143
SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN BERBASIS WEB DI BALAI
PENGKAJIAN DAN PENGEMBANGAN KOMUNIKASI DAN
INFORMATIKA SURABAYA
Ines Dwi Rahayu
Program Studi Sistem Informasi, Universitas Airlangga Jalan Mbah Sarah RT 009 RW 002 Wadungasih Buduran Sidoarjo
Email : indwira02@gmail.com
Naskah diterima : 7-10-2016 | Revisi : 18-10-2016 | Disetujui : 18-10-2016
Abstrak
Badan Pengkajian dan Pengembangan Komunikasi dan Informatika (BPPKI) Surabaya merupakan salah satu organisasi Eselon III yang bergerak dalam bidang penelitian dibawah lembaga Pemerintahan Kementerian Republik Indonesia. Sebagai organisasi penelitian, sangat diperlukan sumber daya ilmiah yang berkualitas bagi seorang peneliti untuk sarana penunjang menghimpun informasi yang relevan dengan topik atau masalah yang akan atau sedang diteliti. Adanya pelayanan perpustakaan yang lambat serta pengolahan data adminisrasi perpustakaan yang manual menghambat kinerja peneliti dalam studi kepustakaan. Sehingga, dalam tulisan ini akan dikaji suatu model dan desain pengembangan sistem informasi perpustakaan yang dapat menjadi suatu sistem perpustakaan berbasis web dan dapat di implementasikan di perpustakaan BPPKI Surabaya. Metode penelitian ini menggunakan metode pengumpulan data yang dilakukan dengan studi literatur, pengamatan, dan wawancara untuk analisis kebutuhan sistem. Metode perancangan sistem menggunakan metode analisis terstruktur yaitu dengan mengidentifikasi proses saat ini, merumuskan permasalahan yang
terjadi, mendesain database dan desain form input dan output, membangun program berbasis web, dan
terakhir dilakukannya sebuah pengujian sistem.Kesimpulan dari kajian ini yaitu dengan perancangan dan membangun sistem informasi perpustakaan barbasis web di BPPKI Surabaya untuk mempermudah proses pelayananan kinerja perpustakaan dan menghasilkan suatu laporan yang otomatis dan akurat.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Perpustakaan, Berbasis Web
LIBRARY INFORMATION SYSTEM WEB BASED IN BPPKI SURABAYA
Abstract
Badan Pengkajian dan Pengembangan Komunikasi dan Informatika (BPPKI) Surabaya is one of the third tier organization that is engaged in the research institute under the Ministry of Government of the Republic of Indonesia. As a research organization, an indispensable resource for the scientific quality of the researchers to collect information supporting facilities that are relevant to the topic or issue that will be or are being studied. Slow their library services and data processing library manual adminisrasi hinder the performance of the researchers in the study of literature. Thus, in this paper will be assessed a model and design of the development of the library information system that can be a web-based library system and can be implemented in the library BPPKI Surabaya. This research method using the method of data collection is done with a literature study, observation, and interviews for the analysis of system requirements. Method of designing systems using structured analysis method is to identify the current process, formulating the issues involved, database design and design form input and output, build a web-based program, and last did a testing system. The conclusion of this study is to design and build a web-based library information system in BPPKI Surabaya to facilitate the service process library performance and produce a report that is automatically and accurately.
Keywords :
Information Systems, Library, Web-Based
PENDAHULUAN
Badan Pengkajian dan Pengembangan
Komunikasi dan Informatika (BPPKI)
Surabaya merupakan salah satu organisasi Eselon III yang bergerak dalam bidang
penelitian di lingkungan Kementerian
Komunikasi dan Informatika dan sebagai
instansi pemerintah dibawah lembaga
Pemerintahan Kementerian Republik Indonesia. Terdapat 3 ruang lingkup wilayah kerja BPPKI Surabaya antara lain JATIM, NTB, dan
144 Sulawesi Barat. BPPKI Surabaya dalam
menjalankan tugas-tugas pokoknya terdapat pendukung dari tugas-tugas pokok tersebut yaitu pada bagian Sub Bagian Tata Usaha yang mempunyai sebuah perpustakaan. Jenis dari
perpustakaan BPPKI Surabaya adalah
perpustakaan khusus. Perpustakaan khusus ini dalam arti koleksi pustaka yang tersedia disesuaikan dengan bidang BPPKI yaitu Komunikasi dan Informatika. Perpustakaan ini sebagai penunjang studi kepustakaan bagi peneliti untuk menghimpun informasi yang relevan dengan topik atau masalah yang akan atau sedang diteliti.
