BAB IV
GAMBARAN OBJEK PENELITIAN 4.1. Gambaran Umum UT
4.1.1. Sejarah dan Perkembangan Universitas Terbuka
Pendirian Universitas Terbuka pada tahun 1984 yang dikukuhkan melalui Keputusan Presiden (Keppres) Nomor 41 Tahun 1984 sesungguhnya merupakan revolusi dalam dunia pendidikan tinggi di Indonesia. Revolusi tersebut dalam bentuk pendirian perguruan tinggi dengan modus jarak jauh. Dalam Keppres tersebut dinyatakan bahwa tujuan pendirian UT adalah untuk memperbesar daya tampung perguruan tinggi sehingga sejauh mungkin mampu menjangkau calon mahasiswa di seluruh pelosok tanah air, perlu dilakukan cara dan pendekatan baru dengan memanfaatkan perkembangan teknologi yang telah ada. Tujuan lainnya adalah untuk memberikan manfaat yang lebih besar bagi pelaksanaan pembangunan dengan cara memberikan kesempatan kepada para tenaga terdidik untuk melanjutkan pendidikan tanpa harus meninggalkan pekerjaannya. Untuk mencapai tujuan tersebut struktur organisasi UT ditetapkan sebagai berikut, yaitu Rektor dan Pembantu Rektor, Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan, Biro Administrasi Umum, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Fakultas Ekonomi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Pusat Penelitian dan Pengabdian pada Masyarkat, Pusat Produksi Media Pendidikan, Informatika dan Pengolahan Data, Pusat Pengujian dan Unit Program Belajar Jarak Jauh.
Pelaksanaan Keppres kemudian diatur dengan keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 047/O/1992 tentang Statuta Universitas Terbuka dan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 168/O/1995 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Terbuka.Tugas pokok UT adalah menyelenggarakan pendidikan akademik dan profesional dalam sejumlah disiplin ilmu pengetahuan, teknologi, dan kesenian tertentu berdasarkan sistem jarak jauh.
Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut UT mempunyai fungsi: a. melaksanakan dan mengembangkan pendidikan tinggi
b. melaksanakan penelitian dalam rangka pengembangan IPTEK melaksanakan pengabdian kepada masyarakat
c. melaksanakan pembinaan sivitas akademika dan tenaga administrasi hubungannya dengan lingkungan
d. melaksanakan kegiatan layanan administratif
Menurut Keputusan Menteri (Kepmen) No. 168/O/1995, UT hanya memiliki dua (2) pusat, yaitu Pusat komputer dan Pusat Perpustakaan. Jika dibandingkan dengan kebutuhan UT sebagai PTJJ maka dua pusat tersebut tidak mencukupi untuk melaksanakan beban kerja UT. Oleh karena itu, untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, UT kemudian membentuk sendiri pusat-pusat, yaitu Pusat Pengujian, Pusat Produksi Media, Pusat Penerbitan, Pusat Distribusi, dan pusat-pusat yang berada di dalam Lembaga Penelitian seperti Pusat Studi Indonesia, Pusat Penelitian Media dan Pusat Penelitian Kelembagaan.
Pada tahun 2003 dibentuk Pusat Jaminan Kualitas. Pusat-pusat tersebut ternyata belum mencukupi untuk melaksanakan tugas UT, sehingga UT menambahkan unit-unit lain yaitu Unit Pelayanan Mahasiswa, Unit Pengembangan Sumber Daya Manusia, Unit Poliklinik, Koperasi, dan Wisma.Untuk UPBJJ UT mulai tahun 2001 dilakukan perubahan struktur, tujuannya adalah untuk memperoleh struktur yang efektif dan efisien. Menurut SK Rektor 026/J31/KEP/2001, struktur UPBJJ distandarkan dengan tiga (3) koordinator saja yaitu Koordinator Umum dan Humas, Koordinator Registrasi dan Pengujian, Koordinator Bantuan Belajar, serta Kemahasiswaan dan Benda-benda UT.
Perkembangan UT selama 20 tahun menunjukkan bahwa beban kerja yang harus dilaksanakan oleh UT meningkat dengan jumlah yang sangat tinggi. Oleh karena itu bagan struktur organisasi UT yang baru ditetapkan dengan Keputusan Menteri Pendidikan Nasional (Kepmendiknas) 123/O/2004 dan SK Rektor 112/J31/KEP/2005 tentang Tugas Pokok dan Fungsi Unit-unit di UT. Dengan ditetapkannya struktur organisasi UT melaluiKepmendiknas 123/O/2004, tidaklah menjamin bahwa visi UT untuk menjadi salah satu unggulan di Asia pada tahun 2010 dan Dunia pada tahun 2020 akan dapat tercapai tepat waktu. Efektifitas organisasi dalam mencapai tujuan salah satunya memang ditentukan oleh desain
struktur organisasi yang tepat, sedangkan unsur lainnya adalah desain budaya organisasi yang sesuai dengan struktur dan strategi lain yang ditetapkan. Oleh karena itu, hal ini patut dijadikan momen bagi UT untuk saling berlomba bekerja dengan dilandasi oleh budaya kerja yang mendukung pencapaian visi.
