Program Kerja Rumah Sakit

(1)

PROGRAM

KERJA

2013

RUMAH SAKIT

PERMATA

CIBUBUR

(2)

1

Matriks KPI – Program Kerja – Strategi Utama RSPC ... 2

1. Penilaian kinerja dokter ... 5

2. Program kerja komite medik (subkomite mutu & etika profesi) ... 7

3. Standar kompetensi karyawan ... 10

4. Penilaian kinerja karyawan medik dan non medik ... 12

5. Peningkatan mutu pelayanan ... 14

6. Pendidikan dan pelatihan ... 17

7. Rekrutmen karyawan ... 19

8. Mendesain produk unggulan ... 21

9. Inventory management ... 23

10. Pelaporan pemakaian obat, alkes dan bahan ... 25

11. Aktivitas keuangan & kegiatan usaha ... 27

12. Audit ... 29

13. Aplikasi keuangan & laporan manajemen ... 31

14. Aplikasi operasional non keuangan ... 33

15. Sistem back up ... 34

16. Analisis investasi ... 36

17. Pengendalian biaya ... 37

18. Pedoman akuntansi rumah sakit ... 39

19. Akreditasi nasional instrumen 2012 ... 41

20. Sertifikasi ISO 9001:2008 ... 43

21. Manfaat tambahan untuk customer ... 45

22. Survei loyalitas pelanggan ... 47

23. Edukasi customer ... 49

24. Komunitas customer ... 51

25. Media promosi rumah sakit ... 54

26. Survei kepuasan pelanggan ... 57

27. Penambahan pelayanan spesilasi ... 58

(3)

2

29. After care service ... 62

30. Survei kepuasan & loyalitas karyawan ... 63

31. Kesejahteraan karyawan ... 65

32. Gathering karyawan ... 67

33. Peraturan karyawan ... 69

(4)

3

Program kerja disusun berdasarkan KPI dan Strategi Utama RS Permata Cibubur NO (KPI) KEY PERFORMANCE INDICATORS RS PERMATA CIBUBUR NO NAMA PROGRAM KERJA 2013 STRATEGI UTAMA LEADING SECTOR En h an cem e n t V e rt ica l In te gr at ion P e n e tr at ion 1 Pengawasan kinerja dokter di RSPC 1 Penilaian Kinerja Dokter V Medik 2 Program kerja

Komite Medik (Sub komite mutu & etika profesi)

V

Komite Medik

2 Pengawasan kinerja

perawat, bidan, dan karyawan RSPC 1 Standar kompetensi V V Komite diklat 2 Penilaian kinerja karyawan Medik dan Non medik

V

Human Capital

& Umum

3 Peningkatan

berkualitas layanan medik dan non medik 1 Peningkatan mutu pelayanan V V Komite Mutu 2 Pendidikan dan pelatihan V V Komite Diklat 3 Rekrutmen karyawan V V Human Capital & Umum 4 Mendesain produk unggulan V Medis 4 Pengawasan untuk pemakaian, pencatatan, pelaporan keuangan obat 1 Inventory management V Akuntansi 2 Pelaporan pemakaian obat, alkes dan bahan

V

Medik

5 Efisiensi dan akurasi

laporan keuangan

1 Aktivitas keuangan

& kegiatan usaha V

Keuangan

2 _Audit _V SPI

6 SIRS berjalan dengan

baik 1 Aplikasi Keuangan & laporan manajemen V SIRS 2 Aplikasi operasional non keuangan V SIRS

3 _{Sistem back up} _V SIRS

7 Efisiensi pengeluaran

RSPC

1 _{Analisis investasi} _V _Akuntansi

2 _{Pengendalian biaya} _V _Keuangan

3 Pedoman Akuntansi

Rumah Sakit V V

(5)

4

NO KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPI) RS PERMATA CIBUBUR NO NAMA PROGRAM KERJA 2013 STRATEGI UTAMA LEADING SECTOR En h an cem e n t V e rt ica l In te gr at ion P e n e tr at ion 8 Akreditasi nasional

dengan sistem yang baru 1 Akreditasi nasional instrumen 2012 V V Komite Mutu 9 Sertifikasi ISO 9001:2008 RS Permata Cibubur 1 Sertifikasi ISO 9001:2008 V V Komite Mutu 10 Bertambahnya pelanggan loyal sebanyak 20% setiap tahun 1 Manfaat tambahan untuk customer V V Customer Care 2 Survei loyalitas pelanggan V Customer Care

3 _{Edukasi customer} _V _V Customer Care

4 Komunitas customer V V Customer Care 5 Media promosi rumah sakit V V Customer Care 11 Retensi dan kepuasan pelanggan 1 Survei kepuasan pelanggan V Customer Care 2 Penambahan pelayanan spesialis V Medik 3 Kerjasama dengan asuransi / perusahaan / klinik V V Customer Care

4 After care service _V Customer Care

12 Retensi staf dan

karyawan medik dan non medik

1 Survei kepuasan &

loyalitas karyawan V Human Capital & Umum 2 Kesejahteraan karyawan V V Human Capital & Umum 3 Gathering karyawan V Human Capital & Umum 4 Peraturan karyawan V V Human Capital & Umum 5 Seragam karyawan V Human Capital & Umum Keterangan :

 KPI merupakan amanah dari Koperasi Amaliah Husada, Surat No : 002/KAH/I/2013

 Strategi utama merupakan hasil dari analisis SWOT, dimana RSPC berada pada kuadran SO,

dengan 3 pilihan strategi utama, yaitu :

1. Enhancement : Meningkatkan mutu sehingga produk lebih dapat diterima

2. Vertical integration : Menjalin sinergi dengan para pihak yang terkait dalam proses bisnis

(6)

5 PENILAIAN KINERJA DOKTER

Leading sector: Departemen Medik

1. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan

1.1. Realisasi Jam Praktek

1.2. Kelengkapan Pengisian Catatan Medik

2. Cara Melaksanakan Kegiatan

2.1.1. Metode yang digunakan adalah dengan mencatat jam dimulainya praktek setiap dokter selama satu bulan. Yang melaksanakan pencatatan adalah tim Rawat Jalan

2.1.2. Rekapan jam praktek per dokter akan dievaluasi setiap bulan

2.1.3. Pemberian penghargaan bagi dokter yang tepat jam prakteknya selama enam bulan berturut- turut

2.2. Kelengkapan Pengisian Catatan Medik 2.2.1. Membentuk tim audit

2.2.2. Rapat tim audit untuk mempersiapkan SOP, kelengkapan dokumen dan lain- lain terkait audit catatan medik

2.2.3. Sosialisasi ke dokter praktek

2.2.4. Audit catatan medik secara random sampling per tiga bulan 2.2.5. Pembuatan laporan hasil audit

3. Sasaran

 Laporan tepat waktu setiap bulan, tidak lebih dari minggu kedua setiap bulan  Tiap dokter 50% tepat waktu prakteknya setiap bulan

3.2. Kelengkapan Pengisian Catatan Medik

 Laporan tepat waktu setiap bulan, tidak lebih dari minggu kedua setiap bulan  50% dokter RSPC lengkap catatan mediknya

(7)

6

4. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan

NO KEGIATAN BULAN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Rekapitulasi realisasi jam

praktek dokter 2 Audit catatan medik

5. Anggaran

(8)

7 PROGRAM KERJA KOMITE MEDIK

Leading sector : Komite Medik

1.1. Kegiatan Subkomite Mutu 1.1.1. Ronde Besar

1.1.2. Pembahasan Kasus Sulit/ Kematian 1.1.3. Audit Medik

1.1.4. Pembuatan Clinical Pathway

1.2. Kegiatan Subkomite Etika& Disiplin Profesi 1.2.1. Bedah Kasus

1.2.2. Penyelesaian Masalah Etik Medik

2.1. Kegiatan Subkomite Mutu 2.1.1. Ronde Besar

 Pembentukan dan rapat tim

 Pembuatan jadwal ronde besar setiap SMF  Sosialisasi ke semua SMF dan yang terkait  Pelaksanaan ronde besar

 Pembuatan laporan hasil ronde besar  Evaluasi kegiatan

2.1.2. Pembahasan Kasus Sulit/ Kematian  Pembentukan dan rapat tim

 Pembuatan jadwal pembahasan kasus sulit/ kematian  Sosialisasi ke semua SMF

 Pelaksanaan pembahasan kasus sulit/ kematian  Evaluasi kegiatan

2.1.3. Audit Medik

 Pembentukan dan rapat tim  Pembuatan jadwal audit medik

(9)

8

 Sosialisasi ke semua SMF  Pelaksanaan audit medik  Pembuatan laporan hasil audit  Evaluasi kegiatan

2.1.4. Pembuatan Clinical Pathway  Pembentukan dan rapat tim

 Mencari pembimbing/ konsultan Clinical Pathway  Bimbingan I dengan konsultan

 Pembuatan 10 Clinical Pathway RSPC  Bimbingan II dengan konsultan  Finalisasi 10 Clinical Pathway RSPC  Sosialisasi ke semua SMF