Masalah pelayanan perpustakaan di BPPKI Surabaya yang dilakukan secara manual membutuhkan waktu yang relatif lama sehingga berdampak pada pelayanan yang diberikan. Pustakawan BPPKI Surabaya dalam melayani para peminjam dan pembaca pustaka mengalami masalah dalam pengelolaan data administrasi di perpustakaan, permasalahan tersebut meliputi, kesulitan dalam melakukan pengecekan pendataan peminjam yang sudah
melakukan pengembalian pustaka dan
pendataan peminjam yang terlambat dalam pengembalian pustaka karena pencatatan data yang bercampur jadi satu antara peminjaman dan pengembalian, pencarian pustaka yang akan dipinjam jika harus mencari pustaka tersebut di rak sedangkan informasi pustaka tersebut tidak diinformasikan statusnya apakah buku tersebut masih ada atau sedang dipinjam, padahal para peneliti yang sebagai aktor terbesar sebagai peminjam pustaka perlu untuk mengetahui informasi koleksi pustaka yang ada di perpustakaan, serta dalam pembuatan laporan yang harus menyalin ulang data-data yang ada di buku besar ke dalam microsoft excel. Penambahan masalah lainnya yaitu BPPKI dari pusat meminta pustakawan untuk melakukan pendaftaran anggota yang nantinya mendapatkan kartu anggota dan kartu anggota tersebut digunakan sebagai bukti seseorang telah menjadi bagian dari perpustakaan BPPKI Surabaya serta membuatkan daftar pengunjung untuk mengetahui pengunjung yang telah berkunjung di BPPKI Surabaya. Sedangkan sekarang ini pustakawan belum pernah sama
sekali meminta anggota pustaka untuk
melakukan pendaftaran anggota dan pendataan daftar pengunjung.
Dari berbagai masalah yang terjadi di
perpustakaan BPPKI Surabaya, Untuk
mengatasi permasalahan tersebut diperlukan suatu sistem yang otomatis dan akurat yang dapat berguna untuk meningkatkan pelayanan
kinerja perpustakaan dan membantu
pengelolaan data administrasi, maka perlu dibuatkan suatu aplikasi Sistem Informasi
Perpustakaan Berbasis Web yang
terkomputerisasi. Hal ini diharapkan dapat
meningkatkan kualitas informasi yang
dihasilkan menjadi lebih akurat, waktu pencarian dan penyajian informasi yang lebih cepat, terhindar dari terjadinya penyimpangan data serta kesalahan - kesalahan lain akibat keterbatasan kemampuan manusia dalam memecahkan persoalan.
Berdasarkan uraian latar belakang
permasalahan tersebut maka didapatkan
rumusan permasalahan sebagai berikut:
1. Bagaimana merancang dan membangun
Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web BPPKI di Surabaya?
2. Bagaimana mengolah dan menampilkan
laporan data administrasi untuk Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web di BPPKI Surabaya secara otomatis dan akurat?
Tujuan :
1. Merancang dan membangun Sistem
Informasi Perpustakaan Berbasis Web di
BPPKI Surabaya yang dapat
mempermudah proses kinerja pelayanan perpustakaan.
2. Mengolah dan menampilkan laporan data
administrasi Sistem Informasi
Perpustakaan Berbasis Web di BPPKI Surabaya secara otomatis dan akurat.
Manfaat:
1.
Dapat membantu pustakawan untukmempercepat dan mempermudah proses pelayanan perpustakaan.
2.
Dapat membantu pustakawan untukmengelola data-data perpustakaan.
3.
Dapat memberikan informasi mengenaidaftar buku yang dipinjam.
4.
Dapat membantu peminjam pustakadalam mencari dan melihat koleksi
pustaka yang dimiliki perpustakaan
BPPKI Surabaya melalui web.
5.
