iv UNIVERS ITAS BINA NUS ANTARA
_________________________________________________________________________ Program Studi Ganda
Akuntansi - Sistem Informasi Skripsi Sarjana Program Ganda
Semester Ganjil 2006/2007
ANALIS A DAN PERANCANGAN S IS TEM INFORMAS I ANGGARAN PADA PT. THOMAS EXPRES
Elly Fiah NIM : 0600665581
ABS TRAK
Penelitian dilakukan pada PT. Thomas Expres, yang bergerak di bidang jasa pengiriman barang, pengepakan, pengantaran cargo, jasa titipan dan lain-lain ke berbagai kota di Indonesia. PT. Thomas Expres selama ini belum membuat anggaran operasional secara lengkap, melainkan hanya memproyeksikan laba berdasarkan feeling
dan historis laba. Oleh karena keadaan keuangan PT. Thomas Expres yang baik, selalu memperoleh keuntungan setiap tahunnya, maka PT. Thomas Expres tidak menganggap pembuatan anggaran sebagai suatu hal yang penting.
Namun secara tidak disadari, jika PT. Thomas Expres membuat perencanaan anggaran yang lebih matang dan menyeluruh untuk tiap periodenya, maka tidak tertutup kemungkinan bahwa PT. Thomas Expres dapat memaksimalkan kinerjanya, yang berarti meningkatkan laba. Oleh karena itu, penulis merasa perlu untuk mengusulkan penyusunan anggaran untuk tujuan perencanaan, pengawasan serta sebagai benchmark
kinerja, melalui laporan kinerja, yang akan membandingkan kegiatan aktual dengan anggaran.
M etode penelitian yang dilakukan meliputi penelitian kepustakaan dan penelitian lapangan. Penelitian kepustakaan dilakukan untuk mendapatkan teori yang terkait dengan topik yang dibahas. Sedangkan penelitian lapangan dilakukan dengan observasi, wawancara, penelusuran dokumen-dokumen dan pengujian terbatas atas informasi yang diperoleh dari perusahaan. Untuk perancangan sistem informasi, yang digunakan adalah metode perancangan berorientasi objek menurut M athiassen, dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6 dengan Microsoft Access XP sebagai
database engine. Perancangan dokumen menggunakan notasi UM L (Unified Model Diagram) yang berorientasi objek dengan menggunakan Microsoft Visio 2003.
v KAT A PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan pada Tuhan Yang M aha Esa atas berkat dan rahmat-Nya, sehingga skripsi yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Anggaran pada PT. Thomas Expres” dapat diselesaikan tepat pada waktunya.
Adapun tujuan dari penulisan skripsi ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan Strata-1 pada Universitas Bina Nusantara dan untuk mendapatkan gelar Sarjana.
Skripsi ini disusun berdasarkan data yang diperoleh dari tempat penulis melakukan survei dan pengamatan pada PT. Thomas Expres ditambah dengan penjelasan dari para dosen dan buku-buku yang ada hubungannya dengan topik Skripsi.
Penulis menyadari masih banyak kekurangan–kekurangan di dalam Skripsi ini, sehingga penulis mengharapkan bantuan berupa kritik dan saran dari para dosen serta cara-cara yang baik untuk menyusun karya ilmiah di masa yang akan datang.
Pada kesempatan ini, penulis hendak menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dan memberikan dukungan moril maupun materiil sehingga Skripsi ini dapat selesai. Penulis memohon maaf sebesar-besarnya jika ada nama yang tidak disebutkan, karena petunjuk Skripsi membatasi kata pengantar maksimal hanya dua halaman. Ucapan terima kasih ini penulis tujukan kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M App.Sc. selaku Rektor Universitas Bina Nusantara.
2. Bapak Engkos Achmad Kuncoro, SE, M M , selaku Dekan Fakultas Ekonomi.. 3. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M .Sc., M .Comp.Sc. selaku Dekan Fakultas Ilmu
Komputer.
4. Bapak M isbahul M unir,AK., M BA, selaku Ketua Jurusan Akuntansi. 5. Bapak Siswono, S.Kom, MM , selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi. 6. Ibu Rindang Widuri, S.Kom., M M , selaku Sekretaris Jurusan Akuntansi. 7. Bapak Johan, S.Kom., MM , selaku Sekretaris Jurusan Sistem Informasi.
