MAKLUM BALAS MINIT MESYUARAT SAT BIL. 3/2009

(1)

MAKLUM BALAS

MINIT MESYUARAT SAT BIL. 3/2009

BIL PERKARA MAKLUM BALAS

1 _{1.3 Pengerusi memaklumkan kepada ahli mesyuarat iaitu perutusan dari}

Mesyuarat Pengurusan BPM iaitu:

c) fail-fail yang berada dalam pegangan ahli mesyuarat perlulah diserahkan kepada Unit Penyelaras dan Khidmat Pengurusan (UPKS) sebelum berpindah ke Cyberjaya. Seorang pegawai hendaklah dilantik untuk menyenaraikan fail-fail yang berada dalam pegangan pegawai SAT.

Tindakan: Semua Pegawai

Semua pegawai ambil maklum dan perhatian. (PP(M)SS8)

2 _{3.1 Pelaksanaan Training Road Map BPM}

3.1.2 Mesyuarat berbincang dan bersetuju supaya urus setia dapat berhubung dengan mantan KPP(M)SS untuk memaklumkan bahawa prakata PBM untuk buku panduan TRM 2009/2010 akan dibuat oleh pengerusi memandangkan mantan KPP(M)SS sibuk dengan tugas rasminya di tempat baru.

Tindakan: Urus setia TRM

Selesai. (PP(M)SS8)

3 _{3.2 Pembangunan eSILAv2}

3.2.1 Modul Kewangan

3.2.1.2 Mesyuarat bersetuju supaya PP(M)SS6 berhubungan dengan pegawai di Sektor Kualiti dan Audit Aplikasi (SQ) untuk mendapatkan perisian tersebut.

Tindakan: PP(M)SS6, PPTM(M)SS6

Perisian Sybase Power Designer versi 12.5 telah diperolehi daripada SQ. Walau bagaimanapun liscence key untuk perisian ini masih belum diperolehi. SQ memaklumkan bahawa mereka di dalam proses perolehan perisian ini (versi baru) yang dijangka memakan masa selama 2 bulan. Saya juga dimaklumkan bahawa latihan untuk menggunakan perisian ini akan dimasukkan bersama-sama dengan perolehan dan memohon supaya seorang ahli SAT dimasukkan ke dalam senarai pegawai yang akan menyertai latihan untuk perisian ini. Buat masa ini, perisian yang

(2)

telah saya install ke dalam komputer saya trial version (15 days trial) untuk tujuan pengujian. (PP(M)SS6)

4 _{3.4 Penawaran permohonan dan pemprosesan Kursus Jangka Pendek}

3.4.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa pembangunan penawaran permohonan dan pemprosesan kursus jangka pendek masih lagi dalam peringkat kajian.

Tindakan: PP(M)SS7

Kajian penggunaan permohonan dan pemprosesan kursus jangka pendek

ditangguhkan sehingga mendapat keputusan mengenai penggunaan CDP di dalam HRMIS. (PP(M)SS7)

5 _{3.5 Penawaran permohonan dan pemprosesan Cuti Belajar}

3.5.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa hasil kajian terhadap permohonan ini adalah:

a) terdapat 2 jenis cuti belajar yang ditawarkan iaitu cuti belajar bergaji penuh dan cuti belajar separuh gaji;

b) penawaran kedua-dua cuti belajar ini dibuka sepanjang masa; dan

c) penawaran dan pemprosesan cuti belajar dibuat secara manual.

Kajian penggunaan permohonan dan

pemprosesan kursus Cuti Belajar ditangguhkan sehingga mendapat keputusan mengenai

penggunaan CDP di dalam HRMIS. (PP(M)SS3)

6 _{3.6 Penawaran dan pemprosesan}

3.6.3 Program Pinjaman Pembolehubah (PBU)

3.6.3.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa borang permohonan Program Pinjaman PembolehUbah (PBU) akan menggunakan borang permohonan HLP OnLine. Walau bagaimanapun borang tersebut masih lagi dalam proses pengubahsuaian untuk digunapakai.

Pengubahsuaian terhadap borang sedang dilakukan. Walau bagaimanapun keutamaan diberikan kepada Permohonan Penajaan Tambahan 9A 2008. (PP(M)SS6)

3.6.4 Program Biasiswa Agong

3.6.4.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa borang

permohonan Program Biasisawa Agong akan

Pengubahsuaian terhadap borang HLP Online sedang dilaksanakan. Walau bagaimanapun keutamaan diberikan kepada Permohonan

(3)

menggunakan borang permohonan HLP OnLine. Walau bagaimanapun borang tersebut masih lagi dalam proses pengubahsuaian untuk digunapakai.