Dalam mencapai budaya kerja yang didukung oleh visi, maka UT harus bekerja atau bertindakb erdasarkan standar atau prosedur yang berlaku. Semua hal tersebut harus mengacu pada ISO yang sudah diperoleh UT, antara lain UT telah memperoleh Sertifikat Mutu dan Akreditasi Internasional dari International Council for Open and Distance Education/ICDE Standards Agency (ISA) pada tanggal 12 Agustus 2005. Pada 14 Maret 2006, UT berhasil pula mendapatkan Sertifikat ISO 9001:2000 untuk Layanan Bahan Ajar, dan pada 4 September 2007, UT memperoleh lagi Sertifikat ISO 9001:200 Bidang Pengembangan Bahan Ajar dan Bahan Ujian. Pada 2007 dan 2008 UT telah memperoleh ISO Sistem Manajemen untuk 23 UPBJJ UT. Sementara di tahun 2008 UT memperoleh ISO bidang Layanan Administrasi Akademik, serta ISO bidang Manajemen Promosi dan Kerjasama.Walaupun standar atau prosedur yang berlaku sudah sesuai namun mahasiswa masih merasakan bahwa prosedur atau peraturan yang diberikan berbelit-belit. Hal ini dikarenakan banyaknya unit kerja di UT, jadi mahasiswa harus berhadapan dengan unit kerja yang bersangkutan tergantung dari keperluan mahasiswa, yang masing-masing unit mempunyai tugas dan fungsinya tersendiri dan harus bekerja berdasarkan ISO.
4.1.2. Visi, Misi dan Tujuan Universitas Terbuka Visi UT
Pada tahun 2021, UT menjadi institusi PTTJJ bermutu dunia dalam menghasilkan produk pendidikan tinggi dan dalam penyelenggaraan, pengembangan dan penyebaran informasiPTTJJ.
Misi UT
Misi yang diamanatkan kepada UT melalui Keppres Nomor 41Tahun 1984, pada prinsipnya masih tetap menjadi misi utama UT. Namun, selaras dengan Tridharma Perguruan Tinggi dan perkembangan lingkungan strategis, rumusan misi UT disempurnakan sebagai berikut :
a. Menyediakan akses pendidikan tinggi yang bermutu dunia bagi semua lapisan masyarakat melalui penyelenggaraan berbagai program PTTJJ.
b. Mengkaji dan mengembangkan sistem PTTJJ.
c. Memanfaatkan dan mendiseminasikan hasil kajian keilmuan dan kelembagaan untuk menjawab tantangan kebutuhan pembangunan Nasional.
Tujuan UT
Untuk mencapai Visi dan menjalankan Misi, Tujuanpenyelenggaraan UT dirumuskan berikut.
a. Menyediakan akses pendidikan tinggi yang berkualitas dunia bagi seluruh lapisan masyarakat melalui penyelenggaraan berbagai program PTTJJ.
b. Menghasilkan SDM yang memiliki kompetensi akademik dan/atau profesional yang mampu bersaing secaraglobal.
c. Meningkatkan partisipasi masyarakat dalam pendidikan berkelanjutan guna mewujudkan masyarakat berbasis pengetahuan (knowledge-based society). d. Menghasilkan produk-produk akademik dalam bidang PJJ, khususnya PTTJJ,
dan bidang keilmuan lainnya.
e. Meningkatkan kualitas dan kuantitas penelitian dan pengembangan sistem PJJ, khususnya PTTJJ.
f. Memanfaatkan dan mendiseminasikan hasil kajian keilmuan dan kelembagaan untuk menjawab tantangan kebutuhan pembangunan nasional.
g. Memperkokoh persatuan dan kesatuan bangsa melalui pelayanan pendidikan tinggi secara luas dan merata.
h. Meningkatkan pemahaman lintas budaya dan jaringan kerja sama melalui kemitraan pendidikan pada tingkat lokal, nasional, dan global.
4.1.3. Visi, Misi dan Tujuan FEKON UT Visi Fekon UT
Fakultas Ekonomi (FEKON) UT menjadi salah satu Fekon unggulan diantara institusi PTJJ di Asia pada tahun 2010 dan di dunia pada tahun 2020.
Misi Fakultas Ekonomi UT
a. Memperluas kesempatan belajar pada jenjang pendidikan tinggi yang bermutu pada bidang ekonomi, manajemen dan akuntansi bagi masyarakat melalui sistem PJJ.
b. Menghasilkan lulusan yang memiliki kompetensi akademik dan atau profesional pada bidang ekonomi, manajemen dan akuntansi yang mampu bersaing secara global.
c. Meningkatkan kualitas dan kuantitas penelitian dan pengembangan di bidang ekonomi, manajemen dan akuntansi melalui sistem PJJ khususnya PTJ.
d. Menyebar luaskan dan berbagi informasi tentang penyelenggaraan dan pendidikan di bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi melalui sistem PJJ khususnya PTJJ secara inovatif dan berkesinambungan.
e. Mengembangkan dan meningkatkan jaringan kerjasama melalui kemitraan pendidikan pada tingkat lokal, nasional dan global.
f. Menghasilkan produk-produk akademik pada bidang ekonomi, manajemen dan akuntansi melalui sistem PJJ khususnya PTJJ.
Tujuan Fekon UT
Menghasilkan sumberdaya manusia (SDM) yang ahli dan profesional dalam bidang ekonomi dan/atau ahli dalam pengambilan keputusan manajerial berdasarkan pertimbangan terintegrasi bidang fungsional pemasaran, keuangan operasi dan SDM dan/atau ahli dalam bidang keuangan serta masalah-masalahnya dalam entitas bisnis dan organisasi publik.
