Pengembangan Koleksi Perpustakaan: Tantangan Dan
Pembelajaran Sepanjang Hayat
Nurintan Cynthia Tyasmara
PENDAHULUAN
Pada Chapter 1 Buku Library and Information Center berjudul Information Age-Information Society. Secara singkat bagian pertama pada buku ini membahas tentang apakah ini merupakan masa dimana penggunaan buku yang mulai berakhir, adanya perbedaan pendapat mengenai eksistensi buku dan ebook, kemudian munculnya perdebatan tentang eksistensi ebook, hingga budaya virtual yang merupakan ancaman dan resistensi keberadaan buku, dan yang terakhir adalah jembatan analogi di dalam perdebatan buku dan ebook. Saya mengambil satu kalimat yang sangat menarik pada bagian akhir chapter ini yaitu “Pada lingkungan dan dengan perubahan apapun, pengembangan koleksi merupakan tantangan yang menarik dan membutuhkan pembelajaran sepanjang hayat.” Pada tulisan ini, saya akan membahas bagaimana Evans dan Saponaro memaparkan analoginya tentang buku dan membaca sebagai jembatan menuju bahasan teknologi yang mempengaruhi perpustakaan. Kemudian konsep-konsep pengembangan koleksi yang ditulis oleh Evans dan Saponaro akan dituangkan bersamaan dengan pendapat-pendapat penulis lain yang saya dapat dari artikel dan jurnal terkait.
BUKU, MEMBACA, DAN KUDA
Bahasan awal yang disajikan pada buku ini adalah bahwa buku-buku dan membaca layaknya seperti kuda. Kuda pada awal abad 19 merupakan alat transportasi utama. Sekarang, kuda masih digunakan namun untuk alasan kesenangan dan hanya orang-orang tertentu yang menggunakannya untuk alasan kesenangan pula. Pada masanya nanti seperti saat ini adalah masa informasi dan masyarakat informasi seperti yang dituliskan Evans dan Saponaro pada Chapter 1, buku-buku dan membaca akan menjadi kuda infomasi. Walaupun segalanya saat ini dapat dikirimkan secara elektronik kemana saja, namun ia mempercayai bahwa ketertarikan saat ini pada teknologi membuat ketersediaan informasi kehilangan poin pentingnya seperti yang ditanyan Paz “..to read
is to discover unsuspected paths that lead to our own selves. It is recognition. In the era of advertising and instantenoeous communication, how many people are able to read this way? Very few. But the continuity of our civilization lies with them”.
Melanjutkan pernyataan mengenai analogi kuda, membaca dan buku timbul suatu prediksi pada awal 1990an yang menyatakan bahwa buku tercetak akan mati dan digantikan oleh ebook. Menjawab pertanyaan tersebut, Evans dan Saponaro memberikan pernyataan bahwa ia tidak percaya bahwa buku yang tercetak akan mati dan tergantikan oleh ebook. Ia percaya bahwa ebook memiliki pasar sendiri untuk menyuplai kebutuhan infomasi faktual dengan cepat. Saat teknologi memudahkan manusia, masih ada orang yang lebih memilih untuk menghabiskan waktu membaca dokumen dengan format tercetak yang “tradisional”. Namun adalah benar bahwa kebanyakan format informasi yang digital sangat baik untuk kepentingan tertentu namun juga tidak terlalu baik bagi yang lain. Sehingga kertas dan material digital akan tetap eksis untuk waktu yang lama dengan tiap-tiap format memberikan kontribusinya yang terbaik.
Staiger dalam Marshall (2014) menyebutkan bahwa di saat banyak perpustakaan mengadopsi kebijakan pengembangan koleksi yang di dalamnya termasuk e-book, ada satu hal yang patut dicermati yaitu ebook akan menjadi masa depan yang permanen dalam riset akademik. Hal ini cukup sejalan dengan pemikiran Evans dan Saponaro dimana ebook menjadi masa depan yang cerah dan akan memudahkan pemustaka terutama dalam hal temu kembali.
PERPUSTAKAAN DI ERA TEKNOLOGI
Perpustakaan dalam bahasan ini dijelaskan sebagai sebuah tempat fisik atau sebuah bangunan yang di dalamnya terdapat kumpulan dari apa saja yang dianggap sebagai bahan informasi yang penting. Fungsi perpustakaan adalah mengorganisasikan bahan-bahan tersebut dan memberikan bantuan kepada penggunanya. Perpustakaan menjaga bahan-bahan tersebut agar dapat digunakan untuk pengguna di masa yang akan datang. Evans dan Saponaro memaparkan adanya problematika perpustakaan di Abad 20 dimana terjadi gesekan perpustakaan dengan budaya virtual berupa ekspansi format
koleksi perpustakaan dan konsep manajerial. Ada pernyataan dari Sabosik dalam Evans dan Saponaro yang menjelaskan bahwa perubahan saat ini terjadi dari perpustakaan pada end-users. Ia memandang perpustakan menjadi intermediaries dibandingkan storehouses informasi. Biasanya permasalahan yang timbul adalah mengenai hak akses. Kemudian muncul istilah megalibrary dimana sebuah konsep yang menggunakan nilai sebagai batasan. Adanya perbedaan pandangan antara pustakawan dan pengguna. Pustakawan cenderung beripikir mengenai online resources sedangkan pengguna yang merupakan orang awam berpikir mengenai internet.