2.2. Kegiatan Subkomite Etika& Disiplin Profesi 2.2.1. Bedah Kasus

 Rapat tim dan pembuatan jadwal bedah kasus  Sosialisasi ke semua SMF

 Pelaksanaan bedah kasus

 Pelaporan dan evaluasi kegiatan

2.2.2. Penyelesaian Pengaduan Masalah Etik Medik  Penemuan kasus

 Investigasi kasus  Rapat tim

 Pembuatan surat rekomendasi penanganan kasus (masalah etik medis)

3. Sasaran

3.1. Kegiatan Subkomite Mutu

3.1.1. Ronde Besar: semua SMF melakukan ronde besar 2x per tahun

3.1.2. Pembahasan Kasus Sulit/ Kematian: pembahasan kasus sulit/ kematian dilakukan setiap 3 bulan sekali

(10)

9

2013

3.2. Kegiatan Subkomite Etika& Disiplin Profesi

3.2.1. Bedah kasus: bedah kasus dilakukan setiap 3 bulan sekali 3.2.2. Penyelesaian Pengaduan Masalah Etik Medik

NO KEGIATAN BULAN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1. Kegiatan Subkomite Mutu

1.1. Ronde Besar

1.2. Pembahasan Kasus Sulit/

Kematian

1.3. Audit Medik

1.4. Pembuatan Clinical

Pathway 2. Kegiatan Subkomite Etika& Disiplin Profesi

2.1. Bedah Kasus

2.2. Penyelesaian Pengaduan

Masalah Etik Medik

5. Anggaran

5.1. Kegiatan Subkomite Mutu

5.1.1. Ronde Besar : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.1.2. Pembahasan Kasus Sulit/ Kematian : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.1.3. Audit Medik : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.1.4. Pembuatan Clinical Pathway : Biaya konsultan : Rp. 15.000.000 5.2. Kegiatan Subkomite Etika& Disiplin Profesi

5.2.1. Bedah Kasus : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.2.2. Penyelesaian Masalah Etik Medik : Ada dalam biaya ATK dan rapat

(11)

10

3 STANDAR KOMPETENSI KARYAWAN

Leading Sector: Komite Diklat 1. Kegiatan Pokok

1.1. Pembentukan tim kompetensi

1.2. Penyusunan standar kompetensi karyawan 1.3. Pembuatan jadwal uji kompetensi karyawan 1.4. Pelaksanaan uji kompetensi karyawan

1.5. Evaluasi dan tindak lanjut hasil uji kompetensi karyawan

- Rapat pembentukan tim kompetensi 2.2. Penyusunan standar kompetensi karyawan

- Rapat penyusunan standar kompetensi karyawan - Mengumpulkan referensi dari departemen lain - Mengumpulkan referensi dan data dari institusi lain - Studi banding ke RS dan institusi lain

2.3. Pembuatan jadwal uji kompetensi karyawan

- Rapat pembuatan jadwal uji kompetensi karyawan 2.4. Pelaksanaan uji kompetensi karyawan

- Rutin: 1x ujian/karyawan/tahun

- Non-rutin: bagi karyawan yang melanggar standar prosedur kerja atau mengalami perubahan standar kompetensi

- Bekerja sama dengan departemen HC&U dan departemen terkait dalam pelaksanaannya

2.5. Evaluasi dan tindak lanjut hasil uji kompetensi karyawan - Rapat evaluasi hasil uji kompetensi

- Evaluasi dilakukan minimal 1x/tahun

- Tindak lanjut berupa Diklat dan rekomendasi ke departemen HC&U

3. Sasaran

- Tim kompetensi terbentuk pada bulan Februari 2013 3.2. Penyusunan standar kompetensi karyawan

- Penyusunan standar kompetensi karyawan dimulai pada bulan Februari 2013 dan selesai pada bulan Juni 2013

3.3. Pembuatan jadwal uji kompetensi karyawan

- Jadwal uji kompetensi rutin tersusun pada bulan Juli 2013 3.4. Pelaksanaan uji kompetensi karyawan

(12)

11

- Rapat evaluasi dilaksanakan minimal 1x/bulan

- 100% karyawan tergambar posisinya dalam peta kompetensi karyawan

4. Jadwal NO KEGIATAN POKOK 2013 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Pembentukan tim kompetensi karyawan 2 Penyusunan standar kompetensi karyawan 3 Pembuatan jadwal uji

kompetensi karyawan 4 Pelaksanaan uji

kompetensi karyawan 5 Evaluasi hasil uji

kompetensi karyawan

5. Anggaran

5.1. Pembentukan tim kompetensi : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.2. Penyusunan standar kompetensi karyawan : Studi banding = Rp.10.000.000 5.3. Pembuatan jadwal uji kompetensi karyawan : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.4. Pelaksanaan uji kompetensi karyawan : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.5. Evaluasi hasil uji kompetensi karyawan : Ada dalam biaya ATK dan rapat

(13)

12

4 PENILAIAN KINERJA KARYAWAN MEDIK & NON MEDIK

Leading Sector : Dept. Human Capital & Umum

1.1. Pembentukan tim penilaian kinerja karyawan 1.2. Penyusunan prosedur penilaian kinerja karyawan 1.3. Pembuatan jadwal penilaian kinerja karyawan 1.4. Pelaksanaan penilaian kinerja karyawan 1.5. Evaluasi penilaian kinerja karyawan 2. Cara Melaksanakan Kegiatan

2.1. Pembentukan tim penilaian kinerja karyawan - Rapat pembentukan tim penilaian kinerja karyawan 2.2. Penyusunan prosedur penilaian kinerja karyawan

- Penyusunan indicator kinerja karyawan terdahulu & formulasi indicator kinerja berdasarkan

core value RSPC

- Rapat penyusunan prosedur penilaian kinerja karyawan - Mengumpulkan referensi dari departemen lain

- Mengumpulkan referensi dan data dari institusi lain 2.3.Pembuatan jadwal penilaian kinerja karyawan

- Rapat pembuatan jadwal penilaian kinerja karyawan 2.4. Pelaksanaan penilaian kinerja karyawan

- setiap 1 tahun 2 kali, saat penilaian untuk kontrak kerja - setiap 1 bulan sekali, saat penilaian untuk keskar 2.5. Evaluasi penilaian kinerja karyawan

- Rapat evaluasi penilaian kinerja karyawan - Evaluasi kinerja karyawan 2 kali dalam 1 tahun

3. Sasaran

3.1. Pembentukan tim penilaian kinerja karyawan

- Tim penilaian kinerja karyawan dibentuk bulan April 2013 3.2. Penyusunan prosedur penilaian kinerja karyawan

- Penyusunan prosedur penilaian kinerja karyawan dimulai pada bulan April 2013 dan selesai pada bulan Mei 2013

(14)

13

- Jadwal penilaian kinerja karyawan tersusun bulan Mei 2013 3.4. Pelaksanaan penilaian kinerja karyawan

- 100% karyawan akan dinilai kinerjanya

3.5. Evaluasi penilaian kinerja karyawan

- Proses dan hasil penilaian kinerja karyawan tepat waktu - 80% kinerja karyawan baik

4. Skedul ( Jadwal ) Pelaksanaan Kegiatan

No. KEGIATAN BULAN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Pembentukan tim 2 Penyusunan prosedur 3 Pembuatan jadwal 4 Pelaksanaan penilaian 5 Evaluasi dan tindak lanjut penilaian 5. Anggaran

5.1. Pembentukan tim penilaian kinerja karyawan : Ada dalam biaya ATK dan rapat

5.2. Penyusunan prosedur penilaian kinerja karyawan : Ada dalam biaya ATK dan rapat

5.3. Pembuatan jadwal penilaian kinerja karyawan : Ada dalam biaya ATK dan rapat

5.4. Pelaksanaan penilaian kinerja karyawan : Ada dalam biaya ATK dan rapat

(15)

14

5

PENINGKATAN MUTU PELAYANAN

Leading Sector: Komite Mutu

1. Kegiatan Pokok

1.1. Penyusunan Standar Pelayanan Minimal (SPM) 1.2. Implementasi Standar Pelayanan Minimal (SPM) 1.3. Evaluasi Standar Pelayanan Minimal (SPM) 1.4. Renovasi ruang pelayanan

1.5. Standarisasi fasilitas unit pelayanan

1.6. Peningkatan mutu pelayanan kamar bedah

2.1. Penyusunan Standar Pelayanan Minimal (SPM) - Rapat penyusunan SPM

- Modifikasi Kepmenkes no. 129 tahun 2008 tentang Standar Pelayanan Minimal RS

 Pelayanan gawat darurat

 Pelayanan rawat jalan

 Pelayanan rawat inap

 Bedah sentral

 Pelayanan persalinan dan perinatologi

 Pelayanan intensif

 Pelayanan radiologi

 Pelayanan laboratorium patologi klinik

 Pelayanan rehabilitasi medik

 Pelayanan farmasi

 Pelayanan gizi

 Pelayanan transfusi darah

 Pelayanan keluarga miskin

 Pelayanan rekam medis

 Pengelolaan limbah

 Pelayanan administrasi dan manajemen

 Pelayanan ambulans/kereta jenazah

 Pelayanan pemulasaraan jenazah

 Pelayanan pemeliharaan sarana rumah sakit

 Pelayanan laundry

 Pencegah Pengendalian Infeksi (PPI)