4.1.4. Sekilas Fekon UT
Fakultas Ekonomi (Fekon) adalah salah satu dari empat (4) fakultas yang ada di UT. Fakultas Ekonomi memiliki dua (2) Jurusan, pertama Jurusan Ilmu Ekonomi dan Studi Pembangunan (IESP) dengan satu Program Studi (PS) yaitu Program Studi (S1) Ekonomi Pembangunan (EP), yang ke dua Jurusan Manajemen dengan dua PS, yaitu PS (S1) Manajemen dan PS (S1) Akuntansi.
Sebagai bagian dari UT yang berstatus universitas negeri, Fekon dikelola dengan kontrol standar nasional pendidikan, sehingga lulusan Fekon diakui dan diterima sama dengan perguruan tinggi negeri (PTN) lain di seluruh Indonesia.
Sistem belajar terbuka memungkinkan aksesbilitas dan fleksibilitas yang tinggi bagi masyarakat tanpa dibatasi latar belakang pendidikan, tahun lulus/ijasah, asal daerah, jenis kelamin, ataupun usia sehingga memungkinkan masyarakat mengikuti pendidikan tanpa harus dibatasi tempat tinggal dan waktu. Jaringan UT yang menyeluruh dari Sabang sampai Merauke memberikan peluang pendidikan bagi masyarakat seluas-luasnya untuk mencapai gelar Sarjana Ekonomi (SE) negeri.
Sekitar 60.000 mahasiswa telah menimba ilmu di Fekon dan lebih dari 13.900 telah diluluskan. Hal ini merupakan kontribusi nyata Fekon terhadap pendidikan di Indonesia. Fekon kian memantapkan mutu dan kuantitas lulusan, diantaranya melalui kerjasama dengan berbagai pihak,seperti PTN seperti Universitas Indonesia, Universitas Gadjah Mada, Universitas Airlangga, Universiatas Brawijaya dan Universitas Padjadjaran. Selain kualitas sumberdaya manusia, sarana dan prasarana merupakan jantung pelayanan pendidikan. Sarana dan prasarana yang ada antara lain perpustakaan, ruang pelayanan mahasiswa, komputer untuk setiap dosen dan pelayanan tutorial, baik online maupun tatap muka.
4.1.5. Riwayat Singkat Program Studi yang dikembangkan oleh Fakultas Ekonomi UT
Program Studi S1 Ekonomi Pembangunan (EP)
Fekon UT lahir seiring dengan berdirinya UT, yakni pada tanggal 4 September 1984. Lahirnya Fekon UT tersebut tidak luput dari kerja keras dari satuan tugas di tingkat universitas melalui konsultasi dengan berbagai konsorsium pendidikan tinggi, yang salah satunya adalah konsorsium ilmu ekonomi. Dari hasil konsultasi tersebut lahirlah Program Studi Ekonomi dan Studi Pembangunan (ESP). Program studi ini dirikan berdasarkan Surat Keputusan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Dirjen Dikti) No. 043/DIKTI/KEP/1986. Pada saat berdiri Fekon UT belum berkantor di kampus Pondok Cabe seperti sekarang ini, melainkan menumpang di Kampus IKIP Jakarta Rawamangun (sekarang Universitas Negeri Jakarta) atau UNJPada saat itu, sebagian staf administrasi direkrut dari Balitbang Departemen Pendidikan dan Kebudayaan RI.
Pada tahun 2008 berdasarkan Keputusan Dirjen Dikti Departemen Pendidikan Nasional (Depdiknas) Republik Indonesia Nomor: 163/DIKTI/KEP/2007 tentang Penataan dan Kodifikasi Program Studi Pada Perguruan Tinggi, nama PS Ekonomi dan Studi Pembangunan jenjang S1 diganti nama menjadi PS Ekonomi Pembangunan (EP), dengan kode 60-201. Ke depan, nama PS tersebut akan dipergunakan terus hingga ada peraturan pemerintah lain yang mengubahnya.
PS S1 Manajemen
Selang dua (2) tahun setelah berdirinya PS IESP, maka dibukalah Program Studi Manajemen. Namun demikian, Program Studi Manajemen ini baru memperoleh SK pendirian pada tahun 1990, yaitu berdasarkan Surat Keputusan Dirjen Dikti No.51/Dikti/Kep/1990. Pada saat itu, dalam setiap pengembangan PS, Fekon selalu merujuk pada konsorsium ilmu ekonomi di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Berdasarkan Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor: 163/DIKTI/KEP/2007 tentang Penataan dan Kodifikasi PS Pada Perguruan Tinggi, nama PS Manajemen jenjang S1 tidak berubah, yaitu tetap Program Studi Manajemen dengan nomor kode 61-201.
PS D2 Penyelia Industri dan Jasa (PIJ)
Selanjutnya pada tahun 1990, Fekon membuka satu PS lagi, yaitu Program D2 Penyelia Industri dan Jasa (PIJ). Pembukaan PS ini sebenarnya merupakan permintaan dari Ditjen Dikti mengingat kebutuhan akan tenaga penyelia (supervisor) semakin banyak dan jarang sekali perguruan tinggi yang memberi perhatian pada bidang keahlian ini. Program studi D2 ini dikukuhkan berdasarkan SK Dirjen Dikti No.51/Dikti/Kep/1990. Dengan alasan efisiensi, Program Studi PIJ ini mulai masa registrasi 2004.2 tidak ditawarkan lagi oleh Fekon UT.