Kiondo (2004) menjelaskan dalam artikelnya bahwa perkembangan teknologi sangat mempengaruhi aktivitas perpustakaan hingga menyebabkan perubahan paradigma yang cukup besar dan menantang perpustakaan dan profesi pustakawan. Hampir seluruh perpustakaan perguruan tinggi di Afrika mengembangkan infrastrukturnya termasuk Perpustakan USDM. Dalam pengumpulan e-resources atau mulai membuat koleksi hybrid tantangan mulai berdatangan terutama yang menyangkut masalah biaya dan keuangan, pemilihan, identifikasi dan kemampuan IT pemustaka. Di lain pihak perpustakaan mulai tertantang untuk mengdukung teknologi mengajar jarak jauh. Kebijakan pengembangan koleksi diformulasikan yang akan menuntun pada seleksi dan keputusan akuisisi untuk menyeimbangkan layanan informasi elektronik atau tercetak. Perpustakaan-perpustakaan di Afrika sedang tertantang dan mempersiapkan diri untuk dapat menghadapi kenyataaan dan perubahan lingkungan ini.
Perpustakaan menurut Evans dan Saponaro memiliki fungsi utama yaitu mewujudkan dan mengembangkan pengetahuan. Sebagaimana siklus transfer informasi yang terjadi dan perpustakaan mengambil peranan besar di dalamnya. Ia memberikan sebuah gambar dimana koleksi, perpustakaan dan pemustaka yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya. Staf pada bagian pengembangan koleksi saling berhubungan dengan penyedia material dan distributor semacam penerbit dan vendor. Tak hanya itu namun juga berhubungan dengan perpustakaan lain di luar yang juga sedang melakukan pengembangan koleksi serta pemustaka untuk mengetahui apa saja kebutuhan informasi yang dibutuhkan pada saat itu.
Gregory (2011) menyatakan bahwa perubahan dan perkembangan yang terjadi pada kegiatan pengadaan dalam kurun 40 tahun terakhir menunjukkan bahwa perpustakaan merupakan “a growing organism” yang terus tumbuh dan berkembang seiring kemajuan zaman atau masyarakat penggunanya. Perpubahan ini menunjukkan bahwa bagian pengadaan tidak hanya menerjemahkan hasil koleksi tetapi lebih pada tanggung jawab memperoleh koleksi dalam cara dan format yang paling efisien.
KONSEP PENGEMBANGAN KOLEKSI
Evans menjelaskan tentang Information Transfer Work yang dapat dilakukan oleh perpustakaan. Tahapannya diawali dengan identifikasi dimana merupakan tahap mencari kebutuhan. Selanjutnya adalah seleksi yaitu tahap menentukan skala prioritas kebutuhan. Kemudian akuisisi yaitu tahap pengadaan. Selanjutnya merupakan persiapan dimana terjadi tahap pengolahan informasi yang diikuti dengan organisasi atau pengaturan informasi. Penyimpanan dan temu kembali informasi adalah tahap selanjutnya yang diikuti dengan interpretasi, yaitu tahap pengenalan pengunaan sistem informasi. Kemudian tahapan pengunaaan dimana terjadi tahap asistensi pengunaan dan layanan dan yang terakhir adalah penyebaran informasi.
Pengembangan koleksi pada perpustakaan tradisional mengatur aktivitasnya menjadi dua bagian yaitu layanan publik dan layanan teknis. Pada perpustakaan modern kedua aktivitas tersebut melebur menjadi satu karena aktivitasnya berbaur dalam penggunaan teknologi yang mana kedua aktivitas dilakukan dalam satu platform teknologi. Penggunaan platform teknologi membuat penggunaan banyak media format penyimpanan menjadi beragam. Di samping itu penggunaan teknologi informasi membuat pola hubungan yang baru antara perpustakaan dengan organisasi lainnya, penerbit, komunitas dan badan lainnya.