8. Bapak Beni M adi Silalahi, Drs., MM , selaku dosen pembimbing jurusan Akuntansi yang telah memberikan banyak petunjuk dan saran bagi penulis dalam penyusunan skripsi ini, terutama dukungan motivasi di saat penulis mulai merasa malas dan kecanduan terhadap game online.
9. Ibu Dewanti Liem, S.Kom, selaku dosen pembimbing jurusan Sistem Informasi yang telah banyak bersabar dan bersedia meluangkan waktu, meskipun penulis sering datang terlambat atau membatalkan janji pertemuan bimbingan. Terima kasih juga atas petunjuk dan saran selama penyusunan skripsi ini.
10.Seluruh Dosen Universitas Bina Nusantara yang telah mendidik dan memberikan bimbingan selama masa pendidikan.
vi
yang diperlukan dalam penulisan skripsi ini. Terima kasih atas kesabaran menjawab banyaknya pertanyaan penulis.
12.M ama atas kasih dan cintanya yang meskipun jauh, namun senantiasa terasa hangat di hati. Penulis akan selalu merindukanmu sampai kapanpun.
13.Papa, alias Acong atau Ramli, atas kesabaran dan motivasi yang tidak pernah habis, yang bahkan tidak pernah memberikan tekanan kepada penulis selama penyusunan Skripsi. Papalah yang menjadi satu-satunya alasan mengapa penulis harus lulus, supaya kita sekeluarga bisa berkumpul kembali. Semoga penulis lulus, amin.
14.Adik-adik penulis yang tidak imut, M elissa dan M eryna, atas sms-sms yang selalu menanyakan perkembangan skripsi penulis. M eskipun kita selalu bertengkar, namun sebenarnya penulis sangat menyanyangi kalian.
15.Abang penulis, Willy, yang terpaksa pasrah memberikan pemakaian komputer yang lebih sering selama penulisan skripsi, sehingga harus mengorbankan waktu bermain game. Semoga kita bisa akur.
16.Saudara-saudara yang telah memberikan dukungan moril maupun materiil, terutama Cin In ii yang bagi penulis sudah seperti Ibu sendiri, meskipun penulis sering tidak menunjukkan perhatiannya.
17.Ndok atas sindiran-sindirannya selama penulis mengalihkan waktu penyusunan skripsi ke kegiatan menonton vcd/dvd atau bermain game. Namun dukungannya selalu dirasakan oleh penulis.
18.Wiewie, atas kesabarannya membantu penulis coding dan kesediaannya telepon-teleponan hingga tiga jam untuk membantu penulis menemukan error atau saat kesulitan coding sendirian. M aafkan penulis yang selalu mengganggumu.
19.Jati dan RW yang telah bersedia membantu penulis coding selama semalaman, juga Andry atas pinjaman kamar dan komputernya. Vera, atas kata-kata “ciayo” yang selalu terdengar lewat telepon atau sms. Christine, atas segala bantuannya. 20.Teman-teman penulis, terlalu banyak dan tidak cukup disebutkan satu persatu di
halaman kata pengantar. Daripada timbul kecemburuan karena tidak tercantum namanya, maka penulis memilih mencantumkannya dalam hati. Tidak terlihat, namun pasti akan terasa oleh teman-teman. Semoga kita semua lulus, bagi yang sedang menyusun skripsi, sehingga kita bisa makan-makan bersama dengan hati lega (kalau penulis lulus maksudnya).
Akhir kata, penulis berharap skripsi ini berguna bagi PT. Thomas Expres khususnya, serta dapat memberikan sumbangan yang bermanfaat bagi pembacanya.