PS S2 Magister Manajemen
Seiring dengan meningkatnya kebutuhan dan permintaan terhadap program S2 di bidang manajemen, maka pada tahun 2001, Fekon mulai
mengembangkan PS Magister Manajemen (MM). Selanjutnya, pada tahun 2002 Program Studi MM tersebut diajukan ijin ke Dirjen Dikti. Setelah menunggu cukup lama, maka terbitlah ijin prinsip penyelenggaraan program setingkat S2, yang disebut dengan Advanced Courses Program (ACP). Pada saat Dikti tidak langsung mengijinkan Fekon UT menyelenggarakan Program MM, tetapi Fekon UT diminta menyelenggarakan perkuliahan mata kuliah setingkat S2 terlebih dahulu dan Dikti akan mengevaluasi pelaksanaan perkuliahan tersebut selama 2 semester. Setelah dua (2) semester Program ACP berjalan dan dinilai layak oleh Dikti, maka dikeluarkan ijin penyelenggaraan Program MM berdasarkan SK Dirjen Dikti Nomor 3507/DT/2004, tanggal 31 Agustus 2004. Pada awal operasinya, Program Studi MM hanya dibuka pada beberapa UPBJJ, yakni Jakarta dan Medan. Selanjutnya menyusul UPBJJ lain, diantaranya adalah Kupang dan Pontianak. Untuk efektivitas pengelolaan, akhirnya Program Studi MM dikelola oleh unit Program Pascasarjana (PPs).
Berdasarkan Keputusan Dirjen Dikti Depdiknas Republik Indonesia Nomor: 163/DIKTI/KEP/2007 tentang Penataan dan Kodifikasi PS pada Perguruan Tinggi, nama PS Manajemen jenjang S2 tidak berubah, yaitu tetap dengan nama PS S2 Manajemen dengan nomor kode 61-101.
Program Studi S1 Akuntansi
Sebenarnya keinginan untuk membuka PS Akuntansi di Fekon UT sudah cukup lama, bahkan jauh sebelum Program MM diusulkan ke Dikti. Berbagai persiapan untuk membuka PS tersebut telah dilakukan oleh tim satuan tugas (satgas) Fekon sejak tahun 1999. Namun baru pada pada tanggal 30 Juni 2005, melalui SK Dirjen Dikti No. 2054/D/T/2005 izin operasional PS Akuntansi diperoleh dan secara resmi pada masa registrasi 2006.1 mulai menerima mahasiswa. Meskipun masih baru, PS ini mempunyai jumlah mahasiswa semakin meningkat. Pada awal pembukaan tahun 2006 jumlah mahasiswa baru 69 orang dan pada tahun 2008.1 jumlah mahasiswa sudah mencapai 1.115 orang. Peningkatan mahasiswa ini sejalan dengan telah diberlakukannya sistem alih kredit dengan sistem blok transfer yang memberikan kesempatan bagi calon
mahasiswa yang telah lulus di jenjang D2 hingga D4 untuk alih kredit ke PS S1 Akuntansi.
Berdasarkan Keputusan Dirjen Depdiknas Republik Indonesia Nomor: 163/DIKTI/KEP/2007 tentang Penataan dan Kodifikasi Program Studi Pada Perguruan Tinggi, nama PS Akuntansi jenjang S1 tidak berubah, yaitu tetap dengan nama PS S1 Akuntansi dengan nomor kode 62-201.
4.1.6. Struktur Organisasi Fekon UT
Gambar 4 Menunjukkan Struktur Organisasi Fekon UT. Berdasarkan Kemendiknas RI Nomor: 123/O/2004, Tugas Pokok dan Fungsi Fekon UT adalah: 1. Tugas Pokok Fakultas:
Melaksanakan pendidikan akademik, profesidan/vokasi dalam salah satu, atau seperangkat cabang ilmu pengetahuan, teknologi, dan/kesenian tertentu berdasarkan sistem belajar jarak jauh.
2. Fungsi Fakultas:
a. Pengembangan program pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat
b. Pengembangan ilmu pengetahuan
c. Pembinaan dan pengembangan dosen dan tenaga kependidikan d. Pembinaan mahasiswa dan alumni
e. Ketatausahaan Fakultas 4.1.7. Pendidikan Jarak Jauh
Pendidikan Jarak Jauh(Suparman, 2004) dapat dideskripsikan sebagai berikut:
1. Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) ditandai dengan jauhnya orang yang belajar, baik dengan pengajar, maupun dengan pusat pengelola pendidikan. Jauhnya jarak tersebut bersifat relatif karena tidak dapat ditentukan dengan kilometer, atau mil. Walaupun jarak fisik antara pengajar, atau pengelola pendidikan dengan siswa hanya beberapa kilometer, tapi keduanya tidak dapat berada dalam kelas secara bersama, maka proses pendidikan tersebut memenuhi salah satu ciri pokok PJJ.
2. PJJ lebih banyak menggunakan dan mengandalkan pada penggunaan media, baik media cetak, media audiovisual, atau media elektronik daripada menggunakan pengajaran tatap muka. Dalam media tersebut tertuang isi pendidikan yang telah didesain khusus untuk PJJ. Interaksi dilakukan pula melalui media antara mahasiswa dengan pengelola pendidikan.
3. Siswa tidak selalu berada dalam bimbingan pengajar, tetapi lebih banyak belajar mandiri. Ini berarti bila ada suatu lembaga PJJ, namun melaksanakan pertemuan tatap muka lebih banyak daripada belajar mandiri siswa, maka PJJ yang diselenggarakannya telah menyimpang dari ciri pokoknya.
