Buku Panduan
UNTUK ROLE SEKOLAH
SISTEM ADMINISTRASI KARTU JAKARTA
PINTAR
Dokumen Versi 1.2
Pus a t Per e nc a na a n Da n Pe ng e nd a lia n Pe nd a na a n Pe nd id ika n Pe rs o na l da n O per a s io na l (P6O)
uptp6o.disdikdki@gmail.com
Pus a t Per e nc a na a n Da n Pe ng e nd a lia n Pe nd a na a n Pe nd id ika n Pe rs o na l da n O per a s io na l (P6O)
[ Buku Panduan ] – Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar
i
i
DAFTAR ISI
Role Sekolah... 2 Login... 2 Administrasi Sekolah ... 3 Blokir Sekolah ...6 Pendaftaran KJP ...7 Input Siswa ...8 Verifikasi ...11 Rekomendasi ...14 Kelengkapan Berkas ...14Persetujuan Kelapa Sekolah ...15
[ Buku Panduan] – Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar
1
1
PENDAHULUAN
Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar (KJP) merupakan sistem informasi terintegrasi untuk menatalaksanakan program KJP secara efektif, efisien dan akuntabel. Setiap stakeholder yang terlibat dalam penatalaksanaan KJP akan mendapat akses ke sistem sesuai dengan hak dan perannya masing-masing.
Aplikasi ini digunakan antara lain untuk melakukan input proses Pendaftaran penerima KJP, Verifikasi, Persetujuan dan Pelaporan penerima KJP. Aplikasi ini sepenuhnya terintegrasi, terpusat dan real-time berbasis web.
[ Buku Panduan] – Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar
2
2
ROLE SEKOLAH
Login
Untuk masuk ke aplikasi web KJP dapat diakses di www.kjp.jakarta.go.id:
1
1. Halaman Beranda, dihalaman beranda terdapat menuMasuk system KJP untuk Login.
4
2. Klik Masuk Sistem KJP, MakaAkan muncul form Login. Masukan User name (menggunakan NPSN Sekolah) dan password dan ketikan Verification Code, dan klik Login.
Terdapat 3 Modul dalam Role sekolah yaitu Administrasi sekolah, Pemblokiran Sekolah dan Pendaftaran KJP
Administrasi sekolah berfungsi untuk mengubah data sekolah dan mengelola data Verifikator
Pemblokiran sekolah berfungsi untuk Memblokir siswa yang melanggar aturan KJP
Pendaftaran KJP berfungsi untuk Pendaftaran KJP dari mulai daftar hingga persetujuan Kepsek
[ Buku Panduan] – Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar
3
3
Administrasi Sekolah
1
1. Tampilan Awal Role Sekolah2
2. Pilih Modul Administrasisekolah, Maka muncul list data verifikator
3. Klik tombol Edit untuk mengedit data verifikatod 4. Klik tombol Hapus untuk
mengahpus data verifikator
5
5. Klik Tombol Tambah DataVerifikator untuk Menambah Verifikator, Isi field NIP dan Nama dan Klik Tombol Simpan
[ Buku Panduan] – Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar
4
4
6
6. Klik Tombol Data PokokSekolah Untuk mengedit data sekolah, setelah mengedit data sekolah Klik tombol
[ Buku Panduan] – Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar
5
5
Blokir Sekolah
1
1. Ditampilan Awal, Pilih Modul Pemblokiran - Sekolah2
2. Maka Akan tampil list siswayang diblokir
3
3. Pilih menu Blokir baru untukmenambah siswa yang diblokir, isi form tersebut, lalu Klik tombol Simpan
[ Buku Panduan] – Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar
6
6
4
4. Siswa yang telah diinputkan di Blokir Baru akan tampil di list siswa yang di Blokir, Klik Tombol Blokir dan upload surat persetujuan Kepala Sekolah dan Klik Blokir
5. Klik Lihat alasan pemblokiran untuk melihat bukti dan alasan pemblokiran
Pendafaran KJP
1
1. Ditampilan Awal Pilih menu[ Buku Panduan] – Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar
7
7
2
2. Terdapat beberapa Tab dalam module ini yaitu :
Penerima Sebelumnya Berisi data siswa yang terdaftar tahun lalu, berfungsi untuk pendaftaran ulang siswa jika akan didaftarkan ulang ditahun berjalan Sementara Berisi data calon siswa penerima KJP dan siap diverifikasi