3.6.7 Program Ijazah Dalam Negara (PIDN) 2009

3.6.7.1 Mesyuarat berbincang dan bersetuju bahawa PP(M)SS7 dilantik untuk mengetuai program ini dan dibantu oleh PP(M)SS6.

Tindakan: PP(M)SS6, PP(M)SS7

Satu perbincangan borang permohonan PIDN 2009 telah diadakan dengan pihak BMI pada 12 Mei 2009 di Bilik Mesyuarat Baru, Aras3.

Beberapa tindakan pengemaskinian borang sedang dibuat. (PP(M)SS7)

9 _{3.7 Pelaksanaan MyGovExchange di bawah eKL}

3.7.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa:

a) pihak MAMPU bercadang untuk melaksanakan kerja-kerja pemasangan Sijil Server (Server Certificate) di agensi-agensi yang terlibat dalam perlaksanaan MyGovExchange bermula April 2009;

b) bertujuan untuk menjamin integriti dan keselamatan komunikasi antara server dan maklumat yang terdapat dalam Agency Interface Server (AIS) yang dibekalkan; dan

c) borang permohonan Sijil Server yang telah diedarkan perlu dikembalikan semula selewat-lewatnya pada 3 April 2009.

a) borang permohonan Sijil Server telah

dikembalikan kepada MAMPU pada 2 April 2009. b) Sesi Ujian Final Acceptance Test 1 (FAT1) akan dijalankan pada 15, 18 - 21 Mei 2009. (PP(M)SS3)

10 _{3.8 Pelaksanaan Sistem Pengurusan Aset (SPA)}

3.8.1 Mesyurat mengambil maklum bahawa pihak Bahagian Khidmat Pengurusan (BKP) akan memulakan pelaksanaan SPA pada bulan Jun 2009.

Tindakan: PP(M)SS1 , PP(M)SS8, PPTM(M)SS2

Masih tiada makluman terkini tentang SPA daripada BKP, cuma pegawai yang

bertanggungjawab ke atas SPA iaitu KPP(U)B iaitu Encik Zuhairi di BKP telah bertukar portfolio kerana melanjutkan pelajaran dan diganti

dengan Encik Saharuddin Bin Sarwan. (PP(M)SS1 )

(4)

a) pelaksanaan MySMS masih dalam peringkat percubaan integrasi HTTP API di antara aplikasi yang dibangunkan oleh JPA dan DAPAT; dan

b) pihak DAPAT telah mengadakan sesi latihan kepada Pasukan Kerja MySMS pada 13 Mac 2009 serta User Acceptance Test.

Tindakan: PP(M)SS1 , PP(M)SS8, PP(M)SS3, PPTM(M)SS5

Integrasi HTTP API tersebut masih di peringkat akhir percubaan. Walaubagaimanapun, bagi perkhidmatan Infomasi JPA yang diuruskan oleh BPP telah 80% selesai. Ini kerana Bahagian Saraan masih belum berpindah dan masih tidak dapat alamat. nombor telefon dan fax rasmi untuk dikemaskini ke dalam sistem. Maklumat berkenaan informasi terbaru perkhidmatan MySMS JPA boleh didapati di

www.mysms.gov.my. (PP(M)SS8) 12 _{3.10 Pelaksanaan MyMeeting}

a) sesi latihan ke-2 kepada urus setia Mesyuarat Pengurusan (MP) di Bahagian Perancangan, Penyelidikan dan Korporat (BPP) telah dijadualkan pada 3 April 2009 di Bilik Latihan HRMIS, Aras 10, Blok C1; dan

b) demo Mymeeting akan diadakan untuk TP(M)S dijadualkan pada 8 April 2009.

Tindakan: PP(M)SS8, PPTM(M)SS2, PPTM(M)SS9

Latihan dan demo tersebut telah selesai dilaksanakan. (PPTM(M)SS9)

13 _{3.11 Pelaksanaan Sistem Pengendalian Dokumen Klien on-line versi 2}

(eSISDOKv2) di JPA

3.11.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa latihan kepada INTAN dijangka akan dijalankan pada 13 - 16 April 2009.

