PEMBUATAN DOKUMEN (Minggu 2 dan 3)

(1)

Konsep Sistem Informasi A

Page 1

PEMBUATAN DOKUMEN

I. PENGETIKAN DAN PENGATURAN TEKS

Membuka Halaman Kerja Ms. Word

Start _{Microsoft Office}_{Microsoft Office Word 2007}_{Muncul Lembar Kerja Ms.}

Word yang secara otomatis diberi nama Document1

A. Pengetikan teks dan pengaturan teks.

Saat anda memulai aplikasi word , secara otomatis dokumen baru yang masih kosong yang diberi nama Document 1 akan ditampilkan dan siap anda gunakan. Dokumen baru yang masih kosong tersebut titik sisip (insertion point) akan muncul disudut kiri atas dari daerah pengetikan teks.

Setiap teks yang anda ketik akan muncul di posisi titik sisip. Jika teks yang sedang anda ketik mencapai akhir dari baris maka teks tersebut akan dilipat dan titik sisip secara otomatis akan pindah ke awal baris berikutnya (word wrap_).

Anda dapat menggunakan tombol enter untuk memindahkan titik sisip ke baris berikutnya, jika anda memulai pengetikan di baris baru sebelum mencapai batas kanan, membuat baris kosong atau memulai paragraf baru.

Dalam pengetikan teks mengatur format dokumen atau halaman seperti mengubah ukuran kertas, orientasi pencetakan, mengatur ukuran margin dan spasi, jenis huruf atau paragraf adalah beberapa hal yang mendukung dalam pengetikan teks.

Mengubah Ukuran kertas dan orientasi pencetakkan.

 _{Untuk mengubah ukuran kertas dan orientasi pencetakan dapat dilakukan}

langkah berikut:

Pilih tab Page Layout  Size  Pilih ukuran kertas _{yang sudah disediakan atau atur}

ukuran kertas manual dengan memilih More Paper Sizes  OK

Ketika memilih More Paper Sizes_{maka anda harus menentukan ukuran}Width_untuk

lebar kertas dan Height_{untuk menentukan tinggi kertas sesuai dengan keinginan anda.}

Pada tab daftar pilihan Apply To_{, pilih dan klik bagian dokumen yang akan memakai}

ukuran kertas dan orientasi yang baru

 Whole Document_{, bila pengaturan ingin berlaku untuk seluruh halaman.}

 This Point Forward_{, dengan pemilihan ini Word 2007 akan menyisipkan}

(2)

Konsep Sistem Informasi A

Page 2  Untuk mengubah orientasi maka langkah yang harus dilakukan adalah:

Pilih tab Page Layout  Orientation Pilih Portrait Portrait_{untuk pencetakan}

dengan posisi tegak atau Landscape _{untuk pencetakan dengan posisi tertidur}OK Mengatur Margin

Margin merupakan jarak antara tepi daerah pengetikan teks dengan tepi halaman kertas. Pengaturan margin akan berlaku untuk seluruh dokumen, kecuali anda telah memilih teks tertentu atau membagi dokumen ke dalam beberapa bagian. Untuk mengatur margin ikuti langkah berikut:

Page Layout  Margins  Pilih Margin _{yang sudah disediakan atau atur margin}

manual dengan memilih Custom Margins  OK

Ketika anda memilih untuk Custom Margins maka anda harus menentukan dan melengkapi kotak isian yang tersedia :

 Top_{, untuk menentukan batas margin atas.}

 Bottom_{, untuk menentukan batas margin bawah.}

 Left_{, unutk menentukan batas margin kiri pengetikan.}  Right_{, untuk menentukan batas margin kanan pengetikan.}

 Gutter_{, akan memberi jarak tambahan pada bagian dalam (marginn kiri}

untuk halaman ganjil dan margin kanan untuk halaman genap). Jarak ini biasa dipakai untuk daerah penjilidan jika anda memilih kotak cek Mirror Margins_.

 Gutter Position _: Left _{untuk meletakkan gutter di sebelah kiri atau} Top

untuk meletakkan gutter di bagian atas.

“ Hasil pengaturan dapat dilihat langsung di kolom preview. “

Mengatur Format Dokumen

Pengaturan format karakter / teks dapat menggunakan salah satu cara sebagai berikut :

 Ketik teks / dokumen terlebih dahulu, kemudian pilih (blok ) karakter/ teks yang akan di format, lalu atur formatnya sesuai dengan perintah.