Dapat mengetahui ketersediaan pustaka.6.
Dapat meminimalisir kehilangan pustaka.7.
Memberikan laporan data pelayananperpustakaan secara cepat, tepat, efisien dan akurat.
145
Batasan masalah yang akan dicapai sebagai
berikut :
1. Proses Pendaftaran Anggota
Perpustakaan.
2. Proses Pendataan Daftar Pengunjung
Perpustakaan.
3. Proses Penerimaan Pustaka.
4. Proses Peminjaman Pustaka.
5. Proses Pengembalian Pustaka.
6. Proses Pembuatan Laporan.
Kajian Pustaka
Dalam jurnal Sulastri (2013) Penelitian
tentang Pembangunan Sistem Informasi
Perpustakaan Pada Sekolah Menengah Pertama (SMP) Negeri 4 Karangtengah
Dalam jurnal Rosita Cahyaningtyas, Siska Iriyani pada (2015) Penelitian tentang Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan pada Smp Negeri 3 Tulakan, Kecamatan Tulakan Kabupaten Pacitan
Dalam Jurnal Sri Sumarlinda (2014) Penelitian tentang Rancang Bangun Sistem Informasi Perpustakaan dan Pemanfaatan Sms-Gateway Sebagai Sarana Penunjang Informasi Perpustakaan
METODE PENELITIAN Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang penulis lakukan dalam penelitian ini adalah:
a. Studi literatur
b. Pengamatan (Observasi)
c. Wawancara (interview)
Pengembangan model menggunakan Prosedur
dari Metode Analisis Terstruktur (Structured
Analysis) Berikut adalah perangakat permodelan metode Analisis Terstruktur yaitu
Document Flow Diagram, Data Flow Diagram
(DFD) dan Kamus Data (data dictionary),
Conceptual Data Model (CDM), Pysical Data Model (PDM), Hierarchy plus Input-Proses-Output (HIPO).
HASIL DAN PEMBAHASAN Analisis Sistem
Tahap analisis sistem ini merupakan awal dalam membangun sistem informasi perpustakaan berbasis web di BPPKI Surabaya. Dalam analisis sistem dibutuhkan suatu metode untuk menganalisis dan desain sistem yang digunakan dalam sebuah perancangan dan pembuatan aplikasi. Untuk menganalisis kebutuhan sistem, metode pengumpulan data
yang dilakukan yaitu dengan studi
literatur,pengamatan, dan wawancara.
Wawancara dilakukan dengan berbagai pihak diantaranya yaitu Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Pustakawan. Tujuan wawancara untuk mengetahui permasalahan dan kendala pada sistem saat ini yang sedang berjalan, untuk mengetahui proses atau prosedur kerja dan untuk mendapatkan data yang ada dalam proses sistem tersebut. Sehingga dapat menghasilkan suatu output berupa kebutuhan fungsional untuk membentuk sistem proses kerja yang akan datang.
Document Flow Diagram ini dibuat sebagai rancangan bagan alir dokumen proses bisnis saat ini.
