7
LANDASAN TEORI
2.1 Teori-Teori Umum
2.1.1 Analisis dan Perancangan Sistem
2.1.1.1 Pengertian Sistem
“A system is an interrelated set of business procedures (or
components) used within one business unit, working together for some
purpose.” Dikutip dari Valacich (2004:6) Sistem adalah sekelompok
elemen yang saling berhubungan digunakan untuk fungsi bisnis dengan
batasan yang teridentifikasi, yang bekerjasama untuk mencapai beberapa
tujuan.
“A system defined as a set of interrelated components, with a clearly
defined boundary, working together to achieve a common set of objectives
by accepting inputs and producing outputs in an organized transformation
process.” Dikutip dari O’Brien (2008:24), sistem adalah sekelompok
komponen yang saling berhubungan, dengan batasan yang terdefinisi
dengan jelas, bekerjasama untuk memperoleh beberapa tujuan tertentu
dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses
transformasi yang teratur.
Menurut Mulyadi (2001:3) menyatakan, “Sistem pada dasarnya
adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya,
yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Setiap
sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau yang secara
rutin terjadi.”
Jadi dapat disimpulkan bahwa Sistem adalah kumpulan dari
komponen-komponen yang saling berhubungan satu dengan lainnya
membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu.
2.1.1.2 Pengertian Informasi
“We can define information as data that have been converted into a
meaningful and useful context for specific end users.” Menurut O’Brien
(2005:32), “Informasi adalah data yang ditempatkan pada suatu konteks
yang berarti dan berguna untuk pengguna akhir dari suatu sistem.”
“Information is data that has been processed or reorganized into a
more meaningful for someone. Information is formed from combinations of
data that hopefully have meaning to the recipient.” Dikutip dari Whitten
(2004:27), Informasi adalah data yang telah diproses atau disusun ke dalam
suatu pengertian yang lebih berguna bagi seseorang. Informasi ditunjukkan
dari kombinasi data yang diharapkan memiliki arti bagi si penerima.”
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002:432), “Informasi
adalah :
1. Penerangan
2. Keterangan; Pemberitahuan; Kabar atau Berita
3. Keseluruhan makna yang menunjang amanat, telah terlihat dalam
bagian amanat-amanat itu.”
Jadi, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang sudah
diproses atau sudah mempunyai arti dan berguna untuk pengguna khusus.
2.1.1.3 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Whitten (2004:12), “An arrangement of people, data,
processes, and information technology that interact to collect, process,
store, and provide as output the information needed to support an
organization.”
Dari kutipan di atas, dapat diartikan bahwa, Sistem informasi adalah
suatu kumpulan orang-orang, data, proses-proses, dan teknologi informasi
yang saling berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan,
dan memperoleh sebagai output informasi yang dibutuhkan untuk
mendukung suatu organisasi.
2.1.1.4 Pengertian Analisis Sistem
Menurut Mulyadi (2001:40), Analisis sistem adalah sebuah tahapan
dalam pengembangan sistem yang akan menghasilkan berbagai dokumen
yang menyajikan rencana pekerjaan yang akan dilaksanakan untuk
mengembangkan sistem tersebut.
“System analysis is the study of an existing system for the purpose of
designing a new or improved system.” Menurut McLeod (2001:128),
“Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan
untuk merancang sistem baru atau diperbarui.”
“System analysis is a problem –solving technique that decomposes a
system into its component pieces for the purpose of studying how well those
component parts work and interact to accomplish their purpose.” Dikutip
dari Whitten (2004:186), Analisis sistem adalah suatu tehnik pemecahan
masalah yang mengubah suatu sistem ke dalam potongan-potongan
komponen dengan tujuan seberapa baik komponen-komponen tersebut
bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuannya.
Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa analisis sistem adalah
suatu kegiatan penguraian kembali sebuah sistem informasi menjadi
elemen-elemennya dengan tujuan untuk mempelajari kembali kekuatan,
kelemahan, serta solusi yang mungkin diusulkan untuk meningkatkan
kinerja sistem.