Jakarta, Januari 2007 Penulis
vii DAFTAR IS I
Halaman
Abstrak iv
Kata Pengantar v
Daftar Isi vii
Daftar Tabel x
Daftar Gambar xii
Daftar Lampiran xiv
BAB 1 PENDAHULUAN 1
1.1 Latar Belakang Penelitian 1
1.2 Ruang Lingkup Penelitian 4
1.3 Tujuan dan M anfaat Penelitian 4
1.4 M etodologi Penelitian 5
1.5 Sistematika Penulisan 6
BAB 2 LANDASAN TEORI 8
2.1 Anggaran 8
2.1.1 Pengertian Anggaran 8
2.1.2 Keunggulan dan Keterbatasan Anggaran 9
2.1.3 M acam-M acam Anggaran 11
2.1.4 Zero-Based Budgeting 15
2.2 Pengertian dan Klasifikasi Biaya 16
2.2.1 Pengertian Biaya 16
2.2.2 Klasifikasi Biaya 17
2.3 Prosedur Penyusunan Anggaran 23 2.4 Perbandingan Antara Perencanaan dan Pengendalian 28
2.5 Laporan Kinerja 29
2.5.1 Laporan Kinerja Dalam Perusahaan Non M anufaktur
31 2.5.2 Perbedaan Laporan Kinerja Anggaran Statis dan
Anggaran Fleksibel
31
2.6 Sistem Informasi 32
2.6.1 Pengertian Sistem 32
2.6.2 Pengertian Informasi 33
2.6.3 Pengertian Sistem Informasi 34 2.6.4 Pengertian Perancangan Sistem 34 2.7 Konsep Analisis dan Perancangan Berorientasi Objek 34
2.7.1 Orientasi Objek 35
2.7.2 Rich Picture 36
2.7.3 Problem Domain Analysis 36
2.7.4.1 Classes 37
2.7.4.2 Structure 38
2.7.4.3 Behavior 39
2.7.4 Application Domain Analysis 40
2.7.4.1 Usage 41
2.7.4.2 Function 43
viii
2.7.5 Architecture Design 44
2.7.5.1 Criteria 45
2.7.5.2 Component Architecture 47
2.7.5.3 Process Architecture 49
2.7.6 Component Design 49
2.7.6.1 Model Component 50
2.7.6.2 Function Component 51
2.8 Pengertian Basis Data 52
BAB 3 GAM BARAN UMUM PERUSAHAAN 53
3.1 Latar Belakangan Pendirian PT. Thomas Expres 53 3.2 Badan Hukum PT. Thomas Expres 54 3.3 Organisasi PT. Thomas Expres 55 3.4 Kegiatan Operasi PT. Thomas Expres 61 3.5 Penyajian Laporan Keuangan PT. Thomas Expres 77 BAB 4 PENYUSUNAN ANGGARAN DAN PERANCANGAN
SISTEM INFORMASI ANGGARAN
79 4.1 Analisa Penyusunan Anggaran Operasional pada PT.
Thomas Expres
4.1.1 Anggaran Penjualan
4.1.2 Anggaran Harga Pokok Penjualan 4.1.3 Anggaran Beban Usaha
4.1.4 Laporan Laba Rugi yang Dianggarkan
79 79 90 100 104 4.2 Pencatatan Kegiatan Aktual 109
4.3 M enyusun Laporan Kinerja 109
4.4 Dokumentasi Analisis (Analysis Document) 111
4.4.1 The Task 111
4.4.1.1 Tujuan (Purpose) 111 4.4.1.2 Definisi Sistem (System Definition) 111
4.4.1.3 Context 113
4.4.2 The Problem Domain 116
4.4.2.1 Clusters 116
4.4.2.2 Struktur (Structure) 116 4.4.2.3 Kelas (Classes) 118
4.4.2.4 Event 120
4.4.3 The Application Domain 121
4.4.3.1 Usage 121
4.4.3.2 Daftar Fungsi (Function List) 139 4.4.3.3 Rancangan antar muka pemakai (User
Interface)
4.4.3.4 Windows yang digunakan oleh seluruh karyawan
140 144 4.4.3.5 The Technical Platform 156 4.5 Dokumentasi Rancangan (Design Documentation) 156
4.5.1 The Task 156
4.5.1.1 Tujuan (Purpose) 156 4.5.1.2 Koreksi Terhadap Analisis (Correction to
the analysis)
ix
4.5.1.3 Tujuan Kualitas (Quality Goal) 157
4.5.2 Technical platform 158
4.5.2.1 Peralatan (Equipment) 158 4.5.2.2 Sistem perangkat lunak (System Software) 159 4.5.2.3 Sistem rancangan antar muka (System
interfaces)
159 4.5.2.4 Rancangan bahasa program (Design
Language)
160
4.5.3 Architecture 160
4.5.3.1 Component Architecture 160 4.5.3.2 Process Architecture 162 4.5.3.3 Standar (Standards)
4.5.3.4 Component
4.5.3.5 Structure
4.5.3.6 Function Component 4.5.3.7 Operation Specification
164 165 166 170 171
4.5.4 Rekomendasi (Recommendation) 173
4.5.4.1 The System Usefulness
4.5.4.2 Plan for Initialing User
4.5.4.3 Rencana Implementasi (Implementation Plan)