Proses Usulan Pengembangan Koleksi Pustaka Pustakawan Peminjam Mulai Membuat Form Usulan Pustaka Baru Form Usulan Pustaka Baru Form Usulan Pustaka Baru Mengisi Form Usulan Pustaka Baru Form Usulan Pustaka Baru (Terisi) Form Usulan Pustaka Baru (Terisi) Menyalin Usulan Pustaka Baru dalam Buku Pengembangan Koleksi Pustaka Buku Pengembangan Koleksi Pustaka c 1
146
Proses Pengolahan Penerimaan Pustaka
Peminjam Kepala Sub Bagian Tata
Usaha Pustakawan
Distributor Majalah dan Koran Mulai Cek Kategori Pustaka Buku / Jurnal ? Mendata bibliografi buku / jurnal Membuatkan Katalog Pustaka Katalog Pustaka Ya
Mencatat data pustaka ke buku induk pustaka sesuai kategori pustaka Tidak Buku Agenda Penerimaan Koran Buku Induk Majalah Buku Induk Buku
dan Jurnal 1 Majalah Koran Majalah Koran Buku / Jurnal Buku / Jurnal berasal dari pusat
Majalah Koran Buku / Jurnal Melakukan Pengolah Pustaka Mencetak Katalog Pustaka c 2 Buku / Jurnal
Gambar 2. Document Flow Diagram Proses Pengolahan Penerimaan Pustaka
SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN BERBASIS
WEB DI BPPKI SURABAYA
1 Pendaftaran Anggota 2 Pendataan Daftar Pengunjung 3 Penerimaan Pustaka 4 Peminjaman Pustaka 5 Pengembalian Pustaka 6 Pengelolaan Pembuatan Laporan 1.1 Input Data Peminjam 1.3 Email Gateway login peminjam 2.1 Input Data Pengunjung 2.2 Input Data Kunjungan 1.2 Cetak Kartu Peminjam 2.3 Tampil Hasil Data Pengunjung dan Kunjungan 4.3 Input Peminjaman Baru 4.4 Cetak Bukti Peminjaman 4.6 Input Perpanjangan Masa Peminjaman 5.2 Input Pengembalian 5.3 Cetak Bukti Pengembalian 3.1 Usulan Pengembangan Koleksi Pustaka 3.1.1 Input Usulan Pustaka Baru 3.1.2 Tampil Hasil Data Usulan Pustaka 3.1.3 ACC Pengajuan Data Usulan 4.7 Tampil Data Peminjaman dan Perpanjangan Masa Peminjaman 5.4 Tampil Data Pengembalian 5.5 SMS Gateway Pengembalian 6.1 Pembuatan Laporan Daftar Kunjungan 6.2 Pembuatan Laporan Penerimaan Pustaka 6.3 Pembuatan Laporan Peminjaman 3.2 Pengolahan Penerimaan Pustaka 6.4 Pembuatan Laporan Pengembalian 3.2.1 Input Buku dan Jurnal 3.2.3 Input Majalah 3.2.4 Input Koran 3.2.5 Tampil Katalog Online 3.2.6 Tampil E-book 6.2.1 Pembuatan Laporan Usulan Pustaka 6.2.2 Pembuatan Laporan Pengelolaan Penerimaan Buku dan Jurnal 4.1 Cek Peminjaman 4.2 Cek Stok Pustaka 4.5 Cek Perpanjangan Masa Peminjaman 5.1 Cek Pengembalian 6.2.3 Pembuatan Laporan Pengelolaan Penerimaan Majalah 6.2.4 Pembuatan Laporan Pengelolaan Penerimaan Koran 3.2.2 Cetak Katalog Pustaka
147
Proses Peminjaman Pustaka
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Pustakawan Peminjam Mulai Cek Peminjaman Baru ? Cek Status Peminjamnya dari anggota ? Cek Status Peminjamnya dari anggota ? Tidak Surat Pengantar Instansi Surat Pengantar Instansi Tidak Memberikan ijin pustakawan melayani peminjam instansi luar Tidak Ya Memberikan Katalog Pustaka Katalog Pustaka Katalog Pustaka Menanyakan ketersediaan pustaka yang diinginkan Cek Ketersediaan Pustaka ? Mengambil pustaka Buku / Jurnal Ya 1 1 Buku / Jurnal Memberikan info stok buku kosong Tidak Cek Status Peminjamnya dari anggota ? Membuatkan Surat Bukti Peminjaman Tidak Surat Bukti Peminjaman Surat Bukti Peminjaman Menuliskan Data peminjaman Ya Buku Besar Peminjaman Pustaka c Buku Besar Peminjaman Pustaka Memberikan Tanda Tangan Bukti Peminjam Buku Besar Peminjaman Pustaka TTD Peminjam Buku Besar Peminjaman Pustaka TTD Peminjam c Selesai Buku / Jurnal Ya Mencari data peminjaman di buku besar peminjaman sesuai nama peminjam Mencatat data perpanjangan di buku besar Cek Memiliki Tanggungan Peminjaman ? Memberikan pustaka Tidak Buku / Jurnal Menolak Peminjaman Pustaka Ya Buku / Jurnal Surat Bukti Peminjaman Buku / Jurnal Surat Bukti Peminjaman