2.1.1.5 Pengertian Perancangan Sistem
“System design is a complementary problem-solving technique (to
system analysis) that resembles a system’s component pieces back into a
complete system─hopefully, and improved system. This may involve
adding, deleting, and changing pieces relative to the original system.”
Dikutip dari Whitten (2004:186), Perancangan sistem adalah teknik
komplementer pemecahan masalah (yang bekerjasama dengan system
analysis) yang menyusun kembali komponen-komponen sebuah sistem
kembali ke sistem yang utuh dengan harapan menghasilkan sistem yang
lebih baik. Teknik ini dapat melibatkan penjumlahan, penghapusan dan
perubahan komponen-komponen terhadap sistem yang sebelumnya.
Menurut Mulyadi (2001:51), Perancangan sistem adalah proses
penterjemahan hubungan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan
sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk
dipertimbangkan.
Dari definisi di atas dapat disimpukan bahwa perancangan sistem
adalah sebuah kegiatan yang bertujuan untuk menentukan elemen-elemen
dasar di dalam sebuah sistem sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.
2.1.1.6 Tahapan Analisis Perancangan
Menurut Edi Purwono (2002:25), tahapan analisis perancangan
terdiri dari beberapa hal sebagai berikut :
a.
Menentukan secara tepat mengenai sasaran sistem (pengolahan data).
Untuk keperluan ini harus dilakukan pemeriksaan terhadap kebijakan
dan prosedur pengolahan data dan sistem informasi yang diterapkan
pada saat itu.
b. Mempelajari bentuk organisasi perusahaan.
Melakukan studi terhadap organisasi perusahaan, meliputi bagan
perusahaan, uraian jabatan dan pekerjaan, mempelajari aliran data
yang berlangsung di dalam perusahaan tersebut, hubungan dan
keterkaitan fungsi dan pekerjaan di antara bagian dalam organisasi,
serta kemungkinan adanya pihak-pihak yang secara informal memiliki
pengaruh terhadap penyelenggaraan kerja dalam organisasi tersebut.
c.
Menganalisis laporan yang saat ini sudah dihasilkan oleh sistem
pengolahan data yang saat ini berjalan.
Menganalisis isi laporan, bentuk dan jenis frekuensi laporan, siapa
yang membuat laporan tersebut dan siapa saja yang menggunakan
laporan tersebut serta dengan tujuan apakah yang bersangkutan harus
menerima suatu laporan.
d. Melakukan penelitian terhadap penyelenggaraan sistem dan prosedur
yang saat ini dijalankan dalam kegiatan pengolahan data aplikasi
tertentu.
e.
Melakukan evaluasi terhadap efektifitas sistem kini.
Pengambilan kesimpulan dilakukan seraya mengajukan alternatif
sistem baru untuk memperbaiki sistem yang lama.
2.1.1.7 Tujuan Analisis Perancangan
Tujuan analisis perancangan yang didefinisikan oleh Edi Purwono
(2002:25), adalah sebagai berikut :
a.
Untuk
mengetahui
pengaruh
yang
akan
terjadi
terhadap
penyelenggaraan operasional perusahaan, khususnya yang berkenaan
dengan kebutuhan informasi oleh manajemen.
b.
Agar bisa mengatasi kelambanan dalam sistem yang sekaligus menjadi
sumber ketidakefisienan sistem yang ada.
c.
Untuk memudahkan sistem yang terarah dan memudahkan para
pengguna sistem tersebut dalam menggunakan sistem tersebut.
d.
Untuk mengetahui proses aliran pekerjaan yang berlangsung. Juga
informasi mengenai berapa lama waktu penyelenggaraan suatu jenis
pekerjaan tertentu serta jadwalnya.
2.1.2 Object Oriented Analysis and Design (OOAD)
Menurut Whitten et al (2004:31), “Object oriented Analysis and Design
(OOAD) is a collection of tools and techniques for systems development that will
utilize object technologies to construct a system and its software.”