Verifikasi Berisi data calon siswa penerima KJP yang telah diverifikasi, terdapat cetak berkas verifikasi dan penginputan hasil verifikasi
Rekomendasi Berisi data calon siswa penerima KJP yang telah diverifikasi dan siap direkomendasi
Kelangkapan Berkas Berisi data calon siswa penerima KJP yang telah direkomendasi dan siap untuk mengupload berkas persyaratan KJP
Persetujuan Kepsek Berisi data calon siswa yang telah melengkapi berkas Daftar Final Berisi data final calon siwa penerima KJP dari sekolah
Pembatalan Berisi data siswa yang dibatalkan untk menjadi penerima KJP
3
3. Klik Menu Input Data Siswa, Maka Akan muncul Form Pengecekan NIK, Masukan NIK dan nomor KK siswa, Lalu klik Cek NIK Untuk Pendataan KJP dalam satu tahun dibuat menjadi 2 Tahap, Untuk Tahap 1 hanya dilakukan pengecekan dukcapil, apabila siswa terdaftar di data kependudukan maka siswa dapat menjadi penerima KJP.Tahap 2 selain mengecek siswa terdaftar di dukcapil, juga mengecek jenjang dan kelas siswa, apabila siswa telah terdaftar di satu sekolah dan mendaftar di sekolah lain karena naik jenjang maka dilakukan mutasi
[ Buku Panduan] – Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar
8
8
oleh pihak sekolah yang baru, Sistem memberikan peringatan bahwa siswa telah terdaftar di sekolah lain dan diharapkan melakukan mutasi, dan siswa
tersebut tetap akan mengikuti proses verifikasi, kelengkapan berkas dan proses lainnya.
4. Setelah siswa berhasil melalui Pengecekan Nik, Untuk siswa yang telah terdaftar maka data siswa akan tampil, namun bila siswa belum teradfat maka akan tampil form seperti Berikut :
5. Isi field-field biodata siswa, akan muncul error berwarna merah apabla data tidak lengkap, klik Tombol Simpan
untuk menyimpan data siswa. Apabila penyimpanan data Sukses, maka siswa akan berada di tab Sementara
[ Buku Panduan] – Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar
9
9
4
6. Tab Penerima Sebelumnya hanya muncul pada pendaftaran KJP Tahap 1, Terdapat Aksi Daftar Ulang yaitu untuk mendaftarkan ulang siswa penerima KJP dari tahun lalu ke tahun Berjalan
5
7. Pada Tab Sementara KlikMenu Verifikasi/Centang Hijau untuk siswa yang siap diverifikasi, Klik Ok dan siswa pindah ke tab verifikasi
6
8. Dalam tab Verifikasi terdapat beberapa Tombol, yaitu Cetak, Input Data Verifikasi, Cetak Form Verifikasi, Cetak Form BAP dan Rekomendasi
9. Cetak digunakan untuk mencetak list siswa yang berada pada status Verifikasi
10. Input Data verifikasi digunakan untuk menginputkan hasil verifikasi verifikator yang telah mengunjungi siswa calon penerima KJP
[ Buku Panduan] – Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar
10
10
11. Tuliskan hasil verifikasi sesuai dengan hasil verifikasi di lapangan, Pilih nama Verifikator dan upload gambar bila ada, Klik tombol Simpan
12. Cetak Form Verifikasi, digunakan untuk mendownload file yang akan digunakan verifikator untuk memverifikasi siswa calon penerima KJP
13. Setelah User menginputkan hasil verifikasi maka status siswa berubah dari belum diverifikasi menjadi Layak atau tidak Layak, apabila status Layak Maka aka nada tombol Rekomendasi ( Bulat centang hijau), Klik Rekomendasi. Maka siswa akan berpindah Tab ke Tab Rekomendasi
[ Buku Panduan] – Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar
11
11
14. Cetak Form BAP digunakan untuk bukti yang menyatakan layak dan tidaknya siswa menerima bantuan KJP
[ Buku Panduan] – Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar
12
12
7
15. Dalam Tab Rekomendasi, terdapat Menu Cetak Rekomendasi, Cetak Excel dan Kirim Ke Persetujuan
16. Cetak Rekomendasi untuk mendownload surat rekomendasi kepala sekolah untuk siswa mendapatkan SKCM, setelah terlebih dahulu melakukan pencarian sesuai dengan kelurahan alamat siswa. Dan memasukan Nomor rekomendasi.