 Penatalaksanaan Tuberculosis di RS

- Penyusunan Standar Pelayanan Minimal RS Permata Cibubur

(16)

15

 Penatalaksanaan house keeping

 Penatalaksanaan gudang obat

 Penatalaksanaan gudang umum

 Penatalaksanaan cleaning service

 Penatalaksanaan security

 Penatalaksanaan parkir

 Penatalaksanaan purchasing

 Penatalaksanaan SIRS

- Studi banding

2.2. Implementasi Standar Pelayanan Minimal (SPM) - Sosialisasi SPM ke departemen terkait

- Penerapan SPM di setiap unit pelayanan

 Garansi kecepatan pelayanan

2.3. Evaluasi Standar Pelayanan Minimal (SPM) - Audit pelayanan

- Ronde manajemen

 Rutin

 Non-rutin

2.4. Renovasi ruang pelayanan

- Perencanaan ruangan sesuai standar

 Unit pelayanan: OK, Laboratorium, Farmasi, Radiologi, Gizi Klinik

 Fasilitasi umum: ruang tunggu pengunjung - Pengajuan disain dan dana investasi

- Pencarian vendor - Proses renovasi

2.5. Standarisasi fasilitas unit pelayanan

- Perencanaan fasilitas dan penunjang pelayanan sesuai standar - Pengajuan model dan dana investasi

- Pencarian vendor - Pengadaan fasilitas

2.6. Peningkatan mutu pelayanan kamar bedah - Standarisasi alur kamar bedah

- Standarisasi fasilitas kamar bedah

- Penerapan patient safety di kamar bedah

3. Sasaran

3.1. Penyusunan Standar Pelayanan Minimal (SPM)

- Penyusunan SPM dimulai pada bulan Februari 2013 dan selesai pada bulan Juni 2013

3.2. Implementasi Standar Pelayanan Minimal (SPM)

- Pada bulan Oktober 2013, 80% pelayanan berjalan sesuai SPM 3.3. Evaluasi Standar Pelayanan Minimal (SPM)

- Ronde manajemen terlaksana sesuai jadwal - Hasil audit pelayanan disosialisasikan 1x/bulan 3.4. Renovasi ruang pelayanan

(17)

16

- Renovasi terlaksana sesuai jadwal 3.5. Standarisasi fasilitas unit pelayanan

- Fasilitas sesuai standar

3.6. Peningkatan mutu pelayanan kamar bedah - Alur pelayanan sesuai standar

- Fasilitas sesuai standar

- Patient safety : 100% operasi mengisi surgical safety checklist

4. Jadwal

NO KEGIATAN POKOK Bulan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 Penyusunan SPM 2 Implementasi SPM :

Garansi kecepatan 3 Evaluasi SPM : Audit

& Ronde manajemen 4 Renovasi ruang pelayanan 5 Standarisasi fasilitas 6 Peningkatan mutu pelayanan kamar bedah 5. Anggaran

5.1. Penyusunan Standar Pelayanan Minimal (SPM) : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.2. Implementasi Standar Pelayanan Minimal (SPM) : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.3. Evaluasi Standar Pelayanan Minimal (SPM) : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.4. Renovasi ruang pelayanan : Ada dalam biaya investasi 5.5. Standarisasi fasilitas unit pelayanan : Ada dalam biaya investasi 5.6. Peningkatan mutu pelayanan kamar bedah : Ada dalam biaya investasi

(18)

17 PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

Leading Sector: Komite Diklat

1.1. Pembentukan tim Diklat 1.2. Pembuatan prosedur Diklat 1.3. Penyusunan program Diklat 1.4. Implementasi Program Diklat 1.5. Evaluasi pelaksanaan Diklat

2.1. Pembentukan tim Diklat

- Rapat pembentukan tim Diklat 2.2. Pembuatan prosedur Diklat

- Rapat pembuatan prosedur Diklat 2.3. Penyusunan program Diklat

- Rapat penyusunan program Diklat

- Mengumpulkan data dari departemen lain

- Mengumpulkan data dari lembaga penyelenggara Diklat

- Membuat kerja sama Diklat dengan sekolah kesehatan, sekolah non-kesehatan, perusahaan rekanan, dan sponsor

- Menseleksi vendor trainner pengelolaan RS untuk diajukan ke unit Purchasing 2.4. Implementasi Program Diklat

- Diklat internal: diklat in-house dan mengundang konsultan

- Diklat eksternal: mengikuti kegiatan Diklat di institusi lain dan studi banding - Bekerja sama dengan departemen HC&U dan departemen terkait dalam

pelaksanaannya

2.5. Evaluasi pelaksanaan Diklat

- Rapat evaluasi pelaksanaan Diklat - Dilaksanakan minimal 1x/bulan

3. Sasaran

3.1. Pembentukan tim Diklat

- Tim Diklat terbentuk pada bulan Februari 2013 3.2. Pembuatan prosedur Diklat

- Prosedur Diklat disosialisasikan kepada seluruh karyawan pada bulan Maret 2013

3.3. Penyusunan program Diklat

- Penyusunan program Diklat dimulai pada bulan Februari 2013 dan selesai pada bulan Juni 2013

(19)

18

3.4. Implementasi program Diklat

- 60% standar kompetensi karyawan tercapai - 80% karyawan tetap mengikuti kegiatan DIklat - 100% karyawan baru mengikuti kegiatan Diklat 3.5. Evaluasi pelaksanaan Diklat

- Rapat evaluasi Diklat terlaksana minimal 1x/bulan

4. Jadwal

No Kegiatan Pokok Bulan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Pembentukan tim Diklat 2 Pembuatan prosedur diklat 3 Penyusunan program Diklat 4 Implementasi program Diklat 5 Evaluasi pelaksanaan diklat 5. Anggaran

5.1. Pembentukan tim Diklat : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.2. Pembuatan prosedur Diklat : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.3. Penyusunan program Diklat : Ada dalam biaya ATK dan rapat

5.4. Implementasi Program Diklat : Rp.1.000.000,-/karyawan/tahun 5.5. Evaluasi pelaksanaan Diklat : Ada dalam biaya ATK dan rapat

(20)

19 REKRUTMEN KARYAWAN

Leading Sector : Dept. Human Capital & Umum

1. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan 1.1. Pembentukan tim rekrutmen karyawan 1.2. Penyusunan prosedur rekrutmen karyawan 1.3. Pembuatan jadwal rekrutmen karyawan 1.4. Pelaksanaan rekrutmen karyawan 1.5. Evaluasi rekrutmen karyawan 2. Cara Melaksanakan Kegiatan

2.1. Pembentukan tim rekrutmen karyawan - Rapat pembentukan tim rekrutmen karyawan 2.2. Penyusunan prosedur rekrutmen karyawan

- Penyusunan buku panduan rekrutmen berdasarkan core value RSPC - Penyusunan kriteria karyawan yang dibutuhkan untuk semua unit kerja - Penyusunan soal – soal test dalam wawancara proses rekrutmen

- Penyusunan cara rekrutmen karyawan ( iklan di internet atau surat kabar ) 2.3.Pembuatan jadwal rekrutmen karyawan

- Rapat pembuatan jadwal rekrutmen karyawan 2.4. Pelaksanaan rekrutmen karyawan

- Bekerjasama dengan departemen lain dalam proses rekrutmen

- Melakukan kerjasama dengan instansi pendidikan (Kedokteran, STIKES, perhotelan, dll) dan menyediakan mess untuk calon karyawan dalam masa 1 tahun PKWT

- Pemasangan iklan lowongan kerja di media massa (online dan offline) 2.5. Evaluasi rekrutmen karyawan

- Rapat evaluasi rekrutmen karyawan

- Evaluasi rekrutmen karyawan dilakukan 1x/pertahun

3. Sasaran

3.1. Pembentukan tim rekrutmen karyawan

- Pembentukan tim rekrutmen karyawan pada bulan Maret 2013 3.2. Penyusunan prosedur rekrutmen karyawan

Penyusunan prosedur rekrutmen karyawan dimulai pada bulan April 2013 sampai dengan Mei 2013

3.3. Pembuatan jadwal rekrutmen karyawan

(21)

20

3.4. Pelaksanaan rekrutmen karyawan

- Karyawan terekrut melalui rekrutmen terjadual lebih banyak daripada rekrutmen insidental 3.5. Evaluasi rekrutmen karyawan

- 100% kebutuhan karyawan terpenuhi - Rapat evaluasi rekrutmen setiap 3 bulan

- Semua karyawan hasil rekrutmen akan dinilai kinerjanya

- Mendapatkan karyawan yang memenuhi kriteria dan kebutuhan rumah sakit

4. Skedul ( Jadwal) Pelaksanaan Kegiatan

No. KEGIATAN BULAN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Pembentukan Tim 2 Penyusunan prosedur 3 Pembuatan Jadwal 4 Pelaksanaan rekrutmen 5 Evaluasi Rekrutmen 5. Anggaran