Object Oriented Analysis and Design (OOAD) adalah kumpulan peralatan dan
teknik untuk pengembangan sistem yang akan memanfaatkan teknologi objek untuk
mengkonstruksi sebuah sistem dan perangkat lunaknya.
2.1.3 Workflow Table
“A workflow table is a two-column table that identifies the actors and actions
in a process.” Jones dan Rama (2006:87). Workflow table adalah suatu tabel
berkolom-dua yang menerangkan actors dan actions dalam suatu proses.
2.1.4 Class Diagram
“A class diagram describes a collection of classes and their structural
relationship. UML has class diagrams; they are a central description in
object-oriented analysis and design.” Mathiassen et al (2000:336), Class Diagram
merupakan sebuah diagram yang menggambarkan sekumpulan class-class dan
hubungan strukturalnya. UML class diagram merupakan pusat pendeskripsian dalam
Object Oriented Analysis and Design.
Whitten et al (2004:431). “A class containts the components. The components
are :
a.
Object is something that is or is capable of being seen, touched, or otherwise
sensed and about which users store data and associate behavior.
b.
Attribute is the data that represents characteristics of interest about an object.
c.
Behavior is the set of things that an object can do and that correspond to
function that act on the object’s data (or attributes).”
Komposisi-komposisi yang ada di dalam suatu class yaitu :
1.
Object adalah sesuatu yang ada atau dapat dilihat, disentuh atau dirasakan dan
pengguna dapat menyimpan data serta mencatat perilaku mengenai sesuatu itu.
2.
Attribute adalah data yang mewakili karakteristik interes tentang sebuah objek.
3.
Behaviour adalah sekumpulan dari sesuatu yang dapat dilakukan oleh objek dan
2.1.5 Use Case
Dikutip dari Jones dan Rama (2006:267), “A use case is a sequence of steps
that occur when an “actor” is interacting with the system for a particular purpose.
An actor can be a person, a computer, or even another system, but we will focus on
human actors. A use case diagram is a graphical presentation that can provide a list
of use cases that occur in an application.”
Melalui kutipan di atas, dapat diterjemahkan sebagai berikut : “Suatu use case
adalah suatu rangkaian dari langkah-langkah yang terjadi ketika seorang actor
berinteraksi dengan sistem untuk tujuan tertentu. Suatu actor dapat menjadi
seseorang, suatu komputer, atau bahkan suatu sistem lain, tapi kita akan fokus pada
human actors. Use case diagram merupakan suatu penyajian grafis yang dapat
menyediakan suatu daftar dari use cases yang terjadi dalam suatu aplikasi.”
“A use-case diagram shows the relationships among actors and use cases.
Actor and use case are the two main elements in the description. They can be
connected to each other, thereby indicating that a given actor participates in a given
use case. Actors and use cases can also be mutually related through the use of
class-diagram structures.” Mathiassen et al (2000:343).
Dari kutipan di atas, dapat diterjemahkan bahwa, Use-case diagram
merupakan sebuah diagram yang menunjukkan hubungan antara actor dan use case.
Actor dan use case adalah dua elemen utama dalam hal ini. Keduanya dapat
berhubungan satu sama lain, dengan demikian menunjukkan bahwa suatu actor
mengambil bagian dalam suatu use case. Actor dan use case dapat juga berhubungan
secara mutual melalui penggunaan struktur kelas diagram itu sendiri.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa Use case diagram merupakan suatu rangkaian
dari langkah-langkah yang terjadi ketika seorang actor berinteraksi dengan sistem
lain untuk tujuan tertentu sehingga didapat suatu penyajian grafis yang dapat
menyediakan suatu daftar dari use case yang terjadi juga hubungan actor dan use
case itu sendiri dalam suatu aplikasi. Use case diagram terdiri dari actor dan use
case, dimana actor adalah suatu abstraksi dari user atau sistem lain yang berinteraksi
dengan sistem target. Sedangkan use case adalah suatu pola untuk interaksi sistem
dan actor.