Dari Peminjam Anggota dan Pihak Instansi Luar
Dari Instansi Luar
Cek Perpanjangan Melebihi batas maksimal
? Ya Menolak Perpanjangan Peminjaman Tidak Buku Besar Peminjaman dengan data perpanjangan peminjaman Data perpanjanga n ditulis dengan menambah tgl peminjaman Buku Besar Peminjaman dengan data perpanjangan peminjaman Menandatanga ni bukti perpanjangan
Buku Besar Peminjaman dengan data perpanjangan peminjaman TTD
Peminjam
Buku Besar Peminjaman dengan data perpanjangan peminjaman TTD Peminjam c Buku / Jurnal Surat Bukti Peminjaman Buku / Jurnal Surat Bukti Peminjaman 1 2 3 3 2 Pihak Instansi Luar Menerima Pustaka dan Surat Peminjaman dan Anggota hanya menerima pustaka Melakukan Pilihan Pelayanan Ya
148 Proses Pengembalian Pustakawan Peminjam Mulai Cek Status Peminjamnya dari anggota ? Buku / Jurnal Ya Tidak Buku / Jurnal Surat Bukti Peminjaman Buku / Jurnal Surat Bukti Peminjaman Pustaka Peminjam
Anggota dan Pihak Instansi Luar Surat Bukti Peminjaman dari peminjam pihak instansi luar Mencari data peminjaman di buku besar peminjaman Mencatat Tanggal pengembalian Buku Besar peminjaman dengan data pengembalian Buku Besar peminjaman dengan data pengembalian Menandatangani bukti pengembalian Buku Besar peminjaman dengan data pengembalian TTD Peminjam Buku Besar peminjaman dengan data pengembalian TTD Peminjam c 1 Cek Kondisi Pustaka Rusak/ Hilang? Tidak Ya Buku / Jurnal Mengganti dengan pustaka baru Buku / Jurnal 2 Melakukan Pemilihan Peminjam Melakukan Perjanjian untuk penggantian pustaka Buku / Jurnal Pembelian Penggantian Pustaka sesuai dengan
perjanjian Pergantian Pustaka ini dilakukan setelah peminjam menemukan
buku baru sesuai dengan perjanjian
Gambar 4. Document Flow Diagram Proses Pengembalian Pustaka
Diagram Jenjang
Diagram jenjang dalam Sistem
Informasi Perpustakaan Berbasis Web Di BPPKI Surabaya dibuat berdasarkan hasil dari analisis kebutuhan sistem baru. Dalam analisis kebutuhan sistem baru terdapat 6 proses utama, yaitu pendaftaran anggota, pendataan daftar pengunjung, penerimaan pustaka, peminjaman
pustaka, pengembalian pustaka dan
pengelolaan pembuatan laporan. Proses utama
yang terdapat pada analisis kebutuhan sistem baru dijadikan acuan untuk membuat bab utama dan dari hasil analisis kebutuhan sistem baru dijadikan acuan untuk membuat sub bab yang ada pada diagram jenjang.
Diagram jenjang untuk Sistem
Informasi Perpustakaan Berbasis Web di BPPKI Surabaya dapat dilihat pada gambar 9.
149
Data Flow Diagram
Desain model dari aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web di BPPKI Surabaya disajikan dalam bentuk model logika yang digambarkan dengan
menggunakan Data flow diagram (DFD), yang
sering digunakan untuk menggambarkan aliran data melalui sebuah sistem dan tugas atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem.
Contex Diagram
DFD level contex pada Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web di BPPKI Surabaya memiliki 6 external entity yaitu Pustakawan, Peminjam, Pengunjung, Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Email Gateway ,dan SMS Gateway.