4. Siswa dapat belajar dimana saja, kapan saja dan dapat memilih program studi menurut kebutuhannya sendiri.
5. PJJ menawarkan program-program yang jenis dan tujuannya sama seperti pendidikan biasa pada umumnya, walaupun strategi penyelenggaraan proses instruksionalnya menggunakan media dan mengandalkan belajar mandiri siswa berbeda dengan strategi pengajaran tatap muka pada pendidikan biasa. Oleh karena itu pengukuran terhadap mutu lulusan PJJ tidak berbeda dengan pengukuran terhadap lulusan program pendidikan biasa.
6. PJJ menjadi area penyebaran keahlian dalam sistem instruksional secara luas, karena prinsip-prinsip belajar dan prinsip instruksional yang digunakan dalam bahan ajar jarak jauh sama dengan prinsip-prinsip pengajaran tatap muka. Penyebaran keahlian tersebut biasanya berlangsung melalui pelaksanaan pelatihan penulisan bahan ajar dan tes yang diselenggarakan oleh lembaga PJJ bagi penulis-penulis yang berasal dari lembaga pendidikan biasa. Disamping itu penyebaran keahlian tersebut berlangsung pula dengan cara penggunaan atau pemanfaatan bahan ajar produk lembaga PJJ oleh lembaga pendidikan biasa.
7. Pengelolaan PJJ beroperasi seperti industri karena berbagai subsistem didalamnya memang merupakan kegiatan industri, seperti subsistem produksi dan reproduksi bahan ajar, subsistem distribusi bahan ajar dan bahan registrasi, serta subsistem jaringan komunikasi baik untuk kebutuhan administrasi, maupun akademik.
Gambar 5 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Terbuka 4.1.8. Pendidikan Terbuka
Pendidikan terbuka dapat dilakukan, baik dengan sistem PJJ maupun dengan sistem pendidikan tatap muka (Suparman, 2004) sebagai berikut: 1. Terbuka bagi siapa saja yang ingin mengikuti program pendidikan itu
tanpa batas usia, pekerjaan, dan bahkan pada lembaga PJJ tertentu tanpa batas, jenis atau tingkat ijazah yang pernah dimiliki sebelumnya. Untuk UT, misalnya, penerimaan menjadi mahasiswa tidak dibatasi oleh jenis dan lulusan Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA).
2. Terbuka bagi siswa untuk memilih mata pelajaran, atau program yang sesuai dengan minat dan kebutuhannya.
3. Terbuka untuk masuk (registrasi) dan keluar dari proses pendidikan tersebut, tanpa terikat waktu. Untuk UT, misalnya mahasiswa boleh mengambil satu (1) matakuliah saja lalu berhenti, atau pada kesempatan lain boleh meregistrasi lagi dan mengambil PS, atau matakuliah lain. 4.1.9. Perkembangan Layanan Bantuan Bagi Mahasiswa UT
Secara luas layanan belajar mahasiswa dalam sistem PTJJ dapat diartikan sebagai bentuk semua layanan bantuan yang diberikan kepada mahasiswa agarmereka mampu belajar secara mandiri dengan sukses (Belawati, dalam Universitas Terbuka 2007). Beragam kondisi mahasiswaPTJJ, baik dari segi tempat tinggal, usia, pendidikan, kemampuan belajar, maupun fasilitas belajar,akan berpengaruh terhadap sistem layanan belajar yang diberikannya. Semakin baik layanan belajaryang diberikan kepada mahasiswa, akan membuat semakin kuatnya animo masyarakat untuk belajar pada institusi PTJJ. Sebaliknya, dukungan layanan belajar yang kurang baik akan menurunkan motivasi belajar mahasiswa. Dengan demikian dapat diartikan, bahwa baik buruknya layanan belajaryang diberikan oleh institusi PTJJ akan berpengaruh besar terhadap tinggi rendahnya angkapartisipasi mahasiswanya.
Layanan bantuan bagi mahasiswa (LBM) di UT disediakan baik bagi mahasiswa maupun calon mahasiswa. Di UT, layanan bantuan dikenal dengan istilah pelayanan mahasiswa. Secara umum pelayanan mahasiswa di UT bertujuan untuk (1) memfasilitasi dan membantu proses belajar mahasiswa, (2) mendorong mahasiswa agar dapat belajar secara mandiri, (3) merespons pertanyaan atau permintaan mahasiswa secara tepat dan efisien, dan (4) menyelesaikan masalah mahasiswa secara akurat dan tepat waktu (Puspitasari, 2007).
Layanan bantuan yang disediakan UT mencakup penyediaan informasi dan konsultasi, layanan administrasi akademik, serta layanan akademik. Dalam hal ini hubungan antara kategori LBM dan pengguna layanan dimuat pada Gambar 6
.
Gambar 6 Layanan bantuan bagi mahasiswa UT Layanan Informasi dan Konsultasi
Penyediaan informasi dan konsultasi merupakan layanan yang sangat penting pada sistem PTJJ yang diterapkan di UT, mengingat mahasiswa terpisah secara fisik dari universitas, dari dosen maupun sesama mahasiswa. Layanan ini diberikan untuk memberikan informasi yang selengkap-lengkapnya kepada para mahasiswa maupun calon mahasiswa. Dengan memperoleh informasi secara mudah dan lengkap, mahasiswa maupun calon mahasiswa diharapkan lebih termotivasi dalam belajar dan lebih terbantu dalam mengatasi kendala-kendala selama kuliah di UT.