17. Cetak Excel untuk mencetak siswa yang mendapatkan rekomendasi mendapatkan SKCM dari kepala sekolah, harus berurutan dari pencarian per kelurahan, cetak Rekomendasi diakhiri dengan cetak excel
18. Kirim Ke persetujuan, Klik Centang Bulat Hijau untuk siswa yang akan dilengkapi berkas dan direkomendasikan
8
16. Dalam Tab kelengkapan Berkas Terdapat 2 Aksi yaitu Input berkas dan Setujui
17.Input Berkas digunakan untuk mengupload berkas-berkas yang diperlukan dalam pendaftaran KJP
[ Buku Panduan] – Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar
13
13
18. Klik Choose File dan cari lokasi file dan Upload untuk setiap berkasnya, dan untuk surat rekomendasi kepsek dan SKTM isi field nomor surat. setelah semua file berkas terupoad Klik Keluar
19. Klik Setujui untuk siswa yang telah dilengkapi berkas dan siap disetujui oleh Kepala Sekolah.
9
20. Dalam Tab Persetujuan Kepala Sekolah Terdapat beberapa menu dan aksi yaitu,
Setujui, Cetak Daftar Sementara, View Verifikasi, View Berkas dan Batal
21. Klik Setujui Untuk menyetujui semua siswa yang berada di tab Persetujuan Kepala Sekolah
22. Klik Cetak Daftar Sementara untuk mencetak list siswa yang akan disetujui kepala sekolah, diguakan untuk di pasang dipapan pengumuman sekolah, sebelum benar-benar di setujui oleh Kepala Sekolah
[ Buku Panduan] – Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar
14
14
24. Klik View Berkas untuk melihat dan mendownload berkas-berkas siswa
25. Klik Batal Untuk membatalkan siswa menjadi penerima KJP
[ Buku Panduan] – Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar
15
15
10
27. Dalam Tab Disetujui Terdapat beberapa menu dan aksi yaitu Cetak Persetujuan,
Cetak Daftar Calon Penerima, Cetak berkas, View Verifikasi dan View Berkas
28. Klik Cetak persetujuan untuk mencetak surat persetujuan Kepala sekolah mengenai daftar final siswa penerima KJP di masing masing sekolah
29. Klik Cetak daftar calon penerima untuk mencetak list siswa final penerima KJP dari sekolah
30. Klik Cetak berkas untuk mencetak list kelengkapan berkas seluruh siswa 31. Klik View Verifikasi untuk melihat form Verifikasi siswa
[ Buku Panduan] – Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar
16
16
11
33. Dalam Tab Dibatalkan tampil siswa-siswa yang dibatalkan menjadi penerima KJP terdapat menu Cetak Siswa yang Dibatalkan, View Verifikasi dan View Berkas
34. Klik Cetak Siswa yang dibatalkan untuk mencetak list siswa yang dibatalkan menjadi penerima KJP
35. View Verifikasi dan View Berkas sama dengan yang dijelaskan sebelumnya