Pustakawan bertugas dalam
pengelolaan data yang ada pada sistem informasi perpustakaan diantaranya yaitu data pegawai, data jabatan, data instansi, data kota, data pengarang, data penerbit, data asal pustaka, data bahasa, data bidang, data kategori pustaka, data peminjam, data buku dan jurnal, data majalah, data koran, data peminjaman baru, data perpanjangan masa peminjaman, data pengembalian, dapat melakukan filter data usulan, melihat katalog buku dan jurnal, data usulan, kunjungan, data
peminjaman, dan data pengembalian . External
entity selanjutnya ialah peminjam berhak melakukan pengolahan data kunjungan, usulan pustaka baru, dan dapat melihat katalog buku dan jurnal, data peminjaman, dan data
pengembalian. External entity selanjutnya
ialah pengunjung berhak melakukan pengolah data pengunjung, data kunjungan, dan dapat
melihat katalog buku dan jurnal. External
entity selanjutnya ialah Kepala Sub Bagian Tata Usaha berhak mendapatkan data laporan daftar kunjungan, data laporan usulan pustaka, data pengelolaan penerimaan pustaka, data
laporan peminjaman, data laporan
pengembalian, dan dapat melihat katalog
pustaka. External entity selanjutnya ialah
Email Gateway mendapatkan email peminjam
dari data peminjam. External entity selanjutnya
ialah SMS Gateway mendapatkan no hp
peminjam dari data peminjam dan harus kembali dari data peminjaman.
Context diagram aplikasi Sistem Informasi Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web di BPPKI Surabaya dapat dilihat
pada gambar 10. Context diagram membuat
terjadinya pengembangan pada DFD level 0 .
Pada DFD level 0 terdapat gambaran aliran
data dari enam proses secara umum, yaitu
pendaftaran anggota, pendataan daftar
pengunjung, penerimaan pustaka, peminjaman,
pengembalian dan proses pengelolaan
pembuatan laporan. Pada DFD level 0 juga
terdapat beberapa data store, data store untuk
sistem informasi perpustakaan berbasis web di
BPPKI Surabaya ini terdapat 27 data store.
Data store yang terdiri dari provinsi, kota,
jabatan, otoritas, instansi, pengunjung, anggota, kategori, bidang, bahasa, asal pustaka, penerbit, pengarang, pustaka usulan, pengarang pustaka usulan, usulan, detail pengarang pustaka usulan, buku jurnal, item buku jurnal, detail pengarang buku jurnal, majalah, koran, peminjaman, detail peminjaman, pengembalian,
dan detail pengembalian. DFD Sistem
Informasi Perpustakaan Berbasis Web Di BPPKI Surabaya ini tergambar sampai ke level 2. Level 0 dikembangkan lagi menjadi Level 1. Level 1 dikembangkan lagi menjadi Level 2.
Tingkatan DFD mengacu pada analisis sistem kerja baru yang akan dibangun. Pada proses pendaftaran anggota sistem kerja barunya yaitu pustakawan dapat memasukan data registrasi calon anggota dan pengguna perpustakaan dari pihak instansi luar, anggota dan pengguna pihak instansi luar dari perpustakaan mendapatkan username dan password untuk dapat menggunakan fitur yang
ada di website, pustakawan dapat mencetak
kartu peminjam perpustakaan, dan pustakawan dapat melihat data peminjam. pada proses pendataan daftar pengunjung pengunjung dapat mengisi data kunjungan sistem kerja
barunya yaitu pengunjung yang bukan
peminjam dan belum terdaftar daftar mengisi data pengunjung, pustakawan dapat melihat hasil daftar kunjungan tiap harinya, dan pustakawan dapat melihat data pengunjung perpustakaan. Pada proses penerimaan pustaka, terdapat 2 sub proses dibawahnya yaitu proses usulan pengembangan koleksi pustaka dan proses penerimaan pustaka. Proses usulan pengembangan koleksi pustaka sistem kerja barunya yaitu peminjam dapat memasukan data usulan pustaka, pustakawan dapat melihat data usulan pustaka, dan pustakawan dapat memilih usulan pustaka baru untuk diajukan. Proses penerimaan pustaka sistem kerja barunya yaitu pustakawan dapat memasukan data penerimaan pustaka sesuai kategori