Tindakan: PPTM(M)SS2

Pihak INTAN memaklumkan pelaksanaan / latihan eSISDOK dijadualkan selepas Raya Aidilfitri memandangkan INTAN kekurangan pegawai sehingga waktu tersebut. (PPTM(M)SS2) 14 _{3.13 Buku Direktori Sistem}

3.13.2 Mesyuarat berbincang dan bersetuju supaya pengumpulan data tersebut diberi date line supaya ia tidak terlalu lama dalam tindakan.

Tindakan: PP(M)SS1 , PPTM(M)SS9

Sudah siap. Perlu dicetak di Unit Dokumentasi JPA@Putrajaya. (PP(M)SS1 )

15 _{3.14 Pembangunan sistem eHelpdesk}

3.14.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa: Mesyuarat dengan SOPT telah diadakan pada 16

(5)

a) pembangunan sistem akan dibuat setelah mengadakan mesyuarat untuk membincangkan keperluan sistem oleh Sektor Operasi & Perkhidmatan Teknikal (SOPT) dengan menunjukkan prototype sistem sedia ada; dan

b) a juga diperlukan untuk perbandingan kemudahan yang ada dalam Sistem Pengurusan Aset (SPA).

prototype sistem sedia ada dengan memberi beberapa cadangan perubahan supaya lebih sesuai diguna pakai. Sistem ini dalam proses pembangunan dan penambahbaikan seperti yang telah dipersetujui dalam mesyuarat tersebut. (PPTM(M)SS2)

16 _{3.15 Pembangunan Integrasi eSILA dan Sistem Pengambilan SPA}

3.15.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa BMI masih belum membuat sebarang perbincangan dengan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam (SPA) tentang pembangunan integrasi eSILA dan Sistem Pengambilan SPA.

17 _{3.16 Pembangunan Modul Pemantauan pelajar-pelajar dalam negeri di IPTA}

dan IPTS

3.16.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa pembangunan modul ini masih lagi peringkat kajian untuk memperluaskan modul pemantauan luar negara (modul pelajar) untuk digunakan oleh pelajar-pelajar dalam negeri di IPTA dan IPTS.

Masih lagi peringkat kajian. (PP(M)SS7)

18 _{3.17 Penyenggaraan dan Pemantauan Sistem Pengendalian Dokumen Klien}

on-line (eSISDOK)

3.17.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa penyenggaraan dan pemantauan eSISDOK dibuat secara berterusan.

Penyenggaraan dan pemantauan eSISDOK dibuat secara berterusan. (PP(M)SS8)

19 _{3.18 Penyenggaraan dan Pemantauan eSILA}

3.18.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa penyenggaraan dan pemantauan eSILA dibuat secara berterusan.

Tindakan: Unit Pembangunan eSILA

Penyenggaraan dan pemantauan eSILA dibuat secara berterusan (PP(M)SS7)

(6)

3.19.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa penyenggaraan dan pemantauan MyMeeting akan dibuat secara berterusan.

Tindakan: PP(M)SS8, PPTM(M)SS2

Penyenggaraan dan pemantauan MyMeeting dibuat secara berterusan. (PP(M)SS8) 21 _{3.20 Penyenggaraan dan Pemantauan FPX dan MyGovExchange}

a) pihak BPM masih menunggu akaun Bank Islam dari akauntan BMI untuk mengaktifkan sistem; dan

b) pihak BMI masih dalam peringkat penyediaan proposal untuk mendapatkan akaun Bank Islam.

3.20.2 Mesyuarat berbincang dan bersetuju supaya sentiasa follow-up dengan pihak BMI kerana perkara ini sudah terlalu lama untuk diambil tindakan.oleh SAT

a) pihak BPM masih menunggu akaun Bank Islam dari akauntan BMI untuk mengaktifkan sistem; dan b) pihak BMI masih dalam peringkat

penyediaan proposal untuk mendapatkan akaun Bank Islam. (PP(M)SS1 )

22 _{3.22 Penyenggaraan dan Pemantauan Aplikasi Sistem Teras Bahagian JPA}

3.22.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa pemantauan aplikasi sistem teras dibuat secara berterusan dan tidak ada sebarang permintaan daripada bahagian.

Pemantauan aplikasi sistem teras dibuat secara berterusan. (PP(M)SS1 )

23 _{3.23 Urus setia Mesyuarat Pengurusan}

3.23.2 Mesyuarat berbincang dan bersetuju supaya maklum balas dan ucapan pengerusi dikemaskini semula seminggu sebelum mesyuarat berlangsung.