2.1.6 Activity Diagram
“Activity diagram is a diagram that can be used to graphically depict the flow
of a business process, the steps of use case, or the logic of an object behavior
(method).” Dikutip dari Whitten (2004:450), Activity diagram adalah suatu diagram
yang dapat digunakan untuk menggambarkan secara grafik aliran suatu proses bisnis,
langkah-langkah dari use-case, atau logika sikap dari suatu objek (metode).
“The UML activity diagram plays the role of a “map” in understanding
business process by showing the sequence of activities in the process.” Jones dan
Rama (2006:60).
Jones and Rama (2006:61) organize activity diagrams into two types :
1.
The overview diagram presents a high-level view of the business process by
documenting the key events, the sequence of these events, and the information
flows among these events.
2.
The detailed diagram is similar to a map of a city or town. It provides a more
detailed representation of the activities associated with one or two events shown
on the overview diagram.
Diterjemahkan dari kutipan di atas, “Activity diagram adalah sebuah diagram
yang menunjukkan urutan aktivitas dalam sebuah proses.”
1.
Overview diagram menggambarkan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses
bisnis dengan mendokumentasikan peristiwa penting, urutan dari peristiwa ini
dan informasi yang mengalir di antara peristiwa tersebut.
2.
Detailed diagram mirip dengan peta kota besar satu kota. Detailed diagram
menyediakan penyajian yang lengkap dari aktivitas-aktivitas yang ditunjukkan
pada overview diagram.
“A swimlane is column in an activity diagram that separates activities or
event according to the person or department responsible for the particular event or
activity.” Dikutip dari Jones dan Rama (2006:62), Swimlane merupakan kolom
dalam suatu activity diagram yang memisahkan aktivitas-aktivitas atau event sesuai
orang atau departemen yang bertanggungjawab pada event atau aktivitas tertentu.
2.1.7 Database
“A database is comprehensive collection of related data.” Jones dan Rama
(2006:156). Basis data merupakan kumpulan dari berbagai data yang saling
berhubungan.
“A database is a collection of persistent data that is used by the application
systems of some given enterprise.” Menurut Date (2000:10), Basis data adalah
kumpulan data yang digunakan dalam sistem aplikasi pada beberapa perusahaan.
“A database is a shared collection of logically related data, and a description
of this data, designed to meet the information needs of an organization.” Dikutip dari
Connolly dan Begg (2002:15), Basis data adalah sebuah kumpulan data yang saling
berhubungan secara logis, dan sebuah penjelasan dari data tersebut, yang didesain
untuk menemukan data yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi.
Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa basis data merupakan kumpulan
data yang saling berhubungan yang digunakan dalam sistem aplikasi perusahaan dan
untuk menemukan data yang diperlukan.
“Benefits of data approach :
a.
The data can be shared
b.
Redundancy can be reduced
c.
Inconsistency can be avoided (to some extent)
d.
Transaction support can be provided
e.
Integrity can be maintained
f.
Security can be enforced
g.
Conflicting requirements can be balanced
h.
Standards can be enforced”
Menurut Date (2000:16), keuntungan basis data adalah sebagai berikut :
a. Penggunaan data bersama
b. Mengurangi redundancy data atau pengulangan data
c. Menghindari inkonsisten
d. Dukungan transaksi dapat diperoleh.
e.
Integrity dapat dirawat.
f.
Jaminan keamanan
g. Menyeimbangkan kebutuhan yang bertentangan.
h. Standarisasi dapat diadakan.
The disadvantages of database :
a.
Complexity
The provision of the functionally we expect of a good DBMS makes the DBMS
an extremely complex piece of software.
The complexity and breadth of functionally makes the DBMS an extremely
large piece of software, occupying many megabytes of disk space and
requiring substantial amounts of memory to run efficiently.
c.
Cost of DBMSs
The cost DBMSs varies significantly, depending on the environment and
functionally provided.
d.
Additional hardware costs
The disk storage requirements for the DBMS and the database may necessitate
the purchase of additional storage space.
e.
Cost of conversion
In some situations, the cost of the DBMS and extra hardware may be
significant compared with the cost of converting existing applications to run
on new DBMS and hardware.
f.