(3)

Konsep Sistem Informasi A

Page 3 Mengatur Format Huruf

Pengaturan format huruf dapat menggunakan cara sebagai berikut :

Tempatkan kursor pada posisi awal pengetikan atau blok semua teks jika sudah mengetikkan teks _{Pilih Jenis huruf pada kotak}Font_{Pilih ukuran pada kotak}Font Size

Mengatur Format Paragraph

Pengaturan format paragraph dapat menggunakan cara sebagai berikut :

 Mengatur atau meratakan paragraph pada teks / dokumen

a. Tempatkan kursor pada posisi awal pengetikan atau blok semua teks jika sudah mengetikkan teks

b. Pilih dan klik Paragraph _{(Show Paragraph Dialog Box)}

c. Pada kotak dialog pilih tab Indents and Spacing_{, kemudian pilih}Aligment_{, pilih}

perataa teks yang diinginkan

 Left_{, untuk perataan kiri}

 Centered_{, untuk perataan Tengah}

 Right_{, untuk Perataan kanan}

 Justified_{, untuk perataan kiri dan kanan}

d. Kemudian klik OK

 Mengatur spasi paragraph pada teks / dokumen

a. Tempatkan kursor pada posisi awal pengetikan atau blok semua teks jika sudah mengetikkan teks

b. Pilih dan klik Paragraph _{(Show Paragraph Dialog Box)}

c. Pada kotak dialog pilih tab Indents and Spacing_{, kemudian pilih} Spacing,

(4)

Konsep Sistem Informasi A

Page 4 B. Penyimpanan dokumen/file

Untuk menyimpan dokumen / file dapat mengikuti langkah sebagai berikut : Ketik terlebih dahulu dokumen/ file yang ingin disimpan.

Pilih Office ButtonSave atau Save As_{maka akan muncul dialog box yang harus}

dilengkapi Lokasi Penyimpanan, Nama File dan Tipe FileSave

C. Pencarian dokumen / file

Untuk mencari dokumen / file yang telah ada, dapat mengikuti langkah sebagai berikut : Pilih Office Button  Open _Pilih lokasi penyimpanan_dokumen  Pilih dokumen_{yang ingin dibuka}OK

D. Pencetakan dokumen

Untuk mencetak documents / file, dapat mengikuti langkah sebagai berikut : Pilih Office ButtonPrint Pilih Printer_{Pilih Page Range}OK

Pilihan yang terdapat pada page range :

 All, untuk mencetak semua halaman

 _{Currents Pages}

 Pages, menentukan halaman yang ingin dicetak.

E. Pembuatan teks kolom

Ketik teks _{Blok Teks}_{Pilih Tab Page Layout}_{Pilih Jumlah kolom yang}

diinginkan.

F. Penyisipan dan penyuntingan informasi dari luar teks  Penyisipan Gambar

Pilih Tab Insert _Picture_{Pilih Gambar yang ingin disisipkan}_Insert  Penyisipan WordArt

Pilih Tab Insert _WordArt_{Pilih Jenis WordArt}_{Ketikkan Teks}_OK  Penyisipan Grafik

Pilih Tab Insert _Chart_{Pilih Tipe Chart}_OK_{Masukkan data yang}

(5)

Konsep Sistem Informasi A

Page 5 G. Footnote dan endnote

Footnote (catatan kaki) dan Endnote (catatan akhir) merupakan informasi tambahan mengenai suatu topik dalam dokumen. Footnote terdiri dari 2 bagian, yaitu nomor footnote yang berada dalam dokumen (dalam bentuk superscript) dan isi footnote yang berisi keterangan yang ditempatkan pada bagian bwah halaman_dan

dipisah dengan garis pemisah. Sedangkan Endnote sama dengan Footnote, hanya saja endnote ditempatkan pada halaman terakhir dari dokumen_.

Cara menggunakan Footnote & Endnote :

1. Tempatkan kursor (titik sisip) pada teks yang diinginkan

2. Pilih Tab Reference  Insert Footnote atau Endnote _{Ketikkan catatan yang}

diinginkan

H. Header dan footer

Header dan Footer adalah teks yang akan tercetak disetiap halaman dalam dokumen yang dibuat. Header_{akan ditempatkan pada bagian}atas dokumen_{, sedangkan}footer

akan ditempatkan pada bagian bawah dokumen_{. Header dan Footer selain dapat}

memperlihatkan nomor halaman, juga berguna untuk menampilkan judul bab, nama penulis, tanggal, nama file, dan informasi lainnya.

Cara menggunakan Header & Footer:

Klik Tab Insert  Header/ Footer _PilihTipe Header/ Footer  Ketikkan isi

Header/ Footer

I. Penomoran halaman dan bullets

Untuk Memberikan penomoran pada halaman digunakan perintah Page Number, sedangkan untuk memberi karakter berbutir (bullet) digunakan perintah Bullets and Numbering.