5.1. Pembentukan tim rekrutmen karyawan : Ada dalam biaya ATK dan rapat

5.2. Penyusunan prosedur rekrutmen karyawan : Ada dalam biaya ATK dan rapat

5.3. Pembuatan jadwal rekrutmen karyawan : Ada dalam biaya ATK dan rapat

5.4. Rekrutmen kerjasama institusi pendidikan : Belum ada dalam biaya 2013

(22)

21 MENDESAIN PRODUK UNGGULAN

Leading sector : Departemen Medik

1.1. Pengumpulan data produk unggulan

1.2. Pembahasan bersama antara pemilik dan pengelola 1.3. Pembuatan rencana investasi produk unggulan 1.4. Realisasi produk unggulan

1.5. Evaluasi dan tindak lanjut

2.1.1. Pengumpulan data internal RSPC dari produk yang potensial untuk dijadikan unggulan, misal jumlah pasien, jumlah tindakan, value tindakan, dan lain- lain

2.1.2. Pengumpulan data eksternal produk tersebut di pasar kompetitor 2.1.3. Cost benefit analysis

2.2. Pembahasan bersama antara pemilik dan pengelola

2.2.1. Rapat pembahasan produk unggulan yang melibatkan perwakilan KAH, koordinator KAH, Direktur RSPC dan jajarannya (komite medik, dan departemen terkait)

2.2.2. Rekomendasi produk unggulan

2.3. Pembuatan rencana investasi produk unggulan 2.3.1. Pembuatan daftar investasi

2.3.2. Mencari vendor dan survei harga 2.3.3. Pengajuan anggaran

2.4. Realisasi produk unggulan

2.4.1. Sosialisasi ke customer internal maupun eksternal 2.4.2. Pemasaran produk unggulan

2.5. Evaluasi dan tindak lanjut

2.5.1. Mengumpulkan masukan dan keluhan baik lisan maupun tertulis tentang produk unggulan secara berkala

(23)

22

2.5.2. Pemecahan masalah (problem solving) 2.5.3. Tindak lanjut pemecahan masalah

3. Sasaran

- Data internal dan eksternal terkumpul pada bulan Maret 2013 3.2. Pembahasan bersama antara pemilik dan pengelola

- Terselenggara pada bulan April 2013

- 80% pihak yang diundang dapat menghadiri

- Dihasilkannya rekomendasi -minimal- sebuah produk unggulan di RSPC 3.3. Pembuatan rencana investasi produk unggulan

- Dihasilkannya dokumen rencana investasi produk unggulan pada bulan April 2013

3.4. Realisasi produk unggulan

- Produk unggulan mulai direalisasikan pada bulan Mei 2013 3.5. Evaluasi dan tindak lanjut

- Produk unggulan dievaluasi pada bulan Agustus & November 2013

NO KEGIATAN BULAN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Pengumpulan data produk unggulan (internal dan eksternal) 2 Pembahasan bersama KAH, Komite Medik

dan manajemen 3 Pembuatan rencana investasi produk unggulan 4 Realisasi produk unggulan

5 Evaluasi dan tindak

lanjut

(24)

23 INVENTORY MANAGEMENT

Leading sector : Departemen Akuntansi dan pajak

1. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan

1.1 Stock Opname dan Stock Sampling

1.2 Pengendalian pembelian, pemakaian, pencatatan dan pelaporan

2. Cara melaksanakan kegiatan

2.1 Stock Opname dan Stock Sampling

- Pembentukan tim untuk pelaksanaan stock opname dan stock sampling

- Mengeluarkan data dari SIRS (data pemakaian, penjualan dan pembelian untuk periode 1 bulan)

- Membuat kategori ABC – pareto, untuk stok opname dipilih semua kategori A dan untuk stok sampling dipilih secara acak dari kategori B & C masing-masing 20 item.

- Koordinasi dengan unit terkait untuk pelaksanaan stock opname, dilakukan di setiap Gudang : Gudang Medis , Gudang boga , Gudang Umum dan dilakukan juga di setiap depo -depo yang tersebar.

- Melakukan penghitungan stok atau persediaan yang ada berdasarkan fisik dan pencatatannya, bersama unit terkait.

- Hasil stock opname dan sampling akan dilaporkan pada akhir penghitungannya sebagai laporan pertanggung Jawaban terhadap persedian yang ada.

- Setiap pencatatan atau persediaan yang berbeda atau tidak sesuai baik itu menambah atau berkurangnya persediaan, harus ada pertanggungjawaban dari unit atau individu, yang bersangkutan (unit atau individu) diberikan kesempatan 1 X 24 jam untuk melakukan klarifikasi.

- Setiap kesenjangan yang ditemukan (berkurang atau berlebihnya persediaan), dibuatkan berita acara kronologisnya ataupun penggantian berupa uang

2.2 Pengendalian pembelian, pemakaian, pencatatan dan pelaporan

- Pencatatan dan pelaporan utk memonitoring pemakaian yang telah terjadi, akan disampaikan kepada semua unit yang bertanggung jawab terhadap nilai dan jumlah persediaan tersebut.

3. Sasaran

3.1 Stock Opname dan Stock Sampling

- Tersedia data stock opname yang disampaikan setiap hari untuk stock kategori A di unit berikut : 1) Gudang medis 2) Gudang umum 3) Gudang boga 4) Farmasi 5) OK-VK 6) UGD

- Tersedia data stock sampling yang disampaikan setiap hari kamis untuk stock kategori B dan C di unit farmasi

(25)

24

- Tersedia data stock opname yang disampaikan setiap 2 pekan sekali untuk stock kategori A di unit berikut :

1) Rawat inap 2) Perinatologi 3) ICU

4) NICU

- Tersedia data stock opname yang disampaikan 6 bulan sekali untuk stock opname semua kategori di unit berikut :

1) Gudang medis 2) Gudang umum 3) Gudang boga 4) Farmasi

- Tersedia data stock opname yang disampaikan 1 tahun sekali untuk stock opname semua kategori di unit berikut :

1) OK-VK 2) UGD

3.2 Pengendalian pembelian, pemakaian, pencatatan dan pelaporan - Pembelian dan pemakaian sesuai dengan kebutuhan

- Pencatatan dan pelaporan tepat waktu dan akurat

4. Jadwal pelaksanaan kegiatan

No Kegiatan Bulan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Stock opname dan stock

sampling

2 Pengendalian pembelian, pemakaian, pencatatan dan pelaporan

5. Anggaran

5.1 Stock Opname dan Stock Sampling : Ada dalam biaya ATK dan rapat

5.2 Pengendalian pembelian, pemakaian, pencatatan dan pelaporan

: Ada dalam biaya ATK dan rapat

(26)

25 PELAPORAN PEMAKAIAN OBAT, ALKES DAN BAHAN

Leading sector : Departemen Medik

1.1. Ketersediaan obat, alkes dan bahan

1.2. Pelaporan pemakaian obat, alkes dan bahan

2.1.1. Penghitungan stok minimal obat, alkes dan bahan 2.1.2. Pembuatan Purchase Request

2.1.3. Pembuatan Purchase Order oleh Pengadaan Medis 2.1.4. Order ke vendor oleh Pengadaan Medis

2.1.5. Penerimaan barang 2.1.6. Distribusi barang

2.2. Pelaporan pemakaian obat, alkes dan bahan

2.2.1. Pembuatan formulir pemakaian obat, alkes dan bahan oleh Akuntansi 2.2.2. Sosialisasi formulir

2.2.3. Pelaksanaan pencatatan pemakaian obat, alkes dan bahan

2.2.4. Pelaporan (pembuatan rekap) pemakaian obat, alkes dan bahan oleh Akuntansi

2.2.5. Evaluasi dan tindak lanjut

3. Sasaran:

Kejadian tidak tersedia (permintaan user tidak bisa dilayani) kurang dari 10% 3.2. Pelaporan pemakaian obat, alkes dan bahan

(27)

26

NO KEGIATAN BULAN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 A. Ketersediaan obat, alkes dan bahan

1 Penghitungan stok minimal obat,

alkes dan bahan 2 Pembuatan Purchase Request 3 Pembuatan Purchase Order (PIC:

Pengadaan Medis) 4 Order ke vendor (PIC: Pengadaan

Medis)

5 Penerimaan barang 6 Distribusi barang B. Pelaporan pemakaian alkes dan bahan

1 Pembuatan formulir pemakaian

alkes dan bahan 2 Sosialisasi formulir 3 Pelaksanaan pencatatan

pemakaian alkes dan bahan 4 Pelaporan (pembuatan rekap)

pemakaian alkes dan bahan 5 Evaluasi dan tindak lanjut

(28)