Marshall (2014) dalam penelitiannya menyatakan bahwa keunikan pemustaka di perpustakaannya adalah sebuah contoh penggunaan berbagai format sumber-sumber elektronik dalam penelitian. Saat perpustakaan melanggan koleksi tertentu, baik ebook atau sumber elektronik lainnya akan menawarkan keuntungan yang unik pula kepada pemustaka yang berada di luar kampus, terutama terhadap laboran atau peneliti yang
melakukan penelitian di lapangan. Sehingga pro dan kontra pengembangan koleksi elektronik atau tercetak dapat terjawab dengan pendekatan spesialisasi dan pertimbangan populasi berapa jumlah signifikan pemustaka di luar kampus.
Pada buku ini dipaparkan fakta universal mengenai pengembangan koleksi dimana semakin beragam pemustaka yang dilayani maka tingkat keragaman kebutuhan informasi individu makin meningkat. Kemudian semakin meningkat keragaman kebutuhan informasi individu maka kebutuhan berbagai sumber daya akan meningkat. Yang terakhir adalah tidak akan terpuaskannya semua kebutuhan informasi individu atau komunitas pemustaka yang dilayani.
Apabila ditinjau pada kenyataan di lapangan nampaknya perpustakaan di Indonesia kurang dapat responsif terhadap kebutuhan informasi pemustaka. Hal ini terkait dengan peraturan pengadaan barang/jasa di instansi pemerintah yang mengharuskan daftar pengadan koleksi dibuat mundur satu tahun ke belakang dan aturan-aturan administrasi lain. Sehingga berdampak pada lamanya pemustaka mendapatkan koleksi yang diinginkan atau diusulkan. Terlebih lagi terjadinya kendala-kendala serta gagalnya pengadaan akibat vendor tidak dapat memenuhi administrasi yang telah ditetapkan.
Konsep pengembangan koleksi yang diungkapkan Evans dan Saponaro pada buku ini mengindikasikan siapa yang melakukan seleksi dalam pengembangan koleksi. Dari indikasi siapa yang melakukan seleksi dalam pengembangan koleksi akan terlihat tingkat keragaman pemustaka, anggaran, dan tingkat spesifikasi kebutuhan informasi. Sejauh mana lembaga informasi mampu melakukan fungsinya dan sebesar apa pemustaka ingin dipenuhi kebutuhan informasinya terlihat pada faktor permintaan dan penawaran pengembangan koleksi perpustakaan. Selanjutnya dibahas mengenai kerangka kerja evaluasi koleksi yaitu proses menilai tingkat efisiensi dan efektivitas proses pengembangan koleksi, sejauh mana kebutuhan pemustaka telah terpenuhi dengan mempertimbangkan ketersediaan sumber daya yang ada. Pertimbangan mendasar dalam pengembangan koleksi antara lain:
• Kesesuaian dengan kebutuhan informasi yang teridentifikasi
• Adanya transfer pengetahuan dan integral dengan program eksternal • Mengakomodasi semua format/media informasi
• Adanya evaluasi secara periodik • Perlu latihan dan praktek
Marshall (2014) menyatakan bahwa saat ini terdapat pertanyaan yang mengemuka yaitu bagaimana pustakawan mempromosikan ketersediaan dari koleksi elektronik yang banyak dipilih oleh pemustaka. Perpustakaan CVM mendukung sekali transisi dari pemilihan sumber-sumber elektronik dan mendukung siswa untuk menggunakan sumber tersebut. Salah satu caranya adalah berhubungan dengan pengajar dan membuat sebuah linking pada silabus elektronik milik pengajar yang bersangkutan. Perpustakaan juga terlibat dalam masa orientasi dimana pustakawan mendapat kesempatan untuk mendemonstrasikan bagaimana mengakses berbagai ebook pada katalog perpustakaan, serta sumber elektronik lainnya. Perpustakaan Universitas Indonesia juga telah terlibat dalam pengajaran kelas Information Literacy pada masa orientasi mahasiswa baru di setiap tahun ajaran. Pengajaran dilakukan oleh pustakawan yang bertindak sebagai fasilitator di dalam kelas.
Johnson (2009) menyatakan bahwa kegiatan pengadaan koleksi sesungguhnya adalah turunan dari kegiatan manajemen koleksi dan pengembangan koleksi. Manajemen koleksi didefinisikan sebagai proses pengumpulan informasi, komunikasi, koordinasi, perumusan kebijakan, evaluasi dan perencanaan. Proses ini akan mempengaruhi keputusan tentang akuisisi, retensi, dan penyediaan akses terhadap sumber-sumber informasi dalam mendukung kebutuhan intelektual yang disediakan perpustakaan. Kemudian ia mendefinisikan pengembangan koleksi merupakan bagian dari manajemen koleksi yang berkaitan dengan keputusan pengembangan bahan pustaka. Pengembangan koleksi adalah istilah yang mewakli proses sistematis membangun koleksi perpustakaan yntuk melayani pembelajaran, pengajaran, penelitian, rekreasi dan kebutuhan lain dari pengguna perpustakaan. Prosesnya meliputi seleksi dan deseleksi bahan pustaka yang termutakhir dan yang sudah lama dan perencanaan strategi yang jelas untuk akuisisi secara berkelanjutan serta evauasi koleksi untuk mematikan seberapa baik dalam melayani pengguna. Pengembangan koleksi tujuannya dalah pelayanan, penelitian,
rekreasi dan kebuuhan lain pemustaka. Prosesnya adalah menerapkan strategi yang terukur dalam kegiatan pengadan koleksi untuk kepuasan pemustaka.