Performance
Typically, a files based system is written for a specific applications, such as
invoicing. As a result, performance is generally very good. However, the
DBMS is written to be more general, to cares for many applications rather
than just one. The effect is that some applications may not run as fast as they
used to.
g.
Higher impact of a failure
The centralization of resources increase the vulnerability of the system. Since
all users and applications rely on the avaibility of the DBMS, the failure of
certain components can bring operations to a halt.
Dikutip dari Connolly dan Begg (2002:29), kekurangan dalam penggunaan
basis data adalah:
a. Kompleksitas
Ketentuan fungsionalitas yang kita harapkan dari DBMS yang baik membuat
DBMS menjadi sepotong perangkat lunak yang kompleks.
b. Ukuran
Kompleksitas dan luasnya fungsionalitas membuat DBMS menjadi sebuah
perangkat lunak yang luas, memakan begitu banyak megabytes dari kapasitas
disk dan membutuhkan sejumlah memori yang besar untuk berjalan secara
efisien.
c. Biaya DBMS
Biaya DBMS bervariasi secara signifikan, tergantung pada lingkungan dan
fungsionalitas yang diperoleh.
d. Biaya untuk penambahan perangkat lunak
Kebutuhan penyimpanan pada piringan (disk) untuk DBMS dan basis data
mungkin mengharuskan pengguna untuk membeli ruang penyimpanan
tambahan.
e. Biaya konversi
Pada beberapa situasi, biaya dari DBMS dan perangkat keras tambahan
mungkin penting dibandingkan dengan biaya yang dibutuhkan untuk
mengubah aplikasi-aplikasi yang ada untuk beroperasi pada DBMS dan
perangkat keras yang baru.
f.
Performa
Secara khas, suatu file basis data masukkan bagi suatu aplikasi tertentu, seperti
faktur. Sebagai hasilnya, diperoleh performa yang sangat baik pada umumnya.
Bagaimanapun, DBMS dimasukkan untuk lebih biasanya, memelihara banyak
aplikasi daripada hanya satu. Akibatnya adalah beberapa aplikasi mungkin
tidak berjalan secepat sebagaimana biasanya.
g. Resiko yang tinggi dari gangguan
Sentralisasi sumber daya dengan mudahnya bertambah pada sistem. Sejak
semua pengguna dan aplikasi-aplikasi bergantung pada ketersediaan DBMS
itu sendiri, gangguan terhadap komponen-komponen tertentu dapat terhenti
operasionalnya.
Menurut Connolly dan Begg (2002:293), Proses perancangan basis data dibagi
menjadi 3 tahap utama, yaitu :
1.
Conceptual Database Design
The first phase of database design is called conceptual database design,
and involves the creation of a conceptual data model of the past of the
enterprise that we are interested in modeling. The data model is built using the
information documented in the user’s requirements specification. Conceptual
database design is entirely independent of implementation details such as the
target DBMS software, applications programs, programming language,
hardware platform, or any other physical considerations.
2.
Logical Databse Design
The process of constructing a model of the data used in an enterprise
based on a specific data model, but independent of a particular DBMS and
other physical considerations.
3.
Physical Database Design
The process producing a description of the implementation of the
database on secondary storage; it describes the base relations, file
organizations, and indexes used to achieve efficient access to the data, and
any associated integrity constraints and security measures.
Desain Konseptual Basis Data. Langkah awal dalam desain konseptual basis
data ini adalah dengan membuat model data secara konseptual dari perusahaan
yang bersangkutan. Data tersebut merupakan informasi mengenai perusahaan.
Dalam menentukan model data secara konseptual data yang tidak termasuk
dalam sasaran DBMS, program aplikasi, bahasa pemrograman, dan masalah
dalam pembuatan basis data.
Desain Logis Basis Data. Desain logis basis data adalah proses konstruksi
suatu informasi yang digunakan dalam sebuah perusahaan berdasarkan sebuah
model yang spesifik, tetapi bebas dari fakta-fakta DBMS dan
pertimbangan-pertimbangan fisik lainnya.