173 174 175
BAB 5 SIM PULAN DAN SARAN 176
5.1 Simpulan 176
5.2 Saran 178
DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP
x
DAFTAR T AB EL
Halaman
Tabel 2.1 Contoh anggaran laporan laba rugi statis 12 Tabel 2.2 Waktu manajemen yang dialokasikan untuk perencanaan
versus pengendalian
29 Tabel 2.3 Laporan kinerja terhadap anggaran 30 Tabel 2.4 Contoh laporan kinerja terhadap anggaran statis 32
Tabel 2.5 Contoh Event Table 38
Tabel 2.6 Kriteria umum 46
Tabel 2.7 Jenis Arsitektur client-server 49
Tabel 3.1 Data perwakilan PT. Thomas Expres 76 Tabel 3.2 Laporan Laba Rugi PT. Thomas Expres tahun usaha yan
berakhirpada tanggal 31 Desember 2005, 2004 dan 2003
78 Tabel 4.1 Pendapatan Aktual PT. Thomas Expres tahun 2003, 2004
dan 2005
81 Tabel 4.2 Anggaran Penjualan SM U (DN) - Bulanan untuk tahun
yang berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres
84
Tabel 4.3 Anggaran Jasa Titipan - Bulanan untuk tahun yang berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres
85 Tabel 4.4 Anggaran Jasa Lainnya - Bulanan untuk tahun yang
berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres
86 Tabel 4.5 Tanggal-tanggal event khusus tahun 2003 hingga tahun
2006
87 Tabel 4.6 Ringkasan Anggaran Penjualan untuk tahun yang berakhir
tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres
89 Tabel 4.7 Anggaran Harga Pokok SM U untuk tahun yang berakhir
tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres
92 Tabel 4.8 Anggaran Beban Pengiriman Lainnya untuk tahun yang
berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres
93 Tabel 4.9 Anggaran Beban Penyelesaian Handling untuk tahun yang
berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres
94 Tabel 4.10 Anggaran Beban Pengepakan untuk tahun yang berakhir
tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres
95 Tabel 4.11 Ringkasan Anggaran Harga Pokok Penjualan untuk tahun
yang berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres
98
Tabel 4.12 Anggaran Beban Usaha untuk tahun yang berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres
102 Tabel 4.13 Laporan laba rugi yang dianggarkan untuk tahun yang
berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres
106 Tabel 4.14 System Definition dengan kriteria FACTOR 112
Tabel 4.15 Event Table 120
Tabel 4.16 Tabel Aktor 121
xi
Tabel 4.18 Spesifikasi aktor Staf Akuntansi 123 Tabel 4.19 Use Case Spesification untuk “M embuat Account” 128 Tabel 4.20 Use Case Spesification untuk “M embuat Anggaran dan
M encetak Anggaran”
129 Tabel 4.21 Use Case Spesification untuk “M embuat Anggaran -
Laporan Laba Rugi yang Dianggarkan”
130 Tabel 4.22 Use Case Spesification untuk “M embuat Laporan
Kinerja”
131 Tabel 4.23 Use Case Spesification untuk “M embuat Form Aktual” 131 Tabel 4.24 Use Case Spesification untuk “M embuat Laporan Aktual” 132 Tabel 4.25 Function List lengkap sistem informasi anggaran 139
Tabel 4.26 Daftar windows user interface dan print out 141 Tabel 4.27 Checklist prioritas kriteria desain 158
Tabel 4.28 Spesifikasi hardware untuk sistem informasi anggaran 159 Tabel 4.29 Struktur data tabel M s_Account 167 Tabel 4.30 Struktur data tabel Anggaran 167 Tabel 4.31 Struktur data tabel FormAktual 168 Tabel 4.32 Struktur data tabel FormAktualDetil 168 Tabel 4.33 Operation Specification Perhitungan Anggaran 171 Tabel 4.34 Operation Specification Perhitungan Nilai Anggaran 172 Tabel 4.35 Operation Specification Perhitungan Persentase Alokasi 172 Tabel 4.36 Operation Specification Perhitungan Varians 173 Tabel 4.37 “Gantt Chart” Rencana Implementasi Sistem Informasi