27

11 AKTIVITAS KEUANGAN & KEGIATAN USAHA

Leading Sector : Departemen Keuangan 1. Kegiatan Pokok & Rincian Kegiatan

1.1 Menyiapkan Laporan Keuangan

1.2 Pengajuan Anggaran & Pembayaran Vendor 1.3 Menghitung & membayarkan Jasa Medis 1.4 Pengelolaan Piutang Usaha

1.5 Pengelolaan Pendapatan & Penerimaan RS 1.6 Pembuatan Billing pasien

- Menyiapkan Laporan Laba-Rugi berdasar data SIRS

- Menyiapkan Laporan Detail Pendapatan berdasarkan data SIRS

- Menyiapkan Laporan Arus Kas berdasarkan data Rekening Koran KAH/RS - Departemen Akuntansi membuat laporan keuangan

- Rekonsiliasi antara laporan “versi keuangan” dengan “versi akuntansi”. 2.2 Pengajuan Anggaran & Pembayaran Vendor

- Mengajukan anggran operasional/investasi kepada KAH - Melakukan pembayaran kepada Vendor RS setelah dana cair - Mengelola dana COD untuk operasional RS

2.3 Menghitung & membayarkan Jasa Medis - Proses perhitungan jasa medis melalui SIRS - Pengajuan Anggaran dan pembayaran Jasa medis 2.4 Pengelolaan Piutang Usaha

- Pembuatan Invoice Piutang usaha Jaminan Perusahaan/Asuransi - Pengiriman Invoice dan pemantauan usia piutang usaha

- Penagihan dan pembayaran Piutang usaha - Hapus buku piutang usaha

2.5 Pengelolaan Pendapatan & Penerimaan RS

- Proses penerimaan pembayaran kasir tunai/non tunai 2.6 Pembuatan Billing pasien

(29)

28

3. Sasaran

- Laporan Laba-Rugi & Detail Pendapatan selesai sebelum tanggal 12 setiap bulan

- Laporan Arus Kas selesai sebelum tanggal 15 setiap bulan 3.2 Pengajuan Anggaran & Pembayaran Vendor

- Rerata 7 hari sejak pengajuan anggaran s/d pembayaran vendor

- Reimbursment dana COD 7 hari sudah cair, kenaikan dana COD 20% (Rp10 juta) sesuai peningkatan aktivitas RS.

3.3 Menghitung & membayarkan Jasa Medis

- Jasa Medis diterima Dokter paling lama tanggal 10 setiap bulan - Tanggapan atas informasi jasa medis paling lama 3 x 24 jam. 3.4 Pengelolaan Piutang Usaha

- Rerata umur piutang usaha > 60 hari; maksimal 12% dari total AR Outstanding

- Rerata umur piutang usaha < 60 hari telah tertagih

- Rerata pembuatan invoice paling lama 7 hari kerja telah terkirim 3.5 Pengelolaan Pendapatan & Penerimaan RS

- Akurasi pelaporan pendapatan & penerimaan Kasir dengan bantuan SIRS - Menutup kemungkinan penyimpangan yang bisa terjadi

3.6 Pembuatan Billing pasien

- Rerata Billing pasien Rawat Inap tunai atau kartu Kr/Db selesai dalam 30 menit dengan bantuan SIRS.

4. Jadual

No Kegiatan Pokok Bulan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 Laporan Keuangan

2 Pengajuan Anggaran & Pembayaran 3 Jasa Medis

4 Piutang Usaha

5 Pendapatan & Penerimaan 6 Billing

5. Anggaran

5.1 Menyiapkan Laporan Keuangan : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.2 Pengajuan Anggaran & Pembayaran Vendor : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.3 Menghitung & membayarkan Jasa Medis : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.4 Pengelolaan Piutang Usaha : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.5 Pengelolaan Pendapatan & Penerimaan RS : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.6 Pembuatan Billing pasien : Ada dalam biaya ATK dan rapat

(30)

29 AUDIT

Leading Sector : Satuan Pengawas Internal (SPI) 1. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan

1.1. Audit Internal 1.1.1. Audit Keuangan 1.1.2. Audit Operasional 1.1.3. Audit Kepatuhan (SOP) 1.1.4. Audit Khusus

1.2. Audit eksternal

2.1 Audit Internal

2.1.1. Audit Keuangan

- Pemeriksaan Siklus Pendapatan ( pendapatan Rawat jalan, rawat inap umum dan jaminan asuransi )

- Pemeriksaan Kas / Bank

- Pemeriksaan Piutang (Pribadi , Instansi , karyawan ) - Pemeriksaan Hutang

- Pemeriksaan Gaji dan Keskar - Pemeriksaan Dana Sponsorship

- Pemeriksaan Jasa Dokter dan Fee Bidan - Pemeriksaan biaya operasional

2.1.2. Audit Operasional

- Pemeriksaan Pembelian / Pengadaan

- Pemeriksaan Persediaan gudang medis dan umum - Pemeriksaan Penjualan Farmasi dan Kafe

- Pemeriksaan laporan Boga - Pemeriksaan Proyek Renovasi - Pemeriksaan Asset & Inventaris 2.1.3. Audit Kepatuhan (SOP)

- Memeriksa aktivitas disetiap unit sesuai dengan kebijakan, peraturan dan SOP - Evaluasi SOP yang sudah ada

2.1.4. Audit Khusus

- Mengumpulkan data berdasarkan informasi yang diperoleh tentang adanya penyelewengan

- Melakukan pemeriksaan untuk menemukan bukti-bukti penyelewengan - Melakukan interogasi dan klarifikasi terhadap pelaku penyelewengan. - Menyusun laporan hasil pemeriksaan

(31)

30

2.2. Audit Eksternal

- Melakukan seleksi Vendor KAP (Kantor Akuntan Publik) - Pemilihan Vendor KAP oleh Koordinator Purchasing

- Pelaksanaan audit oleh KAP melibatkan dept.Keuangan ,Akuntansi dan SPI - Pelaporan Hasil Audit Oleh KAP

3. Sasaran

3.1 Audit Keuangan

- Memberikan jaminan (Assurance) terhadap kehandalan data mencakup kelengngkapan, akurasi, klarifikasi dan otorisasi yanga memadai sehingga laporan keuangan yang dihasilkan tepat waktu, tepat guna, dan bebas dari salah saji yang material.

- Efisiensi & Akurasi Laporan Keuangan - Efisiensi Pengeluaran Rumah sakit 3.2. Audit Operasional

- Memastikan berjalannya aktivitas organisasi untuk tercapainya kegiatan operasional secara ekonomis, efisien dan efektif.

- Pengawasan Pemakaian , pencatatan dan pelaporan. 3.3 Audit Kepatuhan (SOP)

- Memastikan bahwa aktivitas RS sesuai dengan kebijakan, peraturan RS, dan SOP yang sudah ditetapkan.

3.4 Audit khusus

- Mendeteksi adanya suatu kesalahan atau penyimpangan yang berindikasi ke arah kecurangan

4. Skedul ( Jadwal ) Pelaksanaan Kegiatan

No. Kegiatan Bulan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1. Audit Keuangan 2. Audit Operasional 3. Audit Kepatuhan 4. Audit Khusus S I T U A S I O N A L * 5. Anggaran

5.1. Audit Internal : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.2. Audit Eksternal : Belum ada dalam budget 2013

(32)

31 APLIKASI KEUANGAN & LAPORAN MANAJEMEN

Leading sector : Departemen SIRS 1. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan

1.1 Kontrak kerja implementasi VIS 1.2 Kontrak kerja dengan QPro 1.3 Implementasi VIS

2.1 Kontrak kerja implementasi VIS

- Menyusun dokumen kontrak kerja antara RSPC dengan Konsultan developer VIS - Skema kerjasama adalah per-pasien yang dilayani (rawat jalan : 2.500 & rawat inap

: 15.000)

2.2 Kontrak kerja dengan QPro

- Menyusun dokumen kontrak kerja antara RSPC dengan QPro

- Skema kerjasama dengan Qpro adalah pendampingan teknis untuk antisipasi dan penanggulangan inkonsistensi dan kelambatan prosesing data QPro

- Diupayakan kerjasama dapat diperpanjang setiap bulan, sesuai kebutuhan RSPC 2.3 Implementasi VIS

- VIS diimplementasikan paralel dengan QPro

- Output dari VIS dapat menggantikan QPro sehingga VIS berjalan sendiri tanpa QPro - Implementasi VIS dilanjutkan hingga dpat menghasilkan laporan keuangan real

time

3. Sasaran

3.1 Kontrak kerja implementasi VIS

- Tersedianya dokumen kontrak kerja antara RSPC dengan Konsultan developer VIS pada bulan Februari 2013

3.2 Kontrak kerja dengan QPro

- Tersedianya dokumen kontrak kerja antara RSPC dengan Qpro pada bulan Februari 2013

- Data output dari Qpro konsisten - Prosesing data Qpro lebih cepat 3.3 Implementasi VIS

- VIS dapat menggantikan Qpro pada awal bulan Maret 2013

(33)

32

No Kegiatan Bulan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 Kontrak kerja implementasi VIS

2 Kontrak kerja dengan Qpro S I T U A S I O N A L 3 Implementasi VIS

5. Anggaran

5.1 Kontrak kerja implementasi VIS : Ada dalam biaya SIRS

5.2 Kontrak kerja dengan Qpro : Belum ada dalam budget 2013

(34)