Desain Fisik Basis Data. Desain fisik basis data merupakan proses pembuatan
tugas akhir dari implementasi basis data pada media penyimpanan sekunder;
fase ini mendeskripsikan dasar relasi, berkas organisasi, dan indeks untuk
mencapai akses data yang efisien, dan beberapa batasan hubungan yang utuh
dan tingkatan keamanan.
2.1.8 Sistem Basis Data
“A database system is basically a computerized record-keeping system; it is a
computerized system whose overall purpose is to share information and to allow
users to retrieve and update that information on demand .” Date (2000:5).
Menurut Date, Sistem basis data adalah suatu sistem terkomputerisasi yang
mempunyai tujuan untuk menyediakan informasi, dan memperbolehkan users untuk
memperbaiki dan memperbaharui informasi yang diminta pada saat yang dibutuhkan.
2.1.9 Database Management System (DBMS)
“DBMS (Data Base Management System) is a set programs that enables the
user to store, modify, and extract information from a database.” Menurut Jones dan
Rama (2006:181), Sistem Manajemen Basis Data adalah suatu set program yang
memungkinkan pengguna untuk menyimpan, mengatur, dan mengutip informasi dari
suatu basis data.
“Database Management System is a software system that enables users to
define, create, maintain, and control access to the database.” Connolly dan Begg
(2002:16).
Dikutip dari Connolly dan Begg, Database Management System (DBMS)
merupakan suatu sistem piranti lunak yang membuat pemakai dapat mendefinisikan,
menciptakan, mengatur, dan mengontrol akses ke dalam basis data. DBMS
menyediakan beberapa fasilitas sebagai berikut :
a.
Data Definition Language (DDL) : memperbolehkan pemakai untuk membuat
spesifikasi tipe data, mendefinisikan basis data, struktur data dan constraint data
untuk disimpan dalam basis data.
b.
Data Manipulation Language (DML) : memperbolehkan pemakai untuk
memasukkan, memperbaharui, menghapus, dan mengirim atau mengambil data
dari basis data.
2.1.10 Event
“An event is a logical unit of work that must be completed as a whole. An
event is triggered by a discrete input and is completed when the process has
responded with appropriate outputs.” Whitten (2004:349) menerangkan, Event
merupakan suatu unit kerja yang logis yang pasti melengkapi sebagai satu kesatuan.
Suatu event digerakkan oleh suatu input tersendiri dan terlengkapi ketika proses
tersebut telah merespon dengan output yang tepat.
“Events are activities that happen at a particular point in time.” Jones dan
Rama (2006:4). Dari kutipan , dapat diterjemahkan, “Events adalah aktivitas-aktivitas
yang terjadi pada suatu titik waktu tertentu.”
Dari dua definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa event adalah suatu aktivitas
yang logis yang terjadi pada suatu titik waktu tertentu yang pasti melengkapi antara
satu aktivitas dengan aktivitas lainnya sebagai satu kesatuan.
2.2 Teori Khusus
2.2.1 Definisi Jasa
Menurut Kotler dan Amstrong (2008:204), Layanan adalah suatu aktivitas
pada setiap kegiatannya menawarkan satu pihak ke pihak lain yang pada dasarnya
tidak berwujud dan tidak mengakibatkan kepemilikan apapun.
2.2.1.1 Karakteristik Jasa
Menurut Kotler dan Amstrong (2008:225-226),
Karakteristik-karakteristik jasa adalah :
1.
Intangibility
Jasa tidak dapat dilihat, dicicipi, dirasakan, didengar, atau dicium
sebelum dibeli.
2.
Inseparability
Jasa tidak dapat dipisahkan dari penyedia manapun.
3.
Variability
Kualitas layanan tergantung pada siapa yang menyediakan dan kapan,
dimana, dan bagaimana.
Jasa tidak dapat disimpan untuk penjualan di kemudian hari atau
digunakan.