Anggaran PT. Thomas Expres
xii
DAFTAR GAMB AR
Halaman
Gambar 2.1 Keterkaitan anggaran induk 15 Gambar 2.2 Arah aliran data anggaran dalam sistem penganggaran
partisipatif
27 Gambar 2.3 Kegiatan utama dan hasil dari analisa dan perancangan
orientasi objek
35 Gambar 2.4 Aktivitas pada problem domain analysis 37
Gambar 2.5 Contoh “Statechart” 40
Gambar 2.6 Aktivitas application-domain 41
Gambar 2.7 Gambar 2.8
Aktifitas pada architectural design Component Design
45 50 Gambar 2.9 Sub activities in function-component design 51 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Thomas Expres 57 Gambar 3.2 Jaringan Kegiatan Operasi PT. Thomas Expres di
Indonesia
74 Gambar 4.1 Rich Picture sistem informasi yang diusulkan 113
Gambar 4.2 M odel Cluster 116
Gambar 4.3 Struktur dari “Account” 116 Gambar 4.4 Struktur dari “Anggaran” 116
Gambar 4.5 Struktur dari “Aktual” 117
Gambar 4.6 Class Diagram lengkap Sistem Informasi Anggaran PT. Thomas Expres
117 Gambar 4.7 Statechart diagram kelas “Account” 118 Gambar 4.8 Statechart diagram kelas “Anggaran” 119 Gambar 4.9 Statechart diagram kelas “FormAktual” 120
Gambar 4.10 Use case diagram 124
Gambar 4.11 Detil Use case “M embuat Anggaran dan M encetak Anggaran”
125 Gambar 4.12 Detil Use case “M embuat Laporan Kinerja” 126 Gambar 4.13 Detil Use case “M embuat Laporan Aktual” 127 Gambar 4.14 Sequence diagran “M embuat Account” 132 Gambar 4.15 Sequence diagram “M embuat Anggaran dan M encetak
Anggaran”
133 Gambar 4.16 Sequence diagram “M embuat Laporan Laba Rugi yang
Dianggarkan”
134 Gambar 4.17 Sequence diagram “M embuat Form Aktual” 135 Gambar 4.18 Sequence diagram “M embuat Laporan Aktual” 136 Gambar 4.19 Sequence diagram “M embuat Laporan Kinerja” 137 Gambar 4.20 Sequence Diagram Hubungan Antar Window 138
Gambar 4.21 Navigation Diagram 143
Gambar 4.22 Window ”Login” 144
Gambar 4.23 Window ”Ubah Password” 144
xiii
Gambar 4.25 Window ”Account” 146
Gambar 4.26 Window ”Anggaran Pendapatan - Penjualan SM U” 147 Gambar 4.27 Window ”Anggaran Pendapatan Lain-Lain” 149 Gambar 4.28 Window ”Anggaran Beban Usaha” 150 Gambar 4.29 Window ”Anggaran Laporan Laba Rugi” 151
Gambar 4.30 Window ”Form Aktual” 153
Gambar 4.31 Window ”Laporan Aktual” 154 Gambar 4.32 Window ”Laporan Kinerja” 155
Gambar 4.33 Component Diagram 161
Gambar 4.34 Deployment Diagram 162
Gambar 4.35 Arsitektur Jaringan 163
Gambar 4.36 Command Button umum 164
Gambar 4.37 Component User Interface 165
Gambar 4.38 Revised Class Diagram 166
Gambar 4.39 Statechart diagram kelas “FormAktual” 168 Gambar 4.40 Statechart diagram kelas “FormAktualDetail” 169
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1 Tanda Terima Pembayaran PT. Indonesia National Air Services
L.1 Lampiran 2 Surat M uatan Udara PT. (Persero) Garuda Indonesia L.2 Lampiran 3 M anifest Muatan PT. (Persero) Garuda Indonesia L.3 Lampiran 4 Surat Reservasi (Shipments Booked) L.4
Lampiran 5 Notasi yang digunakan dalam class diagram L.5 Lampiran 6 Notasi yang digunakan dalam deployment diagram L.6 Lampiran 7 Notasi yang digunakan dalam sequence diagram L.7 Lampiran 8 Notasi yang digunakan dalam statechart diagram L.8 Lampiran 9 Notasi yang digunakan dalam use case diagram L.9 Lampiran 10 Anggaran Pendapatan - Penjualan SM U dan Grafik L.10
Lampiran 11 Laporan Laba Rugi yang Dianggarkan dan Grafik L.11
Lampiran 12 Form Aktual L.12
