n 08 Ju l 0 8 A gs t 0 8 Se pt 0 8 O kt 0 8 N ov 0 8 D es 0 8 Bulan K et ep at an P O D Target Aktual
Gambar 1.13 KPI On Time POD Departemen Transportasi Sumber: Data Perusahaan (2009)
d. KPI Defect
Defect merupakan penyebab kerusakan barang yang disebabkan
oleh barang yang dikirimkan kepada customer. Rumus untuk mendapatkan defect delivery adalah:
100% DO Total DO % 100 Defect x Delivery Defect
Rata – rata KPI defect delivery pada Departmen Transportasi tahun 2008 mencapai 0.65%. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa target KPI defect delivery telah memenuhi target KPI yang distandarisasi oleh perusahaan berdasarkan ISO 14001 yaitu kurang dari 5%. Hal ini dapat dilihat pada Gambar 1.14.
1.24% 1.46% 1.34% 0.05% 0.40% 0.37% 0.01%0.84% 0.74% 0.56% 0.23%0.61% 0% 1% 2% 3% 4% 5% Ja n 08 Fe b 08 M ar 0 8 A pr 0 8 M ei 0 8 Ju n 08 Ju l 0 8 A gs t 0 8 Se pt 0 8 O kt 0 8 N ov 0 8 D es 0 8 Bulan D ef ec t D el iv er y Target Aktual
Gambar 1.14 KPI Defect Delivery Departemen Transportasi Sumber: Data Perusahaan (2009)
e. KPI Damage
Damage merupakan pengukuran kecelakan saat mengirimkan
barang kepada customer. Rumus untuk mendapatkan damage adalah: 100% DO Total DO % 100 Damage x Damage
Rata – rata KPI damage pada Departmen Transportasi tahun 2008 mencapai 0.09%. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa target KPI damage telah memenuhi target KPI yang distandarisasi oleh perusahaan berdasarkan ISO 14001 yaitu kurang dari 1%. Hal ini dapat dilihat pada Gambar 1.15.
0.00% 0.35% 0.06% 0.05% 0.19% 0.00% 0.14% 0.00% 0.11% 0.00% 0.06% 0.17% 0.00% 0.20% 0.40% 0.60% 0.80% 1.00% Ja n 08 Fe b 08 M ar 0 8 A pr 0 8 M ei 0 8 Ju n 08 Ju l 0 8 A gs t 0 8 Se pt 0 8 O kt 0 8 N ov 0 8 D es 0 8 Bulan D am ag e Target Aktual
Gambar 1.15 KPI Damage Departemen Transportasi Sumber: Data Perusahaan (2009)
1.4 Isu Bisnis
PT. XYZ Logistik mengalami persaingan bisnis yang semakin meningkat dan berkembang dengan kompetitor dalam bentuk pelayanan kepada pelanggan. PT. XYZ Logistik berusaha meningkatkan dan memperbaiki kinerja operasional yang lebih efisien dan efektif dengan melakukan evaluasi indikator kinerja (Key
Performance Indicator) pada bidang warehouse dan transportasi. Dalam
proyek akhir ini, evaluasi indikator kinerja yang dilakukan adalah perhitungan waktu berapa lama dalam setiap proses yang ada dalam proses bongkar muat barang dari awal sampai akhir proses termasuk proses di dalam gudang yang bertujuan untuk mengetahui seberapa besar kemampuan kinerja perusahaan walaupun hal ini masih dirasakan masih kurang didukung dengan sistem teknologi yang memadai. Hal ini untuk meningkatkan produktivitas warehouse yang sudah mencapai target 0.70 tetapi masih dirasakan kurang produktif oleh manajer warehouse dan pihak perusahaan. Selain itu dilakukan evaluasi indikator kinerja Delivery in Full On Time dan On Time
target KPI yang belum dicapai pada Departemen Transportasi dan usulan peningkatan target KPI pada Departemen Wareshouse.
Tabel 1.6 KPI Target dan Aktual Departemen
Warehouse dan Transportasi
Departemen KPI Target Actual GAP
Warehouse 1. Produktivitas 2. Inventory Accuracy 3. Defect 0.7 ton/man.hour ≤ 10 % ≤ 5 % 0.76 ton/man.hour 1.01 % 3.42 % Usulan peningkatan target -Transportasi 1. DIFOT (Delivery In Full On Time) 2. On Time Delivery 3. On Time POD (Proof of Delivery) 4. Defect 5. Damage 98 % 95 % 95% ≤ 5 % ≤ 1 % 93.84% 93.40 % 95.16 % 0.65 % 0.09 % 4.16% 1.60% -Sumber: Data Perusahaan, 2009