Dari waktu ke waktu mahasiswa dapat melakukan konsultasi, baik pada saat pemilihan program studi dan pengambilan mata kuliah, pada saat mengalami kesulitan belajar maupun dalam menyusun rencana dan strategi belajar. Dalam hal ini konsultasi yang disediakan lebih bersifat konsultasi akademik, bukan pada masalah personal karena memang belum tersedia tenaga profesional yang dapat menangani konseling bagi mahasiswa.
Layanan bagi calon mahasiswa disediakan untuk memberikan kemudahan bagi para calon mahasiswa untuk memperoleh informasi selengkap-lengkapnya mengenai UT. Layanan ini dapat diberikan baik sebelum calon mahasiswa memutuskan untuk mendaftar sebagai mahasiswa UT maupun setelah mereka memutuskan untuk mendaftar. Layanan ini antara lain meliputi penyediaan informasi dan konsultasi mengenai hal-hal sebagai berikut :
Layanan Bantuan Bagi Mahasiswa Layanan
Informasi dan Konsultasi
Layanan Administrasi Akademik Layanan Akademik Calon Mahasiswa dan Mahasiswa Mahasiswa (Penyelesaian Kasus) Mahasiswa (Bantuan Belajar)
a. Pemilihan PS
b. Gambaran lama studi
c. Persyaratan dan cara menjadi mahasiswa UT d. Cara membeli atau memesan bahan belajar e. Sistem belajar di UT
f. Informasi jenis, tempat, dan jadwal tutorial di UT
Layanan bagi mahasiswa umumnya disediakan bagi para mahasiswa UT yang memerlukan informasi berkaitan dengan proses registrasi, perubahan data, hasil ujian, dan status kelulusannya mereka. Informasi yang diberikan kepada mahasiswa meliputi hal-hal berikut :
a. Konsultasi tentang pengambilan beban studi yang harus ditempuh berdasarkan prestasi belajar yang telah dicapai sebelumnya
b. Informasi jadwal tutorial
c. Informasi jadwal yudisium dan wisuda d. Informasi nilai ujian
e. Konsultasi mengenai hasil belajar
f. Cara belajar untuk memperbaiki prestasi belajar
Mahasiswa dan calon mahasiswa UT tersebar di seluruh Indonesia. Aksesibilitas terhadap informasi sangat beragam, sesuai dengan komunikasi yang dimiliki. Agar dapat menjangkau calon mahasiswa, maupun para mahasiswa di manapun berada, layanan informasi disediakan dalam berbagai cara dan dalam berbagai media, antara lain :
1. penyediaan brosur informasi umum tentang UT dan Program Studi. Brosur disebarkan baik oleh UT Pusat maupun Unit Program Belajar Jarak Jauh UT yang tersebar di 36 kota di Indonesia
2. Penyediaan katalog, katalog UT menyajikan berbagai informasi penting tentang UT, termasuk petunjuk registrasi dan ujian, daftar seluruh PS dan kurikulum yang ditawarkan, dan peraturan akademik
3. Pertemuan orientasi studi mahasiswa baru yang bertujuan untuk mengenalkan sistem belajar di UT
4. Penyediaan situs web UT. Layanan ini disediakan sejak tahun 1996, namun meskipun kios-kios internet telah tersedia di kota-kota kecil, kebiasaan untuk mencari informasi melalui internet masih perlu ditingkatkan.
5. Penyediaan kalender akademik yang diberikan kepada mahasiswa setelah melakukan registrasi dan dapat dilihat melalui situs web UT.
6. Penyediaan layanan informasi dan konsultasi melalui surat UT menyediakan layanan informasi dan pelayanan mahasiswa melalui surat sejak tahun 1998. Layanan Administrasi Akademik
Layanan bantuan belajar berupa layanan administrasi akademik diberikan dengan tujuan untuk membantu mahasiswa mengatasi atau menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan registrasi, penyediaan bahan ajar, ujian, dan akses terhadap data akademik (Puspitasari, 2007). Layanan ini bertujuan untuk mengidentifikasi masalah mahasiswa dan menyelesaikan kasus secara tuntas sesuai dengan peraturan akademik yang berlaku. Masalah yang tidak dapat selesai karena bertentangan dengan peraturan yang berlaku diinformasikan kepada mahasiswa baik secara lisan maupun tertulis agar tidak terulang di kemudian hari. Layanan administrasi akademik diharapkan dapat mengurangi kendala nonakademis yang dapat menghambat proses belajar dan kelangsungan belajar mahasiswa UT.Layanan administrasi akademik yang disediakan UT bagi mahasiswa antara lain :
1. layanan melalui Unit Pelayanan Mahasiswa (PELMA) yang bertugas untuk melayani mahasiswa yang datang
2. Layanan mahasiswa melalui telepon dan fax, surat
3. Layanan peragaan nilai di website UT. Pada tahun 1999 UT mulai memberikan layanan peragaan nilai melalui internet. Hal ini dinilai positif oleh mahasiswa, karena cukup banyak mahasiswa yang sering tidak menerima daftar nilai ujiannya, karena alamatnya kurang jelas
4. Layanan forum tanggapan yang dilakukan oleh UT sejak tahun 2004 untuk memberikan fasilitas kepada mahasiswa agar dapat saling berkomunikasi, baik antar sesama mahasiswa maupun dengan tutor dan pengelola UT. Layanan ini cukup diminati oleh mahasiswa, karena dapat saling berdiskusi atau
berkonsultasi dengan permasalahan akademik selama mereka mengikuti pembelajaran di UT.