150
Gambar 6. Context Diagram Sistem Informasi Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web di BPPKI Surabaya
pustaka, pustakawan dapat mengupload cover
dan e-book dari pustaka, pustakawan dapat
mencetak katalog pustaka, pengguna website
perpustakaan bppki surabaya dapat melihat katalog pustaka online, dan peminjam dapat
membaca e-book. Pada proses peminjaman
pustaka sistem kerja barunya yaitu pustakawan dapat mengisi data peminjaman, pustakawan dan peminjam dapat melakukan pengecekan
daftar peminjaman pustaka yang telah
dilakakukan oleh peminjam, pustakawan dan peminjam dapat mengecek ketersediaaan pustaka yang tersedia pada katalog pustaka secara online, pustakawan dapat mencetak
bukti peminjaman, pustakawan dapat
melakukan pengecekan status perpanjangan,
pustakawan dapat memasukan data
perpanjangan. Pada proses pengembalian sistem kerja barunya yaitu Pustakawan dapat memasukkan data pengembalian, Pustakawan dapat melakukan cek data pengembalian, Peminjam dapat menerima bukti pengembalian, Peminjam dapat menerima pesan di nomor teleponnya jika jadwal pengembalian sudah
jatuh tempo, Peminjam dan Pustakawan dapat
melihat data pengembalian. Terakhir pada proses pembuatan laporan sistem kerja barunya yaitu Pustakawan dapat mengelola laporan Data Masa Perpanjangan Masa Peminjaman
Data Masa Perpanjangan Masa Peminjaman Kode Buku Jurnal
Kode Ang g ota
Kode Ang g ota
Kode Ang g ota Katalog Pustaka
Data Cek Pengembalian
Laporan Peng embalian Laporan Peminjaman Laporan Penerimaan Koran Laporan Penerimaan Majalah Laporan Penerimaan Buku dan Jurnal
Laporan Usulan Pustaka Laporan Kunjungan
Laporan Peng embalian Generate Laporan Peng embalian
Laporan Peminjaman Generate Laporan Peminjaman
Laporan Penerimaan Koran Generate Laporan Penerimaan Koran
Laporan Penerimaan Majalah Generate Laporan Penerimaan Majalah
Laporan Penerimaan Buku dan Jurnal Generate Laporan Penerimaan Buku dan Jurnal
Laporan Kunjungan Generate Laporan Kunjungan
Laporan Usulan Pustaka Generate Laporan Usulan Pustaka
Tang g al Harus Kembali
Bukti Peng embalian Data Peng embalian
Data Peng embalian Data Peminjaman dan Perpanjangan
Data Cek Perpanjangan Masa Peminjaman Bukti Peminjaman Data Peminjaman Data Cek Stok Pustaka Data Cek Peminjaman
Data EBook
Katalog Pustaka Online Katalog Pustaka Online Katalog Pustaka Online
Katalog Pustaka Online Data Koran Data Majalah Data Buku dan Jurnal ACC Data U sulan Pustaka
Data Usulan Pustaka
Data Usulan Pustaka Data Kunjung an
Data Peng unjung
Data Kunjung an Data Kunjung an Data Peng unjung Data Ang gota Kartu Angg ota
Data Ang gota
0
SISTEM INFORMASI BERBASIS WEB BPPKI SURABAYA + Pustakawan Ang gota Email Gateway Peng unjung SMS GATEWAY
Kepala Bag ian Tata Usaha
151
yang akan dibuat dengan memasukkan rentang
waktu laporan kemudian sistem akan
mengenerate data yang akan dilaporkan sesuai rekapan data yang telah disimpan oleh sistem dan sistem juga akan mencetak data laporan, Kepala Sub Bagian Tata Usaha dapat melihat laporan yang dikelola pustakawan.
Setelah membuat desain DFD selanjutnya membuat desain untuk database menggunakan Conceptual Data Model ( Desain database
secara konseptual untuk melakukan
identifikasi entitas, attribut dan relasi antar entitas ) dan Physical Data Model ( Desain database secara fisik, generate dari desain database CDM )
Hasil Implementasi Sistem
Implementasi sistem pada Sistem
Informasi Perpustakaan Berbasis Web Di Balai Pengkajian Dan Pengembangan Komunikasi Dan Informatika Di Surabaya dijelaskan menggunakan desain bagan alir. Berikut implementasi rancangan sistem.