33 APLIKASI OPERASIONAL NON KEUANGAN

Leading sector : Departemen SIRS 1. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan

1.1 Design tujuh aplikasi operasional non keuangan 1) Aplikasi resep online

2) Aplikasi pendaftaran 3) Aplikasi HRD

4) Aplikasi MCU 5) Aplikasi LIS

6) Aplikasi cafe, kantin & boga 7) Aplikasi job order

2.1 Design aplikasi operasional non keuangan

- Membuat design tujuh aplikasi non keuangan yang dibutuhkan dalam operasional dengan berkoordinasi bersama pengguna aplikasi tersebut

- Menseleksi vendor “software” untuk mengerjakan aplikasi yang dimaksud - Pemilihan vendor “software” oleh purchasing

- Vendor “software” mengerjakan aplikasi dengan diawasi oleh SIRS - Uji coba aplikasi

- Serah terima aplikasi

3. Sasaran

3.1 Design aplikasi operasional non keuangan

- Tersedianya tujuh aplikasi operasional non keuangan secara bertahap yang prosesnya dimulai pada bulan Maret 2013 dan mulai diimplementasikan pada bulan Juni 2013

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 Design aplikasi operasional non keuangan

5. Anggaran

(35)

34

15 SISTEM BACK UP

Leading sector : Departemen SIRS

1.1 Inventarisir Hardware.

1.2 Pemeliharaan dan dokumentasi Hardware. 1.3 Hardware cadangan.

1.4 Prosedur kerja khusus pada saat gagal system.

2.1 Inventarisir Hardware.

2.1.1 Membuat klasifikasi hardware.

2.1.2 Mencatat keberadaan hardware sesuai lokasi. 2.1.3 Mencatat spesifikasi hardware.

2.2 Pemeliharaan dan dokumentasi Hardware.

2.2.1 Membersihkan hardware dari debu dan komponen lain yang menganggu. 2.2.2 Penggantian komponen yang sudah tidak optimal kinerjanya.

2.2.3 Melakukan pemeriksaan hardware secara berkala.

2.2.4 Membuat catatan histori hardware (perbaikan, penggantian, pemindahan, dll.)

2.2.5 Membuat jadwal ronde seluruh hardware yang tersebar di area 2.2.6 Membuat laporan status hardware setiap minggu

2.3 Hardware cadangan.

2.3.1 Menempatkan atau menentukan hardware yang dapat digunakan pada saat gagal sistem, minimal satu unit untuk satu bagian pelayanan.

2.4 Prosedur kerja khusus pada saat gagal system.

2.4.1 Membuat prosedur kerja dan mensosialisasikannya kepada user atau unit terkait.

2.4.2 Memberikan pelatihan khusus kepada user-user terkait dalam penanganan gagal sistem untuk area kerjanya masing-masing.

2.4.3 Melakukan simulasi gagal system dengan melibatkan unit-unit terkait pada penggunaan sistem sehari-hari.

2.4.4 Membuat jaringan sistem tiruan dalam suatu ruangan.

2.4.5 Membuat cek list untuk evaluasi efektifitas prosedur dan mencatat hal-hal yang mungkin timbul pada saat prosedur ini dilakukan.

3. Sasaran

3.1 Inventarisir Hardware

3.1.1 Memastikan kelengkapan hardware. 3.1.2 100% hardware terpantau

(36)

35

3.2.1 Memastikan hardware siap pakai. Melengkapi Service card pada setiap unit. 3.2.2 Dokumentasi status hardware.

3.2.3 Evaluasi performance hardware. 100% hardware dapat berfungsi dengan baik.

3.3 Hardware cadangan

3.3.1 Tersedianya hardware cadangan saat dibutuhkan untuk menggantikan hardware yang rusak

3.4 Prosedur kerja khusus pada saat gagal system

3.4.1 Memastikan prosedur kerja dapat dijalankan oleh seluruh unit kerja terkait ketika terjadi gagal sistem

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 Inventarisir hardware

2 Pemeliharaan dan dokumentasi hardware

3 Hardware cadangan

4 Prosedur kerja khusus pada saat gagal sistem

5. Anggaran

5.1 Inventarisir hardware : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.2 Pemeliharaan dan dokumentasi hardware : Ada dalam biaya ATK dan rapat

5.3 Hardware cadangan : Ada dalam budget 2013

(37)

36

16 ANALISIS INVESTASI

Leading sector : Departemen Akuntansi & Pajak 1. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan

1.1. Kaji ulang pembelian barang dalam rencana investasi 2013 1.2. Evaluasi terhadap investasi yang sudah dilakukan

2.1 Kaji ulang pembelian barang dalam rencana investasi 2013 - Pembentukan tim pengkaji investasi.

- Dilakukan cost benefit analysis terhadap setiap investasi yang akan dilakukan . - Diperhitungkan sumberdaya pendukung terhadap investasi yang akan dilakukan

(man, money, material dan method)

2.2 Evaluasi terhadap investasi yang sudah dilakukan

- Mengevaluasi nilai investasi dan menghitung kewajaran antara nilai angsuran dengan pendapatan yang diperoleh

- Memberikan rekomendasi kepada unit kerja terkait dalam hal optimalisasi investasi yang sudah dilakukan agar nilai angsuran per-bulannya daapt tertutupi atau melebihi dari nilai angsuran.

3. Sasaran

3.1 Kaji ulang pembelian barang dalam rencana investasi 2013

- Tersedianya data rasio cost-per-benefit pada bulan April 2013, untuk 100% rencana investasi di tahun 2013

3.2 Evaluasi terhadap investasi yang sudah dilakukan

- Tersedianya data evaluasi terhadap 100% investasi yang telah direalisasikan

No Kegiatan Bulan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Kaji ulang pembelian

barang dalam rencana investasi 2013

2 Evaluasi terhadap investasi yang sudah dilakukan

5. Anggaran

5.1 Kaji ulang pembelian barang dalam rencana investasi 2013

5.2 Evaluasi terhadap investasi yang sudah dilakukan

(38)

37 PENGENDALIAN BIAYA

Leading Sector : Departemen Akuntansi & Pajak 1. Kegiatan Pokok & Rincian Kegiatan

1.1 Menyusun Proyeksi Biaya (Budgeting) untuk tahun depan 1.2 Pembuatan prosedur Pengendalian Biaya

1.3 Penyusunan Program Pengendalian Biaya 1.4 Implementasi Program Pengendalian Biaya 1.5 Evaluasi Program Pengendalian Biaya 1.6 Perubahan anggaran 2013

2.1 Menyusun Proyeksi Biaya untuk tahun depan

- Proyeksi biaya disusun berdasarkan estimasi kebutuhan operasional rutin dan program kerja tahun depan

2.2 Penyusunan Prosedur Pengendalian Biaya

- Rapat penyusunan Prosedur Pengendalian Biaya 2.3 Penyusunan Program Pengendalian Biaya

- Rapat penyusunan Program Pengendalian Biaya 2.4 Implementasi Program Pengendalian Biaya

- Melaksanakan prosedur pengendalian biaya atas pembelian barang - Efisiensi pemakaian ATK dan alat kerja

- Efisiensi beban energy dan komunikasi

- Efisiensi beban pemeliharaan & pengelolaan aktiva tetap - Efisiensi beban rumah tangga

- Penjualan barang yang kurang manfaatnya 2.5 Evaluasi Pelaksanaan Pengendalian Biaya

- Rapat bulanan Pengendalian Biaya (Realisasi vs Anggaran) 2.6 Perubahan anggaran 2013

- Rapat perubahan anggaran 2013 setiap triwulan

3. Sasaran

3.1 Penyusunan Proyeksi Biaya (Budgeting)

- Dokumen biaya (Budgeting) 2014 tersedia pada bulan November 2013 3.2 Penyusunan Prosedur Pengendalian Biaya

- Prosedur Pengendalian Biaya selesai Maret 2013 dan segera disosialisasikan. 3.3 Penyusunan Program Pengendalian Biaya

- Program selesai disusun bulan April 2013 3.4 Implementasi Program Pengendalian Biaya

- Deviasi dengan anggaran biaya Maksimal 10%, kecuali beban langsung mengikuti pendapatan.

(39)

38

3.5 Evaluasi Program Pengendalian Biaya - Evaluasi dilaksanakan sebulan sekali 3.6 Perubahan anggaran 2013

- Perubahan anggaran dapat dilakukan sekali dalam tiga bulan.