Selain layanan-layanan di atas, sejak tahun 2008 Fekon mengembangkan sistem aplikasi CRM (Customer Relationship Management). Secara umum, CRM merupakan suatu strategi dan usaha untuk menjalin hubungan dengan mahasiswa dan memberikan pelayanan yang memuaskan bagi mahasiswa. CRM juga menyimpan informasi mahasiswa dan merekam seluruh kontak yang terjadi antara mahasiswa dan Fakultas. Melalui sistem yang menerapkan CRM, Fekon membentuk hubungan yang lebih dekat dengan mahasiswa, dimana Fakultas dapat mengetahui kebutuhan mahasiswa dan menyediakan pilihan layanan yang sesuai dengan permintaannya. Dengan demikian mahasiswa dapat memperoleh solusi dan alternatif layanan yang cepat dan tepat dan menjadi salah satu alat dalam membangun hubungan antara Fekon dengan mahasiswa yang saling menguntungkan. Selain itu kegunaan sistem ini adalah untuk memudahkan administrasi dan memberikan layanan yang lebih baik kepada mahasiswa.
Setiap pengaduan/usulan/pertanyaan/komentar mahasiswa dapat direspon secara langsung baik oleh karyawan maupun tutor secara online. Pada aplikasi ini dilengkapi dokumentasi dan sejarah lengkap dari setiap pengajuan pengaduan/usulan/pertanyaan/komentar mahasiwa, sehingga bisa ditelusuri pengaduan/usulan/pertanyaan/komentar mahasiswa yang sudah terjawab atau belum.Selain secara online, karyawan juga harus bertindak cepat dan tepat dalam pemberian informasi secara langsung kepada mahasiswa, misalnya mengenai tutorial online, nilai ujian, dan informasi wisuda. Dalam hal pemberian informasi tutorial online, hal-hal yang harus dilakukan oleh karyawan adalah pemberian jadwal tutorial, cara registrasi sebagai peserta tutorial, cara login, dan hal-hal lain yang bersifat teknis. Bukan hanya karyawan, namun tutor juga harus bertindak cepat dan tepat dalam memberikan umpan balik kepada mahasiswa baik melalui sistem aplikasi CRM seperti yang telah dijelaskan diatas, juga terhadap sistem tutorial online.Tutor wajib memberikan bimbingan kepada mahasiswa. Bimbingan yang diberikan bukan hanya bersifat akademik, tetapi juga bersifat moril. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan motivasi mahasiswa agar prestasi belajar mahasiswa sehingga meningkat. Namun terkadang sistem tutorial onlineyang
belum terlalu baik terkadang menjadi hambatan bagi mahasiswa dan tutor untuk saling berinteraksi. Seiring perkembangan teknologi dan globalisasi, setiap tahunnya UT berusaha untuk selalu memperbaiki sistem tutorial online agar lebih baik.
Layanan Akademik
Layanan akademik diberikan kepada mahasiswa yang memerlukan bantuan dalam menyelesaikan masalah-masalah akademik yang dialami dalam mempelajari bahan ajar. Mahasiswa dapat memperoleh layanan akademik yang berupa layanan tutorial, layanan konsultasi akademik dan layanan perpustakaan. a. Layanan Bahan Ajar
Bahan ajar memegang peranan penting dalam transfer pengetahuan.Dalam sistem belajar jarak jauh bahan ajar dirancang secara khusus, agar dapat dipelajari secara mandiri oleh mahasiswa tanpa bantuan tutor. Bahan ajar utama UT adalah bahan ajar cetak yang disebut Buku MateriPokok (BMP). Selain BMP, bahan ajar cetak dapat berbentuk Buku Petunjuk Praktek dan Praktikum, serta Suplemen BMP. Di samping bahan ajar cetak, UT juga menyediakan bahan ajar tambahan yang berupa bahan ajar non-cetak yang berbentuk kaset audio, CD audio, CD audiografis, CD video, CD video interaktif, bahan ajar berbantuan komputer, dan web supplement yang merupakan satu kesatuan dengan BMP. Namun, tidak semua BMP dilengkapi dengan bahan ajar tambahan. Ada dua (2) cara memperoleh bahan ajar UT, yaitu untuk mahasiswa seperti :
1). Program Non-Pendas
BMP Program Non-Pendas dapat dipesan melalui situs http://www.ut.ac.id dengan memilih menu toko buku online (TBO). Situs tersebut memuat informasi tentang ketersediaan, harga, biaya dan cara pengiriman, serta pembayaranBMP.
2). Program Pendas, PPs, dan Program Kerja Sama Non-Pendas BMP Program Pendas, PPs, dan Program Kerja Sama Non-Pendas diperoleh melalui UPBJJ-UT tempat mahasiswa registrasi.
b. Layanan Tutorial
Mahasiswa UT dituntut dapat belajar secara mandiri, baik dengan cara belajar sendiri, belajar berkelompok, maupun dengan cara mengikuti tutorial. Tutorial diharapkan dapat membantu mahasiswa yang mengalami kesulitan dalam memahami materi bahan ajar, tetapi tidak diharapkan menjadi kegiatan mengajar seperti di perguruan tinggi tatap muka. Dengan demikian, diharapkan porsi belajar mahasiswa secara individual atau berkelompok lebih besar daripada porsi belajar dalam tutorial. Mengingat sangat sangat beragamnya usia, latar belakang pendidikan, bidang pekerjaan, dan fasilitas belajar mahasiswa, maka dapat diasumsikan bahwa kemampuan belajar dan wawasannyasangat beragam.