 _{Memberikan Penomoran Halaman :}

Klik Tab Insert _{Page Number}_{Pilih Possisi Penomoran (Top of Page/}

Bottom of Page/ Page Margin/ Current Position) _{Format untuk memperoleh}

(6)

Konsep Sistem Informasi A

Page 6  Menggunakan perintah Bullets and Numbering :

Tempatkan kursor pada posisi awal pengetikan atau blok semua teks jika sudah mengetikkan teks _{Pilih Tab Home}_{Pilih Bullets / Numbering}_{Pilih jenos}

Bullets / Numbering _{Format untuk memperoleh pengaturan yang lebih}

banyak _OK

J. Operasi blok

Operasi blok digunakan apabila kita ingin meng-edit sebagian atau seluruh kalimat pada dokumen, tanpa mempengaruhi kalimat yang lainnya. Terdapat bermacam-macam cara dalam operasi blok. Ada yang menggunakan menu pada Word, menggunakan mouse, atau dengan memanfaatkan keyboard. Namun pada dasarnya cara-cara tersebut fungsinya sama. Kalimat yang telah diblok akan ditampilkan dalam latar warna yang berbeda dengan kalimat yang tidak terblok.

Macam - macam Operasi Blok :

 Memblok seluruh Kalimat dalam Dokumen

Tekan tombol CTRL + A _{(Menggunakan Keyboard)}

atau

Klik Tab Home  Pilih Select _{(Menggunakan Mouse)}

atau

Klik kiri pada awal kalimat dan tahan, kemudian tarik hingga kebagian akhir dokumen setelah sampai ke bagian akhir dokumen kemudian lepaskan.

 _{Memblok Sebagian Kalimat Dalam Dokumen}

a. Menggunakan Tombol Keyboard

 Tempatkan kursor pada bagian awal kalimat yang hendak diblok

 Tekan tombol SHIFT dan tahan, geser ke arah yang diinginkan dengan menggunakan tombol arah.

B. Menggunakan Mouse

 _{Klik kiri pada awal kalimat dan tahan, kemudian tarik}

hingga kebagian akhir kalimat yang diinginkan.

(7)

Konsep Sistem Informasi A

Page 7 K. Mencari dan menggati teks

Untuk mencari dan mengganti teks yang salah dengan kalimat yang baru, digunakan perintah Find and Replace._{Perintah Find digunakan untuk mencari/ menemukan}

suatu kata dalam dokumen, sedangkan perintah Replace digunakan untuk mengganti kata yang ditemukan dengan kata yang baru.

Cara menggunakan perintah Find :

Klik Tab Home  Find/ Replace  Input kata _{yang dicari/ yang ingin diganti} Find Next / Replace

Cara singkat menggunakan perintah Find and Replace :

Tekan tombol CTRL + F_{pada keyboard. Selanjutnya akan muncul dialog box seperti}

gambar di bawah ini,

L. Fungsi dan Rumus matematika

Untuk menuliskan fungsi matematika langkah yang harus dilakukan adalah :

Pilih Tab Insert _Equation_{Pilih format fungsi yang diinginkan}_{Atur isi fungsi}

Sedangkan untuk membuat rumus matematika,

(8)

Konsep Sistem Informasi A

Page 8 SHORTCUT

CTRL + O : Membuka dokumen CTRL + S : Menyimpan dokumen

CTRL + SHIFT + F : Mengatur jenis huruf (FONT) CTRL + SHIFT + P : Mengatur ukuran teks (FONT SIZE) CTRL + P : Mencetak dokumen

ALT + = : Equation Editor

CTRL + A : Berfungsi untuk memblok seluruh isi dokumen

CTRL + B : Menjadikan huruf lebih tebal dari biasanya

CTRL + E : Mengatur posisi huruf agar berada di tengah dokumen

CTRL + F : Mencari teks / huruf dalam dokumen

CTRL + G : Menuju halaman yang kita inginkan

CTRL + H : Mengganti kata dengan kata lain yang kita inginkan

CTRL + Q : Merubah jarak spasi sesudah paragraf yang dipilih 10 pt

F1 : Membuka menu help

F2 : Hampir sama dengan cut (ctr+x), bedanya kalau cut me-munculkannya menggunakan paste, kalau F2 menggunakan enter

F7 : Membuka dialog box Spelling and Grammar

Ctrl+F1 : Menampilkan atau menyembunyikan ribbon

Ctrl+F2 : Melihat print preview