4. Jadual

No Kegiatan Pokok BULAN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Penyusunan Anggaran 2014 2 Penyusunan Prosedur 3 Penyusunan Program 4 Implementasi Program 5 Evaluasi Pelaksanaan 6 Perubahan anggaran 2013 5. Anggaran

5.1 Penyusunan Anggaran Biaya (Budgeting) 2014 : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.2 Pembuatan prosedur Pengendalian Biaya : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.3 Penyusunan Program Pengendalian Biaya : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.4 Implementasi Program Pengendalian Biaya : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.5 Evaluasi Program Pengendalian Biaya : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.6 Perubahan anggaran 2013 : Belum ada dalam budget 2013

(40)

39 PEDOMAN AKUNTANSI RUMAH SAKIT

Leading sector : Departemen Akuntansi & Pajak 1. Kegiatan Pokok Dan Rincian Kegiatan

1.1. Pembentukan tim

1.2. Mengumpulkan sumber rujukan 1.3. Identifikasi transaksi & kegiatan 1.4. Penyusunan pedoman

1.5. Membuat lampiran 1.6. Review dan simulasi

1.7. Membukukan dan pelaporan

2. Cara Melaksanakan Kegiatan

2.1. Pembentukan tim

- Membentuk Tim Penyusunan Pedoman Akuntansi RS dengan melibatkan unit kerja internal yang terkait dan konsultan developer SIRS

2.2. Mengumpulkan sumber rujukan

- Mengumpukan sumber rujukan dan standard akuntansi yang sesuai dengan rumah sakit

- Sinkronisasi dengan pedoman yang digunakan oleh konsultan developer SIRS dalam menyusun sistem informasi keuangan

2.3. Identifikasi transaksi dan kegiatan yang ada di RS

- Melakukan penelusuran alur transaksi dan kegiatan proses bisnis yang dilakukan di RSPC

2.4. Penyusunan pedoman

- Menyusun pedoman akuntansi RS sesuai dengan nilai yang sudah ditetapkan RS dan standard akuntansi yang berlaku umum sesuai SAK ETAP dan PSAK 2.5. Membuat lampiran

- Membuat Lampiran ilustrasi pencatatan transaksi 2.6. Review dan simulasi

- Mendiskusikan ( review ) dan simulasi dengan pihak-pihak yang terkait 2.7. Membukukan dan pelaporan

- Membukukan dan melaporkan kepada Direktur dan KAH

3. Sasaran

3.1. Tim penyusun terbentuk pada bulan februari.2013

3.2. Pembuatan standard Akuntansi rumah sakit akan disiapkan di bulan februari 2013

3.3. Transaksi keuangan dan pencatatan untuk panduan Akuntansi RS dibulan ke 2 dan 3 .

3.4. Pedoman akuntansi RS mengacu kepada standard yang umum yaitu sesuai dengan PSAK dan SAK ETAP pelaksanaannya dibulan ke 3 dan ke 4

(41)

40

3.5. Lampiran Ilustrasi pencatatan dan pembukuannya berdasarkan transaksi yg terjadi di RSPC akan dimulai dibulan ke 5 dan ke 6

3.6. Mendiskusikan dan mempresentasikan hasilnya dengan Direktur RSPC dan pihak terkait lainnya

3.7. Setelah di setujui oleh Direktur RSPC dan Ketua KAH akan dibukukan sebagai panduan akuntansi di rumah sakit permata

4. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan

NO KEGIATAN BULAN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 Pembentukan Tim

2 Mengumpulkan Sumber rujukan 3 Identifikasi transaksi dan kegiatan 4 Penyusunan Pedoman

5 Membuat Lampiran 6 Review dan simulasi

7 Membukukan dan pelaporan

5. Anggaran

5.1. Pembentukan tim : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.2. Mengumpulkan sumber rujukan : Belum ada dalam budget 2013 5.3. Identifikasi transaksi & kegiatan : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.4. Penyusunan pedoman : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.5. Membuat lampiran : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.6. Review dan simulasi : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.7. Membukukan dan pelaporan : Belum ada dalam budget 2013

(42)

41 AKREDITASI NASIONAL STANDAR 2012

Leading sector : Komite Mutu

1.1 Benchmarking dan diklat akreditasi standar 2012 1.2 Plan of action akreditasi

1.3 Self asessment

1.4 Bimbingan informal dan formal dari KARS

2.1 Benchmarking dan diklat akreditasi standar 2012

- Meminta informasi dari KARS tentang rumah sakit yang telah terakreditasi dengan standar 2013

- Memilih rumah sakit yang memungkinkan untuk dijadikan sebagai tempat benchmarking

- Pelaksanaan benchmarking - Membuat laporan benchmarking

- Mencari informasi pelaksanaan workshop akreditasi dengan standar 2012 - Mengikuti workshop akreditasi standar 2012

- Membuat laporan workshop akreditasi standar 2012 2.2 Plan of action akreditasi

- Menyusun plan of action akreditasi standar 2012 - Inhouse training akreditasi standar 2012

- Sosialisasi plan of action akreditasi kepada seluruh unit kerja terkait 2.3 Self asessment

- Seluruh unit kerja menjalankan plan of action akreditasi - Penilaian internal terhadap hasil yang dicapai

2.4 Bimbingan dari KARS

- Mengajukan surat permohonan bimbingan kepada KARS - Menjalani bimbingan dengan KARS

3. Sasaran

3.1 Benchmarking dan diklat akreditasi standar 2012 - Benchmarking terlaksana bulan Maret 2013 - Diklat akreditasi terlaksana bulan April 2013 3.2 Penyusunan plan of action akreditasi

- Plan of action akreditasi selesai pada bulan Juni 2013 3.3 Self asessment

- Self asessment akreditasi dimulai pada bulan Juli 2013 3.4 Bimbingan dari KARS

(43)

42

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 Benchmarking dan diklat akreditasi

2 Penyusunan POA akreditasi 3 Self asessment

4 Bimbingan dari KARS

5. Anggaran

5.1 Benchmarking dan diklat akreditasi standar 2012 : Belum ada dalam budget 2013 5.2 Penyusunan plan of action akreditasi : Ada dalam biaya ATK dan rapat

5.3 Self asessment : Ada dalam biaya ATK dan rapat

5.4 Bimbingan dari KARS : Belum ada dalam budget 2013 Lampiran :

No Bagian Elemen

Penilaian

Tingkat Kelulusan

PRATAMA MADYA UTAMA PARIPURNA

1 Sasaran Keselamatan Pasien (SKP) 24

NILAI ≥ 80%

2 Hak Pasien dan Keluarga (HPK) 100 3 Pendidikan Pasien dan Keluarga (PPK) 28 4 Peningkatan Mutu dan Keselamatan

Pasien (PMKP)

88

5 Millenium Development Goal's (MDG's)

3

NILAI ≥ 20%

6 Akses Pelayanan dan Kontinuitas Pelayanan (APK)

105

7 Asesmen Pasien (AP) 184 8 Pelayanan Pasien (PP) 74 9 Pelayanan Anestesi dan Bedah (PAB) 51

NILAI ≥ 20%

10 Manajemen Penggunaan Obat (MPO) 84 11 Manajemen Komunikasi dan Informasi

(MKI)

108

12 Kualifikasi dan Pendidikan Staff (KPS) 99 13 Pencegahan dan Pengendalian Infeksi

(PPI)

83

NILAI ≥ 20%

14 Tata Kelola, Kepemimpinan dan Pengarahan (TKP)

98

15 Manajemen Fasilitas dan Keselamatan (MFK)

92

(44)

43 SERTIFIKASI ISO 9001 : 2008

Leading sector : Komite Mutu

1.1 Benchmarking dan diklat ISO 9001:2008 1.2 Plan of action ISO 9001:2008

1.3 Self asessment ISO 9001:2008

1.4 Bimbingan dengan lembaga konsultan ISO 1.5 Ujian dengan badan sertifikasi

2.1 Benchmarking dan diklat ISO 9001:2008

- Memilih rumah sakit yang memungkinkan untuk dijadikan sebagai tempat benchmarking

- Pelaksanaan benchmarking - Membuat laporan benchmarking

- Mencari informasi pelaksanaan workshop sertifikasi ISO 9001:2008 - Mengikuti workshop sertifikasi ISO 9001:2008

- Membuat laporan workshop sertifikasi ISO 9001:2008 2.2 Plan of action ISO 9001:2008

- Membuat matriks perbandingan antara standar dalam instrumen ISO 9001:2008 dengan standar dalam instrumen akreditasi 2012

- Menyusun plan of action sertifikasi ISO 9001:2008 - Inhouse training sertifikasi ISO 9001:2008

- Sosialisasi plan of action sertifikasi ISO 9001:2008 kepada seluruh unit kerja terkait 2.3 Self asessment ISO 9001:2008

- Seluruh unit kerja menjalankan plan of action sertifikasi ISO 9001:2008 - Penilaian internal terhadap hasil implementasi

2.4 Bimbingan dari lembaga konsultan ISO - Menseleksi vendor lembaga konsultan ISO

- Mengajukan kepada Koordinator Logistik untuk pemilihan vendor lembaga konsultan ISO

- Bimbingan dengan lembaga sertifikasi ISO 9001:2008 2.5 Ujian dengan badan sertifikasi

- Ujian sertifikasi ISO 9001:2008

3. Sasaran

3.1 Benchmarking dan diklat ISO 9001:2008 - Benchmarking terlaksana bulan Maret 2013 - Diklat akreditasi terlaksana bulan April 2013 3.2 Plan of action ISO 9001:2008

(45)

44

3.3 Self asessment ISO 9001:2008

- Self asessment ISO 9001:2008 dimulai pada bulan Juli 2013 3.4 Bimbingan dari lembaga konsultan ISO

- Bimbingan dari lembaga konsultan ISO dimulai pada bulan Agustus 2013 3.5 Ujian dengan badan sertifikasi

- Ujian sertifikasi ISO dimulai pada bulan November 2013

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 Benchmarking dan diklat ISO 9001: 2008

2 POA ISO 9001: 2008

3 Self asessment ISO 9001: 2008 4 Bimbingan dari lembaga

konsultan ISO

5 Ujian dengan badan sertifikasi

5. Anggaran

5.1 Benchmarking dan diklat ISO 9001:2008 : Belum ada dalam budget 2013 5.2 Plan of action ISO 9001:2008 : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.3 Self asessment ISO 9001:2008 : Ada dalam biaya ATK dan rapat 5.4 Bimbingan dari lembaga konsultan : Belum ada dalam budget 2013 5.5 Ujian dengan badan sertifikasi : Belum ada dalam budget 2013

(46)

45 MANFAAT TAMBAHAN BAGI CUSTOMER

Leading Sector : Departemen Customer Care

1. Kegiatan Pokok & Rincian Kegiatan

1.1. Bekerjasama dengan rekanan pihak Perbankan, Asuransi, atau Instansi lainnya (Customer

Non Membership dan Customer Membership RS Permata Cibubur).