Tutor adalah seorang ahli materi yang menguasai matakuliah tertentu dan mempunyai kualifikasi yang mirip dengan staf pengajar di institusi pendidikan konvensional (Universitas Terbuka, 2007). Tutorial di UT diberikan dalam bentuk tatap muka, tutorial tertulis (tutis), dan tutorial online (tuton). Setiap bentuk tutorial mempunyai kekurangan dan kelebihan masing-masing. Tutor untuk tutorial tatap muka adalah staf akademik di UT ataupun para dosen di perguruan tinggi lain. Sedangkan untuk tutis dan tuton, tutor adalah staf akademik UT.
Tutorialonlinediselenggarakan oleh UT sejak tahun 1999. Tutorial online yang ditawarkan kepada mahasiswa menggunakan daftar alamat. Pada akhir tahun 2002, daftar alamat ditinggalkan dan diganti dengan penggunaan perangkat lunak The Manhattan Virtual Classroom (MVC) yang lebih lengkap dan efisien. Pada bulan September 2002, tutorial elektronik yang menggunakan program aplikasi MVC disosialisasikan dengan sebutan “tutorial online”. Mulai tahun 2004 sampai saat ini diganti dengan menggunakan Moddle. Penggantian perangkat lunak tersebut memungkinkan adanya interaksi antara tutor dengan mahasiswa dan interaksi antar peserta tutorial. Dengan cara tersebut, semua peserta tutorial dapat mengikuti diskusi yang terjadi pada tutorial walaupun tidak berada pada lokasi yang sama. Selain itu, mahasiswa dilayani secara lebih individu, karena selain mahasiswa tersebut mendapatkan pelayanan tutorial, sekaligus mereka dapat mengakses hal-hal yang berhubungan dengan mereka seperti Tugas Mandiri (TM), nilai, dan lain-lain.
Tutorial online bertujuan untuk memberikan alternatif dalam situasi yang menghendaki bentuk tutorial lain, karena tutorial tatap muka secara ekonomis tidak dapat diselenggarakan, disebabkan berbagai alasan seperti jumlah mahasiswa yang mengambil mata kuliah sedikit dan domisilinya tersebar, serta tidak tersedianya tutor bermutu di daerah yang memerlukan tutor, atau biaya mahal untuk mendatangkan tutor dari daerah lain.
PS Manajemen sudah menyediakan tuton sejak tahun 2002 sampai saat ini. Pada awal perencanaan PS Manajemen, mata kuliah yang disediakan tutorial mempunyai kriteria antara lain tingkat kesulitan mata kuliah, tingkat kepentingan mata kuliah dalam PS, jumlah mahasiswa yang meregistrasi mata kuliah cukup banyak, serta ketersediaan tutor di Fakultas. Namun dengan berjalannya waktu, semua mata kuliah yang ditawarkan PS Manajemen harus menyediakan tutorial online, sehingga mata kuliah yang disediakan tutorial online terus bertambah sesuai dengan keadaan pengampu, atau pengelola tutorial.
Peran tutor meliputi tiga kegiatan utama, yaitu (1) memberikan umpan balik kepada mahasiswa, (2) memberikan pengajaran, baik secara tatap muka atau melalui alat komunikasi, dan (3) memberikan dukungan dan bimbingan, termasuk memotivasi dan membantu mahasiswa mengembangkan keterampilan belajarnya.
Materi yang biasa ditanyakan mahasiswa dalam kegiatan tutorial meliputi (1) materi yang sulit dipahami, (2) penerapan konsep yang dipelajari dalam bahan ajar, (3) soal tes formatif dan latihan yang sulit, dan (4) persiapan belajar untuk menghadapi UAS dan Tugas Akhir Program (TAP).
c. Layanan Konsultasi Akademik
Layanan konsultasi akademik dilakukan kepada mahasiswa secara individual melalui surat, email, fax dan telepon. Mahasiswa dapat menulis surat, mengirim fax, mengirim email, atau menelepon ke Fakultas yang terkait untuk berkonsultasi tentang materi matakuliah yang belum dipahami. Tidak dijawabnya surat mahasiswa dalam waktu cukup yang cukup lama dapat melemahkan semangat dan motivasi mahasiswa, karena memberi kesan bahwa UT tidak memperhatikannya Sementara itu konsultasi mengenai materi matakuliah melalui email dapat
dimanfaatkan oleh mahasiswa di kota-kota yang mempunyai fasilitas internet, dan yang bersedia memanfaatkan alat komunikasi tersebut.
d. Layanan Perpustakaan
Selain tutorial dan layanan konsultasi akademik, UT juga menyediakan sumber belajar yang berupa perpustakaan. UT saat ini sedang mengembangkan e-perpustakaan, yang memungkinkan koleksi perpustakaan di UT Pusat dapat di akses oleh mahasiswa melalui internet. Namun demikian UT masih perlu mengembangkan kapasitas e-perpustakaan ini khususnya untuk membantu mahasiswa dalam mengakses jurnal elektronik, baik jurnal nasional, maupun internasional.