Pada akhir Chapter 1, Evans menjelaskan bahwa tak perlu diragukan lagi jika teknologi mengubah bagaimana perpustakaan dan pusat informasi dijalankan. Namun isu seleksi dan pembangunan koleksi akan tetap ada dan memiliki fungsi penting bagaimanapun lingkungan mengalami perubahan. Hal ini tentunya dapat dilihat sebagai sebuah tantangan yang menarik dimana kita harus sama-sama terus belajar dan menyesuaikan diri dengan perkembangan zaman. Bagaimana perpustakaan dapat responsif terhadap kebutuhan pemustaka dan melakukan pengembangan koleksi yang relevan sesuai dengan masanya. Pada lingkungan dan dengan perubahan apapun, pengembangan koleksi merupakan tantangan yang menarik dan membutuhkan pembelajaran sepanjang hayat.
Menurut pendapat saya, buku ini sangat detail dan lengkap dalam memaparkan pemikiran-pemikiran Evans dan Saponaro mengenai pengembangan koleksi. Ia memasukkan berbagai format bahan pustaka karena mengikuti perkembangan teknologi informasi. Pada buku tersebut juga dimunculkan isu-isu unik yang timbul akibat perkembangan teknologi khususnya bagi dunia perpustakaan. Contohnya problem yang muncul terkait penanganan aspek-aspek ekonomi informasi dan akses ke informasi. Hal ini tentu berpengaruh pada pengembangan koleksi dan manajemen sumber daya. Menarik pula untuk dibahas bahwa kebijakan pengembangan koleksi merupakan proses memastikan bahwa kebutuhan informasi pemustaka terpenuhi secara tepat waktu dan ekonomis dengan menggunakan sumber-sumber informasi yang dihasilkan baik di dalam maupun luar perpustakaan. Pengembangan koleksi merupakan proses yang universal dimana terdiri enam komponen utama yaitu community analysis, selection policies, selection, acquisition, deselction dan evaluation. Keenamnya digambarkan sebagai sebuah siklus yang dibangun dalam kerangka filosofi untuk mempertemukan kebutuhan informasi pemustaka. Hal inilah yang saya tangkap merupakan tantangan menarik bagi bagian pengembangan koleksi untuk menjamin pembelajaran sepanjang hayat oleh perpustakaan.
Dalam pelaksanaan pengembangan koleksi perpustakaan khususnya di Indonesia masih banyak terbentur oleh beberapa kendala. Masalah dana, anggaran, regulasi, prosedur birokrasi dan belum adanya kebijakan pengembangan koleksi merupakan contoh permasalah yang ada. Strategi perlu dilakukan seperti memperkuat sumber dana, melakukan negoisasi, menginisiasi adanya resource sharing dan sering mengadakan sosialisasi dan survey untuk mendapatkan data mengenai apa saja kebutuhan-kebutuhan informasi terkini yang diinginkan pemustaka.
Kualitas koleksi di perpustakaan merupakan parameter penting dalam penilaian layanan perpustakaan. Hal ini tentunya tidak akan lepas dari kebijakan pengembangan koleksi di perpustakaan tersebut. Bagaimana perpustakaan dapat memainkan perannya secara maksimal mengumpulkan, mengelola dan menyajikan informasi sehingga dapat dimanfaatkan oleh pemustakan. Berbagai format bahan pustaka mengharuskan perpustakaan memiliki perencanaan yang tepat dan pemeliharaan agar koleksi tetap dapat digunakan oleh pemustaka dalam waktu yang lama.
DAFTAR REFERENSI
Gregory, Vicki L (2011). Collection Development and Management for 21st
Century Library Collections: An Intrduction. London: Neal-Suchman Publisher.
Evans, G Edward and Saponaro, M. Zarnosky (2005). Library and Information Center. London : Libraries Unlimited
Johnson, Peggy (2009). Fundamentals of Collection Development and Management. Penerbit American Library Association
Marshall, Derek Hunter (2014). Digital Collection Development for Uniqe Users:a
veterinary medicine library’s approach. Interlending and Document Supply, Vol.42
(Number 4) p. 171-175
Kiondo, Elizabeth (2004). Around the World to: The University of Dar es Salaam
Library:Collection Development in the Electronic Environment. Library Hi Tech News