1.2. Melaksanakan kegiatan Unit Kesehatan Sekolah (UKS) bagi sekolah – sekolah yang telah bekerjasama dengan RS Permata Cibubur.

2.1. Bekerjasama dengan pihak Perbankan/ Asuransi/ Instansi lainnya (Customer Non

Membership dan Customer Membership RS Permata Cibubur).

- Menghubungi pihak Perbankan/ Asuransi/ Instansi lainnya yang akan melakukan

kerjasama dengan RS Permata Cibubur untuk mendukung kegiatan ini.

- Khusus bagi customer membership Student Member Card, pihak RS Permata

Cibubur akan menawarkan program Asuransi untuk benefit Emergency ke pihak Sekolah.

- Membuat Perjanjian Kerjasama dengan pihak terkait.

- Mengeluarkan kartu yang didalamnya terdapat logo RS Permata Cibubur dan

pihak terkait lainnya.

- Membuat Perjanjian Kerjasama dengan pihak sekolah mengenai kegiatan Unit Kesehatan Sekolah (UKS).

- Menyediakan dokter umum yang bertugas untuk mengunjungi sekolah – sekolah tersebut serta melakukan pemeriksaan rutin bagi para murid – murid sekolah.

- Melakukan edukasi dan atau penyuluhan kesehatan di sekolah – sekolah dengan melibatkan Dokter Spesialis (apabila diperlukan).

3. Sasaran

3.1. Bekerjasama dengan pihak rekanan

- Tersosialisasi kepada 100% pihak perbankan yang telah bekerjasama dengan RS Permata Cibubur.

- Terealisasi kerjasama dengan 2 perbankan.

- Tersosialisasi kepada 100% pihak Asuransi yang telah bekerjasama dengan RS Permata Cibubur.

- Terealisasi kerjasama dengan 1 asuransi.

- Tersosialisasi kepada 100% pihak instansi lainnya yang akan bekerjasama dengan RS Permata Cibubur.

(47)

46

- 50% customer membership RS Permata Cibubur (Student Member Card). - 75% customer RS Permata Cibubur.

- Pelaksanaan ini sesuai jadwal

- Tersosialisasi kepada 100% pihak sekolah yang telah bekerjasama dengan RS Permata Cibubur.

- Terealisasi 70% kegiatan Unit Kegiatan Sekolah (UKS). - Jadwal kegiatan Unit Kesehatan Sekolah (UKS) sesuai jadwal. 4. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Bekerjasama dengan

rekanan

2 Kegiatan Unit Kesehatan Sekolah (UKS) di sekolah – sekolah yang telah menjadi member program Student

Member Card RS

Permata Cibubur.

5. Anggaran

5.1. Kerjasama dengan rekanan : Budget dalam “Akun Entertain”. 5.2. Kegiatan UKS : Budget dalam “Akun Transportasi”

(48)

47 SURVEI LOYALITAS PELANGGAN

Leading Sector : Departemen Customer Care

1. Kegiatan pokok & rincian kegiatan

1.1. Pengumpulan data customer tahun 2012. 1.2. Mengadakan survei pasien secara tertulis.

1.3. Mengadakan survei tertulis Asuransi/ Perusahaan/ Klinik/ Bidan. 2. Cara Melaksanakan Kegiatan

2.1. Pengumpulan data customer tahun 2012. - Rapat pembentukan tim Survei.

- Mengumpulkan data customer yang berobat di permata selama tahun 2012. Untuk kegiatan pengumpulan data ini didukung oleh Dept. SIRS.

- Menyusun materi survei. 2.2. Mengadakan survei pasien tertulis.

- Menyebarkan kuesioner (versi singkat dan versi wawancara). - Merekap hasil survei.

2.3. Mengadakan survei tertulis Asuransi/ Perusahaan/ Klinik/ Bidan. - Menyebarkan kuesioner survei.

- Merekap hasil survei. 3. Sasaran

3.1. Pengumpulan data customer tahun 2012.

- Pembentukan tim Survei 2013. (Customer, Asuransi/ Perusahaan/ Klinik/ Bidan) pada bulan Februari 2013.

- Data customer tahun 2012 disediakan oleh Dept. SIRS dengan kriteria Repeat Order - Membuat materi survei (Customer, Asuransi/ Perusahaan/ Klinik/ Bidan).

3.2. Mengadakan survei customer secara tertulis.

- 80% customer RS Permata Cibubur mengisi kuesioner versi singkat.

- Wawancara (dengan dipandu kuesioner) terhadap 100 customer setiap bulan. 3.3. Mengadakan survei tertulis Asuransi/ Perusahaan/ Klinik/ Bidan.

- 100% rekanan Asuransi/ Perusahaan/ Klinik/ Bidan dikirimi kuesioner survey loyalitas.

- Survei untuk Asuransi/ Perusahaan/ Klinik/ Bidan, dengan jalan mengunjungi rekanan utama setiap 3 bulan sekali.

(49)

48

4. Jadwal Kegiatan No Kegiatan Bulan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Pengumpulan data customer tahun 2012 2 Survei loyalitas

pasien (repeat order & recommendation) tertulis setiap 1 bulan. 3 Survei loyalitas asuransi, perusahaan, klinik, bidan setiap 3 bulan. 5. Anggaran

5.1. Pengumpulan data customer tahun 2012.

- Pembentukan tim Survei 2013 : Budget dalam akun survei

- Pembentukan materi survei : Budget dalam ATK dan rapat.

5.2. Survei Loyalitas customer secara tertulis : Budget dalam akun survei

(50)

49 EDUKASI CUSTOMER

Leading Sector : Departemen Customer Care 1. Kegiatan Pokok & Rincian Kegiatan

1.1. Kegiatan Pokok.

1.1.1. Kelas Senam Hamil. 1.1.2. Kelas Laktasi. 1.1.3. Senam Diabetes 1.1.4. Senam Jantung Sehat. 1.1.5. Seminar Awam 1.2. Rincian Kegiatan.

1.2.1. Kelas Senam Hamil.

- Jadwal kegiatan : Rabu (pk. 15.00 Wib – selesai) & Sabtu (09.00 Wib -Selesai).

- Kegiatan : 1. Pemeriksaan Ibu & Janin sebelum

senam dimulai.

2. Senam hamil bersama instruktur. 1.2.2. Kelas Laktasi.

- Jadwal kegiatan : (Akan dibentuk Tim Laktasi).

- Kegiatan : 1. Membuka kelas Laktasi bagi pasien post

persalinan.

2. Membuka kelas Laktasi bagi pasien

Rawat Jalan (RJ).

1.2.3. Senam Diabetes

- Jadwal kegiatan : (Akan dibentuk Tim Diabetes). - Kegiatan : Membuka kelas senam Diabetes. 1.2.4. Kelas Senam Jantung Sehat.

- Jadwal kegiatan : (Akan dibentuk Tim Senam Jantung Sehat). - Kegiatan : Mengadakan kegiatan senam jantung

sehat bagi customer RS Permata Cibubur. 1.2.5. Seminar Awam.

- Pembentukan Panitia Seminar.

- Agenda Seminar Awam (April, Juli, dan Oktober 2013).

2.1. Senam Hamil.

- Dikelola oleh Dept. Medis : PIC. Bd. Evi Sopihah (Kanit RI Obgyn). - Instruktur Senam Hamil : Perawat yang ditunjuk dan sudah

mendapatkan pelatihan Senam Hamil.

- Jadwal kegiatan : Rabu (pk. 15.00 Wib – selesai) & Sabtu (09.00 Wib -Selesai). 2.2. Kelas Laktasi

- Dikelola oleh Dept. Medis : (Akan dibentuk Tim LAKTASI)

- Petugas Laktasi : Perawat yang ditunjuk dan pernah mengikuti

(Sertifikat LAKTASI).