Gambar 7. Bagan Alir Halaman Utama Website
Perpustakaan BPPKI Surabaya
Gambar 8. Bagan Alir Masuk
Gambar 9. Bagan Alir Halaman Utama Kepala Tata Usaha Perpustakaan BPPKI Surabaya
Gambar 10. Bagan Alir Halaman Utama Admin Perpustakaan BPPKI Surabaya
Dari implementasi aplikasi
perpustakaan berbasis web BPPKI Surabaya ini pustakawan dapat menggunakan fitur - fitur yang tersedia untuk melakukan pelayanan
semakin bertambah cepat dan mudah
digunakan. Kini anggota bisa memiliki username dan password untuk masuk ke sistem dan menggunakan fitur – fitur yang disediakan. Anggota dapat melakukan cek stok buku pada
katalog pustaka, pengecekan daftar
peminjaman dan pengembaliannya, dapat membaca buku pada fitur e-book yang semuanya dapat dilakukan secara online pada web. Pustakawan juga dapat menggunakan
fitur sms gateway untuk memberikan reminder
pengembalian pustaka. Serta sistem ini dapat menjamin keakuratan dari data yang dihasilkan. Aplikasi sistem juga menghasilkan beberapa laporan yang dibuat secara otomatis dan akurat yaitu:
1. Laporan Data Kunjungan.
2. Laporan Data Penerimaan Pustaka (
Buku, Jurnal, Koran, dan Majalah).
3. Laporan Peminjaman Buku dan Jurnal.
4. Laporan Pengembalian Buku dan Jurnal.
5. Laporan Pengadaan Pustaka Baru.
KESIMPULAN
Dari hasil pembahasan pada Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web Di Balai Pengkajian dan Pengembangan Komunikasi dan Informatika Surabaya, dapat disimpulkan bahwa :
1. Pengolah data administrasi pada sistem
informasi perpustakaan sangatlah penting bagi BPPKI Surabaya. karena sistem
152
informasi perpustakaan merupakan suatu bagian dari kegiatan studi kepustakaan bagi peneliti. Jika kegiatan tersebut tidak berjalan baik, maka dapat menyulitkan dalam proses peminjaman/akses data
perpustakaan. Oleh karena itu,
pemanfaatan komputer dan dapat diakses
manapun berada (online) diperlukan
dalam proses kegiatan yang dilakukan.
2. Sistem informasi perpustakaan berbasis
web juga dibuat untuk memudahkan user
untuk membuat laporan kunjungan,
laporan pengajuan usulan pustaka, laporan penerimaan buku dan jurnal, laporan penerimaan majalah, laporan penerimaan koran, dan laporan peminjaman dan pengembalian secara cepat, tepat, dan akurat.
SARAN
Sistem Informasi Perpustakaan
Berbasis Web Di Balai Pengkajian dan
Pengembangan Surabaya masih perlu
dikembangkan lebih lanjut agar menjadi aplikasi yang lebih baik dan sempurna. Pengembangan yang diharapkan meliputi :
1. Adanya sistem barcode yang digunakan
dalam pencarian anggota maupun pustaka yang dipinjam atau dikembalikan untuk
mempercepat waktu pengolahan
pelayanan diperpustakaan.
2. Adanya Sistem pengendalian untuk
menangani pengembalian yang
pustakanya kondisi dalam
pengembaliannya rusak atau hilang.
3. Adanya perhitungan jumlah pengunjung
di website, dan perhitungan berapa pengunjung yang rajin membaca ebook di
website.
DAFTAR PUSTAKA
Sulastri. (2013). Pembangunan Sistem Informasi Perpustakaan Pada Sekolah Menengah Pertama (SMP) Negeri 4 Karangtengah, Speed Journal - Indonesian Jurnal on Computer Science - Vol 10 No 2 – Mei 2013 , ISSN 1979 – 9330, ijns.org.
Rosita, Cahyaningtyas, Siska Iriyani. (2015). Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Pada Smp Negeri 3 Tulakan, Kecamatan Tulakan Kabupaten Pacitan, IJNS –
Indonesian Journal on Networking and Security - Volume 4 No 2 – April 2015 – ijns.apmmi.org. Sri, Sumarlinda. (2014). Rancang Bangun
Sistem Informasi Perpustakaan Dan Pemanfaatan Sms-Gateway Sebagai Sarana Penunjang Informasi Perpustakaan, Jurnal Sainstech Politeknik Indonusa Surakarta ISSN : 2355-5009 Vol. 1 Nomor 1 Juni Tahun 2014.