Tindakan: Urus setia JPICT

Selesai. (PP(M)SS8)

24 _{3.24 Technology Update}

3.24.1 Mesyuarat mengambil maklum sesi Technology Update Bil. 2/2009 ditangguhkan sementara waktu bagi memberi laluan kepada PILN 2009 dan akan aktif semula mulai bulan April 2009. Tindakan: PPTM(M)SS2

Sesi Teknologi Update Bil 2/2009 masih ditangguhkan kerana tumpuan diberi kepada PILN 2009. (PPTM(M)SS2)

25 _{3.26 Kutipan duit kelab SAT dan BPM}

(7)

a) jawatan Bendahari SAT telah disandang oleh PPTM(M)SS4 secara rasminya pada 25 Mac 2009;

b) kutipan bulan SAT sehingga 2 April 2009 adalah sebanyak RM218.10 manakala kutipan bulan BPM adalah sebanyak RM255.00; dan

c) kutipan terhadap pegawai yang belum menjelaskan bayaran bulanan akan dibuat.

sebanyak RM664.40. Manakala kutipan SAT untuk Kelab BPM adalah sebanyak RM137.00 (terkini) menjadikan jumlah keseluruhan

RM392.00. Detail berkenaan dengan kedua-dua kutipan adalah sebagaimana yang dilampirkan. (PPTM(M)SS4)

26 _{3.27 Pengeluaran surat/notis tuntutan secara cetakan komputer}

a) pembangunan bagi pengeluaran surat/notis tuntutan secara cetakan berkomputer telah selesai.

b) satu sesi latihan kepada pengguna akan dijalankan sebelum ia digunakan sepenuhnya.

Sesi latihan kepada pengguna telah dijalankan pada 16 April 2009 dan modul tersebut telah digunakan sepenuhnya oleh pengguna. (PP(M)SS3)

27 _{4.1 Jamuan Untuk Mantan KPP(M)SS}

4.1.1 Mesyuarat berbincang dan bersetuju untuk mengadakan jamuan perpisahan sempena pertukaran keluar beliau ke MAMPU. Walau bagaimanapun tarikh bersesuaian dari mantan KPP(M)SS diperlukan sebelum tarikh dan menu sebenar jamuan tersebut ditentukan.

Belum mendapat maklum balas dari mantan KPP(M)SS, En. Hussin Abu Bakar berkenaan tarikh sesuai untuk mengadakan jamuan. Saya mencadangkan supaya tarikh yang bakal ditetapkan kelak dibuat untuk beliau dan juga untuk PP(M)SS3, Pn. Norazalina Md. Noor. (PPTM(M)SS4)

28 _{4.2 Permohonan Tajaan Lanjutan - Program Penajaan Tambahan 9A Tahun}

2008

4.2.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa:

a) borang permohonan secara online perlu disediakan bagi pelajar di bawah Program Penajaan Tambahan 9A Tahun 2008 untuk memudahkan pelajar tersebut memohon tajaan lanjutan; dan

Penambahbaikan ke atas prototype sedang dilaksanakan mengikut spesifikasi (tambahan) yang telah diberikan oleh Bahagian Modal Insan. Setelah selesai penambahbaikan nanti, satu sesi taklimat dan User Acceptance Test (UAT) akan dibuat dengan BMI. Sesi taklimat dan UAT dijangka akan diadakan selewat-lewatnya pada

(8)

b) pembangunan borang permohonan tersebut dibangunkan oleh PP(M)SS6.

Tindakan: PP(M)SS6, PP(M)SS3

22 Mei 2009. (PP(M)SS6)

29 _{4.6 Carta Organisasi SAT}

4.6.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa carta organisasi SAT terbaru akan diedarkan kepada warga SAT.

Carta Organisasi SAT telah diedarkan melalui e-mel pada 13 April 2009 yang lalu.

Walaubagaimanapun PP(M)SS5 telah

mengedarkan carta yang baru pada 11 Mei 2009 yang melibatkan perubahan struktur organisasi dan pembahagian tugas warga SAT. (PP(M)SS8) 30 _{4.7 Mesyuarat Peringkat Pegawai SAT (F41 dan ke atas)}

4.7.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa selain mesyuarat SAT, mesyuarat peringkat pegawai SAT juga akan dibuat secara ad-hoc.

Tindakan: Semua Pegawai