2.2.2 Definisi Penyewaan
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002:1057) Penyewaan adalah :
a. Pemakaian sesuatu dengan membayar uang sewa.
b. Uang yang dibayarkan karena memakai atau meminjamkan sesuatu
c. Yang boleh dipakai dengan membayar dengan uang.
2.2.3 Definisi Jasa Penyewaan
Berdasarkan kutipan dari Kamus Besar Bahasa Indonesia dan Kotler dan
Amstrong, dapat disimpulkan bahwa jasa penyewaan adalah suatu aktivitas pada
setiap kegiatan sewa yang menawarkan satu pihak ke pihak lain yang dibayar dengan
tidak mengakibatkan kepemilikan apapun, sifatnya tidak berwujud.
2.2.4 Definisi Formulir
Dikutip dari Mulyadi (2001:75), Formulir adalah secarik kertas yang memiliki
ruang untuk diisi. Formulir sering pula disebut dengan dokumen.
2.2.4.1 Manfaat Formulir
Menurut Mulyadi (2001:78), Dalam perusahaan, formulir bermanfaat
untuk :
a.
Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan.
b.
Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
c.
Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua
kejadian dalam bentuk tulisan.
d.
Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam
organisasi yang sama atau ke organisasi lain.
Menetapkan Tanggung Jawab Timbulnya Transaksi Bisnis Perusahaan.
Dalam suatu organisasi, setiap transaksi terjadi karena adanya otorisasi dari
pejabat yang memiliki wewenang untuk melaksanakan transaksi tersebut.
Pelaksanaan wewenang tersebut harus dipertanggungjawabkan dalam bentuk
tertulis dengan menggunakan formulir. Dalam formulir, setiap orang yang
bertanggungjawab atas terjadinya transaksi membubuhkan tanda tangan atau
paraf, sebagai bukti pertanggungjawaban pemakaian wewenang atas
pelaksanaan transaksi yang terjadi. Dengan demikian formulir digunakan
dalam organisasi untuk menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi.
Untuk Merekam Data Transaksi Bisnis Perusahaan. Formulir berfungsi
sebagai alat untuk merekam data yang bersangkutan dengan transaksi. Semua
data yang diperlukan untuk identifikasi transaksi direkam pertama kali dalam
formulir. Seperti telah disebutkan di atas, dalam transaksi penjualan tunai
misalnya, perusahaan memerlukan data berikut ini untuk direkam dalam
formulir faktur penjualan tunai :
a.
Tanggal penjualan,
b.
Nama wiraniaga (dan kodenya) yang melayani penjualan.
c.
Nama barang yang dijual.
d.
Kuantitas barang yang dijual.
e.
Harga jual per satuan.
f.
Total harga jual setiap jenis barang yang dijual.
g.
Total harga jual semua barang yang dijual.
h.
Tanda tangan wiraniaga yang melaksanakan penjualan.
i.
Tanda penerimaan kas dari Bagian Kas.
j.
Tanda penyerahan barang kepada pembeli.
k.
Tanda pencatatan transaksi penjualan dalam catatan akuntansi.
Semua data tersebut perlu direkam dalam formulir, sebagai bukti telah
dilaksanakannya transaksi penjualan tunai. Dengan demikian, perancang
formulir perlu menyediakan ruang dalam formulir faktur penjualan tunai
untuk memungkinkan perekaman semua data tersebut (lihat Gambar 2.1).
Gambar 2.1 Faktur Penjualan Tunai
Untuk Mengurangi Kemungkinan Kesalahan dengan Cara Menyatakan
Semua Kejadian dalam Bentuk Tulisan. Semua perintah pelaksanaan atau
transaksi perlu ditulis dalam suatu formulir untuk mengurangi kemungkinan
kesalahan. Jika misalnya order pembelian barang X sebanyak 100 ton
disampaikan secara lisan oleh Kepala Bagian Pembelian, kemungkinan order
ini diterima salah oleh pemasok adalah besar. Oleh karena itu, order
No. 7689076
FAKTUR PENJUALAN TUNAI
Tgl.: _____
No.
Urut. Kode Barang Nama Barang Satuan Harga Satuan Kuantitas
Jumlah Harga
